MICROSOFT ACCESS 2003

Nichosa Utat Microsoft Access 2003

HAK CIPTA Insya Allah diridloi oleh Allah Azza wa Jalla 1. Demi untuk pengembangan khasanah ilmu pengetahuan, dengan tanpa adanya unsur bisnis atau materialistis, siapapun diperbolehkan mengkopy sebagian atau seluruh isi dari buku ini. 2. Agar ilmunya akan lebih bermanfaat, dan sebagai bentuk penghargaan terhadap karya tulis, mohon bagi yang ingin mengkopy sebagian atau seluruh isi buku ini, harap ijin kepada pengarang.

Nichosa Utat Microsoft Access 2003

PANDUAN PRAKTIS

MICROSOFT ACCESS 2003

( tingkat pemula )

MUHTAJUDDIN DANNY

Penerbit VIDHEAS BEKASI

Nichosa Utat Microsoft Access 2003 3

PANDUAN PRAKTIS MICROSOFT ACCESS 2003 TINGKAT PEMULA Penyusun : MUHTAJUDDIN DANNY

Vidheas Telp. : 021-32021971 Hp. : 081386021971, 085715021971, 081807021971 http://vidheas.blogspot.com e-Mail: vidheas@yahoo.co.id, vidheas@gmail.com Layout dan Design : Mr. Utat & Taufik Zulink Percetakan : Adjie Group Bekasi

Copyright2009 VIDHEAS Danny, Muhtajuddin Panduan Praktis Microsoft Access 2003 Tingkat pemula / Muhtajuddin Danny - Vidheas, 2009. 194 halaman, 1 Jil. : 14 cm x 21 cm 1. Komputer I. Judul

Nichosa Utat Microsoft Access 2003

BEKE JA DEN!AN "BJEK #UE Y

A. Mengenal dan Membuat Query. Salah satu objek database yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan data yang berupa rumus adalah Query. Selain digunakan untuk memasukkan data yang berupa rumus, Anda juga dapat melakukan proses pengurutan dan penyaringan data melalui objek tersebut. Query berguna untuk melihat, mengubah, dan menganalisis data dalam berbagai cara. Anda juga dapat menggunakan query sebagai sumber untuk record-record yang digunakan pada form dan report. 1. Membuat Query dengan Fasilitas Create Query in Design View. Aktifkan Database yang diperlukan Misalnya : STMIK VIDHEAS INDONESIA Nichosa Utat Microsoft Access 2003 5

Gambar 4.1 Jendela Create query in Design view Click Create Query in Design View Click New Akan muncul kotak Dialog :

Gambar 4.2 Jendela Design view Click OK. Akan muncul kotak Dialog : $ Nichosa Utat Microsoft Access 2003

Gambar 4.3 Kotak Dialog Show Table Pilih tabel yang diperlukan (Misalnya Mahasiswa), Pada kotak dialog Show Table terdapat tiga tabulasi : Tables, untuk menampilkan daftar nama tabel. Queries, untuk menampilkan daftar nama query. Both, menampilkan daftar nama tabel dan query. Click Add.

Gambar 4.4 Jendela Kerja Select Query yang Siap digunakan Nichosa Utat Microsoft Access 2003 %

Pada Field Prog, di Criteria tulis Strata-1 Pada Field Prodi, di Criteria tulis Sistem Informasi Click Save. Muncul Kotak Dialog :

Gambar 4.5 Kotak Dialog Save As Pada Query Name tulis nama Query Misalnya : S-1 Sistem Informasi Click OK. Muncul Kotak Database dengan tampilan 1 Query.

Gambar 4.6 Tampilan Akhir Pembuatan Query & Nichosa Utat Microsoft Access 2003

2. Membuat Query dengan Fasilitas Create Query by using wizard Aktifkan Database yang diperlukan Misalnya : STMIK VIDHEAS INDONESIA

Gambar 4.7 Jendela Create Query by using wizard Double Click Create Query by using wizard Akan muncul kotak Dialog :

Gambar 4.8 Kotak Dialog Simple Query Wizard yang Pertama Nichosa Utat Microsoft Access 2003 '

Pada Tables/Queries, pilih tabel yang diinginkan Pada Available Fields, pilih dan Click nama field yang ingin diambil, dengan cara : : Untuk memilih field-field tertentu. : Untuk memilih seluruh field yang ada di tabel

Gambar 4.9 Kotak Dialog Simple Query Wizard yang Kedua Click Next.

Gambar 4.10 Kotak Dialog Simple Query Wizard yang Kedua 10 Nichosa Utat Microsoft Access 2003

Pada title do you want for your query ? Ketik : Diploma-3 Manajemen Informatika Click Modify the query design. Click Finish.

