MODUL

Microsoft Access 2007

PELAJARAN PERTAMA – PERKENALAN MS ACCESS 2007

Microsoft Access adalah paket software database. Database adalah suatu kumpulan data yang
terorganisir. Buku telpon dan alamat adalah suatu contoh database yang tersimpan dalam kertas
manual. Dengan Access Anda dapat menciptakan database terkomputerisasi. Sebagai contoh, Anda
dapat menggunakan Access untuk mengorganisir daftar hadir siswa, kursus yang mereka ikuti, dan siapa
saja pengajar mereka.

MEMBUAT DATABASE

Jalankan Microsoft Access 2007 dengan mengklik menu pada Menu Start --> Microsoft Office -->
Microsoft Access 2007, kemudian jalankan langkah-langkah sesuai gambar berikut:

Segera setelah Anda

gambar seperti berikut

Database
Tentukan nama file
Access menjadi

Microsoft Access
Databases (2002-2003
format)(*.mdb), agar
file access tidak
OBJEK-OBJEK MICROSOFT ACCESS

Untuk menampilkan objek-objek Access secara lengkap, ikuti gambar berikut:

Saat pertama kali kita membuat database Access latihan.mdb, tentu saja objek-objek pada panel
navigasi masih kosong, karena kita memang belum membuatnya. Jika kita telah membuatnya,
objekobjek pada Access dapat kita ketahui dengan melihat iconnya:

tabel, query, form, report, macro, dan untuk module

Objek-Objek Pada Microsoft Access 2007

Pada Access, data disimpan dalam tabel-tabel. Tabel adalah kumpulan kolom dan
baris, dimana setiap kolom adalah referensi dari suatu field. Masing-masing nilai
Tabel
pada field merepresentasikan suatu nilai yang sama tipe datanya. Setiap baris
pada tabel merujuk pada suatu record.

Anda menggunakan Query untuk mendapatkan sekumpulan data dari suatu

Query
database dengan kriteria tertentu.

Form memungkinkan bagi kita untuk memilih/membuat format tampilan dari

Form field. Kita dapat menggunakan form untuk memasukkan, mengedit, dan
menampilkan data.

Dengan report kita dapat menampilkan data yang memungkinkan untuk dicetak.
Reports Kita akan sering menggunakan report untuk menganalisa data atau membuat
laporan
 Macros memungkinkan bagi kita untuk mengotomatisasi aksi. Kita menggunakan
Macros
macro untuk menambah fungsionalitas form, report, atau kontrol

Module seperti halnya macro, bagi kita untuk mengotomatisasi aksi dan
menambah fungsionalitas form, report, atau kontrol. Macro dibuat dengan
Modules
memilih dari suatu daftar aksi macro, sedangkan modules dibuat dengan
menggunakan Visual Basic for Application.

PELAJARAN KEDUA – MENGENAL TABEL ACCESS

Tabel adalah inti database Access. Access menyimpan data dalam tabel-tabel. Lalu apakah tabel itu?
Tabel terdiri atas kumpulan kolom dan baris. Setiap kolom dinamakan sebagai field. Dalam suatu tabel,
setiap field harus diberinama yang berbeda antara satu dengan lainnya. Nilai-nilai yang tersimpan dalam
suatu field haruslah dalam satu kategori tipe data. Sebagai contoh, tabel dapat terdiri atas tiga field:
Nama, TglLahir, dan telepon. Dengan demikian tabel tersebut dikatakan mempunyai tiga kolom: satu
kolom untuk nama, satu untuk TglLahir, dan satu untuk telepon. Baris-baris data dalam suatu tabel
dinamakan record.

Seluruh data dalam suatu tabel, seyogyanya merujuk pada satu tipe objek yang sama. Sebagai contoh,
seluruh data dalam tabel Dosen seharusnya merujuk pada data dosen-dosen saja, seluruh data dalam
tabel Mahasiswa seharusnya merujuk pada data mahasiswa saja, dan seluruh data dalam tabel Buku
seharusnya merujuk pada data seputar informasi mengenai buku.

