AUDIT BERBANTUAN
KOMPUTER
Menggunakan Microsoft Excel 2007/2010/2013
Puji Bayuaji
9/23/14 Eoditor.com
(badjoeadjie@gmail.com)
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Contents
BAB I. PENGENALAN MICROSOFT EXCEL ................................................................................................ 7
Apa itu Microsoft Excel ....................................................................................................................... 7
Sejarah Excel ................................................................................................................................... 7
Excel 2007 Interface ........................................................................................................................ 9
Excel 2013 Interface ...................................................................................................................... 10
Mengapa menggunakan Microsoft Excel 2007/2010/2013 ............................................................. 10
Keuntungan menggunakan Excel sebagai Audit Software adalah ................................................ 11
Kelemahan2 dari Excel adalah ...................................................................................................... 11
Apa yang Audit Software lakukan dan Excel bisa ............................................................................. 11
A. Analytical Tests ........................................................................................................................ 12
B. Data Management/Analysis Reports ....................................................................................... 12
Tampilan Interface Excel dibandingkan software audit lainnya ....................................................... 15
Tampilan Sesam 7 ......................................................................................................................... 15
Tampilan ACL 9.............................................................................................................................. 16
IDEA ............................................................................................................................................... 16
Excel 2007/2010/2013 Spesifikasi & Limit ........................................................................................ 17
BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013 ............................................................ 22
Persiapan Data .................................................................................................................................. 22
1. File berbentuk excel .............................................................................................................. 22
2. File Data DBF.rar (download disini) ...................................................................................... 22
3. File Text Report ..................................................................................................................... 22
4. File Access ............................................................................................................................. 22
5. File Text Delimited ................................................................................................................ 23
6. File Excel Join ........................................................................................................................ 23
7. Data dari Sesam untuk Latihan ............................................................................................. 23
8. Data Mysql/sql (mysql_compliance_gl_flat.rar – donlot sini) .............................................. 23
Meng-Convert File DBF-dBase ke Microsoft excel 2007 ................................................................... 24
1. Membuka langsung data dan menyimpannya dalam format MS Excel. ................................. 24
2. Menggunakan Microsoft Query untuk mengimport Data ...................................................... 26
Import foxpro file ke Excel via ODBC ................................................................................................ 34
Import Demo files (File DBF) ............................................................................................................. 40
2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
3 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
4 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
5 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
6 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Sejarah Excel
Microsoft awalnya memasarkan program spreadsheet bernama Multiplan di tahun1982.
Multiplan populer di CP/M systems, tapi di MS-DOS kalah bersaing dengan Lotus 1-2-3.
Microsoft membuat versi pertama Excel for the Macintosh pada September 30, 1985, dan versi
Windows version was 2.05 (agar singkron dengan versi Macintosh 2.2) pada November 1987.
Microsoft Windows
Excel 1.0 direlease untuk Macintosh .
Excel 2.0 for Windows (1987)
Excel 3.0 (1990)
Excel 4.0 (1992)
Excel 5.0 (1993)
Excel 95 (v7.0)
Excel 97 (v8.0)
Excel 2000 (v9.0)
Excel 2002 (v10.0)/ XP
Excel 2003 (v11.0)
Excel 2007 (v12.0)
Versi 13 dilewati
Excel 2010 (v14.0)
Excel 2013 (v15.0)
7 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Apple Macintosh
1985 Excel 1.0
1988 Excel 1.5
1989 Excel 2.2
1990 Excel 3.0
1992 Excel 4.0
1993 Excel 5.0 (part of Office 4.X—Motorola 68000 version and first PowerPC version)
1998 Excel 8.0 (part of Office 98)
2000 Excel 9.0 (part of Office 2001)
2001 Excel 10.0 (part of Office v. X)
2004 Excel 11.0 (part of Office 2004)
2008 Excel 12.0 (part of Office 2008)
2011 Excel 14.0 (part of Office 2011)
OS/2
1989 Excel 2.2
1990 Excel 2.3
1991 Excel 3.0
1. Office Button, seperti menu file di Excel 2003, berisi File New, File Open, File Close, Print, dll
2. Ribbon/Menu, seperti tollbar dan menu di Excel 2003
3. Button/Tombol
4. Workbook, atau file Excel, terdiri dari 1 atau lebih worksheet
5. Worksheet, Lembar kerja kita
6. Name Box, untuk menuju sel,named range tertentu atau mendefinisikan Named Range
7. Formula Bar, untuk membuat/display dari rumus/fomula yang kita buat
8. Page view, menampilkan Lembar kerja kita bisa Normal, Page Layout ataupun Page Break
9. Zoom, nggak perlu dijelaskan
Microsoft Office 2007 Help Tab , berisi addins yang akan membuat Tabs baru di Excel 2007 yang
berisi guide untuk users yang baru di Excel 2007
Sekarang Microsoft Office sudah mencapai versi 15 atau biasa disebut Office 2013. Yang secara
prinsip tidak berbeda jauh dengan Office 2007 yang kita pakai sekarang dalam module ini. Berbeda
dengan Office 2003 yang baik secara interface/penampilan maupun Format file yang sangat berbeda
walaupun tetap kompatibel. Oleh karena itu sebenarnya bagi yang sudah memakai Office 2013 tetap
bisa mengikuti module ini tanpa masalah. Namun bagi yang masih memakai Office 2003 mau nggak
mau harus install Office yang terbaru (2007/2010/2013)
TABK di DJP biasa menggunakan Audit Software seperti ACL, IDEA, maupun Sesam. Memang
software2 diatas sangatlah powerfull karena memang dirancang untuk audit sementara excel tidak.
Namun dengan sedikit Kreatifitas maka excel akan menjadi salah satu audit software yang juga
ampuh. Jika software-software diatas harus dibeli dengan harga yang mahal sehingga mungkin tidak
semua kantor memilikinya, atau kalaupun memiliki hanya dalam jumlah yang sangan terbatas tidak
sebanding dengan jumlah auditornya, sementara excel sudah terinstall di setiap komputer kantor
Jadi kesimpulannya :
Sedangkan
Hanya dapat memproses max 1 juta baris/record data per worksheet/lembar kerja, jumlah
tersebut terlalu kecil dibandingkan dengan data yang kita peroleh dari perusahaan2 besar.
Walaupun data bisa kita bagi2 misalnya perbulan atau per lokasi tetap akan menyulitkan kita.
Apalagi komputer memproses data spreadsheet dengan data Database (yang merupakan
format data bagi sebagian besar Audit software) berbeda. Apabila kita membuka 1 juta record
maka memori kita akan diisi oleh 1 juta record, sedangkan Database hanya akan membuka
sebagian data yang diperlukan/ ditampilkan saja. Hal ini akan membuat komputer kita macet
jika file yang kita buka berukuran besar
Tidak mendokumentasikan langkah2 yang sudah kita lakukan terhadap kertas kerja kita, tidak
ada logs yang berguna untuk referensi berikutnya serta buat dokumentasi/arsip
Data bisa secara tidak sengaja berubah, yang akan mengurangi kevalidan/ sahnya data
dipembuktian
Hanya bisa memproses sebagian tipe data yang ada di dunia, contohnya EBCIDIC (data dari IBM
Mainframe) tidak bisa diproses oleh Excel
Kesulitan dalam Relate, Join, Merge (perlu lebih banyak langkah)
Kesulitan dalam Batch Proses, Jika di Audit Software untuk melakukan audit yang sama untuk
periode yang berbeda bisa dilakukan dengan Batch/Template
1. Analytical Tests
A. Analytical Tests
evaluations of financial information made by a study of plausible relationships among both financial
and non-financial data to assess whether account balances appear reasonable (AICPA, SAS 56)
Terdiri dari :
1. Horizontal Analysis
2. Vertical Analysis
3. Ratios
4. Trend Analysis
5. Performance Measures
6. Statistics
7. Stratifications
8. Aging
9. Benford’s Law
10. Regression
11. Monte Carlo Simulation
Terdiri dari:
Konversi/ Import
Mengimport dari format data apa saja ke format file software audit
Proteksi data
Logs
Append / Merge
Menggabungkan 2 atau lebih files yang memiliki field/kolom yang identik menjadi satu file.
Contohnya menggabungkan ledger dari tiap cabang, atau menggabungkan 12 bulan file GL.
Membuat kolom virtual/ kolom baru yang berisi perhitungan dari kolom2 yang sudah ada. Misalnya
membuat field/kolom Net yang berisi Debet – Kredit, atau Net Payroll yang berasal dari Penghasilan
Kotor dikurangi pajak.
Cross Tabulate
Cross Tabulate menjadikan kita bisa menganalisa suatu tabel baik secara vertikal maupun horizontal,
misalnya membuat summary tentang GL, ditampilkan perbulan (horizontal) dan Per Nomor Account
(Vertikal) serta diberikan filter misalnya hanya Account2 Profit and Balance saja.
Duplicates
MengIdentifikasi record/ Informasi yang double, misalnya Nomor Invoice double di Account
Penjualan, dll.
Extract/Filter
Extracts merupakan prosedur untuk memindahkan data tertentu ke file lain, bisa difilter dengan
fungsi IF atau WHERE, Misalnya membuat file Profit Balance saja dari tabel GL.
Export
Export menyalin data atau sebagian data ke format diluar excel, misalnya ke DBF, TXT, atau lainnya.
Data bisa difilter terlebih dahulu
Gaps
Gaps berguna untuk mencari celah antara 2 data, misalnya adakah Nomor Invoice yang loncat/tidak
urut.
Index / Sort
Mengurutkan file berdasarkan field tertentu. Di Excel 2007 bisa sampai 64 field
Join / Relate
Menggabungkan 2 tabel yang berbeda menggunakan field kunci, menambahkan field yang tidak
dimiliki satu tabel dari tabel yang direlate, misalnya menambahkan nama dan alamat customer di
tabel invoice berdasarkan No Customer.
1. Sample
Summarize
Tampilan ACL 9
IDEA
Sumber : http://eoditor.com/2012/01/mengapa-menggunakan-microsoft-excel-2007/
Panes in a window 4 4
Hanya dibatasi oleh jumlah
Hanya dibatasi oleh jumlah
Linked sheets memory dan system PC
memory dan system PC kita
kita
Limited by available Limited by available
memory; a summary report memory; a summary report
Scenarios
shows only the first 251 shows only the first 251
scenarios scenarios
Changing cells in a
32 32
scenario
Adjustable cells in Solver 200 200
Limited by available Limited by available
Custom functions
memory memory
Zoom range 10 percent to 400 percent 10 percent to 400 percent
Limited by available Limited by available
Reports
memory memory
64 in a single sort; 3 in a single sort; unlimited
Sort references unlimited when using when using sequential
sequential sorts sorts
Undo levels 100 16
Fields in a data form 32 32
255 parameters per
Workbook parameters #N/A
workbook
Items displayed in filter
10000 #N/A
drop-down lists
Noncontiguous cells that
2,147,483,648 cells #N/A
can be selected
#N/A
Feature Maximum limit MAXIMUM LIMIT
Number precision 15 digits 15 digits
Smallest allowed negative
-2.2251E-308 -2.2251E-308
number
Smallest allowed positive
2.2251E-308 2.229E-308
number
Largest allowed positive
1E+308 1.79769313486231E+308
number
Largest allowed negative
-1E+308 -1E-307
number
Largest allowed positive
1.7976931348623158e+308 #N/A
number via formula
Persiapan Data
GL Bulanan 01
GL Bulanan 01
GL_JAN_FEB.txt
gl tahun 2010_part.txt
GL Multiple Rows
GL Karakter Asing
4. File Access
Test_Acess.rar
Demo_DEL.txt
Sesam Conversion
File data DBF bisa langsung didownload disini (baca persiapan data diawal bab ini)
Berisi :
a) Klik Office Button –> Open –> Tentukan Lokasi Data –> Pilih Dbase sebagai Type –> Pilih
file –> klik Open setelah file terbuka maka dapat disimpan ke format excel.
b)
c) Klik Office Button –> Pilih Save As __> Pilih Excel Workbook –> Tentukan Lokasi Data –>
ketik nama file –> klik Save
d)
e)
Contoh
o My sql – http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/
o Oracle – http://www.oracle.com/technetwork/developer-tools/visual-
studio/downloads/index.html
Langkah2-nya
5.
6. Ada 2 pilihan
1. Untuk membuat data source bagi database, excel, atau textfile pilih Database tab.
2. Untuk OLAP Cube data source, pilih OLAP Cubes tab.
7. Untuk sekarang kita pilih Database Tab
8.
9.
10. Kita isi nama untuk data source ini, misalnya “TABK” lalu pilih type databasenya, disini kita
pilih dBase driver lalu klik Connect
11.
12. Akan muncul dialog box, Uncheck Use Current Directory, lalu klik Select Directory… kita
pilih lokasi folder tempat dBase file kita disimpan, OK
13.
14. Kita klik OK lagi
15.
16.
17. Disini data source kita sudah tersedia yaitu TABK, kita pilih TABK lalu OK
18.
19. Disini kita akan diberikan windows seperti query pada Microsoft Access, dimana terdapat
tabel2 yang akan dipakai sebagai sumber data, lalu field2 serta criteria2 untuk men-filter
data
20. Kita Pilih AP_TRANS sebagai tabel, lalu klik tombol “>”, lalu klik tombol “Next”
21.
22.
23. Akan muncul dialog box untuk men-filter data, kalau mau semua data, klik “Next”
24.
25. Akan muncul dialog box untuk men-Sort data, lalu klik “Next”
26.
27.
28. Klik next untuk memasukkan data ke Excel, atau mau diolah lebih lanjut di Ms. Query,
untuk kali ini kita klik “Next”
29.
30. Pilih “New Worksheet” atau “A1” pada Existing Worksheet
31.
32. Ini Hasilnya
33.
34.
35. Lanjutkan untuk file2 lainnya, diulang dari langkah 3 cuman tidak perlu membuat New
Data Source, tapi langsung pilih TABK sebagai data source
— Keuntungan utama dari data connecting adalah kita bisa menganalisa data yang terhubung
dengan data yang asli, jadi kita bisa me-refresh jika data berubah, tidak perlu meng-Copy data secara
berulang-ulang.
— Connections to external data mungkin diblok oleh excel, untuk me-refresh data setiap kali
workbook dibuka kita harus meng-enable-kan data connection atau menaruh file workbook tersebut
di trusted location
Menggabungkan banyak file dBase/Fox Pro/Excel dalam satu folder ke Excel (BJ-Merge)
File foxpro walaupun sama sama berextension .dbf kadang tidak bisa dibuka menggunakan driver
dBase, hal ini dapat kita atasi dengan menginstall driver khusus untuk Microsoft Visual Foxpro
Sebelum menginstall kita cek dulu apakah driver ODBC untuk Foxpro sudah ada atau belum
4.
5. Ada 2 pilihan
1. Untuk membuat data source bagi database, excel, atau textfile pilih Database tab.
2. Untuk OLAP Cube data source, pilih OLAP Cubes tab.
6. Untuk sekarang kita pilih Database Tab
7.
8. Pilih lalu OK
9. Isi dengan Foxpro Files
11.
12. Klik Connect
13. Jika muncul Peringatan “Does not support this function” maka berarti driver ODBC untuk
Foxpro belum terinstall sempurna
14. Kita cancel lalu kita Exit/tutup Excel 2007
15. Installasi Microsoft Visual Fox Pro (VFP) Run Time
16. Ini bukan installasi secara lengkap hanya file2 pendukungnya saja, hanya sekitar 12 MB
17. Atau kalau mau install secara lengkap juga bisa (sekitar 300 MB), anda bisa googling sendiri
18. File installasi bisa didonlot di
19. VFP 9 Service Pack 2 Runtime atau di
20. Eoditor.com
21. Kita Extract lalu
22. Jalankan file VFP9SP2RT.exe
23.
24.
25. Klik OK
26. Lalu Checkmark “ODBC and OLE DB”
27.
28.
33.
34. Kita pilih Free Table
35. lalu kita browse ke direktory data kita
36. Kita klik OK
37.
38. Kita klik lagi OK, akan kembali lagi ke jendela data Source
39.
40. Kita pilih Foxpro files (defaultnya pasti terpilih) , lalu klik OK
41.
42. Kita pilih table yang mau diimport lalu klik tombol “>“
43. Klik Next-next-next terus sampai keluar jendela
44.
45.
46. Pilih Return data to Microsoft Office Excel
47. Klik Finish
48.
49. pilih saja New Worksheet
50. Klik OK
51. Ini hasilnya
52.
53.
Menggabungkan banyak file dBase/Fox Pro/Excel dalam satu folder ke Excel (BJ-Merge)
1. Download di sini
2. Extract file demo.rar lalu taruh file demo.dbf di folder anda
3. Buka Excel kalo belum terbuka
4. Klik Ribbon Data –>From Other Source, pilih From Microsoft Query
5. Akan muncul dialog box Choose data source, kita pilih <New Data Source>, OK
6. Lalu di dialog Create New Data Source , di Kotak 1 kita ketik misalnya demo, lalu di angka 2 kita
pilihMicrosoft dBase Driver, lalu Klik Connect
7. Di Dialog ODBC dBase Setup buang check di Use Current Directory, lalu klik Select Directory,
lalu anda browse ke file demo.dbf ditempatkan, lalu OK
8.
9. Pilih demo lalu klik tombol >, lalu next
10.
11.
12.
13. Klik Finish
14.
15. Pilih New Worksheet
16.
42 BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
18.
Jika Error
1. Jika terjadi error seperti dibawah ini maka coba ganti coba kita pakai Visual foxpro
2.
3. Caranya, jangan pilih New data Source, tapi pilih Visual Foxpro Tables
4.
5. Klik OK
6. Pilih Free Table Directory
7. Klik Browse lalu Pilih direktory tempat ditaruf demo.dbf
8.
9.
10.
11. Klik OK, lalu OK lagi
12. Pilih demo lalu klik tombol >, lalu next
13.
14. next
15.
16. next
17.
18. Next
19. Klik Finish
20.
21. Pilih New Worksheet
22.
23. Selesai Import, sudah berbentuk tabel Excel
24.
25. Hasilnya bisa didownload disini
27.
28. Hasil Akhirnya bisa didownload disini
Merge Workbooks
File yang diberikan oleh WP ada 12 file excel, yaitu GL 01 s.d GL 12, kita akan gabungkan dulu baru
kita edit supaya berbentuk tabel, kita akan buat 1 tabel yaitu tabel transaksi Data yang tersedia
Step by step :
5.
6. Gabungkan ke 12 file tersebut dengan cara copy dan paste, atau
7. Pergunakan Macro/VBA MergeWorkbooks (download di http://eoditor.com/category/bj-
tools/workbooks/merge-workbooks/ - cari revisi terakhir)
8. Ini hasil dialognya (supaya Macro MergeWorkbook kelihatan di Macro Dialog Box baca di
penjelasannya)
9.
10.
11. Klik Run
12.
13.
14.
