WORKSHOP

PELATIHAN PROGRAM TEKNIK DAN

DATABASE BERBASIS MICROSOFT ACCESS
1

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 DATABASE
2

 Database merupakan kumpulan dari beberapa bagian yang membentuk satu

kesatuan yang dipakai dalam pengolahan data.
 Bagian-bagian Database
 Tabel; adalah komponen pertama yang anda buat. Setiap tabel berisi suatu informasi
misalnya tabel karyawan, tabel persediaan barang, tabel gaji karyawan, tabel penjualan
 Queries; Queries adalah suatu tabel yang menyimpan hasil filter dari tabel. Untuk
memfilter suatu tabel, pengaturan kriteria dan syarat dapat dilakukan dalam queries.
Anda dapat membuat beberapa queries sesuai dengan kebutuhan.
 Form; Untuk menampilkan data (tabel atau queries) supaya lebih menarik Anda bisa
menggunakan form. Di dalam form Anda bisa menambahkan grafik, gambar, tombol
perintah serta kotak isian, atau membuat form dengan tampilan yang mencolok.
 Reports; mengatur tampilan data yang akan di cetak dengan printer. Tidak seperti
ketiga bagian sebelumnya, Anda tidak bisa memasukkan atau menyunting data ke dalam
database melalui report.
 Macros; Merupakan fasilitas untuk mengotomatisasi sekaligus unuk menghemat waktu
yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi database. Macros adalah kumpulan
beberapa perintah, yang tersusun dalam sebuah daftar. Biasanya dibuat untuk
menggantikan sekumpulan perintah yang sering digunakan, sehingga Anda tidak perlu
mengulang - ulang urutan pemanggilan perintah.
 Modules; Untuk aplikasi database yang lebih rumit digunakan Modul, yaitu perintah
yang ditulis dengan bahasa Visual Basic for Aplication.

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 MEMBUAT DATABASE
3

Klik
Klik

Tulis Nama File

Nama File sekaligus merupakan nama Database yang menunjukkan sistem yang akan dibuat
Contoh : Sistem Pendaftaran Mahasiswa, Sistem Ujian Akhir, dll
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi
 Klik untuk Close

Tampilan Akhir Pembuatan Database

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 4

 TABEL
5

 Tabel adalah bagian dari Database yang merupakan

tempat untuk menyimpan data
 Tabel terdiri dari Field dan Record
 Field merupakan bagian yang menunjukkan satu macam
identitas dari anggota tabel
 Contoh : NIM, Nama, Alamat, dll
 Record merupakan bagian yang menunjukkan satu
kesatuan utuh dari sebuah objek yang dicatat dalam tabel
 Contoh : untuk mahasiswa dicatat, Nim = 00112233, Nama = Andi
Basuki, Alamat = Jl. Ijen 79 Malang, dst
 Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan tabel adalah
Fieldnya sedang untuk Record akan mengikuti.
 Field terdiri dari Nama Field, Type data, dan Ukuran, serta
kelengkapan lainnya, seperti Format, dan Input Mask
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi
 TYPE DATA
6

 Acces menyediakan berbagai pilihan jenis data :

 Text; berisi ‘a’..’z’ ,’0..9’, karakter khusus seperti ‘&”, “%” maksimum 255 karakter.
 Memo; sejumlah karakter yang lebih panjang dari jenis teks yaitu sampai 65536
karakter
 Number; menyimpan angka-angka yang biasanya digunakan dalam perhitungan.
 Date/Time; menyimpan tanggal dan /atau waktu.
 Currency; menyimpan angka yang menyatakan jumlah uang dengan ketelitian sampai
empat desimal.
 Yes/No; hanya ada dua kemungkinan isi data yaitu Yes/No, True/False, atau On/Off
bergantung pada format yang anda pilih.
 OLE Object; menyimpan data dari aplikasi Windows lain yang mendukung
kemampuan Object Linking and Embedding (OLE), Anda bisa menggunakan jenis field
ini untuk menampilkan gambar MS Paint Brush, teks MS Word atau lembar kerja Excel.
ukuran data maksimum 1 GB.
 Hyperlink; teks atau kombinasi teks dan angka yang tersimpan sebagai teks, dan
digunkan sebagai alamat hyperlink (menuju ke suatu obyek atau dokumen lain pada
hardisk atau jaringan, web page di internet dan sebaginya).
 Lookup Wizard; dalam pilihan ini Anda bisa membuat field yang mempunyai pilihan
isian data berbentuk daftar. Anda akan dipandu dengan sebuah wizard yang menuntun
menyelesaikan tahapan pembuatannya.

