PROSEDUR PENGOLAHAN DAN PELAPORAN FINGER PRINT (PRESENSI)

Mulai

mendownload hasil Data finger print

Kepegawaian
presensi pegawai dari
FTP
mesin finger print
(1 hari)

1. Rekap Kehadiran
Membuat pelaporan / 2. Form Evaluasi
presensi pegawai Kinerja Tenaga
Kependidikan
(2 hari)

Mengirim form Evaluasi

Kasubag Kinerja Tenaga Form Evaluasi Kinerja
Kepegawain FTP Kependidikan ke atasan Tenaga Kependidikan
langsung
(3 hari)

Mengevaluasi hasil
pelaporan presensi
(1 hari)

Menyerahkan hasil
pelaporan presensi ke
bendahara gaji dan ke
subag keuangan
(2 menit)

Selesai
 PROSEDUR KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)

Mulai

Inventarisasi Daftar
Subag Kepegawaian Pegawai yang akan Database Pegawai
mendapat KGB (Cek
Aplikasi Kepegw)

(30 menit)
Draf KGB
Membuat Draf KGB
(1 hari)

1. Surat Pengantar
Mengirimkan berkas
2. FC SK Impasing
usulan KGB ke Bagian
Kepegawaian Univ. 3. FC SK pangkat
(1 jam) terakhir
4. Draf KGB
Bagian Kepegawaian
Evaluasi Draf KGB
Universitas (2 minggu)

Kabiro Administrasi Penandatanganan

Umum / PR II Draf KGB
(1 minggu)

Pendistribusian SK
Bagian Kepegawaian
KGB ke ybs, SK KGB
Universitas bendahara gaji, dekan
(1 hari)

Selesai
 PROSEDUR PENGURUSAN CUTI

Mulai

Mengajukan Surat
permohonan cuti ke
Pegawai Surat Permohonan
Dekan/PD II/KTU
(Form Surat Ijin)
tembusan KaSubag
Kepegawaian

Menyiapkan form cuti

yang ditandatangani
Subag Kepegawaian Form Cuti
oleh ybs, atasan
Fakultas
langsung dan PD II
(1 hari)

ACC Surat Keterangan

Dekan Cuti Surat Keterangan
Cuti
(1 hari)

Pendistribusian Surat
Keterangan Cuti ke Ybs,
Subag Kepegawaian Atasan Langsung dan
Fakultas Subag Kepegawain
Univ.
(1 hari)

Selesai
 PROSEDUR PENGURUSAN PENSIUN

Mulai

Memberikan Surat dari

Subag Kepegawaian informasi data Universitas (PR II)
Fakultas pegawai yang MPP (1
thn sblm pensiun)

Pegawai yang 1. Surat Pengantar Dekan/PD II

Mengumpulkan berkas 2. Daftar Riwayat Hidup
Memasuki Masa yang dibutuhkan (1-2 3. Daftar Riwayat Pekerjaan
Pensiun minggu) 4. Formulir Pendaftaran
Suami/Istri/Anak
5. Daftar Susunan Keluarga
6. Surat Pernyataan Penyerahan
Memproses & Barang Milik Negara
Mengirim berkas 7. Surat Pernyataan Tidak Pernah
Subag Kepegawaian
rangkap 4 sesuai Dijatuhi Hukuman Disiplin
Fakultas persyaratan ke Bagian Tingkat Berat
Kepegawaian 8. Surat Permintaan Pembayaran
Universitas (2 hari) Pensiun Pertama (SP-4)
9. Fotocopy NIP/Karpeg legalisir
KTU
10. Fotocopy SK CPNS+PNS
Bagian Kepegawaian Mengirim berkas ke (pengangkatan pertama) legalisir
KTU
Universitas BKN Surabaya untuk 11. Fotocopy SK Jabatan &
PNS gol I s/d III, dan Kepangkatan Terakhir legalisir
BKN Jakarta untuk PNS KTU
gol IV. (1 minggu) 12. Fotocopy Surat Nikah/ Akta
Nikah legalisir KUA
13. Akte Kelahiran Anak legalisir
Catatan Sipil
14. Pas Foto 3X4 (Istri/suami) 8 lbr
Penerbitan SK
BKN Apabila pensiun karena meninggal
Pensiun (1 tahun) ahli waris menambah berkas sbb :
15. Surat Kematian legalisir Camat
dan Lurah
16. Surat Keterangan Ahli Waris
Selesai legalisir Camat dan Lurah
17. Surat Keterangan Janda/Duda
legalisir Camat dan Lurah
 PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT / JABATAN DOSEN

Mulai

Memberikan berkas dan Form Daftar

Dosen
atau file Tri Dharma Tridharma PT
Perguruan Tinggi)

mengajukan 2 (dua) orang

nama peer review untuk
memberikan pertimbangan 1. surat pengantar
penilaian bidang Penelitian
(30 menit)
2. form penilaian

Mengirimkan berkas
Bagian Kepegawaian penelitian ke peer review
Fakultas (1 bulan)