15. Setelah setting anda sesuaikan dengan gambar diatas maka klik “Merge Workbooks!“
16. Klik OK, ini hasil sheetnya, ada 19337 baris
17.
18.
19.
20. Save menjadi GL 01-12.xlsx
21.
22. Close semua workbooks kecuali yang ini (GL 01-12.xlsx) , kalau mau cepat bisa dengan
menggunakan makro/VBA CloseWorkbooks ( download disini
- http://eoditor.com/category/bj-tools/workbooks/close-workbooks/)
23.
24.
25. Klik Run maka akan muncul dialog sbb:
26.
27. Maka yang terbuka akhirnya cuman file GL 01-12.xlsx
3. Dari gambar diatas terlihat yang mana header yang mana detail
4. Detail dulu kita cari, biasanya ada nilai uangnya
5. Lalu kita cari mana yang akan memberikan keterangan atas transaksi detil tsb (Header), disini
kita bisa lihat bahwa transaksi tadi tidak ada no account dan nama account, difile tsb hanya
ada nama account
6. Nama account tersebut pasti berada diatas kata “No.” (nomor transaksi)
7. Kita buat dulu rumus di tiap baris untuk membedakan mana header dan mana detail
8. Lalu buat kolom baru untuk memberikan data berupa nama accout
9. Buat rumus untuk kolom I, baris 6-9, untuk mengecek apakah rumus berhasil atau tidak
10.
11. Rumusnya :
=IF(ISNUMBER(C6),”DETAIL”,IF(MID(E6,1,17)=”BEGINNING BALANCE”,”BEGIN
BALANCE”,”"))
12. Bisa dibaca : cek kolom C (Date), jika berisi angka (tanggal di Excel sebenernya adalah angka)
jika benar maka itu berarti detail, jika tidak maka cek lagi kolom E (Remark), jika ada
keterangan “BEGINNING BALANCE” maka isi dengan “BEGIN BALANCE”, jika kedua kondisi
diatas tidak ada maka isi dengan blank (“”)
13. Buat rumus untuk kolom J, disini kita akan mengisi nama account dari baris header diatasnya
14.
15.
16. Rumusnya
=IF(MID(A6,1,3)=”No.”, A5,J5)
17. Bacanya, cek kolom A (“No.”) tepatnya dibaris rumus ini dibuat yaitu sel A6, jika 3 karakter
pertama berisi =”No.” maka isi dengan sel diatasnya (A5) , jika tidak maka dengan sel diatas
rumus ini (J5)
18. Kolom K diisi dengan Nomor urut, hal ini dilakukan untuk memisahkan antara baris detail
dengan baris lainnya yaitu dengan mensort kolom J. Kolom k berguna untuk me-Reset
sortiran tadi ke urutan semula
19. Bisa pakai macam2 cara untuk itu,
20. bisa dengan ketik angka 1, enter, lalu klik Fill Handle drag ke bawah sambil mencet Ctrl
21. Bisa ketik 1 enter lalu 2 enter, lalu pilih kedua sel tersebut , klik fill handle lalu drag ke bawah
22. bisa dengan ketik angka 1, enter, lalu klik kanan Fill Handle drag ke bawah lalu lepaskan jika
range sudah tersorot semua akan keluar menu
23.
29.
30. Terlihat untuk baris J hasilnya tidak sesuai, karena ternyata data yang diberikan WP tidak
konsisten, dimana kolom A untuk bulan2 tertentu berisi Nomor Account bukan Nama
Account. Tapi jangan kuatir karena kita telah diberikan Chart of Account maka Nomor Account
yang missing bisa kita ambil dari COA
31. Rumusnya kita ganti menjadi
32. =IF(MID(A19334,1,3)=”No.”,IF(A19333=”Acco”,D19333&E19333&F19333,A19333),J19333)
33. Bacanya, cek kolom A (“No.”) tepatnya dibaris rumus ini dibuat yaitu sel A19334, jika 3
karakter pertama berisi =”No.” maka cek lagi apakah cell diatasnya (A19333) berisi “Acco”,
jika ya berarti isinya adalah No Account maka isi dengan 3 sel D,E,F
(D19333&E19333&F19333) , jika tidak maka sel diatasnya adalah berisi Nama Account, maka
isi dengan sel tsb (A19333)
34. Copykan ke kolom J
36.
37. Siap untuk kita split/ pisahkan mana yang detail dan mana yang bukan
3.
4.
5. Kita klik tanda panah di kolom I, maka akan muncul menu
6.
7.
8. Kita pilih hanya DETAIL, lalu OK
9. Maka hanya record yang memiliki DETAIL di kolom I saja yang akan kelihatan
10.
11.
12. Kita blok tabel di worksheet diatas semua (bisa dengan shortcut Ctrl *) lalu Copy
13. Kita pindah ke Sheet berikutnya, pilih sel A2 lalu Paste Special Values
14. Kopikan Nama field dari Sheet awal ke A1, lalu isikan nama kolom buat kolom I,J, dan K
15.
16. Ini Hasil Lengkapnya
17.
18.
19. Cek apakah balanced
20.
21.
22. Ternyata nggak balanced
23. Kita coba dulu blok kolom F (Debit) lalu kita cari sel-2 yang salah
24.
25. Tekan F5, muncul Goto Dialog à Klik Specials –> Pilih Constant dan Error
26.
27.
28. Ok, ternyata tidak ada yang error
29.
30.
31. Ulangi lagi untuk tipe Text
32.
33.
34. Diketemukan 17 kesalahan, dan otomatis tersorot/ter-select
35.
36.
37. Kita benerin secara manual (kita klik F2 untuk mengedit lalu enter maka cell akan berpindah2
hanya di 17 cell terpilih tersebut saja)
38.
39. Hasilnya
40.
41. Sudah balanced (selisih 26 kita anggap tidak material)
42. Sheet namenya kita ganti menjadi “GL”
43. Sekarang kita akan mengisi Nomer Account
44. Sekarang kita akan mengisi Nomer Account, data kita ambil dari file COA 01-12.xlsx
45. Kita buka file tersebut lalu kita move sheetnya ke File Excel kita (GL2008.xlsx)
46. Ini hasilnya
47.
48.
49. Untuk mengisi nomer account ke sheet GL, maka kita bisa memakai fungsi Vlookup, namun
karena lookup value kita (Nama Account ada di sebelah kanan field yang kita minta maka kita
bisa switch tabel COA sehingga Account Name ada disebelah kiri No. Account (pake cut and
insert)
50. Alternatif lain Kita bisa tidak mengubah tabel COA, tapi kita tidak memakai Vlookup, kita akan
memakai kombinasi antara fungsi match dan Index
51. Fungsi Match akan mencari posisi atas suatu kata/item pada tabel tertentu (hasilnya adalah
baris keberapa item tersebut berada)
52. Fungsi Index, akan menghasilkan item tertentu sesuai dengan nilai posisi yang diberikan
sebagai argumen
53. Lengkapnya fungsinya
54.
55. =INDEX(COA!A:A,MATCH(J2,COA!$B:$B,FALSE))
56.
57. Fungsi tersebut dibaca, cari posisi item J2 (Petty Cash) pada tabel COA kolom B , lalu ambil
dari kolom A tabel COA sesuai posisi tadi
58.
59.
60.
61. Untuk memastikan bahwa semua rumus OK maka kita harus dicari yg error
62.
63. Kita cari yang Error yaitu dengan cara kita blok Kolom L, lalu pencet F5 -> Specials ->Formula -
>Error
64.
65.
66. Ketemu hasilnya sbb:
67.
68.
69. Dari Nomor Urut Keliatan dimana errornya berada, kita cek ke sumbernya yaitu GL Gabungan
70.
71. Ketahuan…..
72.
73.
74. Rupanya ada ketidak konsistenan dari program WP , antara Nama Account dng Field Name
yaitu “No.” ada jarak satu baris, kita benerin dng cara kita pindahin A1063 ke A1064
75. Jumlah baris yang salah sama dengan jumlah record di Avvount Vehicle Maintenance, jadi bisa
dipastikan kesalahan hanya di area ini saja
76. Daripada mengulang proses mulai step 42, mending langsung kita edit aja di Sheet GL, kita
copykan “Vehicle Maintenance” sheet GL, ke cell yang berisi 0 di sebelah kiri “#N/A”
77.
78. Sehingga menjadi
79.
80.
81. Bisa dipastikan udah beres
82. Kalau udah OK, kita bikin semua formula/rumus menjadi value
83.
84. Kita atur lagi posisi field/kolom sehingga jadi begini
85.
86.
87. Kita lihat dikolom Debet dan Credit , ada cells yang kosong, kita bisa mengentry sel kosong
tadi dengan 0, cara paling gampang adalah pilih yang blank, isi dengan angka 0, lalu sambil
tekan CTRL kita enter (semua sel yang tersorot akan berisi angka yang sama), caranya :
88.
89. Blok tabel GL kolom Debet dan Kredit (sampai baris 15007), pencet F5 Specials… –> Blanks
90.
91.
92. Klik OK, maka sel2 yang blank akan terselect
93. Tekan angka nol (0), sambil mencet Tombol CTRL, kita pencet Enter
94.
95. Ini hasilnya
96.
97.
98. Selesai
99.
63 BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
1. gambar dibawah ini (dibuka dng Notepad++/text editor lainnya) menunjukkan coma separated
value (csv) yaitu file delimited yang dipisahkan oleh koma
2.
3.
4. Untuk mengimportnya kita pilih Ribbon Data –> From Text
5. Lalu pilih lokasi file tsb, disini kita pilih file demo_del.txt, lalu Open
6.
65 BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
7.
8. Akan keluar Text Import Wizard, pilih Delimited
9.
10.
11. Kita pilih Koma (Text Qualifier artinya tanda yang memisahkan text dan number, dari
penerawangan kita pada file sumber, terlihat kalo number tidak ada tanda apa2 sedangkan
untuk text ada “” diantaranya)
12.
13.
14. Kita pilih semua kolom lalu pilih type data, kalau mau aman sebaiknya semua kecuali angka
dipilih aja text
15. General artinya excel yang akan menentukan apa type data dari field
16. hati2 disini karena kalau salah kita mesti ngulang dari awal
17.
18.
19. Untuk number bisa ditentukan pemisah desimal dan ribuan, dng klik tombol Advanced…
20.
21.
22. Kalau mau untuk Tanggal bisa juga langsung diconvert disini, sesuai format kita pilih YMD (Year
– Month – Date), namun untuk contoh disini kita biarkan saja format tanggalnya
23.
24.
25. Kita taruh aja di new worksheet
26.
27.
28. Hasilnya
29.
30.
31. Agar hasilnya lebih enak dilihat serta lebih gampang dianalisa maka sebaiknya kita ubah ke
format table
32. Kita pilih dulu range yang mo diubah, bisa kita blok pake shortcut Ctrl+* atau klik dinamed
range, pilihDEMO_DEL, lalu di klik ribbon Home –>Format as Table, pilih format yang
dikehendaki
33. ada dialog box keluar Klik aja OK
34. Kalau ada peringatan, pilih aja yes
35.
36.
37. Ini hasilnya ….
38.
39. Rampung ……
Persiapan Data
Kita akan import agar bisa diolah dengan Excel, hasil akhir seperti ini :
1. Header
Header biasanya berisi keterangan yang menerangkan isi dari record/ detail. Header Berisi antara No
Account, Nama Account, Opening Balance
2. Detail/ Record
Berisi record/Transaksi, biasanya terdapat tanggal transaksi, keterangan transaksi, no voucher serta
jumlah transaksi (debet/kredit)
3. Footer
Kita akan ubah/import ke excel agar bisa dianalisa, bentuknya akan jadi seperti ini
Disini kita lihat bahwa file sudah dipisahkan mana yang record mana yang bukan serta semua
header/ keterangan sudah ditambahkan ke setiap record
3.
4.
5. Cari dan pilih file “GL_Jan_Feb.txt”, klik Import
6.
7.
8. Akan muncul dialog Box
9. Pilih Fixed Width, lalu klik Next
10.
11.
12. Kita geser2 separator agar sesuai dengan data yang tersedia.
13. Perlu diingat kalo untuk text/tgl maka kita rata kiri sedangkan untuk tipe data number kita
ambil rata kanan, lebar kolom kita kira-2 dibandingkan dengan kolom dikanan/kirinya, kalau
selesai kita klik Next
14.
15.
16. Kita klik tiap kolom/ field, lalu tentukan tipe datanya, untuk tipe number hati2 dengan
separator thousand serta decimal, untuk tgl ketahui apakah day-moon-year (DMY) atau moon-
day-year(MDY), untuk lainnya pilih general
17.
18.
19. Klik advanced jika format number yang ada di report file diatas berbeda dengan setingan di
komputer kita
20.
21.
22. Klik Finish
23.
24.
25. Ini Hasilnya
26.
27. Bersambung Ke Part 02
2.
3.
4. Untuk mengconvert file tersebut harus kita kenali dulu header dan detailnya, dari gambar
diatas dapat disimpulkan kalau header adalah baris 11, yang ditandai dengan tulisan OPENING
BALANCE, sedang detail/record adalah baris 12-seterusnya, yang ditandai dengan
adanya tanggal transaksi
5. Pertama kali kita bikin kolom baru untuk memisahkan baris transaksi dengan baris lainnya,
disini kita lihat kalau setiap record/detail selalu ada tanggal transaksi dengan tahun 2003 maka
kita bikin rumus baru di kolom H12 yaitu
6.
7. =IF(YEAR(D12)=2003,”Details”,”")
8.
9. lalu copy sampai akhir record (sel H9883), arti rumus ini adalah mengetahui apakah dikolom D
berisi data tanggal dengan tahun 2003 atau tidak, jika ya maka tandai dengan
tulisan “Details”, jika bukan maka kosongkan, rumus ini akan menghasilkan blank jika isi sel
blank atau error value jika berisi data yang bukan bertipe date
10. Lalu bikin dua rumus baru dikolom I dan kolom J yang berisi nomor serta nama account, di sel
I11 ketik
11.
12. =IF(TRIM(E11)=”OPENING BALANCE”,A11,I10)
13.
14. untuk No Acc, Sedang dikolom J11 ketik
15.
16. =IF(TRIM(E11)=”OPENING BALANCE”,B11,J10)
17.
18. untuk Nama Acc, copy ini kebawah sampai baris 9883, arti rumus ini adalah untuk mengecek
apakah kolom E berisi kata “OPENING BALANCE” jika ya maka isi dengan no account yaitu
“100000” jika bukan maka isi dengan sel diatasnya, karena ini merupakan header yang artinya
menerangkan detail dibawah maka isi sel diatas harus mengisi sel dibawahnya samapai
berganti nomor/nama account
19.
20. Fungsi Trim adalah membuang semua spasi yang berlebihan yang bisa terjadi pada saat
conversi/import ke Excel, misalnya “ OPENING BALANCE” atau “OPENING BALANCE ” atau
“OPENING BALANCE” akan diubah menjadi “OPENING BALANCE”
21. Bentuk terakhir dari file report kita adalah sbb:
22.
23.
24. Kita pisahkan details dengan baris lainnya, kita bisa gunakan Filter, kita blok/select dulu semua
data yang ada yaitu dari baris1 sampai 19933 (A1:J19933, kita bisa pakai Ctrl+*), lalu
klik Filter di ribbon (Home > Sort & Filter > Filter atau Data > Filter) maka akan timbul tanda
filter di tiap kolom (kolom A s.d Kolom J), kita klik tanda filter di Sel H1 trus kita pilih yang detail
saja (yang lain di -Uncheck)
25.
26.
27. Klik OK , maka akan timbul tampilan sbb:
28.
29.
30. Kita blok/select semua, lalu copy (Ctrl+C), trus pindah ke sheet sebelah untuk mem-Paste
special value
31.
32.
33. Hasil akhir akan seperti ini
34.
35.
36. Kita tambahkan row header ke baris pertama pertama (ambil dari sheet yang pertama, tapi
buang dulu filternya , lalu copy dari baris 9), lalu hapus kolom H, trus kolom No_Acc dan
Nama_Acc kita pindahkan ke kolom A dan B, kita atur lebar kolom maka jadilah seperti ini
37.
38.
39. Kita pastikan jumlah kolom serta jumlah debet serta kredit sama
40. Kalo dari WP kita dapatkan kalau jumlah record adalah 14,368 record dan jumlah debet/kredit
2,248,392,964,494.48 sedangkan hasil konversi kita jumlah record 14,368 dan debet sama
kredit berbeda
41.
42.
43. Bersambung ke Part 03 …..
Kita cari kesalahan ada dimana, kemungkinan adalah terdapat kesalahan potong pada waktu konvert
jadi terlalu lebar atau terlalu sempit jadi angka terpotong ditengah2 atau terdapat kolom keterangan
yang ikut terpotong,
Langkah2nya :
1. kita cari via fungsi goto (F5), kita blok dulu kolom F (tidak termasuk header), lalu kita klik F5,
pilih Specials, pilih constant–>Text
2.
3.
4. Klik OK, hasilnya tidak ada sel yang ditemukan
5.
6.
7. Kita blok semua Kolom G (Tidak termasuk header), ), lalu kita klik F5, pilih Specials, pilih
constant–>Text, maka ditemukan dua sel yang dianggap sebagai text, padahal harusnya adalah
number yaitu sel , yaitu :
8.
9.
10. Dan
11.
12.
13. Rupanya terdapat baris yang geser jika kita lihat pada file report/textfile-nya yaitu
14.
15.
16. Atau kita bisa memakai Autofilter, kita klik filter di kolom G (biasanya ada di paling atas/ paling
bawah)
17.
18. Kita benerkan dua baris (pada file excelnya) tadi maka kita cek lagi jumlah debet ama kreditnya
akan didapatkan kalau sudah balance dan cocok dengan data dari WP, ini hasil setelah kita
benerin
19.
20.
21. File GL_Jan_Feb.txt udah berhasil kita convert ke excel serta siap untuk dianalisa
22. Rampung……
File ini sangat besar +/- 4 Gb, tidak bisa dibuka pake notepad atau text editor biasa, gunakan 010
Text Editor (googling/ atau japri), ini hasilnya jika dibuka dng text editor
Terlihat kalo file sql ini buatan dari MySQL, oleh karena itu kita perlu menginstall MySQL
Langkah2nya :
6.
7. jika sudah maka jalankan file installernya
8. Atau kalau mau lengkap (install web server, PHP, MySQL, dll) dan gampang tanpa perlu men-
setting segala macam maka install aja XAMPP
9. Baca disini untuk instalasinya :
10. Install Apache Web Server, PHP dan MySQL dengan XAMPP
11.
12. Untuk mengimport file MySQL bisa gunakan aplikasi PHPMyAdmin yang ada di XAMPP
namun file ini maximal hanya 8 mb
13. Padahal file kita mencapai 4 GB
14. maka terpaksa kita gunakan software lain misalnya TOAD
15.
16. Atau bisa kita gunakan command line/console DOS saja
17.
18. caranya kita ketik “cmd” di Start –>Run
19. atau Klik Dos Command di Start –>Accessories
20.
