290 - Computer For Business Database

POLITEKNIK LP3I
Computer for
Business Database
Microsoft Access & Microsoft Excel
Asye Rachmawaty, S.T., M.M.
Politeknik LP3I
Jalan Pahlawan No. 59 Bandung, 40123
Telp. 022-2506500, Fax. 022-2512564
POLITEKNIK LP3I
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kepada Allah AWT, atas karunia dan rahmat-Nya dan tidak
lupa bantuan dari semua pihak penulis dapat menyelesaikan modul Computer For
Business Database menggunakan Microsoft Access dan Microsoft Excel.
Melalui modul ini diharapkan mahasiswa dapat membuat sebuah aplikasi
berbasis database dengan menggunakan Microsoft Access yang terdapat di dalam
Microsoft Office. Dimana fitur-fitur yang diberikan oleh Microsoft Access dapat
dimengerti oleh seorang pemula dalam pembuatan aplikasi. Microsoft Access dapat
digunakan untuk membuat aplikasi sederhana maupun aplikasi yang rumit.
Kemudahan penggunaan Microsoft Access adalah salah satunya daya tarik
yang memikat para pengguna database di dunia. Produk microsoft ini banyak juga
dipakai oleh usaha kecil menengah. Bahkan, tidak hanya bidang perdagangan, dunia
pendidikan pun mulai tertarik menggunakannya.
Modul Computer For Business Database menggunakan Microsoft Access dan
Microsoft Excel ini dibuat untuk lingkungan Politeknik LP3I, modul ini membahas
secara praktis bagaimana membuat aplikasi dari awal hingga akhir berbentuk tutorial
serta langkah-langkah secara detail. Diharapkan modul ini dapat dijadikan acuan
dalam membuat aplikasi database sederhana menggunakan Microsoft Access dan
Microsoft Excel.
Bandung, Februari 2020
Penulis
Computer for Business Database i

POLITEKNIK LP3I
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................. 1
1.1 Pengertian Database.......................................................................................... 1
1.2 Microsoft Access ................................................................................................ 1
1.3 Table Relationships ............................................................................................ 3
BAB II MEMBUAT DATABASE DAN TABEL ................................................................ 9
2.1 Membuat Table dan Relationships ..................................................................... 9
BAB III MEMBUAT QUERY ........................................................................................ 13
3.1 Query Design ................................................................................................... 13
3.2 Query Wizard ................................................................................................... 16
3.2.1 Simple Query Wizard ................................................................................ 16
3.2.2 Crosstab Query Wizard ............................................................................. 18
3.2.3 IF Function ................................................................................................ 21
BAB IV MEMBUAT FORM DAN SUBFORM ............................................................... 23
4.1 Membuat Form Entry dengan Design View ...................................................... 23
4.2 Membuat Form Entry dengan Form Wizard ...................................................... 24
4.3 Membuat SubForm .......................................................................................... 27
4.4 Membuat Tombol Wizard ................................................................................. 33
BAB V MEMBUAT REPORT....................................................................................... 36
5.1 Membuat Report dengan Wizard ...................................................................... 36
5.2 Membuat Report dengan Basic Report............................................................. 39
BAB VI MENU UTAMA APLIKASI DENGAN SWITCHBOARD ................................... 40
6.1 Membuat Menu Utama Aplikasi Kepegawaian ................................................. 40
BAB VII FUNGSI DALAM MICROSOFT EXCEL ......................................................... 44
7.1 Fungsi Aritmatika ............................................................................................. 44
7.2 Fungsi Logika ................................................................................................... 46
7.3 Fungsi Lookup.................................................................................................. 47
BAB VIII MANAJEMEN DATA DALAM MICROSOFT EXCEL ..................................... 51
8.1 Penggunaan Sort dan Filter.............................................................................. 51
Computer for Business Database ii
POLITEKNIK LP3I
8.1.1 Sort ........................................................................................................... 51

8.1.2 Filter .......................................................................................................... 53
8.2 Penggunaan Subtotal ....................................................................................... 54
8.3 Penggunaan Pivot Table .................................................................................. 56
8.4 Penggunaan Charts ......................................................................................... 57
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................iii
Computer for Business Database iii

POLITEKNIK LP3I
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Pengertian Database

Database adalah suatu kumpulan data yang saling berhubungan secara logis
dan penjelasan tentang data yang terhubung tersebut dirancang sedemikian rupa
sehingga dapat memberikan informasi yang diperlukan oleh organisasi (Connolly, :65).
Menurut Anhar ( :45), “Database adalah sekumpulan tabel-tabel yang berisi data dan
merupakan kumpulan dari field atau kolom. Struktur file yang menyusun sebuah
database adalah Data Record dan Field”.
Begitu pula Eko Koswara (2011:95) menyatakan bahwa database adalah
kumpulan data-data dalam bentuk tabel yang saling berhubungan yang disimpan
dalam media perangkat keras (contohnya : Harddisk) yang dapat diambil lagi sebagai
informasi.
Sehingga dari ketiga terori di atas dapat disimpulkan bahwa database adalah
sekumpulan tabel yang berisi data yang saling berhubungan secara logis, disimpan
dalam media perangkat keras yang dapat diambil sebagai informasi untuk keperluan
organisasi.
1.2 Microsoft Access

Langkah-langkah Membuat Database dan Tabel dengan menggunakan
Microsoft Access:
1. Setelah Anda berada dalam Windows Desktop, silahkan Anda klik Start – All
Programs – Microsoft Office – Microsoft Access.
Computer for Business Database 1

