Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Modul

3
RELASI ANTAR TABEL & MEMBUAT Q UERY

3.1. Materi

 Relasi  Mengatur Relasi Antar Tabel  Menjalankan Query

3.2. Tujuan Praktikum

Dengan mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat memahami
fungsi dan kegunaan serta menjalankan Relasi antar tabel dalam database. Serta
membuat Query dalam access.
Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat :
1). Menjalankan dan Merancang relasi dalam database yang menggunakan
objek tabel dalam beberapa buah tabel field untuk record data, serta
mengatur relasi sesuai field tabel dan primary keynya.
2). Menjalankan dan menampilkan queries antar tabel data dalam database
sesuai dengan permintaan dan keinginan kita untuk ditampilkan dari field-
field tabel
2). Menjalankan queries untuk spesifikasi field tertentu dan terutama membuat
dan merancang Calculated Field, secara matematis.

3.3. Uraian Materi Praktek

3.3.1 Jenis-Jenis Relasi Antar Tabel

Tabel-tabel yang pernah dibuat dalam suatu Database, dapat dijadikan satu kesatuan
pada program Access, dengan langkah berikut :

(1). Mendefinisikan Relasi antar Tabel

Relasi antar tabel bekerja dengan mencocokkan data dalam field kunci yaitu field
yang sama, misalnya untuk database yang dibuat pada Latihan di Praktikum-1

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 22

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

(Database Transaksi koperasi), antara tabel Karyawan dengan tabel Header

Penjualan, maka field kuncinya adalah : NIK. Field-field yang sama (field kunci) ini
diistilahkan primary key pada tabel yang satu, dan foreign key pada tabel yang lain.

(2). Jenis Relasi

Sebelum kita mulai membuat relasi antar tabel, perlu diketahui beberapa jenis
relasi, yaitu :
One-to-one relationship (relasi satu ke satu),
One-to-many relationship (relasi satu ke banyak),
Many-to-many relationship (relasi banyak ke banyak),

3.3.2 Relasi Antar Tabel

Untuk lebih efisiennya praktikum ini, mari kita bekerja bersama-sama untuk membuat
relasi antar tabel, dengan pertama-tama kita buat terlebih dahulu sebuah Database
LATIH-3, yang terdiri atas 3 buah table, yaitu Tabel Mobil, Tabel Pelanggan, dan
Tabel faktur berikut ini,

a. Aktifkan Program Aplikasi Access

b. Pilih Blank Access Database, dan beri nama file Latih_3, di Folder anda.
c. Pekerjaan pertama, kita buat tabel pertama, yaitu Tabel Mobil dengan struktur
database seperti berikut :

Struktur data (field) table Mobil

Isikan data berikut :

Kode Jenis Merk Tarif Sewa Catatan

A-11 Sedan BMW 400.000 D 461 NG
A-12 Minibus Suzuki 300.000 D 14 NA
A-13 Pickup Toyota 200.000 L 1 AT
A-14 Truck Hino 3.000.000 D 154 TE
A-15 Ambulan L 300 450.000 D 151 NI

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 23

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

d. Buat struktur database untuk Tabel Pelanggan seperti berikut :

Struktur data (field) table Pelanggan

Ketikkan data-data berikut, pada tabel Pelanggan.

Anggota Penyewa Nama Alamat Kota Kode Pos Telepon
N-11 CV. PAMENG TITO Sari Tito Jl. Negla 4 Garut 16651 5132520
N-12 PT. JAYA AKBAR Aji Panutan Jl. Pajajaran 66 Bandung 40172 6037241
N-13 YOGA ADI NH Yoga Adi NH Jl. Hilir 7/4 Bandung 40111 2387278
N-14 NINDYA RAINAN Nindya Rainan Jl. Sompet 39 Garut 16652 5132550
N-15 FRIAN BONTOT Frian Bontot Jl. Biru Hilir 316 Bandung 41414 2038329
N-16 YOGI RAKADYA Yogi Rakadya Jl. TujuhGunung 7 Bandung 40163 6054328
N-17 CV.CILAUT EUREUN Hatito Sulung Jl. Harapan 1 Bandung 41411 2133618
N-18 PT. TEH HIJAU Yamin Ade Jl. Karawang 9 Bekasi 16225 9876500

e. Lalu buat struktur database untuk Tabel Faktur, dengan ketentuan seperti
berikut :

Struktur data (field) table Faktur

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 24

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Ketikkan data-data berikut, pada tabel Faktur.

