LAPORAN MAGANG

Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi

Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial
Universitas Sari Mutiara Indonesia Medan

Medan
2024
 LAPORAN MAGANG

PROSES PRESERVASI BAHAN PUSTAKA DI DINAS PERPUSTAKAAN

DAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Tugas Akhir Pada
Prodi Perpustakaan Dan Sains Informasi Fakultas Ekonomi Dan Ilmu Sosial
Universitas Sari Mutiara Indonesia Medan

LAPORAN MAGANG
Oleh

NAMA : SELVI APRIL YANI LAIA

NIM : 200314022

PROGRAM STUDI
PERPUSTAKAAN DAN SAINS INFORMASI
FAKULTAS EKONOMI DAN ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS SARI MUTIARA INDONESIA MEDAN
2024
 LEMBAR EKSEKUTIF

Kegiatan Magang dilaksanakan sejak tanggal 01 September – 31 Januari

2024 di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara. Praktikan

melaksanakan kegiatan berdasarkan intruksi dari pegawai dan pustakawan.

Praktikan ditempatkan dibagian layanan kerja Perpustakaan untuk membantu dan

menyelesaikan pekerjaan perpustakaan seperti di layanan pelestarian bahan

pustaka. Praktikan juga berkesempatan mengimplementasikan ilmu yang

diperoleh selama perkuliahan dalam membantu dan memberikan masukan serta

menyelesaikan permasalahan yang ada di layanan pelestarian bahan pustaka .

Praktikan juga setelah selesai melaksanakan kegiatan magang di

perpustakaan, Praktikan mendapatkan banyak pengalaman, pemahaman,

menambah wawasan, kemampuan, belajar memahami dan menghadapi perilaku

pemustaka, serta menambah pengetahuan dalam melaksanakan tugas di layanan

pelestaian bahan pustaka. Disamping itu, Praktikan juga sangat berterimakasih

sebab melalui magang di Dinas Perpustakan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

menjadi dasar dan pedoman yang bermanfaat dalam mengenal dan beradaptasi

dengan dunia kerja yang sebenarnya berdasarkan Skill dan kompetensi yang

dimiliki.

Laporan magang ini diajukan sebagai Salah Satu Syarat Untuk

Menyelesaikan Tugas Akhir Pada Prodi Perpustakaan Dan Sains Informasi

Fakultas Ekonomi Dan Ilmu Sosial Universitas Sari Mutiara Indonesia Medan.
 LEMBAR PENGESAHAN

Laporan Magang disusun oleh :

Nama : Selvi April Yani Laia

NIM : 200314022

Program Studi : Perpustakaan dan Sains Informasi

Jenjang Program : Strata-1

Judul Laporan : Proses Preservasi Bahan Pustaka Pada Dinas Perpustakaan

dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

Telah diperiksa dan disetujui oleh Dosen Pembimbing Magang pada Program

Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial

Universitas Sari Mutiara Indonesia Medan.

Medan, Februari 2024

Disetujui Oleh, Diketahui Oleh,

Dosen Pembimbing Magang Ka.Prodi Perpustakaan dan Sains Informasi

Ida Mariani Pasaribu,M.A Ida Mariani Pasaribu,M.A

NIDN. 0111026901 NIDN. 0111026901
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat

dan rahmatnya sehingga Praktikan dapat menyelesaikan Laporan Magang di

Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Jl. Sultan Ma’amun Ar-

rasyid (Jl. Brigjend Katamso) No. 45 K Medan untuk memenuhi salah satu syarat

menyelesaikan tugas akhir. Pelaksanaan Magang dapat terselesaikan dengan

lancar, tepat waktu berdasarkan jadwal yang ditentukan.

Penyusunan laporan magang ini dasarkan pada bidang kerja dan

pelaksanaan kerja selama magang Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi

Sumatera Utara. Selain itu, dalam Penyusunan Laporan Magang, praktikan

berkesempatan menyampaikan rasa hormat atas dukungan dan bimbinganya serta

terimakasih kepada:

1. Bapak Dr. Parlindungan Purba, SH., MM, selaku Ketua Yayasan Universitas

Sari Mutiara Indonesia Medan.

2. Ibu Dr.Dra Ivan Elisabeth Purba, SH., M.Kes, selaku Rektor Universitas Sari

Mutiara Indonesia Medan.

3. Bapak Hery Enjang Saputra, S.Ak.,M.M, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan

Ilmu Sosial Universitas Sari Mutiara Indonesia Medan.

4. Ibu Ida Mariani Pasaribu, M.A selaku Dosen Pembimbing Laporan Magang

sekaligus Ketua Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi Universitas

Sari Mutiara Indonesia Medan.

5. Kepada seluruh dosen Program Studi Perpustakaan dan Sains Informasi yang

telah membantu, mendukung serta memberikan bimbingan kepada praktikan

dalam menyelesaikan laporan magang.

6. Ibu Dwi Endah Purwanti, SS., M.Si selaku Kepala Dinas Perpustakaan dan

Arsip Provinsi Sumatera Utara yang telah memberikan kesempatan kepada

praktikan pada saat melakukan kegiatan Magang.

7. Ibu Ernawati Lubis, S.Sos selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

yang telah memberikan kesempatan kepada praktikan untuk magang serta

membimbing dan arahan saat pelaksanaan kegiatan magang.

8. Kepada seluruh pegawai Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera

Utara yang telah mendukung kegiatan magang praktikan.

9. Kepada orang tua tercinta yang selalu memberikan dukungan, dan tidak lupa

memanjatkan doa demi kelancaran didalam perkuliahan dan terkhusus dalam

menyelesaikan laporan ini.

10. Rekan seangkatan terkhusus stambuk 2020 dan buat sahabat-sahabat saya

yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu yang telah memberikan dukungan

dan membantu praktikan dalam menyusun laporan ini.

Praktikan menyadari masih memiliki banyak kekurangan dan kelemahan baik

dalam segi isi, tulisan. Oleh karena itu, Praktikan sangat mengharapkan kritik dan

masukan yang bersifat membangun agar kedepananya laporan ini dapat lebih baik

lagi serta Praktikan berharap dengan hasil laporan magang ini dapat menjadi

bahan referensi dan dapat memberikan manfaat bagi para pembaca.

Medan, Februari 2022

Praktikan,

Selvi April Yani Laia

NIM. 200314022
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Program Merdeka Belajar-Kampus Merdeka merupakan parameter persiapan

mahasiswa menjadi lulusan sarjana yang kompeten, mampu memecahkan masalah

dan menghadirkan solusi, gagasan serta pengalaman secara langsung dilapangan

yang siap menciptakan daya karsa yang baru. Undang-undang RI Nomor 13Tahun

2003 tentang ketenaga kerjaan bahwa “praktikan adalah bagian dari system

pelatihan kerja yang diselenggarakan secara terpadu antara pelatihan dilembaga

pelatihan dengan bekerja secara langsung dibawah bimbingan dan pengawasan

instruksi atau pekerja/buruh yang lebih berpengalaman dalam proses produksi

barang dan jasa diperusahan, dalam rangka menguasai keterampilan dan keahlian

tertentu”.