Tim Angka Kredit Rapat Tim Angka Kredit

Fakultas Fakultas
(3 jam)

Tim Senat Fakultas Rapat Pertimbangan Senat

Fakultas Daftar Tridharma PT
(2 jam)

Dekan dan Kajur ACC Daftar Tridharma

Perguruan Tinggi
(2 hari)

Bagian Kepegawaian Mengirim Berkas ke

Kepegawaian Univ.
Fakultas
(30 menit)

Tim Angka Kredit Rapat Tim Angka Kredit

Universitas Universitas
(3 jam)

Rapat Senat Universitas

Tim Senat Universitas
(3 jam)

SK Fungsional Asisten
Bagian Kepegawaian SK Fungsional (Asisten Ahli
dan Lektor) Ahli / Lektor
Universitas
(3 bulan)

Mengirimkan Berkas
Penelitian Ke Kemendikbud
Jakarta (2 hari) SK Pangkat atau SK
Fungsional Lektor
Menerbitkan SK Pangkat Kepala / Gubes
Kemendikbud Jakarta
dan SK Fungsional (Lektor
Kepala dan Gubes) (3-6
bln)

Selesai
 PROSEDUR PENGURUSAN TUGAS BELAJAR

Mulai 1. Surat Permohonan

2. Surat rekomendasi
penerimaan lulus
seleksi dari lembaga
Mengajukan pendidikan tempat
Dosen permohonan tugas pelaksanaan tugas
belajar ke Fakultas belajar
beserta persyaratan 3. Surat jaminan
pembiayaan tugas
belajar
Melengkapi berkas 4.
pengajuan tugas
Subag Kepegawaian
belajar 1. Kartu PNS Elektronik;
Fakultas (1 Jam) 2. FC SK CPNS
3. FC SK PNS
4. FC SK pangkat terakhir;
5. FC SK jabatan terakhir;
6. DP3 2 th terakhir KP4;
Mengirim semua 7. akta nikah;
berkas ke Bagian 8. Surat rekomendasi dari
Kepegawaian atasan langsung;
Universitas 9. Surat persetujuan
(30 menit) penugasan ke luar negeri
dari Sekneg bagi yang
tugas belajar di luar
negeri;
10. Surat keterangan dari
Evaluasi Berkas dan pimpinan mengenai
Subag Kepegawaian Pembuatan Surat bidang studi yang akan
perjanjian tugas belajar ditempuh mempunyai
Universitas
hubungan atau sesuai
yang di ttd ybs dan PR II dengan tugas
(2 minggu) pekerjaannya;
11. Surat pernyataan

Penandatanganan
PR II dan Dosen Surat Perjanjian Tugas
Belajar
(2 hari)

Mengirim semua Surat perjanjian tugas

Subag Kepegawaian berkas ke belajar;
Universitas Kemendikbud
(1 hari)

Kemendikbud Penerbitas SK Tugas

Belajar dan
Pembebasan
Sementara
(3 6 bulan)

Selesai
 PROSEDUR PENGURUSAN PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR

Mulai 1. Surat rekomendasi

lembaga pendidikan
tempat Pegawai
Pelajar dan dari
Mengajuan
Sekretaris Negara bagi
Permohonan
Pegawai Pelajar di
Perpanjangan Tugas luar negeri;
Dosen Belajar ke Fakultas 2. Surat rekomendasi
(Dekan/PD II) disertai jaminan perpanjangan
alasan keterlambatan pembiayaan tugas
studi belajar

Melengkapi berkas
Subag Kepegawaian 1. Fotocopy SK CPNS
pengajuan
Fakultas 2. Fotocopy SK PNS
perpanjangan tubel
3. Surat rekomendasi
(1 hari)
dari pimpinan unit
kerja;

Mengirim berkas ke
Universitas ke Bagian
Kepegawaian Surat perjanjian
Universitas perpanjangan tugas
(30 menit) belajar

Penandatanganan
PR II dan Dosen
Surat Perjanjian Tugas
Belajar (2 hari)

Mengirim semua
Subag Kepegawaian
berkas ke
Universitas
Kemendikbud (1 jam)

Penerbitas SK
Kemendikbud Perpanjangan Tugas
Belajar (3-6 bln)

Selesai
 PROSEDUR PENGURUSAN PENGAKTIFAN KEMBALI DARI TUGAS BELAJAR

Mulai
1. Fotocopy ijazah/Surat
Keterangan Lulus dari
Perguruan Tinggi
Mengajukan tempat belajar
Dosen permohonan untuk 2. Laporan tertulis
diaktifkan dari tugas selesai studi dari yang
belajar ke Fakultas bersangkutan;

Membuat Surat
Subag Kepegawaian Keterangan Selesai Surat Keterangan
Fakultas Studi dan Telah Selesai Studi dan Telah
Melaksanakan Tugas Melaksanakan Tugas
Kembali dari Dekan Kembali
(1 jam)