21. Lalu ketik cmd c:\xampp\mysql\bin (sesuaikan dengan folder aplikasi mySQL anda)
22. Ketik “mysql”
23. maka prompt C:\ akan berubah menjadi “mysql”
24.
25. Untuk keluar ke c:\ prompt kita ketik “quit”
26.
27. agar bisa membuka file sql ke mySQL kita perlu masuk ke account “root”, di server localhost
dengan password yang sudah kita tentukan (defaultnya belum ada password)
28. maka kita ketik di dos prompt
29. mysql -h localhost -u root -p
30. kita akan dimintai password, karena tidak kita password maka pencet aja enter
31. Untuk membuat new database yang akan kita bernama progo2010 kita ketik
32.
33. create database progo2010;
34.
35. jangan lupa semua perintah mySQL harus diakhiri dengan karakter ; (titik koma)
36. untuk melihat apakah benar sudah ada database tersebut kita gunakan
37.
38. show databases;
39.
40. Untuk men-delete database kita gunakan
41.
42. drop database progo2010
43.
44. Kita buat lagi database progo2010
45. Untuk bisa mengimport file sql kita pakai dulu database progo2010
46. kita ketik
47.
48. use progo2010
49.
50. Untuk mengimport file sql ke database progo kita gunakan perintah source folder+filesql
51. Untuk di PC ini , aku ketik
52.
53. source E:\kantor\P2 Rikpen\Yogyakarta\Progo\BACKUP\2010\KSRD10\KSRD10.sql;
90 BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
54.
55. Lalu enter (jangan lupa karakter
56.
57. langsung proses (lamanya tergantung besarnya file)
58.
59. Jika sudah selesai untuk melihat isi database kita ketik
60.
61. show tables;
62.
63. untuk melihat isi table kita gunakan sql sbb :
64.
65. select * from ksrd1001;
66.
67. ini hasilnya
68.
69. bentuknya gak beraturan karena keterbatasan dari DOS
70. untuk itu kita perlu import di Access/Excel
Catatan :
perintah mysql tidak akan dianggap selesai jika belum diakhiri dengan karakter ; dan di-Enter
jika mysql lagi proses kita bisa hentikan dengan Ctrl+Pause
Jika kita sedang mengetik suatu perintah mysql , untuk membatalkan kita tambahkan
karakter “\c” lalu enter maka akan kembali ke prompt mysql
Aplikasi ini tersedia secara otomatis jika kita menginstall XAMPP, baca artikel ini untuk
installasinya :
5.
6. di jendela phpMyAdmin pilih database progo2010
7. Kita lihat dulu jumlah barisnya
8. Ternyata bisa dibuka diexcel karena barisnya tidak melebihi 1,048,576
9. Cuman akan sangat berat dibukanya karena pasti filenya besar
10.
11. Kita Klik tabel januari (ksrd1001)
12. Klik Export atau
13. Klik More->Export
14.
15. Pilih Custom dan format csv for Excel
16. Edit yang diberi tanda kotak merah
18.
21.
22. Filenya rupanya cukup besar diatas 350 mb
23. Coba kita import ke Excel 2007 keatas
24. Kita buka Excel
25. Buat file/workbook baru
26. Pilih ribbon data ->From Text
27. Pilih csv yang yadi kita export dari MySQL
28. Pilih delimited, next,
29.
30.
31. Lalu pilih semicolon sebagai delimitednya
32.
33.
34. Perhatikan format angka, sesuaikan dengan data
35.
36. ini hasilnya
37.
http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/
Sebaiknya pilih aja yang 32 bit buat safety (Install yang 64 bit hanya jika kita menggunakan Excel
64 bit)
Walaupun windows kita 64 bit gak masalah, tetep bisa diinstall dan digunakan
Kita pilih aja sesuai OS kita, kita pilih aja yang MSI (installer exe file) jadi bisa kita langsung
eksekusi
1. Kita lakukan import dng Klik Ribbon Data –>From Other Source, pilih From Microsoft
Query
2.
3. Klik Ribbon Data –>From Other Source, pilih From Microsoft Query
4. Akan muncul dialog box Choose data source, kita pilih <New Data Source>, OK
5. Ketik nama (terserah anda), lalu pilih Mysql Odbc 5.2 Unicode driver (sesuaikan dengan
versi di PC anda)
6. Klik Connect, lalu isi seperti gambar dibawah lalu coba klik Test
7.
8.
9. Klik Ok, lalu Ok sekali lagi, maka akan kembali ke dialog dibawah ini
10.
11.
12.
13. Jika kita klik OK untuk memulai Import data maka akan kembali muncul dialog dibawah ini,
untuk mengisi username dan password (sebenarnya jika kita di step yang sebelumnya juga
bisa menyimpan username ama password)
14. Kita isi username dng “root” dan password “” (Blank)
15. Isi juga TCP/IP Server dengan “localhost“
16. lalu kita isi database yang mau diakses
17.
18.
19.
20. Kita pilih tabel yang mau diimport,lalu klik tombol “>”, lalu next2 terus sampai Finish
21.
22.
23. Kita pilih New Worksheet sebagai tempat destinasi data
24.
25. Ini hasilnya
26.
27. selesai, anda bisa lanjutkan untuk tabel berikutnya
3.
4. Klik kanan databases pada explorer
5. Pilih Attach
6.
7. lalu pilih file yang mau dibuka
8.
9. Lalu klik OK
108 BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
10.
11. ini hasilnya
12.
13.
3.
4. di jendela restore, kita pilih from device, lalu kita klik kotak kecil disebelahnya, yang akan
membawa ke jendela lain, disitu kita add file, kita tuju file backup kita (northwind.bak) lalu
OK
5. Kita centang source kita lalu pilih to database yaitu nortwind
6.
7. lalu OK
8. ini hasilnya
9.
10.
11.
3.
4. Setelah proses next2 aja
5. Namun hasilnya gagal
6.
7. kayaknya untuk excel, Microsoft SQL Server 2008 masih error, mungkin harus upgrade ke
versi terbaru
8. Tapi untuk Export ke Access, nggak ada masalah
9.
Karena gagal export ke Excel, coba kita lakukan import dari Excel menggunakan Data
Connection
5.
6. Pilih databse dan table yang mau diimport
7.
8. Klik aja finish
9.
10. Pilih new worksheet
11.
12. ini hasilnya
13.
Installasi Program
Menjalankan Postgres SQL
Import ke Excel/Access
Browse dan Export Table dari Postgres SQL
Salah satu program database server yang banyak dipakai oleh WP adalah postgres SQL, yang
sekarang sudah mencapai versi 9. Seperti Database server MySQL, Postgres SQL juga Open
source dan free, tersedia untuk OS Linux, Windows, MacOS. Kemampuannya juga luar bisa karena
mampu menangani databse dengan ukuran besar a.l :
Limit Value
http://www.postgresql.org/about/
Untuk Windows tersedia untuk 32 bit dan 64 bit, cuman saya anjurkan pake yang 32 bit aja
karena ODBC yang tersedia masih untuk versi 32, padahal ini penting jika kita mau mengconversi
database ke excel/access
Installasi Program
1. Download versi 32 bit disini
2. http://www.enterprisedb.com/postgresql-932-1-installers-
win32?ls=Crossover&type=Crossover
3. Atau jika ingin pilihan lain meluncur aja ke TKP disini
4. http://www.enterprisedb.com/products-services-training/pgdownload
5. Setelah download langsung aja jalankan file hasil sedotan tadi
6. Kalau bisa sih nggak perlu diganti2 isian2nya kayak lokasi program/data, port,dll, Oke-in aja
7. Kalau password jangan sampai lupa diisi
8. Usernamenya adalah “postgres“
9. Port normalnya adalah 5432
10. Next 2 aja sampai selesai
11. Nanti akan ada jendela installasi “Stack Buider”
12. Pilih yang port lokal 5432
13.
14. Lalu pilih ODBC
15.
16. Next2 aja sampai finish
3.
4. Pilih yang localhost, lalu klik kanan pilih connect
5. Anda akan diminta password
6.
7. Jika anda mengisi dengan benar maka kita bisa connect
8. Kita pilih databases
9. Klik kanan pilih new database
10. isi namanya, misalnya “ipos”
11.
12. Sebenarnya kita juga bisa menjalankan Postgres SQL via konsole, namun itu bisa digoogling
sendiri
13. Untuk merestore database dari file backup kita gunakan dos command atau Run dari start
menu
14. Misalnya program postgress SQL kita install di C:\Program Files (x86)\PostgreSQL\9.3
15. Maka file pg restore biasanya ada di
16. C:\Program Files (x86)\PostgreSQL\9.3\bin\pg_restore.exe
17. lalu file backup ada di E:\Downloads\Backup.i4bu
18. nama file dan extension bisa apa aja, diatas hanya contoh
19. Ketik pada kotak run atau kotak dos command
22.
23. ini progressnya
24.
Import ke Excel/Access
1. Jika kita gunakan Excel, maka harus diimport satu persatu
2. Oleh karena itu kita gunakan Access
3. Buka Access
4. Bikin database kosong baru
5. Klik ribbon External Data -> ODBC
6. Pilih Machine Data Source
7. Pilih User Data Source
8.
9. Pilih Postgres SQL (Unicode) lalu next
10. Isi dengan nama data source (terserah anda) juga nama database yang baru kita bikin (ipos)
11. Isi dengan password dll (sesuaikan dengan PC Anda)
12. defaultnya untuk username=postgres, port=5432, server=localhost
13.
14. lalu coba klik test untuk melihat apakah isian kita benar
15. jika sudah oke lalu klik save
16. akan muncul nama ipos (sesuai nama data source yang kita ketik) di jendela
17. Klik OK
124 BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
18.
19. Akan diminta lagi nama username dan password, klik OK jika sudah
20. Akan muncul jendela berisi semua nama tabel yang tersedia untuk diimport
21. Pilih Select All
22. lalu klik OK
23.
24. Tungguin prosesnya sampai selesai
25. ini hasilnya
26.
27.
28. Ini ada yang gagal, ada di tabel Name Auto Correct Save Failure
29.
30. Untuk konversi ke Excel kita pake fasilitas e-Audit
31. Import and Merge Access
32. Pilih Convert Access to Excel
33.
34. Selesai
Untuk membrowse database di postgres SQL (PG) kita bisa gunakan console (Dos Basis) atau
PGAdmin (Windows), disini kita gunakan aja versi windowsnya
3.
4. Pilih yang localhost, lalu klik kanan pilih connect
5. Anda akan diminta password
6.
7. Jika anda mengisi dengan benar maka kita bisa connect
8. Kita pilih database yang kita buat diatas yaitu “ipos”
9. lalu pilih SQL dimenu
10.
11.
16.
17.
18. Untuk membrowse salah satu tabel, misalnya tabel item kita ketik
19. select * from tbl_item
20. Klik Run
21. Jika hasilnya udah OK baru kita export ke text file (PGAdmin baru bisa export ke text file)
22. Kita klik menu File -> Export
23. Browse mau ditaruh dimana File hasilnya
24. Klik OK
25.
26. Hasilnya bisa kita import ke Excel atau Access
27.
28. Ingat cara ini adalah alternatif terakhir, jika cara yang lain gagal
29. Selesai
kalo kita liat aplikasi diatas, ya nggak ada yang bisa kita lakukan kecuali kita print dikertas
Jaman dulu (sekarang masih ada) ada alat yang namanya print emulator yang berfungsi untuk
mem-Print data bukan ke kertas tapi ke Text file, walopun alat itu masih ada di Kantor pusat DJP
namun hampir gak berguna kecuali kita memiliki port LPT1 di Laptop kita dan di PC tempat
aplikasi berada, belum lagi mungkin software dan drivernya udah gak kompatible dengan sistem
operasi yang ada di PC/laptop kita
Kita bisa lakukan print emulator tadi dengan cara yang akan kita jelaskan dibawah ini , cara ini
memiliki kelebihan yaitu :
7.
8. Kita pilih Lokal Printer
9. Kita pilih Epson, LQ 2180/2170
10.
11.
12. Kita pilih Port yaitu LPT1
13.
14.
15. Jika sudah diinstall , kita klik pada printer baru tadi lalu pilih Properties
16. Kita edit di Tab Sharing, kita isi dengan Share this printer, lalu kasih nama
17.
18.
19. Kita edit di Tab Port, LPT1 kita un-Check lalu File kita Checkmark
20.
21. Jika sudah coba kita cari tahu nama komputer kita
22. Kita klik Control panel ->System ->Computer Name
23. Ketahuan namanya adalah kpdjp-XP
24.
25. Selesai di PC Server
26.
27. di PC Client (pc yang berisi aplikasi Jadul)
28. Kita masuk ke dos prompt (ada menunya di windows/ tergantung PCnya mungkin langsung
ke Dos Prompt)
31.
32. Nama PC Sever kita terlihat di Dos Prompt
33. Tadi nama Printer share adalah EpsonLQ-XP
34. huruf besar kecil di Dos/Windows tidak ada bedanya
35. jadi alamat printer adalah “\\KPDJP-XP\EPSONLQ-XP“
36. Lalu kita ketik lagi
37.
38. Net Use LPT1 \\KPDJP-XP\EPSONLQ-XP
39.
40. Jika kita sukses ada tulisan seperti di gambar diatas
41. lalu kita jalankan program Dos Jadul kita
42. Coba kita print Trial balance
43.
44. Kita lihat di PC Server
45.
46.
47. Kita isi dengan nama file yang kita inginkan (format Text File)
48. Kita cek di Printer Epson LQ 2180
49.
50. Jika item diatas sudah hilang berarti print sudah selesai
51. Kita buka file hasil kita tadi
52.
53. Coba kita buka pake Text Editor
54.
55. Selesai
56. Jadi intinya apapun yang di DOS PC Client coba print akan di print ke PC Server
57. Kalo ada pertanyaan silahkan comment atau email
Keterangan :
Kalau kita tidak memiliki aplikasi jadul kita bisa praktek dengan perintah2 DOS, misalnya :
Dir>lpt1
Dir /a>lpt1
perintah diatas akan mengeprint apa yang ada ke printer, namun karena sudah kita belokkan ke
Text file maka akan menghasilkan text file
Langkah2nya :
4.
5.
6. lalu kita atur type datanya, untuk tanggal type : Date, format DMY, lalu semuanya adalah text
kecuali debet, kredit, dan saldo
7. ini tampilannya :
8.
9.
10.
11. Klik Finish lalu kita pilih New Worksheet untuk tempat data hasil konversinya
12.
13.
14. Ini hasilnya
15.
143 BAB II. CONVERSION TO MICROSOFT EXCEL 2007/2010/2013 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
16.
17. Kita buat rumus di G7 (karena sebagai penentu adalah kata “saldo awal” di C7)
18.
19. =IF(AND(YEAR(A7)=2010,C7<>”saldo awal”),”details”,””)
20.
21. Kita copykan sampai cells G25740
22. Rumus ini untuk membedakan mana baris yang berisi transaksi utama (disebut baris details”
dan baris lainnya
23.
24.
25. Untuk mengisi No. Account & Nama Account, kita ketik di Cell H7
26.
27. =IF(C7=”saldo awal”,A6&B6&C6&D6,H6)
28.
29.
30. Lalu copykan sampai cell terakhir
31. Untuk deskripsi bisa kita lihat kalau jumlah baris berbeda2, maka kita akan menggabungkan
baris dengan baris dibawahnya
32. rumusnya
33.
34. =C7 &” ” & I8
35.
36. Rumus ini akan menggabungkan deskripsi baris ini dengan deskripsi bawahnya (yang juga
berisi rumus yang menggabungkan deskripsi baris tersebut dengan baris bawahnya)
37. ini hasilnya
38.
39.
40. Rumus akan menghasilkan panjang teks yang akan bertingkat, makin awal makin panjang
(karena berisi gabungan rumus dari akhir sampai awal)
41. Karena Itu Kita Perlu Hentikan Penggabungan Jika Menemui Details Baru
42. =IF(G8=”details”;C7;C7&” ” &I8)
43. Jadi baris diatas detail hanya berisi deskripsi baris itu sendiri
44. Sehingga rumus akan berhenti setiap menemui baris yang berisi detail
45.
46.
47. Sudah bagus tinggal kita filter, kita ambil yang details saja
48. ini hasilnya
49.
50.
51.
52. Rupanya filenya terlalu besar, terpaksa kita sort
53. sebelum disort kita beri dulu penanda agar nanti bisa dibalikkan sesuai semula
54. Buat rumus baris dikolom J
55.
56. =Row()
57.
58. Copykan sampai baris terakhir
59. Copykan sheet kesebelahnya
60. Select all, copy lalu paste value
61. Lalu pilih ribbon Data–>Sort
62. pilih kolom G (yang berisi details)
63.
64.
65.
66. ini hasilnya
67.
68.
69. kita atur headernya, seperti digambar lalu bisa dibuang kolom2/field yang tidak berguna
70. Selesai, hasilnya bisa didonlot disini (GL 2010_part.xlsx)
Langsung aja kita praktek, coba kita import file berikut ini
Report Chinese.rar
1. Jika kita buka pakai Text Editor akan nampak sbb :
2.
3. Cukup gampang sepertinya, bisa kita pakai delimited (dengan karakter *) ataupun fixed
width, tapi coba kita lihat lagi dibawahnya
4.
5. Pakai delimited menggunakan karakter * sepertinya susah karena terdapat baris yang berisi
***** yang akan mengganggu proses pemisahannya
6. Berarti kita harus gunakan fixed width
7. Kita lihat baris yang memiliki karakter chinese
8.
9. Sepertinya Ok, kita bisa gunakan Fixed Width
10. Kita buka Excel, Lalu New Workbook
11. Pilih Ribbon Data -> From Text
12. Pilih filenya
13. Pilih Fixed Width
14.
15. Lalu kita “potong2″ sesuai dengan keinginan kita, kita bisa juga gunakan * sebagai penanda
(tidak perlu kita import nantinya)
16.
17. namun….
18. Kita lihat karakter chinese yang tadi waktu kita buka pakai text editor rata namun diexcel jadi
kacau, hal ini karena excel akan membaca karakter china tadi sesuai aslinya sehingga lebar
hurufnya jadi tidak sama
19.
20.
21. bingung kan….
22. mau pakai delimited nggak bisa, mau pakai fixed width juga gak bisa
23. untuk yang seperti ini ada beberapa cara yang bisa dipakai
24. Kita gunakan cara campuran/kombinasi
25. Yaitu kita Potong2 pake fixed width lalu pas di kolom yang berisi huruf china kita gunakan
delimited
26.
27. Langsung aja kita praktekin
28. Kita ulangi lagi langkah2 diatas namun hanya sampai kolom dimana ada karakter chinanya
yaitu kolom ke 432 (lihat gambar diatas)
29. Sisanya kita jadikan satu (kita buang2 semua garis vertikal sampai akhir baris)
30.
31. Terus kita tentukan jenis data
32.
35.