Program Magang menjadi salah satu mata kuliah civitas akademika di

kalangan perguruan tinggi bagi mahasiswa semester 7. Permendikbud Nomor 3

Tahun 2020 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi menyatakan bahwa

“Perguruan Tinggi wajib memberikan hak belajar tiga semester di luar program

studi, mahasiswa diberikan kebebasan mengambil SKS di program studi, yaitu

berupa 1 semester (setara dengan 20 sks) kesempatan mengambil mata kuliah di

luar program studi pada perguruan tinggi yang sama dan 2 semester (setara

dengan 40 sks) melaksanakan aktivitas pembelajaran di luar perguruan tinggi”.

Mata Kuliah untuk semester 7 telah dikonversikan menjadi satu mata kuliah

yakni Magang/Kerja Praktik. Magang juga sangat penting dilaksanakan oleh

mahasiswa dan perguruan tinggi mendukung mahasiswa untuk belajar diluar

program studi dan kampus. Tujuaan agar mahasiswa dapat lebih mandiri, inovatif

dan kretaifitas serta menambah pengetahuan dalam memasuki dunia kerja.Magang

merupakan salah satu proses pendidikan dalam mengikuti kegiatan pelatihan kerja

dilembaga instansi dan lembaga berdasarkan ruang lingkup program studi masing-

masing.

Sebagaimana latar belakang pendidikan praktikan berasal dari Program Studi

Perpustakaan dan Sains Informasi Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial Universitas

Sari Mutiara Indonesia. Maka, ruang Lingkup dari kegiatan magang ini

diharapkan mahasiswa mampu memiliki kompetensi yang dapat memperoleh

gambaran secara nyata mengenai dunia kerja dan tugas-tugas selama

melaksanakan magang yakni mampu memahami Pelestarian Bahan Pustaka.

Maka, Praktikan telah memilih lokasi magang yakni Pada Dinas Perpustakaan dan

Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Magang Kerja merupakan bentuk perkuliahan melalui kegiatan bekerja secara

langsung di dunia kerja. Magang kerja ini merupakan suatu kegiatan praktik bagi

mahasiswa dengan tujuan mendapatkan pengalaman dari kegiatan tersebut, yang

nantinya dapat digunakan untuk pengembangan profesi. dalam pelaksanaan

magang ini, mahasiswa/mahasiswi diberikan arahan serta bimbingan dalam

menyelesaikan pekerjaan yang diberikan serta tanggung jawab dalam

melaksanakan pekerjaan yang diberikan dalam kegiatan magang ini

 Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara merupakan lokasi

strategis yang tepat untuk melaksanakan kegiatan program magang sehingga,

praktikan dengan latar belakang Ilmu Perpustakaan dapat mengimplementasikan

teori dan praktek ditempat magang. Dengan melaksanakan magang ditempat

Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Perpustakaan mampu

diterapkan teknologi informasi sebagai langkah awal perpustakaan perguruan

tinggi menuju pusat informasi yang akses informasinya dapat dimanfaatkan oleh

user melalui teknologi masing-masing dan agar tidak ketinggalan perkembangan

teknologi informasi.

Alasan pemilihan dan pelaksanaanya magang di Dinas Perpustakaan dan Arsip

Provinsi Sumatera Utara, praktikan memperoleh gambaran yang komprehesif

mengenai dunia kerja serta sharing informasi dan sharing pengalaman tentang

perpustakaan lokasi magang dan mampu berkolaborasi serta mampu memberikan

solusi atas setiap permasalahan yang dihadapi selama berlangsungnya magang dan

mencantumkannya kedalam laporan magang serta mampu mengaplikasikan teori

ilmu perpustakaan ditempat kerja.

Berdasarkan hal diatas, maka praktikan membuat Laporan Magang untuk

mengetahui kegiatan kerja praktikan selama magang pada Dinas Perpustakaan dan

Arsip Provinsi Sumatera Utara, mengetahui permasalahan dan solusi yang

tempuh, kegiatan praktikan selama kurang dari 1 semester dan kontribusi

praktikan terhadap Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Sehingga perlu dicantumkan dalam Laporan Magang Dinas Perpustakaan dan

Arsip Provinsi Sumatera Utara.

1.2 Tujuan

Magang bertujuan untuk mengimplementasikan teori dan mempraktekkannya

ditempat magang sesuai jurusan masing-masing. Guna untuk memperoleh

gambaran luas terkait dunia kerja, lingkungan sosial, menambah ilmu dari tempat

magang, mampu menyelesaikan persoalan dalam suatu tempat magang dan

memberikan solusi serta mampu berkerjasama dengan instansi tempat magang.

Program magang mampu menambah kompetensi dan pengalaman kerja dalam

mengetahui, mengenal, mengamati dan menganalisis soal dunia kerja, solusi atas

persoalan dan menjalin kerjasama.

Tujuan umum dari pelaksanaan Program Magang ini adalah sebagai berikut:

 Memenuhi syarat menyelesaikan tugas akhir program studi Perpustakaan dan

Sains Informasi.

 Mengimplementasikan Skill dan kompetensi ditempat magang selama

perkuliahan.

 Meningkatkan kemampuan mahasiswa, keterampilan, pengalaman kerja dan

praktis dalam bidang perpustakaan dan informasi saat memasuki dunia kerja.

 Membina hubungan antara Perguruan Tinggi dengan Instansi atau

Perpustakaan tempat magang.

 Mengetahui manajemen Perpustakaan dan system Informasi serta kendala dan

permasalahan dalam Pelestarian bahan pustaka Dinas Perpustakaan dan Arsip

Provinsi Sumatera Utara.

 Mahasiswa dapat mengidentifikasi kendala-kendala kompetensi antara teori

dan praktik dalam melaksanakan tugas selama PKL pada Perpustakaan yang

bersangkutan.
 Memberikan gambaran yang komprehensif mengenai dunia kerja dalam

bidang kerja di perpustakaan.

1.3 Sistematika Laporan

Praktikan menguraikan sistematika laporan magang selama melaksanakan

magang di Perpustakaan Universitas Nias Raya. Uraian ini dijelaskan per bab dan

sub bab dalam yang terdapat dalam laporan magang. Berikut sistematika laporan,

sebagai berikut:

Bab I. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan

1.3 Sistematika Laporan

Bab II. Profil Organisasi dan Aktivitas Magang

2.1 Profil Organisasi

2.2 Aktivitas Magang

Bab III. Pembahasan

3.1 Kerangka Evaluasi

3.2 Evaluasi

Bab IV. Kesimpulan dan Rekomendasi

4.1 Kesimpulan

4.2 Rekomendasi

Bab V. Refleksi Diri

5.1 Deskripsi

5.2 Perasaan dan Pikiran

5.3 Evaluasi

5.4 Analisis

5.5 Kesimpulan

5.6 Tindak Lanjut

 BAB II

PROFIL ORGANISASI DAN AKTIVITAS MAGANG

2.1 Profil Organisasi

Praktikan menguraikan Profil organisasi tempat pelaksanaan magang sejak

tanggal 01 September – 31 Januari 2024. Profil organisasi ini diperoleh praktikan

dari hasil wawancara pegawai tempat magang dan data organisasi. Uraian profil

organisasi dijelaskan praktikan dalam laporan magang, sebagai berikut:

 Nama Organisasi

Nama organisasi tempat praktikan magang adalah Dinas Perpustakaan dan

Arsip Provinsi Sumatera Utara. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi

Sumatera Utara, sebagai berikut:

Gambar 2.1 Logo Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara

Sumber : sumut.bpk.go.id/provinsi-sumatera-utara-2
 Lokasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara berlokasi di Jl.

Sultan Ma’amun Ar-rasyid (Jl. Brigjend Katamso) No. 45 K Medan.

