LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati Berbasis
Web

Disusun Oleh :

Nama : Salum Ainayya Alfatikhah

NIM : 2020-53-114
Program Studi : Sistem Informasi
Fakultas : Teknik

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MURIA KUDUS
KUDUS
2023

1
 HALAMAN PERSETUJUAN

Nama : Salum Ainayya Alfatikhah

NIM : 2020-53-114
Program Studi : Sistem Informasi
Judul Praktek kerja lapangan : E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Tenaga
Kerja Kabupaten Pati Berbasis Web
Pembimbing : Diana Laily Fithri, S.Kom., M.Kom
Penyelia : Sutarmi, SH
Dilaksanakan : Semester Gasal tahun 2022 / 2023

Kudus, 08 Maret 2023

Menyetujui :

Pembimbing Penyelia

Diana Laily Fithri, S.Kom., M.Kom Sutarmi, SH

Koordinator PKL

Noor Latifah, S.Kom., M.Kom

1.

2
 RINGKASAN

Laporan Praktek Kerja Lapangan dengan judul “E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar pada
Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati Berbasis Web” dibuat guna memenuhi tugas Praktek Kerja
Lapangan (PKL) yang telah dilaksanakan pada tanggal 16 Januari 2023 sampai dengan 25
Februari 2023.
Tujuan dilakukannya PKL adalah menganalisa beberapa masalah yang terdapat pada Dinas
Tenaga Kerja Kabupaten Pati selama masa Praktek Kerja Lapangan berlangsung yang kemudian
dirancang sebuah sistem yang berfungsi untuk mengelola surat masuk dan surat keluar pada Dinas
Tenaga Kerja Kabupaten Pati.
Dalam laporan Praktek Kerja Lapangan ini menggunakan metode observasi lapangan dan
wawancara dengan Subbagian Umum dan Kepegawaian. Metode Pengembangan sistem
menggunakan metode waterfall berupa Analisa kebutuhan perangkat lunak, pemodelan perangkat
lunak, desain perangkat lunak, penulisan program, pengujian atau implementasi. Perancangan
sistem Informasi yang digunakan adalah Flow of Document (FOD) dan Unified Modelling
Language (UML).

Kata Kunci: E-Arsip, Sistem, Informasi, Surat

3
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan
menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan judul "E-Arsip Surat Masuk dan Surat
Keluar pada Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati Berbasis Web".
Tujuan dari penulisan laporan Praktek kerja Lapangan ini merupakan salah satu syarat
untuk menyelesaikan program studi Sistem Informasi S-1 pada Fakultas Teknik Universitas Muria
Kudus.
Dengan bimbingan, dorongan dan do'a dari semua pihak, maka penulis tidak lupa
mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Mohammada Dahlan, S.T., M.T selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas
Muria Kudus.
2. Bapak Pratomo Setiaji, S.Kom., M.Kom selaku Kepala Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Teknik Universitas Muria Kudus.
3. Bapak Wiwit Agus Triyanto, S.Kom., M.Kom selaku pembimbing yang telah
memberikan bimbingan dan arahan hingga terselesaikannya laporan ini
4. Bapak Anteng Widodo, S.T., M.Kom selaku Koordinator Praktek Kerja Lapangan
5. Bapak Yudie Irawan, S.Kom., M.Kom selaku dosen wali
6. Ibu Tatik Rumiyati, Selaku Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten
Demak
7. Kedua orang tua dan keluarga yang selalu memberikan do'a dan dukungan.
8. KH. Muhammad Nasir MH yang selalu memberikan do'a, dukungan dan arahan.
9. Teman-teman Sistem Informasi dan sahabat yang selalu memberi dukungan dan
semangat satu sama lain.
Penulis sadar dalam pembuatan laporan Praktek Kerja Lapangan ini masih banyak
kekurangan dan harus diperbaiki. Oleh sabab itu, kritik dan saran yang membangun diperlukan
untuk memperbaiki kedepannya. Terakhir, semoga ilmu yang penulis tuangkan dapat memberikan
manfaat kepada semua pembaca.