POLITEKNIK LP3I
2. Selanjutnya akan tampil program Microsof Access, kemudian klik pilihan Blank
Database di sebelah kanan layar monitor, maka akan tampilan sbb :
3. Ketik di kotak isian File Name nama database-nya, sebagai contoh silahkan ketik
TOKO, simpan dalam folder yang diinginkan lalu klik tombol Create.
4. Selanjutnya akan tampil tampilan seperti di bawah ini :

POLITEKNIK LP3I
5. Untuk memulai membuat tabel, pilih View kemudian Design View.
6. Maka berikutnya akan tampil Design View dari Table1 setelah disimpan terlebih
dahulu.
1.3 Table Relationships

1. One to One, dimana relasi antar tabel memiliki hubungan satu ke satu.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat relationships One to One adalah

sebagai berikut:
a. Buat design table seperti di bawah ini, save dengan nama tdosen.
Field Name Data Type Field Size Format

kd_dosen Text 5 -
nama_dosen Text 30 -

POLITEKNIK LP3I
b. Beri Primary Key untuk field kd_dosen, dengan cara klik kanan tepat di field
kd_dosen kemudian pilih Primary Key atau klik ribbon Primary Key.
c. Buat tabel kedua dengan field di bawah ini, save dengan nama tsmt.

smt Text 1 -
nama_smt Text 6 -
kd_dosen Lookup Wizard 5 -
d. Beri Primary Key pada field kd_dosen, Data Type dipilih Lookup Wizard

POLITEKNIK LP3I
e. Lakukan proses Lookup Wizard sebagai salah satu cara untuk merelasikan
kedua tabel.
Pilih button I want the lookup field... kemudian klik Next
Pilih Table: tdosen kemudian klik Next

POLITEKNIK LP3I
Pindahkan field kd_dosen ke kolom Selected Fields: kemudian klik Next
Jika data ingin diurutkan, maka silahkan pilih Ascending untuk mengurutkan
dari kecil ke besar (A to Z) dan pilih Descending untuk mengurutkan dari besar
ke kecil (Z to A), kemudian klik Next
Maka akan tampil gambar seperti di atas, klik Next atau Finish untuk
mengakhiri proses. Save tabel.
Buka Datasheet View untuk melihat yang dihasilkan oleh Lookup Wizard.

POLITEKNIK LP3I
f. Untuk mengetahui hasil relationships, pilih Database Tools kemudian pilih

Relationships. Note: Close table sebelumnya!
g. Pilih Edit Relationships untuk memanipulasi hubungan antar tabel, check list
semua option yang diminta dengan pengertian:
- Enforce Referential Integrity adalah memaksakan adanya suatu hubungan
keterkaitan antara dua tabel
- Cascade Update Related Fields adalah apabila melakukan perubahan field
pada tabel JUAL, maka field pada tabel BAYAR pun ikut berubah
- Cascade Delete Related Records adalah apabila melakukan penghapusan
record pada tabel JUAL, maka record pada tabel BAYAR pun ikut terhapus
Maka akan terlihat hasilnya seperti berikut
h. Pembuatan relasi antar tabel bisa juga dibuat dengan cara meng-edit langsung
di Relationships dengan cara men-Drug.

POLITEKNIK LP3I
2. One to Many, dimana relasi antar tabel memiliki hubungan satu ke banyak.
Lakukan relasi antar tabel dengan hubungan One to Many dengan cara Lookup
Wizard atau Drug.
3. Many to Many, dimana relasi antar tabel memiliki hubungan banyak ke banyak
atau merupakan hubungan dari dua atau lebih tabel utama dengan tabel
pendukung. Lakukan relasi antar tabel dengan hubungan Many to Many dengan
cara Lookup Wizard atau Drug.
Latihan 1
Buat kelompok dengan jumlah anggota lima orang, mulailah memikirkan/putuskan
kasus yang dapat diselesaikan dengan menggunakan aplikasi bisnis Microsoft Access.
Rancanglah tabel-tabel serta relasikan sesuaikan dengan kebutuhan sistem.

POLITEKNIK LP3I
BAB II
MEMBUAT DATABASE DAN TABEL
Modul ini akan mempelajari dan mempraktekan bagaimana membuat sebuah

aplikasi kepegawaian dengan Microsoft Access, dimana aplikasi kepegawaian tersebut
dapat membantu pengguna untuk menghitung gaji karyawan berdasarkan jabatan,
tunjangan-tunjangan, status pernikahan, asuransi, serta potongan koperasi. Tidak
hanya menghitung gaji karyawan, aplikasi ini dapat memberikan informasi-informasi
kepegawaian lainnya yang dibutuhkan pengguna.
Beberapa tahapan akan dilakukan dalam pembuatan aplikasi kepegawaian,
seperti Table; Query; Form; Report; Macro; dan Switchboard Manager untuk membuat
sebuah menu utama. Tahapan pertama yang akan dilakukan adalan pembuatan Table.
2.1 Membuat Table dan Relationships

Aplikasi kepegawaian memiliki tujuh tabel yang saling berelasi yaitu tabel
jabatan, tabel golongan, tabel pegawai, tabel absen, tabel lembur, dan tabel potongan
koperasi. Mari kita buat tabel-tabel berikut dengan cara seperti di bawah ini:
1. Tabel Jabatan

KD_JABATAN Text 4
NAMA_JABATAN Text 30
TUNJ_JABATAN Number Long Integer Currency
Klik Datasheet View untuk mengisi data pada tabel tersebut setelah terlebih
dahulu simpan tabel dengan nama JABATAN. Isi tabel dengan data sebagai
berikut:

POLITEKNIK LP3I
2. Tabel Golongan

GOL Text 1 -
TUNJ_ISTRI_SUAMI Number Long Integer Currency
TUNJ_ANAK Number Long Integer Currency
U_MAKAN Number Long Integer Currency
IDX_LEMBUR Number Long Integer Currency
ASKES Number Long Integer Currency
dahulu simpan tabel dengan nama GOLONGAN. Isi tabel dengan data sebagai
berikut:
3. Tabel Gaji Pokok

