SETUP MACRO FOLDER

Sebelum menggunakan Sistem Entry Data (SED) Monitoring & Evaluasi (M&E)
alangkah baiknya kita melakukan setup macro folder untuk Ms. Excel. Macro, apa itu
macro? Fungsi macro? Pasti timbul pertanyaan jika mendengar kata tersebut.
Macro merupakan sekumpulan perintah yang dapat kita jalankan secara bersamaan
dengan hanya sekali klik atau satu shortcut. Macro dapat menjalankan hampir semua
perintah yang ada pada Excel atau program yang mendukung macro. Karena bisa
menjalankan hampir semua perintah maka, penggunaan macro tidak secara bebas
digunakan sebab bisa menggangu kinerja Ms. Excel bahkan komputer kita secara
keseluruhan.
Alasan mengapa disediakan macro dalam Ms. Excel adalah untuk mempersingkat
waktu sekaligus mengoptimalkan fungsi-fungsi dalam program yang kita gunakan.
Macro juga dapat digunakan untuk melakukan tugas yang sama secara berulang-
ulang dalam sebuah dokumen.
Secara default atau settingan standar Ms. Excel untuk macro adalah disable atau
tidak dapat dijalankan tanpa ada ijin dari user yang akan menggunakannya. Untuk itu
kita perlu untuk melakuakn setup folder untuk mengijinkan Ms. Excel agar dapat
menjalankan file macro tanpa harus terus meminta ijin dari Ms. Excel.
Membuat Folder Khusus
Pertama-tama yang harus dilakukan adalah membuat folder khusus. Folder ini dapat
dibuat dimana saja sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas dari partisi. Disini contoh
folder yang dibuat berada di Local Disk (D:). Berikut langkah-langkahnya:

1. Langkah pertama:
Klik Kanan pada target untuk membuat folder khusus, kemudian pilih New > Folder.
Berikan nama pada folder sesuai dengan keinginan, pada contoh disini menggunakan
nama SED M&E.

Setelah membuat folder baru, silahkan tutup window atau jendela.

2. Langkah Kedua:
Buka Program Ms. Excel kemudian klik File dan pilih yang
ada dibawah. Lihat gambar dibawah ini:
Setelah jendela Option muncul kemudian pilih yang ada di menu
paling bawah sebelah kiri, selanjutnya klik menu disebelah kanan
nomor 2.

1
2

Jika berhasil maka akan muncul jendela seperti ini:

Setelah muncul jendela Trust Center seperti diatas pilih dan pilih
menu yang ada dibawah sebelah kanan. Tujuan dari ini adalah
untuk menentukan lokasi folder yang telah kita buat di langkah pertama.
Jika langkah diatas berjalan dengan baik maka akan muncul jendela baru seperti ini:

Klik menu browser untuk cari dan memilih folder pertama yang telah kita buat, pada
contoh disini menggunakan nama folder SED M&E yang berlokasi di Local Disk (D:).
Jika telah menemukan folder tersebut maka klik OK pada semua jendela yang
muncul untuk menyetujui settingan yang telah kita buat.

Jika berhasil melakukan langkah-langkah di atas, maka akan muncul lokasi baru yang
ada pada User Location.
Apabila tidak muncul seperti gambar diatas maka ulangi dari langkah pertama dan
ikuti sesuai dengan petunjuk yang ada. Jika berhasil seperti gambar diatas maka kita
telah berhasil membuat folder khusus untuk menyimpan file macro.
Langkah selanjutnya adalah tutup Program Ms. Excel, apabila muncul pilihan save
atau don’t save, pilih don’t save.
3. Langkah Ketiga:
Langkah ketiga adalah melakukan Copy data file Sistem Entry Data M&E dan paste
kedalam foder yang telah kita buat pertama kali tadi.

