Siklus pengolahan data melibatkan 4 kegiatan, yaitu :

1.

Pemasukan data ( data input )

2.

Penyimpanan data ( data storage )

3.

Pengolahan data ( data processing )

4.

Hasil informasi ( information output )

PEMASUKAN DATA ( DATA INPUT )
Data transaksi direkam dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat diproses oleh
komputer ( machine processable form ). Untuk memudahkan pemrosesan
selanjutnya, input data perlu disiapkan sebagai berikut :

Klasifikasi dengan memberikan kode ( nomor rekening, kode departemen,dll ).

Data berdasarkan sistem yang ada, misal : bagan rekening.

Verifikasi untuk menjamin akurasi data. Hal ini perlu dilakukan, untuk mencegah
terjadinya kesalahan pemasukan data lebuh efisien dan lebih murah
dibandingkan dengan mendeteksi dan membetulkan kesalahan yang terjadi.

Pengiriman data ( transmittal ) dari satu lokasi ke lokasi lainnya.

Salah satu cara untuk merekam data adalah dengan menggunakan dokumen
sumber (source document), contohnya : surat pesanan penjualan, faktur
penjualan, dll. Dokumen sumber ini sering disebut dengan bukti transaksi atau
dokumen transaksi.
Data juga dapat diinput dengan menggunakan turnaround document, yaitu
dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan lalu dikirimkan kepada
pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan dan difungsikan sebagai input.
Dokumen ini biasanya dibuat dalam bentuk yang dapat di baca oleh komputer
untuk memudahkan proses selanjutnya.
Data dapat langsung dimasukkan ke dalam terminal atau komputer mikro.
Contoh : karyawan bank memasukkan nomor rekening nasabah ketika nasabah
menyetorkan atau mengambil uang. Salah satu cara untuk meningkatkan
akurasi, kelengkapan, dan kecepatan pemasukan data adalah dengan
menggunakan tampilan dilayar komputer yang sudah dibuat dalam bentuk
formulir.

Alat lain yang dapat digunakan untuk menangkap data transaksi adalahsource
data automation, yaitu alat yang menangkap data langsung dalam bentuk yang
dapat dibaca oleh komputer. Contoh : mesin ATM dan scanners yang dipakai
oleh supermarket.
Dokumen dokumen sumber seperti order pelanggan,slip slip penjualan,
faktur, order pembelian, dan kartu kerja karyawan adalah bukti fisik masukan ke
dalam sistem pemrosesan transaksi. Tujuannya adalah :
o Menangkap data
o Membantu operasi pengkomunikasian data dan pengotorisasian operasi lainnya
dalam proses
o Menstandartkan operasi dengan menunjukkan data apa yang membutuhkan
pencatatan dan tindakan apa yang harus diambil
o Menyediakan file permanen untuk analisis masa datang, jika dokumen - dokumen
dipelihara
Dokumen dokumen sumber umumnya berupa formulir yang dirancang secara
hati hati untuk memudahkankan penggunaan data yang dicatat secara akurat.

PENYIMPANAN DATA (DATA STORAGE)

Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diorganisasi agar data
tersebut dapat diakses secara mudah dan efisien. Akan dibahas telebih dahulu 4
konsep dasar penyimpanan data yaitu:
1.

Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi.contohnya

adalah karyawan ,persediaan, dan rekening pelanggan.setiap entity memiliki
atribut.

2.

Atributes,adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh

atribut adalah alamat pelanggan,nama pelanggan,batas kredit dan lain-lain.

3.

Characalahters,adalah huruf atau angka.

4.

Data value,adalah kombinasi karakter (huruf dan angka)yang memiliki makna

.sebagai contoh,kotak pos 2001 (data volue) adalah alamat (atribut) perusahaan
ABC (entity).

Secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar
ditunjukkan oleh gambar 1.1 yang mencangkup :
1.

Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi
(ruang) fisik

Gambar. 2.1

2. Record,
adalah
sejumlah field yang
dikelompokkan
dan
membentuk
sebuah
satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.
3.

File, adalah sekumpulan record yang sejenis ,contohnya adalah sebuah record
piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang
dagang.

4.

Database, adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang besar .saat
ini, dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan
informasi akan dilayani tanpa perlu menambah program dan file baru.

Database
Dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan
informasi akan dilayani tanpa perlu menambah program dan file baru. Istilahistilah umum dalam konsep database yang perlu diketahui adalah:

a.

