Modul Praktikum PKomp ACCESS 2013

Modul
Praktikum
Pengantar
Komputer
ACCESS 2013
F.X. Made Setianto, S.Pd.
PENDIDIKAN MATEMATIKA JPMIPA FKIP

Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
2014
Modul Praktikum Pengantar Komputer Microsoft ACCESS 2013 F.X. Made Setianto, S.Pd.
Daftar Isi
A. Pendahuluan................................................................................................................................................................ 1
B. Membuat Database ................................................................................................................................................... 1
C. Mengenal Struktur Data (Database) pada Table ........................................................................................ 2
D. Merancang Struktur Data (Database) melalui Table................................................................................ 3
E. Membuat Struktur Data (Database) pada Table ........................................................................................ 3
F. Mengedit Struktur Data (Database) pada Table......................................................................................... 5
G. Mendesain Bentuk Tampilan (Form) .............................................................................................................. 6
H. Mendesain Model Print Out (Report) ........................................................................................................... 11
TUGAS 1 .............................................................................................................................................................................. 13
I. Mendesain Menu .................................................................................................................................................... 14
TUGAS 2 .............................................................................................................................................................................. 18
A. Pendahuluan
Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi untuk
mengolah Database model relasional karena terdiri dari lajur
kolom dan baris. Dalam merancang database antara Tabel,
Form, Query, Report, Macro, Modul dan Pages saling terkait
sehingga dapat dikoordinasikan dalam pembuatan Tombol
Macro, Menu Drop Down dan Menu Switchboard.
Dengan Microsoft Office Access mahasiswa dapat merancang
Aplikasi Database diantaranya yaitu untuk membuat aplikasi
program:
1. Administrasi Pendidikan,
2. Gaji Karyawan/Pegawai,
3. Kehadiran/Absensi,
4. Persediaan Barang,
5. Penjualan dan Pembelian,
6. Antrian Kunjungan Berobat.
Selain itu, masih banyak aplikasi lainnya yang bisa mahasiswa buat dengan Microsoft Access.
Memulai Microsoft Access 2013
Klik tombol Start.
Lanjutkan dengan memilih All Programs > Microsoft Office 2013 > Access 2013
atau dengan cara mengklik dua kali icon Access 2013 yang ada di Desktop komputer.
B. Membuat Database
Untuk membuat sebuah Struktur Data (Database) kosong, langkah-langkahnya cukup
mudah, yaitu:
1. Pada halaman awal Access 2013, pilihlah Blank desktop database pada panel sebelah kiri.
2. Selanjutnya pada panel seperti di bawah ini. Gantilah nama pada kotak File Name, dalam hal
ini sebagai contoh berilah nama dengan Latihan1 kemudian klik tombol Create.
3. Setelah kalian menekan tombol Create, akan terbuat sebuah database yang masih
kosong. Kemudian kalian akan dihadapkan pada bidang kerja seperti berikut:
Sampai tahap ini kalian telah mempelajari cara membuat database kosong (New
Database) dengan Access 2013.
C. Mengenal Struktur Data (Database) pada Table
Field
: Struktur data yang merupakan bagian dari kolom.
Record : Data yang terangkai berdasarkan susunan beberapa field, yang
merupakan bagian dari baris
Tables : Struktur data yang terdiri dari field-field (diberi nama sesuai dengan
kebutuhan), yang dirancang pada suatu table
Forms
: Untuk membuat rancangan tampilan dalam bentuk tabel (form) sebagai bahan
untuk entry data
Queries : Untuk membuat relasi atau pengabungan (link) dari beberapa table
(rangkaian atau gabungan beberapa bagian struktur data).
Reports : Untuk menampilkan data-data dalam bentuk tampilan/format laporan sesuai
dengan data yang diproses.
Macros : Untuk mengkoordinasikan dan mengendalikan pekerjaan dari menu table, form,
report, dan query menjadi tombol serta menu secara otomatis.
Pages : Untuk merancang tampilan data Access pada halaman web melalui sistem
jaringan(server)
Modules : Digunakan untuk membuat rancangan modul pengolahan database yang dibuat
dengan mengunakan kode pada visual basic.
D. Merancang Struktur Data (Database) melalui Table

Sebelum membuat table pada aplikasi Microsoft Access, kalian perlu membuat dulu
perencanaan penyusunan field-field yang akan menjadi informasi dari aplikasi yang dirancang,
agar data yang dihasilkan menjadi tepat dan akurat.
Berikut adalah Soal Latihan:
Rancanglah sebuah struktur data pada Table untuk pendataan mahasiswa baru pada Prodi
Pendidikan Matematika dengan nama tabel BIODATA MAHASISWA dan rangkaian
field sebagai berikut:
Field Name
No
NIM
Nama
L/P
Data Type
Auto Number
Short text
Short text
Short text
Field Size
Long integer
9
25
1
TgL
T4L
Asal Sekolah
email
Date/Time
Short text
Short text
Short text
Medium Date
25
25
25
Caption
Nomor urut
Nomor Induk Mahasiswa
Nama lengkap
Jenis kelamin (L=Laki-laki;
P=Perempuan)
Tanggal lahir
Tempat lahir
Nama SMA/K asal
Alamat email
E. Membuat Struktur Data (Database) pada Table

