UNIVERSITAS INDONESIA

TERM OF REFERENCE
SISTEM INFORMASI MANAJEMENT ADMISI RS X

OLEH
PUTU OCTAVIANTY
NPM : 1606858200

PROGRAM PASCA SARJANA

PROGRAM STUDI KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT
FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT
UNIVERSITAS INDONESIA
DEPOK,2017
1. LATAR BELAKANG
1.1. Umum
Menurut Medical Uncertainly Principle dalam Azam,2011; yang
menjelaskan bahwa dalam hubungan pasien dengan dokter adalah suatu
ketidakpastian, hal ini dilandasai kebutuhan untuk memperoleh rasa
aman. Dalam rangka mencapai keamanan tersebut pasien akan meminta
lebih terhadap pemeriksaan, obat dan teknologi termasuk pelayanan
rawat inap. Oleh karenanya diperlukan suatu standar penetapan
keputusan rawat inap ( admisi ) berdasarkan keadaan penderita secara
obyektif yang tentunya diperoleh dari data dan informasi dalam
pemeriksaan klinis terhadap pasien.

Sesuai dengan peraturan dan prosedur yang ditetapkan rumah sakit maka
keputusan admisi pasien di tentukan oleh dokter , sehingga peranan
dokter sangatlah dominan. Kebutuhan pelayanan medis hanya dapat
ditentukan secara obyektif dari data hasil pemeriksaan dokter
pemeriksa. Data obyektif tersebut sekaligus dapat dijadikan pengendali
bagi peningkatan kebutuhan pelayanan medis yang di tentukan oleh
pasien yang kadang-kadang sebetulnya tidak di butuhkan.

Menurut Fendy (2000), dahulu peran admisi sangat sederhana, yaitu

hanya meminta data factual tentang pasien agar bisa masuk rumah sakit,
saat ini dengan perubahan pola pembiayaan ( asuransi, perusahaan ),
cara pembayaran ( cash , credit card dan transfer bank ) aspek hokum
dokumen rekam medis , maka peranan admisi menjadi semakin penting.
Selain itu pasien pertama kali dating langsung berhadapan dengan
bagian admisi, maka bagian ini bertanggung jawab terhadap
pembentukan pola hubungan rumah sakit dengan calon pasien dan
keluarganya. Ke dalam rumah sakit bagian admisi bertanggung jawab
kepada dokter dan staf dalam memasukkan pasien tersebut sehingga
komunikasi yang baik dan manajemen admisi pasien yang efktif menjadi
keharusan bagi suatu rumah sakit.

Appropriate evaluation Protocol (AEP) merupakan protocol yang

digunakan untuk melakukan proses admisi secara terstandar . Penerapan
AEP telah dilakukan di beberapa Negara Eropa seperti Italia, Jerman,
Inggris, Perancis. AEP telah diterapkan pada kasus yang memerlukan
perawatan inap rumah sakit seperti kasus medis non bedah, bedah, anak
dengan atau tanpa kegawatdaruratan. AEP merupakan instrument
pengukuran ketepatan admisi yang pertama kali dibuat di German yang
instrumennya disusun dengan sebuah rangkaian kriteria dan jika salah
satu kriteria terpenuhi maka dinyatakan layanan kesehatan yang diterima
adalah tepat. Kriteria terbagi atas 3 kelompok yaitu pelayanan medis,
pelayanan keperawatan dan bantuan hidup serta factor kondisi pasien.
AEP terdiri dari kriteria generic yang tidak berbasis pada diagnosis,
namun beasis keadaan klinis pasien yang datanya diambil melalui rekam
medis
Ketidaktepatan admisi dapat diklasifikasikan pada salah satu derajat
pelayanan yaitu pasien tidak membutuhkan perawatan rumah sakit atau
admisi yang terlalu dini yaitu pasien terlalu jauh dari prosedur tindakan
atau pengobatan yang direncanakan. AEP dapat diterapkan pada pasien
anak maupun dewasa, baik pasien bedah maupun nonbedah.

