FAIL MEJA

Jawatan:
SETIAUSAHA PENTAKSIRAN TINGKATAN 3

Sekolah:
<nama sekolah>
 <nama sekolah>

MAKLUMAT PEGAWAI <lengkapkan>

NAMA :
JAWATAN : SETIAUSAHA PT3
GRED :
UNIT :
E-MEL :

2
 PENGESAHAN PENGEMASKINIAN

Dengan ini, saya mengesahkan bahawa Fail Meja Setiausaha

Pentaksiran Tingkatan 3 telah dikemas kini berkuat kuasa
mulai

Tarikh Kemas kini : 04 FEBRUARI 2014

Tandatangan Ketua Jabatan :

3
 KANDUNGAN
KANDUNGAN MUKA SURAT

1. Visi, Misi dan Objektif <sekolah>........ 05

2. Carta Organisasi <sekolah>............... 08

3. Objektif Unit PBS/PT3.................................... 10

4. Carta Organisasi Unit PBS/PT3 ............................ 13

5. Senarai Tugas SU PT3 ................................................... 16

6. Peraturan-peraturan Pentadbiran ................................... 20

7. Proses Kerja ................................................................... 36

8. Carta Aliran Kerja ........................................................... 52

9. Senarai Semak / Checklist ............................................. 68

10. Senarai Borang yang Berkaitan dengan

Tugas Pegawai ................................................................ 84

11. Undang-Undang dan Peraturan

(Pekeliling) .................. 87

12. Jawatankuasa Yang Dianggotai (Yang berkaitan

dengan tugas sahaja) ..................................................... 90

13. Norma
Kerja ..................................................................... 92

14. Format Senarai Tugas

Harian ......................................... 94

4
1. VISI, MISI DAN
OBJEKTIF

<nama sekolah>

5
1.0 VISI, MISI DAN OBJEKTIF

<nama sekolah>

1.1 VISI

<visi sekolah>

1.2 MISI

<misi sekolah>

6
1.3 OBJEKTIF SEKOLAH <nama sekolah>

<boleh didapati daripada buku panduan guru sekolah masing-masing>

7
2. CARTA ORGANISASI
<nama sekolah>

8
2.1 CARTA ORGANISASI
<nama sekolah>

Masukkan carta organisasi sekolah

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

9
3. OBJEKTIF
UNIT PBS/PT3

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

10
3.0 Objektif Unit PBS/PT3 <nama sekolah>
1. Menyediakan Instrumen

Memasang instrumen berdasarkan Jadual Spesifikasi Ujian, Format Instrumen dan Panduan
Pemasangan Instrumen

Membuat verifikasi instrumen

2. Mentadbir instrumen

Menyediakan jadual

Mentadbir PT3 secara one-off dalam tempoh yang ditetapkan oleh LP dengan mematuhi
peraturan pentadbiran PT3

3. Memeriksa Skrip Jawapan

Memeriksa skrip jawapan murid berpandukan Panduan Penskoran

Menjalankan moderasi
Memberi skor dan membuat verifikasi skor
Menetapkan gred berpandukan Jadual Penggredan
Menghantar gred ke Lembaga Peperiksaan

4. Mengeluarkan Pelaporan

Mencetak pelaporan berdasarkan format Pelaporan PT3

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

11
4. CARTA ORGANISASI
UNIT PBS/PT3
<nama sekolah>

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

12
4.0 CARTA ORGANISASI
<masukkan carta organisasi PBS dan JK verifikasi
skor sekolah>

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

13
5. SENARAI TUGAS
SU PT3
<nama sekolah>

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

14
5.1 Senarai Tugas Setiausaha PT3

BIL TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

1 Menguruskan pendaftaran calon
2 Menguruskan pelaksanaan Pelbagai Instrumen Geografi dan Sejarah
3 Menguruskan pelaksanaan Ujian Lisan Bertutur/ Mendengar
4 Menguruskan pelaksanaan Ujian Bertulis
5 Menguruskan penyimpanan instrumen
6 Menguruskan susun atur bilik/dewan peperiksaan
7 Menguruskan pernyataan keputusan PT3
8 Menguruskan kes-kes khas
9 Menguruskan proses semakan semula

DISAHKAN OLEH TARIKH

(nama pengetua)
Pengetua <nama sekolah>

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

15
PERATURAN-PERATURAN
PENTADBIRAN

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

16
 Tugas 1: Menguruskan Pendaftaran calon.

1. Mendaftarkan calon melalui Aplikasi PT3.

2. Mencetak Pernyataan Pendaftaran PT3 dan menyerahkannya untuk semakan calon.
3. Membuat pembetulan maklumat pendaftaran sekiranya perlu.

Tugas 2: Menguruskan Pelaksanaan Pelbagai Instrumen Geografi dan Sejarah

1. Memastikan instrumen pentaksiran telah disediakan bagi calon biasa dan calon berkeperluan
khas mengikut jadual yang telah ditetapkan.
2. Menyimpan instrumen pentaksiran dalam almari/ bilik berkunci yang disediakan sehingga hari
perlaksanaan pentaksiran.

Tugas 3: Menguruskan Pelaksanaan Ujian Lisan Bertutur/ Mendengar

1. Memastikan instrumen pentaksiran telah disediakan bagi calon biasa dan calon berkeperluan
khas mengikut jadual yang telah ditetapkan.
2. Menyimpan instrumen pentaksiran dalam almari/ bilik berkunci yang disediakan sehingga hari
perlaksanaan pentaksiran.