Aplikasi SED M&E siap digunakan. Catatan: Jangan pindahkan file ke folder lain.
INSTRUMENT ANGKET PELATIHAN GURU DAN KEPALA SEKOLAH

Pada saat pertama kali membuka file instrument angket pelatihan guru dan kepala
sekolah maka akan muncul form login seperti ini:

Isilah sesuai nama dan kabupaten kemudian klik LOGIN. Hal ini bertujuan untuk me
record aktivitas entry data yang dilakukan. Setelah berhasil login maka akan muncul
tampilan seperti di bawah ini:

Adapun menu-menu yang ada dapat dijelaskan di bawah:

No Menu Kegunaan

Tab Beranda adalah halaman utama yang menampilkan

1
berbagai menu utama untuk diakses oleh user
Tab Dashboard adalah halaman yang menampilkan
seluruh informasi isi dari angket yang telah di input dalam
2
sistem database. Informasi yang ditampilkan berupa
Charts dan Graphic.
Tab Data Tabel adalah halaman yang menampilkan
informasi dalam bentuk tabel, dimana tabel yang
3 ditampilkan berupa tabel dinamis (PivotTable) yang akan
memudahkan user dalam menampilkan data dalam
bentuk tabel sesuai dengan kebutuhan.
Berfungsi untuk menjadikan tampilan layar pada posisi
4 best fit atau tampilan yang disarankan dalam
menggunakan SED M&E ini.
Berfungsi untuk menyimpan file atau data yang telah di
5
entri ke dalam database sistem.
Form Input Data adalah Form untuk meng-input data
hardcopy Kuesioner/Angket ke dalam database aplikasi
6
ini. Form ini hanya khusus digunakan untuk meng-input
data.
Form Lihat/Edit Data adalah Form untuk melihat hasil
input data yang telah masuk dalam database, Form ini
7
juga berfungsi untuk edit data kuesioner yang mengalami
perubahan / koreksi.
Olah Data adalah tombol otomatis untuk mengolah data
kuesioner yang telah masuk dalam database untuk
8
menghasilkan informasi deskriptif. Di sinilah peran Macro
bekerja dengan hanya sekali klik.
Tombol Copy Database berfungsi untuk melakukan
9 copy database secara keseluruhan yang dapat
digunakan oleh user untuk analisa lanjutan.
Data informasi user yang menggunakan SED M&E akan muncul pada bagian ini
dimana terdapat nama kabupaten, nama orang, dan hari/ tanggal/ jam. Selain itu juga
akan menampilkan jumlah angket yang telah di input ke dalam database sehingga
bisa menjadi kontrol bagi M&E terhadap jumlah angket yang ditargetkan.

Tampilan di atas akan menampilkan daftar nama sekolah, model sekolah dan jumlah
peserta dari masing-masing sekolah yang telah di input ke dalam database, hal ini
juga bisa menjadi laporan cepat untuk melihat sekolah mana saja yang belum masuk
ke dalam database.

FORM INPUT DATA

Tampilan form input data adalah seperti gambar di bawah ini:

Tata cara Pengisian Form Input Data:
Pengisian form input data sebenarnya bisa dilakukan dengan cara langsung mengisi
sesuai dengan hardcopy angket/ kuesioner yang telah terkumpul datanya sebab
dalam form input data ini telah secara otomatis akan menampilkan pesan jika salah
satu bidang yang belum diisi atau diisi tidak sesuai dengan data yang seharusnya.
Namun perlu untuk ditekankan beberapa hal penting dalam pengisian data sebab
sistem database yang dibangun ini sangat case sensitive yang artinya adalah data
yang sama akan dibaca berbeda jika hanya kurang (.) titik atau spasi (“ “). Adapun
yang perlu diperhatikan:
1. Pemberian ID pada Kuesioner/ Angket
ID sangatlah penting untuk memberikan identitas pada kuesioner hardcopy yang
telah terkumpul datanya. ID hanya bisa berupa angka atau numerik yang dimulai
dari 1 s/d xx. Setiap kuesioner/angket mempunyai ID yang masing-masing berbeda
dan tidak bisa / tidak boleh sama antara kuesioner satu dan yang lain.

2. Pengisian nama perlu diperhatikan

Pengisian nama pada form sangatlah penting untuk diperhatikan terutama nama
orang yang sama untuk di input pada kedua kalinya, diharapkan nama orang yang
pertama sama persis dengan nama orang yang kedua kali di input hindari kurang
spasi, titik, atau kurang huruf satu pun sehingga nama pertama berbeda dengan
nama yang kedua tetapi orang yang sama. Inilah yang dinamakan case sensitive.