Kudus, 27 Maret 2023

4
 Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati adalah sebuah instansi pemerintah yang berada di
Kabupaten Pati, Provinsi Jawa Tengah, Indonesia. Dinas ini memiliki tugas dan tanggung
jawab untuk melaksanakan kebijakan pemerintah dalam bidang ketenagakerjaan dan
pembinaan serta pengawasan terhadap perlindungan tenaga kerja. Dalam menjalankan tugas
dan fungsinya, Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati melakukan berbagai kegiatan, di
antaranya adalah memberikan informasi dan pengarahan mengenai ketenagakerjaan,
menyelenggarakan pelatihan-pelatihan kerja bagi para pencari kerja, serta membantu
memfasilitasi pencari kerja dalam mencari pekerjaan yang sesuai dengan keterampilan dan
minat mereka. (Disnakertrans Provinsi Jawa Tengah, 2020)
Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati memiliki tugas dalam menjaga dan memperbaiki
hubungan industrial antara pengusaha dan pekerja, dengan cara melakukan mediasi dan
penyelesaian sengketa yang terjadi di antara keduanya. Hal ini bertujuan untuk menciptakan
lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis, serta menjaga hak-hak tenaga kerja. Selain
memberikan pelayanan bagi tenaga kerja dan pengusaha, Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati
juga melakukan pengawasan terhadap perusahaan-perusahaan di wilayah Kabupaten Pati
untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut memenuhi standar keselamatan dan kesehatan
kerja serta hak-hak pekerja.
Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati memiliki
kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara teratur. Kegiatan ini dilakukan untuk
memastikan kelancaran dan efektivitas komunikasi antara Dinas Tenaga Kerja Kabupaten
Pati dengan berbagai pihak, seperti perusahaan, lembaga pendidikan, dan instansi pemerintah
lainnya.
Salah satu contoh kegiatan surat menyurat yang dilakukan oleh Dinas Tenaga Kerja
Kabupaten Pati adalah pengiriman surat undangan kepada perusahaan-perusahaan di wilayah
Kabupaten Pati untuk menghadiri acara pelatihan atau seminar yang diselenggarakan oleh
Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati. Surat undangan ini berisi informasi tentang tanggal,
waktu, dan tempat pelaksanaan acara, serta agenda dan tujuan dari acara tersebut. (Syaban &
Bunyamin, 2015)

5
 Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati melakukan kegiatan surat menyurat dalam hal
pengawasan terhadap perusahaan-perusahaan di wilayah Kabupaten Pati. Surat-surat yang
dikirimkan antara lain berupa surat peringatan atau surat teguran jika perusahaan tersebut
tidak memenuhi standar keselamatan dan kesehatan kerja serta hak-hak pekerja. Surat-surat
ini memiliki tujuan untuk memberikan peringatan dan mengingatkan perusahaan agar
memenuhi kewajiban mereka dalam menjaga kesejahteraan tenaga kerja.
Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati juga melakukan kegiatan surat menyurat dalam hal
memberikan informasi dan pengarahan mengenai ketenagakerjaan kepada masyarakat. Surat-
surat yang dikirimkan antara lain berupa brosur atau selebaran yang berisi informasi tentang
pelatihan-pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati,
serta informasi tentang hak-hak tenaga kerja dan perlindungan tenaga kerja.
Akan tetapi, dalam dalam pelaksanaannya terdapat kendala yaitu dalam pengagendaan
surat menyurat tersebut masih dilakukan secara konvensional menggunakan buku arsip dan
pena. Hal ini menyebabkan banyak resiko yang harus dihadapi diantaranya adalah resiko
buku arsip robek, hilang, ataupun resiko lainnya yang fatal.
Berdasarkan permasalahan yang penulis uraikan diatas, Dinas Tenaga Kerja Kabupaten
Pati memerlukan solusi suatu sistem yang dapat digunakan untuk mengagendakan surat
menyurat sehingga penulis mengangkat permasalahan tersebut untuk dijadikan laporan
Praktek Kerja Lapangan dengan judul “E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar pada
Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati Berbasis Web”.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas, dapat
dirumuskan suatu permasalahan yaitu bagaimana membuat suatu Sistem E-Arsip surat
berbasis Web sebagai solusi untuk membantu proses pengagendaan surat di Dinas Tenaga
Kerja Kabupaten Pati.

1.3. Batasan Masalah

Agar ruang lingkup yang dibahas tidak meluas ke hal yang lain, maka penulis membatasi
masalah pada :
1. Sistem hanya digunakan untuk men7gagendakan surat masuk dan surat keluar.
2. User sistem hanya diperuntukkan untuk ASN yang bertugas dalam pengagendaan surat.
Sistem ini hanya diperuntukkan untuk Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati khususnya di
bagian Umum dan Kepegawaian.