MEMBUAT TABEL ACCESS

Untuk membuat sebuah tabel (sebagai contoh tabel mahasiswa), ikuti langkah sesuai gambar berikut:
 . Pilih Tab Create

maka tampilan Access 2007 menjadi seperti berikut:

berikut ini keterangan lebih lanjut mengenai gambar di atas,

 Field tabel, tombol Primary Key berubah menjadi oranye ketika Field yang dipilih adalah field kunci dari
tabel tersebut, kita bisa merubah status suatu field menjadi field kunci dengan mengklik tombol ini

Tabel yang barusan

bersangkutan

Saat kita membuat tabel, secara otomatis Access akan membuatkan suatu field kunci dengan nama
default ID. Field Kunci (Primary Key) sangat berguna dalam database. Field kunci yang baik adalah yang
tersembunyi dari pengguna (tidak dapat dirubah). Anda akan lebih memahami fungsi field kunci tabel
ketika membahas masalah relationship atau hubungan antar tabel.

MENGENAL TIPE DATA ACCESS

Dalam Access kita menentukan jenis tipe data dari field, untuk menentukan jenis data apa saja yang
boleh dimasukkan dalam field bersangkutan.
TIPE DATA

Tipe Data Kegunaan Contoh Penggunaan

Text Digunakan untuk menyimpan data Nama, Alamat, Telepon
alphanumerik. Digunakan untuk
menyimpan data teks atau angka yang
tidak digunakan untuk operasi
matematika.
Memo Long Text. Digunakan untuk Ringkasan Tulisan, Sekilas Pandang Buku
menyimpan teks panjang, seperti
catatan atau deskripsi
Number Untuk menyimpan data numerik. Umur, Panjang, Berat, Jumlah.
Digunakan untuk menyimpan angka Untuk data keuangan gunakan tipe data
yang digunakan untuk perhitungan Currency
matematika.
Autonumber Berupa angka bulat (bukan pecahan).
Biasa digunakan untuk field kunci
(Primary Key) tabel. Field yang bertipe
autonumber akan terisi otomatis
secara berurut dan unik.

Date / Time Untuk menyimpan tanggal Tgl Lahir, Tgl Masuk

Currency Untuk menyimpan data keuangan Saldo, Harga Pembelian, Harga Penjualan

Yes/No Untuk menyimpan data logic. Beasiswa/ Non Beasiswa , Pegawai/Non

Digunakan untuk menyimpan data Yes Pegawai
atau No saja
Hyperlink Digunakan untuk menyimpan alamat
web
OLE Object Digunakan untuk menambahkan OLE
Object seperti dokumen word, excel,
power point, gambar, suara

Kita akan mempraktekkan pengetahuan yang barusan kita dapat pada tabel mahasiswa yang telah kita
buat. Misalkan data mahasiswa yang hendak kita simpan adalah nama mahasiswa, tanggal lahir, status
aktif (aktif berarti mahasiswa kuliah seperti biasa, non aktif berarti mahasiswa sedang cuti, keluar, atau
sudah lulus), dan spp yang harus dibayar tiap bulan.
Kita akan membuat field dengan nama :
1. id_mhs, bertipe Autonumber, kita gunakan sebagai field kunci, pembahasan tentang field kunci akan
kita bicarakan pada bagian selanjutnya
2. nama_mhs, bertipe Text, digunakan untuk menyimpan data nama mahasiswa yang berupa tulisan
3. tgl_lahir, bertipe Date / Time, digunakan untuk menyimpan data tanggal lahir mahasiswa berupa
penanggalan
4. status_aktif, bertipe Yes/No, digunakan untuk menyimpan data status mahasiswa, apakah
mahasiswa tersebut aktif atau tidak
5. spp, bertipe Currency, digunakan untuk menyimpan data berupa jumlah uang yang harus
dibayarkan oleh mahasiswa setiap bulan