1. FC KARPEG
Mengirimkan surat 2. FC NIP Baru
permohonan 3. FC SK CPNS
4. FC SK PNS
pengaktifan ditanda
5. FC SK jabatan fungsional
tangani Dekan / PD II terakhir,
ke Bag. kepegawaian 6. FC Surat kenaikan
Universitas beserta pangkat terakhir
berkas legalisir 7. FC SK Tugas Belajar
8. FC SK Pembebasan
rangkap 3 (30 menit) Sementara dari jabatan
9. FC Surat Jaminan
Pembiayaan Tugas
Memproses Berkas
Belajar dari Sponsor
Subag Kepegawaian dan Mengirim berkas 10. FC ijazah/Surat
Universitas ke Kemendikbud Keterangan Lulus dari
dengan Surat Perguruan Tinggi
tempat belajar
Pengantar dari
11. Laporan tertulis selesai
Rektor/PR II (5 hari) studi dari yang
bersangkutan;
12. Fotocopy DP3 tahun
Kemendikbud Penerbitan SK
terakhir
Pengaktifan Kembali 13. Surat Keterangan
(3-6 bulan) Selesai Studi dan Telah
Melaksanakan Tugas
Kembali dari Dekan

Selesai

SK Pengkatifan Kembali
 Ujian Dinas

Mulai

Mengevaluasi pegawai
yang telah memenuhi
persyaratan (1 hari)
a. Telah 2 (dua) tahun
dalam Pangkat Juru Tk
I (Gol I/d) dan
Pengatur Tk.I (Gol.
II/d)
Subag Kepegawaian b. Tidak sedang dalam
Fakultas keadaan :
- Diberhentikan
Sementara
- Menerima Uang
Tunggu
- Cuti di Luar
Tanggungan Negara
- Tidak sedang
menjalani hukuman
disiplin berat
- DP3 1 (satu) tahun
terakhir setiap unsur
bernilai baik
1. FC SK CPNS dan PNS
2. FC SK Kenaikan
Mengirim berkas ke Pangkat terakhir (Gol
Subag Kepegawaian I/d) dan (Gol II/d)
Universitas, Surat 3. FC DP-3
Pengantar PD II (1 hari) 4. FC Karpeg
5. FC Ijazah terakhir
(legalisir Dekan)
Subag Kepegawaian Melaksanaan Ujian Dinas
Universitas (5 hari)

Selesai
 KENAIKAN PANGKAT PNS TENAGA KEPENDIDIKAN

Mulai

Subag Kepegawaian Mengecek pada aplikasi /

Fakultas database pegawai dengan
persyaratan telah 4 th
pada pangkat terakhir (30
menit)

1. FC KARPEG
Memproses & 2. FC NIP Baru
Mengajukan berkas 3. FC SK CPNS
permohonan kenaikan
4. FC SK PNS
pangkat ke bagian
5. FC Surat kenaikan
Kepegawaian Universitas,
pangkat terakhir
Surat Pengantar PD II (2
6. FC DP3 2 thn terakhir
hari)

Memproses &
Subag Kepegawaian mengusulkan kenaikan
Universitas pangkat ke Kemendikbud
Jakarta (1 bulan)

Kemendikbud Penerbitan SK Pangkat SK Pangkat

(6 bln 1 thn)

Selesai
 PENGUSULAN PENGHARGAAN SATYA LENCANA KARYASATYA

Mulai

Mengecek pada aplikasi /

Subag Kepegawaian
database pegawai dengan
Fakultas
persyaratan masa kerja
yaitu 10, 20, 30 tahun
(1 hari)

Mengirimkan form Isian

Form Daftar Riwayat
Daftar Riwayat Hidup
kepada Pegawai yang Hidup
memenuhi persyaratan
(2 hari)

Mengisi form Daftar Form Daftar Riwayat

Pegawai Riwayat Hidup dengan Hidup
tulisan tangan rangkap 2
(3 hari)

Mengajukan berkas ke 1. Daftar Riwayat

Subag Kepegawaian bagian Kepegawaian Hidup
Fakultas Universitas, Surat 2. Fotocopy SK CPNS
Pengantar PD II (1 hari) 3. Fotocopy SK PNS
4. Fotocopy DP3 2 thn
terakhir
Subag Kepegawaian Memproses dan
Universitas Mengajukan berkas ke
Kemendikbud (5 hari)

Penghargaan Penghargaan
Kemendikbud Satyalencana Karya Satya
Satyalencana Karya
dari Presiden (6 bulan)
Satya

Selesai
 IJIN TIDAK MASUK KERJA

Mulai

1. Form Ijin Tidak

Mengisi form ijin tidak Masuk
Pegawai masuk disertai Surat Ket 2. Surat Keterangan
Dokter
Dokter (sakit) atau Surat
3. Surat Tugas
Tugas (Dinas Luar)

Mengirimkan Surat Ijin

tsb ke atasan langsung
dan tembusan ke Subag
Kepegawaian Fakultas
(1 hari)

Subag Kepegawaian
Merekap dan
Fakultas
melaporkan jumlah
kehadiran ke Pimpinan
(triwulan)

Selesai