Modul

Access

USBYPKP
A. Pendahuluan
Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk
mengolah Database model relasional karena terdiri dari lajur
kolom dan baris. Dalam merancang database antara Tabel, Form,
Query, Report, Macro, Modul dan Pages saling terkait sehingga
dapat dikoordinasikan dalam pembuatan Tombol Macro, Menu
Drop Down dan Menu Switchboard.
Dengan Microsoft Office Access mahasiswa dapat merancang
Aplikasi Database diantaranya yaitu untuk membuat aplikasi
program:
1. Administrasi Pendidikan,
2. Gaji Karyawan/Pegawai,
3. Kehadiran/Absensi,
4. Persediaan Barang,
5. Penjualan dan Pembelian,
6. Antrian Kunjungan Berobat.
Selain itu, masih banyak aplikasi lainnya yang bisa mahasiswa buat dengan Microsoft Access.

Memulai Microsoft Access 2013

 Klik tombol Start.
 Lanjutkan dengan memilih All Programs > Microsoft Office 2013 > Access 2013
atau dengan cara mengklik dua kali icon Access 2013 yang ada di Desktop komputer.

B. Membuat Database
Untuk membuat sebuah Struktur Data (Database) kosong, langkah-langkahnya cukup
mudah, yaitu:
1. Pada halaman awal Access 2013, pilihlah Blank desktop database pada panel sebelah kiri.

2. Selanjutnya pada panel seperti di bawah ini. Gantilah nama pada kotak File Name, dalam hal
ini sebagai contoh berilah nama dengan ‘Latihan1(Nama)’ kemudian klik tombol Create.

1
 3. Setelah kalian menekan tombol Create, akan terbuat sebuah database yang masih
kosong. Kemudian kalian akan dihadapkan pada bidang kerja seperti berikut:

Sampai tahap ini kalian telah mempelajari cara membuat database kosong (New
Database) dengan Access 2013.

C. Mengenal Struktur Data (Database) pada Table

Field : Struktur data yang merupakan bagian dari kolom.
Record : Data yang terangkai berdasarkan susunan beberapa field, yang
merupakan bagian dari baris
Tables : Struktur data yang terdiri dari field-field (diberi nama sesuai dengan
kebutuhan), yang dirancang pada suatu table

Forms : Untuk membuat rancangan tampilan dalam bentuk tabel (form) sebagai bahan
untuk entry data
Queries : Untuk membuat relasi atau pengabungan (link) dari beberapa table
(rangkaian atau gabungan beberapa bagian struktur data).
Reports : Untuk menampilkan data-data dalam bentuk tampilan/format laporan sesuai
dengan data yang diproses.

2
D. Merancang Struktur Data (Database) melalui Table
Sebelum membuat table pada aplikasi Microsoft Access, kalian perlu membuat dulu
perencanaan penyusunan field-field yang akan menjadi informasi dari aplikasi yang dirancang,
agar data yang dihasilkan menjadi tepat dan akurat.
Berikut adalah Soal Latihan:
Rancanglah sebuah struktur data pada Table untuk pendataan mahasiswa baru pada Prodi
Manajemen dengan nama tabel ‘BIODATA MAHASISWA’ dan rangkaian field sebagai
berikut:
Field Name Data Type Field Size Caption
No Auto Number Long integer Nomor urut
NIM Short text 9 Nomor Induk Mahasiswa
Nama Short text 25 Nama lengkap
L/P Short text 1 Jenis kelamin (L=Laki-laki;
P=Perempuan)
TgL Date/Time Medium Date Tanggal lahir
T4L Short text 25 Tempat lahir
Asal Sekolah Short text 25 Nama SMA/K asal
email Short text 25 Alamat email

E. Membuat Struktur Data (Database) pada Table

1. Bukalah database yang telah dibuat sebelumnya yaitu ‘Latihan1(Nama).accdb’
2. Klik tab menu Create
3. Klik icon Table Design

4. Akan tampil halaman seperti berikut:

3
5. Isi masukan Field Name, Data Type, Field Size, Caption seperti yang telah disusun
sebelumnya. Cermati gambar di bawah.