Gambar 2.2 : Lokasi Dinas Perpustakaan dan Arsip

Provinsi Sumatera Utara
Sumber : https://disperpusip.sumutprov.go.id/

 Sejarah Singkat Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

Pada awalnya Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara

bernama Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

Berdiri berdasarkan surat keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan

Kebudayaan RI No.09103/S/1956 tanggal 23 Mei 1956. Sesuai dengan

perubahaan system pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978 nama

perpustakaan negara berubah menjadi Perpustakaan wilayah melalui Surat

keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

Nomor 0199/0/1978. Pada saat ini Kepala perpustakaan wilayah dijabat

oleh pejabat eselon IV/A. Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun

terjadi lagi perubahan terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia

termasuk di Sumatera Utara sehingga lahir nama baru lagi Perpustakaan

Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah Sumatera utara berdasarkan

Keputusan Presiden (Keppres) Nomor 11 tahun 1989 tepatnya tanggal 8

Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor

001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990 kembali berubah menjadi

Perpustakaan Daerah sampai pada diberlakukannya Otonomi Daerah,

Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah Bernama Badan Melalui

Keppres Nomor 50 1997 tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan

Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 44 tahun 1998 tanggal 23 Juli

1998 Perpustakaan, Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan

Peraturan Daerah Nomor 4 tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001. Namun sejak

diberlakukannya Perda Nomor 8 tahun 2008 bertambah fungsi

perpustakaan dan Arsip dengan tugas baru secara filosofis merupakan satu

induk keilmuan yaitu melakukan pengelolahan dokumentasi sehinnga

bernama Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera

Utara (BPAD-SU) dan sesuai dengan Peraturan Gubernur Sumatera Utara

Nomor 38 tahun 2016 tanggal 27 Desember 2016 Badan Perpustakaan,

Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Berganti nama menjadi

Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

  Kegiatan Utama Organisasi

Adapun uraian tugas dari Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera
Utara adalah sebagai berikut :

PERATURAN GUBERNUR SUMATERA UTARA NOMOR 28 TAHUN

2023 TENTANG TUGAS, FUNGSI, URAIAN TUGAS DAN TATA KERJA

DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP PROVINSI SUMATERA UTARA

URAIAN TUGAS

Dinas Perpustakaan dan Arsip

Pasal 398

1) Dinas Perpustakaan dan Arsip mempunyai tugas melaksanakan urusan

pemerintahan dalam penyusunan, pelaksanaan, dan pengawasan kebijakan

daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan.

2) Dinas Perpustakaan dan Arsip menyelenggarakan fungsi:

a) pengumpulan bahan untuk perumusan strategi dan kebijakan di

bidang perpustakaan dan kearsipan tingkat Provinsi Sumatera

Utara;

b) membantu KDH dalam penyusunan kebijakan di bidang

perpustakaan dan kearsipan;

c) pelaksanaan kebijakan di bidang perpustakaan dan kearsipan

tingkat Provinsi Sumatera Utara;

d) penyusunan dokumen perencanaan Renstra, Renja, RKA, DPA dan

Anggaran Kas Bidang Perpustakaan dan Kearsipan;

e) pelaksanaan, pengembangan, evaluasi dan pelaporan di bidang

perpustakaan dan kearsipan;

 f) pelaksanaan pembinaan perpustakaan dan kearsipan di wilayah

Provinsi Sumatera Utara

g) pelaksanaan pembinaan dan peningkatan kapasitas Sumber Daya

Manusia perpustakaan dan kearsipan di wilayah Sumatera Utara;

h) pelaksanaan pengumpulan, pelestarian, pendayagunaan naskah

kuno koleksi daerah kekhasan Sumatera Utara;

i) pelaksanaan pengumpulan, pelestarian, pendayagunaan literatur

budaya dan kearifan lokal yang berada di wilayah Sumatera Utara;

j) pelaksanaan sosialisasi, pengumpulan karya cetak dan karya rekam

yang terbit di Sumatera Utara, atau tentang Sumatera Utara;

k) pelaksanaan pengembangan dan pemeliharaan layanan

perpustakaan elektronik;

l) pelaksanaan Pengembangan Literasi berbasis Inklusi Sosial di

Sumatera Utara;

m) pelaksanaan peningkatan Indeks Pembangunan Literasi

Masyarakat Sumatera Utara;

n) pelaksanaan pemerataan pelayanan perpustakaan kepada

masyarakat hingga pelosok Sumatera Utara;

o) pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur terkait

pelaksanaan tugas dan fungsinya.;

p) penyusunan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan

fungsi Dinas Perpustakaan dan arsip.

3) Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip mempunyai uraian tugas :

a) merumuskan kebijakan teknis dan penyusunan program urusan

bidang perpustakaan dan kearsipan tingkat Provinsi Sumatera

Utara;

b) melaksanakan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan urusan

perpustakaan dan kearsipan Pemerintah Kabupaten/Kota di

wilayah Provinsi Sumatera Utara;

c) menyelenggarakan pengembangan, pelayanan dan pelestarian

bahan pustaka;

d) menyelenggarakan pengembangan Kekhasan Koleksi Perpustakaan

Daerah (Deposit Daerah) dan pelestarian literatur budaya/kearifan

lokal dan naskah kuno milik Provinsi Sumatera Utara;

e) melaksanakan pengkajian dan peningkatan Indeks Pembangunan

Literasi Masyarakat;

f) melaksanakan pengembangan Literasi Berbasis Inklusi Sosial;

g) melaksanakan pembangunan dan pemeliharaan sarana

perpustakaan di tempat-tempat umum yang menjadi kewenangan

Provinsi;

h) melaksanakan pendataan dan pembinaan kelembagaan semua jenis

perpustakaan sesuai dengan Standar Nasional Perpustakaan;

i) melaksanakan peningkatan kompetensi fungsional serta tenaga

pengelola perpustakaan dan kearsipan Tingkat Provinsi Sumatera

Utara;
 j) melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dan statis sesuai dengan

ketentuan peraturan perundanganundangan Tingkat Provinsi

Sumatera Utara;

k) menyelenggarakan penyediaan informasi, akses dan layanan

kearsipan Tingkat Provinsi Sumatera Utara melalui JIKN;

l) menyelenggarakan pembinaan kearsipan pada pencipta arsip di

lingkungan Pemerintah Daerah dan lembaga kearsipan daerah

Kabupaten/Kota;

m) menyelenggarakan perlindungan , pengembangan dan pemanfaatan

dokumen/arsip dan bahan pustaka sebagai warisan budaya;

n) melaksanakan penyelamatan Arsip Perangkat Daerah Provinsi

yang digabung dan/atau dibubarkan, dan Pemekaran Daerah

Kabupaten/Kota;

o) melaksanakan perlindungan dan penyelamatan arsip akibat

bencana yang Berskala Provinsi;

p) pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

4) Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) Kepala Dinas dibantu :

a) Sekretariat

b) Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan

Pustaka;

c) Bidang Layanan dan Teknologi Informasi;

 d) Bidang Pembinaan Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia

Perpustakaan;

e) Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip;

f) Kelompok Jabatan Fungsional.

Bagian Kesatu

Sekretariat

Pasal 399

1) Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan perencanaan, pelaksanaan,

monitoring dan evaluasi urusan pengelolaan administrasi dan surat

menyurat, kepegawaian, prasarana, sarana, kerumahtanggaan, keuangan,

informasi publik, aset dan arsip lingkup Dinas, yang dipimpin oleh

seorang Sekretaris yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab

kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip.