6
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut :
1. Membantu mahasiswa untuk memecahkan suatu permasalahan di bidang sistem
informasi pada suatu perusahaan atau instansi.
2. Sebagai bahan penerapan ilmu yang telah didapatkan selama perkuliahan
3. Membuat E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Tenaga Kerja Kabupaten
Pati Berbasis Web.
4. Melengkapi tugas mata kuliah Praktek Kerja Lapangan Program Studi Sistem Informasi
Universitas Muria Kudus.

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1. Bagi penulis

Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam melakukan analisis e-arsip surat
masuk dan surat keluar di Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati melalui penggunaan
platform web.

1.5.2. Bagi akademis

1. Memperoleh informasi tentang pemahaman mahasiswa terhadap materi yang
telah disampaikan.
2. Melakukan evaluasi terhadap kemampuan mahasiswa dalam menerapkan
konsep-konsep teori yang telah diberikan sebagai bentuk penilaian terhadap
materi yang telah disampaikan.

1.5.3. Bagi instansi

1. Memberikan kemudahan bagi pegawai dalam melaksanakan tugas pengelolaan
surat masuk dan surat keluar.
2. Menyajikan informasi yang tepat, akurat, dan cepat terkait dengan data dan
laporan yang dibutuhkan.

1.6. Tinjauan Pustaka

Dalam jurnal yang berjudul “Pengaruh Lingkungan Kerja dan Motivasi Kerja Terhadap
Kinerja Pegawai di Dinas Tenaga Kerja Dan Sosial Kabupaten Sleman” menyatakan bahwa

7
Dinas Tenaga Kerja (Disnaker) merupakan suatu badan pemerintah yang memiliki beberapa
fungsi, yaitu membina, mengendalikan, dan mengawasi dalam bidang ketenagakerjaan. Selain
itu, Disnaker juga bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan kepada calon pekerja agar
mereka memiliki keterampilan khusus sesuai dengan kebutuhan pasar tenaga kerja, memberikan
kesempatan kerja yang luas, meningkatkan layanan penempatan tenaga kerja, dan memberikan
informasi tentang pasar kerja dan bursa kerja. Adapun tugas dan fungsi dari Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian Dinas Tenaga Kerja yaitu melakukan persiapan dan koordinasi dalam
tatalaksana, kepegawaian, dan administrasi umum yang diperlukan. Salah satunya adalah
menyelenggarakan fungsi pelaksanaan administrasi, dokumentasi peraturan perundang-
undangan, kearsipan dan perpustakaan. (Mutiara & Amalia, 2018)

Tugas dan fungsi dari Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, terutama dalam hal kearsipan,
merupakan dasar mengapa Sistem E-Arsip Surat Berbasis Web dibuat di Dinas Tenaga Kerja
Kabupaten Pati. Sistem ini dirancang untuk membantu Staf Umum dan Kepegawaian dalam
mengelola jadwal surat dengan lebih cepat dan efisien.

Dalam jurnal yang berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat
(Sira) Berbasis Website Dengan Menggunakan Framework Codeigniter” mengatakan bahwa
setiap organisasi, baik itu swasta maupun pemerintah, dapat dipastikan memiliki unit
administrasi yang bertanggung jawab dalam mengelola segala kegiatan administrasi, termasuk
pengarsipan surat masuk dan keluar. Seiring dengan bertambahnya jumlah surat yang diterima
dan dikirim dari tahun ke tahun, pengelolaan surat masuk dan keluar semakin meningkat.
Namun, proses pengelolaan surat secara manual masih banyak dilakukan, meskipun tidak efisien
dan efektif. Melihat kemajuan teknologi saat ini, terutama teknologi internet yang dilengkapi
dengan fitur-fitur website, yang dapat memberikan keakuratan dalam hal waktu, biaya, dan
aksesibilitas informasi yang dapat diakses kapan saja, penulis memutuskan untuk memanfaatkan
hal tersebut dengan membangun sebuah website. (Syaebani et al., 2021)

Dalam Jurnal Media Informatika Budidarma yang berjudul “Sistem Informasi Pengarsipan
Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi
Banyuasin” menyebutkan bahwa diperlukan perancangan sistem informasi pengarsipan surat
yang terkomputerisasi. Hal ini diharapkan dapat membantu karyawan dalam mengelola surat
dengan lebih baik, mempermudah proses pengarsipan dan pencarian surat, serta meningkatkan
efisiensi, kecepatan, dan keamanan dalam pengelolaan surat. (Amalia & Huda, 2020)