Gambar 4.11 Kotak Dialog Simple Query Wizard yang Kedua Pada field prog di baris Criteria ketik : Diploma-3 Pada field prodi di baris Criteria ketik : Manajemen Informatika Click Close

Gambar 4.12 Kotak Dialog Simple Query Wizard yang Kedua Nichosa Utat Microsoft Access 2003 11

Click Yes. Muncul tampilan hasil query yang terbentuk.

Gambar 4.13 Kotak Dialog Simple Query Wizard yang Kedua 3. Penggunaan Parameter Query : Aktifkan database yang diperlukan

Gambar 4.14 Jendela Kerja Parameters 12 Nichosa Utat Microsoft Access 2003

Pilih Object Queries Double Click Create query in Design View

Gambar 4.15 Jendela Kerja Query Parameters Click Add. Click Close Masukan data-data yang mau ditampilkan sesuai dengan kebutuhan.

Gambar 4.16 Jendela Kerja Query Parameters Nichosa Utat Microsoft Access 2003 13

Pada Field Program, di Criteria tulis [Prog] Pada Field Prodi, di Criteria tulis [Prodi] Pilih Menu Query Pilih Parameters Akan Muncul :

Gambar 4.17 Jendela Kerja Query Parameters Pada kotak dialog Query Parameters : Parameter : Tulis prog Data Type Parameter : Tulis prodi Data Type Click OK Click Close

: Text : Text

Gambar 4.18 Jendela Kerja Query Parameters Click Yes jika mau mau disimpan. 14 Nichosa Utat Microsoft Access 2003

Muncul kotak dialog :

Gambar 4.19 Kotak Dialog Save As Parameter Simpan Parameters tersebut. Misalnya : Program. Click OK. Setelah Parameter Query sudah tersimpan, sekarang aktifkan nama query tersebut (double Click).

Gambar 4.20 Design View Paramater Query Double Click Query Program. Muncul Kotak Dialog :

Gambar 4.21 Kotak Dialog Parameter Value-1 Nichosa Utat Microsoft Access 2003 15

Ketik Program yang akan Anda tampilkan. Misalnya : Strata-1. Click OK. Akan muncul kotak dialog :

Gambar 4.22 Kotak Dialog Parameter Value-2 Ketik Jurusan yang akan Anda tampilkan. Misalnya : Sistem Informasi. Click OK Muncul Data Mahasiswa S-1 Sistem Informasi

Gambar 4.23 Kotak Dialog Parameter 2 1$ Nichosa Utat Microsoft Access 2003

4. Menentukan kriteria Query. Aktifkan Database Pilih Objek Query

Gambar 4.24 Jendela Design View Dengan Objek Query Double Click Mahasiswa Query

Gambar 4.25 Tampilan Query Tanpa Kriteria Nichosa Utat Microsoft Access 2003 1%

Aktifkan kembali Jendela Database Pilih Objek Query : Mahasiswa Query

1. Pilih Query 2. Click Design

Gambar 4.26 Jendela Design View Dengan Objek Query Click Design

Gambar 4.27 Tampilan Query Dengan memasukanKriteria Pada field nm_mhs pada baris kriteria : Ketik : Like Abdul* 1& Nichosa Utat Microsoft Access 2003

Menampilkan Mahasiswa yang nama depan Abdul.

Atau Click Run Click Datasheet

Gambar 4.28 Tampilan Menjalankan Query Dengan Kriteria Click Datasheet View atau Jalankan dengan ikon run Tampil data mahasiswa yang nama depannya Abdul.

Gambar 4.29 Tampilan Query Menggunakan Kriteria-1 Nichosa Utat Microsoft Access 2003 1'

Menampilkan Nama yang hurup awalnya A Like A* Mahasiswa yang nama akhirnya Nasution Like *Nasution Pada field angk pada baris kriteria : Ketik : <2005 Menampilkan mahasiswa angkatan di bawah tahun 2005.

Gambar 4.30 Tampilan Query Menggunakan Kriteria

Menampilkan Mahasiswa Angkatan di bawah tahun 2005.

Gambar 4.31 Tampilan Query Menggunakan Kriteria-2 20 Nichosa Utat Microsoft Access 2003

5. Relasi (Hubungan) Antar Tabel/Query Sebelum membuat Relasi Antar Tabel/Query, Anda harus memiliki lebih dari satu tabel (Query) Sebagai contoh, disamping tabel yang sudah anda buat di atas (tabel Mahasiswa), buatlah 2 tabel lagi. Yaitu : a. Tabel Anggota Perpustakaan b. Tabel Peminjaman Buku c.

