BAB III

LAPORAN PELAKSANAAN MAGANG

3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja

Dalam proses praktek kerja (magang) di PT.PLN

(Persero) Distribusi Jakarta Raya area Menteng yang

beralamat Jalan Muhammad Ikhwan Rais No. 1, Daerah

Khusus Ibukota Jakarta yang dilaksanakan selama satu

bulan dari tanggal 01 Februari sampai dengan 29 Februari

2016, penulis didampingi oleh beberapa pembimbing

yang juga merupakan pegawai dari kantor tersebut.

Pada hari pertama kegiatan magang, penulis

terlebih dahulu mengunjungi seksi bagian umum untuk

menghadap bagian kepegawaian penulis dipersilahkankan

untuk memperkenalkan diri dan menjelaskan maksud dan

tujuan penulis melaksanakan praktek kerja (magang).

Setelah menjelaskan maksud dan tujuan penulis

diperkenalkan kepada sub bagian KSA beserta jajaran

staffnya, selanjudnya penulis di tempatkan di bagian yang

35

http://digilib.mercubuana.ac.id/
tugasnya membantu seksi Keuangan, Sumber Daya

Manusia, dan Akuntansi dan penulis dipersilahkan untuk

menempati ruang kerja yang tersedia.

Penulis diberikan penjelasan tentang peraturan di

PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya area Menteng

seperti, jam masuk kerja dan jam pulang kerja, waktu

istirahat, pakaian kerja, dan lain-lain. Penulis juga

diberikan kesempatan untuk memahami dan mempelajari

suasana lingkungan kerja yang sesungguhnya sehingga

dalam melakukan aktivitas kerja penulis sudah mengenal

lingkungan kerja.

Pengenalan pekerjaan pertama adalah diberikan

penjelasan mengenai cara kerja dan jenis pekerjaan yang

akan dikerjakan oleh penulis. Dalam mengerjakan

pekerjaan yang diberikan, jika terdapat kesulitan atau

kendala yang tidak diketahui, penulis dapat langsung

ditanyakan kepada pembimbing atau kepada salah satu

36

http://digilib.mercubuana.ac.id/
pegawai yang ada pada bagian KSA. Hal ini sangat

membantu penulis dalam menyelesaikan tugas yang

diberikan dengan baik.

Pada hari kedua penulis diberikan kesempatan

oleh bagian keuangan yang dibantu oleh ibu Idayati untuk

mencoba melakukan pekerjaan, namun sebelumnya

penulis terlebih dahulu diberikan penjelasan tentang

pekerjaan dan bagaimana cara pengerjaanya. Adapun

pekerjaan yang penulis kerjakan adalah membuat

rekapitulasi PFK, Tagihan Operasi dan Investasi.

Dokumen yang terdapat di PFK, Tagihan Operasi,

investasi meliputi Kwitansi, Surat Perintah Kerja (SPK),

Uraian Pekerjaan dan nominal tagihan yang harus di bayar

oleh pelanggan. Dalam mengerjakan perekapan ini

penulis sedikit mengalami kendala karena ada beberapa

dokumen penting namun hal ini tidak menjadi kendala

yang berarti karena dalam proses pengerjaanya penulis

masih dibimbing dan didampingi oleh pegawai bagian

keuangan yaitu ibu Idayati.

37

http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.2 Kegiatan Selama Praktek Magang

Kegiatan penulis selama melakukan magang di

PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya area Menteng

selama satu bulan dari tanggal 01 Februari 2016 sampai

dengan 29 Februari 2016. Penulis melakukan kerja

praktek (magang) selama 5 (lima) hari dalam seminggu

dari hari Senin sampai dengan hari Jumat dan untuk

waktu kerjanya dari jam 07.30 WIB sampai dengan jam

16.00 WIB.

Selama kegiatan kerja praktek (magang) pada bagian

KSA, penulis melakukan kegiatan yang dikelompokan

menjadi dua yaitu : kelompok kegiatan rutin dan

kelompok kegiatan non rutin.

3.2.1 Kelompok Kegiatan Rutin

Kelompok kegiatan rutin adalah kegiatan yang hampir

setiap hari dilakukan oleh penulis antara lain :

a. Mencocokan piutang di SAP dengan di AP2T.

