PERSATUAN MAHASISWA PERTAMBANGAN

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Raya Palembang-Prabumulih Km. 32, Indralaya, Ogan Ilir, Sumsel
Website: www.permata.ft.unsri.ac.id e-mail: permata@ft.unsri.ac.id

DEPARTEMEN KESEKRETARIATAN

PENDAHULUAN

Alhamdulillahirabbil’alamin, Puji Syukur kami curahkan kepada Tuhan Yang Maha Esa,
karena atas ridha-Nya kini kepengurusan Permata FT Unsri periode 2015-2016 telah sampai di
penghujung masa baktinya. Berbagai macam kegiatan dan program telah dilalui bersama oleh
kepengurusan ini, prestasi dan berbagai kesuksesan telah kita gapai bersama-sama, meskipun
tidak dipungkiri bahwa masih banyak kekurangan disana-sini dalam pelaksanaannya. Program
kerja demi program kerja juga telah dilaksanakan, meskipun sebagian darinya masih terdapat
beberapa catatan maupun kendala yang nantinya perlu dibenahi dan menjadi pembelajaran bagi
kepengurusan kedepannya. Oleh karena itu guna mempertanggungjawabkan berbagai hal
tersebut dan juga menjadi laporan akhir kepengurusan, Departemen Kesekretariatan yang
merupakan salah satu departemen di Permata FT Unsri merasa perlu membuat suatu Laporan
Pertanggungjawaban Departemen Kesekretariatan Permata FT Unsri 2015/2016..

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Membantu tugas sekertaris umum dalam hal pengarsipan surat-menyurat (proposal, LPJ,
notulis, memo rapat, dll), menjaga sekretariat Permata FT Unsri dan semua aset yang ada di
dalamnya (baik berupa barang-barang atau surat-surat)
peminjaman atas asset milik Permata FT Unsri”
Lembaga – lembaga yang menjadi sasaran kerja Departemen ini yaitu :

 Anggota Permata FT Unsri

 Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) Pertambangan maupun non-pertambangan
 Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM)
 Pihak Dekanat Fakultas Teknik Unsri
 Organisasi/Lembaga lainnya.


C. ASAS DAN DASAR
Asas dan dasar dalam penyusunan program kerja Departemen Eksternal yaitu :

1
 PERSATUAN MAHASISWA PERTAMBANGAN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Raya Palembang-Prabumulih Km. 32, Indralaya, Ogan Ilir, Sumsel
Website: www.permata.ft.unsri.ac.id e-mail: permata@ft.unsri.ac.id

1. Tri Dharma Perguruan Tinggi

2. AD/RT Permata FT Unsri
3. Garis Besar Panduan Kerja Organisasi
4. Musyawarah Kerja Permata FT Unsri

D. RENCANA KERJA DEPARTEMEN KESEKRETARIATAN

2
 PERSATUAN MAHASISWA PERTAMBANGAN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Raya Palembang-Prabumulih Km. 32, Indralaya, Ogan Ilir, Sumsel
Website: www.permata.ft.unsri.ac.id e-mail: permata@ft.unsri.ac.id

Februari Maret April Mei

No Kegiatan
2016 2016 2016 2016

1 Pembakuan dan Pembukuan SOP Teknik

Pertambangan

2 Pendataan Surat, Proposal & LPJ

3 Renovasi Sekretariat dan Jadwal Piket
4 Perpustakaan Kecil
5 Pembuatan Kantin Kecil dan Jasa Print
6 Permata Sehat dan Berintelektual
7 Kunjungan Sekretariat
8 Pendataan Inventaris
9 Pengadaan Inventaris
10 Permata Cinta Sekret
Juni Juli Agustus September Oktober November Keterangan/
2016 2016 2016 2016 2016 2016 Koordinator

Sekum
Lia, Firda, Ainun
Ikbal
Reza, Fandi
Wira
Kestari, Senor,
Puslitbang
Kestari, Eksternal
Rendy
Wahyu
Okta, Edo

