001/MA

MAWA/MINALWA-2012

PEDOMAN
P
PENGAJU
AJUAN SURAT KEPUTUSAN
AN
LEGALITAS
AS ORMAWA (UKM/BEM/DE
DEMA)

BIRO ADM
DMINISTRASI KEMAHASISWAAN
BAGIAN
N MINAT
M DAN PENALARAN MAHASISWA
TAHUN 2012
 HALAMAN PENGESAHAN

Pedoman dengan judul : Pengajuan Surat Keputusan Legalitas Ormawa

telah disahkan pada tanggal : 27 Desember 2012
oleh : Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan

Surakarta,27 Desember 2012

Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan

Drs.Harmawan,M.Lib.
NIP. 19580227 198601 1 001

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN i

 KATA PENGANTAR

Pengembangan kehidupan kemahasiswaan merupakan bagian yang tidak terpisahkan

dalam sistem pendidikan nasional pada umumnya dan kehidupan kampus pada khususnya.
Bahwa kehidupan kampus tidak terlepas dari berbagai jenis kegiatan atau aktivitas yang
sekaligus menjadi sarana pengembangan diri mahasiswa ke arah perluasan wawasan,
profesi, integritas kepribadian, sikap ilmiah, dan rasa persatuan dan kesatuan.
Untuk itu Bidang Kemahasiswaan Universitas Sebelas Maret Surakarta setiap tahun
memberikan bantuan dana kepada unit kegiatan mahasiswa, intra atau antar perguruan
tinggi dan pengiriman tim untuk mengikuti kegiatan di luar kampus.
Penerbitan pedoman pengajuan surat keputusan legalitas organisasi mahasiswa ini
dimaksudkan untuk menjamin hak dan kewajiban organisasi mahasiswa sebagai organisasi
yang sah/legal keberadaannya untuk dapat melaksanakan aktifitas kegiatannya dan
mendapatkan bantuan dana guna menunjang aktifitas organisasinya.
Kami mengucapkan penghargaan dan terima kasih kepada tim penyusun pedoman ini
dan semogai dapat memberi manfaat sesuai dengan yang diharapkan.

Surakarta, Desember 2012

Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan

Drs. Harmawan,M.Lib.

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN ii

 DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN. i
KATA PENGANTAR............................................................................................................. ii
DAFTAR ISI...........................................................................................................................iii
A. PENDAHULUAN............................................................................................................. 1
B. DASAR............................................................................................................................ 1
C. PENGERTIAN................................................................................................................. 1
D. TUJUAN.......................................................................................................................... 1
E. PERSYARATAN.............................................................................................................. 2
F. PERIODE BERLAKUNYA SURAT KEPUTUSAN REKTOR........................................... 2
G. MEKANISME................................................................................................................... 3
H. LAMPIRAN........................................................................................................................4
Lampiran 1. FORMAT HALAMAN JUDUL PROPOSAL............................................. 4
Lampiran 2. FORMAT SURAT PENGANTAR .. 5
Lampiran 3. FORMAT HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL... 6
Lampiran 4. SISTEMATIKA PROPOSAL................................................................... 7

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN iii

A. PENDAHULUAN
Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional pada
Pasal 12 ayat (1) b menyatakan bahwa setiap peserta didik pada satuan pendidikan berhak
mendapatkan pelayanan pendidikan sesuai dengan bakat, minat, dan kemampuannya. Untuk itu,
mahasiswa yang merupakan peserta didik sebagai generasi penerus perjuangan bangsa perlu
dibekali dengan kemampuan yang memadai agar aset bangsa yang sangat potensial tersebut
mampu bersaing dalam era Global. Para mahasiswa diharapkan tidak hanya menguasai bidang
ilmu yang ditekuni di kampus, tetapi juga mengusai bidang lain yang dapat menunjang
keberhasilan mereka di masa depan. Untuk mendukung harapan tersebut serta dalam rangka
menyiapkan mahasiswa yang lebih berkualitas, Universitas Sebelas Maret Surakarta melalui
Bidang Kemahasiswaan memprogramkan bantuan dana untuk kegiatan kemahasiswaan.

