Lampiran I : SURAT KEPUTUSAN PANITIA PEMBANGUNAN MASJID

JAMI AL-FURQON KEBONDANAS PUSAKAJAYA SUBANG

TENTANG RINCIAN TUGAS DAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR PADA KEPANITIAN PEMBANGUNAN MASJID
JAMI AL-FURQON KEBONDANAS
Nomor :

RINCIAN TUGAS
PANITIA PEMBANGUNAN MASJID JAMIE
AL-FURQON
Kebondanas Pusakajaya Subang Jawa Barat

I. PENASEHAT
1. Menetapkan kebijakan umum tentang pembangunan masjid
2. Mengarahkan dan mengawasi pelaksaan semua kegiatan
pembangunan masjid
3. Memberi nasehat kepada panitia baik diminta atau tanpa
diminta jika dibutuhkan

II. KETUA
1. Mengkoordinasikan pelaksanaan pembangunan masjid dan
bertanggungjawab atas kelancaran seluruh kegiatan
2. Memimpin rapat-rapat panitia pembangunan masjid
3. Memimpin dan mengendalikan kegiatan para anggota
panitia dalam melaksanakan tugasnya
4. Menandatangani surat-surat penting, termasuk nota
pengeluaran uang/dana/harta
5. Mengadakan evaluasi terhadap semua kegiatan yang telah
dilaksanakan oleh para panitia
6. Memberikan perhatian, peringatan atau tindakan bila
dipandang perlu kepada pengemban tugas yang kurang
disiplin sesuai aturan yang berlaku
7. Pemegang kekuasaan pengelolaan keuangan pembangunan
masjid
8. Memberikan laporan pelaksanaan pembangunan masjid
9. Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada
DKM

III. WAKIL KETUA

1. Mewakili Ketua apabila yang bersangkutan tidak hadir
2. Membantu Ketua dalam mengkoordinasikan kegiatan Seksi
Penggalang Dana, Seksi Sarana dan Prasarana ,Seksi
Humas, Seksi Peralatan dan Perlengkapan, Seksi Konsumsi,
Pengawas Pembangunan dan Mandor
 3. Memberikan laporan kepada Ketua tentang seksi-seksi yang
dikoordinasikan

IV. SEKRETARIS
1. Bertanggungjawab atas kelancaran tugas-tugas
kesekretariatan
2. Membantu Ketua dalam merencanakan, mengkoordinasikan,
melaksanakan, memantau dan mengevaluasi kegiatan
seluruh seksi yang terlibat dalam pembangunan masjid.
3. Membuat rincian tugas kerja panitia
4. Mencatat dan mensosialisasikan hasil-hasil rapat panitia
5. Menyimpan dan memelihara dengan baik semua arsip, data
dandokumen penting lainya yang berkaitan dengan
pelaksanaan kegiatan
6. Mendata dan mencatat semua donator tetap
Penyumbangmaupun calon penyumbang
7. Membuat dan mencetak form penerimaan sumbangan
8. Membantu Ketua dalam membuat laporan pelaksanaan
pembangunan masjid secara keseluruhan
9. Membantu bendahara dalam mencatat dana masuk dan
keluar
10. Membuat laporan rekapitulasi hasil sumbangan dan
daftar penyumbang secara periodik berkoordinasi dengan
bendahara
11. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab pada
Ketua

V. BENDAHARA
1. Menyusun rencana biaya pembangunan masjid.

2. Mengkoordinir dan menerima kontribusi dana dan mengatur

pengeluaran keuangan

3. Memegang dan mengelola dana pembangunan masjid, baik

berupa uang, barang-barang dan inventaris

4. Merencanakan dan mengusahakan masuknya dana masjid

serta mengendalikan pelaksanaan Rencana Anggaran
Belanja Pembangunan Masjid sesuai dengan ketentuan

5. Menerima, menyimpan, dan membukukan keuangan,

barang, tagihan, dan surat-surat berharga

6. Mengeluarkan uang sesuai dengan keperluan berdasarkan

persetujuan ketua
 7. Menyimpan surat bukti penerimaan dan pengeluaran uang

8. Membuat laporan keuangan rutin (bulanan, triwulan,

tahunan) atau laporan khusus.

