BAB 11

MENGGUNAKAN APLIKASI
PENJUALAN

Only Computer merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penjualan

komponen komputer. Sebagai perusahaan yang sedang berkembang pesat,
Only Computer saat ini membutuhkan alat bantu yang dapat mempermudah
dalam melakukan pelayanan terhadap konsumen, terutama saat melakukan
transaksi penjualan. Salah satu alat bantu yang digunakan untuk keperluan
tersebut adalah aplikasi penjualan yang dijalankan dengan sistem
komputerisasi. Penggunaan aplikasi penjualan dengan sistem komputerisasi
diharapkan dapat menyelesaikan transaksi penjualan dengan lebih cepat,
lebih rapi dan lebih akurat dibandingkan transaksi penjualan yang dilakukan
secara manual.

11.1 Menjalankan Aplikasi Penjualan

Untuk menjalankan aplikasi penjualan, Anda hanya tinggal membuka
workbook aplikasi penjualan melalui kotak dialog Open dalam Excel, atau
melalui Windows Explorer.
1. Buka file hasil latihan pada Bab 10 (Hasil Bab 10.xls). Simpan
workbook dengan nama baru, yaitu Hasil Bab 11.xls. Saat pertama kali
terbuka, muncul kotak pesan seperti pada Gambar 11.1.

Gambar 11.1 Kotak pesan pilihan login

140
2. Kotak pesan di atas memberi pilihan kepada Anda, apakah akan
menggunakan aplikasi penjualan dengan login sebagai kasir atau
administrator. Untuk login sebagai kasir tekan tombol Yes. Tekan
tombol No untuk login sebagai administrator. Dalam contoh kali ini,
tekan tombol Yes. Muncul Form Login Kasir seperti terlihat pada
Gambar 11.2.

Gambar 11.2 Form Login Kasir

3. Ketikkan User ID kasir pada kotak isian User ID :, misalnya Risti.

Masukkan password Risti, yaitu Risti1234, pada kotak isian Password :
Daftar User ID dan Password kasir dapat Anda lihat pada Tabel Bantu
Form Login Kasir (Form Sheet). Setelah User ID dan Password yang
Anda masukkan sesuai, aplikasi penjualan akan terbuka dengan tampilan
awal seperti pada Gambar 11.3.

Gambar 11.3 Tampilan awal aplikasi penjualan

141
11.2 Transaksi Penjualan
Kita dapat melakukan transaksi penjualan dengan 2 cara, yaitu dengan
menggunakan Form Sheet atau dengan Form Penjualan.

11.2.1 Transaksi Penjualan Menggunakan Form Sheet

Transaksi penjualan yang akan dicatat berikut ini adalah transaksi yang
dilakukan kasir Risti, yang sudah login sebelumnya. Berikut rincian barang
dan jumlah barang yang akan dicatat:
Kode Barang Nama Barang Jumlah
MT19 Monitor 19’ 1
DR2-256 DDR2 256 MB 2
CDR CD Room 2
DVDR DVD Room 1

1. Tekan tombol Buat Nota untuk membuat nota baru. No Faktur secara
otomatis otomatis akan berubah menjadi 1000006.
2. Pada kotak pilihan Kode barang (sel C5), pilih MT19. Ketikkan 1 pada
kotak isian Jumlah (sel C6), yaitu banyaknya monitor 19’ yang dijual.
Apabila semua telah terisi dengan benar, tampilan Form Sheet akan
tampak seperti pada Gambar 11.4. Tekan tombol Input.

Gambar 11.4 Kode dan jumlah barang telah terisi

142
3. Untuk menginput item transaksi penjualan 3 barang yang lain, lakukan
langkah yang sama seperti pada langkah 2. Jika seluruh item transaksi
penjualan telah dimasukkan, tampilan Form Sheet akan terlihat seperti
pada Gambar 11.5.