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 UKURAN FIELD
7

 Dalam field size (hanya berlaku untuk text dan

number) :
 Pada jenis data text field size digunakan untuk menentukan lebar
text.
 Pada jenis data number penentuan lebar field dapat dipilih :
 Byte, untuk bilangan 0-255 tanpa pecahan atau desimal
 Integer, untuk bilangan sekitar –32000 sampai 32000 tanpa
pecahan atau desimal
 Long Integer, untuk bilangan sekitar –2 juta sampai 2 juta tanpa
pecahan atau desimal
 Single, untuk bilangan –3,4 x 1038 sampai 3,4 x 1038 dengan
ketelitian perhitungan sampai enam desimal
 Double, untuk bilangan –1,7 x 10308 sampai 1,7 x 10308 dengan
ketelitian perhitungan sampai sepuluh desimal
 ReplicationID, digunakan sebagai pengenal khusus saat Anda
menyalin tabel ke dalam dokumen replikanya (salinan)

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 MEMBUAT TABEL
8

Klik Klik Nama Field Type Data Ukuran, Format, Input mask,
dll

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 Nama Field

Kunci Utama
Type data

Ukuran,
Format,
Input Mask,
dll

Kalau sudah selesai, klik untuk close, kemudian klik Yes untuk simpan, tulis nama tabel,
Klik OK, kalau memakai Kunci utama maka setelah klik ok, selesai, kalau tidak memakai
kunci utama maka akan muncul peringatan, klik no untuk tidak memakai kunci utama

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 9

Tampilan Setelah membuat Tabel

Nama Tabel akan terdaftar disini, Klik 2 kali untuk mengisi data

Klik Kalau sudah

selesai
Data diisi di sini, berdasarkan baris, 1 baris = 1 record untuk 1 object

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 10

 RELASI (Relationship)
11

 Relasi adalah sebuah sistem dari database yang

menyatakan hubungan antar tabel
 Macam-macam Relasi
 One to One
 Disebut relasi one to one jika ada 1 record pada tabel pertama
berhubungan dengan 1 dan hanya 1 record ditabel kedua
 Contoh : anak dari tabel anak berhubungan dengan ortu di tabel
orang tua
 One to Many
 Disebut relasi one to many jika ada 1 record pada tabel pertama
berhubungan dengan lebih dari 1 record di tabel kedua
 Contoh : Siswa dari tabel Mahasiswa berhubungan dengan Mata
kuliah dari tabel jadwal

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 MENGATUR RELASI
12

klik klik
Pilih tabel nya
Nanti akan muncul Kalau ada
jendela show table beberapa tabel
untuk memasukkan ulangi sampai
tabel kedalam selesai
pengaturan relasi

Kalau sudah
klik close
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi
 Tampilan pengaturan relasi One to One to
one many

Pengaturan jenis relasi

Tampilannya diatas

Drag field dari tabel yang satu ke tabel satunya

yang berfungsi sebagai penghubung ,
Kemudian akan muncul jendela seperti
disamping

Setelah selesai tutup

dan di simpan
Menunjukkan field penghubung
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 13
 QUERY
14

 Query adalah kemampuan access untuk menampilkan

data dari tabel ataupun query lain
 Macam-macam Query
 Select merupakan query yang dipakai untuk menampilkan data dari
tabel atau query yang lain sesuai kriteria
 Append merupakan query yang dipakai untuk mengambil data dari
sebuah tabel dan dimasukkan kedalam tabel yang lainnya
 Update merupakan query yang dipakai untuk merubah data field
dari sebuah tabel sesuai kriteria
 Delete merupakan query yang dipakai untuk menghapus data
record dari sebuah tabel sesuai kriteria
 MakeTable merupakan query untuk membuat tabel baru dari
kumpulan data tabel atau query yang lain
 dll

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 MEMBUAT QUERY
15

klik klik Pilih tabel nya

Kalau ada
Nanti akan muncul beberapa tabel
jendela show table ulangi sampai
untuk memasukkan selesai
tabel atau query
kedalam bagian query Kalau sudah
yang akan dibuat klik close
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi
 Tampilan pembuatan Query

Daftar tabel
/ query lain
yang diambil
datanya

Tempat pengaturan
field yang akan
ditampilkan data hasil
Query, beserta kriteria
yang ada

Kalau tabel atau Query

sumbernya lebih dari 1
Pilih tabelnya dulu baru
Macam- fieldnya
Klik untuk macam type Kalau sudah
menjalanka Query, selesai ditutup
n Query dan default kemudian
melihat hasil adalah Select disimpan

