DAFTAR ISI

BAB I LATAR BELAKAN .............................................................................................................................. ..1

BAB II KAJIAN PUSTAKA ............................................................................................................................... 4
2.1 Kateristik Audit Logistik

2.1.1 Prinsip Dasar Logistik

2.1.2 Prosedur dan Pemrosesan Audit Logistic

BAB III PEMBAHASAN ................................................................................................................................... 4

3.1 Silkus Bisnis Pos Indonesia

3.1.1 Flowchart (Penerimaan Barang)

3.1.2 Flowchart (Pengiriman Barang)

3.2 Control Assesment

3.3 Risk Assesment

3.4 Audit Planning

3.4.1 Informasi Klien

3.4.2 Struktur Organisasi

3.4.3 Accounting Policy

3.4.4 Tujuan Audit

3.4.5 Ruang Lingkup Audit

3.4.6 Staffing

3.4.7 Orintasi Hasil Audit

3.4.8 Pengguna Laporan Audit

3.4.9 Audit Planning

3.4.10 Perencanaan Audit Logistik

A. Tujuan Audit Logistik

B. Ruang Lingkup Audit Logistik

C. Objek Audit Logistik

D. Tim Audit Internal

E. Source Information

F. Waktu Pemeriksaan

G. Estimasi Biaya Audit

3.5 Audit Program

3.6 Audit Finding

BAB III LAMPIRAN

BAB I
LATAR BELAKANG
Di era perkembangan dunia bisnis saat ini, bidang jasa pengiriman barnag
di Indonesia mengalami perkembangan yang semakin pesat. Degan adanya
perkembangan teknologi yang semakin pesat dan persaingan antar perusahaan di
bidang yang sejenis inilah yang membuat PT. Pos Indonesia berusaha untuk
meningkatkan pelayanan publiknya agar menjadi lebih baik. Namun demikian,
berdasarkan informasi yang didapatkan dari berbagai media terdapat beberapa
keluhan dari customer PT. Pos Indonesia atas pengiriman surat dan paket dan
paket dan paket pos saat ini ketika sistem online dan peraturan telah diberlakukan.

PT. Pos Indonesia melakukan tindakan perbaikan pengendalian internal

ataupun internal control dalam rangka untuk mencegah kemungkinan terjadinya
kasus-kasus tersebut terulang kembali. Untuk memastikan pengendalian internal
berjalan dengan baik, PT. Pos Indonesia memiliki fungsi audit internal. Fungsi
tersebut melakukan audit kepautan atau compliance audit. Penugasan compliance
audit dilakukan oleh otoritas berwenang yang telah menetapkan prosedur atau
peraturan dalam perusahaan dan hasil dari audit kepatuhan ini tidak
dipublikasikan akan tetapi hanya untuk kepentingan pihak internal menejemen
(Agoes dan Hoesada 2009).

Adanya pengiriman barang dengan menggunakan jasa Pos Express dari

Pos Indonesia yang menawarkan waktu pengiriman yang cepat, yaitu H+1
(apabila tdak melewati hari libur) sudah sampai ditempat tujuan, juga mendapat
keluhan dari customer. Penundaan pengiriman tersebut dikarenakan adanya
overload dalama pengiriman barang dengan menggunakan jasa penerbangan yang
menyebabkan keterlambatan kedatangan barang kiriman di kota tujuan yang
nantinya akan didistribusikan ke alamat tujuan pengiriman.

Fenomena yang terjadi pada PT. Pos Indonesia menarik untuk diteliti. Hal
tersebut dikarenakan telah adanya regulasi yang telah ditetapkan untuk mengatur

sistem pelayanan distribusi di PT. Pos Indonesia serta dilaksanakannya proses

audit internal, akan tetapi masih terdapat keluhan dari customer. Penelitian ini
bertujuan untuk mengevaluasi kembali terhadap pengendalian internal sistem
pelayanan distribusi PT. Pos Indonesia menurut COSO dan proses pelaksanaan
audit internal pada sistem pelayanan distribusi PT. Pos Indonesia.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

Saat ini, pendekatan audit diperluas ke lingkup lain, terutama sebagai alat
untuk meningkatkan kualitas manajemen dan hasil bisnis. Setiap rantai logistik
harus dijadwalkan dan dikelola dengan hati-hati, karena kualitas dan efisiensinya
mencerminkan kualitas perusahaan jasa

2.1 Kateristik Audit Logistik

Audit logistik adalah standar, evaluasi dan proses proyek yang

difokuskan pada fungsi logistik tata kelola perusahaan. Hal ini memberikan
pandangan independen dan obyektif mengenai operasi perusahaan dan sistem
pengelolaan logistik. Oleh karena itu, alat yang efektif untuk perbaikan terus
menerus masing masing komponen proses logistik.

Tujuan audit logistik adalah implementasi diagnosis secara menyeluruh

dari proses logistik dan fungsi perusahaan, selanjutnya melakukan penentuan
program perubahan. Tujuan utama audit logistik adalah menggabarkan
keadaan logistik perusahaan saat ini dan menentukan kegiatan spesifik atas
perubahan dan peningkatan proses logistik. Hasil dari audit logistic:

Mendeskripsikan kondisi sistem saat ini

Mengidentifikasikan kendalan atau bottleneck dari sistem
Memberikan usulan untuk meminimalkan atau menghilangkan kekurangan
Penetaman prioritas untuk mencapai keadaan yang diinginkan

2.1.1 Prinsip Dasar Audit Logistic

Prinsip dasar untuk audit logistic yang diterdapat di setiap perusahaan,

antara lain:

Objektivitas Pengolahan Audit Logistic : objektivitas mencerminkan

fakta obyektif yang sebenarnya pada pelaksanaan audit

Kerahasiaan Informasi Bersifat Komersial

Commercial Independent Of The Auditor : auditor tidak terikat oleh
orang ketiga yang bisa memperoleh keuntungan dari hasil audit
Independensi Professional Auditor : auditor tidak dapat menajdai
karyawan perusahaan yang sedang dievaluasi.
Pengulangan : saat audit diulang, komparabilitas hasilnya harus
diamankan
Pengendalian Hasil: laporan hasil audit yang dilaksnanakan harus
diperiksa dalam bentuk konten dan secara resmi oleh sekurang
kurangnya satu auditor eksternal.

