KETUA SETIAUSAHA Secretary General KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Ministry of Education Malaysia ‘ARAS 8, BLOK E8 KOMPLEKS E Telefon : 03-8884 6069 PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN Faks : 03-8888 5124 62604 PUTRAJAYA, Laman Web: hup://www.moe.gov.my GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PENGKELASAN BAHARU KATEGORI STOR DI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA (KPM) Semua Ketua Jabatan / Bahagian ‘Semua Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri ‘Semua Pengarah Institusi Pendidikan Semua Pegawai Pelajaran Daerah Semua Pengetua / Guru Besar 4. TUJUAN 4.4. Garis panduan ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua Bahagian / Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) / Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) / Institusi Pendidikan dan Sekolah berkenaan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu Kategori Stor Di Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). 1.2 Garis panduan ini adalah berkaitan prosedur pelaksanaan selepas perubahan kategori stor di KPM berdasarkan keputusan Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor bersama Perbendaharaan pada 16 Mac 2011, Mesyuarat Pelaksanaan Penyelarasan Semula Kategori Stor KPM pada 28 Jun 2011 dan Mesyuarat Antara KPM dan Perbendaharaan Berhubung Penyelarasan Draf Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu Kategori Stor Di KPM pada 30 September 2011. 2. LATAR BELAKANG 2.1 Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil.5/2009 - Tatacara Pengurusan Stor (TPS), setiap agensi perlu melaksanakan pengkelasan kategori stor bagi memastikan pengurusan Stor Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan. Walaupun KPM melalui agensi-agensinya telah melaksanakan perkara ini, keunikan 122 23 2.4 25 struktur dan pengurusan stor oleh agensi di bawah KPM tel) menyebabkan berlakunya kekeliruan dalam pengkelasan stor terutamanya di sekolah-sekolah Berdasarkan beberapa siri Mesyuarat Penyelarasan Semula Kategori Stor KPM yang telah diadakan dengan Perbendaharaan, semua agensi di KPM perlu menyelaras semula kategori stor masing-masing. Penyelarasan kategori yang terkini adalah berdasarkan kriteria baharu yang ditetapkan oleh Perbendaharaan. Perubahan kategori stor ini akan melibatkan perbezaan dalam pelaksanaan TPS, penggunaan borang (KEW.PS) dan pelantikan pegawai yang terlibat dalam pengurusan stor. Garis panduan ini disediakan bagi pelaksanaan TPS yang berbeza amalannya daripada sebelum ini dengan penekanan terhadap perkara yang berkaitan dengan perubahan status Kategori stor dan perbezaan pelaksanaannya, Pekeliling ini hendaklah ilaksanakan bersama-sama dengan ketetapan yang telah dikuatkuasakan seperti di TPS. TPS adalah asas pertimbangan kepada pelaksanaan panduan ini. PELAKSANAAN BERDASARKAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5/2009 - TATACARA PENGURUSAN STOR (TPS) 34 3.2 Definisi Stor Tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok. Definisi Stok ‘Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan pejabat, ubat- ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel, dapur, peralatan sukan, peralatan pertanian, latihan, penyiaran, domestik, dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya °fon (3 Kategori Stor di KPM 3.3.1 Pengkelasan stor di KPM adalah berdasarkan kriteria-kriteria khusus yang ditetapkan oleh Perbendaherean dengan mengambil kira keunikan struktur dan fungsi agenst di KPM dan hanya melibatkan dua (2) kategori stor iaitu: Jadual 1: Kriteria Pengkelasan dan Kategori Stor 1. |Kaedah perolehan | Menguruskan perolehan Tidak membuat (pembelian) stok | (pembelian) stok senditi perolehan (pembelian) barang- baran, ATAU Membuat perolehan stok menggunakan peruntukan bantuan geran per