9. Melaporkan dan mempertanggung-jawabkan pelaksanaan

tugasnya kepada ketua.

VI. SEKSI PENGGALANG DANA

1. Membuat perencanaan teknis penggalangan dana
2. Mengkoordinasikan pencarian dana pembangunan masjid
3. Melakukan penjaringan dan pendataan terhadap para calon
donator /dermawan dari berbagai elemen Masyarakat
4. Melaksanakan Sosialisasi Penggalangan dana di setiap
kegiatan-kegiatan tertentu.
5. Menggelar event / aksi penggalian dan penggalangan dana
langsung kepada masyarakat
6. Mencari dana dari donatur dan masyarakat
7. Menyusun laporan kegiatan pencarian dana
8. Menetapkan petugas pengumpul dana
9. Menyediakan kotak amal, baik di masjid maupun di tempat-
tempat tertentu ataupun pada waktu-waktu tertentu seperti
Ramadhan, Sholat Ied dan lelang amal.
10. Menghimpun semua dana/ sumbangan yang masuk
dari paradonatur/dermawan untuk selanjutnya diserahkan
kepada bendahara
11. Dalam melaksanakan tugasnya berkoordinasi dengan
Bidang Kesekretariatan dan Bidang Humas
12. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab pada
Ketua

VII. HUMAS
1. Merencanakan penyebarluasan informasi kegiatan
pembangunan masjid baik secara lisan, media online, media
elektronik maupun media cetak

2. Mengkoordinasikan penyebarluasan informasi

pembangunan masjid.

3. Melakukan publikasi dan komunikasi dengan masyarakat

tentang pembangunan masjid

4. Menyusun dan merencanakan kegiatan peliputan,

dokumentasi, dan publikasi pembangunan masjid

5. Membuat baliho , Spanduk, Pamflet, Surat selebaran

tentang kegiatan pembangunan Masjid
 6. Dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab pada
Ketua

VIII. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

1. Menyiapkan semua peralatan & perlengkapan untuk dipakai
dalam kegiatan pembangunan masjid
2. Mengelola peralatan dan perlengkapan masjid, yakni
meliputi :
a. Menginventarisasi peralatan dan perlengkapan
pembangunan Masjid
b. Merencanakan pengadaan peralatan & perlengkapan
untuk kelancaran kegiatan pembangunan Masjid
c. Mencatat peralatan & perlengkapan yang rusak/gagal
fungsi untuk di perbaiki atau diganti
3. Melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh ketua
4. Melaporkan dan mempertanggung-jawabkan pelaksanaan
tugasnya kepada ketua

IX. KONSUMSI
1. Mengindentifikasi jenis konsumsi, jumlah dan
peruntukannya
2. Membuat jadwal giliran sedekah makanan dan minuman
3. Membuat rencana biaya yang dibutuhkan untuk keperluan
konsumsi
4. Memastikan bahwa konsumsi betul-betul siap segala
sesuatunya bila kegiatan berlangsung
5. Mengkontrol tentang konsumsi diwaktu kegiatan
berlangsung
6. Membagi konsumsi kepada pekerja
7. Membuat laporan biaya beserta notanya

X. PENGAWAS PEMBANGUNAN
1. Melakukan tugas pengawasan dalam pelaksanaan
pembangunan masjid
2. Membuat laporan pengawasan harian, mingguan, dan
bulanan
3. Menyiapkan rapat lapangan secara berkala bila diperlukan
4. Menyiapkan pelaksanaan penyerahan pekerjaan
pembangunan
5. Menyusun dokumen laporan akhir pengawasan