2.1.2 Prosedur dan pemrosesan audit logistic

Ada banyak perusahaan yang menawarkan elaborasi dengan eksternal

audit logistik di perusahaan. Setiap perusahaan sudah memiliki pendekatan
spesifik untuk mengimplementasikan audit logistik. Prosedur umum
pelaksanaan audit logistik dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Presentation of methodic of logistic audit.
sebelum memulai audit, auditor harus menginformasikan kepada
pelanggan berdasarkan prinsip dan dasar metodologi ketika audit
dilaksanakan.
2. Preparation of audit logistic
pada langkah ini, auditor harus terbiasa dengan perusahaan, departemen
dan tugasnya. Tugas utama auditor adalah untuk menentukan proses
utama serta dukungan di perusahaan siapa saja yang berkontribusi
terhadap pemenuhan misi perusahaan.
3. Setting the goal of audit
Sebelum memulai audit diperlukan penentuan tujuan yang harus dicapai
dari hasil audit. Berdasarkan tujuan tersebut akan diputuskan apa tujuan
utama audit tersebut.

4. Audit processing
Pada langkah ini, diperlukan untuk mengidentifikasi semua proses yang
relevan dalam perusahaan dan menggambarkan alurnya. Langkah ini
terdiri dari dua tahap. Tahap pertama adalah analisis keadaan
perusahaan pada saat ini. Disini dikumpulkan semua informasi yang
relevan berdasarkan pada tujuan yang dipilih untuk mengetahui faktor-
faktor yang mempengaruhi pencapaian prioritas. Auditor dengan cara
observasi, komunikasi dengan karyawan dan manajemen perusahaan
tercipta
Pandangan objektif tentang arus material, keuangan dan informasi,
hubungan timbal baliknya. Berdasarkan indikator kualitatif dan
kuantitatif yang telah mapan.
5. Result evaluation
Setelah penentuan yang disebut "kendala atau hambatan", auditor
menyarankan tindakan untuk penghapusannya. Dia juga bisa memesan
kegiatan aplikasi di perusahaan. Kegiatan ini akan dilakukan sesuai
prioritas (diperlukan kegiatan yang mendesak dan dianjurkan). Peran
auditor tidak hanya untuk melakukan langkah-langkah yang disebutkan
di atas tetapi juga mengusulkan anggaran dan kalender untuk penerapan
perubahan yang diusulkan dalam praktik.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Siklus Bisnis Pos Indonesia

3.1.1 Flowchart (Penerimaan Barang)

3.1.2 Flowchart (Pengiriman Barang)

3.1.3 Flowchart (Pengecekan Barang)

3.2 Control Assessment

No Jenis Pengendalian Keterangan

1 Adanya Satuan Tujuan diciptakannya SPI adalah sebagai
Pengendalian Internal (SPI) audit internal yang berfungsi untuk
memberikan informasi serta nasihat kepada
manajemen sehingga manajemen dapat
menjalankan tugasnya. Serta diharapkan
membantu manajemen dalam upaya
meningkatkan terwujudnya pengendalian
internal yang didukung dengan pelaksanaan
proses audit internal.
2 Melakukan peningkatan Pos Indonesia mendirikan sebuah anak
pelayanan perusahaan yang bernama PT. Pos Logistik
Indonesia yang berfokus pada pengelolahan
surat dan paket dan paket dan paket.
Intregrasi bisnis tersebut diwujudkan ke
dalam POSLOG Distribution Center (PDC)
yang dikelola oleh PT Pos Logistik
Indonesia.

3 Adanya nilai budaya Nilai budaya tersebut antara lain :

iPOSLOG yang dimiliki a. Intergrity
oleh Pos Indonesia untuk Merupakan nilai terdepan bagi Pos

mengatur perilaku sumber Indonesia, sehingga Pos Indonesia akan

selalu menjaga integrigas dengan cara
dayanya dalam
melakukan hal yang benar dalam proses
melaksanakan
operasional bisnisnya.
kewajibannya.
b. Professional
Sikap professional akan membantu untuk
meningkatkan kinerja dan juga

menyakinkan pelanggan atas apa yang

dilakukan.
c. Orientation to Customer
Pos Indonesia selalu berusaha memberikan
pelayanan yang optimal kepada pelanggan,
sehingga dapat memahami dan memuaskan
pelanggan.
d. Learner
Pos Indonesia menjadikan pembelajaran
yang terus meneurs sebagai bagian budaya
kerja yang mana berfungsi untuk
mengembangkan sumber daya manusia
perusahaan.
e. Safety
Pos Indonesia selalu bertindak dengan
sikap yang benar terhadap keselamatan
semua pekerja, kontraktor, pelanggan dan
masyarakat sebagai landasar dasar kegiatan
bisnisnya.
f. Open Minded
Pemikiran terbuka merupakan sikap yang
tepat untuk mendapatkan lebih banyak ide,
fakta, pengetahuan dan kebijaksaan untuk
mengembangkan bisnis.
g. Great Result
Pos Indonesia menggabungkan semua nilai-
nilai yang dipercayai untuk dapat meraih
hasil yang besar pada akhirnya.

4 Sistem ganti rugi 100% Pos Indonesia bertanggung jawab terhadap

kiriman yang dikirim bila pengirim
membayar lunas semua biaya pengiriman
dan biaya lainnya. Pertanggung jawaban dari