Tugas 4: Menguruskan pelaksanaan Ujian Bertulis

1. Memuat turun item ujian bertulis dari Aplikasi PT3 bersama KPMp dan menyerahkan instrumen
pentaksiran cetakan asal kepada KPMp.

2. Memastikan instrumen pentaksiran telah disediakan bagi calon biasa dan calon berkeperluan khas
mengikut jadual yang ditetapkan.

3. Memuat turun panduan penskoran dari Aplikasi PT3 selepas tamat ujian bertulis bagi setiap mata
pelajaran mengikut jadual yang ditetapkan oleh LP

4. Menyerahkan panduan penskoran kepada Penolong Kanan Pentadbiran

5. Mencetak Borang Keseluruhan Skor Calon dan menyerahkan kepada Jawatankuasa Verifikasi
Skor.

6. Memuktamadkan skor calon bagi setiap mata pelajaran seperti yang disahkan oleh JVS dengan
menekan butang HANTAR pada Aplikasi PT3.

7. Catatan: Markah yang telah dihantar ke lembaga peperiksaan tidak boleh diubah lagi.

8. Menyimpan satu salinan cetakan borang skor calon yang telah diverifikasi oleh Pengetua.

Tugas 5: Menguruskan penyimpanan instrumen.

1. Membantu Penolong Kanan Pentadbiran menyimpan instrumen pentaksiran dalam almari / bilik berkunci
yang disediakan sehingga hari pelaksanaan ujian bertulis.

2. Menyediakan borang log personel yang memasukkan dan mengeluarkan instrument pentaksiran
sepanjang masa bermula dari penyediaan instrumen sehingga penghantaran skor dibuat.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

17
 Tugas 6: Menguruskan susun atur bilik/dewan peperiksaan.

1. Menyediakan dewan / bilik peperiksaan mengikut prosedur yang ditetapkan oleh LP dalam Panduan
Pengurusan Pusat Peperiksaan Bertulis.

2. Mencetak kenyataan kemasukan dan slip meja dari aplikasi PT3.

3. Menyediakan dokumen kehadiran calon untuk diserahkan kepada Ketua Pengawas.

Tugas 7: Menguruskan pernyataan keputusan PT3.

1. Mencetak pelaporan PT3 dan menyerahkannya kepada guru tingkatan.

2. Mengendalikan proses penyerahan pelaporan keputusan PT3 pada hari yang ditetapkan oleh Lembaga
Peperiksaan.

Tugas 8: Menguruskan Kes-kes Khas.

1. Mengurus pentadbiran Ujian Bertulis, Pelbagai Instrumen dan Ujian Lisan bagi kes-kes khas sebelum 31
Oktober.

2. Kes kes Khas melibatkan murid-murid seperti berikut:

a. Kes Disiplin (ponteng dan buang sekolah)
b. Murid Tidak Hadir Ke Sekolah Dalam Tempoh Masa Yang Panjang Atas Sebab
Kesihatan.
c. Murid Berkeperluan Khas (MBK)
d. Murid di Bawah Pengawasan Kementerian Dalam Negeri Dan Jabatan Kebajikan
Masyarakat.
e. Murid di bawah Pengawasan Sekolah Dalam Hospital (SDH)
f. Atlet yang Terlibat Dalam Latihan Dan Kejohanan Peringkat Negeri dan / atau
Kebangsaan / Antarabangsa.
g. Murid Baru Pulang Dari Bermastautin Di Luar Negara.

Tugas 9: Menguruskan proses semak semula.

1. Menyampaikan taklimat kepada calon PT3

2. Menyediakan borang permohonan

3. Menguruskan permohonan penyemakan semula keputusan PT3

4. Menghantar borang permohonan dan fee calon ke JPN

5. Mencetak keputusan TERKINI calon dari Aplikasi PT3

6. Menyediakan surat keputusan KEKAL/BERUBAH calon

7. Menyediakan laporan keputusan KEKAL, BERUBAH SKOR dan BERUBAH GRED bagi tujuan
analisis di peringkat sekolah.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

18
7. PROSES KERJA

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

19
TUGAS 1: Menguruskan pendaftaran PT3

PEGAWAI YANG
BIL. PROSES KERJA PERATURAN
MELULUSKAN/DIRUJUK

1 Taklimat peperiksaan

2 Calon mengisi borang PT3 secara

manual
Pengarah Pendidikan

Timbalan Pengarah & Pekeliling Ikhtisas

4 Pendaftaran atas talian Timbalan Pegawai Pendidikan yang sedang
Daerah berkuatkuasa
5 Jana angka giliran
Ketua Sektor Penilaian dan
6 Pengesahan pendaftaran Peperiksaan

7 Pendaftaran calon cicir

(Bayaran RM30)

TUGAS 2: Menguruskan Pelaksanaan Pelbagai Instrumen Geografi dan Sejarah

Pegawai Yang
Bil Proses Kerja Meluluskan/Dirujuk Peraturan

1 Mengadakan pertemuan dengan Ketua

Panitia
2 Setiausaha Memuat turun Tugasan dan
Arahan Persediaan Tugasan Pengarah Pendidikan
3 Mencetak soalan
Timbalan Pengarah &
4 KP mengadakan pertemuan dan memberi
Timbalan Pegawai
taklimat kepada Guru Mata pelajaran. Pekeliling
Pendidikan
Melaksanakan Ujian Kajian Kes mengikut Ikhtisas yang
5 Daerah
tarikh yang ditetapkan oleh LPM sedang
Pentaksir yang dilantik melaksanakan berkuatkuasa
Ketua Sektor Penilaian
6 pemeriksaan, penyelarasan pemeriksaan
dan Peperiksaan
dan semakan teknikal bersama KP
7 Mengadakan mesyuarat JVS
Pengetua/ PK1/ Ketua
8 Verifikasi skor oleh Pentaksir Kawasan Panitia
Menghantar skor ke LPM secara atas
9
talian
TUGAS 3: Menguruskan Pelaksanaan Ujian Lisan Bertutur/ Mendengar

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

20
 Pegawai Yang
Bil Proses Kerja Meluluskan/Dirujuk Peraturan

1 Mengadakan pertemuan dengan Ketua

Panitia Pengarah
2 Setiausaha peperiksaan muat turun Pendidikan
Tugasan Ujian Lisan Bertutur
Timbalan
3 Melantik pentaksir Ujian Lisan Bertutur
Pengarah &
(KP dan Guru Mata Pelajaran)
Timbalan Pegawai
4 Memberi taklimat kepada pentaksir cara Pekeliling
Pendidikan
pentadbiran dan penskoran. Ikhtisas yang
Daerah
Setiausaha peperiksaan menetapkan bilik sedang
5 dan menyediakan jadual ujian lisan berkuatkuasa
Ketua Sektor
bertutur.
Penilaian dan
Melaksanakan Ujian Bertutur mengikut
6 Peperiksaan
tarikh yang ditetapkan oleh LPM
Pengetua/ PK1/
Menghantar skor ke LPM secara atas Ketua Panitia
7
talian

Tugas 4: Menguruskan pelaksanaan Ujian bertulis.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

21
 Pegawai Yang
Bil Proses Kerja Meluluskan/Dirujuk Peraturan

1 Memuat turun item pentaksiran dan panduan PK1

pemasangan instrumen oleh SUP PT3 SUP PT3
2 Memasang instrumen oleh guru yang dilantik oleh Pengetua
PK1 dan Pengetua PK1
GKMP
SUP PT3
3 Verifikasi instrumen oleh KP KP
4 Verifikasi instrumen oleh PKw PKw
5 Mencetak soalan mengikut bilangan calon PT3 PAR
SUP PT3
6 Menyimpan soalan dan panduan penskoran di GKMP
dalam bilik kebal sekolah SUP PT3

Menyedia dan mengedarkan jadual serta panduan SUP PT3

7 Guru Bertugas, Buku Laporan Guru Bertugas
kepada guru bertugas.

Pengetua
Memberi taklimat kepada guru pengawas yang
8 Ketua Pengawas
terlibat dan calon.
SUP PT3

Mengedarkan Jadual Waktu PT3 kepada calon Pengetua

9
dan pengusaha kantin serta semua yang terlibat.

Mengedarkan Kenyataan Kemasukan kepada SUP PT3

10
calon.

Mentadbir ujian bertulis oleh Ketua Pengetua

11 Pengawas dan Pengawas Ketua Pengawas
SUP PT3
Menyimpan skrip jawapan calon ke dalam bilik Ketua Pengawas
12 kebal sekolah
SUP PT3
Muat turun panduan penskoran 1 hari selepas SUP PT3
13 ujian bertulis dijalankan

Pentaksir melaksanakan pemeriksaan, KP

penyelarasan pemeriksaan dan semakan
14 Pentaksir
teknikal

Pentaksir Kawasan melaksanakan KP

15
penyelarasan skor dan verifikasi skor PKw FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3
22
Menghantar markah ke LPM secara atas talian Pengetua
16
SUP PT3
Tugas 5: Menguruskan Penyimpanan Instrumen.

Pegawai Yang
Bil Proses Kerja Meluluskan/Dirujuk Peraturan

1 Menyediakan tempat yang selamat untuk Pengetua

menyimpan instrumen SUP PT3
2 Menerima evidens proses dan evidens Pengetua
produk daripada pentaksir sekolah Pentaksir
SUP PT3
3 Menyimpan evidens proses dan evidens SUP PT3
produk dalam jangka masa enam (6) bulan
selepas keputusan PT3 diumumkan

Tugas 6: Menguruskan susun atur bilik/dewan peperiksaan.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

23
 Pegawai Yang
Bil Proses Kerja Meluluskan/Dirujuk Peraturan

1 Menetapkan dewan/bilik peperiksaan dan Pengetua

bilik kuarantin PK1
2 Menyediakan pelan kedudukan calon SUP PT3
3 Menyelia menyusunan kerusi meja di PK1
dewan/bilik peperiksaan mengikut SUP PT3
spesifikasi yang ditetapkan
4 Menampal Slip Meja/Kenyataan SUP PT3
Kemasukan di sudut kanan atas meja calon
5 Menampal Jadual Waktu di pintu SUP PT3
dewan/bilik peperiksaan
6 Menampal Pelan Kedudukan Calon SUP PT3

Menyediakan alatan di dewan/bilik SUP PT3

7
peperiksaan

Meletakkan papan tanda PEPERIKSAAN SUP PT3

8 SEDANG DIJALANKAN,DILARANG
MASUK

Menyerahkan dokumen peperiksaan, kunci SUP PT3

9 almari, kunci dewan/bilik peperiksaan
kepada ketua pengawas

Tugas 7: Pengurusan Pernyataan Keputusan Ujian Bertulis PT3

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

24
 Pegawai Yang
Bil Proses Kerja Meluluskan/Dirujuk Catatan

1 Memuat turun Pernyataan Keputusan SUP PT3

Ujian Bertulis dari Aplikasi PT3
2 Mencetak Pernyataan Keputusan Ujian SU PT3
Bertulis.
3 Mengesahkan Pernyataan Keputusan bagi Pengetua
setiap calon
4 Mengendalikan penyerahan Pernyataan Guru Tingkatan dan
Keputusan pada tarikh yang ditetapkan. semua personel yang
terlibat.

Tugas 8: Pengurusan Kes-Kes Khas

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3
25
 Pegawai Yang
Meluluskan/Dirujuk Catatan
Bil Proses Kerja

Mengenalpasti murid-murid yang berada dalam kategori Pengetua/PK

1
kes khas HEM/Guru
Disiplin/Kaunselor
Kes Disiplin dan Kes Tidak Hadir kerana sakit
2
berpanjangan
JPN
- Memfailkan nama-nama murid berserta dokumen
sokongan

3 Pengarah Peperiksaan
MBK

- Memaklumkan kepada ibu bapa untuk membuat

permohonan melalui sekolah

- Mengemukakan salinan permohonan dengan

menggunakan borang yang disediakan oleh LP berserta
dokumen sokongan (laporan perubatan atau kad OKU)
kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk kelulusan
melaksanakan PP menggunakan mekanisme yang
ditetapkan untuk calon berkeperluan khas

4
Murid Berpindah

- Mengemas kini skor PBS murid berpindah memastikan

data murid dalam Sistem

- menyerahkan pelaporan PS dan PPsi secara rasmi

kepada ibu bapa / penjaga murid untuk diserahkan
kepada sekolah baharu

- memastikan evidens PP dan PPsi murid dari sekolah

asal diterima

- memastikan data murid dalam Sistem Pengurusan

Sekolah dikemaskini

5
Murid di Bawah Pengawasan KDN Dan JKM/ Murid di
bawah Pengawasan SDH/ Atlet Peringkat Negeri,
Kebangsaaan, Antarabangsa/ Murid Baru Pulang Dari
Bermastautin Di Luar Negara

- Memastikan semua murid melaksanakan PBS dengan

mekanisme yang sesuai

- Memastikan murid yang tidak dapat melaksanakan PP

hendaklah mendapat kelulusan rasmi Pengarah
Peperiksaan- Merujuk kepada Pengarah Peperiksaan
untuk mendapatkan maklumat dan tindakan selanjutnya
bagi melaksanakan PP untuk murid berkenaan-
Memastikan skor murid diserahkan kepada sekolah asal
untuk tujuan perekodan.

Tugas 9: Pengurusan Semak Semula Ujian Bertulis PT3

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

26
 Pegawai Yang
Bil Proses Kerja Meluluskan/Dirujuk Peraturan

1 Menyampaikan taklimat kepada calon Pengarah

PT3 JPWPKL
2 Ketua Sektor SPP
Menyediakan borang permohonan
Pengetua
3 Menguruskan permohonan
penyemakan semula keputusan PT3
4 Menghantar borang permohonan dan
fee calon ke JPN
5 Mencetak keputusan TERKINI calon
dari Aplikasi PT3
6 Menyediakan surat keputusan
KEKAL/BERUBAH calon
7 Menyediakan laporan keputusan
KEKAL, BERUBAH SKOR dan
BERUBAH GRED bagi tujuan analisis
di peringkat sekolah.

8. CARTA ALIRAN
KERJA

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

27
 Mula

Taklimat PT3 untuk calon

Calon mengisi borang PT3 secara manual

(peringkat sekolah)

Tugas 1: Menguruskan pendaftaran calon

Calon warganegara Calon bukan warganegara

Borang PT3 Borang PT3
Salinan K.Pengenalan Salinan Pasport
Salinan Kad OKU (PPKI) Salinan bayaran levi

SUP memastikan semua calon yang berada dalam senarai buku kedatangan (Register) mengisi borang PT3

Tiada

Ya

Pendaftaran atas talian

Jana angka giliran

Tekan butang Hantar

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

28
TAMAT
Tugas 2: Menguruskan Pelaksanaan Pelbagai Instrumen
Geografi dan Sejarah

- Mula

- Muat turun TUgasan, Arahan Persediaan

Tugasan, Panduan Penskoran dan Lembaran
Markah

- Mencetak soalan mengikut bilangan calon PT3

- Guru mata pelajaran (pentaksir) mentadbir tugasan.

8 waktu PdP.

- Pentaksir melaksanakan pemeriksaan,

Penyelarasan pemeriksaan dan semakan
taknikal bersama KP.

- Mesyuarat JVS

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

29
 - Pentaksir Kawasan melaksanakan
penyelarasan skor dan verifikasi skor

- Menghantar markah ke LPM secara atas talian

- Tamat

Tugas 3: Pengurusan Ujian Lisan Bertutur BM dan BI

- Mula

- Muat Turun Tugasan Ujian Lisan (SUP PT3)

(Arahan Persediaan Tugasan, Panduan
Penskoran dan Lambaran Markah)

- Melantik Pentaksir Ujian Bertutur

(Mengikut subjek)

- Menyediakan bilik untuk mentaksir

- Menyediakan senarai calon PT3 mengikut

angka giliran

- Menyediakan Jadual Perlaksanaan Pentaksiran

(perlu di patuhi oleh Pentaksir)

- Pentaksir mentaksir calon

BM berkumpulan (skor individu)

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

30
 BI - Individu

- Pentaksir Kawasan melaksanakan

penyelarasan skor dan verifikasi skor

- Menghantar markah ke LPM secara atas talian

- Tamat

Pengurusan Ujian Lisan Mendengar BM dan BI

- Mula

- Menerima CD (Audio, Soalan dan Panduan

Penskoran)

- Memastikan CD boleh digunakan

- Mencetak soalan mengikut bilangan calon PT3

- Menyimpan soalan dan panduan penskoran

dalam bilik kebal sekolah

- Mengedarkan soalan semasa ujian mendengar

dijalankan

- Menyimpan skrip jawapan calon ke dalam bilik

kebal

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

31
 - Menyerah skrip jawapan calon kepada pentaksir

- Pentaksir Kawasan melaksanakan

penyelarasan skor dan verifikasi skor

- Menghantar markah ke LPM secara atas talian

- Tamat

Tugas 4: Pengurusan Ujian Bertulis

- Mula

- Memuat turun item pentaksiran dan panduan pemasangan

instrumen oleh SUP PT3

- Memasang instrumen oleh guru yang dilantik oleh PK1 dan

Pengetua

- Verifikasi instrumen oleh KP

- Verifikasi instrumen oleh PKw

- Mencetak soalan mengikut bilangan calon PT3

- Menyimpan soalan dan panduan penskoran dalam

bilik kebal
sekolah
- Menyedia dan mengedarkan jadual serta panduan Guru
Bertugas, Buku Laporan Guru Bertugas kepada guru bertugas.
- Memberi taklimat kepada guru pengawas yang
terlibat dan calon.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

32
 - Mengedarkan Jadual Waktu PT3 kepada calon
dan pengusaha kantin serta semua yang terlibat.
- Mengedarkan Kenyataan Kemasukan kepada calon.

- Mentadbir ujian bertulis oleh Ketua Pengawas dan

Pengawas

- Menyimpan skrip jawapan calon ke dalam bilik kebal sekolah

- Muat turun panduan penskoran 1 hari selepas ujian bertulis

dijalankan

- Pentaksir melaksanakan pemeriksaan, penyelarasan

pemeriksaan dan semakan teknikal
- Pentaksir Kawasan melaksanakan penyelarasan skor dan
verifikasi skor

- Menghantar markah ke LPM secara atas talian

- Tamat

Tugas 5: Pengurusan Penyimpanan Instrumen

- Mula

- Menyediakan tempat yang selamat untuk

menyimpan instrumen

- Menerima evidens proses dan evidens produk

daripada pentaksir sekolah

- Menyimpan evidens proses dan evidens

produk dalam jangka masa enam (6) bulan
selepas keputusan PT3 diumumkan
- Tamat

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

33
Tugas 6: Pengurusan Susun Atur Dewan/Bilik Peperiksaan
- Mula

- Menetapkan dewan/bilik peperiksaan dan bilik kuarantin

- Menyediakan pelan kedudukan calon

- Menyelia penyusunan kerusi meja di dewan/bilik peperiksaan

mengikut spesifikasi yang ditetapkan

- Menampal Slip Meja/Kenyataan Kemasukan di sudut kanan

atas meja calon

- Menampal Jadual Waktu di pintu dewan/bilik peperiksaan

- Menampal Pelan Kedudukan calon

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

34
 - Menyediakan alatan di dewan/bilik peperiksaan

- Meletakkan papan tanda

- Menyerahkan dokumen peperiksaan, kunci almari, kunci

dewan dan bilik peperiksaan kepada ketua pengawas

- Tamat

Tugas 7: Pengurusan Pernyataan Keputusan Ujian Bertulis PT3

-Mula

-Memuat turun Pernyataan Keputusan Ujian Bertulis

-Mencetak Pernyataan Keputusan Ujian Bertulis

-Mengesahkan Pernyataan Keputusan bagi setiap calon.

-Mengendalikan penyerahan Pernyataan Keputusan

pada tarikh yang ditetapkan.

-TAMAT

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

35
Tugas 8: Pengurusan Kes-Kes Khas

- MULA

- Mengenalpasti murid-murid yang berada dalam kategori kes khas

Kes Disiplin dan Kes Tidak Hadir kerana sakit berpanjangan

- Memfailkan nama-nama murid berserta dokumen sokongan
MBK
- Memaklumkan kepada ibu bapa untuk membuat permohonan
melalui sekolah

- Mengemukakan salinan permohonan dengan menggunakan

borang yang disediakan oleh LP berserta dokumen sokongan
(laporan perubatan atau kad OKU) kepada Pengarah Pendidikan
Negeri untuk kelulusan melaksanakan PP menggunakan
mekanisme yang ditetapkan untuk calon berkeperluan khas

- memastikan data murid dalam Sistem Pengurusan Sekolah

dikemaskini

Murid Berpindah
- Mengemas kini skor PBS murid berpindah memastikan data
murid dalam Sistem
FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3
36
 - menyerahkan pelaporan PS dan PPsi secara rasmi kepada ibu
bapa / penjaga murid untuk diserahkan kepada sekolah baharu

- memastikan evidens PP dan PPsi murid dari sekolah asal

diterima

- memastikan data murid dalam Sistem Pengurusan Sekolah

dikemaskini

Murid di Bawah Pengawasan KDN Dan JKM/ Murid di bawah Pengawasan SDH/
Atlet Peringkat Negeri, Kebangsaaan, Antarabangsa/ Murid Baru Pulang Dari Bermastautin Di
Luar Negara

- Memastikan semua murid melaksanakan PBS dengan

mekanisme yang sesuai

- Memastikan murid yang tidak dapat melaksanakan PP

hendaklah mendapat kelulusan rasmi Pengarah Peperiksaan

- Merujuk kepada Pengarah Peperiksaan untuk mendapatkan

maklumat dan tindakan selanjutnya bagi melaksanakan PP untuk
murid berkenaan

- Memastikan skor murid diserahkan kepada sekolah asal untuk

tujuan perekodan

TAMAT

Tugas 9: Pengurusan Semak Semula Ujian Bertulis PT3

- MULA

- Menyampaikan taklimat kepada calon

- Menyediakan borang permohonan

- Menguruskan permohonan penyemakan semula

keputusan PT3

- Menghantar borang permohonan dan fee calon ke

JPN

- Mencetak keputusan terkini calon dari Aplikasi PT3

- Menyediakan surat keputusan KEKAL/BERUBAH

calon
FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3
37
 - Menyediakan laporan keputusan KEKAL,BERUBAH
SKOR dan BERUBAH GRED bagi tujuan analisis di
peringkat sekolah
- TAMAT

9. SENARAI
SEMAK/CHECKLIST

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

38
Tugas 1: Pendaftaran calon.

BIL. PROSES KERJA Tanda () Catatan

1 Taklimat peperiksaan

2 Calon mengisi borang PT3 secara

manual

4 Pendaftaran atas talian

5 Jana angka giliran

6 Pengesahan pendaftaran

7 Pendaftaran calon cicir

(Bayaran RM30)

Tugas 2: Pelaksanaan Pelbagai Instrumen Geografi dan Sejarah.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

39
Bil Proses Kerja Tanda () Catatan

1 Mengadakan pertemuan dengan Ketua Panitia

2 Setiausaha Memuat turun Tugasan dan

Arahan Persediaan Tugasan
3 Mencetak soalan
4 KP mengadakan pertemuan dan memberi
taklimat kepada Guru Mata pelajaran.
Melaksanakan Ujian Kajian Kes mengikut
5
tarikh yang ditetapkan oleh LPM
Pentaksir yang dilantik melaksanakan
6 pemeriksaan, penyelarasan pemeriksaan dan
semakan teknikal bersama KP
7 Mengadakan mesyuarat JVS
8 Verifikasi skor oleh Pentaksir Kawasan

9 Menghantar skor ke LPM secara atas talian

Tugas 3: Pelaksanaan Ujian Lisan BM dan BI

Bil Proses Kerja Tanda () Catatan

1 Mengadakan pertemuan dengan Ketua
Panitia
2 Setiausaha peperiksaan muat turun
Tugasan Ujian Lisan Bertutur
3 Melantik pentaksir Ujian Lisan Bertutur
(KP dan Guru Mata Pelajaran)
4 Memberi taklimat kepada pentaksir cara
pentadbiran dan penskoran.
Setiausaha peperiksaan menetapkan bilik
5 dan menyediakan jadual ujian lisan
bertutur.
Melaksanakan Ujian Bertutur mengikut
6
tarikh yang ditetapkan oleh LPM

Menghantar skor ke LPM secara atas

7
talian

Bil Proses Kerja Tanda () Catatan

1 Mengadakan pertemuan dengan Ketua
Panitia
2 Ketua Panitia memastikan CD yang di
terima boleh digunakan
3 Mencetak soalan
4 Menyimpan soalan dan panduan
penskoran di dalam bilik kebal
Melaksanakan Ujian mendengar mengikut
5 FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3
tarikh yang ditetapkan oleh LPM 40
6 Menghantar skor ke LPM secara atas
talian
Tugas 4: Pelaksanaan Ujian Bertulis.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

41
 Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1 Memuat turun item pentaksiran dan panduan

pemasangan instrumen oleh SUP PT3

2 Memasang instrumen oleh guru yang

dilantik oleh PK1 dan Pengetua

3 Verifikasi instrumen oleh KP

4 Verifikasi instrumen oleh PKw

5 Mencetak soalan mengikut bilangan calon

PT3

6 Menyimpan soalan dan panduan penskoran

di dalam bilik kebal sekolah

7 Menyedia dan mengedarkan jadual serta

panduan Guru Bertugas, Buku Laporan Guru
Bertugas kepada guru bertugas.

Memberi taklimat kepada guru pengawas

8
yang terlibat dan calon.

Mengedarkan Jadual Waktu PT3 kepada

9 calon dan pengusaha kantin serta semua
yang terlibat.

Mengedarkan Kenyataan Kemasukan kepada

10
calon.
Mentadbir ujian bertulis oleh Ketua
11 Pengawas dan Pengawas

Menyimpan skrip jawapan calon ke dalam

12 bilik kebal sekolah

Muat turun panduan penskoran 1 hari selepas

13 ujian bertulis dijalankan

Pentaksir melaksanakan pemeriksaan,

penyelarasan pemeriksaan dan
14
semakan teknikal

Pentaksir Kawasan melaksanakan

15
penyelarasan skor dan verifikasi skor
Menghantar markah ke LPM secara atas
16 talian

Tugas 5: Pelaksanaan penyimpanan instrumen.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

42
 Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1 Menyediakan tempat yang selamat untuk

menyimpan instrumen

2 Menerima evidens proses dan evidens

produk daripada pentaksir sekolah

3 Menyimpan evidens proses dan evidens

produk dalam jangka masa enam (6) bulan
selepas keputusan PT3 diumumkan

Tugas 6: Pengurusan susun atur bilik/dewan peperiksaan.

Bil Tindakan Tanda ( ) Catatan

1 Menetapkan dewan/bilik peperiksaan dan

bilik kuarantin

2 Menyediakan pelan kedudukan calon

3 Menyelia menyusunan kerusi meja di

dewan/bilik peperiksaan mengikut
spesifikasi yang ditetapkan

4 Menampal Slip Meja/Kenyataan

Kemasukan di sudut kanan atas meja calon

5 Menampal Jadual Waktu di pintu

dewan/bilik peperiksaan

6 Menampal Pelan Kedudukan Calon

7 Menyediakan alatan di dewan/bilik

peperiksaan

Meletakkan papan tanda PEPERIKSAAN

8 SEDANG DIJALANKAN,DILARANG
MASUK

Menyerahkan dokumen peperiksaan, kunci

9 almari, kunci dewan/bilik peperiksaan
kepada ketua pengawas

Tugas 7: Pengurusan Pernyataan Keputusan PT3.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

43
 Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1 Memuat turun Pernyataan Keputusan

Ujian Bertulis dari Aplikasi PT3

2 Mencetak Pernyataan Keputusan

Ujian Bertulis

3 Mengesahkan Pernyataan Keputusan

bagi setiap calon

4 Mengendalikan penyerahan
Pernyataan Keputusan pada tarikh
yang ditetapkan.

Tugas 8: Pengurusan Kes-Kes Khas.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

44
Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1 Mengenalpasti murid-murid yang berada

dalam kategori kes khas

2 Kes Disiplin dan Kes Tidak Hadir kerana

sakit berpanjangan
- Memfailkan nama-nama murid berserta
dokumen sokongan

MBK
3
- Memaklumkan kepada ibu bapa untuk
membuat permohonan melalui sekolah
- Mengemukakan salinan permohonan
dengan menggunakan borang yang
disediakan oleh LP berserta dokumen
sokongan (laporan perubatan atau kad
OKU) kepada Pengarah Pendidikan
Negeri untuk kelulusan melaksanakan PP
menggunakan mekanisme yang
ditetapkan untuk calon berkeperluan khas

Murid Berpindah
4
- Mengemas kini skor PBS murid
berpindah memastikan data murid dalam
Sistem
- menyerahkan pelaporan PS dan PPsi
secara rasmi kepada ibu bapa / penjaga
murid untuk diserahkan kepada sekolah
baharu
- memastikan evidens PP dan PPsi murid
dari sekolah asal diterima
- memastikan data murid dalam Sistem
Pengurusan Sekolah dikemaskini

Murid di Bawah Pengawasan KDN Dan

5 JKM/ Murid di bawah Pengawasan SDH/
Atlet Peringkat Negeri, Kebangsaaan,
Antarabangsa/ Murid Baru Pulang Dari
Bermastautin Di Luar Negara
- Memastikan semua murid melaksanakan
PBS dengan mekanisme yang sesuai
- Memastikan murid yang tidak dapat
melaksanakan PP hendaklah mendapat
kelulusan rasmi Pengarah Peperiksaan
- Merujuk kepada Pengarah Peperiksaan
untuk mendapatkan maklumat dan

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

45
 tindakan selanjutnya bagi melaksanakan
PP untuk murid berkenaan
- Memastikan skor murid diserahkan
kepada sekolah asal untuk tujuan
perekodan.

Tugas 9: Pengurusan Semak semula.

