Microsoft Access 2007

Merupakan salah program pengolah database yang cukup

canggih dengan
berbagai kemudahan yang ada seperti pengaturan data,
pembuatan form, pembuatan
laporan, menyaring data dan lain-lain.
Membuat Database
Jalankan Microsoft Access 2007 dengan mengklik menu pada Menu Start -->
Microsoft Office --> Microsoft Access 2007, kemudian jalankan langkah-langkah
sesuai gambar berikut:
Objek-Objek Microsoft access
Untuk menampilkan objek-objek  Access secara lengkap, ikuti gambar
berikut:
Saat pertama kali kita membuat database Access latihan.mdb, tentu saja
objek-objek pada panel navigasi masih kosong, karena kita memang
belum membuatnya.  Jika kita telah membuatnya, objek-objek pada
Access dapat kita ketahui dengan melihat iconnya:
 tabel,  query,  form,  report, macro, dan untuk module

Objek-Objek Pada Microsoft Access 2007

Pada Access, data disimpan dalam tabel-tabel. Tabel adalah kumpulan kolom dan
baris, dimana setiap kolom adalah referensi dari suatu field. Masing-masing nilai
Tabel pada field merepresentasikan suatu nilai yang sama tipe datanya. Setiap baris
pada tabel  merujuk pada suatu record.

Anda menggunakan Query untuk mendapatkan sekumpulan data dari suatu

Query
database dengan kriteria tertentu.
Form memungkinkan bagi kita untuk memilih/membuat format tampilan dari
Form field. Kita dapat menggunakan form untuk memasukkan, mengedit, dan
menampilkan data.
Dengan report kita dapat menampilkan data yang memungkinkan untuk dicetak.
Reports Kita akan sering menggunakan report untuk menganalisa data atau membuat
laporan
Macros memungkinkan bagi kita untuk mengotomatisasi aksi. Kita menggunakan
Macros macro untuk menambah fungsionalitas form, report, atau kontrol

Module seperti halnya macro, bagi kita untuk mengotomatisasi aksi dan
menambah fungsionalitas form, report, atau kontrol. Macro dibuat dengan
Modules memilih dari suatu daftar aksi macro, sedangkan modules dibuat dengan
menggunakan Visual Basic for Application. 
Tabel adalah inti database Access. Access menyimpan data
dalam tabel-tabel.  Lalu apakah tabel itu?

Tabel terdiri atas kumpulan kolom dan baris.  Setiap kolom

dinamakan sebagai field. Dalam suatu tabel, setiap field harus
diberinama yang berbeda antara satu dengan lainnya. Nilai-
nilai yang tersimpan dalam suatu field haruslah dalam satu
kategori tipe data. Sebagai contoh, tabel dapat terdiri atas tiga
field: Nama, TglLahir, dan telepon. Dengan demikian tabel
tersebut dikatakan mempunyai tiga kolom: satu kolom untuk
nama, satu untuk TglLahir, dan satu untuk telepon. Baris-baris
data dalam suatu tabel dinamakan record.
Seluruh data dalam suatu tabel, seyogyanya merujuk pada satu tipe
objek yang sama. Sebagai contoh, seluruh data dalam tabel Dosen
seharusnya merujuk pada data dosen-dosen saja, seluruh data dalam
tabel Mahasiswa seharusnya merujuk pada data mahasiswa saja, dan
seluruh data dalam tabel Buku seharusnya merujuk pada data seputar
informasi mengenai buku.
Membuat Tabel ACCESS
Untuk membuat sebuah tabel (sebagai contoh tabel mahasiswa), ikuti langkah sesuai
gambar berikut:
maka tampilan Access 2007 menjadi seperti berikut:
berikut ini keterangan lebih lanjut mengenai gambar di atas,

Saat kita membuat tabel, secara otomatis Access akan membuatkan suatu
field kunci dengan nama default  ID.  Field Kunci (Primary Key) sangat
berguna dalam database. Field kunci yang baik adalah yang tersembunyi
dari pengguna (tidak dapat dirubah). Anda akan lebih memahami fungsi
field kunci tabel ketika membahas masalah relationship  atau hubungan
antar tabel.
 Dalam Access kita menentukan jenis tipe data dari field, untuk menentukan
jenis data apa saja yang boleh dimasukkan dalam field bersangkutan.

TIPE DATA
Tipe Data Kegunaan Contoh Penggunaan
Text Digunakan untuk menyimpan data alphanumerik. Nama, Alamat, Telepon
Digunakan untuk menyimpan data teks atau angka
yang tidak digunakan untuk operasi matematika.

Memo Long Text. Digunakan untuk menyimpan teks Ringkasan Tulisan, Sekilas Pandang Buku
panjang, seperti catatan atau deskripsi

Number Untuk menyimpan data numerik. Digunakan untuk Umur, Panjang, Berat, Jumlah.
menyimpan angka yang digunakan untuk Untuk data keuangan gunakan tipe data Currency
perhitungan matematika.