36. Terlihat kolom AF terdiri dari sisa yang belum dipisahin
37. Kita pisahin kolom AF namun sekarang kita gunakan delimiter *
38. Kita block seluruh kolom AF
39. Kita Klik Ribbon Data ->Text To Column
40. Pilih Delimited lalu pilih Other , kita ketik *
41.
42.
43. Next
44. Kita tentukan jenis data lalu finish
45. Ini hasilnya
46.
47. Kayaknya udah OK
48. Selesai
Join Table
Apa itu Join Table
Join table artinya menggabungkan field dua table yang memiliki field kunci yang sama. Tujuannya
untuk mengambil field ditable secondary yang ingin ditambahkan ke table primary Misalnya kita
punya 2 tabel (download disini) yaitu : 1. Tabel GL.dbf (tidak punya field CCName)
3. Tapi 2 table tsb memiliki 1 field yang sama yaitu CCNo, ini disebut Field Kunci. 4. Kita akan
mengambil Field CCName berdasarkan CCNo
Langkah2 Join:
3.
4.
5.
6. Kita ubah header 2 sheet tadi, yang atas adalah sheetGL yang bawah adalah sheet CCPLAN
7.
8.
9. Kita ubah dulu nama table diatas dengan nama Tabel_GL dan Tabel_CCPLAN, caranya
10. Klik Ribbon Formulas –> Name manager
11. Klik salah satu nama yang menunjuk ke tabel GL lalu klik Edit, Ganti namanya. Lakukan untuk
CCPLAN
12.
13.
14. Untuk mengambil Field CCName dari Table CCPLAN kita bisa pakai 2 cara :
1. Kita Copy dulu sheet GL, kita rename menjadi Vlookup (hanya contoh, boleh nama lain)
2. Kita Insert Kolom baru di sebelah kanan CCNo
3. Kita ganti headernya menjadi CCName
4. Kita ketik rumus untuk Vlookup
5. Rumusnya
6. =VLOOKUP(Tabel_GL4[[#This Row],[CCNo]],Tabel_CCPLAN,2,FALSE)
7.
8. rumus diatas mencari kode yang ada Tabel_GL4 dibaris bersangkutan (#ThisRow) di field CCNO
yaitu angka 50 pada Tabel_CCPLAN, kalau ketemu cari di kolom/Field ke 2, akan menghasilkan
“Management“
9.
10. Detil cara bikin rumus bagi yang bingung : Ketik
11. =vlookup(
12. Pilih cells E5, lalu ketik
13. ,
14. Pilih sheets CCPLAN Cells, Blok Range A2:B6, lalu ketik
15. ,
16. Ketik 2, lalu ketik
17. ,
18. Ketik
19. False)
20. Hasilnya
21.
22. Karena ada yang error (Blank), maka kita tambahkan IFERROR (IFERRORr akan menganalisa
suatu formula/rumus, jika OK/Tidak error maka akan memberikan hasil dari formula tadi,
namun jika error akan menghasilkan apa yang kita definisikan sebagai argumen yang ke2,
rumus dibawah hasil jika error adalah “” (Blank)
23. Rumusnya
24.
25. =IFERROR(VLOOKUP(Tabel_GL4[[#This Row],[CCNo]],Tabel_CCPLAN,2,FALSE),”")
26.
27. Hasilnya
28.
11.
159 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Excel Table
Apa itu Excel Table
Untuk dapat menganalisa data dengan lebih efektif dan efisien, kita dapat mengubah range menjadi
Table/Tabel. Excel data adalah sekumpulan data yang terdiri dari kolom dan baris yang diformat
seperti layaknya tabel didatabase. Table ini memiliki cara penamaan sendiri, misalnya
=Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]]
Artinya Berasal dari Tabel Table_Query_from_demo, Fieldnya AccNo, Kolomnya adalah baris
dimana rumus ini berada (This Row)
Namun jika rumus dibuat tidak satu baris dengan parameternya ya biasa aja
=Transaction!I5
Karena memang sifat dari tabel adalah baris dan kolom, seperti database maka Field
Virtual pasti merupakan manipulasi dari field lain (tapi pasti dari baris/record yang sama)
Hasilnya
a) Header Row
Berisi nama field dan Otomatic sudah di autofilter agar dapat menfilter dan sortir secara cepat
Jika kita menuju ke baris yang melebihi layar misalnya baris ke 30/40 maka nama kolom yang
dulunya A, B, C, D, dll akan berubah menjadi nama field/header row seperti No. Urut, No. Account,
Nama Account,dll
b) Total Row
c) Banned Row
Banned row/kolom yaitu isi dari tabel (selain header & Total row), biasanya diberi warna berbeda2
untuk baris ganjil dan genap untuk mempermudah dilihat
akan memberikan warna yang lebih gelap untuk first colum/Last Column
e) Calculated Column
Di excel table jika kita membuat satu kolom baru cukup ketik header row disebelah kiri kolom
terakhir maka otomatic akan excel table akan bertambah 1 kolom, jika kolom baru ini kita isikan
rumus/ formula, otomatic akan dicopy-kan ke bawahnya sampai row terakhir
Sangat mudah untuk mensortir maupun filtering, tinggal klik aja tanda panah yang ada dinama field
lalu tinggal pilih dari menu yang muncul
Sangat memudahkan untuk dibaca karena ada Banned Rows (Warna selang-seling untuk baris
ganjil/genap), nama field juga akan tetap keliatan walopun kita menuju baris terakhirpun
Untuk menambahkan baris ataupun kolom sangat gampang karena tinggal ketik aja di paling
kanan/paling bawah, maka otomatic akan menjadi bagian dari tabel kita
membuat rumus juga sangat gampang karena kita cuma mengetik sekali maka akan dicopikan ke
baris yang lain
Data bisa dibuat valid dengan Data Validation sehingga kemungkinan terdapat kesalahan pengetik
dapat dikurangi
Auto Filter
Di pembahasan ini kita memakai file Demo dari Sesam (Baca disini)
Di Excel 2007 filter bisa dilakukan secara in Place atau Dicopykan ke cell lain, disini kita akan pelajari
dulu In Place filter atau bisa kita sebut auto filter
Jika kita menggunakan Excel table maka otomatis akan memiliki Auto filter seperti contoh di table
transaction yang kita pergunakan di modul ini
Auto Filter di Excel 2007 sangat mudah karena sudah disempurnakan dan disesuaikan dengan tipe
data dari field/kolom tabel bersangkutan
disini untuk tipe text seperti di field Voucher Number maka bentuknya akan seperti sbb:
Namun untuk custom filter akan sama bentuknya sepert gambar dibawah ini :
Contoh Pemakaian :
1. Memilih pilihan yang sudah diberikan Excel, tapi sebelumnya un-check dulu “Select All”
ini hasilnya
Hasilnya
Kita bisa pakai cara yang pertama, namun akan membuat capek tangan kita memilih, belum lagi ada
kesalahan mengklik/ ada yang kelewatan maka kita harus memakai cara ke-2, TAPI??? Excel hanya
memberikan kita untuk 2 x kriteria
Maka kita akali dengan mengcopy field AccNo ke sebelahnya lalu kita filter, oops nggak bisa, karena
filter yang pertama akan menghasilkan No Acc 1 dan 3 yang kalau kita filter lagi ke 5 dan * hasilnya
akan Nol/ Tidak ada record
Maka terpaksa kita pakai jurus terakhir yaitu buat field baru lalu kita isi dengan kriteria yang kita
perlukan
Kita buat field baru dengan nama MyFilter, lalu kita isi rumus dengan fungsi MID serta Operator OR
=MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”1″
ingat rumus diatas terlihat seperti itu karena kita menggunakan tabel jadi referensinya bukan A1/B2
misalnya tapi This Row, artinya baris dimana rumus dibuat. logikanya gampang aja, kita ambil
dengan Mid satu huruf pertama dari field AccNo lalu dibandingkan dengan 1, hasilnya akan True jika
awalan adalah 1
Kita lanjutkan dengan awalan yang lain , lalu kita gabung dengan Fungsi OR
Lengkapnya begini
=OR(MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”1″,
MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”3″,
MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”5″,
MID(Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccNo]],1,1)=”8″)
Fungsi OR akan menghasilkan nilai true jika salah satu argumennya menghasilkan true
Ini Hasilnya
catatan : untuk membuat rumus mudah dibaca, kita bisa ketik seperti diatas. untuk membuat baris
baru kita jangan tekan enter karena akan dianggap rumus selesai diketik, namun gunakan ALT+Enter
Bagaimana jika lebih dari dua? misalkan kita mau mencari kata di account name payment, check,
dan postal
Kita pakai formula/fungsi SEARCH, fungsi ini akan mencari suatu huruf/kata tanpa
mempermasalahkan huruf besar/huruf besar (Case Insensitive) pada suatu cells dan menghasilkan
posisi dari kata/huruf yang dicari, begini rumusnya
=SEARCH(“payment”,Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]])
masalahnya kalo nggak ada/ nggak ketemu maka akan menghasilkan nilai error, oleh karena itu kita
harus tambahi dengan fungsi lain yaitu IFERROR, fungsi ini akan menguji suatu formula, dan akan
menghasilkan suatu nilai tertentu yang kita tentukan jika terjadi error, kalo nggak error ya akan
menghasilkan hasil dari formula yang diuji , ini rumusnya
=IFFERROR(SEARCH(“payment”,Table_Query_from_demo[[#This Row],[AccName]]),0)
mengapa kita mengisi angka 0 (nol) untuk hasil error atau nggak ketemu? perlu diingat bahwa
komputer akan menganggap nilai 0 sebagai FALSE dan nilai selain nol sebagai TRUE, jadi jika
menghasilkan posisi kata (pasti lebih dari nol) maka akan menghasilkan nilai TRUE
Rumus lengkapnya
=OR(IFERROR(SEARCH(“payment”,Table_Query_from_demo[[#This
Row],[AccName]]),0),IFERROR(SEARCH(“check”,Table_Query_from_demo[[#This
Row],[AccName]]),0),IFERROR(SEARCH(“postal”,Table_Query_from_demo[[#This
Row],[AccName]]),0))
Hasilnya lalu kita filter untuk mencari yang TRUE, lihat dibawah ini
……..Filter rampung
Menggunakan Countif
Countif sangat powerfull karena bisa mencari dengal wildcard (*,?,~) kita bisa memakai countif
dengan operator + lalu kita filter yang lebih dari 1
Syntax
COUNTIF(range, criteria)
caranya
4.
5. Kata “*payment*” (diapit asterik/*) artinya mencari kata “payment” dimanapun ia berada bisa
didepan, ditengah atau dibelakang, dengan kata lain keywordnya adalah Contains
6. Countif akan menghasilkan 1, jika katemu, atau 0 jika tidak ketemu
7. Lalu kita filter dengan mencari nilai lebih dari 0
8. ini hasilnya
9.
10. Akan menghasilkan sebanyak 3407 record
Kita sisipkan Baris diatas table kita yang akan kita gunakan sebagai range Kriteria (Range Filter)
Kita Copykan Header dari tabel kita sehingga tampilan adalah sebagai berikut :
Misalnya kita ingin menfilter No. Acc hanya yang bernilai 1510 maka kita ketik ’1510 (ingat bahwa
No.Acc bernilai text walaupun isinya number, cirinya adalah mepet ke kiri walopun tidak diformat
rapat kiri)
Kursor kita letakkan didalam tabel sehingga kita nggak perlu memblok table secara manual
Kita Pilih Range A1:K2 sebagai Criteria Range (Jangan melebihi baris 2 karena Kriteria terakhir adalah
baris 2, kalau melebihi maka biasanya hasil filter tidak akurat)
Hasilnya
Jika kita ingin mendelete Filter kita Klik Ribbon Data –>Clear
Kasus lain
Lihat Gambar dibawah ini, kita ingin mencari record dengan nama account “Salaries”, kita ketik aja
salaries, kita ulangi langkah2 diatas
hasilnya adalah
Untuk mencari hanya Kata “Salaries” tanpa tambahan kita perlu tambahkan karakter = (sama
dengan)
Perlu diingat bahwa filter harus bertipe data Sesuai dengan Field (dikasus ini
adalah karakter) sementara karakter “=” (sama dengan) menunjukkan type data number jadi harus
diakali dengan karakter “” (tanda petik dua) dan diketik sebagai rumus (ditambahkan karakter =)
Lengkapnya kita ketik :
=”=salaries”
=salaries
Hasilnya
Wildcard
178 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Misalnya kita ingin mencari record dengan debet lebih besar dari 1000
Kita ketik
>1000
Hasilnya
filter dengan 2 kriteria, jika satu baris berarti AND , jika tidak sebaris berarti OR
Gambar dibawah ini berarti Debet>10,000 atau Kredit <-10,000 (mencari transaksi dengan nilai
10,000 baik didebet/dikredit
179 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
180 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Jika date Kita ketik aja tanggal yang kita inginkan atau boleh ditambah =,>,<>,<
181 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Ingat bahwa jika satu baris maka penghubung antara 2 kriteria diatas adalah AND, maka kita cari
tanggal yang lebih besar /sama dengan 1 oktober dan kurang dari /sama dengan 31 oktober
Kiteria boleh memiliki nama field yang sama (kita copykan saja dari sebelahnya)
182 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Untuk advanced Filter cara bacanya adalah dari kiri ke kanan baru turun
Kita membacanya :
bukan
Wildcard
— Untuk menfilter text bisa menggunakan wildcard character yaitu
183 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Kita baca (AccName mengandung kata “of” AND AccName diawali kata “sales” ) OR (AccName
mengandung kata “cost”)
Disini kita lihat bahwa kita boleh membuat lebih dari satu field AccName
Jika kita menambahkan tanda =,>,<,<> dan tipe yang difilter berupa text maka kriteria harus
dimasukkan sebagai rumus
Jika kita ingin menampilkan record yang acc namenya tidak boleh ada kata coffee maka kita harus
ketik
=”<>*coffee*”
<>*coffee*
184 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Bagaimana menampilkan record yang debetnya lebih besar dari rata2 field debet
=AVERAGE(Table1[Debet])
maka kita buat field baru di baris kriteria dng nama lebih dari average
=G12>AVERAGE(Table1[Debet])
rumus untuk baris 12 (baris pertama table) ini akan diterapkan diseluruh baris ditable jika kita
melakukan advanced filter
lihat hasilnya
185 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Untuk mencari record yang VouTxt berisi/contain “invoice” bukan “Invoice” atau case sensitif kita
buat field criteria baru misalnya bernama “case sensitive match” lalu kita isi dengan rumus
=IFERROR(FIND(“invoice”,J12),0)
186 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Advanced filter juga bisa digunakan untuk Extract data yaitu jika dicopykan ke tempat lain, bukan
sebagai Filter in Place
Jika dicopykan ke tempat lain juga bisa berfungsi untuk mencari uniq data
Untuk mengcopy ke Worksheet lain maka kursor harus diletakkan di worksheet tujuan baru anda
tekan RibbonData –> Advanced Filter
Lihat gambar dibawah ini adalah filter untuk mencari uniq data
Hasilnya :
187 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Untuk mencari data Uniq juga bisa menggunakan Ribbon Data –> Remove Duplicate
188 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
189 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
190 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Jika kita klik OK maka pasti akan error, karena range target ada di sheet lain!
191 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
9.
192 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
9.
193 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Data yang dipergunakan berasal dari GL jan s.d Des yang diconvert ke excel dari modul
Untuk membuat Trial Balance dari tabel diatas kita bisa menggunakan Pivot table
Caranya :
2.
3. Akan keluar dialog box
4.
5. Kita pilih tabel1 sebagai source tablenya dan new worksheet sebagai tujuannya
6. Klik Ok dan akan dibuat worksheet baru sbb:
7.
8. Kita Drag Nomor Account dan nama ke bagian RowLabels, trus Debet dan Credit ke bag.
Values, sedangkan Column labels akan otomatics diisi values, sehingga hasilnya akan sbb lihat
dibawah ini. Jika kita ingin mengetahui berapa record untuk tiap2 account maka kita bisa
tambahkan kolom detail ke Values
9.
10. Disini terlihat kalau field/kolom yang berbentuk angka akan menciptakan fungsi Sum sedangkan
jika field berisi text akan terisi Count. Jika kita ingin mengubahnya kita klik aja di Values, akan
keluar menu
11.
12.
13. Untuk mengatur formatnya klik aja Number Format
14.
15. Hasilnya seperti ini
16.
17. bersambung …..ke part 02
Lanjutan…dari Part 01
1. Agar hasilnya lebih bagus maka kita ubah di option ama design, menu ini akan muncul di
ribbon jika kita klik di area pivot tabel
2.
3. Klik design –> SubTotals –>Do Not Show Subtotals
4.
5. Lalu Design–>Report Layout–> Show in Tabular Form
6.
7. Hasilnya
8.
9.
199 BAB IV. SUMMARIZE – CLASSIFICATION & STARTIFICATION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
10. Bisa juga dibuat KKP Bulanan dengan menambahkan kolom baru dng nama Bulan di sheet
GL, kita pakai fungsi Month lalu kita pilih Date sebagai argumennya , rumusnya jadi
seperti ini
11.
12. =MONTH(Table1[[#This Row],[DATE]])
13.
14. Trus kolom baru Net, yaitu debet dikurangi kredit, Rumusnya :
15.
16. =Table1[[#This Row],[D E B E T]]-Table1[[#This Row],[C R E D I T]]
17.
18. Bisa juga ditambahkan Kolom Account Class (digit pertama Nomor Acc, 1 s.d 4 = Balance
sheet, lainnya rugi laba)
19.
20. =IF(MID(Table1[[#This Row],[No. Account]],1,1)<”5″,”Balance Sheet”,”Profit loss”)
21.
22. Disini terlihat karena No. Account bertipe data Text maka angka <5 diketik <“5”
23. Agar field2 baru diatas bisa dikenali maka harus direfresh terlebih dahulu
24.
25. Untuk membuat KKP Bulanan dengan hanya account Profit dan Loss maka Pivot Tablenya
adalah :
26.
27. Kita pilih di filter account Class, Hasilnya
28.
29.
30. Agar sel yang blank/ kosong terisi dengan angka nol maka klik Option pada
ribbon Pivottable Tools à Options
31. Isi angka nol pada textbox di bagian “For empty cells show:” maka semua yang blank akan
diisi oleh angka 0/nol
32.
33. rampung dulu ….
Sekarang kita coba membuat pivot table diatas menggunakan cara manual/ tidak dengan menu
pivottable
3.
4. Kita ketik rumus ini di kolom C
5.
6. =SUMIF(GL!B:B,pipot!A2,GL!I:I)
7.
8. Juga dikolom D
9.
10. =SUMIF(GL!B:B,pipot!A2,GL!J:J)
11.
12. Untuk mencari jumlah transaksi kita ketik di Kolom E
13.
14. =COUNTIF(GL!B:B,pipot!A2)
15.
16. Kita lihar referensi sel adalah B:B, ini artinya seluruh kolom B kita pilih ini jika kita yakin tidak
ada data dibawah table kita. Tapi jika kita tidak yakin maka kita juga bisa pake rumus ini di
kolom C
17.