8
 Dalam jurnal yang berjudul “Penerapan Extreme Programming dalam Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Publik” dijelaskan bahwa Kemajuan pesat di bidang
teknologi informasi telah memengaruhi berbagai aspek kehidupan, terutama dengan adanya
infrastruktur seperti internet. Perkembangan teknologi informasi yang ada dapat dimanfaatkan
oleh pemerintah untuk meningkatkan pelayanan publik kepada masyarakat dengan cara
memudahkan akses informasi dan mengelola kegiatan. (Nurkholis et al., 2021)

Dalam jurnal yang berjudul “Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem
Informasi” menjelaskan bahwa SDLC, yang merupakan singkatan dari System Development Life
Cycle, merujuk pada suatu metodologi umum yang biasa dipergunakan untuk mengembangkan
sistem informasi. Metodologi ini terdiri dari serangkaian tahapan, mulai dari perencanaan,
analisis, perancangan, implementasi, hingga pemeliharaan sistem. Konsep SDLC menjadi
pondasi bagi pengembangan sistem informasi dalam membentuk kerangka kerja yang berguna
untuk merencanakan dan mengendalikan sistem informasi. (Wahid, 2020)

Dalam pengembangan sistem informasi, diperlukan suatu metode untuk membentuk

kerangka kerja yang sesuai dengan tujuan atau rencana pengembang. Pemilihan model SDLC
yang digunakan untuk mengembangkan sistem akan berdampak pada kualitas sistem yang
dihasilkan dan juga menentukan biaya dan kebutuhan lainnya dalam proses pengembangan
sistem tersebut.

1.7. Metode Pengumpulan Data

Dalam pengembangan sistem informasi, pemahaman tentang sistem yang sudah ada dan
masalah yang terjadi merupakan faktor penting yang harus diperhatikan. Selain itu, penting juga
untuk menentukan bagian mana saja yang akan dipelajari. Ada beberapa teknik pengumpulan
data yang umumnya digunakan oleh para peneliti dalam melakukan penelitian pada sistem
informasi. Dalam konteks ini, penulis menerapkan beberapa teknik pengumpulan data yang telah
dijelaskan oleh M. Makbul (2021), antara lain sebagai berikut:
1. Teknik Wawancara
Salah satu teknik pengumpulan data penelitian adalah wawancara. Dalam
pengertian yang sederhana, wawancara merujuk pada suatu kejadian atau proses
interaksi antara pewawancara dan sumber informasi yang dilakukan melalui
komunikasi langsung. Dengan kata lain, wawancara dapat diartikan sebagai
percakapan tatap muka antara pewawancara dan sumber informasi.

9
 Dalam hal ini penulis mengajukan beberapa pertanyaan kepada Kepala
Subbagian Umum dan Kepegawaian mengenai alur Surat Masuk dan Surat Keluar di
Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati. Lalu penulis menanyakan siapa saja yang terlibat
dalam proses surat menyurat tersebut tersebut.
Wawancara tersebut menghasilkan sebuah informasi proses terjadinya surat
masuk dan surat keluar di Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Pati dimulai dari pembuatan
surat keluar. Surat pertama diketik oleh bidang tertentu yang mempunyai kepentingan
pembuatan surat. Lalu surat tersebut diserahkan ke bidang Umum dan Kepegawaian
untuk ditindaklanjuti dengan meminta paraf dari Kepala Bidang terkait, Sekretaris,
dan yang terakhir mendapat persetujuan dari Kepala Dinas. Setelah ditandatangani
Kepala Dinas, surat tersebut kemudian dicatat dalam buku arsip untuk kemudian
didistribusikan ke alamat tujuan surat. Kemudian alur surat masuk adalah bidang
Umum dan Kepegawaian menerima surat dari pihak luar lalu diagendakan ke dalam
buku arsip untuk kemudian didisposisi oleh Sekretaris dan Kepala Dinas.
Akan tetapi, dalam dalam pelaksanaannya terdapat kendala yaitu
pengagendaan masih bersifat konvensional dalam buku arsip dan berisiko terjadi
kerusakan seperti buku bisa robek, pencarian arsip masih manual, maupun kehilangan
buku agenda tersebut.
2. Teknik Observasi
Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang dapat
merekam berbagai fenomena yang terjadi, tidak hanya mengukur sikap responden
seperti pada teknik wawancara dan angket. Teknik ini berguna dalam penelitian yang
bertujuan untuk mempelajari perilaku manusia, proses kerja, dan biasanya dilakukan
pada sampel yang tidak terlalu besar. Dengan melakukan observasi, peneliti dapat
merekam situasi dan kondisi yang terjadi secara langsung.
Dalam konteks ini, penulis melakukan magang di Dinas Tenaga Kerja
Kabupaten Pati dan membantu bagian Staf Umum dan Kepegawaian dalam
melakukan pengagendaan surat. Dengan demikian, penulis dapat mengumpulkan
informasi mengenai data apa saja yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi.
3. Teknik Dokumentasi
Dokumentasi merupakan catatan dan gambaran dari kegiatan yang telah
dilakukan dalam suatu proses observasi yang telah berlalu. Teknik studi dokumen
sering digunakan sebagai pelengkap dari metode observasi dan wawancara dalam
penelitian kualitatif.