Autonumber Berupa angka bulat (bukan pecahan). Biasa  

digunakan untuk field kunci (Primary Key) tabel.
Field yang bertipe autonumber akan terisi
otomatis secara berurut dan unik.
 

Date / Time Untuk menyimpan tanggal Tgl Lahir, Tgl Masuk

Currency Untuk menyimpan data keuangan Saldo, Harga Pembelian, Harga Penjualan

Yes/No Untuk menyimpan data logic. Digunakan untuk Beasiswa/ Non Beasiswa , Pegawai/Non Pegawai
menyimpan data Yes atau No saja

Hyperlink Digunakan untuk menyimpan alamat web  

OLE Object Digunakan untuk menambahkan OLE Object  

seperti dokumen word, excel, power point,
gambar, suara
Kita akan mempraktekkan pengetahuan yang barusan kita dapat pada tabel mahasiswa
yang telah kita buat. Misalkan data mahasiswa yang hendak kita simpan adalah nama
mahasiswa, tanggal lahir, status aktif (aktif berarti mahasiswa kuliah seperti biasa, non
aktif berarti mahasiswa sedang cuti, keluar, atau sudah lulus), dan spp yang harus
dibayar tiap bulan.
Kita akan membuat field dengan nama :
1.       id_mhs, bertipe Autonumber, kita gunakan sebagai field kunci, pembahasan
tentang field kunci akan kita bicarakan pada bagian selanjutnya
2.       nama_mhs, bertipe Text, digunakan untuk menyimpan data nama mahasiswa
yang berupa tulisan
3.       tgl_lahir, bertipe Date / Time, digunakan untuk menyimpan data tanggal lahir
mahasiswa berupa penanggalan
4.       status_aktif, bertipe Yes/No, digunakan untuk menyimpan data status
mahasiswa, apakah mahasiswa tersebut aktif atau tidak
5.       spp, bertipe Currency, digunakan untuk menyimpan data berupa jumlah uang 
yang harus dibayarkan oleh mahasiswa setiap bulan
Walaupun penamaan field relatif bebas dan dapat mengandung spasi, namun
berdasarkan pengalaman penulis, nama field hendaknya menggambarkan data yang
tersimpan namun sependek mungkin dan tidak mengandung spasi. Hal ini akan
memudahkan kita ketika berinteraksi dengan Query (akan dibahas kemudian). Untuk
lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:
Tambahkan field nama_mhs dengan langkah berikut:

dengan langkah yang sama sebagaimana di atas, tambahkan sisa field yang belum
dibuat sehingga tampilan tabel mahasiswa menjadi sebagaimana berikut:
Menentukan Field Kunci

Field Kunci pada tabel atau biasa disebut Primary Key, adalah suatu field yang
berfungsi sebagai identitas dari tiap record pada tabel. Dengan demikian, field kunci
harus bersifat unik (tidak boleh ada 2 record atau lebih mempunyai nilai yang sama).
Biasanya field kunci bertipe integer (angka bilangan bulat) namun jika dirasa perlu,
kita bisa membuat field kunci bertipe string(teks), hanya saja dari sisi optimasi, tipe
integer lebih disarankan.

Memasukkan Data
Untuk memasukkan data pada field Autonumber, cukup dilakukan dengan
menekan tombol Tab. Ketika Anda memasukkan data pada field yang lain
maka secara otomatis Access mengisikan nilai pada field Autonumber
tersebut.
Untuk memasukkan data pada field Yes/No (Boolean), berikan tanda cek
dengan mengklik pada field tersebut sebagai tanda nilai Yes,  hilangkan tanda
cek sebagai tanda nilai No.
Sebagai latihan, masukkan data pada tabel mahasiswa sehingga tampilan
Access menjadi seperti berikut:
Memodifikasi Tabel ACCESS
Setelah membuat tabel, kita dapat memodifikasinya bila diperlukan. Kita dapat
menghapus, menyisipkan, atau memindah kolom/field

Menghapus Kolom/field
Penghapusan akan menghapus kolom / field dan data sekaligus secara permanen.
Kita tidak dapat mengembalikan kembali kolom/field yang telah terhapus. Untuk
menghapus kolom lakukan langkah-langkah sebagaimana gambar berikut:
Menyisipkan Kolom/ field
Misalkan kita hendak menambahkan field/kolom menikah bertipe Yes/No, yang
menjadi indikasi apakah mahasiswa bersangkutan telah menikah atau belum. Maka
langkah-langkah yang kita lakukan adalah sebagaimana berikut:
kemudian  anda mulai dapat mengisikan data pada kolom/field menikah
sebagaimana pada kolom/field status_aktif. Pada tabel saya, data telah saya ubah
menjadi seperti berikut:
LATIHAN