kapita (PcG) 2. | Sumber peruntukan Menggunakan Menggunakan kewangan bagi peruntukan belanja peruntukan bantuan tujuan perolehan mengurus bagi tahun geran per kapita semasa (PcG) 3. | Penggunaan Membekalkan stok kepada| Menerima bekalan Bekalan Stok Stor Unit; stok dari Stor Utama ATAU dan membuat Membekalkan stok terus bekalan terus kepada pelanggan kepada pelanggan 4. | Penggunaan Permohonan stok dari Stor Permohonan Borang Unit ke Stor Utama daripada pelanggan menggunakan KEW.PS- menggunakan 10; KEW.PS-11 ATAU Permohonan daripada pelanggan ke Stor Utama menggunakan KEW.PS- dates i ee O Ruangan stor Mempunyai ruangan / bilik Tidak mempunyai khas bagi menempatkan. ruangan / bilik khas peralatan / barang-barang bagi menempatkan yang dikategorikan sebagai peralatan / barang- stok barang yang dikategorikan sebagai stok 3.4. PELANTIKAN PEGAWAI PENGURUSAN STOR 3.4.1 Setiap agensi di KPM hendakiah melantik pegawai bagi memenuhi tuntutan untuk pelaksanaan pengurusan stor seperti berikut a. Pegawai Stor Pelantikan pegawai stor hendaklah dilaksanakan oleh Ketua Jabatan secara bertulis di peringkat dalaman bagi pegawal yang difikirkan sesuai tanpa mengira gred. Pegawai Penerima / Pegawai Pengesah Pegawai penerima / pengesah dilantik secara dalaman sekurang-kurangnya dua (2) orang atau lebih yang diberi tanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan barang-barang stor yang diperoleh c. Pegawai Pemeriksa Stok Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidek oO terlibat dengan stor yang diperiksa bagi melaksanakan pemeriksaan sekurang-kurangnya sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. d. Pegawai Pemverifikasi Stok i. Pelantikan dua (2) orang Pegawai Pemverifikasi Stor di Bahagian / JPN dan Agensi di Peringkat Negeri (contoh: BTPN) adalah di bawah kelulusan Ketua Setiausaha / Timbalan Ketua —_Setiausaha Kementerian.Pelantikan dua (2) orang Pegawai Pemverifikasi Stor di Institusi Pendidikan | Sekolah adalah ci bawah kelulusan Pengarah Bahaglan / Rektor! Pengarah Pelajaran Negeri mengikut induk institusi masing- masing. Pegawal-pegawai yang dilantik seharusnya dilantik dalam kalangan pegawai yang tidak terlibat dengan organisasi / jabatan/ institusi / sekolah yang diverifikasi serta hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai kemahiran asas dalam TPS.3.5 PENGGUNAAN BORANG DI STOR UTAMA DAN STOR UNIT 8 Jadual 2- Senarai Penggunaan Borang di Stor Utama dan Stor Unit |, Borang .PS-2, Borang Terimaan Barang- Laporan Terimaan 1. | Penerimaan Barang. Barang-Barang KEW.PS-2, (Borang (sekiranya terdapat Laporan Terimaan selisihan) Barang-Barang) (sekiranya terdapat selisihan) Penyediaan Katalog Rekod Senarai (senarai perihal Barang 2. | Merekod Stok barang) KEW.PS-4, (Kad KEW.PS-3, Kad Petak) Kawalan Stok KEW.PS-4, Kad Petak KEW.PS-5, Senarai Kad Kawalan Stok KEW.PS-6, Tambahan KEW.PS-7, Barang-berang Penentuan Kumputan 3. | Penyimpanan Standard Stok (Berdasarkan KEW.PS-7, Penentuan Penggunaan Dua (2) Kumpulan Stok Tahun) (Berdasarkan KEW.PS-8, MDKD Penggunaan Dua (2) KEW.PS-9, Senarai Tahun) Stok Bertarikh Luput KEW.PS-8, MDKD KEW.PS-9, Senarai Stok Bertarikh LuputPengeluaran KEW.PS-10, Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok (melibatkan Stor Utama dengan Stor agensi - stor ke stor) KEW.PS-11, Borang Permohonan Stok. Daripada stor kepada pengguna akhir. KEW.PS-12, Senarai Pembungkusan (penggunaan melibatkan KEW.PS- 10) ‘* KEW.PS-11, Borang Permohonan Stok 5 Pemeriksaan KEWPS-13, Leporan Kedudukan Stok KEW.PS-14, Laporan Verifikasi Stor KEW.PS-17, Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-18, Perakuen Ambil Alih ~ KEW.PS-14, Laporan Verifikasi Stor * KEW.PS-17, Penyaia Pelarasan Stok « KEW.PS-18, Perakuan Ambil Alih Kehilangan dan Hapuskira