Faktur Anggota Tg Pinjam Kode Lama Uang Muka

H-2001 N-12 03/09/00 A-11 3 200.000
H-2002 N-15 05/09/00 A-13 2 300.000
H-2003 N-16 20/09/00 A-12 10 1.000.000
H-2004 N-11 14/09/00 A-15 4 750.000

Berikut ini adalah untuk membuat hubungan antar Tabel

1. Buka file database yang diharap, dalam hal ini buka file database Latih_3
2. Pilih dan klik menu Tools, Relationships akan menampilkan kotak dialog
berikut :

3. Pilih dan klik nama tabel yang akan dihubungkan, kemudian klik tombol Add.
4. Untuk menutup kotak dialog Show Table, klik tombol Close. Selanjutnya
jendela kerja Relationships yang berisi tabel/queries yang dipilih akan tampil
berikut ini :

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 25

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Jika ingin menampilkan kembali kotak dialog Show Table, pilih dan klik menu
View, Show Table.
5. Lakukan hubungan antar tabel untuk field Kode dari tabel Mobil ke posisi
nama field Kode yang berada pada tabel Faktur, dengan cara :
 Geser (Drag) field Kode dari tabel Mobil menuju field Kode pada tabel Faktur,
selanjutnya akan menampilkan kotak dialog Edit Relationships berikut :

Kotak Dialog Relasi tabel

 Klik tombol Create. Langkah yang sama untuk field Anggota dari tabel
Pelanggan ke posisi field Anggota pada tabel Faktur, selanjutnya klik Create.
Hasil akhir hubungan antar tabel ditampilkan seperti berikut :

6. Rekam hasil rancangan hubungan antar tabel, pilih dan klik menu File, Save,
selanjutnya klik tombol Close (X).
7. Untuk mengubah field penghubung yang sedang digunakan dengan field
penghubung yang lain, lakukan double click pada garis penghubung, akan
tampil seperti berikut :

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 26

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Edit Relasi antar-tabel

Praktek Berikutnya, Asisten akan menjelaskan dan praktikan mempraktekkan hal-hal

berikut ini :

 Menambah Tabel Baru Pada Jendela Kerja Relationship

 Mengatur Relasi antar Tabel
 Menghapus Relasi antar Tabel
 Mencetak Tampilan Relasi antar Tabel

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 27

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

3.3.3 Bekerja dengan QUERY

Query digunakan untuk melihat, mengubah, dan menganalisa data dalam berbagai
cara. Dapat pula menggunakan query sebagai sumber untuk record-record yang
digunakan pada form dan report.

Untuk membuat query baru, dapat menggunakan fasilitas :

 Create query in Design view atau  Create query by using wizard.

Langkah membuat Query.

A. Dengan fasilitas Create Query by Using Wizard.

a.1. Buka file database yang kita harapkan, kemudian klik Queries yang ada di
bawah Objects, selanjutkan akan menampilkan seperti berikut :

Pilihan Query

a.2. Pada pilihan object queries tersebut, double click Create query by using
wizard, akan tampil seperti berikut :

Pilihan Query by using wizard

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 28

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

a.3. Pada tombol daftar pilihan Table/Queries, pilih tabel yang diharap.
 Pada kotak daftar pilihan Available Fields, pilih nama field
 Klik tombol > untuk memindahkan pada kotak Selected Fields.