18. =SUMIF(Table1[[#Data],[No. Account]],pipot!A2,Table1[[#Data],[D E B E T]])
19.
20. Inget kalo kita masih memakai tabel di GL sehingga selnya berbentuk seperti diatas
21. Pokoknya syntacknya adalah
22. =SUMIF(range yang kita cari,range kriteria,Range yang akan dijumlah jika terpenuhi), jadi
bacanya “cari sel A2 di range GL!B:B jika ketemu maka jumlahkan angka di range GL!I:I”
23. Kalau Countif sama seperti sumif Cuma argumennya 2 saja, sintaxnya =COUNTIF(Range yang
kita cari, Range kriteria)
24.
25. Kalau kita ingin membuat summarize perbulan maka kita harus menggunakan SUMIFS (dengan
s artinya memiliki beberapa kriteria sebagai argumen formulanya)
26. Syntaxnya :
27. SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
28. Symtax diatas artinya kriteria bisa lebih dari 1
29.
30. Buat header 1-12 di baris 1, lalu ketik di F2 rumus sbb
31.
32. =SUMIFS(GL!$M:$M,GL!$B:$B,pipot!$A2,GL!$N:$N,pipot!F$1)
33.
34. Lalu kita copykan ke range F2:Q93, disini kita lihat kalau untuk fungsi sumifs (berarti if-nya lebih
dari 1 karena ada akhiran “s”), bisa memiliki bebarapa kriteria.
35. Untuk rumus ini kriteria ada 2 yaitu nomor account dan Bulan, kita memakai referensi semi
absolute
36. Dimana untuk nama account yang berubah/relatif
adalah baris sedangkan kolom absolut sehingga rumusnya adalah $A2
37. Sedangkan untuk kriteria bulan , Baris absolut sedangkan yang berubah/relatif
adalah Kolom sehingga rumusnya adalah F$1
38. Ini hasilnya
39.
40.
41. Hasil jadi dari Pivot dengan cara manual bisa didonlot disini (GL 01-12 Pivot manual.xlsx)
5.
2. Menggunakan Subtotal
Kalau menggunakan subtotal kita tidak bisa memakai format tabel, karena subtotal akan mengubah
bentuk data dengan menyisipkan baris untuk subtotal per bagian
3.
4. Kalau Banded row-nya (warna yang membedakan antar baris) masih ada kita buang lewat
Format Cells
5. Kita buang semua baris kecuali baris yg berisi Sales Refrigerator (sebenarnya bisa ngopy dari
tabel GL, Cuma disini kita ingin menunjukan dengan cara lain)
6. Kita akan men-Subtotal kolom Referensi, untuk mencari yang dobel
7. Sort dulu berdasarkan referensi
8. Kita pilih Ribbon –> Subtotal
9.
10.
11. Hasilnya
12.
13. Bukti kalau tidak ada duplicate
14.
3.
4. Buat Kolom baru dipaling kanan (Kolom R), beri nama Jumlah Transaksi
5. Buat formula sbb
6. =COUNTIF(G:G,G2)
7. Copykan ke bawah
8. Blok semua Kolom Jumlah Transaksi (Kolom R)
9. Lihat di bagian bawah Excel (baris status), disitu menyatakan bahwa max=1, artinya tidak ada
duplicate
10.
Mencari Gaps/Loncat
Mencari apakah ada Nomor yang gaps/loncat
Gaps adalah Nomor yang loncat, atau bolong. untuk field2 tertentu seperti Nomor Voucher haruslah
prenumbered serta harus urut sehingga kalo ada nomor yang loncat/gaps kita patut curiga
1. Copykan transaksi dari Account “Sales refrigerator” ke sheet baru atau kita bisa pakai data yang
terdahulu
2. Dikolom S beri nama “Gaps”
3. Sortir berdasarkan No. referensi jika belum
4. No. Invoice dimulai dari baris 38
5. Isi rumus sbb dibaris 39
6.
7. =VALUE(MID(G39,6,10)-MID(G38,6,10))
8.
9. Copy sampai Nomor Invoice terakhir (baris 670)
10. Blok kolom S, Lihat di bagian bawah Excel (baris status), disitu menyatakan bahwa max=1,
artinya tidak ada Gaps
11.
12.
Disini kita pakai file demo dari conversi sebelumnya (Bab II)
Kita buat dulu sheet baru disebelah tabel transaksi
Kita akan memcari Nomor voucher uniq dari tabel transaksi dan dicopykan ke sheet yang baru kita
buat
Kita pilih sebagai List Range adalah Tabel Transaction kolom A
Kita pilih sebagai Copy to adalah sheet1 cells A1
Pilih/Check Copy to another location
Pilih/Check Unique Record Only
Hasilnya
=AND(A3-A2=1,A3-A4=-1)
kita pakai fungsi AND yang akan menghasilkan nilai TRUE hanya jika semua argumen adalah TRUE
fungsi diatas akan mencari apakah record diatasnya urut dan record dibawahnya juga urut
lalu kita filter, Kita buang yang menghasilkan nilai TRUE, karena kita akan mencari nilai yang FALSE/
Gaps, ini hasilnya
Terlihat bahwa antara No 132 dan 134 ada loncat, lalu 407 tidak ada
Check Balance
Kita pakai File Demo dari Sesam, baca di sini
1. Kita insert dulu Pivot table, pastikan kita memilih cell di tabel demo, lalu kita klik Ribbon
Insert –> Pivot Table
2.
3. Keluar Dialog, Kita Ok aja (otomatis sudah terisi seperti dibawah ini)
4.
5.
6. Kita buat Pivot seperti di gambar dibawah ini (tinggal kita drag aja dari kotak di samping kanan,
field yang dipilih ke Row label maupun Values, kotak column label otomatis terisi)
7.
8.
10.
11.
12. Kita ambil dari pivot table Voucher number, lalu kita copy Paste value di sheet baru, untuk kita
check apakah ada voucher yang nggak balance, lalu kita filter tabel baru kita, di field Amount,
kita cari yang tidak balance/nilainya tidak nol
13.
14.
15.
16.
17. Ini hasilnya
18.
19. ada jumlah yang sangat kecil di field Amount, ini biasanya diakibatkan proses conversi yang
tidak sempurna dari excel (Bug kali ya….)
20.
21. Maka kita benerin rumusnya dengan mengkurangkan Debet dengan Kredit, ini hasilnya. Jika
masih tetep ada nilai yang kecil banget padahal udah dirumus coba anda pilih cell di field debet
/ Kredit tekan F2 (edit) lalu langsung enter, biasanya akan beres (ini merupakan bug dari
microsoft yang dari dulu belum beres juga….)
22.
23. Hasilnya ada 6 voucher yang gak balance
24.
Ada 2 cara membuat Statistik seperti di Software audit yaitu via manual artinya kita buat rumus satu
persatu atau pakai cara mudah, yaitu dengan Add-in yang diberikan excel yaitu Analysis Toolpack
Caranya :
Klik Office Button, Pilih Excel Options, lalu pilih Add-ins, dan Klik Go
Jika keluar Add-ins Dialog Box , maka pilih Analysis Toolpak
Kita klik Data Analysis
Akan keluar dialog box berisi berbagai alat analysis yg dibutuhkan, kita pilih Descriptive Statistic
Kita OK
Kita pilih Kolom Amount, ikuti petunjuk gambar diatas, lalu OK
Ini hasilnya
Rampung, hasil diatas adalah untuk semua data, kita bisa juga hanya memilih sebagian data
…..nggak tahu juga apa gunanya ….hehehe
1. Constant, yaitu nilai yang tampil di cells/worksheet sama dengan nilai yang tampil di Formula
bars atau yang keliatan waktu kita edit isi cells tersebut (kita pencet F2)
2. Formula, jika nilai yang tampak di cells merupakan hasil perhitungan matematis / rumus
sehingga berbeda jika pencet F2
1. Function, yaitu fungsi yang ada di excel maupun buatan sendiri dng VBA
2. Reference, yaitu nama range/cell
3. Operator, +*-^, dll
4. Constant, nilai yang diketik langsung ke cell
Menggunakan Constants/Konstanta
Constants/Konstanta adalah suatu nilai yang tidak melakukan perhitungan, contoh
tanggal 10/9/2008, angka 210, dan frase “Quarterly Earnings” semuanya adalah konstanta
Arithmetic operators
untuk melakukan perhitungan matematis seperti penambahan, pengurangan, perkalian, dll
Comparison operators
Membandingkan antara 2 nilai
>= (greater than or equal to sign) Lebih besar atau sama dengan dari A1>=B1
<= (less than or equal to sign) Kurang atau sama dengan dari A1<=B1
Reference operators
Menggabungkan beberapa range menjadi satu.
: (colon) range antara kiri atas sel sampai dengan kanan bawah B5:B15
sel
Jika ada lebih dari 1 operator maka urutan yang dihitung lebih dahulu adalah
Operator Description
% Percent
^ Exponentiation
= Comparison
<>
<=
>=
<>
Tanda Kurung
Rumus/formula yang ditaruh didalam kurung akan dikerjakan lebih dahulu,
=5+2*3
rumus diatas akan menghasilkan 11, karena perkalian lebih tinggi derajatnya maka akan dihitung
dulu jadi 5 ditambah 2*3=6 sehingga 5+6=11, bukan 5+2=7*3=21
=(5+2)*3
Menginput Formula
Formula diinput bisa dengan :
=Sum(
Lalu kita select/sorot range A1 s.d A10 lalu ketik “)” lalu enter
=IF(B1=100,”seratus”,”Bukan seratus”)
Kita tulis
=IF(
B1=100,
“seratus”,
“Bukan seratus”
)
Agar kotak formula lebih besar kita klik dan drag ke bawah saja garis pemisahnya
Kelemahan dari metode diatas hanyalah referensi seperti B1 tidak bisa diselect, harus diketik
Maka terlihat bahwa !$B$4:$C$12 adalah rumus dengan referensi sel absolut, artinya rumus itu
dicopy dan paste kemana saja tidak akan berubah
1. Relatif, artinya referensi sel tersebut akan berhubungan dengan sel dimana rumus tersebut
berada
Dari gambar diatas sel C3 berisi rumus =B2*B3, jika sel ini dikopi ke sel C4 maka rumusnya berubah
menjadi=B3*B4 sehingga hasilnya nol. Jadi rumus di C3 itu bisa dibaca sebagai “hasil perkalian
antara sel ke kiri satu sel lalu ke atas satu sel dengan sel disebelah kiri satu sel saja, sehingga jika
dicopykan ke bawah juga akan berbunyi yang sama (“hasil perkalian antara sel ke kiri satu sel lalu ke
atas satu sel dengan sel disebelah kiri satu sel saja) namun dengan acuan yang berbeda sehingga
hasilnya tidak sama
2. Sel semi absolute (atau semi relatif), dimana yang berubah/relatif hanyalah salah satu saja yaitu
baris/kolom saja, sedangkan yang satu lagi absolute
Rumus di C3 berisi B$2 artinya jika dicopy maka hasilnya yang berubah hanya kolomnya saja, karena
baris 2 diberi awalan $ yang berarti absolute, juga berisi rumus $B3 artinya jika dicopy maka hasilnya
yang berubah hanya barisnya saja, karena kolom C diberi awalan $ yang berarti absolute, jika
dicopykan ke sel D4 maka =B$2*$B3 à =C$2*$B4
3. Absolute, artinya dipindahkan kemana saja maka tidak akan berubah, seperti rumus VBA diatas
Hal diatas hanya terjadi kalo sel referensi berada pada workbooks yang sama atau workbook lain
namun dalam posisi yang terbuka (Open), kalau workbook tertutup maka walaupun sudah
dipindahkan/ didelete rumus tidak berubah sehingga hasilnya tidak valid lagi
Untuk itu maka kita bisa memberi nama atas sel referensi itu sehingga walaupun sel berpindah lokasi
rumus akan tetap valid, kita sebut hal itu sebagai Named range atau Names, Named range juga
berguna karena lebih mudah diingat dan membuat rumus/formula lebih mudah dimengerti
(formula =Sales_price*Quantity kan lebih mudah dimengerti daripada =B2*F9)
Named range juga bisa untuk menyimpan nilai tertentu (Konstanta) sehingga membuat worksheet
lebih bersih karena kita tidak perlu mengisi suatu sel dengan nilai tersebut.
Kita blok dulu cell yang kita inginkan lalu langsung kita ketik di kotak named range lalu enter
Bisa kita blok dulu atau nanti kita pilih di dialog yang muncul
Jika kita klik Define name maka akan muncul dialog, kita bisa isi namanya, scope, serta sel
referensinya lalu OK
Maka range C3:E3 akan bernama MyRange3, kalau semua mau dibuat names juga bisa, caranya
Excel akan megubah karakter yang tidak diinginkan di names (misalnya spasi) ke karakter _
(underscore)
Harus diawali dengan huruf, underscore(_) atau backslash(), selanjutnya bisa diikuti oleh angka,
karakter,period (.), underscore(_) atau backslash()
Max 255 karakte
Tidak membedakan huruf besar/kecil (Insensitive case)
Tidak boleh sama seperti referensi cell (A1, B100, dll) atau mirip referensi cells seperti 1A,
3CAT, dll , serta nama tertentu seperti “c”,”r” karena sudah dipakai oleh excel untuk memilih all
row/all colum di kotak range name (coba anda ketik c/r di kotak name kalo nggak percaya)
Untuk memisahkan dua atau lebih kata bisa dipakai _ (underscore) atau . (period)
Pilih Range
1. Jadi jika kita ingin menuju named range myrange2 maka kita tinggal klik di kotak named range lalu
pilih range yang kita tuju
2. Atau kita klik ribbon Home –>Find & Select –> Goto… (shortcut F5)
Jadi sepanjang named range tadi tidak dihapus, maka semua rumus yang mengacu ke named range
tadi akan tetap valid walaupun named range tadi dimove dari lokasi semula
Intersection
Intersection artinya pertemuan dua range, ini bisa panggil dengan kedua nama tsb dipisahkan
dengan spasi contoh untuk nama diatas :
Gambar dibawah akan menghasilkan 6 buah range names, yaitu MyRange3 alamatnya C3:E3,
Myrange4 alamatnya C4:E4, …..sd Cross3 alamatnya E3:E5
Formula
=MyRange3 Cross1
Contoh :
Ke 2 names diatas memiliki nama yang sama tapi berbeda scope/wilayah, jika mau dipergunakan
diluar maka harus lengkap penyebutannya yaitu
=nama_worksheet!nama_Range
Kalau nggak maka akan error karena excel bingung mo milih yang mana
Pertama kali akan dicari names yang berscope worksheet, jika diworksheet bersangkutan tidak ada
names tersebut maka akan mencari names yang berscope workbook, kakau tetap tidak ada maka
akan error #NAME?
Menciptakan Konstanta
Dengan names kita bisa membuat konstant untuk keperluan pembuatan formula yang lebih mudah
dipahami, contoh dalam perhitungan 21 kita bisa membuat PTKP dengan rumus
1.
2. Kita harus membuat tabel untuk rumus kita atau kita bisa buat rumus seperti :
=15840000+1320000+2*1320000, tidak gampang untuk dipahami
3. Atau kita buat dengan Names, mula2 kita klik Ribbon Formula –> Name Manager
7.
9. Rumus jadi lebih mudah dipahami, serta tidak dikotori dengan sel yang tidak perlu
Menganalisa/Mengaudit Formula
Suatu formula yang kompleks akan sangat menyusahkan untuk dianalisa secara manual, Excel telah
menyediakan Tools untuk Formula Auditing, yaitu antara lain:
1. Trace Precedent
2. Trace Dependents
3. Show Formulas
4. Error Checking
5. Evaluate Formula
1. Trace Precedent
Ini artinya akan menampilkan range/reference yang menjadi sumber dari rumus pada sel aktif, lihat
gambar dibawah ini
Sel aktif di B8 memiliki keterkaitan ke sel B2,D2, dan E2, artinya jika range2 tersebut berubah maka
nilai cell B8 juga akan berubah
2. Trace Dependents
Ini artinya akan menampilkan range/reference yang menggunakan reference ke sel aktif, dengan
kata lain range2 yang tergantung pada sel aktif , lihat gambar dibawah ini
Sel aktif di B2 memiliki keterkaitan ke sel B8, artinya sel B2 dipakai oleh rumus di sel B2, jika sel aktif
berubah tersebut berubah maka nilai cell B8 juga akan berubah
Jika referensi ada di worksheet lain/workbook lain maka klik 2x pada panah, akan muncul Go to
Dialog Box, pilih referensi yang ada disitu lalu Klik OK
3. Show Formula
Ini akan menampilkan rumus bukan nilai pada tampilannya di worksheet
4. Error Checking
Ini akan memeriksa semua error pada worksheet
5. Evaluate Formulas
Ini akan mengaudit suatu formula secara step by step, artinya formula akan dievaluasi per bagian,
untuk jelasnya lihat gambar dibawah ini, yang dievaluasi adalah yang bergaris bawah
Fungsi memiliki argument yaitu pelengkap dari fungsi yang akan menentukan hasil dari fungsi
tersebut, di Excel ada 5 macam argumen
Kategori Fungsi
Financial functions
yaitu fungsi2 yang berhubungan dengan perhitungan yang umum ada di bisnis keuangan, misalnya
=PMT untuk menghitung cicilan untuk mobil selama 3 tahun
241 Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Statistical functions
Berhubungan dengan Rata2, Max, Min, semua fungsi yang akan melakukan analysis statistik atas
sekumpulan data
Database functions
Fungsi untuk mengklasifikasikan atau men-summarize sekumpulan data, misal dAverage, dCount, dll
Text functions
Berguna untuk memanipulasi text, misalnya memotong text, mengubah text menjadi angka, dll
Logical functions
Untuk perhitungan yang menggunakan logical/ benar dan salah, antara lain fungsi IF, untuk simple
decision-making capabilities.
Information functions
Fungsi ini akan memberikan informasi tentang suatu angka, suatu keadaan ataupun suatu cell,
misalnya ISBLANK untuk menentukan apakah suatu cell ada isinya atau tidak, dll
User-defined functions
Fungsi ini kita buat dengan VBA, jika kita ingin mendapatkan perhitungan yang tidak dimiliki oleh
excel
Engineering functions
Berhubungan dengan engineering
Cube functions
untuk memanipulasi OLAP data cube.
EUROCONVERT Converts a number to euros, converts a number from euros to a euro member
currency, or converts a number from one euro member currency to another by
using the euro as an intermediary (triangulation)
REGISTER.ID Returns the register ID of the specified dynamic link library (DLL) or code resource
that has been previously registered
SQL.REQUEST Connects with an external data source and runs a query from a worksheet, then
returns the result as an array without the need for macro programming
Cube functions
Function Description
CUBEKPIMEMBER Returns a key performance indicator (KPI) name, property, and measure,
and displays the name and property in the cell. A KPI is a quantifiable
measurement, such as monthly gross profit or quarterly employee
turnover, used to monitor an organization’s performance.