KEW.PS-19, Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-21, Leporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bemnilai Rendah + KEW.PS-19, Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah * KEW.PS-21, Laporen Hapus Kira Kekurangan Stok Bemilai Rendah‘* KEW.PS-13, Laporan| » KEW.PS-14, Laporan Kedudukan Stok Verifikasi Stor 7. | Laporan © KEW.PS-15, Laporan| » KEW.PS-20, Laporan Tahunan Tahunan Keseluruhan ‘Tahunan Pelupusan Pengurusan Stor Stok * KEW.PS-16, Leporan| © KEW.PS-22, Laporen Tahunan Verifikasi Stor Tahunan Kehilangan + KEW.PS-20, Leporan Dan Hapus Kira Stok Tahunan —Pelupusan Stok «© KEW.PS-22, Laporan Tahunan — Kehilangan Dan Hapus Kira Stok 3.6 PEMBELIAN/ PENERIMAAN STOK 3.6.1 3.6.2 3.6.3 3.6.4 Pembelian stok bagi agensi yang berstatus Stor Utama adalah digalakkan secara berpusat. Pembelian bagi stok yang terdiri daripada jenis yang sama hendaklah dibeli secara pukal oleh Unit Pengurusan ‘Aset yang seterusnya melaksanakan pengagihan kepada stor-stor kecil_yang lain. Pemusatan ini boleh membantu daripada segi pengagihan dan perekodan awal stok. Setiap agensi berstatus Stor Utama dikehendaki melaksanakan perekodan pembelian / penerimaan barang melalui Borang Terimaan Barang-Barang KEW.PS-1. Borang ini hendaklah disi satu (1) salinan bagi setiap pesanan. Agensi berstatus Stor Unit hendakiah menerima stok dan merekodkan secara terus ke dalam Kad Petak KEW.PS-4. Sekiranya terdapat sebarang perselisihan dalam penerimaan barang, kesemua agensi hendaklah melaporkan perselisihan ini di dalam Borang Laporan Terimaan Barang-Barang KEW.PS-2.© 3,7 PEREKODAN STOK 3.7.1. Penyediaan Katalog iaitu rekod senarai barang-barang standard dalam pegangan Stor Utama yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai nombor kod, perihal barang, unit pengukuran dan harga hendeklah cisediakan mengikut ketetapan TPS. Sekiranya terdapat penambahan di dalam senarai katalog, agensi berstatus Stor Utama hendaklah menggunakan Borang Tambahan Barang-Barang Standard KEW.PS-6. 3.7.2. Stor Unit dikehendaki menyediaken satu senarai barang-barang yang terdapat dalam pegangannya seperti yang dikehendaki di para 15 TPS. 3.7.3 Perekodan stok bagi Stor Utama hendaklah menggunakan Kad Kawalan Stok KEW.PS-3, KEW.PS-4 dan Senarai Kad Kawalan Stok KEW.PS-5. 3.7.4 Stor Unit hanya periu merekodkan stok ke dalam KEW.PS-4 sahaja, berdasarkan ketetapan dalam TPS. 3.7.5 Perekodan stok bahan-bahan mentah bersifat basah (contoh: ikan, ayam dan sayur-sayuran) di institusi pendidikan hendaklah direkodkan walaupun pembelian dan penggunaan adalah mengikut kadar harian. Format bagi perekodan stok ini adalah berdasarkan kategori bahan mentah seperti yang ditunjukkan di Lampiran A. Konsep kaedah perekodan ini boleh diguna pakai bagi perekodan stok bahan kimia / bahan berbahaya. 3.7.8 Perekodan stok gunasama seperti peralatan pendidiken jasmanif sukan / makmal | kemahiran hidup (contoh : bola, kayu hoki, baju sukan, rades makmal dan peralatan pertukangan) hendaklah direkodkan dan disimpan secara berasingan setelah dikeluarkan daripada rekod stok. Format bagi perekodan stok gunasama disertakan di Lampiran B. 3.8 PENYIMPANAN 3.8.1 Penyimpanan stok di KPM hendakleh mematuhi pelaksanaan 55 (sisih, sapu, susun, seragam dan sentiasa amal) yang telah diamalkan di agensi masing-masing bagi memastikan kekemasan dan operasi stor dapat berjalan dengan optimum.38.2 3.8.3 3.8.4 Stok yang mempunyai tarikh luput hendakich dipastik®> penyimpanannya dikuti dengan rekod Stok Bertarikh Luput KEW.PS-9 bagi memastikan stok tersebut dapat dikenal pasti tarikh luput dan kadar penggunaannya. Stok yang bertarikh luput hendaklah cikenal pasti melalui manual pengguna stok atau label yang terdapat pada fizkal stok itu sendiri Pelaksanaan sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD) KEW.PS-8, hendaklah diamalkan bagi stok yang mempunyai tarikh luput bagi memastikan kelangsungan penggunaan stok dan seterusnya dapat menggunakan stok tersebut secara maksimum. Pelaksanaan penyimpanan stok yang berstatus bahan berbahaya hendaklah mematuhi peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti di TPS dan peraturan yang ditetapkan oleh agensi yang berkaitan. 