Dalam aplikasi form input data ini telah diantisipasi dengan cara seperti contoh di
bawah ini:
Kasus pengisian nama peserta yang sama pada kedua kali input data.
Pertama kali input:

Kedua kali input (dengan orang yang sama):

 Pada saat input nama yang kedua dengan orang yang sama, maka akan langsung
secara otomatis terpanggil nama tersebut sehingga harus menggunakan nama
yang muncul secara otomatis jika orangnya sama. Hal ini bertujuan agar nama
orang yang sama bisa terbaca 1 oleh database, sehingga dapat memudahkan
analisa. Perlu diperhatikan bahwa hal ini berlaku untuk semua bidang yang
mengalami penulisan yang sama dan berulang-ulang.

3. Pengisian Keterangan Jawaban Angket

Dasar pengembangan instrument M&E yang dibangun memiliki asumsi-asumsi
yang didasari dalam menilai setiap pertanyaan dan jawaban yang nanti akan
muncul. Asumsi untuk jawaban adalah:

Jawaban Keterangan
YA Jawaban YA diasumsikan bahwa jawaban
atas pertanyaan/pernyataan yang diberikan
sudah sempurna. Jika dari skala 1-10 maka
jawaban YA adalah bernilai 10.
YA, TAPI BUTUH PERBAIKAN Jawaban YA, TAPI BUTUH PERBAIKAN
diasumsikan bahwa jawaban atas
pertanyaan/pernyataan yang diberikan belum
sempurna akan tetapi sudah lebih baik dari
cukup. Jika dari skala 1-10 maka jawaban YA,
TAPI BUTUH PERBAIKAN adalah bernilai
berkisar 2-9. Sehingga harus ada penjelasan
mengenai jawaban tersebut.
TIDAK Jawaban TIDAK diasumsikan bahwa jawaban
atas pertanyaan/pernyataan yang diberikan
tidak sempurna. Jika dari skala 1-10 maka
jawaban TIDAK adalah bernilai 0-1. Sehingga
harus ada penjelasan mengenai jawaban
tersebut.

Dari asumsi di atas, maka dikembangkan dalam form input data sehingga apabila
jawaban yang dipilih adalah YA maka Keterangan tidak dapat diisi atau disable.
Contoh:

Dapat dilihat bahwa kotak untuk memberikan penjelasan tidak aktif apabila
jawaban yang dipilih adalah YA. Sedangkan jika YA, TAPI BUTUH PERBAIKAN:
 Dapat dilihat bahwa kotak untuk memberikan penjelasan aktif apabila jawaban
yang dipilih adalah YA, TAPI BUTUH PERBAIKAN. Hal ini juga berlaku untuk
pemilihan jawaban TIDAK. Dari penjelasan di atas maka kesimpulannya adalah
jawaban yang dapat di isi keterangannya hanya ada pada pemilihan jawaban YA,
TAPI BUTUH PERBAIKAN dan TIDAK. Untuk itu perlu diperhatikan saat
melakukan pengisian jawaban terutama pada saat di lapangan menggunakan
kuesioner hardcopy.

PROSES INPUT/RECORD DATA

Setelah mengetahui hal-hal penting diatas, maka selanjutnya adalah mulai menginput
data kuesioner ke dalam form input data. Isilah sesuai dengan apa yang ada pada
hardcopy kuesioner. Setelah semua data Informasi dan jawaban angket telah diisi
maka pada bagian bawah dari form input data terdapat 3 tombol seperti ini:

Kegunaan dari tombol masing-masing adalah sebagai berikut:

TOMBOL KETERANGAN

Adalah tombol untuk keluar dari form input data tanpa

melakukan record data ke dalam sistem database.
Adalah tombol untuk melalukan pembersihan atau clear
data-data yang ada pada form input data, sehingga
form akan berada pada posisi semula saat pertama kali
dibuka.
Adalah tombol untuk meng-input atau record data ke
dalam database. Semua data yang di input sesuai
dengan apa yang di isi oleh user.