Adapun Program Kerja Departemen Kesekretariatan Adalah Sebagai Berikut:

3
 PERSATUAN MAHASISWA PERTAMBANGAN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Raya Palembang-Prabumulih Km. 32, Indralaya, Ogan Ilir, Sumsel
Website: www.permata.ft.unsri.ac.id e-mail: permata@ft.unsri.ac.id

1. Pembakuan dan Pembukuan SOP Teknik Pertambangan

Deskripsi Kegiatan : Kegiatan ini bertujuan untuk membakukan SOP dan tradisi di
jurusan Teknik Pertambangan. Gunanya yaitu sebagai pedoman bagi mahasiswa Teknik
Pertambangan itu sendiri.

2. Pendataan Surat, Proposal, dan Laporan Pertanggung Jawaban

Deskripsi Kegiatan : Kegiatan ini merupakan kegiatan satu tahun yang fungsinya untuk
mendata surat, proposal dan LPJ yang keluar dan masuk dalam kepengurusan Permata FT
Unsri selama satu tahun kepengurusan

3. Renovasi Sekretariat dan Pelaksanaan Jadwal Piket

Deskripsi Kegiatan : Dalam pengurus, maka dari itu program ini diciptakan untuk
menjaga dan menjalankan fungsinya, suatu organisasi memerlukan suatu ruangan untuk
berdiskusi atau tempat berkumpulnya merawat Sekretariat Permata FT Unsri agar
nyaman untuk dipakai rapat dan berkumpul antar sesama pengurus Permata FT Unsri

4. Perpustakaan Kecil di Sekretariat Permata FT Unsri

Deskripsi Kegiatan : Kegiatan ini merupakan kegiatan pengumpulan arsip perkuliahan,

majalah tambang, buku tambang, dll. Kegiatan ini ditujukan agar mahasiswa Teknik
Pertambangan Unsri memiliki pengetahuan yang luas seperti arti buku biru yang terdapat
di lambang Permata FT Unsri

5. Pembuatan Kantin Kecil dan Jasa Print

Deskripsi Kegiatan : Pembuatan kantin kecil dan jasa print ini berfungsi untuk membuat
mahasiswa teknik pertambangan tidak perlu bersusah payah lagi untuk menyari keperluan
mereka sehari-hari

6. Permata Sehat dan Berintelektual

Deskripsi kegiatan : Untuk menghidupkan suasana kehidupan di sekretariat, maka

program ini dilakukan secara rutin setiap hari jumat. Program tersebut berupa olahraga
bersama seperti bermain bola voli, jogging, ataupun yang lainnya dan kegiatan atau
aktivitas berbahasa inggris. Program ini dilaksanakan berdasarkan kerja sama dengan
departemen Senor dan Puslitbang.

7. Kunjungan atau Studi Banding Sekretariat

4
 PERSATUAN MAHASISWA PERTAMBANGAN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Raya Palembang-Prabumulih Km. 32, Indralaya, Ogan Ilir, Sumsel
Website: www.permata.ft.unsri.ac.id e-mail: permata@ft.unsri.ac.id

Deskripsi kegiatan : Program ini bermaksud agar sekretariat Permata FT Unsri dapat
melihat kekurangan yang ada didalam sekretariat Permata FT Unsri dibanding dengan
sekretariat organisasi lainnya (baik dari lingkungan teknik, unsri, maupun universitas
lainnya). Program ini bekerja sama dengan Departemen Eksternal.