Walaupun penamaan field relatif bebas dan dapat mengandung spasi, namun berdasarkan pengalaman
penulis, nama field hendaknya menggambarkan data yang tersimpan namun sependek mungkin dan
tidak mengandung spasi. Hal ini akan memudahkan kita ketika berinteraksi dengan Query (akan dibahas
kemudian). Untuk lebih jelasnya ikuti langkah-langkah berikut:

Buka file latihan.mdb jika Anda telah menutupnya,

 mahasiswa nama field
menjadi

. pastikan id_mhs menjadi

AutoNumber

Tambahkan field nama_mhs dengan langkah berikut:

 bawah id_mhs

dengan langkah yang sama sebagaimana di atas, tambahkan sisa field yang belum dibuat sehingga
tampilan tabel mahasiswa menjadi sebagaimana berikut:

untuk menyimpan

MENENTUKAN FIELD KUNCI

Field Kunci pada tabel atau biasa disebut Primary Key, adalah suatu field yang berfungsi sebagai identitas
dari tiap record pada tabel. Dengan demikian, field kunci harus bersifat unik (tidak boleh ada 2 record
atau lebih mempunyai nilai yang sama). Biasanya field kunci bertipe integer (angka bilangan bulat)
namun jika dirasa perlu, kita bisa membuat field kunci bertipe string(teks), hanya saja dari sisi optimasi,
tipe integer lebih disarankan.
Anda bisa secara manual mengisikan sendiri field kunci ini, sepanjang Anda yakin dari sekian banyak
record (dalam database yang serius jumlah record bisa mencapai jutaan) nilai yang hendak Anda
masukkan masih belum terpakai. Disarankan menggunakan tipe Autonumber yang secara otomatis
mengisikan nilai yang dijamin unik begitu Anda mengisikan record baru pada tabel.

Beberapa kebijakan IT menetapkan pilihan untuk mengisikan field kunci secara manual (manual disini
bermakna diisi langsung oleh manusia, atau dengan program eksternal yang tidak memanfaatkan
otomatisasi dari database) dalam sistem databasenya, misalkan field kunci berdasarkan nomor KTP, SIM,
NIP atau NIM, yang memang bisa dipastikan unik. Namun selama field kunci tersebut masih berupa
“sesuatu yang mungkin diubah” dikarenakan masih menjadi sumber informasi bagi user, menurut hemat
penulis, hal tersebut bukanlah rancangan database yang baik.

Jika dalam suatu kasus, diketahui beberapa tahun kemudian, bahwa PNS dengan nama Bapak “A”
menurut data manual yang valid seharusnya mempunyai NIP “xxx”, namun karena kesalahan
penginputan data tertulis “yyy”, sedangkan sistem database yang digunakan, menjadikan NIP sebagai
field kunci yang menghubungkan seluruh informasi mengenai Bapak “A”. Maka kasus tersebut adalah
peristiwa “yang sangat buruk” dalam dunia database. Langkah-langkah antisipasi mungkin telah
dipikirkan, namun sejauh pengalaman penulis, sumber daya yang dihabiskan akan selalu lebih mahal jika
dibandingkan dengan penggunaan field kunci otomatis database dan atau tersembunyi dari user.

Secara ringkas, menurut hemat penulis, field kunci atau primary key hendaknya:
1. Bertipe integer (bilangan bulat)
2. Tersembunyi dari user atau bukan merupakan informasi yang penting bagi user hanya berguna
untuk relasi antar tabel saja.

PELAJARAN KETIGA – BEKERJA DENGAN TABEL ACCESS

Setelah kita membuat tabel Access,kita dapat memodifikasi, memasukkan data secara manual, atau
mengimport data dari sumber lain, misalkan dari file Excel.

MEMASUKKAN DATA

Untuk memasukkan data pada field Autonumber, cukup dilakukan dengan menekan tombol Tab. Ketika
Anda memasukkan data pada field yang lain maka secara otomatis Access mengisikan nilai pada field
Autonumber tersebut.

Untuk memasukkan data pada field Yes/No (Boolean), berikan tanda cek dengan mengklik pada field
tersebut sebagai tanda nilai Yes, hilangkan tanda cek sebagai tanda nilai No.