Pendekatan database (database approach) pendekatan ini memandang data

sebagai sebuah sumberdaya organisasi yang harus digunakan dan dikelola
untuk seluruh organisasi bukan hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau
fungsi tertentu saja.Dapat dilihat pada gambar 1.2.

b.

Sistem manajemen database (Database management system DBMS), adalah

program yang mengelola dan mengendalikan data dan interface (antara data dan
program aplikasi).

Pendekatan
file

Pendekatan database

Program
Aplkasi #1

Sistem
Manajemen
Database

Program
Aplkasi
#1

Program
Aplkasi
#2

Program
Aplkasi
#3

Gambar 2.2

c.

Sistem database (database system),yaitu merupakan gabungan antara

database, DBMS,dan program aplikasi yang mengakses database melalui
DBMS.

d.

Database Administrator (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab terhadap

penanganan database.

e.

Data warehouses,adalah database yang besar yang dimiliki oleh sebuah

perusahaan Data warehouses ini dibangun dengan memamfaatkan teknologi
maju.

Keuntungan system database

Penggunaan system database untuk mengelola data sebuah organisasi
memberkan beberapa keuntungan,antara lain:
1.

Intgrasi data,informasi dapat dikombinasikan tanpa batas

2.

Flexibilitas Laporan,laporan dapat direvisi secara mudah,dan dibuat sesuai

dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan regular.

3.

Meminimum pengulangan dan ketidakkonsistenan data.karena elemen data

biasanya disimpan hanya sekali,pengulangan dan ketidakkonsistenan data dapat
diminimumkan.

4.

Independensi Data.Karena data dan progam independen satu sama lain , maka
masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini
menyederhanakan pengelolan data dan pemrograman .

5.

Manajemen Data Pusat. Dengan pendekatan database , maka menejemen

data menjadi lebih efisien karena administrator databse bertanggung jawab untuk
mengkoordinasi , mengendalikan, dan mengelola database.

6.

Keamanan. Perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan melekat ,

seprti misalnya password ,yang membantu meminjam integritas data.

7.

Ananlisis lintas fungsi . Dalam system database , hubungan antarelemen

data.contohnya adalah hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi
dapat ditetapkan secara jelas, sehingga hal ini dapat digunakan untuk
pembuatan laporan manajemen.

Jenis-jenis File
Perusahaan umumnya menggunakan tujuh jenis file untuk menyimpan
data yaitu sebagai berikut:
1.

File induk (master file), yaitu file yang berisi data yang relatif permanen. Dalam
sistem manual, file induk ini sama dengan rekening pembantu buku besar.

2.

File transaksi (tansacstion file), yaitu file yang berisi data transaksi yang besifat
sementara. Dalam sistem manual, file transaksi ini sama dengan jurnal yang
digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis. Data yang dicatat dalam file
transaksi ini akan digunakan untuk memperbarui file induk, oleh karena itu, file ini
harus berisi seluruh transaksi yang dierluksn untuk memperbarui file induk.

3.

File table (table file), yaitu file yang berisi referensi (acuan) data yang diambil
selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi.contonya adalah tariff
pajak ,table biaya pengiriman dll.

4.

File sejarah (history file), yaitu file yang berisi transaksi yang berisi transaksi
yang sudah diproses. Data ini tetap dipelihara untuk dipakai sebagai referensi
dan sering dipakai sebagai sumber informasi yang bermanfaat bagi manajemen.

5.

File cadangan (backup file), yaitu file yang berisi duplikat (copy)sebuah file.

6.

Suspense file, yaitu file yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari
pemrosesan data regurel dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan.
Contohnya : transaksi penjualan kredit tanpa record piutang dagang.

7.

Report file, yaitu file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal
berikutnya.

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang
akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui
informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya.
Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file
transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu. Di bagian ini, akan dijelaskan
ciri-ciri dari file induk dan file transaksi serta contoh-contoh penggunaan
berdasarkan file-file yang disajikan.
File Induk
File induk mempunyai ciri-ciri berikut:
File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal,
agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup:
1.

File Persediaan (barang dan jasa)

2.

File Pelanggan (agen-agen eksternal)

3.

File Karyawan (agen-agen internal).

File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data
ringkasan.
4.

Data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi
oleh transaksi. Semua file induk berisi data acuan.

5.

Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman, terjadi.
Beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data acuan, tanpa adanya data
ringkasan.
SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa,
agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Ketiga jenis ini akan dibahas lebih
lanjut. Untuk setiap jenis master record, akan dibedakan antara data acuan dan
data ringkasan.

Barang/jasa
Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus
pemerolehan dan pendapatan organisasi. File induk tentang barang-barang dan

jasa pada umumnya mencakup data acuan dan ringkasan. Anggaplah field-field
di dalam File Persediaan ELERBE.
1.

Field-field dengan data acuan dalam File Persediaan ELERBE adalah ISBN,
Penulis, Judul, dan Harga. Konsisten dengan definisi terdahulu mengenai data
acuan, field-field ini tidak akan secara langsung diubah karena suatu kejadian.

2.

Field-field dengan data ringkasan adalah Jumlah_Barang_di_Gudang dan

Alokasi_Jumlah. Field Jumlah_Barang_di_Gudang dalam File Persediaan adalah
field ringkasan yang menunjukkan jumlah dari tiap produk yang ada dalam
persediaan di setiap waktu. Konsisten dengan definisi data ringkasan, field
Jumlah_Barang_di_Gudang diubah ketika kejadian (pengiriman atau uang
masuk) terjadi.

Agen eksternal
Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada di luar
perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan, pemasok, dan bank. Sebagaimana
barang dan jasa, file agen eksternal harus mencakup data acuan. Perhatikan File
Pelanggan ELERBE.
1.

Field dengan data acuan di dalam File Pelanggan ELERBE adalah

Nomor_Pelanggan, Nama, Alamat, Contact_Person, dan Telepon. Field-field ini
tidak berubah akibat transaksi.

2.

Tidak ada field-field data ringkasan di dalam File Pelanggan ELERBE. Field
ringkasan yang sering tercakup dalam file-file seperti itu adalah saldo utang
pelanggan. Field ini akan meningkat jika penjualan dilakukan kepada pelanggan
dan berkurang jika pelanggan melakukan pembayaran.

Agen internal
Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab
atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis. SIA sering kali menelusuri
informasi mengenai agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di
dalam proses bisnis.

10

6.

Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini (misalnya,
nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut).

7.

Meskipun mungkin kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa
bermanfaat dalam field agen internal. Sebagai contoh, field saldo bisa dibuat di
File Tenaga_Penjual untuk memonitor total penjualan yang dibuat oleh penjual
itu.

8.

Tidak ada contoh field induk untuk agen-agen internal.

File Transaksi
Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi
mempunyai ciri-ciri berikut:

File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-contoh kejadian dari

siklus pendapatan ELERBE meliputi:
1.

Pesanan

2.

Pengiriman

3.

Penagihan Kas.

File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga. Kuantitas
mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian
tersebut (misalnya, kuantitas barang yang dipesan).
Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus
pendapatan dan pemerolehan. Kejadian pertama di dalam siklus tersebut diikuti
oleh kejadian yang lain. Sebagai contoh, satu pesanan diikuti dengan
pengambilan, pengiriman, dan penagihan kas.
Manfaat Pemisahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi
Keterangan umum tentang pesanan disimpan di File Pesanan.
Ketika mencatat suatu pesanan (menambahkan record ke File Pesanan) untuk
pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban
mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di
dalam File Pelanggan. Dengan demikian, nama dan alamat hanya sekali saja
dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.

11

Ketika mencatat perincian pesanan dalam File Perincian_Pesanan,

petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan ISBN dan kuantitas yang
diinginkan. Informasi dalam File Persediaan untuk buku tertentu direkam hanya
sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan untuk buku itu.

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, terlihat bahwa catatan

(record) transaksi mempunyai dua karakteristik umum: tanggal dan kuantitas
yang harus dimasukkan, serta acuan yang harus dibuat pada agen dan barang
atau jasa yang terlibat dalam transaksi. Acuan pada entitas-entitas ini dibuat
hanya dengan mencatat, dalam record transaksi, nomor identifikasi entitas
(misalnya pelanggan dan produk)
Pemahaman mengenai bagaimana file induk dan transaksi bekerja sama
adalah penting untuk meneliti suatu aplikasi.

PENGOLAHAN DATA ( DATA PROCESSING )

Aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan
data, yaitu pemrosesan transaksi periodik untuk memperbarui data yang
tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang biasanya dilakukan adalah:

1.