Kriteria AEP terdiri dari kriteria intensitas penyakit dan kriteria intensitas
pelayanan. Kriteria intensitas penyakit meliputi: (1) kehilangan kesadaran
atau disorientasi mendadak, diukur dengan menggunakan skala
pengukuran Glasgow Coma Scale (GCS) yang terdiri dari 3 komponen,
yaitu komponen pembukaan mata (E = Eye), komponen motorik (M =
Motoric), dan komponen lisan (V = Verbal); (2) denyut nadi rata-rata
kurang dari 50 kali atau lebih dari 140 kali per menit; (3) tekanan darah
sistolik kurang dari 90 atau lebih dari 200 mmHg dan tekanan diastolik
kurang dari 60 atau lebih dari 120 mHg; (4) kehilangan pendengaran atau
penglihatan mendadak; (5) kelumpuhan mendadak; (6) demam menetap
lebih dari 38,0 (aksila), 38,8oC (rektal/ aurikuler) selama lebih dari 5 hari
berturut-turut; (7) perdarahan aktif; (8) gangguan elektrolit/gas darah yang
berat; (9) gambaran iskemik akut pada elektrokardiogram (EKG); dan (10)
eviserasi atau dehisense luka.

Kriteria intensitas pelayanan meliputi (1) pemasangan kateterisasi

intravena/infus; (2) tindakan atau pembedahan, dijadwalkan dalam 24
jam, memerlukan anastesi umum atau regional, dan memerlukan
peralatan yang terdapat di rumah sakit; (3) memonitor tanda vital; (4)
pemberian kemoterapi yang memerlukan pengawasan efek samping; (5)
antibiotika intramuskuler/intravena setiap 8 jam; dan (6) pemakaian
respirator kontinyu atau intermiten sekurang-kurangnya tiap 8 jam.

Keputusan admisi dinyatakan tepat apabila terdapat salah satu kriteria,

baik kriteria intensitas penyakit atau salah satu dari kriteria intensitas
pelayanan. Sebaliknya, apabila dari kedua kelompok kriteria tersebut tidak
ada satu pun yang terpenuhi maka pasien tidak perlu untuk
dirawatinapkan / diadmisikan.

Keputusan admisi berdasarkan standar AEP didasarkan pada data hasil

pemeriksaan klinis sebagai masukan yang meliputi anamnesis,
pemeriksaan fisik, pemeriksaan laboratorium, dan pemeriksaan
penunjang. Data tersebut akan diproses berdasarkan standar AEP
menghasilkan keluaran informasi yang mengarahkan keputusan pasien
dirawat inap ataupun tidak. Keluaran berupa informasi harus dikelola
dalam sistem informasi yang dapat memproses masukan data secara
cepat dan tepat untuk menghasilkan informasi yang adekuat. Sistem
informasi yang memadai ini memungkinkan apabila menerapkan teknologi
 informasi yang tepat, antara lain sistem informasi yang dibangun berbasis
komputer dan menggunakan perangkat lunak yang sesuai.

1.2. DASAR HUKUM

1.2.1. UU No 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit ( Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 No.153, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5072 )
1.2.2. UU No.29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
1.2.3. Peraturan Menteri Kesetan RI No 1173/ MENKES.PER/X/2004 tentang
Standar Akreditasi RS
1.2.4. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129/MENKES/SK/II/2008
tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit
1.2.5. PMK No.82 tahun 2013 tentang SIstem Informasi Manajemen Rumah
Sakit

1.3. GAMBARAN UMUM RS

RS ‘X” adalah salah satu rumah sakit miliki pemerintah yang merupakan
unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan. Sebagai lembaga kedaerahan
RS “X” dalam menyelenggarakan manajeen memiliki keleluasaan terasuk
dalam penelenggaraan pelayanan kesehatan profesional yang
berkualitas. Salah satu indikator profesionalitas dalam pelayanan di rumah
sakit ini tercermin dalam ketepatan keputusan klinis di rumah sakit dalam
menentukan apakah seorang pasien perlu di lakukan perawatan atau
tidak.