3.9 PENGELUARAN 3.9.1 3.9.2 3.9.3 39.4 Sebarang pengeluaran stok daripada Stor Utama kepada Stor Unit yang lain hendaklah menggunakan Borang Pesanan Dan Pengeluaran ‘Stok KEW.PS-10. Penggunaan borang ini hanya bagi pesanan yang melibatkan stor ke stor. Permohonan yang melibatkan pengguna akhir atau kegunaan dalaman oleh Stor Utama hendakih menggunakan Borang Permohonan Stok KEW.PS-11. Pengeluaran bagi bahan kimia yang hendak dikeluarkan bagi kegunaan pengajaran dan pembelajaran (P&P) hendakiah dikeluarkan ‘mengikut kegunaen (contoh: 1 liter atau 100 gram) daripada Kad Petak dan disimpan di dalam bekas simpanan sementara. Simpanan ini dikawal penggunaannya secata dalaman oleh pegawai yang dipertanggungjawabkan. Pelaksanaan pengeluaran barang gunasama di bengkel / makmal / stor suken dilaksanakan dengan menggunakan buku keluar masuk sebagai rekod dalaman. Kaedah ini hendaklah dilaksanakan bagi mengawal sella stok gunasama tersebut. Rekod dalaman ini boleh mengambil contoh seperti Lampiran B. 10© 3.40 PEMERIKSAAN 3.10.1 Pemeriksaan stok hendaklah perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengesan dan mengenal pasti kelemahan-kelemahan yang menyebabken stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil. 3.10.2 Pemeriksean stok dibahagiken kepada tiga (3) iaitu: a. Pengiraan Stok i. Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan oleh semua stor dan secara terus menerus sepanjang tahun; i, Setelah pengiraan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan hendakleh ditandatangani berserta tarikh oleh Pegawai Stor; dan Melalui pengiraan ini, Stor Utama dikehendaki menyediakan Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13 bagi tujuan pelaporan kepada urusetia Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK). Prestasi sesebuah stor itu adalah diukur berdasarkan kadar pusingan stoknya di mana kadar optimum ialah empat (4) kadar pusingan. Pemeriksaan Stok Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan oleh Stor Utama dan Stor Unit di mana pemeriksaan ini dibuat sekurang-kurangnya sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. ji, Ketua Jabatan di dalam hal ini hendaklah melantik secara bertulis sekurang-kurangnya dua (2) pegawai pemeriksa yang tidak terlibat dalam pengurusan stor untuk menjalankan pemeriksaan stok dan menyediaken Laporan Pemeriksean/ Verifikasi Stor KEW.PS-14. iii, Setelah_pemeriksaan dilakukan, satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (Stor Utama) / Ked Petak (Stor Unit) dan hendaklah ityditandatangani berserta tarikh oleh Pegawai Pemerikf) dan iv. Pelaksanaan pemeriksaan siok ini hendak mematuhi ketetapan dan kriteria pemeriksaan stok yang ditetapkan dalam TPS. c. Verifikasi Stor i. Kesemua Stor Utama dikehendaki melaksanakan verifikasi stok oleh Pegawai Pemverifikasi Stor yang dilantik oleh Pegawai Pengawal (Bahagian / JPN) atau Pengarah Behagian / Rektor! Pengarah Pelajaran Negeri (institus pendigikan / sekolah) selepas pemeriksaan stok Gijalankan. ii, Pemverifikasi stor dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekall sebelum tahun berakhir iaitu sebelum 31 Disember bagi melengkapkan KEW.PS-14 serta menyediakan Laporan Tahunan —_‘Keseluruhan Pengurusan Stor KEW.PS-15 dan Laporan Tahunan Verifikasi Stor KEW.PS-16. 