Bil Aktiviti Tindakan Catatan

1 Menyampaikan taklimat kepada calon

PT3

2 Menyediakan borang permohonan

3 Menguruskan permohonan
penyemakan semula keputusan PT3

4 Menghantar borang permohonan dan

fee calon ke JPN

5 Mencetak keputusan TERKINI calon

dari Aplikasi PT3

6 Menyediakan surat keputusan

KEKAL/BERUBAH calon

7 Menyediakan laporan keputusan

KEKAL, BERUBAH SKOR dan
BERUBAH GRED bagi tujuan analisis
di peringkat sekolah.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

46
10. SENARAI BORANG

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

47
ARAHAN:
Borang2 dipilih berdasarkan keperluan sekolah mengikut tugas SU PT3 dan di ambil
daripada senarai borang yang disediakan oleh kumpulan Pn Rozita semasa Bengkel
Penyediaan Fail Meja SU PT3.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

48
11. UNDANG-UNDANG
DAN PERATURAN

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

49
BIL. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Tugas 1: Pendaftaran calon PT3

1. AKTA PENDIDIKAN
Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)
Undang-undang malaysia (1996)
SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 10/1988
2. Panduan Tentang Umur Masuk Sekolah Rendah dan Sekolah Menengah Serta
Umur Menduduki Peperiksaan Bagi Sekolah Kerajaan, Sekolah Bantuan
Kerajaan dan Sekolah Swasta.
SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 3 / 2001
3. Pindaan Para 2 SPI Bil 10/1988 Panduan Tentang Umur Masuk sekolah
Rendah dan sekolah Menengah Serta Umur Menduduki Peperiksaan Bagi
Sekolah Kerajaan, Sekolah Bantuan Kerajaan dan Sekolah Swasta.
SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 1/2010
4. Pelaksanaan Dasar menghadkan Jumlah Maksimum sepuluh (10)
matapelajaran dan penambahan Dua(2) Matapelajaran Tambahan Dalam
Peperiksaan Sijil Pelajaran Malaysia.
5. SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 1/2007
Garis Panduan Pengoperasian Dasar pemansuhan Yuran peperiksaan Awam

6. SURAT PEKELILING IKHTISAS BIL. 4/1994

Penilaian Perkara asas fardu Ain (PAFA) Dalam UPSR/PMR dan SPM

7. SURAT Siaran : LP(S)-D1.13/(67)

Pendaftaran Mengambil Peperiksaan Calon Warganegara Asing

8. SURAT Siaran : LP.SPPP/16/6.63 Jld II/(28)

Peperiksaan UPSR/PMR/SPM Calon Bermasalah Pendengaran.

9. Buku Panduan Pengurusan PT3

Tugas 2: Pelaksanaan Pelbagai Instrumen Geografi dan Sejarah

1. Peraturan Pentadbiran Pelbagai Instrumen geografi dan Sejarah.

Tugas 3: Pelaksanaan Ujian Lisan Bertutur.

1. Peraturan Pentadbiran Ujian Lisan Bertutur dan Mendengar.

Tugas 4: Pelaksanaan Ujian Bertulis.
1. Peraturan Pentadbiran Ujian bertulis.
FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3
50
Tugas 5 : Penyimpanan Instrumen
1. Peraturan Pentadbiran PT3.

2. Buku Panduan Pengurusan PT3

Tugas 6: Susun atur bilik/dewan peperiksaan.
1. Buku Panduan Pengurusan PBS.

Tugas 7 : Pernyataan keputusan PT3

1. Surat Siaran :KP.LP005.01.01 JLD 9(67)

Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS) Peperiksaan UPSR, PMR,
SPM, SPMu dan STAM 2012

Tugas 8 : Kes-kes khas.

1. Buku Panduan Pengurusan PT3.

Tugas 9: Proses Semak semula

1. Surat Siaran:

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

51
12. JAWATANKUASA
YANG DIANGGOTAI

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

52
 12.0 JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
KEKERAPAN
BIL. NAMA JAWATANKUASA KEANGGOTAAN
MESYUARAT

1 Jawatankuasa Permuafakatan AJK 3 Kali Setahun

Kurikulum Daerah

2 Jawatankuasa Pelaksana AJK 6 Kali Setahun

MS ISO 9001:2008

Jawatankuasa PBS Daerah Setiausaha 3 Kali Setahun

3

*CONTOH
*Ahli PUSPANITA
(Tidak Perlu Dinyatakan)

(Nota: Nyatakan TIADA jika tidak berkenaan)

Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh Su yang berkaitan dengan bidang

tugas.
Contoh diberikan dalam jadual berwarna hijau dan italik. Contoh lain ialah JK dalam
panitia yang diajar.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

53
13. NORMA KERJA

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

54
BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA Jumlah Unit Yang
Boleh Dijalankan
(Masa/Kuantiti) Dalam Setahun
(hari)
1 Mengurus pendaftaran calon
40
PT3.

2 Mengurus pelaksanaan Pelbagai

7
Instrumen Geografi dan Sejarah.

3 Mengurus dan mengendalikan

Ujian Lisan Bertutur dan 25
Mendengar.

4 Mengurus dan mengendalikan

3
Ujian Bertulis.

5 Mengurus penyimpanan
200
instrumen.

6 Menguruskan susun atur

5
bilik/dewan peperiksaan.

7 Menguruskan pernyataan
2
keputusan PT3.

8 Menguruskan kes-kes khas. 40

9 Menguruskan proses semak

semula.
30

Masa yang dimasukkan adalah berdasarkan bilangan hari yang terdapat dalam
jadual peperiksaan dan peraturan pentadbiran.
Maaf jika ada yang salah....

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

55
14. SENARAI TUGAS
HARIAN

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

56
 Sila senaraikan tugas-tugas harian lain yang dijalankan oleh SU PT3.
Boleh rujuk buku panduan sekolah untuk melihat senarai tugas guru.

FAIL MEJA SETIAUSAHA PT3

57