1. Bukalah database yang telah dibuat sebelumnya yaitu Latihan1.accdb
2. Klik tab menu Create
3. Klik icon Table Design
4.
Akan tampil halaman seperti berikut:
5.
Isi masukan Field Name, Data Type, Field Size, Caption seperti yang telah disusun
sebelumnya. Cermati gambar di bawah.
6.
Berikan Field Kunci (Primary Key) untuk field Nomor Induk (tujuannya untuk
menghindari terjadinya pemasukan Nomor Induk yang sama/double atau pekerjaan
berulang)
Klik field NIM
Klik icon Primary Key
7.
8.
9. Klik Icon Save untuk menyimpan table tersebut

10. Maka muncul form dialog Save As
11. Ketik BIODATA MAHASISWA untuk memberi nama table (nama salah satu rangkaian
struktur data) tersebut
F. Mengedit Struktur Data (Database) pada Table

Jika kalian ingin memperbaiki (mengedit) salah satu field pada
BIODATA MAHASISWA yang terdapat pada table, misalnya field
Jenis Kelamin Data Type menjadi Lookup Wizard maka
tahapannya adalah seperti berikut ini:
1. Klik kanan pada BIODATA MAHASISWA: Table
2. Pilih dan klik Design View
3. Klik pada Data Type Jenis Kelamin (L/P) ubah pilihan
Short Text menjadi Lookup Wizard
4. Klik option I will type in the values that I want
5. Klik Next
6. Isi pada Number of columns seperti berikut:
7. Klik Finish
G. Mendesain Bentuk Tampilan (Form)
Untuk membuat Form pastikan tab menu Create aktif
Klik icon Form Design
Maka selanjutnya akan muncul Form Design Standar seperti di bawah ini
1. Memasukkan Fields ke Form

a. Klik icon Add Existing Fields untuk mengeluarkan Field List
b. Double klik satu persatu pada Field List untuk memasukan field ke dalam form
Maka field tersusun semua dalam form seperti gambar di atas.

c. Atur kotak text, kira-kira sesuai dengan ukuran masing-masing field
d. Jika sudah fix silakan simpan form dengan mana Form Mahasiswa
2. Membuat Tombol Perintah

Button berguna untuk membuat tombol perintah pada form. Tombol Button akan
melaksanakan intruksi sesuai dengan perintah sesuai tombol Button yang kalian pilih
agar memudahkan pengoperasian pada saat entry data.
a. Klik tombol Button yang ada pada menu Design.
b. Arahkan kursor ke dalam bagian bawah form di mana tombol Button akan diletakkan
kemudian klik.
c. Setelah di klik akan muncul form aksi (Actions) yang dikelompokkan menurut
kategorinya (Categories). Pada contoh berikut ini kalian akan menentukan pilihan
tombol untuk menambah record (data).
d. Klik option Text: Pada kotak text ketik Tambah, klik Next
e. Ketik nama tombol cmdTambah dan klik Finish
f. Kerjakan dengan perintah yang sama untuk tombol Hapus dan Tutup Form.
3. Memberikan Judul Tampilan (Form)

a. Klik icon Label
b. Arahkan kursor ke dalam bagian atas form dan klik, ketik FORM DATA MAHASISWA
PEND. MATEMATIKA USD
4. Mengedit Caption Field

a. Klik Caption yang akan diedit misalnya Nomor Urut
b. Klik Property Sheet, maka muncul daftar Property
c. Pada tabulasi Format ganti Caption dengan No. Urut
10
H. Mendesain Model Print Out (Report)

Pada kasus ini kalian akan mengunakan fasilitas Wizard agar cepat dalam pembuatan laporan
atau report. Berikut adalah tahapannya:
1. Pastikan tab menu berada pada Create, klik icon Report Wizard
2. Maka muncul form dialog seleksi field berikut
3. Klik tanda > untuk memilih field yang akan di tampilkan ke laporan (pada contoh ini
No tidak di pilih), klik Next, dan klik Next sekali lagi
4. Maka selanjutnya akan muncul form grouping.
Pada tahap ini ditanyakan apakah kalian mau membuat Group data? Pada contoh ini kita
tidak akan membuat grup data. Untuk itu langsung klik Next.
11
5. Selanjutnya akan muncul form Sort order seperti di bawah ini.
Pada tahap ini ditanyakan apakan kalian mau mengurutkan data ? Apabila Ya, berdasarkan
field apa? Pada contoh ini urutkan data berdasarkan field NIM.
Klik pada combo 1, urutkan berdasarkan NIM. Klik Next
6. Selanjutnya akan muncul form dialog mengatur kertas report, klik Orientation: Landscape.
Klik Next.
7. Selanjutnya akan muncul kotak teks untuk memberi nama Report yang telah dibuat.
Ketik title report: LAPORAN BIODATA MAHASISWA, klik Finish
12
8. Maka terciptalah Model Print Out secara Laporan yang siap dicetak dengan tampilan
seperti berikut:
TUGAS 1:
1. Buatlah tabel BIODATA MAHASISWA yang mencakup: NIM, nama, jenis kelamin, tempat
dan tanggal lahir, golongan darah, alamat email, dan nomor kontak (HP/WA/BBM)!
2. Rancanglah sebuah tabel untuk pendataan dosen pada Prodi Pendidikan Matematika
JPMIPA USD dengan nama tabel BIODATA DOSEN, gunakan data seadanya yang ada
pada web USD!
3. Buat 2 tabel ini pada file ACCESS yang sama, simpan di folder kalian dengan nama NIM
kalian, contoh: 131414143.accdb
13
I. Mendesain Menu
Pembuatan menu program berupa tombol menu yang memiliki link dengan menu tersebut
dapat dibuat melalui Menu Switchboard.
Langkah pertama pada ACCESS 2013 yang baru pertama kali dipakai yaitu memunculkan
ribbon Switchboard Manager, caranya yaitu,
1. Buka ACESS 2013, masuk menu FILE > OPTIONS > CUSTOMIZE RIBBON > Choose
commands from: All Commands > Switchboard Manager
2. Sebelum menambahkan ribbon Switchboard Manager ke tab ACCESS 2013, buatlah