Sebagai latihan, masukkan data pada tabel mahasiswa sehingga tampilan Access menjadi seperti berikut:
untuk memasukkan melalui excel, dapat dilakukan dengan cara :
. Tutup tabel tujuan kemudian

Sebelum memasukkan data dari excel, pastikan bahwa nama kolom pada sheet yang menyimpan data
dimaksud, sesuai dengan nama field pada tabel access yang dituju.
Nama kolom pada sheet excel yang hendak diimport
telah sesuai dengan nama field pada database
Nama kolom pada sheet
excel yang hendak
diimport telah sesuai
dengan nama field pada
database
data mahasiswa akan bertambah sebagaimana tampilan berikut :

MEMODIFIKASI TABEL ACCESS

Setelah membuat tabel, kita dapat memodifikasinya bila diperlukan. Kita dapat menghapus,
menyisipkan, atau memindah kolom/field
MENGHAPUS KOLOM/FIELD

Penghapusan akan menghapus kolom / field dan data sekaligus secara permanen. Kita tidak dapat
mengembalikan kembali kolom/field yang telah terhapus. Untuk menghapus kolom lakukan
langkahlangkah sebagaimana gambar berikut:
 datasheet

dihapus

delete

membuka tabel

sendiri menekan No ^_^)

Misalkan kita hendak menambahkan field/kolom menikah bertipe Yes/No

mahasiswa bersangkutan telah menikah atau belum. Maka langkah-langkah yang kita lakukan adalah
insert
sebagaimana berikut:

datasheet
menjadi kolom sebelum
 menjadi

mengganti nama

mengaktifkan modus
penggantian nama field

menjadi

kemudian anda mulai dapat mengisikan data pada kolom/field menikah sebagaimana pada kolom/field
status_aktif. Pada tabel saya, data telah saya ubah menjadi seperti berikut:
Anda kini telah memahami secara garis besar pembuatan tabel. Untuk meningkatkan pemahaman Anda
tentang bagaimana pembuatan tabel dalam Access 2007, pilih salah satu nomor dan kerjakan soal
latihan berikut:

1. Sebagai seorang pedagang herbal yang sedang menanjak sukses, demi untuk meningkatkan
layanan kepada pelanggan serta demi efisiensi, ketepatan, dan kecepatan manajemen, Anda
memerlukan suatu tabel (TBarang) dalam database yang dapat menyimpan data mengenai
komoditi yang kini Anda sedang Anda geluti. Tabel yang akan menyimpan data barang Anda
hendaknya mengandung unsur berikut:
a. Id barang, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan teknis database
lebih lanjut (field: id_barang, type: Autonumber)
b. Kode barang, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan barang satu dan lainnya,
terutama apabila nama barang sama namun dari pabrik yang berbeda (field: kode_barang,
type : Text)
c. Nama barang, bertipe teks, panjang 30 karakter (field: nama_barang, type : Text)
d. Jumlah barang (quantity), bertipe integer (field: Qty, type : Number)
e. Harga kulakan (wholesale price) , bertipe currency (field: wholesale, type : Currency)
f. Harga jual (retail price) , bertipe currency (field: retail, type : Currency)

