SOP Kesekretariatan

Health Education and Promotion Program (HEP Program)

Definisi

Merupakan petunjuk kerja bagi pengurus HEP Program sebagai pedoman untuk melakukan berbagai
aktivitas yang berhubungan dengan pengarsipan, surat menyurat/korespondensi, dan administrasi, serta
berhubungan dengan sekretariat HEP Program.

Secara Umum SOP ini mengatur 3 hal, yaitu :

1. Surat Menyurat
2. Pengarsipan
3. Sekretariat

I. Surat Menyurat :

I.1 Komponen Surat

Adapun Komponen dalam surat-surat HEP Program adalah sebagai berikut :

I.1.1 Kop surat HEP Program

A. Kop Surat yang digunakan adalah kop surat resmi HEP Program yang pembuatannya
secara resmi dilakukan oleh Sekjen HEP Program.
B. Kop surat HEP Program terdiri dari :
- Bagian Atas :
 Logo HEP Program :
a. Logo HEP Program harus ada pada surat HEP Program, dan tidak boleh
menggunakan logo lain.
b. Logo diletakkan di bagian kiri
c. Penggunaan logo HEP Program secara detail diatur dalam statuta.
 Tulisan HEP Program : diletakkan di bagian kanan, dengan ukuran huruf yang
besar.
 Kepanjangan HEP Program:dibawah tulisan HEP Program dengan ukuran huruf
yang lebih kecil.
- Bagian bawah :
 Alamat secretariat HEP Program
 Nomor Telepon
 Alamat Website

C. Penggunaan Kop surat wajib bagi setiap aktivitas keorganisasian.

D. Organisasi (HEP Program) dan Logo HEP Program. Penggunaan Kop surat yang berbeda
dari kop surat resmi ini harap di konsultasikan kepada Sekjen HEP Program.

E. Kegiatan yang membutuhkan kepanitiaan khusus dapat menggunakan kop surat khusus
pula tetap harus menggunakan logo HEP Program dan penggunaannya dikonsultasikan
dengan Sekjen HEP Program.

1
 I.1.2.Nomor surat

A. Nomor Surat HEP Program dibuat dengan mengikuti format sebagai berikut :

No. surat /sifat surat/jabatan pengurus/HEP Program/bulan/tahun

Keterangan :
- No surat : dibuat dalam angka sebanyak 3 digit. Berurut
- Sifat surat : “EXT” (huruf E kecil) untuk surat yang ditujukan kepada eksternal HEP Program
dan “INT” ( huruf I kecil) untuk surat yang di tujukan ke dalam (internal) HEP Program.
- Jabatan pengurus :
Ketua : President
Sekretaris Jenderal : Sekjen
Bendahara : Bendahara

- Bulan : bulan saat surat dikeluarkan , menggunakan huruf angka romawi.

- Tahun: tahun saat surat dikeluarkan (menggunakan angka arab)

B. Pada setiap awal aktifnya kepengurusan yang baru maka nomor surat akan kembali dari awal
(per 1 juli) yaitu dari nomor 001.

C. Surat di bawah Bidang Program diatur kebijakannya oleh Bidang Program terkait dan
dilaporkan kepada Sekjen HEP Program.

D. Surat di bawah Lokal HEP Program di setiap daerah diatur oleh Sekjen Lokal dan dilaporkan
kepada Sekjen HEP Program Pusat.

E. Semua surat yang dikeluarkan oleh pihak terkait baik dalam bentuk hard copy maupun
electronic (soft copy) harus membubuhkan tanda tangan dan stempel.

I.1.3 Stempel
A. Stempel yang digunakan adalah stempel organisasi HEP Program.
B. Stempel Organisasi berupa logo HEP Program dan diatur penggunannya oleh Sekjen HEP
Program.
C. Dalam hal penggunaan stempel oleh Lokal-lokal HEP Program di setiap daerah diatur
penggunannya oleh Sekjen lokal dan dilaporkan kepada Sekjen HEP Program Pusat.

I.1.4. Amplop
Amplop HEP Program menggunakan Amplop berwarna putih dengan menggunakan logo HEP
Program serta alamat sekretariat HEP Program. Penggunaan Amplop disesuaikan.

I.2 Alur Surat:

I.2.1 Setiap pengurus berhak mengeluarkan surat sesuai dengan peraturan yang berlaku.

I.2.2 Segala surat yang dikeluarkan oleh pengurus harus ditembuskan kepada Sekjen HEP PROGRAM.