Gambar 4.32 Design Tabel Anggota Perpustakaan

Gambar 4.33 Design Tabel Peminjaman Buku Setelah membuat 2 tabel tersebut di atas, sekarang Anda sudah memiliki 3 tabel dalam Database, seperti pada gambar berikut : Nichosa Utat Microsoft Access 2003 21

Gambar 4.34 Jendela Database Dengan Tiga Tabel Untuk membuat Relasi Antar Tabel : Pada jendela Database: Click ikon Relationships Atau: Pilih menu Tools Click Relationships...

Click Ikon Relationships

Atau Pilih Menu Tools Lalu ClickRelationships

Gambar 4.35 Prosedur Membuat Relasi Antar Tabel-1 22 Nichosa Utat Microsoft Access 2003

Muncul kotak dialog :

Gambar 4.36 Prosedur Membuat Relasi Antar Tabel-2 Pada Show Table, tampilkan tabel/query yang akan dijadikan relasi dengan cara Click Add. Jika tabel sudah dipilih semua klik Close.

Gambar 4.37 Prosedur Membuat Relasi Antar Tabel-3 Nichosa Utat Microsoft Access 2003 23

Kotak dialog berubah :

Gambar 4.38 Prosedur Membuat Relasi Antar Tabel-4 Click pada Tabel Mahasiswa di Field nim Click dan tahan kemudian geser pada Tabel Anggota di Field nim. Kotak dialog akan berubah :

Gambar 4.39 Prosedur Membuat Relasi Antar Tabel-5 24 Nichosa Utat Microsoft Access 2003

Pada Edit Relationships, Click Create. Kotak dialog berubah :

Gambar 4.40 Prosedur Membuat Relasi Antar Tabel-6 Click pada Tabel Anggota di Field no_angg Click dan tahan kemudian geser pada Peminjaman di Field no_angg Kotak dialog berubah :

Tabel

Gambar 4.41 Prosedur Membuat Relasi Antar Tabel-7 Nichosa Utat Microsoft Access 2003 25

Setelah Tabel Relasi sudah dibuat, isi ketiga tabel tersebut dengan data-data, seperti pada contoh di bawah ini :

Gambar 4.42 Tabel Data Mahasiswa

Gambar 4.43 Tabel Data Anggota Perpustakaan

Gambar 4.44 Tabel Data Anggota Peminjaman Buku 2$ Nichosa Utat Microsoft Access 2003

Sekarang kita lihat hasil dari Relasi Ketiga Tabel tersebut :

Gambar 4.45 Jendela Database Dengan Tiga Tabel Pada Jendela Database, buka tabel Mahasiswa Muncul Tabel dengan Relasinya :

Click tanda Plus (+)

Gambar 4.46 Tampilan Hasil Dari Relasi Antar Tabel Nichosa Utat Microsoft Access 2003 2%

6. Mengurutkan Record Pada Query Anda dapat melakukan pengurutan record dalam sebuah query dengan pola : Ascending, pola urutan menaik (A-Z) Descending, pola urutan menurun (Z-A). Buka jendela Design View sebuah query

Tombol Drop Down

Gambar 4.47 Pilihan Sort Pada Query Click baris Sort dalam kisi QBE (Query By Example) pada posisi kolom field yang digunakan sebagai acuan pengurutan. Click tombol drop down dan pilih pola urutan yang Anda inginkan.

B. Mencetak Query Prosedur untuk mencetak query, tidak jauh berbeda dengan mencetak Datasheet ( Lihat Bab 3 hal. 76 ). 2& Nichosa Utat Microsoft Access 2003

DAFTAR PUSTAKA
A, Erhans, Dr., Microsoft Access 2000, Jakarta: PT. Ercontara Rajawali, 2000. Bastomi, Moh., Microsoft Office Word 2003, Yogyakarta: Gava Media, 2006. Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS Madiun, Mahir Dalam 7 Hari Microsoft Access 2007, Yogyakarta: Andi, 2007. Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS Madiun, Rumus dan Fungsi Microsoft Access 2007, Yogyakarta: Andi, 2007. Divisi Penelitian dan Pengembangan MADCOMS Madiun, Seri Panduan Lengkap Microsoft Access 2003, Yogyakarta: Andi, 2003. Hidayat, Wicak, Mengenal Windows Vista, Jakarta: Mediakita, 2007. Pardosi, Mico, Belajar Sendiri Microsoft Access 2000 Secara Cepat dan Mudah, Surabaya: Indah, 2001. Permana, Budi, S.E., Ak., M.Sc., Student Guide Series Microsoft Access 2007, Jakarta: Elex Media Komputindo, 2007. Pramana, Hengki W., Aplikasi Manajemen Perekrutan Berbasis Access 97/2000/XP, Jakarta: Elex Media Komputindo, 2005. Ukar, Kurweni, Singkat Tepat Jelas Microsoft Access 2002, Jakarta: Elex Media Komputindo, 2003.

Nichosa Utat Microsoft Access 2003

2'