8. Pendataan Inventaris Lama dan Inventaris Baru

Deskripsi Kegiatan : Kegiatan ini dilakukan dengan maksud mengetahui barang barang
apa saja yang dimiliki oleh Permata FT Unsri

9. Pengadaan Inventaris

Deskripsi kegiatan : Kegiatan ini merupakan kegiatan untuk memajukan Sekretariat

Permata FT Unsri dengan menambah inventaris baru didalam sekretariat. Pengadaan
inventaris ini dapat berupa jam, kotak pppk, kotak surat, kaca/cermin hias, bola voli, AC,
tempat piala, meja, lemari, aquarium, rak sepatu, ruang sholat, hordeng, wifi, dan lain-
lain

10. Permata Cinta Sekret

Deskripsi kegiatan: Kegiatan ini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh setiap anggota
Permata FT Unsri baik itu yang aktif maupun pasif. Kegiatan ini berupa kegiatan Kamis
Bersih yang bekerja sama dengan Departemen Internal.

E.PROGRAM KERJA TERLAKSANA

No Proker Waktu Tempat Keterangan (penjelasan singkat kegiatan)

pelaksanaan pelaksanaan
1 Pendataan Selama Masa Sekretariat Program ini dilaksanakan untuk
Surat, Kepengurusan Permata FT merapihkan kegiatan birokrasi Permata
Proposal, dan Unsri FT Unsri
Laporan
Pertanggung
Jawaban
2 Renovasi Selama Masa Sekretariat Program ini diciptakan untuk menjaga
Sekretariat Kepengurusan Permata FT dan memelihara Sekretariat Permata FT
dan Unsri Unsri.
Pelaksanaan
Jadwal Piket
3 Perpustakaan Selama Masa Sekretariat Kegiatan ini bertujuan untuk mendata

5
 PERSATUAN MAHASISWA PERTAMBANGAN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Raya Palembang-Prabumulih Km. 32, Indralaya, Ogan Ilir, Sumsel
Website: www.permata.ft.unsri.ac.id e-mail: permata@ft.unsri.ac.id

Kecil di Kepengurusan Permata FT Arsip, Buku , Laporan yang ada di

Sekretariat Unsri Sekretariat Permata FT Unsri serta
Permata FT menjalan fungsi perpustakaan .
Unsri
4 Pembuatan Selama Masa Sekretariat Pembuatan kantin kecil dan jasa print ini
Kantin Kecil Kepengurusan Permata FT berfungsi untuk membuat mahasiswa
dan Jasa Print Unsri teknik pertambangan tidak perlu bersusah
payah lagi untuk menyari keperluan
mereka sehari-hari
5 Kunjungan Sekretariat Program ini bermaksud agar sekretariat
atau Studi Teknik Kimia Permata FT Unsri dapat melihat
Banding FT Unsri kekurangan yang ada didalam sekretariat
Sekretariat Permata FT Unsri dibanding dengan
sekretariat organisasi lainnya)
6 Pendataan Selama Masa Sekretariat Kegiatan ini dilakukan dengan maksud
Inventaris Kepengurusan Permata FT mengetahui barang barang apa saja yang
Lama dan Unsri dimiliki oleh Permata FT Unsri
Inventaris
Baru
7 Renovasi Selama Masa Sekretariat Program ini diciptakan untuk menjaga
Sekretariat Kepengurusan Permata FT dan memelihara Sekretariat Permata FT
dan Unsri Unsri.
Pelaksanaan
Jadwal Piket
8 Pengadaan Selama Masa Sekretariat Kegiatan ini merupakan kegiatan untuk
Inventaris Kepengurusan Permata FT memajukan Sekretariat Permata FT Unsri
Unsri dengan menambah inventaris baru
didalam sekretariat.
9 Permata Selama Masa Sekretariat Kegiatan ini bertujuan untuk menjaga
Cinta Sekret Kepengurusan Permata FT kebersihan dan kenyamanan di
Unsri Sekretariat Permata FT Unsri.