CUBEMEMBER Returns a member or tuple in a cube hierarchy. Use to validate that the
member or tuple exists in the cube.
CUBEMEMBERPROPERTY Returns the value of a member property in the cube. Use to validate that
a member name exists within the cube and to return the specified
property for this member.
CUBERANKEDMEMBER Returns the nth, or ranked, member in a set. Use to return one or more
elements in a set, such as the top sales performer or top 10 students.
Database functions
Function Description
DGET Extracts from a database a single record that matches the specified criteria
DPRODUCT Multiplies the values in a particular field of records that match the criteria in a
database
DSTDEV Estimates the standard deviation based on a sample of selected database entries
DSTDEVP Calculates the standard deviation based on the entire population of selected database
entries
DSUM Adds the numbers in the field column of records in the database that match the
criteria
DVARP Calculates variance based on the entire population of selected database entries
DAYS360 Calculates the number of days between two dates based on a 360-day year
EDATE Returns the serial number of the date that is the indicated number of months
before or after the start date
EOMONTH Returns the serial number of the last day of the month before or after a specified
number of months
NOW Returns the serial number of the current date and time
WEEKNUM Converts a serial number to a number representing where the week falls
numerically with a year
WORKDAY Returns the serial number of the date before or after a specified number of
workdays
YEARFRAC Returns the year fraction representing the number of whole days between
start_date and end_date
Engineering functions
Function Description
Financial functions
Function Description
ACCRINT Returns the accrued interest for a security that pays periodic interest
ACCRINTM Returns the accrued interest for a security that pays interest at maturity
AMORDEGRC Returns the depreciation for each accounting period by using a depreciation
coefficient
COUPDAYBS Returns the number of days from the beginning of the coupon period to the
settlement date
COUPDAYS Returns the number of days in the coupon period that contains the settlement date
COUPDAYSNC Returns the number of days from the settlement date to the next coupon date
COUPNCD Returns the next coupon date after the settlement date
COUPNUM Returns the number of coupons payable between the settlement date and maturity
date
COUPPCD Returns the previous coupon date before the settlement date
CUMPRINC Returns the cumulative principal paid on a loan between two periods
DB Returns the depreciation of an asset for a specified period by using the fixed-
declining balance method
DDB Returns the depreciation of an asset for a specified period by using the double-
declining balance method or some other method that you specify
DOLLARDE Converts a dollar price, expressed as a fraction, into a dollar price, expressed as a
decimal number
DOLLARFR Converts a dollar price, expressed as a decimal number, into a dollar price,
expressed as a fraction
DURATION Returns the annual duration of a security with periodic interest payments
FVSCHEDULE Returns the future value of an initial principal after applying a series of compound
interest rates
IPMT Returns the interest payment for an investment for a given period
IRR Returns the internal rate of return for a series of cash flows
MDURATION Returns the Macauley modified duration for a security with an assumed par value of
$100
MIRR Returns the internal rate of return where positive and negative cash flows are
financed at different rates
NPV Returns the net present value of an investment based on a series of periodic cash
flows and a discount rate
ODDFPRICE Returns the price per $100 face value of a security with an odd first period
ODDLPRICE Returns the price per $100 face value of a security with an odd last period
PPMT Returns the payment on the principal for an investment for a given period
PRICE Returns the price per $100 face value of a security that pays periodic interest
PRICEDISC Returns the price per $100 face value of a discounted security
PRICEMAT Returns the price per $100 face value of a security that pays interest at maturity
RECEIVED Returns the amount received at maturity for a fully invested security
SYD Returns the sum-of-years’ digits depreciation of an asset for a specified period
TBILLPRICE Returns the price per $100 face value for a Treasury bill
VDB Returns the depreciation of an asset for a specified or partial period by using a
declining balance method
XIRR Returns the internal rate of return for a schedule of cash flows that is not
necessarily periodic
XNPV Returns the net present value for a schedule of cash flows that is not necessarily
periodic
YIELDDISC Returns the annual yield for a discounted security; for example, a Treasury bill
YIELDMAT Returns the annual yield of a security that pays interest at maturity
Information functions
Function Description
ISERR Returns TRUE if the value is any error value except #N/A
Logical functions
Function Description
IFERROR Returns a value you specify if a formula evaluates to an error; otherwise, returns the
result of the formula
HLOOKUP Looks in the top row of an array and returns the value of the indicated cell
HYPERLINK Creates a shortcut or jump that opens a document stored on a network server, an
intranet, or the Internet
RTD Retrieves real-time data from a program that supports COM automation (Automation:
A way to work with an application’s objects from another application or development
tool. Formerly called OLE Automation, Automation is an industry standard and a
feature of the Component Object Model (COM).)
VLOOKUP Looks in the first column of an array and moves across the row to return the value of
a cell
CEILING Rounds a number to the nearest integer or to the nearest multiple of significance
SUMX2MY2 Returns the sum of the difference of squares of corresponding values in two
arrays
SUMX2PY2 Returns the sum of the sum of squares of corresponding values in two arrays
SUMXMY2 Returns the sum of squares of differences of corresponding values in two arrays
Statistical functions
Function Description
AVEDEV Returns the average of the absolute deviations of data points from their mean
AVERAGEA Returns the average of its arguments, including numbers, text, and logical values
AVERAGEIF Returns the average (arithmetic mean) of all the cells in a range that meet a given
criteria
AVERAGEIFS Returns the average (arithmetic mean) of all cells that meet multiple criteria.
BETAINV Returns the inverse of the cumulative distribution function for a specified beta
distribution
CHIINV Returns the inverse of the one-tailed probability of the chi-squared distribution
COUNTIF Counts the number of cells within a range that meet the given criteria
COUNTIFS Counts the number of cells within a range that meet multiple criteria
CRITBINOM Returns the smallest value for which the cumulative binomial distribution is less
than or equal to a criterion value
MAXA Returns the maximum value in a list of arguments, including numbers, text, and
logical values
MINA Returns the smallest value in a list of arguments, including numbers, text, and
logical values
PROB Returns the probability that values in a range are between two limits
RSQ Returns the square of the Pearson product moment correlation coefficient
STDEVA Estimates standard deviation based on a sample, including numbers, text, and
logical values
STDEVPA Calculates standard deviation based on the entire population, including numbers,
text, and logical values
STEYX Returns the standard error of the predicted y-value for each x in the regression
VARA Estimates variance based on a sample, including numbers, text, and logical values
VARPA Calculates variance based on the entire population, including numbers, text, and
logical values
Text functions
Function Description
CODE Returns a numeric code for the first character in a text string
MID, MIDB Returns a specific number of characters from a text string starting at the
position you specify
Text Function
Jika kita mengetik di excel, maka excel otomatis akan menentukan apakah yang anda ketik itu
Formula, angka (tanggal dan waktu termasuk angka), atau lainnya. Lainnya ini bisa kita sebut text
Satu cells bisa menampung 32,767 characters. tapi hanya 1,024 yang terlihat sisanya hanya akan
terlihat di formula bar, Namun untuk formula hanya bisa terdiri dari 8192 charakter
Untuk menentukan apakah suatu cells yang penampilannya berupa angka merupakan text atau
angka , kita bisa memakai :
Kita format sebagai angka, misalnya format comma, jika penampilan berubah maka cells
tersebut berisi angka, jika tetap maka pasti angka yang dianggap oleh excel sebagai text
(biasanya berasal dari hasil konversi)
Kita pakai rumus =Istext(cell) yang akan menghasilkan true
Kita pakai rumus Type(cell) yang akan menghasilkan 2 yang berarti text
Character Code
Character di computer sebenarnya berhubungan dengan suatu nomer/ code. Misalnya character “A”
memiliki code 65, “B” codenya 66. Untu mengetahui nomor code dari suatu text kita memakai fungsi
=Code(Text)
=Char(Number)
Akan mengubah angka menjadi character sesuai codenya, misalnya =Code(65) akan menghasilkan
character “A”, dst
Code character menjadi faktor kunci saat suatu karakter dibandingkan dengan yang lain, misalnya
memakai operator >(lebih besar dari), <(kurang dari), misalnya “A” < “a” karena kode A = 65 sedang
a=97
namun operator = (sama dengan) tidak memperhitungkan hal ini, jadi “INDONESIA”=”indonesia”
menghasilkan True
Agar perbandingan 2 text memperhitungkan case/huruf besar-kecil maka kita harus memakai fungsi
=Exact(text1,text2)
263 Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Dan kita memiliki file surat pemberitahuan WP yaitu : “Gabung Text Number Date.xlsx” seperti
dibawah ini, file ini adalah file yang berisi Surat Pemberitahuan ke PT XXX yang me-link ke file data
yaitu File “Data Surat PT XXX.xlsx”
Seperti kita tahu untuk penggabungan Text di excel menggunakan Operator “&” , jadi seperti Cell D2
memiliki rumus
Disini kita menggabungkan kata PHP- dengan Cell C12 di file Data Surat PT XXX.xlsx dan
tahun sekarang
PHP- adalah konstanta/nilainya tidak berubah2 sehingga harus diapit dengan tanda petik
dua (“PHP- “)
Untuk menggabungkan dengan nilai dari suatu cell dipakai operator &
jadi jika cells/Referensi yang digabungkan adalah nilai dari cells tersebut (/WPJ.24/KP.0800/)
bukan alamatnya
Now() merupakan suatu fungsi yang akan menghasilkan hari dan waktu sekarang (biasanya
hasilnya 4/4/2012 18:38)
Fungsi year akan menghasilkan tahun dari argumen yang diberikan, jadi Year(Now()) akan
menghasilkan tahun sekarang
sehingga hasilnya adalah PHP- /WPJ.24/KP.0800/2012
Tanggal diexcel sebenarnya adalah jumlah sejak 1 januari 1900, jadi 1 melambangkan 1 hari,
kalau pecahannya melambangkan waktu, jadi kalau sekarang 4/4/2012 18:51 maka sebenarnya
adalah 41003.78571
Jadi kalau kita gabungkan antara angka dengan text akan menjadi lucu contoh =hari ini tanggal
41003 waktu 0.78571
Oleh karena itu kita perlu memakai fungsi Text
Fungsi Text akan menjadikan suatu angka menjadi teks beserta semua formatnya, jadi bisa
lebih masuk akal misalnya menjadi =Hari ini tanggal 4/4/2012 Jam 18:51
apalagi kalau diberi format yang lebih cantik seperti kalau kita memakai menu format cells
Kalau kita lihat digambar diatas
Seperti rumus di A12
=”Sehubungan dengan Surat Perintah Pemeriksaan Nomor : ” & ‘[Data Surat PT
XXX.xlsx]Data’!$C$7 &” tanggal ” &’[Data Surat PT XXX.xlsx]Data’!$C$8 & “, bersama ini
disampaikan hasil Pemeriksaan sebagaimana terlampir. Saudara dapat memberikan tanggapan
tertulis dalam bentuk :”
Hasilnya
Sehubungan dengan Surat Perintah Pemeriksaan Nomor : PRIN-00256/WPJ.24/KP.08/2011
tanggal 40781, bersama ini disampaikan hasil Pemeriksaan sebagaimana terlampir. Saudara
dapat memberikan tanggapan tertulis dalam bentuk :
Disini terlihat tanggal di Cells C8 file data adalah 26 August 2011, ini karena komputer saya
memakai sistem English (US), bagaimana menjadikan angka 40781 menjadi 26 Agustus 2011
(format bahasa Indonesia)?
Kita harus memakai fungsi Text dengan format tanggal bahasa Indonesia
Sintaxnya : Text(nilai/referensi,format)
Nilai/referensi adalah cells yang berisi tanggal SPPP
Format adalah code yang berbentuk teks sehingga harus diapit tanda petik dua (“)
Format bisa kita ketik sendiri asal hapal kode2nya atau copy aja dari excel
Caranya :
Klik kanan di Cell C8 file data
Pilih Format Cells
Format seperti digambar
Lalu ganti rumusnya menjadi
TEXT(‘[Data Surat PT XXX.xlsx]Data’!$C$8,”[$-421]dd mmmm yyyy;@“)
sehingga lengkapnya
=”Sehubungan dengan Surat Perintah Pemeriksaan Nomor : ” & ‘[Data Surat PT
XXX.xlsx]Data’!$C$7 &” tanggal ” &TEXT(‘[Data Surat PT XXX.xlsx]Data’!$C$8,”[$-421]dd
mmmm yyyy;@“) & “, bersama ini disampaikan hasil Pemeriksaan sebagaimana terlampir.
Saudara dapat memberikan tanggapan tertulis dalam bentuk :”
maka hasilnya
Sehubungan dengan Surat Perintah Pemeriksaan Nomor : PRIN-00256/WPJ.24/KP.08/2011
tanggal 26 Agustus 2011, bersama ini disampaikan hasil Pemeriksaan sebagaimana terlampir.
Saudara dapat memberikan tanggapan tertulis dalam bentuk :
Sempurna
Kalau semua rumus dan link sudah benar, maka jika kita berganti WP kita tinggal Change linknya aja
misalnya surat tadi ke PT XXX maka jika kita berganti ke PT ZZZ dng file “Data Surat PT ZZZ.xlsx”,
step by stepnya :
Klik File “Data Surat PT XXX.xlsx”
Klik Change Source
Pilih file File “Data Surat PT ZZZ.xlsx” lalu OK
Klik Close
Selesai
Tambahan : Agar penampilan jadi cantik kadang kita ingin membuat baris baru, kita bisa
menambahkan character newline yaitu code 10 ke dalam rumus seperti gambar dibawah ini
agar newline tersebut terlihat maka kita harus mengatur format cells –>Alignment–
>checkmark Wrap Text
LEFT
Menghasilkan karakter sebanyak yang kita inginkan dimulai dari karakter paling kiri kiri/karakter
pertama
Syntax
LEFT(text,num_chars)
Text
Num_chars
Optional, Jumlah karakter yang mo diambil
Jika num_chars lebih besar dari panjang text maka seluruh teks akan diexctract
RIGHT
Menghasilkan karakter sebanyak yang kita inginkan dimulai dari karakter paling kiri Kanan/karakter
terakhir
Syntax
Right(text,num_chars)
Text
Num_chars
Optional, Jumlah karakter yang mo diambil
Jika num_chars lebih besar dari panjang text maka seluruh teks akan diexctract
MID
Menghasilkan karakter sebanyak yang kita inginkan dimulai dari posisi tertentu sebanyak jumlah
tertentu
Syntax
MID(text,start_num,num_chars)
Text
start_num
Optional, posisi awal dari text yang mo diambil (text dimulai dari posisi = 1 )
jika start_num lebih besar dari panjang kalimat/text maka akan dihasilkan “”/Blank
Num_chars
Optional, Jumlah karakter yang mo diambil
Jika num_chars lebih besar dari panjang text maka teks akan diexctract dari posisi start_num
sampai akhir text
Contoh:
Search Function
Description
SEARCH akan mencari suatu teks dalam teks yang lain, fungsi ini akan menghasilkan posisi dari teks
yang kita cari tersebut, misalnya untuk mencari kata “pajak” di kalimat “Direktorat jenderal pajak”
kita akan menulis rumus sbb.
Maka akan menghasilkan 16 karena pajak diketemukan mulai karakter ke-16 dari kalimat “Direktorat
Jenderal Pajak”
Syntax
Tips
Bukan case sensitive/ tidak memperhatikan besar kecil huruf (kalau mau case sensitive harus
pakai FIND Function)
Bisa memakai wildcard character seperti ?,*,~ (? =1 karakter apa aja, * = satu atau lebih
karakter apa aja, ~=mencari karakter ? dan *)
akan menghasilkan error value #VALUE! jika tidak ketemu
Start_Num jika tidak diisi akan diasumsikan mulai dari awal, tidak boleh diisi dengan nilai yang
lebih dari panjang kalimat dimana akan dicari
Contoh
Dari tabel diatas untuk mencari kata gaji bukan gergaji maka kita tambahkan spasi (” “) didepan dan
belakang kata yang kita cari untuk menghindari kata yang kita cari merupakan bagian dari kata lain
serta kita tambahkan spasi di depan dan belakang kalimat dimana kita mau mencari kata tsb
Substitute
Substitutes akan menggantikan suatu text dengan teks yang baru di suatu kalimat
Syntax
SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num)
Text adalah Kalimat atau cells yang berisi kalimat yang ingin diganti sebagian teksnya dengan yang
baru
Old_text adalah text yang ingin diganti, ingat fungsi ini case sensitive artinya membedakan huruf
besar/kecil
Instance_num adalah yang keberapa? artinya jika karakter/text tersebut ada beberapa kali disuatu
kalimat maka kita ingin mengganti yang keberapa? kalau tidak diisi berarti semuanya diganti
Example
Trim berfungsi membuang kelebihan spasi didalam teks, jadi spasi diawal sampai akhir dibuang abis,
kelebihan spasi yang ada diantara kata akan dibuang juga sehingga spasi antar kata tinggal 1
1. Untuk mengambil suatu Nilai text kita bisa gunakan fungsi Left, Right dan Mid
2. Namun kalo kita perhatikan letak Rp selalu berubah2 jadi kita perlu tambahkan fungsi Find,
untuk mencari letak karakter yang menjadi Penanda yaitu karakter “RP”
3. Kita cari dulu kata “RP” dengan Find, Ingat Find bersifat case sensitive (Membedakan huruf
besar dan kecil), jadi di cell C2 kita ketik
4.
5. =FIND(“RP”,B2)+3
6.
7. Fungsi ini akan mencari Kata “RP” lalu jika ketemu akan menambahkan 3 karakter lagi karena
fungsi ini hanya akan memberikan hasil karakter pertama yaitu letak huruf “R”, untuk mencapai
angka pertama perlu kita tambahkan 3, kenapa?…coba itung sendiri
8. Lalu kita ambil mulai dari hasil diatas dengan fungsi Mid, kita ketik di cell D2
9.
10. =MID(B2,C2,20)
11.
12. Hasil dari cell C2 kita pakai sebagai awal pengambilan, angka 20 adalah perkiraan saja bisa
diganti misalnya untuk kepastian 1000 (gede bener ya angka rupiahnya, terdiri dari 1000 angka)
13. Ini akan menghasilkan di cell D2 10.228,-, terdapat karakter ,- yang mengganggu proses
konversi text menjadi angka, maka huruf “,-” harus kita buang
14. Kita bisa memakai fungsi Substitute
15. Rumusnya, kita ketik di cell E2
16.
17. =SUBSTITUTE(D2,”,-”,””)
18.
19. Ini akan mengubah “,-” menjadi Blank atau tepatnya menghilangkannya
20. Menghasilkan text 10.228
21. Jika kita menggunakan format English di windows kita maka angka ini tidak akan dikenali
dengan benar, akan menghasilkan 10 koma 228, bukan sepuluh ribu 228, jadi kita ubah lagi
tanda “,”/koma menjadi blank atau kita hilangkan
22. Rumusnya, kita ketik di cell F2
23.