Setelah data hardcopy telah diisi dalam form input data, maka selanjutnya adalah
menekan tombol yang ada pada sebelah kanan bawah. Jika dalam pengisian
data muncul pesan-pesan verifikasi seperti format tanggal yang dimasukkan salah, ID
sama, nama belum diisi dan lain sebagainya hal tersebut menandakan bahwa
pengisian data ke dalam database belum bisa dilakukan oleh sistem karena masih
terdapat kesalahan yang harus diperbaiki.
Untuk itu sangat disarankan untuk melihat kembali data-data yang diisi apakah telah
sesuai dengan format yang sediakan ataukah belum. Sehingga tidak memunculkan
pesan-pesan verifikasi.
Indikator atau tanda keberhasilan bahwa data telah di input sesuai adalah seperti ini:

Pesan verifikasi ini muncul apabila data yang di input telah sesuai dengan alur
program yang disusun artinya bahwa data yang di input telah sesuai. Pilihan dari
pertanyaan pada pesan diatas adalah Yes dan No. Apabila kita memilih Yes maka kita
akan tetap berada pada form input data dengan melanjutkan pada pengisian
kuesioner hardcopy selanjutnya. Jika memilih No maka akan keluar dari form input
data.

FORM LIHAT/EDIT DATA

Tampilan form edit data adalah seperti gambar di bawah ini:

Form edit/ lihat data memiliki fungsi untuk melakukan koreksi/ melihat data kuesioner
yang telah di sebelumnya. Kunci untuk melakukan koreksi atau melihat data adalah
dengan memasukkan ID/No Kuesioner, di sinilah salah satu peran ID sangat
dibutuhkan sehingga kita dapat dengan mudah mengetahui ID mana yang mengalami
perubahan data.

Isilah ID yang mau dilihat datanya atau mau melakukan revisi datanya, ID akan sesuai
dengan apa yang ada pada kuesioner. Setelah memasukkan ID maka akan terisi
semua form mulai dari nama provinsi, kabupaten, dan lain-lain sesuai dengan data
yang di input dalam database.
Jika hanya ingin melihat data maka tidak perlu untuk melakukan perubahan-
perubahan pada data yang ada dan apabila ingin keluar dari form edit data silahkan
klik tombol Keluar yang ada di bawah atau dengan menekan tombol
yang terletak pada pojok kanan atas form edit data.

Jika ingin melakukan edit data, maka ubahlah data yang ada sesuai dengan revisi
yang dimaksud. Setelah semua data yang diedit telah direvisi maka selanjutnya
adalah menekan tombol yang terletak pada kanan bawah form edit data.
Indikator keberhasilan edit data adalah dengan munculnya pesan seperti:

Pesan tersebut menandakan bahwa data yang diedit telah mengalami perubahan
sesuai dengan apa yang dirubah. Dari pertanyaan yang muncul, maka jawaban dari
masing-masing adalah Yes dan No. Jika memilih Yes maka kita akan beralih pada
pertanyaan berikut yang memberikan arah pada kita apakah masih ingin tetap bekerja
dengan form edit data atau ingin keluar. Sedangkan pilihan jawaban No di atas tetap
memberikan kita kesempatan untuk melakukan edit data pada form edit data.
 TOMBOL OLAH DATA

Tombol olah data merupakan tombol yang memiliki peran sangat besar pada aplikasi
SED M&E ini, mengapa dikatakan memiliki peran besar karena semua aktivitas/
perintah-perintah berada pada balik tombol ini sehingga aktivitas/ perintah tersebut
dapat dijalankan dengan hanya sekali klik saja. Di sinilah letak dari esensi macro Ms.
Excel seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
Keberhasilan data telah diolah adalah dengan munculnya pesan sebagai berikut:

Pesan di atas mengindikasikan bahwa data telah diolah dan kita diarahkan untuk
melihat Dashboard atau Data Tabel. Langkah selanjutnya adalah melihat Dashboard
atau Data Tabel.