KD_JABATAN Lookup Wizard 4 -
GOL Lookup Wizard 1 -
GJ_POKOK Number Long Integer Currency
dahulu simpan tabel dengan nama GAJI_POKOK. Isi tabel dengan data sebagai
berikut:

POLITEKNIK LP3I
4. Tabel Pegawai

NIP Text 5 -
NAMA_PEGAWAI Text 30 -
ALAMAT Text 50 -
KOTA Text 30 -
TMPT_LAHIR Text 30 -
TGL_LAHIR Date/Time - Medium Date
JENIS_KEL Text 6 -
AGAMA Text 30 -
KD_JABATAN Lookup Wizard 4 -
GOL Lookup Wizard 1 -
STATUS Text 10 -
JML_ANAK Text 2 -
PENDIDIKAN Text 5 1
FOTO Attachment - -
dahulu simpan tabel dengan nama PEGAWAI. Isi tabel dengan data yang
diinginkan.
5. Tabel Absen

BULAN Date/Time Medium Date
NIP Lookup Wizard 5 -
JML_MASUK Number Integer -
JML_SAKIT Number Integer -
JML_IJIN Number Integer -
JML_TP_KET Number Integer -
dahulu simpan tabel dengan nama ABSEN. Isi tabel dengan data yang diinginkan.

POLITEKNIK LP3I
6. Tabel Lembur

JML_LEMBUR Number Integer -
dahulu simpan tabel dengan nama LEMBUR. Isi tabel dengan data yang
diinginkan.
7. Tabel Potongan Koperasi

JML_POTONGAN Number Long Integer Currency
dahulu simpan tabel dengan nama POT_KOP. Isi tabel dengan data yang
diinginkan.
8. Membuat Table Relationships
Lakukan langkah-langkah seperti saat membuat relationships di Bab I sehingga
hasilnya seperti di bawah ini.

POLITEKNIK LP3I
BAB III
MEMBUAT QUERY
3.1 Query Design

Dalam membuat Query, pertama-tama pilih menu Create kemudian klik Query
Design seperti gambar di bawah ini.
1. Query Design dengan satu tabel, lakukan hal-hal berikut:

- Menu Show Table akan tampil setelah kita meng-klik ribbon Query Design,
Add tabel PEGAWAI untuk membuat query satu tabel.

POLITEKNIK LP3I
- Pilih Field yang ingin ditampilkan dengan cara memilih Drop Down dari field
dan table yang tersedia
- Atau Double Click pada Field Name yang diinginkan
- Pada Row Criteria untuk Field Status, ketikan “Menikah” seperti berikut

POLITEKNIK LP3I
- Klik ribbon Run atau Datasheet View untuk melihat hasilnya. Query akan
menampilkan field NIP, NAMA_PEGAWAI, STATUS (hanya yang terisi
“Menikah” saja), dan JML_ANAK
2. Query Design dengan dua tabel

- Menu Show Table akan tampil setelah kita meng-klik ribbon Query Design,
Add tabel PEGAWAI dan JABATAN untuk membuat query satu tabel.
- Pada Row Criteria untuk Field TUNJ_JABATAN, ketikan “>750000” seperti

berikut

POLITEKNIK LP3I
- Sehingga hasilnya akan tampil Query dengan field NIP, NAMA_PEGAWAI,

NAMA_JABATAN, TUNJ_JABATAN (hanya tunjangan jabatan yang bernilai
diatas 750.000 saja).
3.2 Query Wizard

Selain dengan Query Design, membuat Query dapat juga dilakukan dengan
Query Wizard. Kita akan membuat dua menu Query Wizard yaitu Simple Query
Wizard dan Crosstab Query Wizard dengan dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
3.2.1 Simple Query Wizard
1. Pilih menu Create, kemudian pilih Query Wizard kemudian pilih Simple
Query Wizard.
2. Tentukan table/query yang diinginkan untuk dijadikan query.
Nama Tabel Nama Field

NIP, NAMA_PEGAWAI, KD_JABATAN,
PEGAWAI
GOL, STATUS, JML_ANAK
GAJI_POKOK GJ_POKOK
TUNJ_ISTRI_SUAMI, TUNJ_ANAK,
GOLONGAN
IDX_LEMBUR, U_MAKAN, ASKES
POTKOP JML_POTONGAN

POLITEKNIK LP3I
3. Jika data-data dalam Query yang dihasilkan berlipat ganda dari data asli
seperti ini.
4. Maka lakukan hal seperti gambar berikut di bawah ini.
5. Sehingga hasil akhirnya akan seperti gambar di bawah ini.

POLITEKNIK LP3I
3.2.2 Crosstab Query Wizard

1. Pilih menu Create, kemudian pilih Query Wizard kemudian pilih Crosstab
Query.
2. Pilih tabel PEGAWAI kemudian klik Next.

POLITEKNIK LP3I
3. Pilih field KD_JABATAN ke dalam kolom Selected Fields, kemudian klik

Next.
4. Group By NIP, kemudian klik Next.

POLITEKNIK LP3I
5. Pilih Count dari field NAMA_PEGEWAI, kemudian klik Next.
6. Klik Finish ketika selesai memilih hasil akan ditampilkan dalam Query atau
Design. Jika memilih menampilkan dalam Query maka hasil seperti
gambar berikut.
Jika memilih Design, maka hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.