Pos Indonesia adalah sebesar nilaikiriman

yang telah diberitahukan sebelumnya oleh
pegirim saat di loket.
5. Adanya layanan customer Dengan adanya layanan customer service
service. maka memungkinkan Pos Indonesia untuk
mengevaluasi kinerja dari pertanyaan
maupun komplain dari customer.
6 Adanya fasilitas tracking Setiap pengirim berhak untuk mendapatkan
online di situs web resmi resi atau struk pengiriman yang mana akan
Pos Indonesia membantu dan memudahkan customer untuk
melakukan pengecekan dan mengetahui
mengenai status terakhir pengiriman.
7 Pembedaan layanan jasa Pos Indonesia melakukan pembedaan jenis
Pos Indonesia layanan jasa antara lain Pos Express, Surat
dan paket dan paketpos Biasa, Paketpos, Pos
Kilat Khusus, Express Mail Service dan juga
Admail Pos dengan cara penulisa keterangan
khusus dan juga pemberian stampel yang
berbeda pada resi barang yang akan dikirim
sehingga dapat mempermudah dalam
melakukan sortir paket.
8 Penggunaan sistem Adanya sistem yang terkomputerisasi dan
database yang sudah terintegrasi se-Indonesia, yang mana setiap
terkomputeriasi dan divisi dari Pos Indonesia memiliki sistem
terintegrasi aplikasi tersendiri yang saling terintegrasi
sehingga memudahkan untuk melakukan
pelacakan terhadap keberadaan surat dan
paket dan paket. Sistem tersebut juga sudah
dilengkapi dengan fitur auto saving.
9. Memastikan keakuratan Pos Indonesia selalu melakukan update

10



tarif dari biaya kirim biaya pengiriman yang ada di website

resminya dengan biaya yang sudah tertera di
masing-masing cabang.
10. Adanya MPC sebagai Pos Indonesia memiliki Mail Processing
center sebelum melakukan Center yang terletak di Denpasar, Makasar
pengiriman ke luar kota. dan tersebar di setiap provinsi Jawa. MPS
berfungsi sebagai tempat tranasit kiriman
untuk dilakukan penyortiran berdasarkan
wilayah tujuan sebelum dilakukan
pengiriman ke luar kota.
11. Adanya pembagian otorisasi Pos Indonesia melakukan pembagian
wilayah terhadap petugas wilayah antaran untuk para kurirnya.
yang melakukan antaran. Sehingga masing-masing kurir akan
mengantarkan kiriman sesuai dengan
wilayah yang telah ditentukan.
12. Melakukan konfirmasi Apabila penerima tidak ada ditempat maka
terhadap penerima apabila kurir akan melakukan konfirmasi secara
penerima tidak ada langsung kepada penerima melalui telepon,
ditempat. jika penerima tidak merespon selama 3 hari
berturut-turut maka Pos Indonesia akan
mengirimkan surat dan paket dan paket
kepada penerima untuk mengambil kiriman
secara langsung ke Kantor Pos terdekat.
13. Memperketat pemeriksaan Dalam menjamin terjaminnya keamanan
isi pengiriman paket. kiriman pos, manajemen Pos Indonesia
melakukan antisipasi pencegahan atas hal-
hal yang tidak diinginkan dengan cara
menetapkan kebijakan yang berisi
pemberitahuan kepada seluruh petugas
internal mengenai kewaspadaan terhadap

11



kiriman pos. Tindakan preventif tersebut

dilakukan dengan cara mewajibkan seluruh
petugas loket untuk melakukan pemeriksaan
terhadap kiriminan yang berwujud barang.
14. Adanya perjanjian Terdapat pernyataan tertulis mengenai isi
mengenai pengiriman dari kiriman yang sebenarnya. Bila isi
barang. kiriman tidak sesuai, maka pengirim akan
bertanggung jawab sepenuhnya atas segala
dampak yang timbul akibat pelanggaran
yang telah dilakukan.

12



3.3 Risk Assessment

Berdasarkan dari observasi yang Tim Audit kami telah lakukan, tim audit
kami berhasil mengambil kesimpulan mengenai Critical Problem Area yang
dimiliki oleh PT Pos Indonesia adalah Performa sumber daya manusia Pos
Indonesia yang tidak kompeten, Inherent Risk, Keterbatasan prosedur (tidak
ada peralatan yang memadai), dan Pengelolaan Program atau sistem yang
kurang mendukun operasional bisnis Pos Indonesia dari Critical Problem
Area tersebut terdapat beberapa risiko yang dapat muncul antaralain,

SCORE DESCRIPTION
Score Likelihood
1 Low Kemungkinan terjadi sangat kecil atau
cenderung tidak pernah.
2 Medium Kemungkinan terjadi beberapa kali dalam satu
bulan.
3 High Kemungkinan terjadi dalam transaksi sehari
hari.

Score Impact
1 Low Dampak terhadap PT Pos Indonesia (Persero)
tidak signifikan.
2 Medium Dampak terhadap PT Pos Indonesia (Persero)
cukup signifikan.
3 High Dampak terhadap PT Pos Indonesia (Persero)
sangat signifikan.

13



No Risiko Kontrol Risk Score Rank Risk Mitigation

Likelihood

Impact

Score
1 Kesalahan Loket memberikan 2 2 4 6 Reduce
pengkategorian keterangan pada resi Sebaiknya fungsi stampel digantikan dengan
paket layanan oleh mengenai pilihan paket pemberian tanda secara langsung di resi pada

bagian penerimaan. layanan yang saat loket menginput resi surat dan paket dan
paket . Tanda tersebut akan langsung muncul
diinginkan customer.
pada resi sesuai dengan layanan paket yang
dipilih customer sehingga memperkecil human
Departemen
error pada pemberian stampel.
pengelolaan memberi
stampel secara manual
sesuai dengan kategori Bagian loket melakukan konfirmasi paket
layanan kepada customer.
layanan yang
digunakan dan
dikelompokkan
berdasarkan stampel

14



tersebut.

Penggunaan sistem
terkomputerisasi yang
digunakan mulai dari
penerimaan surat dan
paket dan paket di
loket dengan mengisi
resi dan memberikan
bar code. Selanjutnnya
di departemen
pengelolaan akan
menginput
berdasarkan barcode
dan mulai menyortir
berdasarkan wilayah
dan memberikan
stampel.

15



2 Petugas pengiriman Petugas pengiriman 1 2 2 19

tidak bisa lainnya merangkap Memiliki cadangan kurir
menjalankan tugas pengirim yang tidak
secara mendadak bisa hadir
karena sakit parah
atau alasan lainnya.

3 Bagian loket salah Sistem input otomatis 2 3 6 5 Memeriksa kembali penginputan alamat
menginput alamat. ketika loket mengetik pada resi
sebagian alamat Meminta konsumen untuk mengkonfirmasi
alamat yang tercantum pada resi sudah
benar.