Pasien rawat inap di RS ‘X” masuk melalui dua pintu utama yaitu poli
rawat jalan dan unit gawat darurat ( UGD ). Pasien akan diperiksa oleh
dokter baik pemeriksaan fisik, laboratoris dan atau pemeriksaan
penunjang sebagai dasar penegakkan diagnosis serta perencanaan awal
pengelolaan pasien. Pasien yang akan diputuskan untuk di rawat ( admisi
) melalui UGD maka proses admisi akan di mulai di tempat pendaftaran
pasien rawat inap ( TPPRI ). Setelah mendapatkan konfirmasi ruangan ,
maka pasien masuk ke dalam bangsal perawatan sesuai dengan
penyakit dan kemampuan pasien dalam memilih kelas perawatan.

RS X saat ini memiliki jenis pelayanan rawat jalan 19 poliklinik, dengan 19

jenis pelayanan rawat inap dan 19 instalasi dan penunjang, dengan
jumlah SDM sebanyak 1034 orang dengan perbandingan 830 orang
tenaga jenis medis dan non medis 204 orang. Dengan status tersebut
mengandung konsekuensi untuk semakin keras berbenah dan bersaing
positif meningkatkan mutu pelayanan dalam mencapai Visi RS X yaitu
Terwujudnya RS X sebagai pilihan utama pelayanan kesehatan bagi
masyarakat dan prajurit di wilayah Barat dan sekitarnya. Indikator
tercapainya Visi Rumah sakit yang menjadi pilihan utama adalah tingginya
kepuasan masyarakat pengunjung Rumah sakit terhadap pelayanan yang
didapatkan. Kepuasan masyarakat tercapai apabila harapan masyarakat
untuk mendapatkan hak pasien, mendapatkan asuhan, di antaranya
mendapatkan informasi yang benar dan lengkap, mendapat perlakuan
petugas yang baik, menerima jaminan keselamatan atas tersedianya
sarana prasarana, dan prosedur pelayanan yang benar dan mudah
dipahami. Komunikasi merupakan kunci untuk mewujudkan harapan
masyarakat. Perbaikan kinerja baik sistem maupun sumber daya manusia
harus terus menerus dilakukan. Inovasi-inovasi harus dijalankan dalam
melakukan perubahan ke arah kinerja yang lebih baik

Sejak ditetapkan sisten Jaminan Kesehatan Nasional pada 1 Januari 2014

maka peningkatan jumlah pasien rawat inap di rumah sakit X. Dengan
adanya sistem jaminan kesehatan nasional maka kebutuhan untuk
mendapatkan layanan admisi jadi lebiih mudah karena masyarakat yang
sudah terdaftar dalan program Jaminan Kesehatan Nasional bisa
mendapatkan layanan kesehatan salah satunya layanan admisi selama
Rumah sakit sebagai penyedia jasa layanan keseshatan mampu merawat.
Berikut ditampilkan rekapitulasi pasien ranap di RS X dari Tahun 2014
sampai dengan 2016

12000
10000
8000
Series 1
6000
Column1
4000
Column2
2000
0
2014 2015 2016

TABEL DISTRIBUSI PASIEN RANAP DI RS X

TAHUN 2014-2016

NO RUANGAN 2014 2015 2016

MELATI
1 140 22 126
ANGGREK
2 55 166 330
MARORE
3 354 416 580
SUBI
4 318 396 461
SELAYAR
5 475 642 734
BINTAN
6 596 120 -
PAGAI
7 121 - -
BUNYU
8 517 717 787
LAUT
9 710 593 708
 TAREMPA
10 316 970 1,223

11 BENGKALIS 59 91 97

12 SANGEANG 998 988 1,478

NUMFOR
13 360 413 532
SALAWATI
14 702 1,098 1,315
SIBATIK
15 907 1,164 1,377
ICU
16 216 246 305
ICCU
17 217 233 262
RUMKIT
7,061 8,275 10,039

Berdasarkan atas peningkatan jumlah pasien yang akan dilaksanakan

pelayanan rawat inap maka sudah sangat diperlukan suatu sistem
informasi manajemen admisi untuk menjamin ketepatan dalam penentuan
keputusan rawat inap di RS X

2. TUJUAN
Adapun tujuan dari pengelolaan dan pengembangan Sistem Informasi
Manajemen Admisi ( Rawat Inap ) di RS X adalah untuk mendukung proses
pelayanan admisi yang memenuhi prasyarat kecepatan, keakuratan dan
ketepatan pemberian layanan ranap bagi semua pasien di RS X guna
mendukung peningkatan efisiensi kerja.