POLITEKNIK LP3I
3.2.3 IF Function
Penggunaan fungsi IF dalam Query akan dilakukan untuk membuat
Query TOTAL_GAJI. Adapun langkah-langkah membuat query tersebut
sebagai berikut:
1. Buatlah Query dari semua tabel yang sudah ada dengan field sebagai
berikut :
Tables Fields
PEGAWAI NIP
PEGAWAI NAMA_PEGAWAI as NAMA PEGAWAI
GOLONGAN GOL
JABATAN NAMA_JABATAN as NAMA JABATAN
Ekspresi TUNJ ISTRI/SUAMI
Ekspresi TUNJ ANAK
Ekspresi UANG MAKAN
Ekspresi UANG LEMBUR
GOLONGAN ASKES as POT ASKES
JABATAN TUNJ_JABATAN as TUNJ JABATAN
GAJI_POKOK GJ_POKOK as GAJI POKOK
POTKOP JML_POTONGAN as POT KOPERASI
Ekspresi TOTAL GAJI
2. Penggunaan AS yang artinya sebagai/alias dalam penamaan field adalah
seperti berikut.
3. Tuliskan Ekspresi berikut pada field :

 TUNJ ISTRI/SUAMI: IIF ([STATUS] = "MENIKAH";
[TUNJ_ISTRI_SUAMI]; 0)
 TUNJ ANAK: [TUNJ_ANAK] * [JML_ANAK]
 UANG MAKAN: [U_MAKAN] * [JML_MASUK]
 UANG LEMBUR: [IDX_LEMBUR] * [JML_LEMBUR]
 TOTAL GAJI: ([TUNJ ISTRI/SUAMI] + [TUNJ ANAK] + [UANG MAKAN]
+ [UANG LEMBUR] + [TUNJ_JABATAN] + [GJ_POKOK]) -
([JML_POTONGAN] + [ASKES])
4. Klik tombol Run untuk melihat hasilnya.

POLITEKNIK LP3I
Latihan 2
Buatlah query-query yang dibutuhkan dalam sistem yang sedang Anda kerjakan
bersama kelompok.

POLITEKNIK LP3I
BAB IV
MEMBUAT FORM DAN SUBFORM
Form adalah lembar untuk menampilkan data, memasukan data dan

memodifikasi data dengan cara atau format yang dapat di desain sendiri. Dalam
pembuatan form, dapat dilakukan dengan cara Design View dan Form Wizard.
4.1 Membuat Form Entry dengan Design View
Langkah-langkah yang dilakukan dalam pembuatan form entry dengan design
view adalah sebagai berikut:
1. Pilih menu Create – Form Design. Klik Add Existing Field untuk memilih tabel
yang akan dijadikan form.
2. Pilih tabel yang diinginkan untuk dijadikan Form (Contoh Tabel Jabatan),
kemudian tarik field/double click yang diinginkan ke daerah Detail Form.

POLITEKNIK LP3I
3. Edit Form sehingga Label Field terlihat lebih jelas dan mudah dipahami
pengguna.
4. Klik Form View untuk melihat hasilnya.
4.2 Membuat Form Entry dengan Form Wizard

Salah satu cara dalam membuat Form selain Design Form, yaitu dengan Form
Wizard jika Field yang akan dibuat sudah tersedia dalam Table atau Query. Langkah-
langkah yang ditempuh dalam pembuatan Form dengan Form Wizard adalah sebagai
berikut:
1. Pilih menu Create kemudian klik Form Wizard.

POLITEKNIK LP3I
2. Menu Form Wizard akan tampil dengan pilihan Tables/Queries, Available Fields,
dan Selected Fields.
3. Pilih Fields dari Tables atau Queries yang diinginkan, Selected Fields kemudian
klik Next. (Contoh: Query TOTAL_GAJI)

POLITEKNIK LP3I
4. Pilih Layout yang diinginkan, kemudian klik Next.
5. Tentukan Title untuk Form yang dibuat. Jika ingin mengubah tampilan Form, pilih
Modify the form’s design, jika tidak pilih Open the form to view or enter
information. Klik Finish jika selesai.
6. Hasilnya akan seperti di bawah ini.

POLITEKNIK LP3I
4.3 Membuat SubForm

SubForm merupakan suatu fasilitas dimana suatu form ditempelkan pada form
yang lainnya. SubForm juga memungkinkan untuk mengisi data, menampilkan data
dari beberapa table. Langkah-langkah yang digunakan untuk membuat SubForm
adalah sebagai berikut:
1. Buatlah SubForm dengan menggunakan Form Wizard. Pilih tabel PEGAWAI
dengan Fields NIP, NAMA_PEGAWAI, dan GOL. Kemudian klik Next.
2. Pilih Tabular untuk tampilan Form, kemudian klik Next.

3. Ubah nama Form dengan SubForm, pilih Modify the form’s design, dan klik
Finish.

POLITEKNIK LP3I
4. Pilih Ribbon Property Sheet atau klik kanan pilih Properties.
Klik titik-titik (...) pada Record Source, kemudian akan tampil jendela informasi, klik
YES.

POLITEKNIK LP3I
5. Klik kanan Show Tables, Add semua tabel yang tersedia.
6. Lengkapi SubForm: Query Builder hingga seperti gambar di bawah ini.
Gambar di atas dapat dilengkapi dengan mengisi tabel berikut:
Tables Fields
ABSEN BULAN
PEGAWAI NIP, NAMA_PEGAWAI,
GOLONGAN GOL
JABATAN NAMA_JABATAN
Ekspresi (TUNJ ISTRI/SUAMI) IIF(STATUS="MENIKAH";TUNJ_ISTRI_SUAMI;0)
Ekspresi (TUNJ ANAK) TUNJ_ANAK*JML_ANAK
Ekspresi (UANG MAKAN) U_MAKAN*JML_MASUK
Ekspresi (INDEX LEMBUR) IDX_LEMBUR*JML_LEMBUR
GAJI_POKOK GJ_POKOK
GOLONGAN ASKES
POTKOP JML_POTONGAN
([TUNJ ISTRI/SUAMI]+[TUNJ ANAK]+[UANG
Ekspresi (TOTAL GAJI) MAKAN]+[INDEX LEMBUR]+GJ_POKOK)-
(ASKES+JML_POTONGAN)
Kemudian Close SubForm: Query Builder.
POLITEKNIK LP3I
7. Pilih Add Existing Fields dalam SubForm.
8. Buatlah desain seperti gambar di bawah ini dengan cara menarik ke Form. Label
dipindahkan ke Form Header.
9. Desainlah tabel utama dengan menggunakan Form Design dari tabel PEGAWAI
dan GOLONGAN.