B. DASAR
1. Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan.
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 61 tahun 1999 tentang Penetapan Perguruan
Tinggi Sebagai Badan Hukum.
4. Kepmendikbud No.155/U/1998 tentang Organisasi Kemahasiswaan

C. PENGERTIAN
1. Organisasi kemahasiswaan intra perguruan tinggi tingkat universitas adalah lembaga
kemahasiswaan yang didirikan dan diselenggarakan oleh Universitas Sebelas Maret yang
disetujui oleh pimpinan perguruan tinggi dengan diterbitkannya Surat Keputusan Rektor
2. Kegiatan kemahasiswaan yang sah/legal untuk diakui keberadaanya dan dapat dijamin hak
serta kewajibannya dalam melaksanakan aktifitas keorganisasiannya serta memperoleh
bantuan dana untuki menunjang aktifitas organisasinya adalah yang telah mendapatkan surat
keputusan legalitas organisasinya.
3. Hak yang dimaksud adalah hak mendapatkan bantuan dana (stimulan) yang diberikan untuk
aktivitas kemahasiswaan yang diselenggarakan oleh mahasiswa atau organisasi
kemahasiswaan untuk jenis kegiatan internal organisasi, penyelenggaran yang bertaraf intra
kampus, daerah (kodya/kabupaten), regional (wilayah), nasional atau internasional dan
pengiriman kelompok mahasiswa, kelompok atau perseorangan yang berasal dari organisasi
kemahasiswaan untuk mengikuti kegiatan atau kejuaraan kemahasiswaan di luar kampus, hak
mendapatkan fasilitas (sarana/prasarana), hak untuk mendapatkan penghargaan atas prestasi
yang telah diraihnya.
Kewajiban yang dimaksud adalah segala sesuatu sebagai konsekuensi atas hak yang telah
diterima oleh organisasi.

D. TUJUAN
Memberikan perlindungan atas hak dan kewajiban organisasi kemahasiswaan tingkat universitas
untuk menyalurkan bakat, minat dan kemampuannya dalam bidang tertentu yang dapat menambah
wawasan keilmuan, pembentukan sikap, dan keterampilan.

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN 1

E. PERSYARATAN
Persyaratan untuk mengajukan sebagai berikut :
1. Organisasi kemahasiswaan yang telah memenuhi persyaratan berdasarkan surat edaran
rektor No.: 4119/J27/KM/2005 tentang organisasi kemahasiswaan tingkat fakultas maupun
tingkat universitas bahwa :
a. Beranggotakan sedikit-dikitnya 50 anggota untuk oragnisasi kemahasiswaaan tingkat
fakultas, dan 75 anggota untuk tingkat universitas, kecuali DEMA dan BEM.
b. Melakukan musyawarah anggota (musang) atau yang sejenisnya secara rutin setahun
sekali guna menyampaikan LPJ (laporan pertanggung jawaban) pengurus lama dan
memilih pengurus baru.
c. Melakukan penyususunan program kerja untuk selama 1 (satu) tahun kedepan dan
dilaporkan kepada Dekan cq. Pembantu Dekan III untuk tingkat fakultas, dan Rektor cq.
Pembantu Rektor III untuk tingkat universitas.
d. Melakukan rekrutmen anggota baru secara berkala, minimal setahun sekali, melalui
prosedur yang baku (misalnya audisi, uji kesehatan, uji ketrampilan, dan lain sebagainya).
e. Menyelenggarakan latihan dasar (latsar) atau pendidikan dasar (diksar) atau yang
sejenisnya untuk anggota baru.
f. Melakukan kegiatan kedalam maupun keluar secara teratur dengan melibatkan
anggotanya sesuai dengan bidang kegiatan yang menjadi kompetensinya.
g. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan secara rutin kepada
Dekan cq. Penbantu Dekan III untuk tingkat fakultas dan Rektor cq. Pembantu Rektor III
untuk tingkat universitas.
h. Bagi UKM yang tidak menyelenggarakan musyawarah anggota selama 2(dua) tahun
berturut-turut akan dikenakan sanksi berupa pembubaran UKM.
i. Organisasi kemahasiswaan yang keberadaannya tidak berdasarkan SK Dekan ataupun
SK Rektor tidak berhakl untuk mendapatkan bantuan dana kegiatan.
2. Organisasi kemahasiswaan beranggotakan mahasiswa program Sarjana (S1) dan atau program
Diploma.
3. Pengajuan surat keputusan legalitas organisasi kemahasiswaan dengan menyampaikan 1 (satu)
proposal (contoh sistematika terlampir), dan disertai surat pengantar permohonan surat
keputusan legalitas organisasi kemahasiswaan oleh ketua organisasi diketahui pembina
organisasi yang saat ini aktif keberadaanya kecuali Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) dan
Dewan Mahasiswa (DEMA) ditujukan kepada Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan dan
menjadi satu kesatuan dalam proposal.
4. Surat Keputusan Rektor tentang legalitas organisasi kemahasiswaan berlaku untuk 1(satu)
tahun terhitung bulan Januari s.d. Desember, dengan catatan apabila dalam kurun waktu
berlakunya surat keputusan tersebut terjadi pergantian kepengurusan, maka organisasi
tersebut harus mengajukan permohonan perubahan pengurus kepada Rektor melalui biro
administrasi kemahasiswaan bagian minat dan penalaran mahasiswa.