(Untuk memilih lebih dari satu tabel, tabel-tabel tersebut harus mempunyai
hubungan satu sama lain / Relationships ).
Seperti Database LATIH-3 yang dibuat dalam bahasan sebelumnya, yang
terdiri atas 3 buah table, yaitu Tabel Mobil, Tabel Pelanggan, dan Tabel
faktur

Kita buka Querynya :

Pilihan Tabel dari Query Yang Diharapkan

a.4. Klik tombol Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog kedua seperti berikut :

Kotak dialog Berikutnya

a.5. Pada kotak dialog terakhir, ketikkan nama untuk query tersebut,
misalkan Sewa Mobil Query. Selanjutnya beri tanda pada tombol pilihan

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 29

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Open the query to view information. Setelah selesai klik Finish, hasilnya akan
tampil seperti berikut :

Select Query Tabel Sewa Mobil

B. Dengan Fasilitas Create Query in Design View

Ikuti langkah berikut ini:

b.1. Buka file database yang diharapkan, pada jendela kerja database klik Queries
yang ada dibagian bawah Object.

b.2. Double klik Create query in Design view, akan ditampilkan seperti berikut

Select query in Design view

b.3. Pada kotak dialog Show Table, pilih tabel yang akan dilibatkan, dan tekan
tombol Add, Seperti ditampilkan berikut ini :

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 30

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

b.4. Pada jendela kerja Select Query, tempatkan field-field dari table yang ingin
ditampilkan, misal seperti yang ditampilkan berikut ini :

Jendela Select Query

b.5. Selanjutnya klik menu Query, pilih Run untuk menampilkan hasilnya seperti
ditampilkan berikut :

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 31

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Jendela RUN

b.6. Untuk mengakhiri dan menyimpan Query, klik tombol Close (X), selanjut-nya akan
menampilkan pesan penyimpanan rancangan query, klik tombol Yes, kemudian
ketikkan nama Query yang diinginkan. Klik OK.
b.7. Urutkan data berdasarkan field tertentu, dapat dilakukan dengan menekan tombol
toolbar View (Design View), selanjutnya bagan perancangan query akan
ditampilkan, tentukan field apa yang akan diurutkan lalu pilih dan klik baris Short
yang ada pada field tersebut apakah akan menaik atau menurun, seperti
ditampilkan contoh berikut ini

Jendela Design View

Setelah memilih field yang akan diurutkan ( misal Field Lama), urutan yang akan
ditampilkan (misal Ascending),
maka lakukan proses Run, hasilnya seperti berikut ini:

Jendela Hasil Mengurutkan

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 32

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

3.3.4 Membuat Kolom Field Baru Untuk Calculated Field

Langkah-langkah untuk membuat kolom field baru yang fieldnya diperoleh dari
hasil perhitungan dari field-field yang ada (calculated field) berikut :
a. Buka file database yang diharapkan
b. Pilih dan klil query yang diharap, misal “Sewa Mobil Query” (yang sudah
dibuat).
c. Misal pada query yang ingin ditampilkan adalah kolom Bayar Sewa yang
didapat dari perhitungan Lama dikalikan Tarif Sewa, seperti ditampilkan
gambar berikut ini

Jendela Select Query

d. Untuk melihat hasil dari Calculated Field, Tekan tombol toolbar Run (!), akan
menampilkan hasil seperti berikut :

Jendela hasil Calculated Field

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 33

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

e. Cara Lain !
1. Lakukan langkah 1 dan 2 seperti di atas.
2. Misal ingin ditampilkan kolom Kembali, yang didapat dari TgPinjam dan
Lama, posisikan dikolom kosong, selanjutnya klik tombol toolbar Build,
akan menampilkan kotak dialog Expression Builder seperti berikut :

Kotak dialog Expression Builder

3. Klik dua kali folder Tables, kemudian pilih dan klik dua kali nama field
yang diharap dalam hal ini field Tgl Pinjam dari Faktur, klik simbol “+”
kemudian field Lama dari tabel Faktur, setelah selesai klik tombol OK.
Sehingga menampilkan seperti berikut :

Menjalankan Expression

4. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol toolbar Run (!), hasilnya seperti
ditampilkan berikut :