Sebagai seorang pedagang herbal yang sedang menanjak sukses, demi untuk
meningkatkan layanan kepada pelanggan serta demi efisiensi, ketepatan, dan
kecepatan manajemen,  Anda memerlukan suatu tabel (TBarang) dalam  database
yang dapat menyimpan data mengenai komoditi yang kini Anda sedang Anda geluti. 
Tabel yang akan menyimpan data barang Anda hendaknya mengandung unsur berikut:
a.       Id barang, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan
teknis database lebih lanjut (field: id_barang, type: Autonumber)
b.      Kode barang, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan barang satu
dan lainnya, terutama apabila nama barang sama namun dari pabrik yang berbeda
(field: kode_barang, type : Text)
c.       Nama barang, bertipe teks, panjang 30 karakter (field: nama_barang, type :
Text)
d.      Jumlah barang (quantity), bertipe integer (field: Qty, type : Number)
e.      Harga kulakan (wholesale price) , bertipe currency (field: wholesale, type :
Currency)
f.        Harga jual (retail price) , bertipe currency (field: retail, type : Currency)
Sebagai seorang pustakawan sebuah sekolah tinggi yang penuh pengabdian dan
tanggungjawab, demi untuk meningkatkan layanan kepada pengunjung perpustakaan
serta demi efisiensi, ketepatan, dan kecepatan manajemen,  Anda memerlukan suatu
tabel (TBuku) dalam  database yang dapat menyimpan data mengenai buku koleksi
perpustakaan.  Tabel  tersebut hendaknya mengandung unsur berikut:
a.       Id buku, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan teknis
database lebih lanjut (field: id_buku, type: Autonumber)
b.      Kode Buku, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan suatu buku
dengan lainnya, terutama apabila nama buku sama namun dari penerbit atau penulis
 yang berbeda (field: kode_buku, type : Text)
c.       Judul Buku, bertipe teks, panjang 30 karakter (field: judul, type : Text)
d.      Pengarang Buku, bertipe teks, panjang 40 karakter (field: penulis, type : Text)
e.      Penerbit Buku, bertipe teks, panjang 20 karakter (field: penerbit, type : Text)
f.        Jumlah Buku  (quantity), bertipe integer (field: Qty, type : Number)
g.       Tahun Terbit, bertipe integer (field: thn_terbit, type : Number)
Sebagai seorang bendaharawan sejati di suatu STMIK, demi untuk meningkatkan
layanan kepada pegawai serta demi efisiensi, ketepatan, dan kecepatan manajemen, 
Anda memerlukan suatu tabel (TPegawai) dalam  database yang dapat menyimpan data
pegawai  yang kini pelayanannya menjadi tanggung jawab Anda.  Tabel yang akan
menyimpan data pegawai tersebut hendaknya mengandung unsur berikut:
a.       Id pegawai, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan
teknis database lebih lanjut (field: id_pegawai, type: Autonumber)
b.      Nomor Induk Pegawai, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan
pegawai satu dan lainnya, terutama apabila nama pegawai sama namun orang yang
berbeda (field: NIP, type : Text)
c.       Nama Pegawai, bertipe teks, panjang 40 karakter (field: nama_pegawai, type :
Text)
d.      Tanggal Lahir, bertipe Date/Time(field: tgl_lahir, type : Date/Time)
e.      Jumlah Anggota Keluarga (istri dan anak), bertipe integer (field: jml_keluarga,
type : Number)
f.        Tanggal Masuk sebagai pegawai, bertipe Date/Time(field: tgl_masuk, type :
Date/Time)
g.       Gaji pokok per bulan, bertipe currency (field: gaji_pokok, type : Currency)
h.      Tunjangan anak dan istri per bulan, bertipe currency (field: tunjangan, type :
Currency)
Mengurutkan DATA DALAM Tabel ACCESS
Anda dapat mengurutkan data sehingga Access akan menampilkan data dalam urutan
yang Anda inginkan. Anda dapat mengurutkan data secara alphabetis untuk data yang
bertipe teks secara Ascending (dari A-Z) atau Descending (dari Z-A), dari nilai terkecil
ke terbesar dan sebaliknya untuk data bertipe number,  dan dari waktu terdahulu ke
yang paling baru untuk data bertipe Date/Time.
Sebagai contoh, misalkan Anda hendak mengurutkan data dari mahasiswa yang paling
tua tanggal  ke yang paling muda, maka langkah-langkah yang dapat Anda lakukan
adalah sebagai berikut:
untuk menjadikan data  kembali seperti semula, lakukan langkah berikut:
Menyaring DATA DALAM Tabel ACCESS
Anda dapat menyaring (filter) tabel sehingga hanya menampilkan data yang
dikehendaki. Sebagai contoh, misalkan Anda hendak menampilkan mahasiswa yang
masih aktif saja. Maka langkah yang Anda lakukan adalah sebagai berikut: