Modul Pelatihan Komputer :

Aparat Pemerintahan Desa & BPD

Microsoft Excel

I. Mengenal Ms. Excel

Ms. Excel adalah program aplikasi yang digunakan untuk membantu menghitung,
menganalisa data dan merepresentasikan dalam bentuk grafik. Disini kita akan banyak
memakai metode pembuatan table dan grafik yang sangat dibutuhkan dalam
penyusunan data perusahaan.

Gambar 1. Layar Kerja Ms. Excel

II. Pemakaian Fungsi Pada Ms. Excel

Pengolahan data dilakukan dengan memanfaatkan function yang disediakan
microsoft excel. Yang paling sederhana adalah operasi penjumlahan, pengurangan,
maupun perkalian. Operasi tersebut dilakukan dengan cara menuliskan alamat cell
pada formula bar
misal: penjumlahan = A1 + B1
pengurangan = A1 B1
Perkalian = A1* B1

1
By. Sielvetso
 Modul Pelatihan Komputer :
Aparat Pemerintahan Desa & BPD

Selain untuk operasi sederhana, ms. Excel menyediakan function untuk banyak
fungsi. Beberapa diantaranya akan dibahas pada ulasan berikut:

A. Fungsi Statistik
Fungsi statistic diantaranya:
1. Max(range) : mencari nilai terbesar dari suatu range
2. Min (range) : mencari nilai terkecil dari suatu range
3. Average (range) : mencari rata-rata dari suatu range
4. Sum (range) : mencari jumlah isi data dari suatu range
5. Count (range) : mencari jumlah data dari suatu range

Contoh soal:

Cara mengerjakan:
Untuk menentukan harga pada produk minuman:
Harga rata-rata pada cell C13: =average(C4:C11)
Harga terendah pada cell C14: =min(C4:C11)
Harga tertinggi pada cell C15: =max(C4:C11)
Jumlah item pada cell C16 : =count(C4:C11)

2
By. Sielvetso
 Modul Pelatihan Komputer :
Aparat Pemerintahan Desa & BPD

Untuk menentukan harga pada produk makanan, caranya sama seperti pada produk
minuman. Caranya bisa diketik rumusnya seperti cara diatas, atau di copy rumus
dengan cara:
a. Blok area C13 - C16 , lalu klik kanan mouse, pilih copy
b. Blok area E13 E16, lalu klik kanan mouse, pilih paste

Contoh Soal:

Cara mengerjakan:
Kolom total pada cell E23 : =C23 *D23. Untuk cell selanjutnya, caranya
sama.
Hasil Total pada cell E 30: sum(E23:E29)

B. Fungsi Absolut
Fungsi absolute digunakan apabila cell referensi tidak boleh berubah saat
formula disalin. Penulisan fungsi absolute diawali dengan tanda $ dan diikuti alamat
cell, misal $D$4
Contoh soal:
Kasus I
Menghitung total gaji tiap karyawan perusahaan YYY

3
By. Sielvetso
 Modul Pelatihan Komputer :
Aparat Pemerintahan Desa & BPD

Cara mengerjakan:
Total gaji pada D2 = B3*C3
Untuk cell D4 sampai D6, lakukan penggandaan rumus, dengan cara meletakkan
pointer ke D2, lalu tarik pointer kebawah.

Kasus II

Cara mengerjakan:
Total Gaji pada C5 : $B$3 * B5
Karena jumlah hari kerja semua karyawan adalah sama 30 hari, maka untuk cell
hari kerja pada B3 diperlukan fungsi absolute. Untuk total gaji cell C6 sampai C9,
dilakukan dengan penggandaan rumus dengan cara meletakkan pointer pada C5,
lalu menarik ke bawah.

C. Fungsi Text
Fungsi text diantaranya:
1. Left : mengambil karakter sebelah kiri dari suatu kesatuan karakter
Contoh: =left(mobil,2) menghasilkan mo
2. Right : mengambil karakter seblah kanan dari suatu kesatuan karakter

4
By. Sielvetso
 Modul Pelatihan Komputer :
Aparat Pemerintahan Desa & BPD

Contoh: =right(mobil,2) menghasilkan il

3. Mid : mengambil karakter bagian tengah dari suatu kesatuan karakter
Contoh: = mid(belajar excel,4,10) menghasilkan ajar excel
4. Len : menampilkan jumlah karakter dari suatu teks termasuk spasi
Contoh: =len(belajar excel) menghasilkan 13
5. Proper : mengubah huruf depan suatu teks menjadi huruf kapital
Contoh: =proper(belajar excel) menghasilkan Belajar Excel
6. Upper : mengubah semua karakter dalam suatu kata menjadi huruf kapital
Contoh: upper(saya) menjadi SAYA
7. Lower : mengubah semua karakter dalam suatu kata menjadi huruf kecil