Gambar 11.5 Form Sheet dengan seluruh item transaksi

4. Anda dapat meng-edit item transaksi penjualan, apabila terjadi kesalahan

saat menginput item tersebut. Misalnya, pada daftar nota no 3 jumlah
CD Room seharusnya 2 unit tetapi tertulis dalam daftar nota 1 unit.
Untuk mengatasi masalah tersebut, pilih opsi Edit. Pilih CDR pada
kotak pilihan Kode barang kemudian ketik 2 pada kotak isian Jumlah.
Ketik no nota yang akan diubah, yaitu 3, pada kotak isian Edit (sel C7).
Tekan tombol Edit. Setelah jumlah CD Room yang dibeli diubah,
tampilan Form Sheet akan terlihat seperti pada Gambar 11.6.

Gambar 11.6 Edit item transaksi penjualan

143
5. Apabila 4 item penjualan yang diinput sudah benar dan akan dicetak,
pilih opsi Cetak nota. Ketik nama konsumen pada kotak isian Nama,
misalnya Risdiyanto. Ketik jumlah uang yang dibayarkan (diserahkan)
konsumen untuk membayar barang, misalnya 2350000. Jika keterangan
nota penjualan telah diisi, tampilan Form Sheet akan terlihat seperti pada
Gambar 11.7.

Gambar 11.7 Keterangan nota penjualan

6. Beri tanda centang (√) pada opsi Database untuk memasukkan setiap
item penjualan ke dalam database penjualan. Tekan tombol Cetak Nota
untuk mencetak nota penjualan. Muncul kotak pesan sepert pada
Gambar 11.8.

Gambar 11.8 Kotak pesan Cetak Nota

7. Tekan tombol Cancel untuk membatalkan pencetakan nota penjualan.

Untuk melanjutkan pencetakan nota penjualan, tekan tombol OK.

144
11.2.2 Transaksi Penjualan Menggunakan Form
Penjualan
Transaksi penjualan yang akan dicatat berikut ini adalah transaksi yang
dilakukan kasir Ningsih. Berikut rincian barang dan jumlah barang yang
akan dicatat:
Kode Barang Nama Barang Jumlah
HD80 Harddisk 80 GB 1
FD2 USB Flash Disk 2 GB 2
DVDR DVD Room 1

1. Aplikasi penjualan pertama kali dijalankan dengan login kasir Risti.

Untuk menggunakan aplikasi penjualan dengan login Ningsih, pilih
menu Sales App > Login Kasir. Muncul Form Login Kasir seperti
terlihat pada Gambar 11.2.
2. Ketikkan Ningsih pada kotak isian User ID : Pada kotak isian Password :
ketik password kasir Ningsih, yaitu Ningsih1234.
3. Pilih menu Sales App > Form Penjualan. Muncul Form Penjualan
seperti pada Gambar 11.9.

Gambar 11.9 Form Penjualan

4. Tekan tombol Buat Nota untuk membuat nota baru. No Faktur secara
otomatis otomatis akan berubah menjadi 1000007.

145
5. Pada kotak pilihan Kode Barang :, pilih HD80. Ketikkan 1 pada kotak
isian Jumlah. Tekan tombol Input.
6. Untuk menginput item transaksi penjualan 2 barang yang lain, lakukan
langkah yang sama seperti pada langkah 5. Jika seluruh item transaksi
penjualan telah dimasukkan, tampilan Form Penjualan akan terlihat
seperti pada Gambar 11.10.

Gambar 11.10 Form Penjualan dengan seluruh item transaksi

7. Apabila 3 item penjualan yang diinput sudah benar dan akan dicetak,
beri tanda centang (√) pada pilihan Cetak nota. Tampilan Form
Penjualan akan berubah seperti pada Gambar 11.11.

