Pertemuan 4

Pivot Table Dalam Pemeriksaan Belanja

Pegawai
(TPG & Tamsil)

A. Latar Belakang
Menurut UU No.14 Th 2005, guru mempunyai hak memperoleh
penghasilan di atas kebutuhan hidup minimum. Guna memenuhi hak
tersebut maka pemerintah memberikan penghasilan berupa tunjangan
penghasil guru (TPG) dan tambahan penghasilan (Tamsil). Pembayaran
TPG adalah salah satu bentuk peningkatan kesejahteraan yang
diberikan kepada guru yang besarnya setara dengan 1 (satu) kali gaji
pokok bagi guru yang diangkat oleh satuan pendidikan yang
diselenggarakan oleh Pemerintah atau pemerintah daerah pada
tingkat, masa kerja, dan kualifikasi yang sama
(http://salamsatudata.web.id). TPG diberikan kepada guru PNS yang
telah memiliki sertifikat pendidik dan memenuhi persyaratan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Nilainya sebesar 1
kali gaji pokok dan tidak termasuk gaji ke-13. Sedangkan Tamsil
diberikan kepada guru PNS yang belum mendapatkan TPG dan nilainya
sebesar Rp250.000/bulan. TPG diberikan kepada guru yang memnuhi
beban kerja sebagai guru (PP No.74 Th. 2008, Ps. 15 Ayat 1.b),
sedangkan beban kerja guru paling sedikit memenuhi 24 jam tatap
muka dan paling banyak 40 jam tatap muka dalam 1 minggu.
Kondisi tersebut di atas dimungkinkan terjadi beberapa permasalahan
dalam pembayaran tunjangan untuk guru, yaitu:
1. Terdapat guru yang sudah memperoleh TPG tetapi juga masih
mendapatkan Tamsil;
2. Terdapat guru yang memperoleh TPG ganda karena terdaftar di dua
atau lebih sekolah yang berbeda;
3. Terdapat guru yang memperoleh Tamsil ganda karena terdaftar di
dua atau lebih sekolah yang berbeda;
4. Terdapat guru yang seharusnya tidak berhak memperoleh TPG
karena cuti atau daftar kehadirannya lebih dari 3 hari dalam
seminggu atau beban kerjanya kurang dari 24 jam/minggu; atau
5. Terdapat PNS yang bukan guru atau pengawas sekolah yang
memperoleh TPG atau Tamsil.
B. Tujuan pembelajaran
1. Seluruh peserta in house training mampu memahami cara kerja
PivotTable pada Ms Excell;
 2. Seluruh peserta in house training mampu membuat daftar PNS
yang tidak berhak memperoleh TPG atau Tamsil sesuai ketentuan
perundang-undangan yang berlaku.
C. Data dan Dokumen
Dalam pemeriksaan Belanja Pegawai, khusus untuk TPG dan Tamsil,
data-data yang perlu diperoleh yaitu:
1. SK
Guru yang berhak memperoleh tunjangan, maka data diri mereka
akan tercantum dalam SK
2. Daftar guru PNS penerima TPG dan Tamsil
Data-data tersebut biasanya terdapat di Dinas Pendidikan atau UPT
Dinas Pendidikan. Selain softcopy, kita juga memerlukan data
dalam bentuk cetak yang berstempel dan bertanda tangan pejabat
berwenang serta SP2D pembayaran TPG dan Tamsil tiap periode.
Gunanya untuk memastikan dan meyakinkan bahwa softcopy
tersebut sesuai dengan realisasi pembayaran.
3. Daftar cuti seluruh pegawai;
Data tersebut biasanya ada di Badan Kepegawaian Daerah. Kita
membutuhkan data dalam bentuk softcopy dan hardcopy yang
berstempel dan bertanda tangan pejabat berwenang.
4. Daftar gaji Taspen
Data tersebut biasanya berada di Bagian Gaji Dinas Pendapatan.
Kita memerlukan data tersebut karena kita membutuhkan daftar
nama PNS yang lengkap beserta NIP, pangkat/golongan dan gaji
pokok untuk setiap bulannya sebagai acuan, karena seringkali
nama, NIP, pangkat/golongan yang tercatat dalam daftar TPG dan
Tamsil tidak lengkap atau ada salah penulisan.
SK
D. Langkah Pengolahan Data
1. Penggabungan Data
Data softcopy excel TPG dan Tamsil yang kita peroleh kadang
berupa rekapitulasi pembayaran per periode yang tersaji dalam
satu file dan satu sheet. Namun, kadangkala data yang kita terima
terpisah pisah menjadi beberapa sheet dalam satu file atau
beberapa sheet dalam beberapa file. Jika kondisinya datanya masih
terpisah-pisah, maka kita sebaiknya menggabungkannya menjadi
satu sheet.
Untuk mengatasi kondisi tersebut, maka kita dapat mengatasinya
dengan langkah berikut ini:
a. Persiapkan folder VBA UNTUK REKAP DATA (file terlampir).
Folder tersebut berisi tiga file, yaitu folder DATA, file
PETUNJUK.txt, dan file REKAPDATA.xlsm. Folder DATA digunakan
 untuk menyimpan file excel yang akan digabungkan. File
PETUNJUK.txt berisi langkah langkah untuk menggunakan tool
ini. Sedangkan file REKAPDATA.xlsm adalah file excel yang
berisi macro atau kode kode perintah otomatis.
b. Periksa dulu seluruh sheet yang akan digabung, apakah format
penulisan pada masing masing kolom kolom sudah sama?
Jika belum maka aturlah terlebih dahulu. Karena seluruh data
pada setiap sheet dari seluruh file akan otomatis terekap dalam
satu sheet secara urut dari baris atas ke bawah.