3.10.3 Pelarasan stok hendaklah dilaksanakan selepas pemeriksaan stok dijalankan. Sekiranya terdapat perselisihan berdasarkan dapatan laporan pemeriksaan tersebut, pelarasan dilaksanakan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17 dan hendaklah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Kad Kawalan Stok dan Kad Petak yang terlibat untuk pelarasan hendaklah dikemaskini dan ditandatangani. 3.10.4 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa dan digalakkan menggunakan Buku Daftar Pemeriksaan Mengejut - Am.28 (Pin. 1/77) bagi mematuhi Arahan Perbendaharan AP 309 - Pemeriksaan Mengejut. 2oO 31 3.42 3.13 KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN Kaedah pelaksanaan bagi keselamatan dan kebersinan adalah tertakluk kepada ketetepan yang dinyatakan seperti di TPS. PELUPUSAN 3.12.1 Pelupusan stok adalah proses mengeluarkan stok yang usang, rosak atau lebihan yang tidak diperlukan (dead stock) bagi memaksimumkan ruangan penyimpan dan kadar pusingan stok. 3.12.2Kesemua stor dikehendaki melaksanakan pelupusan stok berdasarkan syor Pegawai Pemeriksa dan Pegawai Pemverifikasi stok. 3.12.3Ketua Jabatan hendaklah melantik secara bertulis dua (2) pegawai pemeriksa stok yang mempunyai kepakaran bersesueian dan tidek terlibat secara langsung dalam menguruskan stok tersebut. Pegawai pemeriksa perlu melengkapken borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah KEW.PS-19. 3.12.4 Pelupusan stok bernilai rendah adalah melibatkan pelupusan stok dengen Nilai Perolehan Asal (NPA) stok kurang deripada RM10,000.00. Namun, sekiranya NPA stok adalah lebih, pelupusan stok hendaklah mengikuti kaedah pelupusan berdasarkan Tatacara Pengurusen Aset Alih Kerajaan (TPA) dengan menggunakan Borang Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih KEW.PA-17. 3.12.5 Pegawai Stor hendaklah mengemaskinikan Kad Kawalan Stok dan Kad Petak di ruangan Keluar/ Baki Stok setelah pelupusan dilaksanakan, HAPUS KIRA DAN KEHILANGAN 3.13.1 Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apebila berlaku keourlan, Kebakaran, bencana alam, kesusutan dan seumpamenya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA yang sedang berkuat kuasa kecuali Kekurangan ‘Stok Yang Bernilai Rendah. 1B3.18.2 Kekurangan Stok Yang Bemnilai Rendah adalah stok ya jumiah NPA kurang deripada RM250 yang kekurangannya adalah akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruap atau kemerosotar/kekurangan yang tidak dapat dielakkan. Kekurangan stok tersebut bukan disebabken kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam. 3.13.3 Kuasa Melulus hapus kira kekurangan stok adalah tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa. 3.13.4 Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok KEW.PS-21 dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi stor di KEW.PS-14 serta disahkan oleh Ketua Jabatan. 4, LAPORAN MENGIKUT SUKU TAHUN/ LAPORAN TAHUNAN Semua stor dikehendaki melaporkan prestasi pengurusan stor kepada penyelaras stor Bahagian’ JPN untuk dilaporkan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Aset Alih dan Stor Kerajaan. Pelaporan adalah seperti berikut: Jadual 3: Borang- Borang Yang Berkaitan Bagi Penyediaan Laporan Mengikut Suku Tahun KEW.PS-13, Leporan Kedudukan KEW.PS-20, Laporan Tahunan Stok. Pelupusan Stok © KEW.PS-14, Laporan| © KEW.PS-22, Laporan Tahunan Pemeriksaan/ Verifikasi Stok Kehilangan Dan Hapus Kira Stok * KEW.PS-20, Laporan Tahunan| » Pemeriksaan Mengejut oleh Pelupusan Stok Ketua Jabatan * KEW.PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok © Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua Jabatan 14Stok © KEW.PS-13, Laporan Kedudukan © KEW,PS-15, Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor * KEW.PS-16, Leporan Tahunan \Verifikasi Stor © KEW-PS-20, Leporan Tehunan Pelupusan Stok * KEW.PS-22, Leporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok Pelupusan Stok © KEW.PS-22, Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok © KEW.PS-14, Laporan Pemeriksaan Stok © KEW.PS-20, Laporan Tehunan Nota: Sekiranya tiada kes kehilangan atau pelupusan dilaksanakan, nyatakan “TIADA" di dalam laporan di KEW.PS-20 dan KEW.PS-22. 