2) Sekretariat menyelenggarakan fungsi:

a) penyiapan perumusan kebijakan operasional, pedoman,

Standarisasi di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip;

b) penyelenggaraan koordinasi tugas dan pemberian dukungan

administrasi dan keuangan kepada seluruh unsur organisasi di

lingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip;

c) pelaksanaan penatausahaan, kepegawaian, kerumahtanggaan,

kehumasan, pengelolaan barang milik daerah, pengelolaan

informasi publik, yang menjadi tanggung jawab Dinas;

 d) pengoordinasian dan penyusunan dokumen perencanaan Renstra,

Renja, RKA, DPA, dan Anggaran Kas Dinas Perpustakaan dan

Arsip;

e) pengoordinasian dan penyusunan laporan Dinas Perpustakaan dan

Arsip seperti LK, LPPD, LKPJ, LKPD, SAKIP dan SPIP;

f) pelaksanaan tugas lain yang diberikan pimpinan terkait dengan

tugas dan fungsi Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Arsip;

g) penyusunan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan

fungsi Dinas Perpustakaan dan Arsip.

3) Sekretaris mempunyai uraian tugas:

a) menyelenggarakan pengkajian program kerja lingkup Sekretariat

dan Dinas;

b) melaksanakan koordinasi dan menghimpun bahanbahan kebijakan

teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan yang dilaksanakan

oleh bidang-bidang;

c) menyelenggarakan koordinasi penyusunan bahan rancangan dan

pendokumentasian peraturan perundang-undangan lingkup Dinas;

d) menyelenggarakan pengumpulan dan pengolahan bahan Rencana

Strategis (RENSTRA), Rencana Kerja (RENJA), Rencana Kinerja

Tahunan (RKT), Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), Dokumen

Pelaksanaan Anggaran (DPA), Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran

(DIPA) dan Penetapan Kinerja (Tapkin), serta Laporan

Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan

 Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ), dan Laporan

Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD) lingkup Dinas;

e) menyelenggarakan pelayanan administrasi umum meliputi

ketatausahaan, kerumahtanggaan, kehumasan, pengelolaan dan

pelayanan sistem informasi, keprotokolan serta pengelolaan

kearsipan lingkup Dinas;

f) menyelenggarakan pelayanan administrasi kepegawaian meliputi

pengusulan formasi, mutasi, pengembangan karir dan kompetensi,

pembinaan disiplin serta kesejahteraan pegawai Dinas;

g) menyelenggarakan pelayanan administrasi keuangan meliputi

penganggaran, penatausahaan, serta pengelolaan sistem akuntansi

dan pelaporan keuangan Dinas;

h) menyelenggarakan penatausahaan dan pelaporan barang milik

daerah yang dimiliki Dinas;

i) melaksanakan koordinasi dan mengolah bahan Tindak Lanjut

Laporan Hasil Pemeriksaan lingkup Dinas;

j) menyelenggarakan evaluasi dan pelaporan Sekretariat dan Dinas;

k) melaksanakan pembinaan, pengarahan, bimbingan serta motivasi

kepada staf di lingkungan Sekretariat;

l) menyusun telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan

kebijakan serta memberikan masukan kepada Kepala Dinas;

m) menyelenggarakan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan

fungsi Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Arsip.

4) Untuk melaksanakan tugas, fungsi dan uraian tugas sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), ayat (2) dan ayat (3) Sekretaris dibantu Subbagian

Umum dan Kepegawaian;

Pasal 400

Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai uraian tugas :

a) menyiapkan bahan program kerja bidang umum dan kepegawaian

sebagai pedoman dan acuan pelaksanaan tugas Subbag Umum dan

Kepegawaian;

b) memberikan pembinaan, bimbingan, mendistribusikan tugas dan

menyelia tugas bawahan sesuai dengan fungsi dan kompetensi

bawahan dengan prinsip pembagian tugas habis di Subbag Umum

dan Kepegawaian;

c) melaksanakan ketatausahaan dinas dengan mengelola surat masuk,

surat keluar, penataan arsip dan dokumen, legalisasi surat,

mengelola Sistem Informasi Persuratan;

d) melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi

absensi pegawai, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, gaji dan

tunjangan, pendidikan, kesejahteraan, disiplin, promosi, mutasi dan

penatausahaan pegawai;

e) melaksanakan pengelolaan pensiun, cuti, daftar nominatif pegawai

dan daftar urut kepangkatan, penilaian prestasi kerja dan urusan

kepegawaian;

f) menyiapkan bahan keorganisasian, fasilitasi rapat-rapat,

kehumasan dan keprotokolan;

 g) melaksanakan pengelolaan rumah tangga dinas;

h) melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana gedung,

kebersihan dan keamanan;

i) melaksanakan pengelolaan, pengadministrasian, pelaporan barang

inventaris/aset, barang pakai habis, pengadaan dan penghapusan

barang inventaris/aset;

j) memfasilitasi pelaksanaan kegiatan pimpinan dalam dan luar

kantor dengan menyiapkan administrasi dan sarana prasarana yang

diperlukan Kepala Dinas;

k) melaksanakan monitoring, evaluasi dan laporan pelaksanaan tugas

sebagai wujud pertanggungjawaban lingkup subbagian;

l) menyusun telaahan staf, menyampaikan saran dan masukan kepada

pimpinan untuk bahan pertimbangan pengambilan kebijakan serta

melaksanakan tugas kedinasan lain atas perintah pimpinan.

Bagian Kedua

Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan

Pustaka

Pasal 401

1) Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka

mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyelenggarakan

urusan pemerintahan di bidang Pengembangan dan Pengolahan Koleksi

Bahan Pustaka, pengembangan Kekhasan Koleksi Perpustakaan Daerah

 (Deposit Daerah), literatur budaya dan kearifan lokal, pelestarian naskah

kuno dan pelestarian bahan pustaka milik Dinas Perpustakaan dan Arsip.

2) Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka

menyelenggarakan fungsi:

a) Penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan Standar

pengolahan bahan pustaka, deposit daerah dan pelestarian bahan

pustaka;

b) pelaksanaan survey minat dan kebutuhan masyarakat terhadap

bahan pustaka;

c) pelaksanaan pengembangan koleksi perpustakaan;

d) penyelenggaraan pengembangan dan pengelolaan terbitan

Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, baik tercetak

maupun terekam sebagai koleksi Deposit Daerah, sesuai ketentuan

dan Standar yang ditetapkan;

e) penyelenggaraan dan pengelolaan penerbitan Bibliografi Daerah;

f) penyelenggaraan dan pengelolaan penerbitan Daftar Judul Karya

Cetak dan Karya Rekam tentang Sumatera Utara atau yang terbit di

Sumatera Utara;

g) penyelenggaraan dan pengelolaan penerbitan Katalog Induk

Daerah, Daftar Tambahan Buku, hasil karya intelektual dan artistik

pengarang Sumatera Utara;

h) penyelenggaraan dan pengelolaan penerbitan penerbitan Majalah

Perpustakaan dan Arsip, penerbitan Indeks Artikel Majalah dan

Surat Kabar, dan penerbitan penulisan cerita rakyat daerah;

 i) penyelenggaraan alih media meliputi pelestarian isi/nilai informasi

bahan perpustakaan termasuk naskah kuno melalui alih media dan

pemeliharaan serta penyimpanan master informasi digital;