Gambar 1. Gambar 2. Gambar 3.

Sebagai contoh pada gambar gambar di atas, yaitu Gambar 1
adalah sheet 1 dan Gambar 2 adalah sheet 2. Ketika kedua
sheet tersebut digabung maka bentuknya menjadi Gambar 3.
Pada Gambar 3 terlihat bentuk tabel tidak rapi, karena format
sheet 1 dan sheet 2 tidak sama. Oleh karena itu, sebelum sheet
sheet tersebut digabung, maka sebaiknya kita samakan
dahulu formatnya.
c. Salinlah semua file excel yang akan digabung lalu simpan
dalam folder DATA.
d. Kemudian buka file REKAPDATA.xlsm, lalu jika muncul tombol
security warning silakan klik, lalu klik option dan beri centang
enable this content.
e. Setelah terbuka maka akan muncul kalimat pada cell A1
berwarna merah yang berbunyi TEKAN F10 untuk merekap
seluruh data. Silakan ikuti perintah tersebut.

Gambar 1.
f. Tekan tombol F10. Jika perintah telah selesai maka akan
muncul window seperti gambar di bawah ini.
 Gambar 2.
g. Maka seluruh data pada setiap sheet dari seluruh file akan
otomatis terekap dalam sheet "DATA" pada file tersebut secara
urut dari baris atas ke bawah.
h. Selanjutnya simpan file tersebut dengan nama lain (Save As).
i. Hapus seluruh file yang ada dalam folder DATA dari file-file
yang sudah digabung.

2. Membuat Kode Unik

Kita memiliki beberapa macam data yang berbeda beda, namun
terdapat kemiripan dalam komponen data data tersebut, yaitu
nama, NIP, pangkat/golongan. Jika kita beruntung, maka format
penulisan ketiga komponen tersebut akan sama, tapi seringkali
tidak demikian. Contohnya dalam penulisan nama. Pada orang
yang sama, penulisan nama pada data pertama menggunakan
gelar di depan nama, sedangkan pada data kedua, gelar di depan
nama tidak ditulis. Maka, pekerjaan yang pertama yang harus kita
kerjakan adalah menyamakan bentuk penulisan komponen data
data tersebut.
a. Nama
Penulisan nama pada data TPG atau Tamsil kadangkala ditulis
dengan singkatan, ditambahkan gelar di depan dan/atau di
belakang nama serta ditulis tidak lengkap. Untuk nama yang
disingkat atau tidak lengkap memerlukan pemeriksaan secara
manual. Sedangkan untuk menghilangkan gelar, maka dapat
menggunakan formula excel dengan langkah langkah sebagai
berikut:
1) Letakkan seluruh nama nama tersebut pada Column A
dimana nama pada baris pertama terletak pada Cell A2;
2) Ketikkan formula di bawah ini pada Cell B2, C2, D2, E2, dan
F2.
Cel
Formula
l
=REPLACE(A2;ROUNDUP(LEN(A2)/3;);
ROUNDDOWN(LEN(A2)/3;0)+ROUNDUP(LEN(A2)/3;)-
ROUNDUP(LEN(A2)/3;);
B2
SUBSTITUTE(MID(A2;ROUNDUP(LEN(A2)/3;);
ROUNDDOWN(LEN(A2)/3;0)+ ROUNDUP(LEN(A2)/3;)-
ROUNDUP(LEN(A2)/3;));".";" "))
C2 {=SUBSTITUTE(LEFT(B2;ROUNDDOWN(LEN(B2)/2;0));",";".")}
{=(RIGHT(C2;LEN(C2)-
D2
MAX(IF(MID(C2;ROW($1:$20);1)=".";ROW($1:$20)))))}
E2 {=(SUBSTITUTE(RIGHT(B2;ROUNDUP(LEN(B2)/2;0));",";"."))}
 {=SUBSTITUTE(IF(LEFT(E2;MIN(IF(MID(E2;ROW($1:$20);1)=".";R
F2 OW($1:$20))))="";E2;LEFT(E2;MIN(IF(MID(E2;ROW($1:$20);1)="
.";ROW($1:$20)))));".";"")}
G2 =TRIM(D2&F2)
Penjelasan formula di atas:
a) Penulisan tanda kurung kurawal ({/}) tidak diketik
secara langsung, tapi dengan cara ketika formula sudah
selesai diketik lalu tekan Ctrl + Shift + Enter;
b) Formula pada Column B berfungsi untuk menghilangkan
tanda baca titik (.) yang terletak pada sepertiga kedua
bagian dari masing masing nama. Misal, nama H
IMRON P.S. MUCHTAR menjadi H IMRON P S
MUCHTAR;
c) Formula pada Column C berfungsi untuk mengambil
separuh pertama dari masing masing nama kemudian
mengganti seluruh tanda baca koma (,) menjadi tanda
baca titik (.);
d) Formula pada Column D berfungsi untuk menghilangkan
semua karakter/huruf yang berada di sebelah kiri tanda
baca titik (.) yang terletak di paling kanan;
e) Formula pada Column E berfungsi untuk mengambil
separuh sisanya dari masing masing nama kemudian
mengganti seluruh tanda baca koma (,) menjadi tanda
baca titik (.);
f) Formula pada Column F berfungsi untuk menghilangkan
semua karakter/huruf yang berada di sebelah kanan
tanda baca titik (.) yang terletak di paling kiri;
g) Formula pada Column G berfungsi untuk
menggabungkan kembali masing masing nama
menjadi satu.
3) Hasil dari pengolahan data di atas berada di Column G.
Supaya kinerja
b. NIP
Nomor Induk Pegawai berjumlah 18 digit, sedangkan dalam
excel hanya mengakomodir penulisan angka sebanyak 16 digit,
sehingga ketika kita menuliskan sebuah NIP tanpa perlakuan
khusus maka digit terakhir akan otomatis berubah menjadi nol.
Contohnya yaitu 196703152009045006 akan menjadi
196703152009045000. Untuk mengatasinya, dapat
ditambahkan karakter spasi ( ) atau karakter lain disela--sela
nomornya atau cell-nya diformat dengan jenis Text.
c. Pangkat/Golongan