dulu New Grup pada Database Tools.
14
3. Tambahkan ribbon Switchboard Manager ke New Group Database Tools, klik Add
4. Klik OK maka pada tab ACCESS 2013 kalian sudah muncul ribbon Switchboard
Manager.
Kemudian langkah membuat Menu Switchboard adalah sebagai berikut, terlebih dahulu buka
file Latihan.accdb kalian:
1. Klik tab menu Database Tools
2. Klik icon menu Switchboard Manager
3. Apabila ada pertanyaan untuk menciptakan satu Switchboard seperti gambar di bawah
maka klik Yes
4. Klik Edit untuk mengubah nama menu, ketik pada kotak Switchboard, Name: Menu
Biodata Prodi P.Matematika
15
5. Membuat Item Menu

a. Klik New.. untuk membuat item menu tombol input data
b. Pada Text: ketik Input Biodata Mahasiswa
Pada Command: klik combo pilih Open Form in Add Mode
Pada Form: klik combo pilih Form Mahasiswa
Klik OK
Menu Biodata Prodi P. Matematika
c. Klik New.. untuk membuat item menu tombol Laporan:

Pada Text: ketik Laporan Biodata Mahasiswa
Pada Command: klik combo pilih Open Report
Pada Report: klik combo pilih LAPORAN BIODATA MAHASISWA
Klik OK
16
d. Klik New.. untuk membuat item menu tombol tutup program:

Pada Text: ketik Tutup
Pada Command: klik combo pilih Exit Application
Klik OK
e.
Maka item menu tampak tersusun tiga item. Klik Close
Menu Biodata Prodi P. Matematika
f.
Maka Menu Switchboard siap untuk dijalankan

Klik kanan pada Switchboard
Pilih Open
17
TUGAS 2:
1. Lengkapi fasilitas menu Switchboard ini dengan BIODATA DOSEN yang sudah kalian buat
sebelumnya!
2. Silakan diisi datanya (entry), untuk dosen harus lengkap sedangkan untuk data mahasiswa
diisi dengan data kalian, 5 NIM di atas kalian dan 5 NIM di bawah kalian!
Contoh:
NIM saya 131414143 maka data teman yang saya entry adalah
No
NIM
1
131414138
2
131414139
3
131414140
4
131414141
5
131414142
6
131414143
7
131414144
8
131414145
9
131414146
10 131414147
11 131414148
18

Modul Praktikum PKomp ACCESS 2013

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul Praktikum PKomp ACCESS 2013

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul

F.X. Made Setianto, S.Pd.

PENDIDIKAN MATEMATIKA JPMIPA FKIP

D. Merancang Struktur Data (Database) melalui Table

E. Membuat Struktur Data (Database) pada Table

Akan tampil halaman seperti berikut:

9. Klik Icon Save untuk menyimpan table tersebut

F. Mengedit Struktur Data (Database) pada Table

4. Klik option I will type in the values that I want

1. Memasukkan Fields ke Form

Maka field tersusun semua dalam form seperti gambar di atas.

2. Membuat Tombol Perintah

e. Ketik nama tombol cmdTambah dan klik Finish

3. Memberikan Judul Tampilan (Form)

4. Mengedit Caption Field

H. Mendesain Model Print Out (Report)

2. Maka muncul form dialog seleksi field berikut

5. Selanjutnya akan muncul form Sort order seperti di bawah ini.

2. Sebelum menambahkan ribbon Switchboard Manager ke tab ACCESS 2013, buatlah

5. Membuat Item Menu

Menu Biodata Prodi P. Matematika

c. Klik New.. untuk membuat item menu tombol Laporan:

d. Klik New.. untuk membuat item menu tombol tutup program:

Maka item menu tampak tersusun tiga item. Klik Close

Menu Biodata Prodi P. Matematika

Maka Menu Switchboard siap untuk dijalankan

Anda mungkin juga menyukai