POLITEKNIK LP3I
10. Pada Controls, pilih Subform/Subreport , kemudian letakkan Form Detail

sehingga muncul jendela seperti di bawah ini.
11. Pilih Use an existing form, pilih SubForm, kemudian klik Next sehingga tampil
seperti di bawah ini.

POLITEKNIK LP3I
12. Pilih Define my own, buatlah seperti gambar berikut, kemudian klik Next.
13. Hasil akhir setelah meng-klik Finish akan seperti gambar di bawah ini.
14. Pilih Form View untuk melihat hasilnya.
Save dengan nama NOTA GAJI.

POLITEKNIK LP3I
4.4 Membuat Tombol Wizard
Untuk membuat tombol-tombol wizard seperti pada gambar di atas, langkah-

langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Klik Tab Design pada Form Design kemudian pilih panel Button
2. Letakkan pada Form Detail (posisi sesuaikan), kemudian akan tampil jendela
Command Button Wizard.
3. Dalam Categories, pilih Record Navigation dengan Actions Go To First Record.

Kemudian klik Next.

POLITEKNIK LP3I
4. Anda dapat memilih Button dengan text ataupun dengan picture. Jika sudah
menentukan pilihan, klik Next.
5. Beri nama Command Button dengan nama CmdFirst, kemudian klik Finish.

POLITEKNIK LP3I
Latihan 3
Buatlah Form Entry dan Form Transaksi dengan Sub Form pada sistem aplikasi yang
sedang Anda kerjakan. Lengkapi pula dengan Tools/Controls yang ada pada Form.
Perhatikan tampilan form dan kebutuhan user.

POLITEKNIK LP3I
BAB V
MEMBUAT REPORT
Report adalah sarana yang digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk
laporan. Data yang ditampilkan dapat dibentuk menjadi suatu informasi yang penting
bagi perusahaan ataupun organisasi sebagai pengguna aplikasi.
5.1 Membuat Report dengan Wizard
Membuat report dengan wizard dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Klik Tab Create kemudian pilih panel Report Wizard

2. Maka akan tampil jendela seperti di bawah ini.
3. Pada Tabel ABSEN, selected semua Fields yang ada didalam tabel, kemudian
klik Next.

POLITEKNIK LP3I
4. Pada langkah ini kita diminta untuk membuat Group Levels, tetapi kita tidak akan
membuatnya, maka klik Next.
5. Urutkan Fields berdasarkan BULAN secara Ascending.

POLITEKNIK LP3I
6. Pilih tampilan Output dan tampilan kertas sesuai dengan selera, kemudian klik
Next.
7. Beri nama Report dengan R_ABSEN, kemudian klik Finish.

POLITEKNIK LP3I
8. Edit Report sehingga layak untuk dijadikan laporan pada pimpinan.
5.2 Membuat Report dengan Basic Report

1. Klik tabel GOLONGAN kemudian pilih menu Create, klik Report. Seperti pada
tampilan di bawah :
2. Maka akan tampil Report View seperti gambar di bawah. Silahkan Edit sesuai
keinginan Anda.
3. Lakukan hal yang sama untuk masing-masing tabel, query, atau form yang Anda
inginkan untuk dijadikan Report.

POLITEKNIK LP3I
BAB VI
MENU UTAMA APLIKASI DENGAN SWITCHBOARD
6.1 Membuat Menu Utama Aplikasi Kepegawaian

Langkah akhir dalam pembuatan aplikasi adalah membuat Menu Utama yang
akan digunakan oleh pengguna aplikasi. Langkah-langkah untuk membuat Menu
Utama Aplikasi adalah sebagai berikut:
1. Pilih menu Database Tools, klik panel Switchboard Manager hingga tampil
jendela informasi seperti di bawah, pilih YES.
2. Klik New untuk memulai membuat menu-menu di bawah ini.
3. Lakukan peng-Edit-an Main Switchboard (Default) dengan cara klik Edit,

kemudian pilih New.

POLITEKNIK LP3I
4. Edit setiap menu yang sudah dibuat. Untuk FORM ENTRY, FORM TRANSAKSI,
dan REPORT lakukan seperti gambar di bawah.
5. Khusus untuk menu EXIT lakukan seperti di bawah ini.
6. Tutup jendela Edit Switchboard Page setelah mengganti Main Switchboard

dengan MAIN MENU.
7. Dari jendela Switchboard Manager, pilih FORM ENTRY untuk di edit. Klik New
untuk membuat sub menu dari FORM ENTRY. Isi jendela Edit Switchboard Item
seperti ini.
8. Lengkapi sub menu FORM ENTRY hingga seperti di bawah ini.

POLITEKNIK LP3I
9. Untuk CLOSE FORM, isi jendela Edit Switchboard Item seperti di bawah.
10. Lakukan peng-Edit-an untuk menu FORM ENTRY TRANSAKSI seperti di bawah
ini. FORM ENTRY GAJI KARYAWAN diambil dari form NOTA_GAJI.