4 Paket surat atau Adanya system tracking 2 3 6 4 Sebaiknya petugas loket menyusun paket
barang hilang sehingga dapat melihat surat dan paket dan paket berdasarkan
karena terselip atau status yang diupdate prenumbered dan melakukan cek and
kesalahan kurir. oleh setiap departemen, recheck antara copy resi dengan paket surat
maka akan nampak dan paket dan paket
keberadaan paket surat

16



atau barang. Adanya bukti serah terima paket yang

ditandatangani oleh petugas pengirim,
Tersedianya layanan
customer service yang
disediakan baik secara
offline maupun online
(posindonesia.co.id).

5 Paket surat atau Kesalahan alamat 2 3 6 8 Loket memastikan bahwa alamat yang tertera
barang tidak sampai akan dilihat dulu di di paket sesuai dengan yang alamat pada resi
ke tangan penerima. program pos dan kelengkapan alamat (dilengkapi
Indonesia apakah kabupaten, nama jalan, RT,RW, kelurahan,
alamat yang dituju kecamatan) sehingga memudahkan kurir
memang benar. Jika untuk mengirimkan surat dan paket dan paket.
sudah benar maka
menjadi tanggung
jawab kurir yang
bersangkutan.
Loket meminta

17



alamat dan nomer

telepon apabila
pengirim lupa
mencantumkan.

6 Penipuan yang Pemeriksaan X-ray di 2 3 6 2 Semua kantor Pos Indonesia baik di kantor
dilakukan customer MPC yang berlokasi di cabang maupun di agen pos (penerimaan
terkait dengan juanda. paket surat atau barang) menyediakan
informasi barang Barang barang metal detector
yang ingin terlarang yang telah
dikirimkan atas isi diperiksa di MPC
barang (misalnya Juanda akan
benda benda dikembalikan ke pihak
terlarang seperti pengirim.
barang cair yang Petugas loket
memicu kebakaran). menanyakan isi barang
Beberapa kantor
menyediakan alat
metal detector, apabila

18



ditemui kecurigaan
maka pihak Kantor
Pos akan melakukan
pemeriksaan lebih
lanjut
Pengguna layanan
pos(Pengirim) wajib
menandatangani
pernyataan tentang isi
kiriman pada kolom
yang tersedia di
halaman muka resi

7 Keterlambatan Melaksanakan dan 2 2 4 10 Mengingatkan PKD untuk mengirim paket

pengiriman oleh unit mengawasi jalannya surat atau barang
layanan Pos pengelolaan kiriman Menerapkan system reward dan
Indonesia yaitu Pos pos oleh Supervisor punishment kepada unit layanan PKD
Keliling Desa Pengelolaan Pos
(PKD). Pengawasan

19



pengiriman dan
penerimaan kiriman
pos oleh Supervisor
Pengelolaan Pos

8 Kinerja bagian Pekerjaan loket 2 2 4 12 Menambahkan alat konveyor untuk proses

pengiriman / loket dibantu oleh system pemindahan barang agar petugas loket
tidak cepat. komputerasasi yang tidak membuang waktu dalam pemindahan
otomatis paket
Penginputan data lebih efisien dan efektif

9 Bungkus paket Paket surat atau barang 2 2 4 9 Mengganti karung dengan kotak kayu
penyok atau lusuh ditempatkan pada untuk menjaga fisik paket
saat di bagian karung Melatih bagian pengiriman untuk
pengiriman. Mengklasifikasi memperlakukan paket sesuai isi barang
berdasarkan isi barang Tidak sembarangan menumpuk numpuk
paket

20



10 Paket (surat/barang) Menggunakan dokumen 3 3 9 1 Reduce

sampai ke tujuan pada resi dimana Melakukan upgrade sistem dan
melebihi tenggat tercantum tanggal peningkatan koordinasi antara pihak
waktu yang pengiriman pengiriman
ditentukan. penerapan sistem reward and punishment.

11 Armada transportasi Melakukan perawatan 1 3 3 14 Menggunakan kendaraan petugas

untuk pengiriman armada secara berkala pengiriman untuk sementara dan mengganti
barang rusak. ongkos bensin
Meminta petugas pengirim untuk
memperlakukan dan
mempertanggungjawabkan kendaraan
mereka

12 Isi paket barang atau Paket surat atau barang 2 2 4 13 Reduce :

surat rusak atau ditempatkan pada Penggunaan packaging ekstra pada barang
terkontaminasi karung pecah dan gadget belah seperti bubble wrap
dengan paket Mengklasifikasi untuk menghilangkan risiko rusak.

21



lainnya (seperti berdasarkan isi barang Tidak hanya diklasifikasikan menggunakan

paket yang berisi karung tetapi ada pemisahaan penyimpanan
cairan) saat proses dan penempatan agak jauh antara barang
pengiriman. satu dengan yang lainnya (misalnya,
memisahkan karung detergent dengan
karung makanan, barang liquid dengan
paket surat)
Tidak sembarangan menumpuk numpuk
paket
Sebaiknya karyawan diberikan training
untuk melakukan pemisahan atas perlakuan
yang akan diberikan pada paket pengiriman
teruama untuk barang-barang yang pecah
belah.

13 Pengenaan tarif Price list biaya 1 1 1 19 Pengenaan biaya tambahan sebaiknya

layanan tambahan tambahan tercantum diberitahukan di awal saat customer membeli

surat pos dan paket pada Surat Edaran produk, sehingga customer tidak merasa

pos internasional Surat tertipu atau kaget dengan jumlah tambahan

Edaran11/DIRATKET/0

22



tidak sesuai dengan 26 biaya

price list.
AF (cause): ada pungutan
liar oleh oknum (blabla)
seharusnya barang dg
nilai dibawah $50 tidak
dikenakan biaya
Peraturan mengenai tarif
layanan tambahan surat
pos dan paket surat tidak
di sosialisasikan

14 Sistem tracking Update system secara 3 2 6 3 Perbaikan system tracking secara berkala
yang tidak update. berkala

15 Data pengirim tidak Belum ada control 2 2 4 16 Jika customer yang mendaftarkan paket
sesuai dengan sama dengan indetitas paket meminjam
identitas sebenarya KTP untuk memastikan kevalidan data