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 16

 FORM
17

 Form adalah sebuah interface atau antarmuka dari

access untuk mengisikan data kedalam tabel atau
mengambil data dari tabel kedalam bagian-bagian
form tertentu
 Dalam pembuatan form ada dua cara
 Form Wizard digunakan untuk membentuk form dengan cara
cepat dari sebuah tabel atau query
 Form Design digunakan untuk membentuk form yang bersifat
lebih spesifik berdasarkan aturan yang ditentukan sendiri

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 MEMBUAT FORM
18

 FORM WIZARD

Klik Klik pilih Form Wizard

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 Tampilan Form Wizard
Pilih
model
Form

klik

klik
Pilih Tabel / Query

Pindahkan field yang

Akan dibuat Form
ke kanan dengan
Tombol yang dilingkari

Tulis
nama
Form
klik Pilih warna
klik Form
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 19
 Tampilan akhir Form Wizard

Tutup
untuk
melakukan
pekerjaan
lain

Nama Form akan muncul disini Form akan tampil disini

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 20

 MEMBUAT FORM
21

 FORM DESIGN

Klik Klik

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

Tampilan form design

Memilih
Control
yang
akan di
atur

Propertie
s (aturan
masing-
masing
Control)

Menjalankan Setelah selesai

Form untuk From baru yang Control untuk tutup kemudian
melihat hasil masih kosong membuat form simpan
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 22
 MACRO
23

 Macro adalah kumpulan perintah yang akan

membantu Form untuk menjalankan fungsinya.
 Macro juga dapat berjalan sendiri tanpa melalui
form, tetapi yang sering dipakai makro dimasukkan
kedalam bagian dari form
 Untuk makro yang dimasukkan kedalam form
biasanya berada didalam perintah tombol, ataupun
control lain yang memungkinkan

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 MENULIS MAKRO
24
 Untuk Macro yang berada dalam control form Klik Even dari Properties Control

Pilih perintah
Klik Control (Componen) form Klik akan
muncul
Pilih Macro seperti
Builder Klik disamping

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 Tampilan Macro Builder, tampilan ini juga ada jika memuat macro secara langsung

Klik
untuk
close

Tambahan Klik
Tempat Tempat isian dari untuk
memilih perintah, muncul alat jika ada
ketentuan Simpan
perintah di bagian bawah
lain
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 25
 REPORT
26

 Report adalah interface untuk menampilkan data

dari tabel atau query berupa daftar lengkap dari field
dan record
 Dari pembuatannya report dibagi menjadi:
 Report Wizard yang merupakan cara pembuatan report
secara cepat dengan menghubungkan dengan tabel atau query
yang bersangkutan
 Report Design yang merupakan cara pembuatan report
untuk kebutuhan yang lebih spesifik

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 MEMBUAT REPORT
27

 REPORT WIZARD

klik klik

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 Tampilan Report Wizard
Pilih model
pengelompoka
n

Klik

Pilih Tabel / query Klik

Pilih field
pindahkan
kekanan dengan
tombol yang
dilingkari

Klik
Pengurutan
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 28
 Tampilan Report Wizard

Tampilan report

Klik

Pilihan
Warna
Klik
Tulis Nama
Report Klik

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 29

 PEMBUATAN REPORT
30

 REPORT DESIGN

Klik

Klik

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

Tampilan Report design

Untuk melihat
report yang
sedang dibuat

Pemilihan
control
yang akan
diatur

Properties
(pengatura
n masing-
masing
control

Report yang masih Kosong Control untuk Kalau sudah selesai close
membuat report kemudian simpan
SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi 31
 MODULE
32

 Module merupakan kumpulan perintah yang dapat

digunakan untuk menggantikan macro, yang berupa
bahasa pemrograman Visual Basic
 Module seringnya dipakai dalam control form,
tetapi modul juga bisa dipakai secara langsung
 Module akan dipelajari pada bagian Microsoft
Access Tingkat Lanjutan

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 TAMPILAN MODULE
33

Tempat
menulis
module

Contoh Module

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi

 BAGIAN PENDUKUNG
34

 Selain hal-hal yang sudah ditampilkan diatas, juga

diperlukan untuk mengatur beberapa bagian pendukung
serta Option dari Microsoft Access
 Yang harus diatur pertama adalah Switchboard
Manager, dimana fungsinya dipakai untuk memudahkan
pemanggilan form dan report yang ada, jadi semacam
menu untuk sistem yang dimaksud
 Sedangkan pengaturan Option dari Microsoft Access
digunakan untuk menentukan cara kerja sistem dan
pengaturan tingkat security atau keamanan sistem yang
akan dibuat

SKOMTEK Sentra Komputer & Teknologi