Contoh: Isi kolom kode kota dan kode wilayah pada tabel berikut dengan
menggunakan fungsi text

Caranya:
Kode kota ditampilkan dengan mengambil 2 karakter sebelah kiri
Kode wilayah ditampilkan dengan mengambil 2 karakter bagian kanan

D. Fungsi Logika
Fungsi logika terdiri dari:
1. And (logical1;logical2;)

Menghasilkan nilai true jika semua logika benar

2. Or(logical1;logical2;)
Menghasilkan nilai true jika salh satu logika benar

5
By. Sielvetso
 Modul Pelatihan Komputer :
Aparat Pemerintahan Desa & BPD

3. Not(logical)
Menghasilkan kebalikan logika
4. If(logical test; value if true; value if false)
Menghasilkan nilai yang telah ditentukan jika true dan nilai yang lain jika
false

Contoh fungsi If:

Pada tabel, tunjangan jabatan diberikan sesuai tingkat jabatannya.

Direktur : 300000
Manager : 200000
Karyawan : 50000

Cara mengisi kolom tunjangan jabatan pada cell C3 adalah:

=IF(B3="manager";200000;IF(B3="direktur";300000;IF(B3="karyawan";50000;0
)))
rumus cukup diketik pada cell C3. lalu gandakan rumus untuk cell dibawahnya
dengan cara menarik pointer kebawah.

Contoh fungsi And:

6
By. Sielvetso
 Modul Pelatihan Komputer :
Aparat Pemerintahan Desa & BPD

Tunjangan diberikan sebesar Rp. 500000 hanya untuk jabatan manager

dengan masa kerja 5 th
Cara mengisi kolom tunjangan jabatan pada cell D3 adalah:
=IF(AND(B3="manager";C3=5);500000;0)
rumus cukup diketik pada cell D3. lalu gandakan rumus untuk cell dibawahnya
dengan cara menarik pointer kebawah

E. Fungsi Vlookup
Fungsi vlookup merupakan fungsi bantuan referensi. Fungsi Vlookup dipakai
untuk menghasilkan nilai pada table secara vertical.

Cara mengerjakan:
Pada cell A8, masukkan NIM sesuai pada tabel NIM-Nama.
Pada cell B8, ketikkan formula: =VLOOKUP(A8;$A$1:$B$5;2;0)

F. Fungsi Hlookup
Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan referensi, yang dipakai untuk
menghasilkan nilai pada table secara horizontal

7
By. Sielvetso
 Modul Pelatihan Komputer :
Aparat Pemerintahan Desa & BPD

Cara mengerjakan:
Pada B7 tulis kode seperti tabel referensi.
Pada cell C7, ketik formula: =HLOOKUP(B7;$A$1:$F$3;2;0)
Pada cell D7, ketik formula: =HLOOKUP(B7;$A$1:$F$3;3;0)

G. Conditional Formatting
Mengubah format suatu cell sesuai dengan suatu kondisi yang ada.
format cell yang bisa diubah tersebut antara lain: font-size, bold, border, background-
color, text-color, dll. Conditional formatting bisa diaplikasikan seperti buku laporan
bulanan pada contoh dibawah. Jika saldo minus, warna teks akan otomatis berubah
menjadi merah.

Cara mengerjakan:

8
By. Sielvetso
 Modul Pelatihan Komputer :
Aparat Pemerintahan Desa & BPD

1. Pilih cell yang akan di format. Misal E11

2. Pada menu format, pilih conditional formatting
3. Pilih cell value is
4. Pada sebelah kanannya isikan less than 0
5. Klik format
6. Pada tab Font, pilih color : red
7. Klik Ok
8. Jika masih ada kondisi yang lain klik ADD lagi
9. Jika sudah selesai klik Ok

III. Membuat Chart

Chart atau diagram adalah visualisasi dari data yang berbentuk tabel. Untuk
membuat chart, diperlukan tabel berisi data yang akan divisualisasikan.
Langkah-langkah membuat chart
1. Blok Tabel yang akan dibuat chart
2. Sorot menu insert lalu ilih chart
3. Pada Standart Type tab, pilih chart type . misal dipilih line type
4. Tentukan data range, dan pilihan seriesi= in: columns
5. Lalu tulis judul chart. Demikian juga untuk X axis dan Y axis.
6. Selesai

9
By. Sielvetso