10
1.8. Sistematika Penulisan
1. Bab 1 Pendahuluan
Penjelasan mengenai alasan dalam menentukan judul dan latar belakang masalah, serta
menjelaskan tentang perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat dari
laporan, metodologi penelitian, tinjauan pustaka, metode pengembangan sistem, dan
sistematika penulisan.
2. Bab II Landasan Teori
Bagian teori dalam laporan ini berisi definisi dan penjelasan terkait topik yang dibahas
pada judul laporan.
3. Bab III Tinjauan Umum Objek PKL
Bagian tinjauan umum obyek penelitian dalam laporan ini menjelaskan visi misi, struktur
organisasi, dan gambaran umum terkait topik yang dibahas oleh penulis.
4. Bab IV Analisa dan Perancangan
Bagian perancangan sistem pada laporan ini menggunakan metode Unified Modeling
Language (UML).
5. Bab V Implementasi
Bagian ini menjelaskan spesifikasi perangkat keras dan lunak yang dibutuhkan untuk
menjalankan perangkat lunak, serta menampilkan antarmuka pengguna dari perangkat
lunak tersebut.
6. Bab VI Penutup
Bagian akhir dari laporan praktek kerja lapangan ini berisi kesimpulan yang diambil oleh
penulis, beserta saran-saran yang diberikan.

11
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Pengertian Sistem

Secara umum, Sistem adalah suatu kumpulan objek atau unsur-unsur atau bagian-bagian
yang memiliki arti berbeda-beda yang saling memiliki hubungan, saling berkerjasama dan
saling memengaruhi satu sama lain serta memiliki keterikatan pada rencana atau plane yang
sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu pada lingkungan yang kompleks. (Nasyaruddin,
2021)

Sistem adalah sekumpulan prosedur yang saling berkaitan dan saling terhubung
melakukan tugas bersama-sama. (Huda & Susanti, 2021)

2.2. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya,
nyata dan berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan
(Gordon B. Davis dalam buku Management Information System: Conceptual Foundations
Structures and Development).

Informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi
dan berguna bagi orang yang menerimanya (Berry E, Cushing dalam buku Accounting
Information System and Business Organization).

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan serangkaian komponen berupa manusia, prosedur, data, dan
teknologi (seperti komputer) yang digunakan untuk melakukan sebuah proses untuk
pengambilan keputusan guna penunjang keberhasilan bagi setiap organisasi (dalam pencapaian
tujuan). (Pengampu et al., 2019)

Sistem informasi merupakan sistem, yang berisi jaringan SPD (sistem pengolahan data),
yang dilengkapi dengan kanal-kanal komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data.
Elemen proses dari sistem informasi antara lain mengumpulkan data (data gathering),
mengelola data yang tersimpan, menyebarkan informasi, menurut Witarto (2004:19),
(Pengampu et al., 2019)

12
2.4. Pengertian Arsip
Menurut Amsyah arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam
bentuk huruf, angka atau gambar, yang memiliki suatu makna dan tujuan sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang tercatat dikertas, media computer dan lembaran fotocopy. Dari
defnisi diatas dapat didefinisikan bahwa arsip adalah kumpulan naskah atau dokumen dari
berbagai kegiatan atau organisasi yang disimpan aman dan teratur agar lebih mudah dicari
ketika diperlukan. (Suratman et al., 2021)