j) penyelenggaraan pengumpulan dan pelestarian literatur budaya dan

kearifan lokal yang ada di wilayah Sumatera Utara;

k) penyelenggaraan pengumpulan dan pelestarian naskah kuno yang

ada di masyarakat di wilayah Sumatera Utara;

l) penyelenggaraan preservasi meliputi pelestarian fisik bahan

perpustakaan termasuk naskah kuno melalui perawatan dan

restorasi serta pembuatan sarana penyimpanan bahan perpustakaan;

m) pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

3) Kepala Bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan

Pustaka mempunyai uraian tugas :

a) menyiapkan bahan program kerja, rencana strategis, dan rencana

anggaran bidang Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian

Bahan Pustaka sebagai pedoman dan acuan pelaksanaan tugas;

b) memberikan pembinaan, bimbingan, mendistribusikan tugas dan

menyelia tugas bawahan sesuai dengan fungsi dan kompetensi

bawahan dengan prinsip pembagian tugas habis di Bidang

Pengolahan, Deposit Daerah dan Pelestarian Bahan Pustaka;

c) menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan Standar dan

Prosedur Pengolahan Bahan Pustaka Tingkat Provinsi Sumatera

Utara;
d) menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan Standar dan

Prosedur Pengolahan Bahan Pustaka Tingkat Provinsi Sumatera

Utara;

e) menyelenggarakan survey minat dan kebutuhan masyarakat

terhadap koleksi bahan pustaka perpustakaan;

f) menyelenggarakan pengadaan koleksi bahan pustaka perpustakaan;

g) menyelenggarakan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka

koleksi Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah;

h) menyelenggarakan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka

untuk dihibahkan kepada masyarakat, perpustakaan khusus, sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan;

i) menyelenggarakan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka

untuk dihibahkan kepada masyarakat, perpustakaan khusus, sesuai

ketentuan peraturan perundang-undangan;

j) menyelenggarakan penerbitan Bibliografi Daerah;

k) menyelenggarakan penerbitan Daftar Judul Karya Cetak dan Karya

Rekam;

l) menyelenggarakan penerbitan Katalog Induk Daerah, Daftar

Tambahan Buku, hasil karya intelektual dan artistik pengarang

Sumatera Utara;

m) menyelenggarakan penerbitan Majalah Perpustakaan dan Arsip,

penerbitan Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, dan penerbitan

penulisan cerita rakyat daerah;

 n) menyelenggarakan pengumpulan, pengolahan, dan pelestarian

literatur budaya dan kearifan lokal yang ada di wilayah Sumatera

Utara;

o) menyelenggarakan pengumpulan, pengolahan, dan pelestarian

naskah kuno yang beredar di masyarakat di wilayah Sumatera

Utara;

p) menyelenggarakan alih media meliputi pelestarian isi/nilai

informasi bahan perpustakaan termasuk naskah kuno melalui alih

media dan pemeliharaan serta penyimpanan master informasi

digital;

q) melaksanakan preservasi meliputi pelestarian fisik bahan

perpustakaan termasuk naskah kuno melalui perawatan dan

restorasi serta pembuatan sarana penyimpanan bahan perpustakaan;

r) melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

pengolahan, pengembangan deposit dan pelestarian bahan pustaka;

s) menyusun telaahan staf, menyampaikan saran dan masukan kepada

pimpinan untuk bahan pertimbangan pengambilan kebijakan serta

melaksanakan tugas kedinasan lain atas perintah pimpinan.

Bagian Ketiga

Bidang Layanan dan Teknologi Informasi

Pasal 402

1) Bidang Layanan dan Teknologi Informasi mempunyai tugas membantu

Kepala Dinas dalam menyelenggarakan pelayanan koleksi bahan pustaka,

mengimplementasikan teknologi informasi untuk mendukung layanan

 perpustakaan serta membangun jejaring layanan perpustakaan tingkat

Provinsi Sumatera Utara.

2) Bidang Layanan dan Teknologi Informasi menyelenggarakan fungsi :

a) penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan Standar

pelayanan perpustakaan, penerapan otomasi perpustakaan dan kerja

sama jejaring layanan perpustakaan;

b) penyelenggaraan pelayanan perpustakaaan, penerapan otomasi

perpustakaan, kerja sama jejaring perpustakaan dan media

alternatif lainnya sesuai dengan ketentuan dan Standar yang telah

ditetapkan;

c) penyelenggaraan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelayanan

perpustakaan, otomasi perpustakaan dan kerja sama jejaring

perpustakaan secara berkala;

d) penyelenggaraan layanan perpustakaan;

e) penyelenggaraan layanan keanggotaan, sirkulasi;

f) penyelenggaraan layanan rujukan dan selving sesuai dengan

ketentuan dan Standar yang ditetapkan;

g) penyelenggaraan pengembangan teknologi informasi, penerapan

otomasi perpustakaan dan layanan webside sesuai dengan

ketentuan dan Standar yang ditetapkan;

h) penyelanggaraan dan pengembangan jejaring layanan

perpustakaan, Layanan Terpadu dan Layanan Perpustakaan

perpustakaan keliling sesuai dengan ketentuan dan Standar yang

ditetapkan;
 i) penyelenggaraan layanan literasi informasi perpustakaan,

bimbingan pemustaka, promosi minat baca dan storu telling pada

masyarakat sesuai dengan ketentuan dan Standar yang ditetapkan;

j) penyelenggaraan kerja sama layanan perpustakaan dan jaringan

perpustakaan dengan stakeholder lainnya.

3) Kepala Bidang Layanan dan Teknologi Informasi mempunyai uraian

tugas:

a) menyusun rencana dan program kerja operasional kegiatan

perpustakaan secara kontiniu;

b) menyusun konsep dan Standart layanan perpustakaan tingkat

Provinsi;

c) melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan sesuai

Standar yang ditetapkan;

d) melaksanakan koordinasi pelayanan perpustakaan dan informasi

dengan sub unit kerja lain di lingkungan Dinas Perpustakaan dan

Arsip Provsu;

e) melaksanakan jasa layanan sirkulasi bahan pustaka;

f) melaksanakan jasa layanan administrasi keanggotaan;

g) melaksanakan jasa layanan layanan rujukan dan jasa layanan

literatur sekunder sesuai dengan Standarddan ketentuan yang

ditetapkan;

h) melaksanakan layanan bimbingan pemustaka sekunder sesuai

dengan Standar dan ketentuan yang ditetapkan;

i) menyelenggarakan pelayanan perpustakaaan, penerapan otomasi

perpustakaan;

j) menyelenggarakan kerja sama jejaring perpustakaan dan media

alternatif lainnya sesuai dengan ketentuan dan Standar yang telah

ditetapkan;

k) mengimplementasikan dan mengembangkan teknologi informasi,

penerapan otomasi perpustakaan;

l) menyelenggarakan pelayananan digital sesuai dengan ketentuan

dan Standar yang ditetapkan;

m) mengembangkan konsep dan menyelenggarakan jejaring layanan

perpustakaan tingkat Provinsi;

n) mengembangkan konsep dan melaksanakan Layanan Terpadu

Perpustakaan Sekolah (LTPS) Tingkat Provinsi;

o) mengembangkan konsep dan melaksanakan Layanan perpustakaan

keliling sesuai dengan ketentuan dan Standar yang ditetapkan;

p) menyelenggarakan layanan literasi informasi perpustakaan,

bimbingan pemustaka, promosi minat baca dan story telling pada

masyarakat sesuai dengan ketentuan dan Standar yang ditetapkan;

q) menyelenggarakan kerja sama layanan perpustakaan dan jaringan

perpustakaan dengan stakeholder lainnya;

r) menyelenggarakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh

atasan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya;

 s) memberikan masukan yang perlukan kepada kepala Dinas

Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sesuai bidang

tugas dan fungsinya;

t) melaksanakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas

Perpustakaan dan Arsip sesuai dengan ketentuan dan Standar yang

ditetapkan.