POLITEKNIK LP3I
11. Lakukan peng-Edit-an untuk menu REPORT hingga seperti di bawah ini.
Command diisi dengan Open Report.
12. Tutup jendela Switchboard Manager, kemudian tampilan menu utama dapat
dilihat dengan cara meng-klik form Switchboard. Tampilan standar Menu Utama
seperti pada gambar di bawah.
13. Jika hendak mengubah tampilan, ubahlah dengan Design View.
Latihan 4
Lengkapi sistem aplikasi dengan Report dan Menu Utama, perhatikan kembali
tampilan dan manfaat setiap tools yang Anda bubuhkan.

POLITEKNIK LP3I
BAB VII
FUNGSI DALAM MICROSOFT EXCEL
7.1 Fungsi Aritmatika

Perhatikan dan buatlah tabel seperti gambar di bawah ini dalam workbook yang
diberi nama FUNGSI_NamaMahasiswa_CFBD dan simpan dalam folder Anda.
Beri nama worksheet tersebut dengan nama Fungsi_Aritmatika.

Isilah cell-cell kosong berikut dengan ketentuan:
 Jumlah Nilai dengan menggunakan fungsi penjumlahan (+) dari nilai Penampilan,
nilai Wawasan, dan nilai Loyalitas
 Rata-rata Nilai dengan menggabungkan fungsi penjumlahan (SUM) dan pembagian
(/) dari nilai Penampilan, nilai Wawasan, dan nilai Loyalitas
 Nilai Tertinggi dengan menggunakan fungsi maximum (MAX) dari seluruh nilai
kolom Jumlah Nilai
 Nilai Terendah dengan menggunakan fungsi Minimum (MIN) dari seluruh nilai
kolom Jumlah Nilai
 Rata-rata Nilai dengan menggunakan fungsi Average dari seluruh nilai kolom
Jumlah Nilai
 Jumlah Nilai kategori Pria atau Wanita dengan menggunakan fungsi penjumlahan
berlogika (SUMIF)

POLITEKNIK LP3I
Sehingga hasil yang diinginkan seperti pada gambar berikut:
Latihan 5
Buat dan kerjakanlah tabel berikut, beri nama sheet Daftar Nilai
Ketentuan Botot Nilai Akhir:

20% Nilai Formatif
20% Nilai Tugas
20% Nilai UTS
20% Nilai UAS
Beri nama workbook Latihan5_NamaMahasiswa_Kelas, kirimkan via email pada
Dosen Anda.

POLITEKNIK LP3I
7.2 Fungsi Logika

Tambah worksheet dan beri nama Fungsi_Logika dalam workbook
FUNGSI_NamaMahasiswa_CFBD, kemudian buatlah tabel berikut di bawah:
Isilah cell-cell kosong berikut dengan ketentuan sebagai berikut:

 Jenis Kelamin dengan menggabungkan fungsi logika dan mengambil satu karakter
keenam dari kolom NO PESERTA, gunakan fungsi IF dan MID
 Angkatan dengan mengambil empat karakter paling kiri dari kolom NO PESERTA
dan tabahkan “Tahun(spasi)“ sebelum hasilnya
 Nomor Urut dengan mengambil dua karakter paling kanan dari kolom NO
PESERTA
 Jumlah Nilai dengan menjumlahkan semua nilai (penampilan, wawasan, loyalitas)
 Keterangan dengan menggunakan fungsi logika jika:
- jumlah nilai >=250, maka “LULUS SEMPURNA”
- jumlah nilai >=240, maka “LULUS”
- jumlah nilai >=230, maka “DALAM PERTIMBANGAN”
- jumlah nilai <230, maka “GAGAL”
Sehingga hasil yang didapatkan seperti gambar berikut:

POLITEKNIK LP3I
7.3 Fungsi Lookup

Fungsi lookup ini terdiri dari dua, yaitu Vertical Lookup dan Horizontal Lookup,
disesuaikan dengan bentuk tabel bantunya. Sebagai contoh, buatlah tabel bantu
seperti gambar berikut:
Beri nama worksheet Tabel Bantu kemudian tambah worksheet dan beri nama Tabel
Laporan dan buatlah tabel laporan seperti di bawah ini:
Isi kolom-kolom kosong dalam tabel Laporan dengan ketentuan sebagai berikut:
 NIS diisi dengan menggabungkan tiga digit terakhir dari No Kwitansi dan lima digit
pertama dari Kode. Gunakan gabungan fungsi RIGHT dan LEFT.
 Kelas diisi dengan membaca data dari tabel Kelas, dengan kunci pembacaan tabel
adalah dua karakter dari kiri Kode. Gunakan gabungan fungsi VLOOKUP dan LEFT.

POLITEKNIK LP3I
 Jam diisi dengan membaca data dari tabel Jam, dengan kunci pembacaan tabel
adalah karakter ke-4 dan ke-5 dari Kode. Gunakan gabungan fungsi HLOOKUP dan
MID.
 Ruang diisi dengan ketentuan:
- Jika digit terakhir dari Kode=A, maka “Ruang A”
- Jika digit terakhir dari Kode=B, maka “Ruang B”
- Jika digit terakhir dari Kode=C, maka “Ruang C”
- Jika digit terakhir dari Kode=D, maka “Ruang D”
 Biaya diisi dengan membaca data dari tabel Kelas, dengan kunci pembacaan tabel
adalah dua karakter dari kiri Kode. Gunakan gabungan fungsi VLOOKUP dan LEFT.
 Sisa Bayar pengurangan Biaya dan Sudah Bayar.
 Keterangan diisi jika masih memiliki Sisa Bayar atau Sisa Bayar<>0, maka kolom
Keterangan diisi dengan “Belum Lunas”, dan jika tidak memiliki Sisa Bayar maka
diisi kolom Keterangan dengan “Lunas”.
 Hitung nilai Jumlah, Rata-Rata, Tertinggi, dan Terendah untuk masing-masing nilai
Sudah Bayar dan Sisa Bayar.
Sehingga tabel laporan akan terisi seperti gambar berikut:

POLITEKNIK LP3I
Latihan 6
Kerjakanlah soal berikut, lakukan sesuai ketentuan:
1. Ketikkan dua tabel data di bawah ini pada sheet baru, beri nama Tabel Bantu.
Tabel MERK dan UKURAN
Kode Merk Ukuran Beri nama range tabel di
A SHARP COLOR 14” samping dengan nama
B DIGITEC COLOR 20” Merk
C SONY COLOR 24”
Tabel HARGA
Kode B1 B2 B3 C1 C2 C3
Harga 265.000 290.000 315.000 475.000 500.000 625.000
Beri nama range tabel di atas dengan nama Harga
2. Ketikan tabel laporan pada sheet baru dengan nama Tabel Laporan berikut.
3. Simpan file dengan nama Latihan6_NamaMahasiswa.

4. Isi kolom-kolom kosong dalam tabel Laporan dengan ketentuan sebagai berikut:
 Merk Televisi diisi dengan membaca data dari tabel bantu Merk dan Ukuran,
dengan kunci pembacaan 1 karakter dari kiri Kode Beli. Gunakan gabungan
fungsi VLOOKUP dan LEFT.
 Ukuran Televisi diisi dengan membaca data dari tabel bantu Merk dan Ukuran.
 Cara Beli diisi dengan ketentuan :
 Jika 1 karakter paling kanan Kode Beli = C, maka Cara Belinya diisi dengan
“Cash”.

POLITEKNIK LP3I
 Jika 1 karakter paling kanan Kode Beli = K, maka Cara Belinya diisi dengan
“Kredit”.
 Total Harga diisi dengan membaca data dari tabel bantu Harga, dengan kunci
pembacaan karakter ke-2 dan ke-3 dari Kode Beli, kemudian kalikan hasilnya
dengan Jumlah Beli. Gunakan gabungan fungsi HLOOKUP dan MID.
 Biaya Garansi diisi dengan ketentuan:
 Jika Merk=”SHARP”, maka biaya Garansinya = 5%* Total Harga
 Jika Merk=”SONY”, maka biaya Garansinya = 6%* Total Harga
 Jika Merk=”DIGITEC”, maka biaya Garansinya = 7%* Total Harga
 Discount 2% * (Total Harga + Biaya Garansi).
 Jumlah Bayar adalahTotal Harga + Biaya Garansi - Discount.
 Hitung nilai Total, Rata-Rata, Tertinggi, dan Terendah untuk kolom DISCOUNT
dan JUMLAH BAYAR.
5. Kirimkan jawaban melalui email kepada Dosen Anda.

POLITEKNIK LP3I
BAB VIII
MANAJEMEN DATA DALAM MICROSOFT EXCEL
8.1 Penggunaan Sort dan Filter

Fasilitas Sort dan Filter yang terdapat pada menu Data, digunakan untuk
mengurutkan dan menyaring data sesuai dengan kebutuhan pengguna. Berikut adalah
cara menggunakan fasilitas Sort dan Filter.
8.1.1 Sort
Bukalah workbook baru dan beri nama ManajemenData_NamaMahasiswa
simpanlah di drive D atau E (Simpan Data). Pada sheet pertama, buatlah tabel seperti
berikut di bawah ini dan beri nama Data.
Copy tabel tersebut dan Paste di sheet baru yang diberi nama Sort. Kemudian tandai
field column Nama Pegawai-Tagihan beserta range datanya, pilih menu Data-Sort, dan
lakukan sortir seperti gambar di bawah ini:

POLITEKNIK LP3I
Klik OK dan hasilnya seperti gambar di bawah ini.
Kolom GOLONGAN akan terurut secara Ascending (A-Z) kemudian kolom TAGIHAN
akan terurut secara Largest-Smallest.
Latihan 7
Lakukan secara mandiri proses Data Sort beberapa level dengan Custom List Order
sebagai latihan, mintalah Dosen Anda untuk membimbing jika mengalami kesulitan.

POLITEKNIK LP3I
8.1.2 Filter
Untuk melakukan Data-Filter, copy sheet Data dan paste di sheet baru, beri
nama sheet dengan nama Filter kemudian tandai Fields NAMA PEGAWAI sampai
TAGIHAN. Pilih menu Data-Filter, sehingga tampilannya akan seperti gambar berikut.
Filter kolom GOLONGAN yang hanya akan menampilkan golongan 2 saja. Hasilnya
seperti berikut.
Filter kembali untuk kolom TAGIHAN sehingga yang tampil hanya tagihan dengan
jumlah >1.500.000 saja. Hasilnya seperti gambar di bawah ini.
Latihan 8
Lakukan secara mandiri Data-Filter dari sheet Data (copy-paste dahulu) dengan hanya
menampilkan CABANG Bandung dengan jumlah TAGIHAN <3.000.000 saja.

POLITEKNIK LP3I
8.2 Penggunaan Subtotal

Masih pada Workbook ManajemenData_NamaMahasiswa salinlah sheet Data
ke sheet baru dan beri nama Subtotal lalu urutkan kolom RAWAT INAP sehingga
tampilannya seperti gambar di bawah ini.
Kemudian tandai tabel tersebut, pilih menu Data-Subtotal dan lakukan seperti gambar
di bawah ini.

POLITEKNIK LP3I
Maka hasil yang akan didapatkan adalah seperti gambar di bawah ini.
Terdapat tiga level dengan tampilan subtotal yang berbeda. Silahkan Anda pilih angka
1,2, atau 3 di samping kiri tabel untuk melihat hasilnya.
Latihan 9
Buatlah tampilan Subtotal yang menampilkan jumlah pegawai dari setiap rumah sakit.