2.5. Pengertian Surat

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi,
pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk
tertentu. (Oky et al., 2014)

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain. (Suryadi & Zulaikhah, 2019)

2.6. Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. (Perpustakaan et al., 2019)

2.7. Pengertian Surat Keluar

Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau tanggapan atas isi
surat masuk yang diterima dari organisasi, kantor, perusahaan, perguruan tinggi, agar terjalin
hubungan timbal balik yang serasi dan berakibat menguntungkan kedua belah pihak. Sama
halnya juga dengan pengelolaan surat masuk. Surat keluar juga dapat disebut sebagai surat
yang dibuat dan dikirimkan kepada suatu instansi atau Lembaga manapun yang berupa
informasi penting yang ingin disampaikan. (Perpustakaan et al., 2019)

2.8. Alat Bantu Desain Sistem

2.8.1 FOD (Flow of Document)

Tabel berikut melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem
untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. (Mulyadi,
2001, 60)

13
 Simbol Nama Simbol Keterangan

Process Awal dari sebuah proses

Sebuah dokumen atau

laporan bisa berupa hasil
Document
ketikan komputer maupun
tulisan tangan

Mengoperasikan data
Operation
secara manual

Connector Menyambungkan hasil dari

setiap proses

2.8.2 UML (Unified Modelling Language)

1. Diagram Use Case
Use case diagram adalah kegiatan atau suatu urutan interaksi yang saling
berkaitan antara sistem dan aktor. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan
tipe interaksi antara user sebuah sistem dengan sistemnya sendiri melalui sebuah
cerita bagaimana sebuah system dipakai. Use case juga digunakan untuk
membentuk perilaku (behaviour) sistem yang akan dibuat. Sebuah
menggambarkan sebuah interkasi antara pengguna (actor) dengan
sistem yang ada.

Simbol Keterangan

Use case Fungsionalitas yang disediakan sistem

sebagai unit-unit yang saling tertukar
pesan antar unit atau aktor; biasanya
dinyatakan dengan menggunakan kata
kerja diawal frase nama Use Case

Aktor / actor Orang, proses, atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem informasi
yang akan dibuat diluar sistem
informaasi yang akan dibuat itu sendiri,
jadi walaupun simbol dari aktor adalah
gambar orang, tapi aktor belum tentu

14

Asosiasi / assosiation
merupakan orang: biasanya dinyatakan
menggunakan kata benda diawal frase
nama aktor
Komunikasi antara aktor dan use case
yang berpartisifasi pada use case atau
use case memiliki interaksi dengan aktor

Ekstensi / extend Relasi use case tambahan kesebuah use

case dinamakan use case yang
ditambahkan dapat berdiri sendiri walau
<<extend>> tanpa use case tambahan itu; mirip
dengan prinsip intherince pada
pemrograman berorientasi objek;
biasanya use case tambahan memiliki
nama depan yang sama dengan use case
yang ditambahkan.

Generalisasi/ generalization Hubungan generalisasi dan spesialisasi

(umum-khusus) antara dua buah use case
dimana fungsi yang satu adalah fungsi
yang lebih umum dari laainnya.

2. Class Diagram

Class Diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian

kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa
yang disebut atribut dan metode atau operasi.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram Kelas (Rosa dan
Shalahuddin, 2013:146) :

Simbol Deskripsi

Kelas Kelas pada struktur sistem

Antarmuka / Interface Sama dengan konsep interface

dalam pemrograman berorientasi objek
Nama_interface

15
 Asosiasi / Association Relasi antar kelas dengan makna
umum, asosiasi biasanya juga disertai
dengan multiplicity

Asosiasi berarah / Directed Relasi antarkelas dengan makna kelas

Association satu digunakan oleh kelas yang lain,
asosiasi biasanya juga disertai dengan
multiplicity

3. Sequence Diagram
Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan
mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan
diterima antar objek. Untuk menggambarkan diagram sekuen maka harus
diketahui objek- objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-
metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram sekuen (Rosa dan
Shalahuddin,2014:165):
Simbol Deskripsi
Aktor Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang
akan dibuat diluar sistem informasi itu
sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor
Atau
adalah orang, tapi aktor belum tentu
merupakan orang; biasanya dinyatakan
menggunakan kata benda diawal frase
nama aktor

Garis hidup / Lifeline Menyatakan kehidupan suatu objek

Objek Menytakan objek yang berinteraksi pesan

16
Waktu aktif Menyatakan objek dalam keadaan aktif
dan berinteraksi, semua yang terhubung
dengan waktu aktif ini adalah sebuah
tahapan yang dilakukan didalamnya.