Bagian Keempat

Bidang Pembinaan Kelembagaan dan

Sumber Daya Manusia Perpustakaan

Pasal 403

1) Bidang Pembinaan Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan

mempunyai tugas melaksanakan pembinaan kelembagaan perpustakaan

serta menyelenggarakan kerja sama dengan semua jenis perpustakaan serta

stakeholders lain tingkat Provinsi Sumatera Utara.

2) Bidang Pembinaan Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan

menyelenggarakan fungsi :

a) penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup Bidang

Pembinaan Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia

Perpustakaan;

b) penyelenggaraan arahan, bimbingan kepada pejabat struktural pada

lingkup Bidang Pembinaan Kelembagaan dan Sumber Daya

Manusia Perpustakaan;
c) penyelenggaraan instruksi pelaksanaan tugas lingkup Bidang

Pembinaan Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia

Perpustakaan;

d) penyelenggaraan penyusunan dan penyempurnaan Standar

pelaksanaan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan semua jenis

perpustakaan pengembangan sumber daya manusia dan

kelembagaan, pemasyarakatan, penyuluhan, pembinaan

pustakawan, pembinaan kelembagaan Perpustakaan, pendidikan

dam pelatihan tenaga teknis perpustakaan serta pengembangan

minat baca sesuai kebijakan nasional;

e) penyelenggaraan perencanaan program rencana jangka menengah

dan tahunan dalam bidang pembinaan SDM perpustakaan sesuai

ketentuan dan Standar yang ditetapkan;

f) penyelenggaraan perencanaan program rencana jangka menengah

dan tahunan dalam bidang pembinaan kelembagaan perpustakaan

sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan;

g) penyelenggaraan pelaksanaan pengoordinasian, pengendalian,

pemasyarakatan, penyuluhan, pendataan, dokumentasi, informasi,

semua jenis perpustakaan dan pembinaan pustakawan, pembinaan

kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga

teknis perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan Standar yang

ditetapkan;

h) penyelenggaraan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas;

 i) penyelenggaraan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala

Dinas Perpustakaan dan Arsip sesuai dengan bidang tugasnya;

j) penyelenggaraan pelaporan dan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas sesuai

dengan ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

3) Bidang Pembinaan Kelembagaan dan Sumber Daya Manusia Perpustakaan

mempunyai uraian tugas:

a) menyusun rencana dan program kerja operasional/kegiatan

Kelembagaan Perpustakaan;

b) memberikan pembinaan, bimbingan, mendistribusikan tugas dan

menyelia tugas bawahan sesuai dengan fungsi dan kompetensi

bawahan dengan prinsip pembagian tugas habis di Kelembagaan

Perpustakaan;

c) menyusun pedoman, norma, Standar kelembagaan perpustakaan

Provinsi;

d) melaksanakan pengumpulan data semua jenis perpustakaan

Provinsi;

e) melaksanakan pengelolaan dan penyusunan database semua jenis

perpustakaan Provinsi;

f) melaksanakan penyusunan program/kegiatan perencanaan

pembinaan kelembagaan perpustakaan Provinsi;

g) melaksanakan pembinaan dan pengembangan kelembagaan

perpustakaan Provinsi;
 h) melaksanakan kerja sama dengan semua jenis perpustakaan baik

tingkat Nasional maupun dengan Kabupaten/Kota di wilayah

Sumatera Utara;

i) melaksanakan lomba-lomba perpustakaan terbaik

merekomendasikan pemberian penghargaan kepada lembaga

perpustakaan Tingkat Provinsi;

j) memberikan konsultasi dalam rangka pengembangan perpustakaan

di wilayah Sumatera Utara menuju Standar Nasional Perpustakaan;

k) melaksanakan monitoring, evaluasi dan pelaporan pembinaan

kelembagaan perpustakaan secara berkala;

l) menyusun telaah staf, menyampaikan saran dan masukan kepada

pimpinan untuk bahan pertimbangan pengambilan kebijakan serta

melaksanakan tugas kedinasan lain atas perintah pimpinan.

Bagian Kelima

Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip

Pasal 404

1) Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip mempunyai tugas melaksanakan

urusan di bidang akuisisi, pengolahan, penyimpanan dan perawatan arsip.

2) Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip menyelenggarakan fungsi :

a) penyelenggaraan pembinaan pegawai pada lingkup bidang Akuisisi

dan Pengolahan Arsip;

b) penyelenggaraan instruksi pelaksanaan tugas lingkup bidang

Akuisisi dan Pengolahan Arsip;

 c) penyeleggaraan perencanaan, pelaksanaan, pengoordinasian dalam

perlindungan dan penyelamatan arsip statis akibat bencana yang

berskala Provinsi, penyelamatan arsip perangkat daerah yang

digabung/yang dibubarkan dan pemekaran daerah kabupaten/kota;

d) penyelenggaraan perencanaan, pelaksanaan, pengoordinasian

pelestarian arsip dinamis dan arsip statis yang dikelola oleh

Lembaga Kearsipan Provinsi;

e) penyelenggaraan perencanaan, pelaksanaan, pengoordinasian

dalam autentikasi arsip statis dan arsip ahli media yang dikelola

oleh lembaga kearsipan Provinsi;

f) penyeleggaraan perencanaan, pelaksanaan, pengoordinasian dalam

melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi

kewenangan provinsi yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar

pencarian arsip;

g) penyelenggaraan pelaporan dan pertanggungjawaban atas

pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan

Arsip, sesuai dengan Standar yang ditetapkan;

h) penyelenggaraan pemberian masukan kepada Kepala Dinas

Perpustakaan dan Arsip sesuai dengan bidang tugasnya;

i) penyelenggaraan perencanaan sarana dan prasarana kearsipan

untuk peningkatan pengelolaan kearsipan di Pemprovsu dan

Kabupaten/kota.

3) Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip mempunyai uraian tugas :

a) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan,pengoordinasian

dalam perlindungan dan penyelamatan arsip statis akibat bencana

yang berskala provinsi, penyelamatan arsip perangkat daerah yang

digabung dan/atau yang dibubarkan dan pemekaran daerah

kabupaten/kota;

b) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan dan pengoordinasian

pelestarian arsip dinamis dan statis yang dikelola oleh Lembaga

Kearsipan Provinsi;

c) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan dan pengoordinasian

dalam autentikasi arsip statis dan arsip hasil ahli media yang

dikelola oleh Lembaga Kearsipan provinsi;

d) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan dan pengoordinasian

dalam melakukan pencarian arsip yang pengelolaannya menjadi

kewenangan daerah provinsi yang dinyatakan hilang dalam bentuk

daftar pencarian arsip;

e) menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan

tahunan dalam bidang arsip sesuai ketentuan dan Standar yang

ditetapkan;

f) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan pengoordinasian

untuk penilaian dan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan

dan pelestarian arsip;

g) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan pengoordinasian

dalam rangka pemusnahan arsip terhadap arsip yang tidak memiliki

nilai guna;
h) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan pengoordinasian

untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam

peningkatan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi,

Lintas daerah Kabupatem/kota, BUMD, dan perusahaan swasta

sesuai dengan ketentuan dan Standar yang ditetapkan;

i) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan pengoordinasian

untuk pengalih mediaan dan refografi arsip dalam rangka

penyelamatan dan pelestarian arsip;

j) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan pengoordinasian

penyimpanan bahan/data untuk penyelenggaraan penyelamatan dan

pelestarian arsip dinamis in aktif dan statis di lingkungan Provinsi

Lembaga Negara di daerah Provinsi dan Kabupaten/kota, BUMD,

ormas, orpol, perseorangan dan daerah Kabupaten/kota;

k) menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, dan pengoordinasian

untuk penelusuran arsip Sumatera Utara tempo dulu dalam rangka

penyelamatan arsipstatis di lingkungan Provinsi, Lembaga Negara

di daerah provinsi dan Kabupaten/kota, BUMD, ormas, orpol,

perseorangan dan daerah Kabupaten/kota.