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 34

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Jendela Hasil

Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria Data Tertentu

a. Buka query yang diinginkan (Misal Sewa Mobil Query), kemudian klik
klik tombol toolbar Design.
b. Misal ingin menampilkan data Sewa Mobil yang memakai “BMW”, maka
pada baris kriteria dari field Merk, ketikkan “BMW”, seperti ditampilkan
berikut :

Query data sewa Mobil

b. Untuk melihat hasil dari kriteria tertentu, klik tombol toolbar Run (!),
hasilnya seperti berikut :

Hasil Query data sewa Mobil

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 35

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria Operator

Diantaranya :
Operator Keterangan
 Lebih besar dari
 Lebih kecil dari
 Lebih besar dari atau sama dengan
 Lebih kecil dari atau sama dengan
 Sama dengan
 Tidak sama dengan

Langkah yang dilakukan:

 Buka query yang diinginkan (misal Sewa Mobil Query), kemudian klik tombol
toolbar Design.
 Misal kita ingin menampilkan data Sewa Mobil yang lama memakai kurang dari
10, maka pada baris kriteria dari field lama, ketiklah “<10”, seperti ditampilkan
pada gambar di bawah ini:

Query Operator kurang dari ( < )

 Untuk melihat hasil , klik tombol toolbar Run (!), hasilnya ditampilkan sebagai
berikut :

Hasil Query data

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 36

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Menampilkan Data dengan Menggunakan Lebih dari Satu Kriteria

Tampilkan data Sewa Mobil Query, andaikan ingin menampilkan data yang Merk
BMW dan Tarif Sewa  500.000, maka langkah yang dilakukan sebagai berikut :
a. Pilih Query yang diharap, dalam hal ini Sewa Mobil Query, tekan tombol
toolbar Design.
b. Pada baris Criteria, dari field Merk ketikan “BMW” dan pada field Tarif Sewa
ketikan “< 500000” Seperti ditampilkan berikut ini :

Menjalankan Query dengan operator Banyak

c. Untuk melihat hasil Query dengan kriteria diatas, lakukan Run (!), hasilnya
seperti ditampilkan berikut :

Hal yang sama jika kita membandingkan dua kriteria yang berbeda (dengan
menggunakan OR)

3.4. Tugas Praktek

Kita praktekkan merancang Database Akademik; dalam 3 bentuk, yaitu

Tabel Mahasiswa, Tabel Mata Kuliah dan Tabel Nilai.
- Aktifkan Program access, Buatkan database baru
(Pilihan Blank Access Database) dan Klik OK
- Ketikkan nama file, misalnya : Coba, Klik tombol perintah Create
- Pilih New  Design View

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 37

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Jendela Design View

Buatkan Tabel Mahasiswa :
Field Name-nya : [ NPM, Nama_Mhs, Alamat, Temp_Lhr, Tgl_Lhr ]
Selanjutnya : klik tombol File  Save As
(isi Save table “Table1’ To : Mahasiswa) dan Klik tombol OK.
Pada layar selanjutnya akan muncul pertanyaan ;

Maka jawab No jika tidak membuat kata kunci baru

jawab Yes jika akan menambah kata kunci
Setelah menyimpan struktur data mahasiswa diatas,
Klik tombol : View  Datasheet View, untuk memasukkan data berikut pada
tampilan layar yang tersedia :

Datasheet Untuk isi Record Data Mahasiswa

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 38

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Buatkan : Mata Kuliah

Field Name-nya : [ Kode_MK, Nama_MK, SKS ]
Selanjutnya : klik tombol File  Save As
(isi Save table “Table2’ To : Mata Kuliah)
dan Klik tombol OK.
Isilah Data Mata Kuliah berikut :

Datasheet Untuk isi Record Data Mata Kuliah

Membuat : Tabel Data Nilai
Field Name-nya : [ NPM, Kode_MK, Nilai ]
Selanjutnya : klik tombol File  Save As
(isi Save table “Table2’ To : Data Nilai) dan Klik tombol OK.
Isilah Data Mata Kuliah berikut :