TOMBOL CHECK DATA KOSONG

Sistem Dashboard yang dibangun merupakan tampilan yang telah diolah dari
database, sehingga semua hasil yang ada dalam database akan muncul termasuk
apabila ada data yang (blank) atau kosong. Apabila terdapat data yang blank tersebut
maka akan memberikan tampilan grafik pada dashboard menjadi tidak menarik, untuk
itu data yang blank/ kosong tersebut perlu dilakukan pengisian terlebih dahulu.
Berikut cara melakukan pengecekan terhadap data atau cell yang kosong pada
database. Masuk pada sheet “db_Angket” seperti gambar di bawah ini:

kemudian lihat pada pokok kiri atas sheet tersebut. Pada pojok kiri atas tersebut
terdapat tombol “Klik Untuk Lihat Data Kosong” seperti gambar di bawah ini:
Klik tombol tersebut dan akan muncul pesan:

Setelah muncul pesan diatas, maka selanjutnya adalah melihat seluruh tabel
database apakah ada data yang kosong, caranya dengan melihat warna cell yang
berwarna merah mudah seperti gambar dibawah ini:

Dari gambar di atas dapat dilihat cell yang berwarna merah mudah tidak terisi data,
untuk itu kita perlu untuk melengkapi dengan cara melakukan copy paste pada cell
yang di atasnya:
Copy:
Paste:

Setelah melakukan paste maka cell yang kosong akan terisi dengan sendirinya karena
merupakan paste formula dari cell di atasnya. Lakukan pada semua cell yang
mengalami kosong dan ikuti seperti langkah-langkah yang telah dijelaskan diatas.
Halaman Dashboard merupakan halaman yang menampilkan data-data dalam bentuk
diagram atau grafik. Data-data yang ditampilkan merupakan seluruh data-data hasil
input kuesioner yang telah masuk dalam database.
Dalam halaman ini yang akan perlu untuk ditekankan adalah penggunaan Control
Menu sebab inilah kunci untuk menampilkan sebuah informasi akan kita butuhkan.
Tampilan Control menu bisa berbeda-beda terhadap satu instrument dengan
instrument lainnya.
A. INFORMASI DASAR

Pada instrument pelatihan guru dan kepala sekolah, terdapat 3 (tiga) control menu
yang terdiri dari bulan, model sekolah, dan nama sekolah.
Bulan
Control menu bulan berfungsi untuk memilih tampilan data dan informasi yang di
berdasarkan rentang waktu bulan. Artinya adalah kita akan menampilkan data
contohnya jumlah peserta yang ikut pelatihan pada bulan tertentu.
Model Sekolah
Control menu Model Sekolah berfungsi untuk memilih tampilan data dan informasi
yang di berdasarkan model sekolah yang ada yakni A dan B. Pada control menu ini
kita bisa melihat jumlah ataupun karakteristik peserta yang ada di sekolah dengan
model A ataupun model B secara keseluruhan
Nama Sekolah
Control menu Nama Sekolah berfungsi untuk memilih tampilan data dan informasi
berdasarkan masing-masing sekolah. Pada control menu ini kita bisa melihat jumlah
ataupun karakteristik peserta yang ada di tiap-tiap sekolah.
Secara otomatis, data-data yang ditampilkan dalam bentuk diagram dan grafik akan
muncul sesuai dengan pengaturan kontrol menu. Hal yang paling utama dilihat adalah
pada bagian sebagai berikut:

Ketiga judul di atas akan berubah dengan sendirinya sesuai dengan pengaturan
kontrol menu. Yang pertama adalah pengaturan bulan, kedua model sekolah dan yang
ketiga adalah nama sekolah.
B. KUESIONER
Pada dashboard untuk kuesioner memiliki kontrol menu yang tersendiri sehingga tidak
akan mengubah tampilan data yang ada pada informasi dasar diatas. Kontrol menu
untuk kuesioner memiliki 7 menu yang dimana bisa dilihat seperti diatas. Fungsi dari
kontrol menu diatas sama halnya dengan kontrol menu yang ada pada informasi
dasar, akan tetapi ada penambahan menu yakni pada menu soal dan menu
parameter.
Menu soal memberikan akan memberikan informasi terkait jumlah jawaban dari
pertanyaan yang ada pada angket sedangkan menu parameter merupakan bagian
dari parameter untuk soal-soal.
Tombol refresh dan reset filter mempunyai fungsi sebagai mengupdate data dan
menormalkan menu kontrol pada posisi semula.
Sama hal dengan informasi dasar bahwa hal yang perlu diperhatikan adalah pada
judul yang terletak di atas diagram atau grafik.
Judul yang terletak di atas diagram akan menunjukkan bahwa kontrol menu dipilih
berdasarkan nama-nama yang muncul seperti nama sekolah, bulan, model sekolah
serta soal dan parameter.