XI. MANDOR
1. Melakukan koordinasi dengan Pengawas Pembangunan
Masjid tentang pekerjaan yang akan dilaksanakan
2. Mengkoordinasi tukang dan pekerja agar dapat
melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien
3. Mencatat daftar hadir tukang dan pekerja untuk
disampaikan ke Tim Panitia Pembangunan
 4. Menerima / menolak bahan yang dikirim supplier
berdasarkan spesifikasi yang telah ditetapkan dan mencatat
dalam buku penerimaan bahan
5. Melaporkan rencana kebutuhan bahan yang akan digunakan
kepada Pelaksana Pelaksanaan Pembangunan Masjid al-
Furqon minimal 24 jam sebelum bahan tersebut digunakan
6. Meneliti hasil pekerjaan tukang dan pekerja baik kualitas
maupun kuantitasnya untuk dilaporkan kepada Ketua Tim
Pelaksana Pembangunan Masjid
7. Memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan berjalan sesuai
dengan mutu, biaya dan waktu yang telah ditetapkan

Demikian Rincian Tugas ini dibuat untuk dipahami dan

dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur
dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.
Ditetapkan : Kebondanas
di
Tanggal : 22 September
2012

Ketua
Pembangunan Masjid

MAUN SYAHYADI
Pengertian dan Pedoman Umum Penggudangan Logistik

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan,

penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta
pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan
tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi
lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan,
pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative
sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan
kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Merujuk beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan tersebut, ada

beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan, yakni :

1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic.

2. Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan

barang maupun menyediakan piranti pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan.

3. Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang ada mudah dicek,
ditemukan dan diambil.

4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin kemanan dan
keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan.

5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak
sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).

Agar pedoman ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan dan
implementasi system kerja penggudangan logistic yang jelas dan tepat dalam setiap
organisasi.

2.2 Mekanisme Pergudangan

Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:

1. Penerimaaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan

peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini

dilakukan:

a Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang
berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.

b Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan oleh

petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan

peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:

a. Penempatan sesuai dengan denah.

b. Aman dari pencurian.

c. Aman dari gangguan fisik.

d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan
kuantitas.

e. Aman dari kebakaran.

f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap
terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara
efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:

a. 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus

i. menerus).

b. First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah
yang pertama harus keluar.

c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama
kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik
dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal
harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya
juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya
mungkin lebih awal.

d. Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan
ketentuan.

4. Pendistribusian

Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan

peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah
terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini
dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan bencana.

5. Pengendalianbusian

Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan

masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan
penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian
dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.

6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan

peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari

tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.

b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :

1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap

logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/
dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-

lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :

1) Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-
alasannya.

2) Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai
pelaksanaan pemusnahan.

3) Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.

4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui Surat
Keputusan dari pejabat yang berwenang.

5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik

dan peralatan yang akan dihapuskan.

6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.

7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat

yang berwenang.

2.3 Macam-Macam Gudang

Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :

a Gudang tertutup

Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu
lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.

b Gudang terbuka

Gudang terbuka tidak diolah

Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.

Gudang terbuka diolah

Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang diperuntukkanbagi
logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.

c Gudang semi tertutup

Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan diperuntukkan
untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak
memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.

Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya.
Misalnya gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan dan
gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-
barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaaan ini dapat kita kenal adanya
gudang alat tulis, alat medis, BBM, tenun, alat rumah tangga, teknik maupun gudang
rosokan.

2.4 Tata Ruang Gudang

Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen-
segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang tersebut.
Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruanng gudang yang harus
diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut.

1. Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan kegiatan

pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin.

2. Asas mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari satu
tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In First
Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus dikeluarkan pada
urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni pengaturan barang yang
terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang.

3. Asas Memudahkan Pengawasan

Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas pelaksanaan

pengaturan barang.

4. Asas Fleksibelitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada gangguan
ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan di

tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang dan
melaksanakan penataan ruang gudang, penting memperhatikan beberapa pedoman yang
meliputi berikut ini
1. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan
barang masuk. ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan
dimasukkan ke dalam gudang. Dengan demikian. secara fisik maupun administratif
barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggungjawabkan.

2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan
kegiatan-kegiatan administratif penggudangan guna menjamin ketertiban administratif,
penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang dan keamanan barang.