I.2.3 Setiap surat yang masuk kepada pengurus tertentu di arsipkan oleh pengurus tersebut masing-masing
dan dilaporkan kepada Sekjen setiap habis periode kerja.

2
I.2.4 Setiap surat yang masuk ke sekretariat umum diarsipkan oleh Sekjen dan dibantu pengelolaannya
oleh Sekjen lokal tempat sekretariat umum berada.

I.2.5.Sekjen membuat laporan keluar masuknya surat di setiap periode kerja.

2. Pengarsipan

2.1 Segala bentuk pengarsipan HEP Program dilakukan oleh Sekjen.

2.2 Segala bentuk proposal kegiatan HEP Program yang dibuat / dilakukan oleh pengurus harus di
arsipkan kepada Sekjen, sebagai kontrol dalam pelaksanaan program kerja dan evaluasi di akhir periode
kepengurusan.

2.3 Segala bentuk proposal kegiatan yang dibuat oleh pengurus harus diketahui oleh Ketua HEP Program.

2.4 Segala bentuk pelaporan pelaksanaan kegiatan HEP Program yang dibuat / dilakukan oleh pengurus
harus di arsipkan kepada Sekjen, sebagai kontrol dalam pelaksanaan program kerja dan evaluasi di akhir
periode kepengurusan.

2.5 Pengurus HEP Program membuat dan menyerahkan laporan kegiatannya setiap dua bulan (untuk
laporan kecil), dan setiap periode (untuk laporan besar/4 bulanan), dengan format yang telah ditentukan
dan diberikan Sekjen HEP Program, diserahkan kepada Sekjen HEP Program dan Badan Pengawas.

2.6 Segala bentuk surat menyurat yang dilakukan pengurus harus di arsipkan kepada Sekjen.

2.7 Segala bentuk surat menyurat elektronik (email,dsb) yang dilakukan oleh pengurus harus
menggunakan kop surat dan nomor resmi, diarsipkan dan dilaporkan kepada Sekjen di setiap akhir
periode kerja kepengurusan.

2.8.Pengarsipan dapat dilakukan melalui mailing list/email list, adapun folder-folder yang diletakkan di
email list dan mailing list adalah sebagai berikut :

1. HEP Program - Surat (berisi segala bentuk surat menyurat yang dilakukan oleh pengurus).

- surat masuk

- surat keluar

- Invoice

2. HEP Program- Laporan Kerja (berisi segala laporan kerja pengurus )

- Small report (laporan 2 bulanan)

- Big report (laporan periode kerja/4 bulanan)

3. HEP Program- Form surat dan laporan (berisi form resmi surat dan laporan yang ditentukan dan
dikeluarkan Sekjen untuk dipergunakan pengurus lainnya).

4. HEP Program – SOP (berisi SOP HEP Program)

5. HEP Program- Konstitusi dan AD-ART (berisi segala hal yang berkaitan dengan konstitusi dan
AD-ART)

3
 6. HEP Program – Kandidat Pengurus (berisi segala hal yang berkaitan dengan form kandidat
pengurus HEP Program, dikeluarkan oleh Sekjen).

7. Notulensi (berisi segala notulensi rapat dan pertemuan HEP Program)

- Notulensi Rapat Pengurus

- Notulensi CM pengurus bulanan

- Notulensi CM (di luar bulanan)

- Notulensi CM Kegiatan

- Notulensi Lain-lain

8. Lain-lain (berisi segala hal yang tidak ada pada folder di atas).

2.9 Segala bentuk surat-menyurat tercetak yang dilakukan pengurus harus menggunakan kop surat dan
nomor resmi, diarsipkan dan dilaporkan kepada Sekjen di setiap akhir periode kerja kepengurusan.

2.10 Sekjen membuat dan menyerahkan laporan HEP Program dengan format tertentu setiap perode kerja
kepengurusan, diserahkan kepada Badan Pengawas, Pengurus HEP Program, dan anggota HEP Program
lainnya , sebagai kontrol dalam pelaksanaan kerja dan evaluasi pengurus di akhir periode kepengurusan.

3.Sekretariat Umum

3.1 Sekretariat tetap HEP Program Indonesia Jl. Syarif Thayeb, Lhambuk, Kec. Ulee Kareng, Kota Banda
Aceh – Aceh, Indonesia.

3.2 Pengelolaan Sekretariat umum HEP Program merupakan tanggung jawab Sekjen dan Pengelolaan
Sekretariat Wilayah merupakan tanggung jawab Sekretaris Wilayah.