Pesan tipe create Menyatakan suatu objek membuat objek

yang lain, arah panah mengarah pada
<<create>> objek yaang dibuat

Pesan tipe call Menyatakan suatu objek menggail operasi

/ metode yang ada pada objek lain atau
dirinya sendiri.
Arah panah mengarah pada objek yang
memiliki operasi / metode, karena ini
menggil operasi / metode maka operasi /
metode ya ng dipanggil harus ada pada
diagram kelas sesuai dengan kelas objek
yang berinteraksi

Pesan tipe send Menyatakan bahwa suatu objek

mengirimkan data / masukan / informasi
ke objek lainnya, arah panah mengarah
pada objek yang dikirimi

Pean tipe return Menyatakan suatu objek yang yelah

menjalankan suatu operasi atau metode
menghasilkan suatu kembalian keobjek
tertentu, arah panah mengarah pada objek
yang menerima kembalian

17
 Pesan tipe destroy Menyatakan suatu objek mengakhiri
hidup objek yang lain, arah panah
mengarah pada objek yang diakhiri,
sebaiknya jika ada create maka ada
destroy

4. Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas
dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat
lunak. Perlu diperhatikan bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas
sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan
oleh sistem.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas (Rosa dan
Shalahuddin, 2014:162):
Simbol Deskripsi
Status awal Status awal aktivitas sistem, sebuah
diagram aktivitas memiliki sebuah status
awal
Aktivitas Aktivitas yang dilakukan sistem, aktivitas
biasanya diawali dengan kata kerja

Percabangan / decision Asosiasi percabangan dimana jika ada

pilihan aktivitas lebih dari satu

Penggabungan / join Asosiasi penggabungan dimana lebih dari

satu aktivitas digabungkan menjadi satu
Status akhir Status akhir yang dilakukan sistem,
sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah
status akhir

5. Statechart Diagram
Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis.
Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat
diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek
dari satu state ke state yang lain.

18
 Simbol Deskripsi
State Nilai atribut dan nilai link pada suatu
waktu tertentu, yang dimiliki oleh suatu
obyek

Initial Pseudo State Bagaimana objek dibentuk atau diawali

Status Akhir Bagaimana objek dibentuk dan diakhiri

Transition Sebuah kejadian yang memicu sebuah

state objek dengan cara memperbarui satu
atau lebih nilai atributnya
Status akhir Apa yang menghubungkan antara objek satu
dengan onjek yang lain.

Node Elemen fisik yang ada saat aplikasi

dijalankan dan mencerminkan suatu
sumber daya komputasi.

2.8.3 ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD merupakan suatu susunan data yang disimpan dalam sistem pada
suatu bentuk organisasi atau area bisnis tertentu seperti sekolah, perusahaan untuk
mencapai hasil / target yang sesuai dengan alurnya. ERD dikembangkan
berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematikan. ERD digunakan untuk
pemodelan basis data relasional.

Simbol Deskripsi

Entitas / Entity Entitas merupakan data inti yang akan

disimpan; bakal tabel pada basis data; benda
yang memiliki data dan harus disimpan datanya
agar dapat diakses oleh aplikasi komputer;
penanaman entitas biasanya lebih ke kata
benda
dan belum merupakan nama tabel.

19
Atribut Field atau kolom data yang butuh disimpan
dalam suatu entitas.

Atribut kunci primer Field atau kolom data yang butuh disimpan
dalam suatu entitas dan digunakan sebagai
kunci akses record yang diinginkan; biasanya
berupa id; kunci prmer dapat lebih dari satu
kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom
tersebut dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada
yang
sama).
Atribut multinilai / Field atau kolom data yang butuh disimpan
multivalue
dalam suatu entitas yang dapat memilik nilai
lebih dari satu.

Relasi Relasi yang menghubungkan atar entitas;

biasanya diwali dengan kata kerja.

Asosiasi / association Penghubung antara relasi dan entitas dimana di

kedua ujungnya memiliki multiplicity
kemungkinan jumlah pemakaian maksimum
N
keterhubungan antara entitas satu dengan
yang
lain disebut dengan kardinalitas. Misalkan ada
kardinaltas 1 ke N atau sering disebut dengan
one to many menghubungkan entitas A dan
entitas B.