Gambar 11.11 Form Penjualan dengan Cetak Nota terpilih

146
8. Ketik nama konsumen pada kotak isian Nama :, misalnya Doso
Pebruanto. Ketik jumlah uang yang dibayarkan konsumen untuk
membayar barang, misalnya 950000.
9. Beri tanda centang (√) pada opsi Database untuk memasukkan setiap
item penjualan ke dalam database penjualan. Tekan tombol Cetak Nota
untuk mencetak nota penjualan. Muncul kotak pesan seperti pada
Gambar 11.8.
10. Tekan tombol OK untuk melanjutkan pencetakan nota penjualan.
11. Saat pencetakan nota penjualan yang dilakukan kasir Risti dan Ningsih,
opsi Database dalam keadaan tercentang (√), sehingga setiap item
penjualan secara otomatis akan dimasukkan ke dalam database
penjualan. Untuk melihat database penjualan, Anda harus login sebagai
administrator. Pilih menu Sales App > Login Administrator. Muncul
kotak dialog Form Login Administrator.

Gambar 11.12 Form Login Administrator

12. Ketikkan YudhyOK pada kotak isian User ID : Pada kotak isian
Password : ketik ELEX1234. Daftar User ID dan Password
administrator dapat Anda lihat pada Tabel Bantu Form Login
Administrator (Form Sheet).
13. Pilih menu Sales App > View > View Database untuk melihat database
penjualan. Database yang telah terupdate dengan transaksi penjualan
yang baru terlihat seperti pada Gambar 11.13.

147
 Gambar 11.13 Database penjualan telah ter-update

14. Selain database penjualan, PivotTable dan PivotChart secara otomatis

juga akan terupdate sehingga Anda tidak perlu menekan ikon Refresh
Data pada toolbar PivotTable. Untuk melihat PivotTable, pilih menu
Sales App > View > View PivotTable.

Gambar 11.14 PivotTable penjualan telah ter-update

15. Untuk melihat PivotChart, pilih menu Sales App > View > View
PivotChart.

148
 Gambar 11.15 PivotChart penjualan telah ter-update

11.3 Mengelola Database Penjualan

Anda dapat mengelola database penjualan dengan mudah menggunakan
Form Database. Bagi Anda yang sudah terbiasa menggunakan Data Form
Excel tentu tidak akan kesulitan untuk menggunakan Form Database, karena
form ini mempunyai fungsi hampir sama dengan Data Form. Pengelolaan
database meliputi menambah record baru, mengedit atau menghapus record
yang sudah ada serta mengekspor database penjualan ke workbook lain.
Untuk menampilkan Form Database, pilih menu Sales App > Form
Database.

Gambar 11.16 Form Database

Form Database akan menampilkan 1 record data. Saat pertama kali muncul,
record yang ditampilkan adalah record terakhir dalam database penjualan.
Anda dapat menekan tombol <<< First untuk menampilkan record data
pertama. Untuk menampilkan record data terakhir, tekan tombol Last>>>.
Scroll bar digunakan untuk menampilkan record data sebelum atau sesudah

149
record yang sedang aktif. Misalnya, record yang sedang aktif adalah record
kedua. Jika Anda menggeser scroll bar ke kiri, maka record pertama akan
aktif.

11.3.1 Menghapus Record Data

1. Untuk menghapus record data, aktifkan record data yang akan dihapus
menggunakan scroll bar.
2. Tekan tombol Delete. Anda harus berhati-hati saat menghapus record
data. Record data yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi
(restore).

11.3.2 Mengedit Record Data

1. Untuk mengedit record data, aktifkan record data yang akan diedit
menggunakan scroll bar.
2. Data yang dapat diubah adalah data pada field No Faktur, Kasir, Kode
dan Jumlah Barang. Jika data dalam field tersebut sudah Anda isi, tekan
tombol Edit. Sama halnya dengan menghapus record data, Anda juga
tidak dapat mengembalikan data yang sudah diedit.

11.3.3 Input Record Data Baru

1. Untuk menginput record data baru, isi field No Faktur, Kasir, Kode dan
Jumlah Barang pada Form Database.
2. Tekan tombol Input. Record data baru secara otomatis akan ter-update
pada PivotTable dan PivotChart sehingga Anda tidak perlu menekan
ikon Refresh Data pada toolbar PivotTable.