F. PERIODE BERLAKUNYA SURAT KEPUTUSAN REKTOR

Surat Keputusan Rektor tentang legalitas organisasi kemahasiswaan berlaku untuk 1(satu) tahun
terhitung bulan Januari s.d. Desember, dengan catatan apabila dalam kurun waktu berlakunya surat
keputusan tersebut terjadi pergantian kepengurusan, maka organisasi tersebut harus mengajukan
permohonan perubahan pengurus kepada Rektor melalui biro administrasi kemahasiswaan bagian
minat dan penalaran mahasiswa.

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN 2

G. MEKANISME
1. Proposal pengajuan surat keputusan legalitas organisasi kemahasiswaan yang telah sesuai
dengan persyaratan, diajukan kepada Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan, melalui
kantor Tata Usaha Universitas Sebelas Maret.

2. Proposal pengajuan surat keputusan legalitas organisasi kemahasiswaan harus sudah

diterima oleh sub bagian minat dan penalaran paling lambat 1 (satu) bulan setelah memasuki
periode tahun berjalan (akhir bulan Januari tahun berjalan).

3. Persyaratan administrasi akan diverifikasi oleh bagian minat dan penalaran sebelum dibuatkan
konsep surat keputusan, dan apabila ada kekurangan berkas maka harus dilengkapi terlebih
dahulu oleh organisasi yang mengajukan.

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN 3

 Ormawa :
Thn. Angg. :

H. LAMPIRAN
Lampiran 1. FORMAT HALAMAN JUDUL PROPOSAL

PERMOHONAN SURAT KEPUTUSAN

LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN

LOGO PERGURUAN TINGGI

(Nama Ketua Organisasi)

NIM

Nama Organisasi Kemahasiswaan

Tahun

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN 4

Lampiran 2. FORMAT SURAT PENGANTAR/PERMOHONAN

(Kepala Surat)
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN LOGO
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
UNIT KEGIATAN MAHASISWA PERISAI DIRI ORGANISASI
Jalan Insinyur Sutami Nomor 36 A Kentingan, Surakarta 57126
Telephone : 0271-..
0271 Faks : 0271-..
Website : http://........................uns.ac.id

Nomor : ..
Lamp. : . Lembar/eksemplar
Hal : Pengajuan
ngajuan Surat Keputusan Legalitas Ormawa

Yth. : Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan

Universitas Sebelas Maret

Dengan hormat kami sampaikan bahwa untuk menjamin hak dan kewajiban organisasi kami
sehingga dapat melaksanakan aktifitas dan mendapatkan bantuan dana serta fasilitas
(sarana/prasarana),, maka kami bermaksud mengajukan
me permohonan diterbitkannya surat
keputusan rektor tentang legalitas organisasi kemahasiswaan :

Nama : nama
ormawa..
Tingkat : Universitas
Tahun : tahun
berjalan..