Halaman data tabel merupakan halaman yang akan menampilkan informasi dalam
bentuk tabel. Penggunaan halaman data tabel ini membutuhkan sedikit pemahaman
terhadap penggunaan salah satu tools yang ada pada Ms. Excel yaitu PivotTable.
Sebab pada data tabel akan menampilkan data yang dinamis sesuai dengan
kebutuhan data yang kita inginkan. Gambar halaman data tabel sebagai berikut:

Gambar diatas merupakan tampilan untuk halaman data tabel, dapat dilihat bahwa
ada sebuah menu kontrol yang ada disamping kanan yang dimana merupakan menu
kontrol dari pivot table. Menu kontrol tersebut bisa kita merubah data-data yang ada
sehingga bisa menampilkan data tabel sesuai dengan apa yang kita butuhkan.
PESAN-PESAN YANG KEMUNGKINAN AKAN MUNCUL SAAT MENGGUNAKAN
APLIKASI SED M&E
1. Security Warning

Pesan diatas memberitahukan informasi bahwa terdapat salah satu content atau isi
yang di disable atau dinonaktifkan. Content tersebut adalah penggunaan macro excel,
untuk itu pada awal dari panduan ini diwajibkan untuk membuat folder khusus macro
excel agar pesan ini tidak muncul setiap kali dibuka oleh kita.
Apabila muncul pesan ini, yang perlu dilakukan adalah menekan menu enable content
yang ada disamping kanan dari pesan yang muncul .
Selain itu, terkadang akan muncul pesan seperti di bawah:

Yang perlu dilakukan apabila pesan ini muncul adalah menekan tombol enable
macros.
RUN-TIME ERROR
SED M&E merupakan aplikasi yang dikembangkan dan berjalan di bawah MS. Excel
untuk itu aplikasi ini memiliki kelemahan dan kelebihan yang ada. Kelemahannya
adalah SED M&E sangat bergantung dengan MS. Excel sehingga apabila terdapat
error yang terjadi pada MS. Excel maka akan berimbas pada aplikasi SED M&E. Untuk
itu dalam mengatasi error yang sering muncul maka perlu dilakukan hal-hal sebagai
berikut:

Pesan error ini biasanya muncul ketika kita menekan tombol input data yang telah kita
entri. Hal ini terjadi karena database yang digunakan menggunakan object Table yang
ada pada excel sehingga ketika Object tersebut mengalami gangguan, maka akan
muncul pesan seperti di atas. Adapun cara untuk mengatasi hal di atas adalah:
Mengatur ulang range Table:
Cara untuk mengatasi error yang muncul seperti dibawah ini adalah:

Apabila muncul pesan diatas, maka yang perlu dilakukan adalah menekan tombol
End, setelah itu Save dokumen melalui tombol save atau dengan menekan Ctrl+S.
Setelah itu keluarlah dari Aplikasi MS. Excel, apabila muncul Program Stop Working
maka biarkan hingga proses selesai.
Buka kembali file Sistem Entry Data yang tadi kemudian pilih Sheet “db_Angket”.
Setelah masuk pada sheet db_Angket lihat seperti gambar dibawah ini:
Perhatikan highlight warna kuning diatas, terdapat tiga titik seprti gambar diatas. Agar
diperhatikan dengan seksama bahwa semua titik harus sejajar satu sama lain artinya
bahwa ketiga tabel yang ada harus sejajar.
Perhatikan kembali dan lihat APABILA ADA DATA YANG MASIH KOSONG maka
perlu diisi dengan berpatokan pada ID yang ada. Cara melakukan pengisian data yang
kosong melalui Form Edit Data. Setelah itu lakukan entri data seperti biasa, namun
jika muncul kembali pesan error diatas maka ulangi seperti langkah-langkah
pemecahan yang telah dijelaskan. Perhatikan selalu apabila ada data yang masih
kosong maka harus diisi terlebih dahulu.