Gambar 2.

3. Setelah muncul jendela Create Pivot Table, lalu klik tombol OK.
 Gambar 3.

4. Selanjutkan akan muncul sheet baru yang berisi layout PivotTable

dan PivotTable field list. Dalam sheet baru tersebut, kita dapat
mengatur letak data yang akan menjadi kolom atau baris serta
filter data.

Daftar data yang tersedia

a b

c d

Gambar 4.
Keterangan:
a. Report Filter untuk menyaring data pada PivotTable
berdasarkan kriteria dalam field yang di masukan pada area
nya.
b. Row Labels untuk menampilkan field dalam PivotTable secara
vertikal.
c. Column Labels untuk menampilkan field dalam PivotTable
secara horisontal
d. Values untuk menampilkan nilai field dalam PivotTable yang
dibuat ringkasannya.
5. Field dapat di masukan ke dalam area PivotTable dengan tiga cara
sebagai berikut:
a. Drag (Klik dan tahan tombol mouse) pada salah satu field. Tarik
mouse ke area PivotTable yang di gunakan.
b. Klik kanan salah satu field. Pilih area PivotTable yang di
tampilkan pada menu kanan.
 c. Klik kiri pada simbol yang berada di depan field sehingga
muncul tanda centang.
6. Berdasarkan contoh pada Gambar 4, misalnya kita ingin
menampilkan data JUMLAH_TX (Nilai Pajak) untuk semua USER
setiap hari, maka field yang dipilih adalah:
j. Report Filter diisi USER.
k. Row Labels diisi TANGGAL.
l. Column Labels diisi BULAN
m. Values JUMLAH_TX

Gambar 5.
Pada gambar di atas, terlihat Nilai Pajak yang ditampilkan masih
berupa jumlah data, belum menampilkan nilai dalam bentuk
rupiah. Jika diperhatikan pada kotak Values, di dalamnya
bertuliskan Count of JUM, yang artinya Nilai Pajak ditampilkan
jumlah data pajak per hari per bulan.
Untuk mengubah Nilai Pajak menjadi rupiah, maka klik di kotak
Values, maka akan muncul windows. Kemudian pilih Value Field
Settings, lalu pilih Sum kemudian Number Format, maka akan
muncul windows Format Cells. Lalu klik Number dan centang Use
1000 Separator (.) kemudian klik OK.

Gambar 6. Gambar 7. Gambar 8

Maka tampilan spreadsheet menjadi sebagai berikut:

 Gambar 9.

7. Jika kita ingin satu USER yang ditampilkan, misalnya Nala, maka
klik di kotak Report Filter lalu pilih Nala kemudian OK (Gambar
10.). Hasilnya pada Gambar 11.

Gambar 10. Gambar 11.

8. Jika kita ingin menampilkan Nilai Pajak untuk semua USER dalam
satu tahun, maka field yang di tampilkan adalah USER dan
JUMLAH_TX. Pindahkan USER dari kotak Report Filter ke kotak Row
Labels.

Gambar 12.