5. ASPEK YANG PERLU DIURUSKAN 1, | Pengiraan Stok Sebaik-baiknya setiep suku tahun bagi tujuan penyediaan Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-13 ‘Sepanjang tahun Dilaksanakan olen Pegawai Stor 2. |Pemeriksaan | Sekurang- Dilakseneken Dilaksanekan Stok kurangnya satu (1)|mulai 1 Oktober] oleh — Pegawai kali setahun| tahun semasa —_| Pemeriksa lantikan Ketua Jabatan 3. | Verifikasi Stor | Sekurang- Selepas prosedur | Dilaksanekan kurangnya satu (1)| pemeriksaan oleh Pegawat kali setahun dijalankan Pemverifixasi (selepas —bulan | Stok —_lantikan Oktober dan | Pegawai sebelum 31 | Pengawal ! Disember _ tahun | Pengarah 15semasa) Bahagian I Rektor / Pengarah Pelajaran Negeri 4. |Pemeriksaan | Sekurang- Sepanjang tahun _| Dilaksanakan Mengejut kurangnya dua (2) oleh Ketua kali setahun Jabatan 5. |Laporanbagi | Setiap suku tahun | Sepanjang tahun | Sekiranya ada Pelupusan dan Hapus Kir 6. PENUTUP 6.1 Pematuhan kepada garis panduan ini adalah penting bagi memastikan pengurusan stor dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkualit. Bagi mencapai hasrat i, semua pegawai yang menguruskan stor hendaklah memainkan peranan masing-masing bagi mematuhi garis panduan yang ditetapkan. 6.2 Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab bagi memastikan peraturan bagi perkara Gipatuhi sepenuhnya oleh Bahagian / Jabatan / Institusi ji bawah seliaan masing-masing. Bagi tujuan ini, semua ketua jabatan adalah bertanggungjawab memastikan bahawa garis panduan ini diedarkan kepada institusi di bawah seliaan masing-masing. 7. PEMAKAIAN DAN PEMATUHAN Geris Panduan ini hendaklah dibaca bersama-sama Arahan Perbendaharaan (SAP), rujukan S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 Jid. 28 SK.6 (4) bertarikh 30 Disember 2009. 16oO ©) TARIKH KUAT KUASA Garis panduan ini hendaklah disifatkan berkuatkuasa mulai tarikh pekelling ini dikeluarkan. Sekian, terima kasih. (Lp DATO’ DR. ROSLI BIN MOHAMED Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia Tarik: 2} Pebtway) 202. sk: 1. Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia 2. Timbalan-Timbalan Ketua Setiausaha, KPM 3. Timbalan-Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran 4, Penasihat Undang-Undang, KPM 5. Pegawai Perhubungan Awam, KPM 7Glosat Pegawai Pengawal - Ketua Setiausaha Kementerian. Ketua Jabatan - Setiausaha Behagian/ Pengarah/ Rektor/ Pengetua dan Guru Besar. Barang guna habis - Barang yang ‘kerap guna’, mudah rosak, mudah haus, tidak ekonomi dikesan satu persatu atau mengikut aturan manual penggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna. Barang gunasama - Stok yang dikeluarkan namun untuk kegunaan bersama dan ekonomi untuk dikesan seperti bola, baju jersi, alat radas makmal dan alatan kemahiran (tukul dan gergaji). NPA - Nilai perolehan asal iaitu nilai pembelian awal berdasarkan punea perolehan. MDKD - Masuk dahulu keluar dahulu (first in, first out) merujuk kepada keutamaan kepada stok yang datang lebih awal dikeluarkan terlebihdahulu. 18a LAMPIRAN A PELAKSANAAN PEREKODAN STOK BAHAN MENTAH KEW.PS-4 No. Kad: KAD PETAK (Tatacara Pengurusan Stor 53) Contoh : Ruj, Kawalan Stok": Nombor Kod: | 001 Perihal Stok: Daging (Ayam & Lembu) Kumpulan Stok: Lokasi Stok: | Stor Bahan Bermasak - Pra Sekolah Baki dibawa ke hadapan TT 1 | 1102011 001 10k9 50.00 10kg ° 19LAMPIRAN B DAFTAR PERGERAKAN PERALATAN / STOK GUNASAMA “ens “Jenama dan Hodal No, Siri Pendaftaran 5 Pogewal Benyela Lokasi : ata Tarik Licies a ‘Ketika Dikeluarkan Kotika Dipulangkan ca Bit | Nama Pominjam ot Tangka Nama bikatuatan | STORE | Pinaman | Penwangan | vere, | Tarn | NamaPogawal | Tarkh 20