23



si pengirim (telepon Jika paket tersebut dititipkan oleh orang

dan alamat). lain, meminta photo copy KTP pengirim
yang tercantum di paket atau meminjam
KTP orang yang dititipkan paket tersebut,

16 Menjebak penerima 1 3 3 18 Jika customer yang mendaftarkan paket

yang dilakukan oleh CCTV sama dengan indetitas paket meminjam
oknum oknum Indentitas pengirim di KTP untuk memastikan kevalidan data
pengirim yang tidak resi Jika paket tersebut dititipkan oleh orang
bertanggung jawab lain, meminta photo copy KTP pengirim
yang tercantum di paket atau meminjam
KTP orang yang dititipkan paket tersebut,

17 Terjadi error pada Melakukan 2 3 6 7 Melakukan update system secara berkala.

system serta server peningkatan pada
down yang keamanan system yang
menyebabkan digunakan oleh Pos
terhalangnya semua Indonesia.
proses yang

24



berlangsung di Pos
Indonesia termasuk
proses penginputan
data kiriman dan
proses pengiriman.

18 Ketika memasuki Belum ada control 2 2 4 11 Memiliki batasan dalam kuota penerimaan
pekan hari raya paket surat atau barang yang sesuai dengan
besar, Paket surat sumber daya yang dimiliki.
atau barang Memiliki sistem yang dapat melihat dan
overload dan tidak menginput kuota di setiap cabang maupun
sebanding dengan agen kantor pos yang terintergrasi seluruh
sumber daya yang Indonesia, karena setiap cabang dan agen
dimiliki. memiliki sumber daya yang berbeda beda.
Melakukan outsourcing petugas pengirim
ketika mendekati hari raya

20 Pencurian barang Adanya system 1 3 3 15 Memberikan punishment yang tegas

oleh petugas tracking sehingga sehingga membuat jera

25



pengriman. dapat melihat status

yang diupdate oleh
setiap departemen,
maka akan nampak
keberadaan paket surat
atau barang.

26



3.4 Audit Planning

3.4.1 Informasi Klien
Nama Perusahaan : PT. Pos Indonesia
Pemilik : Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
Alamat Perusahaan : Jl. Cilaki No. 73, Bandung, Jawa Barat.
Jenis Bisnis : Perseroan Terbatas (PT)
Tanggal Berdiri Usaha : 26 Agustus 1746
Bidang Usaha : Logistik dan Distribusi barang.
Produk :Layanan jasa distribusi, logistik, dan
jasa keuangan.
Omzet per Bulan : > Rp. 4.2.000.000.000,-/tahun
Jumlah Tenaga Kerja : >28.000 orang
Visi
Menjadi raksasa logistik pos dari Timur
Misi
1. Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara
2. Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan
3. Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan
4. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi bangsa,
negara, pelanggan, karyawan, masyarakat serta pemegang saham

27



3.4.2 Struktur Organisasi

3.4.3 Accounting Policy

PT Pos Indonesia menggunakan Kebijakan akuntansi Pos Indonesia

(persero) di tetapkan dengan Keputusan direksi No.68 A/Kug/Dirut/1998
tanggal 24 april 1998 tentang kebijakan akuntansi pos Indonesia (persero)
yang mulai diperlakukan dalam penyusuna laporan keuangan tahun buku
1998. Kebijakan akuntansi ini merupakan penyempurnaan atas Keputusan
Direksi Perusahaan Umum Pos dan Giro No. 73/Kug/Dirut/1992 tanggal 20
Juni 1992, sekaligus sebagai upaya penyesuaian terhadap

28



3.4.4 Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit meliputi fungsi manajemen terkait
penerimaan dan pengiriman paket surat atau barang.
3.4.5 Staffing
Pelaksanaan audit dilakukan oleh internal auditor.
3.4.6 Orientasi Hasil Audit
Melakukan anticipatory and evaluating audit, yaitu audit untuk
mengevaluasi kinerja periode yang sudah dilewati dan mengantisipasi
terjadinya resiko di masa mendatang.
3.4.7 Pengguna Laporan Audit
Pengguna laporan audit adalah pihak internal perusahaan.

29



3.4.8 Audit Planning

Langkah dalam Proses

Risk Control
Audit

Meninjau bisnis client,

Menerima client (Pos Kesalahpahaman dengan menanyakan divisi yang
Indonesia) client hendak di audit dan
memahami syarat-syarat
yang berlaku
Memahami Ketidakpahaman dengan Mempelajari bisnis dengan
bisnis client bisnis client pendekatan sistem strategis

Divisi logistic dan

Melakukan
pembelian merupakan
pertimbangan Mendiskusikan dengan tim
divisi yang paling
(kesanggupan auditor audit mengenai scope audit
kompleks sehingga
dengan waktu dan ruang dan waktu audit agar dapat
kesanggupan auditor
lingkup) atas divisi yang menyelesaikan audit
dalam menyelesaikan
akan diaudit
audit juga ditanyakan.
Menilai resiko bawaan Melakukan Inspeksi dan
Penilaian resiko bawaan
bisnis klien (inherent mempelajari siklus bisnis
setiap bisnis berbeda
risk) client
Memahami internal Setiap perusahaan Prosedur
control dan menilai memiliki design internal untuk memahami internal
resiko control yang berbeda control

30



Menetapkan Audit Planning

Melakukan interview Pekerjaan divisi logistik

maupun internal control dan pembelian tidak
questionare untuk sesuai dengan prosedur
Mengumpulukan audit
memastikan operasi yang ditetapkan.
evidence
internal control sesuai Fraud maupun error yang
dengan design yang dilakukan divisi logistik
dibuat perusahaan.
Mengembangkan strategi
audit dan audit program
secara keseluruhan

Mengumpulukan audit
Melakukan fieldwork
evidence

Evaluasi hasil temuan Temuan audit tidak

diterima pihak
audit
manajemen client

3.4.9 Perencanaan Audit Logistik

A. Tujuan Audit Logistik
Untuk mengetahui bahwa kinerja operasi penerimaan dan pengiriman

surat / paket Pos Indonesia berjalan sesuai dengan design atau standar

yang telah diberlakukan Pos Indonesia sehingga divisi penerimaan dan

pengiriman dapat bekerja secara ekonomis, efisien dan efektif.