2. Sebagai seorang pustakawan sebuah sekolah tinggi yang penuh pengabdian dan
tanggungjawab, demi untuk meningkatkan layanan kepada pengunjung perpustakaan serta
demi efisiensi, ketepatan, dan kecepatan manajemen, Anda memerlukan suatu tabel (TBuku)
dalam database yang dapat menyimpan data mengenai buku koleksi perpustakaan. Tabel
tersebut hendaknya mengandung unsur berikut:
a. Id buku, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan teknis database
lebih lanjut (field: id_buku, type: Autonumber)
b. Kode Buku, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan suatu buku dengan
lainnya, terutama apabila nama buku sama namun dari penerbit atau penulis yang berbeda
(field: kode_buku, type : Text)
c. Judul Buku, bertipe teks, panjang 30 karakter (field: judul, type : Text)
d. Pengarang Buku, bertipe teks, panjang 40 karakter (field: penulis, type : Text)
e. Penerbit Buku, bertipe teks, panjang 20 karakter (field: penerbit, type : Text)
f. Jumlah Buku (quantity), bertipe integer (field: Qty, type : Number)
g. Tahun Terbit, bertipe integer (field: thn_terbit, type : Number)
3. Sebagai seorang bendaharawan sejati di suatu STAI, demi untuk meningkatkan layanan kepada
pegawai serta demi efisiensi, ketepatan, dan kecepatan manajemen, Anda memerlukan suatu
tabel (TPegawai) dalam database yang dapat menyimpan data pegawai yang kini pelayanannya
menjadi tanggung jawab Anda. Tabel yang akan menyimpan data pegawai tersebut hendaknya
mengandung unsur berikut:
a. Id pegawai, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan teknis
database lebih lanjut (field: id_pegawai, type: Autonumber)
 b. Nomor Induk Pegawai, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan pegawai satu
dan lainnya, terutama apabila nama pegawai sama namun orang yang berbeda (field: NIP,
type : Text)
c. Nama Pegawai, bertipe teks, panjang 40 karakter (field: nama_pegawai, type : Text)
d. Tanggal Lahir, bertipe Date/Time(field: tgl_lahir, type : Date/Time)
e. Jumlah Anggota Keluarga (istri dan anak), bertipe integer (field: jml_keluarga, type :
Number)
f. Tanggal Masuk sebagai pegawai, bertipe Date/Time(field: tgl_masuk, type : Date/Time)
g. Gaji pokok per bulan, bertipe currency (field: gaji_pokok, type : Currency)
h. Tunjangan anak dan istri per bulan, bertipe currency (field: tunjangan, type : Currency)

MENGURUTKAN DATA DALAM TABEL ACCESS

Anda dapat mengurutkan data sehingga Access akan menampilkan data dalam urutan yang Anda
inginkan. Anda dapat mengurutkan data secara alphabetis untuk data yang bertipe teks secara
Ascending (dari A-Z) atau Descending (dari Z-A), dari nilai terkecil ke terbesar dan sebaliknya untuk data
bertipe number, dan dari waktu terdahulu ke yang paling baru untuk data bertipe Date/Time.

Sebagai contoh, misalkan Anda hendak mengurutkan data dari mahasiswa yang paling tua tanggal ke
yang paling muda, maka langkah-langkah yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut:

mengurutkan data dari yang

 untuk menjadikan data kembali seperti semula, lakukan langkah berikut:

Anda dapat menyaring (filter) tabel sehingga hanya menampilkan data yang dikehendaki. Sebagai
contoh, misalkan Anda hendak menampilkan mahasiswa yang masih aktif saja. Maka langkah yang Anda
lakukan adalah sebagai berikut:

tombol
Filter

Home untuk
cek
n menu
Filter
PELAJARAN KEEMPAT – MEMBUAT FORM ACCESS

Form Access berfungsi sebagaimana kertas formulir: Kita dapat menambahkan, mengedit, dan
menjadikan sebagai sumber informasi. Form merujuk pada data yang tersimpan dalam form. Dengan
menggunakan form, Anda dapat memilih format, susunan, dan field mana saja yang ditampilkan.

Membuat Form secara sederhana dapat dilakukan sesuai langkah-langkah berikut:

menyimpan form

create Form caption

nama tabel yang
dibuat form
tombol
form
merubah

form

nama dari fied-

dibuat form
 . berikan nama form
seperti berikut

Karena informasi id_mhs tidak berguna bagi user, dan nama-nama isian kotak teks kurang informatif
bagi user, maka kita bisa mengeditnya menjadi sebagaimana berikut:

. tutup form,

form

posisi record
Tombol-tombol
navigasi record

Kini Anda dapat memasukkan, mengedit, atau menghapus data pada database dengan tanpa melalui
akses langsung ke tabel database, yang dalam contoh kita kali ini adalah tabel mahasiswa.