38

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 b. Melakukan kunjungan ke cabang APP Utara

untuk merekap data Arsip Induk Langganan

(AIL).

c. Melakukan pendataan dokumen-dokumen

penting langganan seperti berkas restitusi dan

melakukan pengecekan berkas AIL (Arsip

Induk Langganan) serta mengcross checknya

ke dalam kartu indeks Arsip Induk Langganan

(AIL).

d. Memeriksa kelengkapan dokumen pelanggan

pada box file Arsip Induk Langganan (AIL),

yang meliputi Formulir Survey, Rekonsiliasi

Anggaran Belanja (RAB), SIUP, Surat Kuasa,

Surat Permohonan Pelanggan, Berita Acara

Penyambungan, Surat Perjanjian Jual Beli

Tenaga Listrik (SPJBTL), dll.

e. Merapikan box file Arsip Induk Langganan

(AIL) sesuai dengan ID Pelanggan dan No

katalog yang terdapat pada box file tersebut.

39

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 f. Melakukan pengarsipan dokumen restitusi

pelanggan.

g. Menghitung jumlah piutang dari nota kredit.

h. Menginput piutang sesuai dengan golonganya.

3.2.2 Kelompok Kegiatan Non Rutin

Selain kegiatan rutin yang dilakukan penulis, penulis

juga melakukan kegiatan yang sifatnya tidak rutin

antara lain :

a. Membuat rekapitulasi PFK, Tagihan Operasi,

dan Investasi.

b. Merekap dokumen pegawai, seperti Absensi,

Jaminan Kesehatan dengan menggunan sistem

yang sudah diotorisasi oleh perusahaan.

c. Mengerjakan jurnal koreksi dan nota

pelanggan selama periode 2015 dengan

menggunakan SAP.

d. Merekap data AIL dan membuat Berita Acara.

40

http://digilib.mercubuana.ac.id/
3.3 Masalah yang Ditemui Pada Unit Kerja

Selama mengikuti kegiatan praktek kerja magang

di PT. PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya area

Menteng, penulis menemukan permasalahan. Masalah ini

timbul karena beberapa faktor diantaranya Human Error

dan faktor teknis, yang tentunya dapat menghambat

kelancaran aktifitas bekerja. Selama melaksanakan

praktek kerja magang di PT. PLN (Persero), penulis

mengalami beberapa masalah yang dihadapi oleh

perusahaan diantaranya :

3.3.1 Masalah Kebijakan

a. Lemahnya kontrol pada sisi pengawasan

administrasi pada saat pengadaan material.

3.3.2 Masalah Operasional

a. Masalah pengarsipan (Filling)

PT. PLN (Persero) yang merupakan suatu

unit instansi pemerintah yang tidak lepas dari

sistem pengarsipan yang baik. Penulis

ditempatkan di bagian KSA, yang mana pada

41

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 bagian ini tidak hanya berhubungan dengan

Akuntansi dan Keuangan namun juga terdapat

bagian Administratif yang tidak lepas dari

surat menyurat dan pengarsipanya. Namun

pada saat melaksanakan praktek kerja magang

penulis mengalami masalah pada pengarsipan.

Banyak berkas-berkas penting yang hilang dan

ada juga yang tercampur dengan berkas

pelanggan yang lain.

Tidak hanya itu PT. PLN (Persero)

merupakan perusahaan yang bisa dibilang

sangat besar dan sangat vital keberadaanya

yang mana perusahaan ini adalah perusahaan

yang menyediakan jasa kelistrikan, tentu saja

perusahaan banyak sekali melakukan transaksi

keuangan. Meskipun begitu dalam melakukan

transaksinya masih saja ditemukan beberapa

bukti transaksi yang hilang dan kesalahan

nominal saat menginput data transaksi.