24. =SUBSTITUTE(E2,”.”,””)
25.
26. Sekarang hasilnya bener, yaitu 10228, namun masih berbentuk text, kalau nggak percaya coba
anda format cell F2 dengan format angka maka dijamin tidak akan berubah, karena masih
bersifat text
27. Kita pakai rumus Value untuk mengubah menjadi Number
28. Rumusnya kita ketik di Cell G2
29.
30. =VALUE(F2)
31.
32. Sekarang kalau kita format angka di cell G2 maka pasti akan berubah sesuai format yang kita
berikan, karena sudah bersifat / berubah menjadi angka
33. Rumus diatas biasa kita jadiin satu, coba kita ketik rumus di cell H2
34.
35. =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(MID(B2,FIND(“RP”,B2)+3,20),”,-”,””),”.”,””))
36.
37. Lumayan panjang en ruwet, tapi begitulah cara membuat rumus di excel, agar lebih mudah
dipahami dan diketahui jika ada yang salah
38. Ini Hasilnya
39.
Disini rumusnya sangat kompleks dan sangat panjang sehingga kita ada kemungkinan salah ketik,
oleh karena itu kita akan memakai cara step by step formula
Nama
Daniel Erwin
Setyowati Devi
Poodle Putih
Hananto Subiakto
Rumus lengkapnya
=MID(TRIM(A3),FIND(“^”,SUBSTITUTE(TRIM(A3),” “,”^”,LEN(TRIM(A3))-
LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A3),” “,””))))+1,99)
Langkah 1
Langkah 2
Langkah 3
1. lalu kita akan ganti spasi yang terakhir dengan karakter ^ (karakter apa aja boleh, yg penting
kita yakin kalo karakter tersebut tidak ada pada nama orang tsb, aneh juga kalo emang ternyata
ada, mungkin nama orang rusia,…. serta jangan karakter wildcard seperti *,?,~)
2. Kita pake formula SUBSTITUTE, kita ganti spasi terakhir (atau sama dengan jumlah spasi)
3. Rumusnya di D3
4.
5. =SUBSTITUTE(B3,” “,”^”,C3)
6.
7. Kita pakai hasil di C3 yang merupakan jumlah spasi/atau petunjuk spasi yang terakhir
8. Hasilnya adalah
9. Daniel^Erwin
Langkah 4
Langkah 5
Langkah terakhir
1. Selesai….?
2. belumlah……kita coba akan menggabungkan rumus2 diatas menjadi satu tapi kita balik
urutannya
3. Kita ketik di cells G3
4. atau tepatnya Edit – Copy-Paste dari cell F3
5. =MID(B3,E3+1,99)
6.
7. Kita ganti kata E3 dengan rumus di E3
283 Bab VIII. FUNCTION | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
8.
9. =MID(B3,FIND(“^”,D3)+1,99)
10.
11. Kita ganti kata D3 dengan rumus di D3
12.
13. =MID(B3,FIND(“^”,SUBSTITUTE(B3,” “,”^”,C3))+1,99)
14.
15. Kita ganti kata C3 dengan rumus di C3
16.
17. =MID(B3,FIND(“^”,SUBSTITUTE(B3,” “,”^”,LEN(B3)-LEN(SUBSTITUTE(B3,” “,””))))+1,99)
18. Terakhir kita ganti B3 dengan Rumus di B3
19.
20. =MID(TRIM(A3),FIND(“^”,SUBSTITUTE(TRIM(A3),” “,”^”,LEN(TRIM(A3))-
LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A3),” “,””))))+1,99)
21.
22. Begitulah cara membuat formula yang rumit
23. Hasilnya sama dengan kalau kita membuat perbagian – lihat gambar diatas
24. Ini baru rampung
Description Keterangan
Kita akan mencari di field Keterangan/Remark di file GL01-12.glsx (hasil konversi file excel bulanan di
Bab II)
Penjelasan :
285 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Mencari kata “salary” pada kolom description pada baris yang bersangkutan, fungsi Search akan
menghasilkan posisi kata “salary” jika kata tersebut ada di dalam kolom description, namun akan
menimbulkan hasil error jika tidak ketemu. Fungsi SEARCH dipakai jika kita tidak membedakan
case/huruf besar/kecil pada kata yang kita cari (case insensitif), jika kita akan membedakannya (case
sensitif) kita pakai rumus FIND
Fungsi ini akan menghasilkan posisi dari kata tersebut, namun jika tidak ketemu akan
menghasilkan #VALUE!, oleh karena itu untuk mengetahui apakah suatu nilai adalah
error( #VALUE!) Kita menggunakan fungsi ISERROR
Kita memakai fungsi if untuk mengetahui apakah Error pencarian kata diatas , jika ya berarti tidak
ketemu dan dikasih nilai blank/””, namun jika ketemu posisinya (tidak Error/#VALUE!) maka akan
menghasilkan “PPh Pasal 21”.
Hasilnya
Untuk semua koreksi kita tinggal copy paste rumus yang pertama dan kata2 diganti sesuai dengan
koreksi yang bersangkutan dan digabungkan dengan operator text “&” , rumus lengkapnya adalah
286 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Hasilnya :
Namun fungsi ini akan menghasilkan lebih dari satu keterangan jika ada lebih dari satu kriteria yang
terpenuhi, dari gambar diatas terlihat bahwa karena keterangan “Salary & Bonus March 2008”
menghasilkan “PPh Pasal 21 PPh Pasal 21”
Agar tidak terjadi maka kita buat nested if artinya fungsi bertingkat, kita pindahin masing2 pencarian
ke dalam fungsi if untuk menggantikan argumen blank
Sehingga menjadi
=IF(ISERROR(SEARCH(“salary”,Table1[[#This Row],[R E M A R
K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“gaji”,Table1[[#This Row],[R E M A R
K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“bonus”,Table1[[#This Row],[R E M A R
K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“service”,Table1[[#This Row],[R E M A R
K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“fee”,Table1[[#This Row],[R E M A R
K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“repair”,Table1[[#This Row],[R E M A R
K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“lunch”,Table1[[#This Row],[R E M A R
K]])),IF(ISERROR(SEARCH(“dinner”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”Koreksi biaya”) &
IF(ISERROR(SEARCH(“ENTERTAINMENT”,Table1[[#This Row],[R E M A R K]])),”",”Koreksi
biaya”),”Koreksi biaya”),”PPh Pasal 23″),”PPh Pasal 23″),”PPh Pasal 23″),”PPh Pasal 21″),”PPh
Pasal 21″),”PPh Pasal 21″)
287 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
kita buat Pivot table baru, kita atur seperti gambar dibawah ini
288 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
289 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Caranya :
Jika Ribbon developer belum ada maka tampilkan dengan, Klik Office Button–>Excel Options
290 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
1. Akan muncul windows dari VBA, kita klik pada project explorer, cari file macro kita, misalnya
bj_tools.xlsm (atau bikin baru) atau taruh di file GL kita (namun harus disimpan dalam format
xlsm bukan xlsx) , klik kanan , Insert–>Module
2.
291 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
3. Ketik pada jendela module01 atau bisa diberi nama apa aja misalnya modFunction
strKoreksi = baris.Cells(1, 1)
strkoreksiLabel = baris.Cells(1, 2)
Else
End If
Next
Koreksi2 = strtemp
End Function
292 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Step by step :
293 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Rng diisi dengan field Remark (dipilih cell yang sebaris ama rumus)
RngKoreksi Di-isi dengan range daftar koreksi (pastiin tekan F4 untuk membuat range reference
Absolute $B$4:$C$12)
Namun fungsi diatas akan menghasilkan lebih dari satu keterangan jika ada lebih dari satu kriteria
yang terpenuhi, misalnya terlihat bahwa karena keterangan “Salary & Bonus March 2008”
menghasilkan “PPh Pasal 21 PPh Pasal 21”
294 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
strKoreksi = baris.Cells(1, 1)
strkoreksiLabel = baris.Cells(1, 2)
Koreksi2 = strkoreksiLabel
Exit Function
End If
Next
Koreksi2 = “”
End Function
Gambarnya :
Hasilnya :
295 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
Sama seperti hasil dengan formula diatas namun lebih gampang untuk menambahkan kata2 baru di
daftar koreksi .
Namun perlu diingat bahwa fungsi diatas amat menguras tenaga komputer kita, maka kita begitu
jadi kalo bisa langsung ubah menjadi value
296 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
297 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
32. sintaknya :
33. IFERROR (fungsi/perhitungan matematis, Nilai jika error)
34.
35. Rumus yang akan kita buat
36.
37. =IFERROR(SEARCH(” gaji”,” ” & H2 &” ” &C2)>0,FALSE)
38.
39. Jika kata gaji ketemu dikolom C dan H maka akan menghasilkan suatu posisi yang lebih besar
dari 0 sehingga hasilnya True
40. Jika kata gaji tidak ketemu dikolom C dan H maka akan error, sehingga akan menghasilkan
parameter kedua dari fungsi IFERROR diatas yaitu False
41. Bagaimana jika ada lebih dari 1 kata yang akan kita cari?
42.
43. Kita pakai fungsi OR
44.
45. sintaxnya :
46. OR(option1,option2,…)
47.
48. Fungsi OR akan menghasilkan true jika ada salah satu option yang bernilai true
49. jadi jika ada salah satu kata yang ketemu maka akan menghasilkan true
50.
51. Rumus lengkapnya untuk PPh 21
52.
53. =OR(IFERROR(SEARCH(” gaji”,” ” & H2 &” ” &C2)>0,FALSE),IFERROR(SEARCH(” salary”,” ” &
H2 &” ” &C2)>0,FALSE),IFERROR(SEARCH(” bonus”,” ” & H2 &” ” &C2)>0,FALSE))
54. Kita bisa ulang langkah2 diatas untuk koreksi biata dan Obyek Potput lainnya
55. Seperti gambar dibawah ini
298 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
56.
57. Untuk mencari berapa biaya tinggal difilter aja lalu pilih yang True
58.
299 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
untuk itu kita akan mencoba mencari koreksi dengan cara yang lebih mudah dan gampang dipahami
yaitu dengan advanced formula, caranya :
300 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
1. Kita pergunakan wildcard *kata* yang artinya mencari semua record yang memiliki/contain
kata yang dicari
2. kita isi ke bawah sehingga hubungan antar kriteria adalah OR
3. lalu kita advanced filter
Ada kata2 seperti gergaji akan terambil karena ada kata gaji
Ada kata2 seperti coffee akan terambil karena ada kata fee
Ada kata2 seperti Salary transfer, Stamp duty Fee, transfer fee akan terambil padahal bukan
Obyek
dll
Kita copykan/sisipkan 3 kriteria Remark di sebelah field remark lalu kita edit filter kita
agar kata gergaji tidak masuk maka kita bikin agar kata gergaji dikeluarkan dari hasil filter
kita ketikkan =”<>*gergaji*”, ekcel akan menampilkan <>*gergaji*, artinya jika mengandung
kata gergaji pasti gak ikut terpilih
karena bersebelahan maka filter gaji dan <>gergaji dihubungkan dengan operator AND
kita lakukan untuk filter2 yang lain
Jika sudah maka kita jalankan advanced filter
301 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
teliti lagi, untuk melihat apakah ada record2 yang tidak memenuhi syarat
jika sudah kita pilih field Koreksi Obyek & Biaya, lalu ketik “Obyek PPh 21″ lalu pencet Control
+ Enter
semua yang terfilter akan otomatis terisi oleh kata “Obyek PPh 21″, yang tidak terfiltertidak
akan terisi
Kita lakukan untuk Obyek PPh 23,26,PPn dan Koreksi biaya yang lain
Lalu kita lakukan Pivot untuk menjadikan sebagai KKP
Selesai….
Catatan :
1. Penulis belum tahu berapa limit dari advanced filter, namun penulis pernah membuat filter dng
total lebih dari 80 kriteria dan masih jalan, penulis pikir itu sudah lebih dari cukup untuk
melakukan pencarian koreksi Biaya/ Obyek PPh 21,23, 26 maupun PPN
2. Filter sebaiknya diclear dulu sebelum dilakukan filter selanjutnya, walaupun ini tidak
harus/tidak wajib namun ini untuk safety saja
302 BAB VIII. MENCARI KOREKSI BIAYA DAN OBYEK PPH 21/23/26/4.2 | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
KKP ini tinggal kita pengen taruh dimana dan disimpan dengan tambahan Nama WP dan tahun
pemeriksaan sehingga lebih gampang dimanage
Sebenarnya ini hanya mempermudah saja, cara manual untuk pembuatan KKP Integrasi yang
saling nge-link adalah
1. Kalau file KKPnya banyak misalnya ada 10 file, lumayan juga capeknya
2. Kalau kelupaan save, maka linknya jadi kacau
Pembuatan KKP Integrasi merupakan bagian dari e-Audit Utilities
Langkah2nya :
3.
4. Akan keluar windows KKP LHP Integrasi
10.
11. Otomatis file KKP akan disave ke nama baru
12. Lalu sekali lagi akan disave agar perubahan link terupdate
13. jika mau bisa dibuatkan worksavenya agar semua file bisa dibuka dengan hanya membuka
file workspacenya saja (*.xlw)
14. Klik Ribbon View->Save workspace
15. Namun fungsi workspace sudah tidak ada lagi di Office 2013
NB : Agar bisa bekerja disamping install e-Audit Utilities add-in juga harus copy file KKP
integrasinya, bisa didonlot disini
KKP_Integrasi_AgusKristiyanto versi 2013.rar
KKP_Integrasi_AgusKristiyanto Versi 2011.rar
Taruh saja file rar diatas difolder dimana e-audit diinstall lalu klik kanan dan pilih Extract here
(tentu saja winrar/program kompresi lainnya sudah harus diinstall pula)
Keterangan :
Jika anda memiliki file KKP sendiri, anda bisa mensubmit KKP tersebut untuk digabungkan
dengan e-Audit Utilities atau
Pergunakan Utilities “File Integrasi Save as” yang juga termasuk bagian dari e-Audit Utilities
Merupakan perbaikan dari versi lama (Pembuatan KKP PPh Badan Secara Otomatis dengan
Microsoft Excel 2007) karena telah menggunakan format sesuai peraturan terbaru (KMK –
17/2013)
Thx buat mas Agus Kristiyanto atas KKP Integrasi 2013-nya
Merupakan bagian dari e-Audit Utilities yaitu dibagian Working Papers (Update ke versi – 23 Nov
2013)
Jika tidak muncul peringatan jika membuka file macro diatas maka baca artikel VBA/Macro
Security
Bagi yang bisa VBA bisa diedit karena file tidak diproteksi
File ini berisi Sheet Data WP – Link (Copy Paste dari KKPnya Mas Agus), cuma sedikit
dimodifikasi supaya bisa memuat 7 Pemeriksa
Juga berisi Sheet Data Account yaitu struktur KKP PPh 25 Badan yang disesuaikan dengan
Chart of Account WP
Cara pengisian sebaiknya dilihat pada contoh, jangan diubah untuk untuk KKP2 sub induk
seperti KKP B.1, B.2,..,B13
Namun untuk struktur dibawahnya (Misalnya KKP B.1.1,B.2.1,..dst) bisa disesuaikan dengan
WP anda
Format indent (menjorok ke dalam) hanya untuk memudahkan meneliti struktur KKP aja
jangan ada baris kosong ditengah2 data account karena akan menandai akhir dari KKP
Lalu ada KKP Template yaitu KKP B, B.1,..B.13
KKP template ini ada rumusnya yaitu di sheet “Rumus”, sheet ini dihidden
Jadi kalo pengen mengedit KKP Template pelajari dulu code ama sheet rumus diatas
Tampilan di sheet Awal, berisi petunjuk penggunaan
Tampilan jika diklik tombol “Buat KKP Badan” di sheet awal
Klik tombol Make KKP 2013 untuk memulai proses
Tampilan waktu proses
Hasilnya
Di Bagian Ref masih ada error #VALUE!, hal ini dikarenakan File belum disave, anda save lalu
jangan lupa direkalkulasi dengan menekan tombol F9
Data Account dan Data WP – Link telah dicopykan secara otomatis ke KKP anda siapa tahu
anda ingin mengulang pembuatannya, cukup copy-paste ke File Macronya (Otomasi
KKP25_Badan2013.xlsm)
Lalu anda tinggal integrasikan ke file KKP Integrasi anda atau KKP Integrasinya mas Agus
(Link-kan saja Sheet B di KKP PPH 25 Badan ini ke Sheet B di file “1
KKP_LHP_PHP_Nothit.xlsx”) atau KKP Integrasi anda
Selesai
Cara Pertama
File ini jika kita buka di Ms. Access terdiri dari beberapa tabel yang saling terhubung. Namun
karena tidak ada manual terpaksa sedikit trial dan error untuk mendapatkan data Faktur Pajak
Masukan yang digunakan untuk konfirmasi
Tabel untuk melihat Faktur Pajak Keluaran dan Masukan adalah TRX_BUKTI_POTONG
Kita buat querynya, caranya lihat gambar
ID_TRANSAKSI NM_TRANSAKSI
1 Impor BKP dan Pemanfaatan JKP/BKP Tidak Berwujud dari Luar Daerah Pabean
3 Pajak Masukan Yang Tidak Dapat Dikreditkan dan/atau Pajak Masukan dan PPn
atas impor atau perolehannya mendapat fasilitas
1 Faktur Pajak
8 PIB
Disini kita hanya mengambil Jenis Faktur yaitu “PM“, lalu Jenis transaksi hanya 2 atau “Perolehan
BKP/JKP Dari Dalam Negeri“, serta Jenis Dokumen hanya 1 atau 5 (“Faktur Pajak atau
“Dokumen yang Dipersamakan dengan Faktur Pajak”)
Lalu difilter tahun pajaknya misalnya 2011 dan Jumlah PPN yang dikonfirmasi yaitu 500,00 keatas
ini SQLnya
Visual Basic
1 SELECT TRX_BUKTI_POTONG.*
2 FROM TRX_BUKTI_POTONG
lalu query ini bisa dicopy paste ke Excel untuk dibuatkan konfirmasi PPNNYa (bisa juga gunakan
otomasi Konfirmasi seperti dibahas diartikel : Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel
2007 )
Cara Kedua
Kalau kita tidak menguasai Microsoft Access, kita gunakan aja fasilitas import di Excel
Caranya :
4.
5.
6. Pilih file mdb-nya
7.
8.
9.
10. Isi password
11. Pilih tabel yang mau diimport (TRX_BUKTI_POTONG)
12.
13. isi seperti dibawah
14. Pilih New worksheet
15. Klik Properties
315 BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
19.
20. ini hasilnya
21.