B. Ruang Lingkup Audit Logistik

Ruang lingkup audit meliputi penerimaan dan pengiriman
untuk kategori surat dan paket.

31



Penerimaan surat/paket dari

customer

Loket

Pengiriman ke dept. pengelolaan

Penerimaan surat / paket dari

loket

Pengelolaan Pengkategorian surat / stampel

Pos Indonesia (surat / paket)

Pengiriman ke departemen antar

Penerimaan surat / paket dari

dept. pengelolaan

Pengkategorian surat / paket

Antar berdasar wilayah.

Pengiriman ke penerima

C. Objek Audit Logistik

Terdapat beberapa objek didalam Audit Logistik dan
Pembelian Pos Indonesia, diantaranya adalah :
a. Kesesuaian antara strategi dengan operasi yang berjalan.
b. Efektivitas, efisiensi, dan economist jasa logistik dan
distribusi.
c. Resiko yang dihadapi perusahaan.
d. Security dari layanan jasa logistik dan distribusi yang
ditawarkan.

32



D. Tim Audit Internal

Nama Jabatan Tugas

1. Bertanggung jawab atas hubungan dalam klien
2. Bertanggung jawab secara menyeluruh mengenai
auditing.
Kartika Sari Hariyanto Partner
3. Menandatangani laporan audit.
4. Bertanggung jawab terhadap penagihan audit fee
dari client.

1. Mengarahkan diskusi anggota tim agar

pelaksanaan audit dapat berjalan dengan efektif
dan objektif.
2. Mengkoordinasi penyusunan instrument audit.

Hanny Purnomo Manajer 3. Memastikan bukti audit yang dibutuhkan sudah

lengkap dan akurat.
4. Mengevaluasi dan menganalisis program audit.
Memeriksa hasil audit serta memeriksa proses
bisnis dari Pos Indonesia

Mengarahkan junior dalam melakukan

Irma Cahyani Kawi Senior pemeriksaan ke perusahaan dan mengarahkan dan

merevisi penyusunan laporan audit

Mengarahkan junior dalam melakukan

Clara Mawar Senior pemeriksaan ke perusahaan dan mengarahkan dan
merevisi penyusunan laporan audit
1. Meminta dokumen ke perusahaan
Ajengdiyah W. Junior 2. Melakukan pemeriksaan dan penyusunan laporan
audit.
1. Meminta dokumen ke perusahaan
Himmatul Askiyah Junior 2. Melakukan pemeriksaan dan penyusunan laporan
audit.

33



E. Source of Information
Metode yang digunakan auditor dalam mendapatkan informasi, yaitu:
1. Melihat langsung ke lapangan mengenai bagaimana kondisi dan
aktivitas operasional Pos Indonesia (observasi)
2. Melakukan wawancara dengan Pos Indonesia mengenai kontrol dan
resiko yang telah dijalankan perusahaan (interview)
3. Melakukan internal control questionare dalam penilaian internal
control (ICQ)
4. Melihat dokumen-dokumen dan rekapan mengenai laporan
keuangan atau dokumen lain yang terkait dari Pos Indonesia
(analisis dokumen)

F. Waktu Pemeriksaan

Rencana kerja audit yang akan dilakukan selama 60 hari:

Dimulai pada : Jumat, 21 April 2017
Lama pengauditan : 2 bulan
Berakhir pada : Jumat, 16 Juni 2017

34



No Kegiatan PIC Estima Realisasi Paral

si el
1. Penetapan tim audit Kartika 1 hari
2. Pembuatan surat dan paket Kartika Waktu
1 hari
3. dan paket tugas
Mempelajari data TIM 6 hari

4. permanen
Pembuatan rencana dan Hanny 4 hari

5. program kerja
Melakukan audit
penilaian Clara 6 hari

6. resiko berkas-
Mempersiapkan Irma 5 hari
berkas yang diperlukan
untuk audit.

7. Koordinasi dengan client Askiyah 1 hari

untuk jadwal
pemeriksaan lapangan.

8. Pelaksanaan pemeriksaan TIM 25 hari

lapangan.
9. Penyusunan resume audit Ajeng 3 hari
lapangan
10. Penyusunan laporan audit TIM 4 hari
11. Diskusi hasil laporan audit Kartika 2 hari
dengan pemilik
12. Finalisasi laporan audit TIM 2 hari

35



G. Estimasi Biaya Audit
Estimasi biaya audit logistik dan pembelian yang dikenakan ke
PT. Pos Indonesia memiliki rincian sebagai berikut:
Komponen Biaya
SDM Rp. 12.000.000,-
Pengumpulan bukti Rp. 1.000.000,-
audit Operasional
Beban Rp. 2.000.000,-
Total Rp. 15.000.000,-

36



3.5 Audit Program

No CPA Risk assesment Internal Control Audit Program

1. Performa sumber Kesalahan Loket memberikan keterangan Melakukan pengecekan apakah
daya manusia Pos pengkategorian paket pada resi mengenai pilihan loket benar-benar mengisi
Indonesia yang layanan oleh bagian paket layanan yang diinginkan kelengkapan resi.
tidak kompeten penerimaan. customer.

Departemen pengelolaan
memberi stampel secara
manual sesuai dengan kategori
layanan yang digunakan dan
dikelompokkan berdasarkan
stampel tersebut.

Penggunaan sistem
terkomputerisasi yang
digunakan mulai dari

37



penerimaan surat dan paket dan

paket di loket dengan mengisi
resi dan memberikan bar code.
Selanjutnnya di departemen
pengelolaan akan menginput
berdasarkan barcode dan mulai
menyortir berdasarkan wilayah
dan memberikan stampel.

Petugas pengiriman Petugas pengiriman lainnya Melakukan wawancara dengan

tidak bisa menjalankan merangkap pengirim yang manajer antaran mengenai kurir
tugas secara mendadak tidak bisa hadir yang tidak bisa masuk bekerja dan
karena sakit parah atau pembagian wilayah jika salah satu
alasan lainnya. kurir tidak hadir.

Bagian loket salah Sistem input otomatis ketika Melakukan inspeksi dadakan
menginput alamat. loket mengetik sebagian alamat mengenai kinerja loket apakah
loket menginput alamat secara
teliti.

38



Paket surat atau barang Adanya system tracking Mencocokan kode pengiriman
hilang karena terselip sehingga dapat melihat status dengan daftar paket yang telah
atau kesalahan kurir. yang diupdate oleh setiap terkirim dalam sistem untuk
departemen, maka akan nampak mengetahui apakah ada barang
keberadaan paket surat atau yang hilang atau tidak terkirim,
barang. Melakukan pengecekan tracking
barang dan melihat apakah ada
Tersedianya layanan customer keanehan barang tertahan di divisi
service yang disediakan baik tertentu.
secara offline maupun online
(posindonesia.co.id).

Paket surat atau barang
tidak sampai ke tangan
penerima.
Kesalahan alamat akan dilihat
dulu di program
Indonesia apakah alamat yang
dituju memang benar. Jika
sudah benar maka menjadi
tanggung jawab kurir yang
Melakukan observasi mengenai
pos kinerja loket (memastikan semua
data pada resi diisi lengkap
terutama alamat penerima
dijabarkan secara lengkap)

39



bersangkutan.
Loket meminta alamat dan
nomer telepon apabila
pengirim lupa
mencantumkan.

Penipuan yang Pemeriksaan X-ray di MPC Melakukan observasi langsung ke

dilakukan customer yang berlokasi di juanda. loket apakah loket telah
terkait dengan Barang barang terlarang yang memastikan isi paket.
informasi barang yang telah diperiksa di MPC Juanda Melakukan analisis kebijakan
ingin dikirimkan atas isi akan dikembalikan ke pihak terkait prosedur pengecekan isi
barang (misalnya benda pengirim. paket.
benda terlarang seperti Petugas loket menanyakan isi
barang cair yang barang
memicu kebakaran). Beberapa kantor menyediakan
alat metal detector, apabila
ditemui kecurigaan maka pihak
Kantor Pos akan melakukan
pemeriksaan lebih lanjut

40



Pengguna layanan
pos(Pengirim) wajib
menandatangani
pernyataan tentang isi kiriman
pada kolom yang tersedia di
halaman muka resi

Keterlambatan Melaksanakan dan mengawasi Melakukan observasi mengenai

pengiriman oleh unit jalannya pengelolaan kiriman kinerja PKD dan mencari tahu
layanan Pos Indonesia pos oleh Supervisor penyebab keterlambatan
yaitu Pos Keliling Desa Pengelolaan Pos
(PKD). Pengawasan pengiriman dan
penerimaan kiriman pos oleh
Supervisor Pengelolaan Pos

Kinerja bagian Pekerjaan loket dibantu oleh Melakukan observasi mengenai

pengiriman / loket tidak system komputerasasi yang training Pos Indonesia dan
cepat. otomatis melakukan wawancara

41



mengenai pelatihan dan

penyeleksian pegawai loket.

Bungkus paket penyok Paket surat atau barang Melakukan check list mengenai
atau lusuh saat di bagian ditempatkan pada karung barang yang peyok
pengiriman. Mengklasifikasi berdasarkan isi
barang

Paket (surat/barang) Menggunakan dokumen pada resi Melakukan pengecekan dokumen

sampai ke tujuan dimana tercantum tanggal ataupun yang terkait dengan
melebihi tenggat waktu pengiriman pembagian wilayah dan otorisasi
yang ditentukan. setiap kurir.
Melakukan pengecekan terhadap
sistem terkait dengan update status
dari barang kiriman di setiap divisi.
Melakukan observasi terkait
dengan pengiriman barang apakah
sudah sesuai dengan standar dan
apakah paket dikelompokkan

42



sesuai dengan jenis layanan dengan

bantuan check list.

Armada transportasi Melakukan perawatan armada Memastikan bahwa perawatan

untuk pengiriman secara berkala armada dilakukan secara berkala
barang rusak. dengan melihat pengeluaran
biaya terakhir untuk perawatan
armada.

Isi paket barang atau Paket surat atau barang Melakukan pengecekan apakah
surat rusak atau ditempatkan pada karung untuk barang pecah belah ataupun
terkontaminasi dengan Mengklasifikasi berdasarkan isi jenis tertentu telah di bedakan
paket lainnya (seperti barang dengan menggunakan sticker
paket yang berisi cairan) tertentu dan juga telah dilapisi
saat proses pengiriman. dengan plastik maupun bubble
wrap.
Melakukan observasi langsung ke
MPC untuk mengetahui proses

43



pensortiran kiriman

Pengenaan tarif layanan Price list biaya tambahan Melakukan inspeksi dadakan
tambahan surat pos dan tercantum pada Surat Edaran mengenai pengenaan tarif yang
paket pos internasional Surat tidak sesuai price list.
tidak sesuai dengan Edaran11/DIRATKET/026
price list.

2. Pengelolaan Sistem tracking yang Update system secara berkala Melakukan penilaian terhadap
program atau sistem tidak update. kinerja sistem pada web.
yang kurang Mencocokan hasil tracking
mendukung dengan status pada dokumen
operasional bisnis pengiriman.
pos indonesia

Data pengirim tidak Belum ada control Melakukan observasi menganai

sesuai dengan identitas kinerja loket untuk menanyakan

44



sebenarya si pengirim kejelasan data pengirim.

(telepon dan alamat).

Menjebak penerima Melakukan wawancara dengan

yang dilakukan oleh CCTV pihak Pos Indonesia mengenai
oknum oknum Indentitas pengirim di resi penangan oknum yang tidak
pengirim yang tidak bertanggung jawab.
bertanggung jawab

Terjadi error pada Melakukan peningkatan pada Melakukan perhitungan

system serta server keamanan system yang presentasi system error atau
down yang digunakan oleh Pos Indonesia. server down dalam jangka 1
menyebabkan bulan.
terhalangnya semua
proses yang berlangsung
di Pos Indonesia
termasuk proses

45



penginputan data
kiriman dan proses
pengiriman.

Ketika memasuki pekan Belum ada control Melakukan wawancara dengan

hari raya besar, Paket pihak pos Indonesia mengenai
surat atau barang overload saat pekan hari raya
overload dan tidak besar dan penanganan untuk
sebanding dengan menyanggupi.
sumber daya yang
dimiliki.

Pencurian barang oleh Adanya system tracking Melakukan check list barang
petugas pengriman. sehingga dapat melihat status yang hilang dan melakukan
yang diupdate oleh setiap inspeksi divisi mana yang
departemen, maka akan mencurigakan.
nampak keberadaan paket surat
atau barang.

46



3.6 Audit Finding

Critical Problem Area 1 : Performa Sumber Daya Manusia Pos Indonesia Yang
Kurang Kompeten.

Condition
Paket yang akan dikirimkan diterima oleh loket terlebih dahulu, dimana loket akan
melakukan pengecekan atas isi dokumen ataupun paket kiriman beserta alamat
maupun jenis layanan jasa yang akan dipakai. Kemudian loket akan memproses
kiriman tersebut lebih lanjut melalui puri pengelolaan dan MPC berdasarkan standar
yang telah ditentukan. Meskipun Pos Indonesia telah metepakan beberapa standard
terkait dengan kinerja karyawan, tetapi masih terdapat kelalaian maupaun kinerja
yang tidak efektif dari karyawan yang dapat menyebabkan barang yang tidak sampai
ke tangan penerima maupaun hilangnya barang saat proses pengiriman.
Criteria
Sumber daya manusia yang berkualitas adalah sumber daya yang memiliki sifat
produktif dimana mampu untuk melaksanakan pekerjaannya secara maksimal sesuai
dengan kemampuan yang dimilikinya, bekerja keras, tekun, memiliki intergritas,
inovatif dan kreatif. Sedangkan sumber daya yang baik adalah sumber daya manusia
yang memiliki kemampuan untuk bisa mewujudkan visi dan misi perusahaan
sehingga dapat mendorong kinerja perusahaan menjadi lebih baik.
Cause
Adanya permasalahan terkait dengan sumber daya manusia yang kurang kompeten
dapat disebabkan karena kesalahan dalam proses recruitment, di mana karyawan yang
terpilih tidak benar-benar memiliki kemampuan yang sesuai dengan kriteria dari Pos
Indonesia. Selain itu, kurangnya motivasi dari masing-masing karyawan dalam
melaksanakan tugas dan kewajiban serta kurangnya pemahaman terkait dengan aturan
yang berlaku dapat menjadi penyebab.
Effect
Akibat performa sumber daya Pos Indonesia yang kurang kompeten dapat
menyebabkan turunnya efektifitas serta efisiensi dari kegiatan operasional Pos
Indonesia. Hal tersebut dapat menyebabkan timbulnya imej kualitas yang negatfi
terkait pelayanan Pos Indonesia sehingga masyarakat menjadi ragu untuk
menggunakan layanan Pos Indonesia. Adanya sumber daya manusia yang tidak
47



kompeten juga dapat memungkinkan terjadinya fraud dalam melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya.
Recommendation
Ada baiknya Pos Indonesia dalam meningkatkan kompetensi sumber daya
manusianya melakukan proses seleksi yang benar-benar memperhatikan rencana
bisnis perusahaan, dimana ada baiknya di dalam proses seleksi Pos Indonesia bekerja
sama dengan pihak ketiga untuk menjaga agar proses berjalan dengan adil. Selain itu
ada kalanya skill karyawan perlu ditambah seiring dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi. Maka mengadakan training dan pelatihan perlu dilakukan
untuk meningkatkan kinerja karyawan. Adanya sistem reward dan punishment yang
jelas diketahui oleh karyawan menjadi hal yang efektif untuk mempertahankan
kualitas dari karyawan

48



Critical Problem Area 2 : Pengelolaan Program Atau Sistem Yang Kurang

Mendukung Operasional Bisnis Pos Indonesia

Condition
Dalam kegiatan operasional, Pos Indonesia menggunakan sistem yang sudah
terkomputerisasi. Tetapi pada kondisi nyatanya pengelolaan program pada Pos
Indonesia terdapat error sehingga semua proses yang berlangsung di Pos
Indonesia tidak berjalan dengan baik. Hal ini disebabkan karena adanya server
down pada system terkait poses penginputan data kiriman dan proses
pengiriman. sehingga data atas paket paket kiriman dari customer berjalan
lambat yang disebabkan karena sistem dari Kantor Pos Indonesia kurang
terintegrasi. Hal ini mengakibatkan lambatnya pengiriman data dari cabang
yang satu ke cabang yang lain sehingga terdapat perbedaan informasi di
cabang Kantor Pos yang berbeda.

Criteria
Sistem atau program yang digunakan perusahan seharusnya mempermudah
proses pada suatu bisnis sehingga dapat digunakan secara efektif dan efisien
untuk proses pengambilan keputusan dan menghasilkan informasi tepat waktu.
Serta dapat menampung prosedur yang ada serta fleksibel jikan ada
perubahan.

Cause
Penyebab terjadinya error pada system yang ada di Pos Indonesia karena
penggunaan dari jaringan tersebut cukup padat karena system ini di akses oleh
banyak pengguna yang ada di Indonesia. Lambatnya pemrosesan data oleh
sistem Kantor Pos disebabkan karena penggunaan jaringan yang cukup padat
karena adanya akses oleh customer dari berbagai wilayah sementara jalur
akses yang diberikan tidak mampu memproses banyaknya akses tersebut.

Effect
Dampak dari terjadinya error pada system ini menyebabkan semua proses
menjadi terganggu sehingga informasi-informasi tidak terupdate dengan cepat.

49



Hal ini berdampak pada lambatnya pemrosesan data atas paket kiriman dari
customer karena data data pada masing masing cabang yang ada tidak
terupdate dengan cepat sehingga status pengiriman pun menjadi tidak sesuai
dengan kenyataan aslinya.

Recommendation
Untuk mengatasi hal ini, sebaiknya pihak Pos Indonesia meningkatkan
sistemnya dan melakukan pengecekan system secara berkala dan perlu
melakukan update sistem secara berkala untuk meningkatkan waktu respon
sistem dalam mengolah kiriman dari customer serta memperbesar akses
jaringan agar tidak lambat.

50



LAMPIRAN

51



52