42

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 b. Masalah Penjurnalan

Kesalahan penjurnalan juga terjadi pada

bagian keuangan dan akuntansi sehingga

menyebabkan neraca menjadi tidak balance.

c. Sistem Komputer Akuntansi yang digunakan

sering error sehingga menghambat kinerja

karyawan dalam mengentry data-data,

khususnya saat mengentry data bagian

penjualan.

d. Kurang telitinya pegawai saat memverifikasi

kelengkapan dokumen tagihan dan

keterlambatan pembayaran tagihan vendor.

e. Pada berkas restitusi juga tidak lepas dari

beberapa masalah yang menghambat, yaitu

masalah kelengkapan dokumen. Kelengkapan

dokumen ini sangat berpengaruh pada realisasi

dana restitusi pelanggan. Karena bila berkas-

berkas restitusi tidak lengkap maka

permohonan restitusi tidak bisa diproses.

43

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 f. Terdapat temuan yang membuat perbedaan

saldo antara divisi niaga dan akuntansi.

3.4 Penyebab dan Alternatif Pemecahan Masalah Pada

Unit Kerja

3.4.1 Penyebab Masalah

1. Masalah Kebijakan

a. Lemahnya kontrol pada sisi pengawasan

administrasi pada saat pengadaan material.

Sehingga menyebabkan penyerahan saat

rekonsiliasi di SAP dengan realisasi terjadi

ketidaksinkronan

2. Masalah Operasional

a. Masalah Pengarsipan (Filling)

Masalah filling ini disebabkan karena

kurangnya tempat untuk penyimpanan berkas-

berkas tersebut. Karena jumlahnya yang

sampai ribuan tentu saja perlu disediakan

tempat khusus untuk menyimpannya. Dan

lemari yang terdapat di PT. PLN (Persero)

44

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 tidak cukup untuk menampung berkas yang

jumlahnya melebihi kapasitas yang bisa

ditampung oleh lemari. Selain itu masalah ini

juga terjadi karena kurang rapinya karyawan

dalam menyimpan berkas.

b. Masalah Penjurnalan

Masalah ini disebabkan karena kesalahaan saat

menyusun neraca, seperti kesalahan saat

menjumlahkan salah satu neraca saldo atau

saldo yang harusnya dicatat pada kolom debet

tapi dicatat pada kolom kredit begitu juga

sebaliknya. Selain itu seringkali neraca tidak

balance karena karyawan salah memasukan

nominal.

c. Terdapat kendala dalam pengoperasian

software akuntansi disebabkan sistem yang

sering error sehingga menganggu kelancaran

aktivitas kerja karyawan.

45

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 d. Ketidak telitian pada saat memverifikasi

tagihan dan berlebihan beban pekerjaan serta

sikap menunda-nunda pekerjaan yang dialami

user terkait.

e. Adanya perbedaan saldo antara bagian

akuntansi dan bagian niaga hal ini dikarenakan

sistem yang kurang mendukung kegiatan

internal SAP (divisi akuntansi) dan AP2T

(divisi niaga) masih baru sehingga aplikasinya

masih belum sempurna, jadi unsur piutang

yang ada di AP2T belum terinterface di SAP

semua, begitupun sebaliknya.

3.4.2 Alternatif Pemecahan Masalah

1. Masalah Kebijakan

a. Membekali user terkait dengan ketrampilan

potensi di bidangnya agar bisa meningkatkan

kemampuan dalam melakukan pengawasan

46

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 pengadaan material agar terjadi kesinkronan

antara data di SAP dan di realisasinya.

2. Masalah Operasional

a. Masalah Pengarsipan (Filling)

1) Menyediakan tempat khusus untuk

menempatkan dokumen, agar terlihat

rapi dan tidak tertukar dengan berkas-

berkas pelanggan lain serta

memudahkan user saat mencari

dokumen bila sewaktu-waktu

dibutuhkan.

2) Memberikan pengarahan kepada

karyawan agar lebih memperhatikan

skema pengarsipan agar hal-hal seperti

dokumen hilang atau dokumen tertukar

tidak lagi ditemui dikemudian hari.

b. Masalah Penjurnalan

47

http://digilib.mercubuana.ac.id/
 1) Memberi pengarahan kepada karyawan

atau pegawai agar lebih teliti dalam

perjunalan.

c. Sebaiknya perusahaan melakukan perawatan

dan pengecekan secara berkala pada sistem

software sehingga gangguan-ganguan error

bisa diminimalisir.

d. Menyediakan form verifikasi tagihan untuk

memudahkan pegawai saat melakukan

pengecekan dokumen tagihan.

48

http://digilib.mercubuana.ac.id/