 Struktur Organisasi

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip

Provinsi Sumatera Utara
Sumber : https://disperpusip.sumutprov.go.id/struktur-organisasi/
2.2 Aktivitas Magang

Kegiatan magang dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi

Sumatera Utara yang berlokasi di Jl. Sultan Ma’amun Ar-rasyid (Jl. Brigjend

Katamso) No. 45 K Medan. Awal penulis melaksanakan kegiatan magang dimulai

pada tanggal 01 September hingga 31 Januari 2024. Awalnya saat pertama kali

penulis melaksanakan magang, penulis ditempatkan di Bidang Pengolahan Bagian

Preservasi yang merupakan Bidang dibawah naungan Dinas Perpustakaan dan

Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Awal praktikan melaksanakan kegiatan di Dinas Perpustakaan dan Arsip

Provinsi Sumatera Utara dibimbing oleh pegawai ruang Preservasi sekaligus

mengarahkan dan membagi tugas terkait pekerjaan didalam ruang Preservasi.

Sebelum melaksanakan kegiatan, Praktikan diarahkan menghadap Kasubbag

Umum dan Kepegawaian untuk memperkenalkan diri, kepada seluruh Pegawai

Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara. Bidang kerja selama

magang pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dirangkum

berdasarkan deskripsi seperti Pelestarian Bahan Pustaka. Daftar rincian kegiatan

magang dapat dilihat pada tabel berikut ini:

No Jadwal Aktivitas

Pengenalan dengan pegawai, mengikuti upacara,

01 September – 08 mengikuti senam pagi, membahas kegiatan

1
September 2023 pelestarian bahan pustaka, menerima buku rusak

yang dilengkapi dengan berita acara serah terima

2 11 September – 15 Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

September 2023 mengumpulkan dan memilah buku rusak (rusak

 ringan, sedang dan berat)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

18 September – 22
3 mengembalikan buku rusak berat pada bidang
September 2023
layanan

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

25 September – 29
4. melakukan perbaikan buku rusak ringan dan
September 2023
sedang (Menjahit)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

2 Oktober – 6 Oktober
5 melakukan perbaikan buku rusak ringan dan
2023
sedang (Menjahit)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

9 Oktober – 13
6 melakukan perbaikan buku rusak ringan dan
Oktober 2023
sedang (Merekatkan dengan lem)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

16 Oktober – 20
7 melakukan perbaikan buku rusak ringan dan
Oktober 2023
sedang (Merekatkan dengan lem)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

23 Oktober – 27
8 melakukan perbaikan buku rusak ringan dan
Oktober 2023
sedang (menganti cover buku)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

30 Oktober – 3
9 melakukan perbaikan buku rusak ringan dan
November 2023
sedang (menganti cover buku)

10 6 November – 10 Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

November 2023 melakukan perbaikan buku rusak ringan dan

 sedang (penjilidan)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

13 November – 17
11 melakukan perbaikan buku rusak ringan dan
November 2023
sedang (penjilidan)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

20 November – 24
12 mengetik dan mencetak label buku (kelengkapan
November 2023
bahan pustaka)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

27 November – 1
13 mengetik dan mencetak label buku (kelengkapan
Desember 2023
bahan pustaka)

Mengikuti upacara, mengikuti senam pagi,

4 Desember – 8
14 mengetik dan mencetak label buku (kelengkapan
Desember 2023
bahan pustaka)

11 Desember – 15 Mengikuti Upacara, Mengikuti senam pagi,

15
Desember 2023 Menyampul Buku yang Selesai di Perbaiki

18 Desember – 21 Mengikuti Upacara, Mengikuti senam pagi,

16
Desember 2023 Menyampul Buku yang Selesai di Perbaiki

27 Desember – 29 Mengikuti Upacara, Mengikuti senam pagi,

17
Desember 2023 Menyampul Buku yang Selesai di Perbaiki

2 Januari – 5 Januari Mengikuti Upacara, Mengikuti senam pagi,

18
2024 Menginput Daftar Buku yang Selesai di Perbaiki

8 Januari – 12 Januari Mengikuti Upacara, Mengikuti senam pagi,

19
2024 Menginput Daftar Buku yang Selesai di Perbaiki

20 15 Januari – 19 Januari Mengikuti Upacara, Mengikuti senam pagi,

 2024 Menginput Daftar Buku yang Selesai di Perbaiki

22 Januari – 26 Januari Mengikuti Upacara, Mengikuti senam pagi,

21
2024 Menginput Daftar Buku yang Selesai di Perbaiki

Mengikuti Upacara,Menginput Daftar Buku yang

29 Januari – 31 Januari Selesai, menyerahkan buku yang selesai diperbaiki

22
2024 pada bidang layanan perpustakaan dan teknologi

informasi disertai dengan daftar buku

 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Kerangka Evaluasi

Perpustakaan merupakan pusat penyedia jasa informasi dan sumber-sumber

informasi baik tercetak maupun non cetak. Perpustakaan sebagai wadah informasi

bagi para penelusur informasi. Kebutuhan sumber informasi yang akurat dan

efektif yakni perpustakaan, dimana didalam perpustakaan berisikan koleksi-

koleksi, jurnal tercetak, layanan penelusuran informasi, fasilitas pencarian, dan

data lainnya yang mampu memenuhi kebutuhan informasi. Perpustakaan juga

sebagai titik temu kembali informasi. Selain itu, perpustakaan juga harus mampu

mendukung mefasilitasi pengguna yang berkunjung ke perpustakaan. Pustakawan

juga sangat perlu dan menjadi salah satu komponen dari perpustakaan.

Pustakawan menjadi tonggak utama dalam mempromosikan serta membangun

budaya literasi informasi bagi civitas akademika.

Kamus Besar Bahasa Indonesia bahwa perpustakaan adalah (1) Tempat,

gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan penggunaan koleksi buku dan

sebagainya, (2) koleksi buku, majalah dan bahan kepustakaan lain yang disimpan

untuk dibaca, dipelajari, dibicarakan.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 disebutkan bahwa “Perpustakaan

adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam

secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan

pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka”.