F. PROGRAM KERJA TIDAK TERLAKSANA

No Proker Waktu Tempat Keterangan

pelaksanaan pelaksanaan
1 Pembakuan dan - - Kegiatan ini tidak terlaksana karena
Pembukuan SOP adanya kendala oleh Jurusan Teknik
Teknik Pertambangan sendiri.
Pertambangan

G. ANALISA SWOT

6
 PERSATUAN MAHASISWA PERTAMBANGAN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Raya Palembang-Prabumulih Km. 32, Indralaya, Ogan Ilir, Sumsel
Website: www.permata.ft.unsri.ac.id e-mail: permata@ft.unsri.ac.id

Kelebihan departemen kesekretariatan pada kepengurusan ini adalah :

1. Menopang kegiatan birokrasi Permata FT Unsri sebagai bentuk keprofesionalan
pengurus Permata FT Unsri
2. Dapat bekerja fleksibel membantu kelancaran program-program kerja departemen lain.
3. Dapat menciptakan suasana Sekretariat Permata FT Unsri yang baik dan ramai oleh
mahasiswa Tambang dan dipenuhi dengan aktivitas yang berguna.

Kekurangan departemen kesekretariatan pada kepengurusan ini adalah :

1. Kurang maksimalnya pembagian tugas masing-masing anggota departemen
kesekretariatan. Sehingga anggota tidak bekerja sesuai dengan tugas masing-masing.
2. Masih kurangnya kinerja beberapa anggota yang dinilai masih kurang aktif peran
sertanya dalam kepengurusan.

Adapun peluang yang bisa dimanfaatkan melalui departemen ini yaitu :

1. Departemen Kesekretariatan melalui sekretariat harusnya dapat menjadi sumber
pemasukan dana bagi permata dengan membuka wirausaha seperti tempat jasa print,
menjual makanan atau minuman. Kegiatan ini telah dilakukan tetapi belum maksimal
dan tidak memiliki pembukuan yang jelas. Adapun dana yang terkumpul digunakan
untuk membeli keperluat secretariat seperti kertas, tinta printer, dan lain-lain sehingga
dana hanya berputar disitu saja.

Tantangan bagi pengurus departemen kesekretariatan ini yaitu :

1. Bagaimana untuk menjaga semangat anggota-anggota pengurus departemen
kesekretariatan untuk tetap berkontribusi aktif menjaga secretariat tetap kondusif.
2. Bagaimana untuk mengajak pengurus atau non pengurus Permata FT Unsri untuk tetap
menghidupkan suasana di secretariat dengan tetap ramai dan menjadi pusat kegiatan
mahasiswa Jurusan Teknik Pertambangan Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya
3. Bagaimana untuk menjaga Inventaris Sekretariat agar tetap dalam kondisi bagus serta
jelas keberadannya dimana dan jelas proses peminjamannya.
4. Bagaimana memajukan Kesekretariatan agar dapat menghasilkan dana untuk Permata FT
Unsri seperti usaha jasa print, kantin kecil dan semacamnya yang dapat selalu dimonitor
dan jelas pembukuan dana serta mendapat untung.

SARAN

7
 PERSATUAN MAHASISWA PERTAMBANGAN
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Raya Palembang-Prabumulih Km. 32, Indralaya, Ogan Ilir, Sumsel
Website: www.permata.ft.unsri.ac.id e-mail: permata@ft.unsri.ac.id

1. Pengurus didepartemen Kesekretariatan harus orang-orang yang loyal, konstan, tidak

banyak perhitungan, inovatif, dan iklas bekerja. Hal ini dikarenakan program kerja
departemen kesekretariatan merupakan program yang sifatnya terus menerus selama
masa kepengurusan. Tidak bersifat kegiatan atau event.

2. Inventaris inventaris yang telah ada harap dijaga dengan baik agar dapat bertahan lama
untuk dapat membantu menjalankan kepengurusan selanjutnya atau bermanfaat kedepan.
Terutama buku-buku yang ada jangan sampai hilang dan Terus memperbarui dan
menambah inventaris secretariat.

3. Membagi secara jelas porsi porsi kerja tiap-tiap pengurus di departemen kesekretariatan
dan diawasi dengan ketat kinerja para anggota Kesekretariatan itu sendiri agar tidak
terjadi lagi ketidak tanggungjawaban anggota!