20
 BAB III

TINJAUAN UMUM OBJEK PKL

3.1. Sekilas Tentang Instansi

3.2. Visi dan Misi

3.3. Struktur Organisasi

3.4. Job Description

3.5. Peta Instansi

BAB IV

ANALISA DAN PERANCANGAN

BAB V

IMPLEMENTASI

BAB VI

PENUTUP

21
 DAFTAR PUSTAKA
Amalia, R., & Huda, N. (2020). Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Musi Banyuasin. JURNAL MEDIA
INFORMATIKA BUDIDARMA, 4(2), 363. https://doi.org/10.30865/mib.v4i2.2033

Disnakertrans Provinsi Jawa Tengah. (2020). PROFIL DINAS TENAGA KERJA DAN
TRANSMIGRASI PROVINSI JAWA TENGAH.
https://disnakertrans.jatengprov.go.id/publik/profil/N2U3ZjA5MGNhZTdlZjE0OGY0ZWIzODQ
1YjE0MDJiNmE3NDMxMDRmMDFhNTE1MmY3Njg3NDVhMTAyYzQ0ZA--

Huda, M. S., & Susanti, N. (2021). Sistem Informasi Pelayanan Surat Keterangan pada Kantor Desa
(SI SUKET). Indonesian Journal of Technology, Informatics and Science (IJTIS), 2(2), 75–80.
https://doi.org/10.24176/ijtis.v2i2.6275

Mutiara, N., & Amalia, R. (n.d.). THE EFFECT OF WORK ENVIRONMENT AND MOTIVATION ON
THE EMPLOYEE PERFORMANCE IN DINAS TENAGA KERJA AND SOSIAL KABUPATEN
SLEMAN.

Nasyaruddin, M. (2021). SISTEM PENGOPERASIAN DAN PERAWATAN RESCUE CRANE DI KN.

SAR SADEWA 231 OLEH KANTOR BADAN SAR NASIONAL (BASARNAS) SEMARANG.

Nurkholis, A., Susanto, E. R., & Wijaya, S. (2021). Penerapan Extreme Programming dalam
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Publik. In Jurnal Sains Komputer &
Informatika (J-SAKTI (Vol. 5, Issue 1).

Oky, O. :, Prasetya, D., Suharnawi, P. :, & Kom, M. (2014). SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUR PADA POLRESTABES SEMARANG.

Pengampu, D., Yananto, :, Putra, M., & Si, M. (2019). PENGANTAR SISTEM INFORMASI (Disusun
oleh: Gita Oktavianti).

Perpustakaan, D. I., Medan, S., Aini, N. ’, Fakultas, P., Dan, E., & Sosial, I. (2019a).
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR Kerisman Halawa. In Jurnal Iqra
(Vol. 13, Issue 2).

22
Perpustakaan, D. I., Medan, S., Aini, N. ’, Fakultas, P., Dan, E., & Sosial, I. (2019b).
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR Kerisman Halawa. In Jurnal Iqra
(Vol. 13, Issue 2).

Suratman, W., Fauziah, F., & Sari, R. T. K. (2021). Aplikasi Elektronik Arsip (E-Arsip) Surat Berbasis
Web Menggunakan Metode First In First Out (FIFO). Paradigma - Jurnal Komputer Dan
Informatika, 23(2). https://doi.org/10.31294/p.v23i2.10749

Suryadi, A., & Zulaikhah, Y. S. (2019). Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis
Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi kasus : Kantor Desa Karangrau Banyumas). VII(1).

Syaban, R. M., & Bunyamin, H. (2015). PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI DINAS SOSIAL TENAGA KERJA
DAN TRANSMIGRASI KABUPATEN GARUT MENGGUNAKAN FRAMEWORK PHP.
http://jurnal.sttgarut.ac.id

Syaebani, A., Tyasmala, D. V., Maulani, R., Utami, E. D., & Wahyuni, N. (n.d.). PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI PELAYANAN SURAT MENYURAT (SIRA) BERBASIS WEBSITE
DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK CODEIGNITER.

Wahid, A. A. (n.d.). Jurnal Ilmu-ilmu Informatika dan Manajemen STMIK Oktober (2020)
Analisis Metode Waterfall Untuk Pengembangan Sistem Informasi.

23