Preservasi koleksi bahan pustaka merupakan suatu usaha yang dilakukan secara

terencana dan terkelola untuk memastikan bahan-bahan pustaka dapat terpelihara

dengan baik agar tetap dapat dipakai selama mungkin. Tujuan utama dari

preservasi koleksi pustaka adalah dalam rangka melestarikan secara fisik dengan

tetap melestarikan kondisi fisik asli, maupun pelestarian non fisik dengan cara alih

media dalam upaya pelestarian kandungan nilai informasi agar dapat

didayagunakan untuk kepentingan generasi mendatang. Dalam implementasi

preservasi, perlu ditetapkan skala prioritas dalam mempreservasi koleksi, yang

didasarkan pada nilai sejarah, otentifikasi koleksi dan nilai kegunaan, dan yang

terpenting adalah terkait dukungan anggarannya. Dengan anggaran yang terbatas,

tidak mungkin perpustakaan melakukan kegiatan preservasi secara keseluruhan.

3.2 Evaluasi

Berdasarkan kegiatan praktikan pelaksanaan magang di Dinas Perpustakaan

dan Arsip Provinsi Sumatera Utara merangkap di layanan Pelestarian Bahan

Pustaka (Preservasi). Ada beberapa aktivitas magang selama melaksanakan

kegiatan magang di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara,

sebagai berikut:

1. Perencanaan pelestarian bahan pustaka

Sebagaimana diketahui kerusakan bahan pustaka disebabkan oIeh berbagai

faktor yang harus dicegah dengan beragam cara. Pencegahan memerIukan anaIisis

kebutuhan peIestarian daIam mengidentifikasi seberapa besar kerusakan bahan

pustaka, baik dari daIam maupun dari Iuar Iokasi untuk menentukan skaIa

prioritas. AnaIisis kebutuhan adaIah aIat manajemen dan merupakan bagian

proses peIestarian daIam mengembangkan dan mengimpIementasikannya. DaIam

meIaksanakan anaIisis kebutuhan peIestarian diperIukan instrument yang

biasanya meIaIui survei untuk mengevaIuasi kebijakan, kondi koIeksi, kondisi

Iingkungan yang memengaruhi peIestarian koIeksi. Survei ini terdiri atas survei

kondisi koIeksi dan survei kondisi tempat penyimpanan, prosedur penanganan dan

kesiapan menghadapi bencana.

Beradasarkan analisa praktikan selama melaksanakan praktek kerja dibagian

layanan pelestarian bahan pustaka (preservasi). Proses preservasi dalam

Mengelola Pelestarian bahan pustaka dilaksanakan berdasarkan prosedur yakni :

a) Langkah pertama memproses penerimaan buku rusak. Proses penerimaan

buku rusak di lengkapi dilengkapi dengan berita acara dan daftar buku

rusak.

Gambar 3.1 : Penerimaan Buku Rusak

Sumber. Data diolah oleh praktikan
b) Langkah kedua yaitu menggumpulkan dan memilah buku rusak. Proses

mengumpulkan dan memilah buku agar mempermudah dalam

memperbaiki buku dengan ketentuan kerusakan buku yang tergolong rusak

ringan dan rusak berat.

Gambar 3.2 Pengumpulan dan pemilahan Buku Rusak

Sumber. Data diolah Oleh Praktikan

c) Mengembalikan buku rusak berat. Pengembalian buku rusak dilakukan

karena tergolong kedalam beberapa faktor yang tidak layak pakai dan
harus di musnahkan. Pengembalian disertai dengan daftar buku rusak

Gambar 3.3 Pengembalian Buku Rusak Berat

 Sumber. Data diolah Oleh Praktikan
d) Melakukan perbaikan buku rusak ringan. Perbaikan buku rusak ringan

memiliki jenis kerusakan buku lepas cover, lembaran buku terlepas, dan

halaman buku tidak berkurang. Proses perbaikan meliputi:

1. Menjahit buku, sebelum buku di jahit dilakukan pelubangan pada sisi

buku agar mendapat ruang untuk memasukan benang pada buku yang

akan dijahit.

Gambar 3.4 Penjahitan Buku

Sumber. Data diolah Oleh Praktikan

2. Merekatkan dengan lem, buku yang akan di rekatkan pada lem

sebaiknya sisi bagian lem yang lama dikikis sehinga lem lebih mudah

menempel pada buku dan diberikan klip pada sisi bagian buku agar

mempercepat proses perekatan.

Gambar 3.5 Perekatan Buku Pada Lem
Sumber. Data diolah Oleh Praktikan
3. Menganti cover buku, cover buku yang rusak di ketik ulang sesuai

dengan judul buku menggunakan kertas HVS.

Gambar 3.6 Menganti Cover Buku

Sumber. Data diolah Oleh Praktikan

4. Penjilidan, cover buku yang selesai dicetak dilengketkan pada kertas

jeruk agar di lakukan penjilidan cover pada buku.

 Gambar 3.7 Penjilidan Cover Buku
Sumber. Data diolah Oleh Praktikan

e) Mengetik dan mencetak label buku, kantong buku (kelengkapan bahan

pustaka. Proses pembuatan dan pencetakan label buku dilakukan setelah

buku rusak ringan telah selesai diperbaiki.

 Gambar 3.8 Mengetik dan Mencetak Label
Sumber. Data diolah Oleh Praktikan
f) Menyampul buku. Buku yang telah selesai di perbaiki dan di berikan label

dan kantong buku segera di sampul untuk menghindari terjadinya

kerusakan pada buku.

Gambar 3.9 Menyampul Buku

Sumber. Data diolah Oleh Praktikan

g) Membuat daftar buku yang selesai di perbaiki. Pembuatan daftar buku

yang telah selesai di perbaiki agar diketahui jumlah buku yang telah

selesai dan dapat di serahkan pada bidang layanan perpustakaan.

 Gambar 3.10 Membuat Daftar Buku
Sumber. Data diolah Oleh Praktikan

h) Penyerahan buku. Buku yang telah selesai di perbaiki diserahkan kembali

pada bidang layanan perpustakaan agar bisa di pergunakan kembali

 Gambar 3.11 Penyerahan Buku
Sumber. Data diolah Oleh Praktikan

BAB IV

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

4.1 Kesimpulan

Program Merdeka Belajar-Kampus Merdeka merupakan parameter persiapan

mahasiswa menjadi lulusan sarjana yang kompeten, mampu memecahkan masalah

dan menghadirkan solusi, gagasan serta pengalaman secara langsung dilapangan

yang siap menciptakan daya karsa yang baru. Program Magang ini menjadi salah

satu mata kuliah civitas akademika dikalangan perguruan tinggi bagi mahasiswa

semester 7. Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 tentang Standar Nasional

Pendidikan Tinggi menyatakan bahwa “Perguruan Tinggi wajib memberikan hak

belajar tiga semester di luar program studi, mahasiswa diberikan kebebasan

mengambil SKS di program studi, yaitu berupa 1 semester (setara dengan 20 sks)

kesempatan mengambil mata kuliah di luar program studi pada perguruan tinggi

yang sama dan 2 semester (setara dengan 40 sks) melaksanakan aktivitas

pembelajaran di luar perguruan tinggi”. Serumpun dengan itu, Sebagaimana latar

belakang pendidikan praktikan berasal dari Program Studi Perpustakaan dan Sains

Informasi Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial Universitas Sari Mutiara Indonesia

Medan. Maka, praktikan memilih tempat dan lokasi magang yakni di Dinas

Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.

Praktikan melaksanakan kegiatan magang dengan mengerjakan dibidang

layanan Preservasi. Layanan preservasi di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi

Sumatera Utara mencakup bidang pengolahan. Cakupan dari layanan Preservasi

diatas sebagian sudah terlaksana