11.3.4 Ekspor Database ke Workbook Baru

Anda dapat mengekspor database penjualan untuk berbagai keperluan,
misalnya Anda ingin membuat backup database setiap satu bulan sekali.
1. Pastikan Form Database masih aktif. Jika belum, pilih menu Sales App
> Form Database. Muncul Form Database seperti pada Gambar 11.16.
2. Beri tanda centang (√) pada opsi Ekspor Database. Tampilan Form
Database akan berubah seperti pada Gambar 11.17.

150
 Gambar 11.17 Fitur Ekspor Database

3. Untuk mengekspor Database ke workbook yang baru, pilih opsi

Workbook Baru. Hilangkan tanda centang (√) pada opsi Hapus
Database, agar database pada aplikasi penjualan tidak dihapus setelah
diekspor. Tekan tombol Ekspor. Muncul kotak pesan Save Workbook
seperti pada Gambar 11.18.

Gambar 11.18 Kotak Pesan Save Workbook

4. Tekan tombol Yes untuk menyimpan workbook hasil ekspor database.

Muncul kotak dialog Save As seperti pada Gambar 11.19.

151
 Gambar 11.19 Kotak Dialog Save As

5. Pada kotak dialog Save As, pilih folder tempat penyimpanan file Excel.
Ketikkan nama file hasil ekspor database, misalnya Database 2008
kemudian tekan tombol Save. Hasil ekspor database terlihat seperti pada
Gambar 11.20.

Gambar 11.20 Workbook baru hasil ekspor database

11.3.5 Ekspor Database ke Workbook Lain

Selain mengekspor database ke dalam workbook baru, Anda juga dapat
mengekspor database ke workbook lain yang sudah ada.
1. Jalankan Form Database dengan memilih menu Sales App > Form
Database. Muncul Form Database seperti pada Gambar 11.16.

152
2. Beri tanda centang (√) pada opsi Ekspor Database untuk mengekspor
database penjualan.
3. Untuk mengekspor Database ke workbook lain yang sudah ada, pilih
opsi To Workbook :. Tekan tombol To Book untuk memilih
workbook tempat ekspor database. Muncul kotak dialog Export
Worksheet seperti pada Gambar 11.21.

Gambar 11.21 Kotak Dialog Export Worksheet

4. Pada kotak dialog Export Worksheet, pilih file tempat ekspor database.
Jika sudah, tekan tombol Open. Kotak isian To Workbook : pada Form
Database saat ini terisi lokasi penyimpanan file tempat ekspor database
seperti pada Gambar 11.22.

Gambar 11.22 Lokasi file tempat ekspor database

153
5. Tekan tombol Ekspor. Hasil ekspor database terlihat seperti pada
Gambar 11.23.

Gambar 11.23 Workbook tempat hasil ekspor database

11.4 Modifikasi Aplikasi Penjualan

Contoh kasus pembuatan aplikasi penjualan yang dibahas dalam buku ini
adalah aplikasi penjualan untuk Only Computer, yaitu perusahaan yang
bergerak di bidang penjualan komponen komputer. Namun Anda tidak perlu
khawatir karena aplikasi penjualan yang dibuat bersifat fleksibel sehingga
dapat dimodifikasi sesuai dengan nama perusahaan, deskripsi perusahaan,
produk dan berbagai atribut lainnya yang terkait dengan aplikasi penjualan
yang Anda inginkan. Aplikasi penjualan dapat dimodifikasi dengan mudah
menggunakan Form Modifikasi. Secara otomatis nama dan deskripi
perusahaan yang terdapat dalam Form Sheet, database penjualan dan nota
penjualan akan mengalami perubahan setelah dimodifikasi. Selanjutnya, kita
tinggal melakukan modifikasi terhadap tabel bantu sesuai dengan kebutuhan.
Penulis mengambil contoh modifikasi aplikasi penjualan untuk Kulintang
Elektrik, yaitu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan barang
elektronik. Berikut daftar modifikasi aplikasi penjualan yang dibutuhkan
Kulintang Elektrik:
1. Nama perusahaan : Kulintang Elektrik
2. Deskripsi perusahaan : Cari Produk Eletronik Ingat Kulintang Elektrik
3. No faktur awal : 21000001