22. Tinggal dipilih mana field/kolom2 yang diperlukan
23. Bisa dikombinasikan dengan Otomasi Konfirmasi (artikel baca disini : Otomasi Konfirmasi
PPN menggunakan Excel 2007 )
24. Selesai
Baca juga :
Kadang kita diberikan data berupa file csv dari wp yang berisi data SPT Masa PPN untuk
keperluan konfirmasi Pajak Masukan, Namun file csv yang diberikan WP kadang oleh program E-
SPT diencrypt sehingga tidak berbentuk csv/Comma Separated Value namun berisi aneka macam
huruf yang tidak beraturan
Contoh : file 010001725092000010120090F123201.csv jika kita buka pakai Excel/ text file editor
akan seperti ini
file inilah yang disebut dengan csv, yang dalam kasus diatas pemisahnya bukan koma tapi titik
koma, file inilah yang bisa dibuka/diimport oleh excel dengan mudah (baca modul TABK dengan
Excel 2007)
1. Caranya sangat mudah yaitu kita gunakan viewer e-SPT, namun sesuai dengan namanya
aplikasi ini hanya bisa melihat saja, mau mengcopy saja atau mencetak tidak bisa
2. Setelah konsultasi dengan pakarnya hacker, yaitu Mr. G, alias mbah google maka kita tahu
bahwa aplikasi ini menyimpan suatu file temporary/ file sementara yang berisi file csv yang
dudah didecrypt
3. file ini tersimpan di path/folder tempat meng-install aplikasi ini di subfolder “Temp“
4. Namun perlu diingat, untuk yang memakai OS Windows 7, jangan menginstall aplikasi viewer
ini di “Program Files“
5. Kenapa? karena ada limitasi/ larangan untuk membuat file baru di folder “Program files”
termasuk sub direktori dibawahnya
6. Jika anda telah menginstall aplikasi viwer ini di direktory selain “Program files” maka coba
jalankan
7.
8.
9.
10. Ini isi dari file diatas
11.
12.
13. sekarang kita liat di folder aplikasi tersebut, yang dikomputer saya ada di “C:\Viewer
eSPT\Temp“
14. Ada satu file dengan nama sama tapi ada akhiran decrypt
15.
16.
17.
18.
19. File ini adalah file csv yang sebenarnya seperti di gambar atas
20.
21. jika ada beberapa file dengan nama yang hampir sama , ada angka penanda yang uniq yaitu
dibelakang tahun
22. dikassu ini dibelakang angka 2009 ada angka 0,1,2 ini menandakan kalau 0 adalah normal, 1
= pembetulan ke -1, 2 adalah pembetulam ke-2 , dst
23. Untuk itu kita tidak perlu membuka/mempreview semua file cukup pembetulan terakhir saja,
yang penting semua file pembetulan sebelumya ada di folder yang sama
24. kita liat di masa 0101/Januari ada 3 spt, spt yang terakhir hanya berukuran kecil
25.
26.
27. Ini hasilnya jika kita buka file pembetulan terakhir
28. ukuran sizenya sama dengan file spt normal
29.
30.
31. Ini membuktikan kita cukup buka file yang terakhir di tiap masa
32. jika kita sudah membuka semua file terakhir maka akan ada 12 masa (jika kita melakukan
pemeriksaan 1 tahun) file2 csv ini kita gabungkan dengan copy paste atau cara yang paling
cerdas gunakan Merge files buatan saya yang bisa dibaca dan didonlot di
33. Text Collector untuk menggabungkan banyak file text
34. Jika sudah anda tinggal import ke Excel
35. Untuk Otomatisasi Konfirmasi PPN masukan baca :
36. Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel 2007
E-SPT Viewer bisa didonlot disini (Installer eSPT Viewer v1.1 (23112009).exe) – Sorry disensor –
jadi Japri aja ya
Keterangan :
Nama file csv biasanya panjang (mungkin 40 karakter) jadi jangan ditaruh difolder yang juga
memiliki nama panjang, karena bisa membuat error seperti ini
Langkah2nya :
1. Download Aplikasi Viewer eSPT PPN 1111 versi 1.2 disini (Japri aja)
2. Nama File = aplikasi viewer espt ppn 1111 v1.2.rar
3. Extract lalu jalankan setup.exe
4. Jika sudah selesai maka jalankan Viewer e-SPT PPN 1111
5.
6. Aplikasi ini akan menghasilkan file temporary, yang akan disimpan
di C:\Users\badjoe\AppData\Local\Temp jika anda memakai windows 7, ganti badjoe dengan
nama user anda
7. Atau cara gampangnya Klik Start -> Run lalu ketik “%temp%” (tanpa tanda kutip ganda)
maka akan muncul windows explorer dengan folder temp anda
8.
9. Jika sudah maka sort file berdasarkan Date Modified , cari file yang terbaru dengan ukuran
yang sesuai dengan file csv anda (biasanya lebih besar)
10. Coba buka file tersebut dengan text editor untuk mengecek isinya
11.
12. Jika sudah benar seperti gambar diatas maka copy file tersebut ke folder pilihan anda, jika
tidak biasanya akan didelete oleh aplikasi/windows
13. Buka di Excel dengan Cara import
14. Ribbon External Data ->From Text
15. Lalu pilih file anda dan pilih delimiter semicolon
16.
17.
18. ini hasilnya
19.
20. file csv ini berisi SPT Induk dan lampiran A dan B, Lampiran A1-A2 untuk pajak keluaran
sedang Lampiran B1,B2,B3 untuk pajak masukan, anda bisa lihat di SPT Masa PPN untuk
membuktikannya
21. Jika kita ingin membuat konfirmasi Pajak masukan maka baca artikel
22. Otomasi Konfirmasi PPN menggunakan Excel (e-Audit Utilities)
23.
24. Selesai
Step by stepnya :
Kita ubah agar sesuai dengan format english untuk angka
10.
11.
12. Pilih PPN Masukan/PPN Keluaran
13. Klik kanan pada link pada gambar dibawah ini (mungkin bentuknya sedikit berbeda dengan
layar anda, disini adalah contoh PPN 1107)
14.
15.
16. Untuk PPN 1107
17. Klik dulu Formulir 1107 B
18. Lalu lihat dibagian bawah, temukan “…,tampilkan data seluruhnya“
19. Klik kanan lagi link tersebut
20. Pilih OPEN IN NEW TAB
21.
22.
23. Untuk PPN 1111
24. Pilih Formulir 1111B2 (untuk PM Dalam negeri)
25. Klik kanan link tersebut
26. Pilih OPEN IN NEW TAB
27.
28.
29. Copy alamat pada Tab yang baru dibuka (Ingat ini penting, karena banyak yg error kalo
tidak memperhatikan hal ini)
30.
31. perhatikan alamatnya :
32. Kalo PPN 1111 biasanya nama alamatnya adalah misalnya :
33. SPT_PPN_1111.f1111xy?idspt=xxxxxxxxxxxxxx&sess=b25b18734833362c7a21677577f
3c850
42.
43. PPN 1111
44.
Catatan :
SIDJP memiliki waktu aktif tertentu, jika setelah beberapa waktu tidak aktif maka kita
otomatis akan di “tendang”/sign out
Jika hasil sedotan kita berisi “No Akses” berarti kita kena tendang dan harus sign in/login lagi
5.
6.
7. Copykan alamat yang tadi dicopy ama isi jumlah halaman
8.
9.
10. Untuk versi yang lebih baru ada petunjuk tentang format
11.
12.
13. Ada lagi tambahan untuk versi yang terbaru yaitu bisa milih halaman tertentu saja,
misalnya halaman 1-2, atau 8-10
14. Ini berguna jika kita memiliki ratusan/ribuan halaman yang kita download namun ada
yang gagal ditengah2
15. Atau mau download per 10 halaman misalnya, maka download 1-10,11-20,21-30,dst.
Namun ingat harus un-check pilihan“Hasil taruh diworkbook baru,…..” agar tetap dalam 1
workbook
16.
17. ini hasilnya
18. masih terbagi dalam 9 sheet (9 halaman)
19. Sengaja dipaste dalam bentuk Text, karena SIDJP agak kacau dalam format tanggal dan
format Angka
20.
21.
Sheet hasil sedot bisa digabung dengan cara manual, tapi kalo datanya banyak capek juga
Kalau mau menggabungkan kita bisa gunakan fungsi Merge worksheet dari eAudit utilities
Klik Merge Worksheet
Akan muncul jendela baru
Pilih sheet yang mo digabung (Hal 1 s.d Halxxx)
Beri nama untuk sheet gabungan
Pilih range tertentu (jangan pilih sheet yang terakhir)
Centang, “Isi nama sheet dikolom terakhir” ini berguna jika ada halaman yang kosong
(nggak ketarik) bisa ketahuan
336 BAB XI. KONFIRMASI/KLARIFIKASI PPN | Eoditor.com
Module TABK – Microsoft Excel 2007
ini hasilnya
Hasil masih berbentuk Text, perlu diedit lagi
1. Jika kita menggunakan format tanggal dan angka sesuai yang disarankan maka hasil sedot
akan diubah menjadi tanggal dan angka yang benar
2. KECUALI untuk PPN 1107
3. Kita bisa benerin dengan mudah
4. eAudit memiliki menu klik kanan, namun perlu di ON kan dulu
5. Klik Option di ribbon eAudit Utilities
6.
7.
8. Centang “Show e-Audit Right Click Menu in Excel Worksheet“
9.
10.
11. Anda juga bisa mengisi data username kalo mau mempermudah login ke SIDJP
12. Klik “Close & Save“
13. Sekarang Block nilai di hasil merge yang masih berbentuk text
14. Block dulu nilai rupiahnya
15. Lalu klik kanan, pilih eAudit Utilities
16. Pilih Convert Values
17. Pilih Clean from un-Printable Character
18.
19.
20. Ini hasilnya
21.
22.
23. Lalu ubah Tanggal
24. Block dulu kolom tanggal
25. Kita gunakan Convert Date from SIDJP
26.
27.
28.
29. ini hasilnya
30.
31.
32.
33. Kita coba cocokin hasilnya, jika jumlahnya sama berarti udah OK
34. Selesai
Keterangan :
Pastikan bahwa ini diisi dengan semua jumlah halaman yang mau didonlot
Untuk WP dengan jumlah lampiran yang sangat banyak bisa didonlot dengan interval
tertentu, misalnya 1-25,26-50, dst
3. Setting
Bisa dicentang pilihan delay, defaultnya 5 detik, bisa ditambah kalau networknya lagi parah
Hasil donlot otomatic akan ditaruh diworkbook baru, tapi jika misalnya ada halaman yang
tidak terdonlot dan kita ingin donlot ulang maka hapus aja centangnya, yang akan membuat
hasil donlot akan menimpa donlotan lama
4. Format Excel
Pastikan bahwa format sesuai yang disarankan (akan berwarna hijau jika OK) agar tanggal
dan Angka tidak berbentuk text
Namun untuk SPT PPN 1107 tetap berbentuk text, jadi masih harus diedit lagi
5. Login SIDJP
Klik ini sekali saja, SIDJP akan menyimpan session kita selama kita aktif diSIDJP, namun
setelah nonaktif beberapa saat (nggak tahu berapa menit) maka hasil sedot akan
menghasilkan “No Akses”, Ini berarti kita mesti login lagi
Untuk melakukan konfirmasi kadang kita langsung sedot data dari SIDJP di bagian faktur pajak
masukan dari WP kita secara utuh. Hanya saja lebih tepat kalau kita memperhitungkan data dari
PKPM di portalDJP. Namun sayangnya ada beberapa perbedaan antara SIDJP dan PKPM
Untuk itu kita mesti menggunakan beberapa penyesuaian agar kedau data tersebut bisa dicari
linknya agar yang kita konfirmasi/klarifikasi hanya faktur pajak yang tidak ada di PKPM saja (yang
belum dilaporkan/belum dientry)
1. Langsung aja kita gabungkan sheet dari SIDJP (nama sheet : All Sheets) dan PKPM dalam
satu workbook (agar memudahkan aja)
2. Untuk menyandingkan kita perlu key yang uniq dari faktur pajak, disini kita pakai
NoFaktur+NPWP
3. Kita buat Rumus baru dikolom paling kanan di sheet SIDJP
4. =Kolom_NoFaktur & Kolom_NPWP
5. ini hasilnya di Sheet SIDJP dan PKPM
6.
7.
8. Karena format yang berbeda, maka harus dibuat sama dulu, kita ubah rumusnya
9. Kita gunakan fungsi substitute untuk menghapus titik serta tanda hubung
10.
11. =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(D2&C2,”.”,””),”-“,””)
12.
13. Akan menghasilkan
14.
15. Rupanya masih ada spasi diantaranya
16. Kita buang spasinya dengan substitute
17. ini hasilnya
18.
19.
20. Nggak hilang juga, rupanya ini yang disebut dengan nbsp, non breaking space atau
karakter 160 yang berasal dari web
21. Kita ganti spasi dengan karakter 160
22.
23. =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(D2&C2,”.”,””),”-“,””),CHAR(160),””)
24.
25. Ini Hasilnya
26.
27. Kita buat rumus untuk mencari sandingan pada PKPM
28. Kita gunakan fungsi MATCH (atau VLOOKUP, terserah anda)
29. Kita ketik di Kolom J
30.
31. =MATCH(I2,PKPM!K:K,0)
32.
33. Akan kita dapati bahwa banyak sekali yang error #N/A (artinya Not Available/tidak ketemu),
kalau kita cek ke Sheet PKPM ternyata emang No Faktur Pajak banyak yang gak seragam
34. Sesuai dengan Per 13/PJ/2010 No Faktur pajak terdiri dari 16 digit namun menurut saya sih
kode uniknya hanya 3 digit kode cabang+2 digit kode tahun+8 digit kode no seri faktur
(total 13 digit)
35.
36. Jadi rumus NoFakt+NPWP bisa kita edit, di SIDJP kita ubah menjadi
37.
38. =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(MID(D2,5,200)&C2,”.”,””),”-
“,””),CHAR(160),””)
39.
40. Kita ambil mulai karakter ke lima (karena ada karakter – dan .)
41. Sedang di PKPM kita ubah menjadi
42.
43. =RIGHT(B12,13)&F12
44. Kita ambil dari belakang, 13 karakter
45. Nah sekarang jumlah yang error pasti akan berkurang
46.
47. PKPM seringkali salah entry di PPN, hal ini mungkin karena masih dientry secara manual/hasil
scan yang kurang sempurna
48. Untuk itu kita ubah rumus MATCH dikolom J dan dikombinasikan dengan Rumus INDEX
untuk mencari nilai PPN lawan yang dilaporkan
49. Begini Rumusnya
50.
51. =INDEX(PKPM!I:I,MATCH(I1196,PKPM!K:K,0))
52.
53. Kita bandingkan dengan PPN menurut SIDJP
54. Lalu kita cari nilai absolutenya (tidak mempermasalahkan positif/negatif)
55.
56. =ABS(INDEX(PKPM!I:I,MATCH(I2,PKPM!K:K,0))-G2)
57.
58. Abis itu kita filter dengan mengeluarkan yang sama (selisih =0) atau yang selisihnya tidak
material (misalnya 100)
59.
60.
61. Lalu difilter Kolom PPNnya dengan >=500,000
62. maka yang tersisa bisa dikonfirmasi
63. Lebih lanjut baca
64. Otomasi Konfirmasi PPN
Catatan :
Waktu download PKPM dari portal, harap ambil semua data (PM=PK, serta PM<>PK), hal ini
karena PKPM sering berbeda antara yang dientry oleh Penjual atau oleh Pembeli
Misalnya seperti ini
Oleh karena itu, data PKPM kita filter saja yang PK yang dilaporkan penjual >0 trus itulah data
yang akan kita sandingkan dengan Data PM dari SIDJP
Hal ini dikarenakan jumlah faktur pajak yang bisa mencapai ribuan bahkan jutaan denga jumlah
KPP yang mencapai ratusan kantor, yang membuat kita capek karena harus melakukan pekerjaan
yang sama berulangkali.
ini bisa kita otomasi menggunakan salah satu tools di e-Audit Utilities
Sudah diperbaharui agar lebih mudah, update 19 Sept 2014
Hasilnya,
Panjang lampiran akan disesuaikan dengan jumlah item lampirannya. Walaupun ratusan KPP
yang akan dibuatkan suratnya Semuanya diselesaikan dalam hitungan 1-2 menit.
Bisa juga untuk membuat label amplop, otomatic akan ngeprint sesuai jumlah KPP
Step by Stepnya
1. Klik Ribbon e-Audit Utilities
2. Pilih Working Papers
5.
6. Akan muncul jendela baru
7. Isi nama dan folder file konfirmasi yang akan disimpan
8.
9. Klik tombol Buat KKP Konfirmasi PPN
10.
11. Akan muncul tampilan seperti ini, klik aja “Enable Contents”
12.
13.
14. Edit Sheet “Data” dengan data anda
15.
16.
17.
18. Tab Template surat dan Template Lampiran sudah me-link dengan “Data” cek apakah sudah
betul
19. Harap jangan merubah secara manual Template Lampiran, jangan delete baris/kolom, jangan
insert Baris/Kolom, kecuali anda mau mengedit VBA sendiri
20.
21. Isi Sheet “Data Klarifikasi” dengan data anda, sesuaikan dengan field yang sudah tersedia
22. Kolom F yaitu KPP jangan ditimpa karena berisi rumus (tapi boleh saja rumusnya diganti atau
diisi manual, yg penting berisi kode KPP)
23.
24. Perhatian
25.
26. Untuk NPWP bisa diisi dengan 15 digit angka (sudah diatur formatnya agar angka
011111111111000 tampil seperti 01.111.111.1-111.000, misalnya),
27. atau
28. Ketik sebagai text dengan tanda titik dan tanda hubung, seperti 01.111.111.1-111.000,
misalnya
29.
30.
31. Tidak perlu disort karena akan disort otomatic (dengan urutan KPP,NPWP lalu
Tanggal)
32.
33. Kembali ke Sheet “Awal”
34.
35. Soal urutan pembuatan surat dan lampiran bisa diatur
36. Kalau kita menge-Print dengan jumlah yang berbeda antara surat dan lampiran, misalnya
surat 3 x dan lampiran 4 kali, maka lebih baik pilih yang no. 2
37.
38. Klik Tombol “Buat Surat & Lampiran tiap KPP”
39.
40. Ini hasilnya
41.
42.
43. Harap disimpan dalam format aslinya yaitu macro enabled (xlsm), kalo pakai format xlsx maka
macronya akan hilang
NB: jika macro tidak jalan maka close file lalu buka lagi, baru dienabledkan macronya seperti
langkah 11
Agar Konfirmasi PPN bisa jalan :
1. Download filenya disini atau
2. Disini (cari dibagian Klarifikasi PPN)
3. Extract lalu taruh hasilnya ke folder e-Audit Utilities di PC anda (jangan taruh di subfolder)
4. Update e-Audit Utilities Minimal 2014-08-31
Keterangan :
Jadi kata kosong/”” harus ada jika anda ingin mengubah rumus
Isikan rumus diatas sebanyak jumlah data+1
Rumus diatas sudah dicopykan di sheet Data Klarifikasi PPN 2014 sebanyak 10.000 record,
bisa tambah lagi kalo kurang