3. TATA PENYELENGGARAAN
3.1. METODE PELAKSANAAN
 Tim IT RS akan membangun suatu aplikasi manajemen informasi
admisi pasien di RS X, selanjutnya akan di bangun server yang
dibangun di ruang administasi yang akan terkoneksi dengan ruangan
 IGD, poliklinik rawat jalan, laboratorium, ruangan radiologi, resep dan
ruangan perawat serta kasir yang akan dibangun koneksi jaringannya
oleh teknisi informasi mengikti alur bisnis proses yang ada di RS X.
 Pengadaan unit computer di masing-masing ruangan mulai dari IGD,
poliklinik, laboratorium , radiologi, farmasi, dan ruangan perawatan .

3.2. TAHAPAN PELAKSANAAN

 Dalam menentukan kebutuhan sistem informasi manajemen admisi
di RS dilakukan studi group yang melibatkan tim manajemen
informasi RS yang terdiri atas kepala rumah sakit, manager
keuangan, tim IT RS, kepala unit administrasi, staf administrasi,
dokter , kepala ruangan
 Selanjutnya kebutuhan rancangan sistem informasi manajemen
admisi akan di interpretasikan oleh bagian IT
 Bagian keuangan mensupport pendanaan hardware dan software
 Membangun sistem informasi manajemen RS
 Melakukan sosialisasi , pelatihan kepada tim admisi RS
 Melakukan fungsi evaluasi dan monitoring kegiatan pelaksanaan
sistem informasi manajemen admisi
 Perbaikan dan penyempurnaan dari tim IT

4. LINGKUP KEGIATAN
4.1. URAIAN KEGIATAN
 NAMA KEGIATAN : PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN ADMISI RS X
 TEMPAT KEGIATAN : RUANG ADMINISTRASI RS X
 URAIAN SINGKAT KEGIATAN
1. Pembentukan tim informasi teknologi manajemen admisi yang
terdiri atastim administrasi dan tim IT
2. Focus group discussion anatara tim manajemen informasi RS yang
terdiri atas kepala rumah sakit, manager keuangan, tim IT RS,
kepala unit administrasi, staf administrasi, dokter , kepala ruangan
3. Penyusunan rencana pengadaan hardware computer, rencana
framework aplikasi manajemen admisi , dan pembangunan jaringan
terintegrasi mulai dari sistem front office sampai dengan back
office sesuai dengan alur proses bisnis rumah sakit
 4. Analisa keuangan rumah sakit terhadap program pembangunan
sistem informasi manajemen admisi RS
5. Pengadaan hardware, soft ware secara bertahap dan
pembangunan jaringan nirkabel yang terintegrasi. Adapun tahap
pengembangan bertahap tersebut terdiri atas:
Tahap I : ruang administrasi dan keuangan
Tahap II : UGD dan Poli klinik
Tahap III : Lab, radiologi dan farmasi
Tahap IV : Ruangan perawatan
6. Sosialisasi dan pelatihan sistem aplikasi kepada users
7. Monitoring dan evaluasi
8. Pemeliharaan

 HASIL YANG DI HARAPKAN

Tercapainya integrasi data pemeriksaan fisik diagnostic dokter baik di
poli dan ugd, laboratorium, dan penunjang diagnostic terhadap
penentuan pasien di rawat inap dengan ketersediaan ruang
perawatan yang ada di RS X mulai dari pasien masuk sampai dengan
pasien keluar dari rumah sakit