Sebagai data pendukung, berikut kami lampirkan :

1. Anggaran Dasar/Rumah Tangga
2. Surat Keputusan Pembina
3. Surat Keputusan Legalitas Ormawa tahun tahun
sebelumnya..
..
4. Jumlah dan daftar nama anggota (termasuk pengurus)
5. Program Kegiatan tahuntahun
tahun berjalan.
6. Data lainnya(.jadwal
lainnya kegiatan rutin : bulanan/mingguan, nama Pembina,
bagan/struktur organisasi, daftar prestasi yang pernah diraih, daftar sarana yang
dimiliki saat ini..)
ini..

Demikian permohonan kami atas perhatian dan terbitnya surat keputusan kami ucapkan
terima kasih.

Surakarta, ......................................
.........................
Mengetahui Ketua Organisasi,
Pembina Organisasi

( ...................................) ( ....................................)
NIP NIM.

No.HP . No.HP

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KE

KEMAHASISWAAN
AN 5
Lampiran 3. HALAMAN PENGESAHAN PROPOSAL

1. Nama Organisasi :
2. Ketua
Nama : ...............................................................................
NIM :
Fak. /Jurusan : ...............................................................................
Jenis Kelamin : ..............
Telepon,HP/e-mail : ...............................................................................
3. Anggota : ........ orang (lampirkan/sebutkan nama, program studi/jurusan, posisi)

Surakarta,...........................................
Mengetahui Ketua Organisasi,
Pembina Organisasi

( ...................................) ( ....................................)

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN 6

Lampiran 4. SISTEMATIKA PROPOSAL
Proposal ditulis dengan huruf (font) Times New Roman atau Arial Ukuran 12, menggunakan kertas A4,
1,5 spasi dibuat rangkap dua dengan sampul warna biru. Proposal disusun menurut sistematika berikut.
HALAMAN JUDUL
HALAMAN PERMOHONAN
HALAMAN PENGESAHAN
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Nama, Alamat dan Tanggal Pendirian
BAB II TUJUAN PENDIRIAN
Paparan tujuan didirikannya organisasi kemahasiswaan, rencana yang akan dilaksanakan, kondisi saat
ini, sasaran kedepan dan pengembangannya.
BAB III RENCANA AKTIFITAS/KEGIATAN
Uraian rencana aktifitas/kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun periode baik berupa
kegiatan penyelenggaraan, kegiatan internal maupun kegiatan pendelegasian untuk mengikuti seminar,
pelatihan atau kejuaraan disertai pendanaan per komponen dan jenis belanjanya (bahan, transportasi,
konsumsi, honorarium untuk narasumber dan lain-lain). Serta jadwal aktifitas rutin seperti jadwal latihan
bulanan atau mingguan.
PENUTUP (bila diperlukan)
LAMPIRAN
1. Anggaran Dasar/Rumah Tangga
2. Surat Keputusan Pembina
3. Surat Keputusan Legalitas Organisasi tahun sebelumnya
4. Nama Pembina, NIP, Fakultas dan nomor handphone
5. Daftar nama anggota termasuk pengurus, NIM, Fakultas dan nomor handphone
6. Struktur/bagan organisasi pengurus
7. Data prestasi yang pernah diraih
8. Daftar sarana/prasarana/alat penunjang yang dimiliki saat ini

PEDOMAN PENGAJUAN SK LEGALITAS ORGANISASI KEMAHASISWAAN 7