6. Berikan Field Kunci (Primary Key) untuk field Nomor Induk (tujuannya untuk
menghindari terjadinya pemasukan Nomor Induk yang sama/double atau pekerjaan
berulang)
7. Klik field NIM
8. Klik icon Primary Key

9. Klik Icon Save untuk menyimpan table tersebut

10. Maka muncul form dialog Save As

11. Ketik BIODATA MAHASISWA untuk memberi nama table (nama salah satu rangkaian
struktur data) tersebut

[AUTHOR NAME] 4
F. Mengedit Struktur Data (Database) pada Table
Jika kalian ingin memperbaiki (mengedit) salah satu field pada
BIODATA MAHASISWA yang terdapat pada table, misalnya field
Jenis Kelamin Data Type menjadi Lookup Wizard maka
tahapannya adalah seperti berikut ini:
1. Klik kanan pada BIODATA MAHASISWA: Table
2. Pilih dan klik Design View
3. Klik pada Data Type Jenis Kelamin (L/P) ubah pilihan
Short Text menjadi Lookup Wizard…

4. Klik option I will type in the values that I want

5. Klik Next
6. Isi pada Number of columns seperti berikut:

[AUTHOR NAME] 5
 7. Klik Finish

G. Tugas Tabel
Pada database LATIHAN 1 (NAMA) buat tabel BIODATA MAHASISWA yang ada
di materi dan masukkan 9 data (bebas) pada tabel BIODATA MAHASISWA tsb,
kemudian buat kembali 2 tabel berikutnya cara yang sama yaitu tabel NILAI
MAHASISWA dan tabel KEUANGAN MAHASISWA dengan Struktur Database sbb:

Tabel NILAI MAHASISWA

Catatan:
NIM, Nama, Kelas, dan Mata Kuliah tipe data Short Text, serta Nilai tipe data
Number.

Tabel KEUANGAN MAHASISWA

Catatan:
NIM dan Nama tipe data Short Text, Angkatan tipe data Number, SPP/DPP dan Sisa
Angsuran tipe data Currency, serta Keterangan tipe data Long Text.

[AUTHOR NAME] 6
H. Hubungan Antar Tabel (Relationship)
Database dengan kapasitas besar menggunakan lebih dari satu table. Dan seluruh table
itu harus saling dihubungkan, untuk itu mutlak diperlukan kehadiran suatu hubungan
(relationship).
Secara garis besar, jenis-jenis hubungan antar tabel dibagi menjadi empat, yaitu:
1) ONE – TO – ONE (SATU KE SATU)
Hubungan ini adalah hubungan yang menghubungkan sebuah field pada table induk
ke tepat sebuah field pada table anak, akan tetapi hubungan ini relatif jarang
dipergunakan karena jika field pada table anak hanya cocok dengan satu field pada
table induk, mengapa field pada table anak tersebut tidak dijadikan satu pada table
induk dengan menambahkan field-field table anak pada table induk?.

2) ONE – TO – MANY (SATU KE BANYAK)

Hubungan yang menghubungkan satu field pada satu tabel dengan beberapa field
pada tabel lainnya.

3) MANY – TO – ONE (BANYAK KE SATU)

Hubungan kebalikan dari One To Many (Satu Ke Banyak) atau biasa disebut
dengan look up table relationship. Hubungan ini tidak saling terhubung ke kunci
primer pada kedua tabel.

4) MANY – TO – MANY (BANYAK KE BANYAK)

Hubungan Many To Many ini hampir tidak mungkin ada. Jika ada biasanya terjadi
karena kesalahan dalam perancangan tabel.

[AUTHOR NAME] 7
Langkah-langkah untuk membuat hubungan antar table adalah sebagai berikut :

1. Klik tombol Relationship pada menu Database Tools.

2. Kemudian akan muncul tab Relationship dan kotak dialog Show Table di latar depan,
tampilkan tabel yang akan dihubungkan dengan cara sorot nama tabel lalu klik Add.
Setelah selesai klik Close.

3. Untuk membuat hubungannya, klik Edit Relationship , maka akan muncul

kotak dialog Edit Relationship kemudian klik tombol Create New.

[AUTHOR NAME] 8
4. Tentukan tabel dan field yang dihubungkan pada Left dan Right Table Name serta
Left dan Right Column Name, klik OK.

5. Kemudian akan muncul kembali kotak dialog Edit Relationship. Klik checkbox Enforce
Referential Integrity untuk menampilkan jenis hubungannya, lalu klik tombol Create.

[AUTHOR NAME] 9
6. Lakukan langkah 3, 4 dan 5 untuk membuat hubungan pada tabel BIODATA
MAHASISWA dan tabel KEUANGAN MAHASISWA, maka bentuk hubungannya adalah
sebagai berikut :

[AUTHOR NAME] 10
[AUTHOR NAME] 11