Keunggulan akses data melalui form diantaranya:

1. Anda dapat membatasi user untuk hanya memanipulasi field-field yang Anda ijinkan saja.

2. Meminimalisir kesalahan input data akibat human error. Karena dengan cara bagaimana data
dalam tabel itu bisa diakses telah Anda tentukan.
 3. Memudahkan user untuk dapat menangkap maksud data apa saja yang mesti dimasukkan
4. Anda dapat lebih leluasa menyisipkan kode pemrograman visual basic for application untuk
menerapkan implementasi yang sama sekali berbeda dengan yang tampak dipermukaan,
sehingga form tidak secara langsung merepresentasikan suatu tabel seperti halnya form dasar
yang telah kita buat tadi.

PELAJARAN KELIMA – MEMBUAT QUERY ACCESS

Query adalah fasilitas untuk mengakses data dengan cara yang memungkin bagi kita untuk
menampilkan data-data dari database dalam bentuk olahan dan atau memanipulasi data dengan alur
tertentu.

Pada asalnya query dijalankan dengan mengetikkan perintah dalam bahasa komputer yang disebut
dengan SQL (Structure Query Language). Namun Access telah menyediakan fasilitas antar muka yang
memungkinkan bagi kita untuk membuat perintah SQL secara visual, tanpa mengetikkan baris kode
secara langsung.

Namun pada pelatihan kali ini, kita akan belajar langsung menggunakan bahasa SQL yang menurut
hemat penulis dapat memberikan pemahaman yang lebih baik, dan pada kenyataannya, tidak semua
perintah SQL dapat diakomodasi secara visual (tanpa mengetikkan perintah SQL secara langsung).

Secara umum perintah sql terdiri atas:

1. Perintah menampilkan data, bagan umum perintah dasar menampilkan data adalah sebagai
berikut:

SELECT [field yang hendak ditampilkan]

FROM [nama tabel yang diakses]

Contoh:
SELECT nama_mhs, tgl_lahir FROM
mahasiswa

2. Perintah manipulasi data, terdiri atas tiga jenis: penambahan, update, dan penghapusan data.
Perintah penambahan data mempunyai format sebagai berikut:

INSERT INTO [nama tabel][field yang dituju]

VALUES [nilai yang hendak dimasukkan sesuai posisi field]

Contoh:
INSERT INTO mahasiswa(nama_mhs, tgl_lahir)
VALUES('test', '30/12/1990')

Perintah update data mempunyai format sebagai berikut:

 UPDATE [nama tabel]
SET [nama field] = [nilai]
WHERE [kondisi]

Contoh:
UPDATE mahasiswa
SET nama_mhs = 'noval'
WHERE id_mhs = 10

Perintah hapus data mempunyai format sebagai berikut:

DELETE FROM [nama tabel]

WHERE [kriteria]

Contoh:
DELETE FROM mahasiswa
WHERE nama_mhs = 'noval'

3. Perintah manipulasi struktur database (Data Definition). Digunakan untuk menambah tabel,
menghapus tabel, menghapus database, dan perintah lain yang tidak berhubungan dengan data.
Misalkan perintah membuat tabel sebagai berikut:

CREATE TABLE test (

id_test integer,
nm_test text
)

Untuk membuat Query, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

Create . tombol query

design
 close

atau run untuk

Query
 untuk menyimpan
Query

Hasil perintah query

mahasiswa yang sudah

untuk menyimpan

PELAJARAN KEENAM – MEMBUAT REPORT ACCESS

Report atau laporan berfungsi untuk merangkum dan mengolah data sehingga menjadi laporan yang
siap cetak atau dipublikasikan ke internet. Kita dapat memasukkan rangkuman data berupa jumlah,
total, atau persentasi dalam rincian report. Untuk membuat report dapat dilakukan sebagaimana
langkah berikut:

query yang hendak

 Hasil report yang masih
harus di ubah judul dan

Design Views,

mengedit
report

sehingga menjadi sebagai berikut:

untuk menyimpan
report