Penambahan (additions), yaitu memasukkan data (record) baru ke dalam file

2.

Penghapusan (deletions), yaitu menghapus data (record) dari dalam file

3.

Pembaruan (updates), yaitu merevisi saldo sekarang. Pembaruan data

umumnya dilakukan dengan menambah atau mengurangi angka dari sebuah
data transaksi

4.

Pengubahan (changes), yaitu memodifikasi field yang memerlukan pembaruan

secara berkala, seperti alamat, riwayat kredit, dan lain-lain.
Pemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas lainnya, yaitu:

1.

Perhitungan (calculating),
(operasi) matematik

yaitu

melakukan

12

berbagai

macam

manipulasi

2.

Pembandingan (comparing), yaitu membandingkan dua atau lebih elemen data,

seperti jumlah barang yang tersedia dan tingkat pemesanan kembali persediaan,
untuk menentukan apakah keduanya sama, lebih besar, atau lebih kecil

3.

Peringkasan (summarizing), yaitu menggabungkan data menjadi satu angka

jumlah.

4.

Pemilahan (filtration), yaitu memilah data untuk pemrosesan berikutnya

5.

Pemanggilan (retrieval), yaitu mengambil

pemrosesan atau pembuatan laporan.

data

dari

penyimpanan

untuk

Pemrosesan atau pengolahan meliputi penggunaan jurnal dan register untuk

menyediakan catatan masukkan yang permanen dan kronologis. Ayat ini dibuat
baik dengan tangan dalam sistem manual sederhana (penjurnalan) atau melalui
pemasukan data oleh operator dengan menggunakan terminal dalam sistem
yang terkomkomputerisasi.

13

1.
Sistem informasi akuntansi dapat diproses secara
manual, maka proses pengolahan data dapat dilakukan dalam suatu
siklus sebagai berikut:

14

Gambar. 3.1

2.
Sistem informasi akuntansi dapat diproses secara
mesin/Komputer,maka proses pengolahan data dapat dilakukan dalam
suatu siklus sebagai berikut:
Inp
ut

Pros
es

Outp
ut

15

16

Gambar. 3.2

Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi transaksi akuntansi keuangan, dan

mencatat jenis data lain yang tidak langsung berhubungan berhubungan dengan
akuntansi.
Jurnal digunakan untuk menyajikan catatan kronologis transaksi - transaksi
keuangan. Secara teoritis memungkinkan, tetapi sering kali tidak layak
diterapkan untuk menggunakan dua kolom jurnal umum sebagai satu satunya
catatan orisinil. Tetapi, untuk pembagian dan penghematan tenaga kerja,
digunakan jurnal khusus dengan kolom kolom analisis khusus yang digunakan
untuk mencatat transaksi transaksi yang sejenis dan terus menerus. Beberapa
jurnal khusus yang umum dikenal adalah sebagai berikut :
o Jurnal pembelian : digunakan untuk mengikhtisarkan pembelian kredit
o Jurnal penjualan : digunakan untuk mengikhtisarkan penjualan kredit
o Jurnal penerimaan kas : digunakan untuk mengikhtisarkan penerimaan kas
o Jurnal pengeluaran kas : digunakan untuk mengikhtisarkan pengeluaran kas
Keempat jenis jurnal tersebut diatas seringkali digunakan secara terpisah dari
jurnal umum untuk menyediakan sistem pembukuan yang lengkap. Kolom
khusus dapat digunakan dalam buku ini untuk mendukung pencatatan transaksi transaksi atau untuk pengklasifikasian data.
Tujuan jurnal khusus adalah salah satu langkah terpenting dalam perancangan
sistem akuntansi. Jurnal harus dirancang secara hati hati jika hendak
menghemat dampak ekonomis dan dalam waktu yang sama juga memberikan
fungsi media posting yang tepat ke debit dan kredit buku besar. Jurnal khusus
yang dirancang secara memadai mengurangi jumlah posting dan juga
memungkinkan untuk memperoleh total untuk keseluruhan transaksi transaksi
utama.

17

Akses Data
Data yang tersimpan dapat diakses, yaitu diperbarui, disimpan, dan
dipanggil dengan menggunakan alat identifikasi (identifier) berupa elemen
data (field), yang disebut kunci (key).
Ada dua jenis kunci, yaitu kunci utama (Primary key), yaitu kunci yang bersifat
unik, dan kunci Pendukung (Secondary key), yaitu kunci berupa elemen lain
yang, meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasirecord. Sebagian
contoh key :
Jenis record

Primary key

Gaji

Nomor karyawan

Produk dalam proses

Nomor pesanan

Secondary key
Nomor pegawai, tanggal
gaji, departemen
Lokasi, tanggal mulai

Pengorganisasian File
Cara mengorganisasi file mencakup cara penyimpanan data dalam
media penyimpanan fisik dan cara mengakses file. Secara umum ada dua
metoda untuk mengorganisasi sebuah file,yaitu :
1. Metoda akses secara urut (sequential access method)
Metoda ini mengorganisasi dan memproses file induk dan file transaksi
dengan urutan sama.Sebagai contoh, proses pembaruan file akan memelihara
rekening piutang dan file transaksi penjualan dengan urutan yang sama. Metoda
akses semacam ini cepat dan efisien jika volume transaksi besar dan sebagian
besar record yang diproses secara periodik dalam sebuah file tidak banyak
memerlukan updating. Selain itu untuk pemrosesan secara kelompok (batch
processing), cara ini sangat efisien.
2. Metoda akses secara acak (direct access method)
Dengan menggunakan metoda ini, transaksi diproses seketika transaksi
itu terjadi. Tidak seperti metoda pertama, dengan metoda ini file transaksi
dan fileinduk dapat diproses secara acak (tidak perlu urut). Ketika sebuah
transaksi terjadi, komputer menggunakan primary key pada file transaksi
(misalnya nomor rekening) untuk mencari record yang diinginkan pada file induk.
Setelah ditemukan, record tersebut dipanggil (retrieved), diperbarui (updated),

18

dan ditulis ulang ke file induk. Metoda ini cocok digunakan jika file-file diakses, diquery, dan di-update secara konstan. Metoda ini digunakan ketika kondisinya
tidak memungkinkan untuk mengantisipasi urutan pemrosesan record.
Untuk meng-update record, pemakai memberitahu sistem (langkah 1).
Selanjutnya sistem meminta pemakai untuk memasukkan transaksi (langkah 2).
Setelah data masuk (langkah 3), maka sistem mencari record yang sesuai
(langkah 4). Jika tidak dapat ditemukan(langkah 5), komputer akan menampilkan
pesan kesalahan (langkah 6) dan meminta pemakai untuk membetulkan
kesalahan atau membatalkan proses update, sampai kesalahan dibetulkan.
Jikarecord pada file induk ditemukan (langkah 5), maka data transaksi yang
masuk akan digunakan untuk meng-update record file induk (langkah 7)
dan record yang sudah di-update ditulis ulang (langkah 8) ke media
penyimpanan akses langsung. Karena record yang sudah di-update ditulis
pada file lama,
maka record yang
lama
akan
tertindih
dan
hilang,
kecuali record tersebut sebelumnya telah dikopi ke filelain. Tahap terakhir
(langkah 9) sistem menanyakan apakah pemakai akan melakukan pemrosesan
lagi atau tidak. Jika ya, maka program akan kembali ke langkah 2. Jika tidak,
maka program akan dihentikan.
Menentukan lokasi simpan sebuah record dan menentukan cara
menemukannya merupakan hal yang kompleks. Ada beberapa metoda yang
dapat digunakan, yaitu:
Indexed file organization
Index file berisi primary key dan alamat fisik untuk setiap data. Dalam situasi
yang
hampir
sama,
sebuah file indeks
dapat
digunakan
untuk
sebuah recorddalam sebuah file data.
Indexed-sequential-access method (ISAM)
Cara ini merupakan cara yang paling banyak digunakan dan paling popular. Data
disimpan secara urut berdasarkan primary key pada alat penyimpan direct
access. ISAM juga membuat file index untuk file induk. Ini berarti file dapat
diakses secara urut dan secara langsung. Selain memiliki kelebihan tersebut
diatas, cara ini juga memiliki beberapa kelemahan sebagai berikut:
(a)memerlukan memory yang lebih besar, (b)pembuatan, penyimpanan, dan
pemeliharaan index mahal; dan (c) data baru yang jumlahnya banyak tidak dapat
ditambahkan dengan mudah pada file.
Multlattribute search file organization

19

Cara ini memungkinkan dilakukannya akses data melalui secondary keys. Dua
metoda yang dapat digunakan adalah; (1) linked list, dengan metoda ini,
setiaprecord memiliki pointer field yang menunjukkan tempat berikutnya untuk
recordyang sama dalam sebuah list, yang akhirnya membentuk chain.
(2) inverted
list, yaitu
menggunakan pointer yang
disimpan
dalam
indeks. Inverted filememelihara inverted list untuk beberapa atribut.

Metoda Pemrosesan Data

Pemrosesan secara kelompok (batch processing)
Merupakan pemrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok.
Pemrosesan dilakukan pada satuan waktu tertentu (misalnya setiap jam atau
setiap hari) atau ketika jumlah transaksi mencapai angka tertentu (misalnya 50
atau 100 transaksi). Transaksi yang sudah terkumpul dalam sebuah batchdapat
diproses secara urut atau dengan teknik pemrosesan langsung. Remote batch
processing ; terjadi ketika transaksi dicatat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh
mesin dari lokasi jauh dan secara elektronik ditransfer ke komputer induk.
Pemrosesan seketika (On-line processing)
Dengan cara ini, komputer menangkap data secara elektronik dan
menyimpannya sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Metoda ini
dapat dirinci menjadi dua metoda,yaitu :
1)

on-line real-time processing, komputer menangkap secara elektronik, mengedit

akurasi dan kelengkapan, dan memprosesnya sesegera mungkin.

2)

on-line batch processing, komputer menangkap data secara elektronik,

mengedit akurasi dan kelengkapan, setelah itu menyimpannya untuk diproses
lebih lanjut di masa mendatang setelah mencapai satu kelompok (batch).

HASIL INFORMASI ( INFORMATION OUTPUT )

Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan
informasi. Informasi biasanya disajikan dalam bentuk dokumen yang berisi

20

transaksi atau data pihak lain, maksudnya data yang berisi berbagai hal yang
berkaitan dengan pihak luar perusahaan yang bukan merupakan dokumen
sumber melainkan dokumen operasional.
Informasi juga disajikan dalam bentuk laporan yang berisi informasi yang
berguna bagi pihak internal dan eksternal perusahaan. Biasanya laporan ini
digunakan oleh karyawan untuk mengawasi kegiatan operasional dan manajer
untuk membuat keputusan perusahaan. Dalam sistem infoemasi yang berbasis
komputer laporan dapat disajikan dengan cara-cara yang telah diuraikan
sebelumnya, namun sebelum laporan disajikan komputer memprosesnya dengan
bahasa pemrograman dan basis data (database)dengan menggunakan kodekode program
Aktivitas dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi
bagi para pemakai baik baga pemakai intern (manajemen) maupun pemakai
ekstern.Informasi disajikan dalam tiga alternative yaitu:
1.

Dokumen, yang berisi transaksi atau data perusahaan lain. Misalnya, cek dan
faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Jenis yang lain yaitu
laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian digunakan secara
internal. Dokumen yang dihasilkan pada setiap akhir transaksi disebut dokumen
operasional ( operational document ), untuk membedakannya dengan dokumen
sumber yang digunakan pada awal proses.

2.

Laporan, yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini biasanya
digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasional
dan digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan serta merancang
setrategi untuk perusahaan. Laporan keuangan dan analisis penjualan dihasilkan
secara reguler. Sedangkan jenis laporan lainnya dihasilkan pada saat informasi
pada laporan tersebut dibutuhkan.

3.

Query, merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system

merespon permintaan data secara spesifik,bentuk, isi,maupaun waktu
dihasilkannya informasi tersebut. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai
macam persoalan dan pertanyaan yang memerlukan tindakan cepat dan
jawaban yang konstan dapat segera diperoleh solusinya. Query berfungsi untuk
membuat relasi atau penggabungan dari beberapa tabel, dari query tersebut
akan menghasilkan Report yang berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan
dari bentuk output yang sesuai dengan data yang di proses

21

Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya ada dua yaitu :

1.

Tujuan keluar (eksternal )

2.

Tujuan kedalam (internal)

Informasi untuk pemakai eksternal seperti laporan keuangan,
dihasilkan untuk memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan.
Informasi untuk pemakai internal ,ditunjukkan untuk memenuhi kebutuhan
informasi untuk manajemen, guna membantu melaksanakan tugas tugas
manajerial, seperti perencanaan kegiatan ( planning ), pengarahan dan motivasi
karyawan ( directing & motivating ), pengendalian (controlling ), dan pembuatan
keputusan
(decision
making).

22