POLITEKNIK LP3I
8.3 Penggunaan Pivot Table

Masih pada Workbook ManajemenData_NamaMahasiswa tandai tabel pada
sheet Data kemudian pilih menu Insert-Pivot Table seperti gambar di bawah ini.
Pindahkan kolom-kolom dan aturlah seperti pada gambar di bawah ini.
Tampilkan hanya NAMA CABANG Bandung dan row labels GOLONGAN, sehingga
hasilnya seperti gambar di bawah ini.
Latihan 10
Buatlah data yang Anda inginkan, kemudian buatlah Pivot Table-nya.

POLITEKNIK LP3I
8.4 Penggunaan Charts

Penggunaan menu Chart atau grafik dapat dilakukan dengan cara memilih data
yang akan dijadikan sumbu X dan data yang akan dijadikan sumbu Y dalam sebuah
tabel data. Seperti contoh, buatlah tabel di bawah ini pada workbook
ManajemenData_NamaMahasiswa pada sheet baru yang diberi nama Charts.
Tandai seluruh tabel termasuk judul kolom, lalu pilih menu Insert-Charts seperti
gambar di bawah.

POLITEKNIK LP3I
Berdasarkan data dari tabel di atas, buatlah grafik Pie seperti gambar berikut ini.
Mintalah bimbingan Dosen Anda untuk membuatnya.

POLITEKNIK LP3I
DAFTAR PUSTAKA
Ahmad Muhlis, Jurus-jurus tersembunyi Access 2007, Kompas Gramedia, 2008

Ahmad Sahi, Materi Perkuliahan dan Tutorial Microsoft Access, Politeknik LP3I
Bandung,
Asye Rachmawaty, Applied Computer 2, Modul Politeknik LP3I Bandung, 2017
Asye Rachmawaty, Applied Computer 3, Modul Politeknik LP3I Bandung, 2017
Frieyadie, Panduan Praktis Microsoft Access 2003, Penerbit Andi, 2004
Jarot S., Shenia A., Sudarma S., Buku Pintar Microsoft Office -2010, 2010
Madcoms, Kupas Tuntas Microsoft Access , Penerbit Andi,
Madcoms, Kupas Tuntas Microsoft Excel , Penerbit Andi,
Madcoms, Membangun Rumus dan Fungsi pada Microsoft Excel , Penerbit Andi,
Razaq Abdul, Kupas Tuntas Microsoft Access 2003, Indah Surabaya, 2004
Singgih Santoso, Menggunakan secara maksimal Microsoft Excel , 2008
Wahana Komputer, Pengembangan Aplikasi Database, Penerbit Andi, 2007
Wiwit Siswoutomo, Panduan Menggunakan Komputer Microsoft Excel , 2008
Computer for Business Database iii

290 - Computer For Business Database

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

290 - Computer For Business Database

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

POLITEKNIK LP3I

Asye Rachmawaty, S.T., M.M.

Bandung, Februari 2020

Computer for Business Database i

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... i

8.1.1 Sort ........................................................................................................... 51

Computer for Business Database iii

1.1 Pengertian Database

1.2 Microsoft Access

Computer for Business Database 1

4. Selanjutnya akan tampil tampilan seperti di bawah ini :

Computer for Business Database 2

5. Untuk memulai membuat tabel, pilih View kemudian Design View.

1.3 Table Relationships

Langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat relationships One to One adalah

Field Name Data Type Field Size Format

Computer for Business Database 3

Field Name Data Type Field Size Format

Computer for Business Database 4

Pilih button I want the lookup field... kemudian klik Next

Pilih Table: tdosen kemudian klik Next

Computer for Business Database 5

Pindahkan field kd_dosen ke kolom Selected Fields: kemudian klik Next

Computer for Business Database 6

f. Untuk mengetahui hasil relationships, pilih Database Tools kemudian pilih

Maka akan terlihat hasilnya seperti berikut

Computer for Business Database 7

Computer for Business Database 8

Modul ini akan mempelajari dan mempraktekan bagaimana membuat sebuah

2.1 Membuat Table dan Relationships

Field Name Data Type Field Size Format

Computer for Business Database 9

Field Name Data Type Field Size Format

3. Tabel Gaji Pokok

Field Name Data Type Field Size Format

Computer for Business Database 10

Field Name Data Type Field Size Format

Field Name Data Type Field Size Format

Computer for Business Database 11

Field Name Data Type Field Size Format

Field Name Data Type Field Size Format

Computer for Business Database 12

3.1 Query Design

1. Query Design dengan satu tabel, lakukan hal-hal berikut:

Computer for Business Database 13

- Atau Double Click pada Field Name yang diinginkan

Computer for Business Database 14

2. Query Design dengan dua tabel

- Pada Row Criteria untuk Field TUNJ_JABATAN, ketikan “>750000” seperti

Computer for Business Database 15

- Sehingga hasilnya akan tampil Query dengan field NIP, NAMA_PEGAWAI,

3.2 Query Wizard

2. Tentukan table/query yang diinginkan untuk dijadikan query.

Nama Tabel Nama Field

Computer for Business Database 16

4. Maka lakukan hal seperti gambar berikut di bawah ini.

5. Sehingga hasil akhirnya akan seperti gambar di bawah ini.

Computer for Business Database 17

3.2.2 Crosstab Query Wizard

2. Pilih tabel PEGAWAI kemudian klik Next.

Computer for Business Database 18

3. Pilih field KD_JABATAN ke dalam kolom Selected Fields, kemudian klik

4. Group By NIP, kemudian klik Next.