Datasheet Untuk isi Record Data Nilai

Maka kerjakan hal berikut :

a. Lakukan hubungan antar tabel untuk field NPM dari tabel Mahasiswa ke
posisi nama field NPM yang berada pada tabel Data Nilai, Klik tombol Create.
b. Langkah yang sama untuk field Kode MK dari tabel Data Nilai ke posisi field
Kode MK pada tabel Mata Kuliah, selanjutnya klik Create
c. Tunjukkan apa hasilnya.
d. Kemudian field apa lagi antar table yang dapat direlasikan, jika ada buatkan
e. Kemudian tampilkan Query dengan Design View.

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 39

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

Untuk Latihan Query Berikutnya ;

Coba anda buat kasus database Personalia PT ABC berikut
Rancang : (1) Tabel Pegawai, (2) Identitas, dan (3) Detail berikut :
Tabel Pegawai (simpan dengan nama Tbl_Peg) :
Field Type Data Keterangan
NIP Text (6) Nomor Induk pegawai
Nama Text (15) Nama pegawai
Sex Text (1) Jenis kelamin (L/P)
Tgl Lahir Date Tanggal Lahir

Tabel Identitas (simpan dengan nama Tbl_ID) :

Field Type Data Keterangan
NIP Text (6) Nomor Induk pegawai
Educ Text (5) Pendidikan terakhir
Bagian Text(15) Bagian tempat kerja
Status Text (15) Status perkawinan
Gol Text(2) Golongan

Tabel Detail (simpan dengan nama Tbl_Detail) :

Field Type Data Keterangan
Gol Text (2) Golongan pangkat
Gapok Number Gaji Pokok
Gatun Number Gaji Tunjangan
Gajab Number Gaji Jabatan

Isikan data record untuk 10 pegawai berikut :

DATA PEGAWAI :
NIP Nama Sex Tgl_Lahir
A-1234 Amien Rais L 6 Nov 1956
A-1235 Susilo L 12 Jan 1960
A-1236 Mega Mendung P 03 Maret 1965
A-1237 Wiranto L 24 Juni 1962
A-1238 Tutut Harto P 13 April 1970
A-1239 Abdul Rois L 08 Des 1968
A-1240 Dani Permana L 15 Peb 1971
A-1241 Winny Tea P 23 Juli 1974
A-1242 Dea Sambi P 10 Sept 1972
DATA IDENTITAS :
NIP Educ Bagian Status Gol
A-1234 S1 Personalia Kawin 3C
A-1235 S1 Umum Kawin 3B
A-1236 SLTA Keuangan Belum 2C
A-1237 S1 Produksi Kawin 3A
A-1238 D1 Penjualan Kawin 2B
A-1239 S1 Personalia Kawin 3B
A-1240 D3 Umum Kawin 2C
A-1241 SLTA Humas Belum Kawin 2A
A-1242 D3 Humas Belum Kawin 2B

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 40

Praktikum DATABASE Microsoft Access 2000

DATA DETAIL :
Gol Gapok Gatun Gajab
2A 285000 145000 225000
2B 315000 155000 240000
2C 335500 165000 250000
3A 375000 175000 275000
3B 405500 185000 300000
3C 430000 195000 315000
3D 475000 210000 350000

BUAT DAN TAMPILKAN DENGAN QUERY :

a). Data dengan Field-field :

Nama Status Bagian Gol Gaji Bruto

Definisi : Gaji Bruto  Gapok + Gatun + Gajab

b). Data dengan Field-field :

Nama Gol Bagian Pajak Gaji Neto

Definisi : Pajak  5% dari Gatun

Gaji Neto  Gaji Bruto - Pajak

3.5. Pustaka
- Aitken, Peter G., 1987. Panduan Microsoft Office, Elex Media Komp.,
Jakarta.
- Fatansyah, 2001, Basis Data, CV. Informatika, Bandung

LAB UNISBA @REVISI-2006 Hal - 41