3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-

barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja.
keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga
bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja
yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit
kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila
petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang
membutuhkan barang kemudian berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap barang
yang dibutuhkan sehingga hal ini akan memberikan peluang dan kemungkinan
banyaknya kehilangan barang.

4. Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang cukup,
baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna menjamin kelancaran
pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan sering ada kecenderungan yang
keliru, yaitu memasukkan barang kedalam gudang sebanyak-banyaknya tanpa
memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna mempercepat
pemasukan dan pengeluaran.

5. Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini
berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari gudang
karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang masuk,
ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin pengeluaran logistik baik
secara fisik maupun administrasi dapat dipertanggungjawabkan. Adapun penempatan
ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun
terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik.

2.5 Denah, Sarana dan Kemanan Gudang

2.5.1. Denah gudang

Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan,

pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka diperlukan
pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu
dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:

1) Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan.

Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak
ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:

a. Arus garis lurus

b. Arus huruf U

c. Arus huruf L
3) Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang
adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan
kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.

4) Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.

5) Penyimpanan khusus

Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin khusus
(cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang
induk.

Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya.

2.5.2. Sarana Gudang

Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik,

bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga
setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana
yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:

1. Gedung/bangunan gudang

2. Pembangkit Listrik atau lainnya

3. Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya

4. Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan
lainnya

5. Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.

6. Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van

7. Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:

a. Buku Induk

b. Kartu Stok

c. Buku Harian Penerimaan Barang

d. Buku Harian Pengeluaran Barang

e. Surat bukti barang masuk (SBBM)

f. Surat bukti barang keluar (SBBK)

g. Alat tulis kantor (ATK)

h. Petugas pengelola

2.5.3. Keamanan gudang

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman
dari gempa, banjir, tanah longsor).

2. Pencegahan Kebakaran

a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.

b. Dipasang alat alarm kebakaran.

c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah

dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak

pasir, tabung pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah

berpengait besi.

3. Keamanan Gudang

a. Dipagar keliling

b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV

c. Petugas keamanan

2.6 Administrasi Pergudangan

Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam
kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara
tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan
instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap
organisasi.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik setiap
saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-
bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang
ada di gudang.

Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik dalam

setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk
penyelewengan penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.

Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar dalam
setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan
pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat pemakaian
logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat
pertangjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya.
Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam
kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang,
Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang. Masing-
masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

1. Buku penerimaan Gudang

Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per
satuan dan jumlah total, dan asal barang.

Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan
pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula
melakukan pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga
pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik
tertentu.

Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan
Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur,
kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian).
Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode bukti masuk)
sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini dituliskan pada
kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang maupun Kartu
Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk mempermudah
pengecekan maupun pengawasan logistik.

2. Buku Pengeluaran Gudang

Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima
logistik.

Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan
pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula
melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui
jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.

Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat
berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus
dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang
kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar
dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode
bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan
logistik.

3. Kartu Persediaan/stock

Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-

perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran
logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan
logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran logistik,
kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah
pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).

Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang dalam

bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu
gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang
tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam pengecekan
logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.

4. Bon Permintaan Barang

Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit
kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik
yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula disebut dengan
beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan
pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.

5. Surat penyerahan barang

Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan
surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta
jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu.
penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh
beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau
tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan
mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat penyerahan
barang baru dinyatakan sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2), yang
menyerahkan, dan (3) yang menerima barang.

Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali
lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja,
terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu organisasi
menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.

2.7 Monitoring dan Evaluasi Gudang

Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan disaat
terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan
peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.

a. Pemantauan

Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan penggunaan

logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan dalam pencapaian
tujuan yang ditetapkan.

b. Supervisi

Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta peningkatan

pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan logistik dan
peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya manusia agar
misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai secara
optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan logistic
dan peralatan serta pergudangan.
c. Evaluasi

Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh
informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta
biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau
yang diharapkan.