4.2. BATASAN KEGIATAN

 Penerimaan dan Pelayanan Pasien di Ruang IGD dan Poliklinik rawat
jalan
 Pencatatan kegiatan harian
o Obat ( resep )
o Tindakan medis
o Tindakan pelayanan penunjang ( laboratoris, imaging )
 Proses penagihan ( billing sistem )
 Cara pembayaran Pasien
5. KELUARAN
Kelengkapan berkas pasien pulang rawat inap yang terdiri atas
1. Kuitansi pembayaran uang muka perawatan
2. Kuitansi pelunasan biaya perawatan
3. Surat perjanjian rawat inap
4. Perincian biaya perawatan
5. Surat pengantar masuk RS X
6. Bukti tindakan penunjang diagnostic
7. Resume medis

6. TEMPAT DAN JADWAL PELAKSANAAN

6.1. Tempat pelaksanaan Kegiatan
 Server : ruang administrasi RS X
 Ruangan IGD, POliklinik, laboratorium, Radiologi, Farmasi dan
Kasir

6.2. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

No Kegiatan 2018 2019
Jan- Mei- Sept- Jan- Mei- Sept-
Apr Agus Des
Apr Agus Des
1 Pembentukan i

Tim
2 Diskusi
3 Penetapan
rancangan
4 Analisa
kemampuan
keuangan RS
5 Pengadaan
hardware dan
soft ware
 6 pembangunan
Sistem
aplikasi
Administasi
7 sistem
manajemen
keuangan
8 pembangunan
sistem
informasi
UGD
9 Sistem
Informasi
POliklinik
10 sistem
Informasi
Laboatorium
11 Sistem
Informasi
Radiologi
12 Sistem
Informasi
Farmasi
13 Sosialisasi
dan pelatiihan
14 monitoring
dan evaluasi

7. KEBUTUHAN SUMBER DAYA RENCANA ANGGARAN BIAYA

7.1. Kebutuhan Sumber Daya Manusia
No Jenis Jabatan Jumlah Kompetensi
 1. Manager Admisi 1 s2 Manajemen
2. Petugas Admisi 3 S1 Administrasi Umum
3. Pengawas Admisi 1 S2 Administrasi Umum
4. Ka tim IT RS 1 S2 IT, kursus
manajemen SDM/IT
5. Analis IT RS 1 s2 IT
6. Programmer IT RS 4 s1 Programer
7. Teknisi Informasi RS 3 s1 teknik elektro

7.2. Rencana Anggaran Biaya

No Rincian Kegiatan Anggaran
1 Rapat Pembentukan TIM IT ADmIsi s/d Rp. 6.000.000,00
analisa keuangan ( 6 x rapat dalam 1
TW )@ RP 1.000.000,00
2 pengadaan
a. Hardware
a.1. computer dengan Rp. 200.000.000,00
spesifikasi HP I7 RAM 2 GB
sebanyak 10 buah (@ 20 juta )
a.2. mesin printer Rp 100.000.000,00
dan scan HP printer jet
sebanyak 10 buah ( @ 10 juta )
a.3. mesin server Rp 250.000.000,00

b. Software Rp. 150.000.000,00

Jaringan kabel serat optic 100
MGB

3 Sosialisasi dan Pelatihan dan kurun Rp. 250.000.000,00

waktu 1 triwulan
 4 Monitoring dan Evaluasi Rp. 50.000.000,00
5 Pemeliharaan per tahun Rp 100.000.000,00
TOTAL RP. 1.106.000.000,00

Biaya Total pembangunan Sistem Informasi Manajemen Admisi RS X

sebesar : Satu milyar seratus enam juta rupiah
Pembiayaan tersebut di bebankan pada alokasi anggaran tahun 2018
dan 2019.

8. PENUTUP
Demikianlah panduan Term of Reference ( TOR ) ini disusun untuk dipedomani
dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya .

Jakarta , 23 Desember 2017

Pejabat Penanggung Jawab
Direktur Utama Rumah Sakit X

dr.Putu Octavianty, MARS