154
4. Tabel bantu barang
Kode Nama Barang Harga Diskon
TV14 Televisi 14’ Rp450.000,00 10%
TV21 Televisi 21’ Rp1.500.000,00 10%
VCD VCD Player Rp250.000,00 5%
DVD DVD Player Rp400.000,00 5%
MC Mesin Cuci Rp1.750.000,00 15%
LE Lemari Es Rp1.500.000,00 15%

5. Tabel bantu form login kasir dan administrator

User ID Password Otoritas
Nugrogo Nunu1234 Administrator
Eka Eka1234 Kasir
Ida Ida1234 Kasir
Khusnul Khusnul1234 Kasir
Nurul Nurul1234 Kasir

Untuk melakukan modifikasi aplikasi penjualan, pastikan Anda sudah login

sebagai administrator.
1. Simpan workbook dengan nama baru, yaitu Aplikasi Penjualan.xls.
Jalankan Form Modifikasi dengan memilih menu Sales App > Form
Modifikasi. Muncul Form Modifikasi seperti pada Gambar 11.24.

Gambar 11.24 Form Modifikasi

155
2. Ketikkan Kulintang Elektrik pada kotak isian Nama perusahaan. Pada
kotak isian Deskripsi perusahaan, ketikkan Cari Produk Eletronik
Ingat Kulintang Elektrik. Tekan tombol OK. Setelah dimodifikasi,
tampilan aplikasi penjualan akan seperti pada Gambar 11.25.

Gambar 11.25 Tampilan aplikasi penjualan setelah dimodifikasi

11.4.1 Modifikasi No Faktur dan Tabel Bantu Barang

1. Tempatkan pointer pada sel I5 kemudian ketik 21000000. Pada sel I5
kita mengisi no faktur dengan 21000000 bukan 21000001. Hal ini
dilakukan karena saat membuat nota baru pertama kali, secara otomatis
no faktur akan bertambah menjadi 21000001 (yang dijadikan sebagai no
faktur awal).
2. Pada tabel bantu barang, ubah kode produk beserta keterangan produk
lainnya hingga seperti pada Gambar 11.26.

Gambar 11.26 Modifikasi tabel bantu barang

156
11.4.2 Modifikasi Tabel Bantu Form Penjualan
1. Tempatkan pointer pada sel T3 kemudian ketik sembarang kode barang,
misalnya ketik kode barang VCD (VCD Palyer).
2. Ketikkan sembarang jumlah barang pada sel T6, misalnya ketik 1.
Apabila semua dilakukan dengan benar, maka tampilan tabel bantu form
penjualan akan terlihat seperti pada Gambar 11.27.

Gambar 11.27 Modifikasi tabel bantu form penjualan

11.4.3 Modifikasi Tabel Bantu Form Database

1. Tempatkan pointer pada sel W5 kemudian ketikkan VCD.
2. Ketikkan sembarang jumlah barang pada sel W8, misalnya ketik 1.
Apabila semua dilakukan dengan benar, maka tampilan tabel bantu form
database akan terlihat seperti pada Gambar 11.28.

Gambar 11.28 Modifikasi tabel bantu form database

157
11.4.4 Modifikasi Tabel Bantu Form Login Kasir
1. Pada tabel bantu form login kasir, ubah nama kasir dan password hingga
seperti pada Gambar 11.29.

Gambar 11.29 Modifikasi tabel bantu form login kasir

2. Ketik sembarang nama kasir pada sel AB3, misalnya ketik Eka.

11.4.5 Modifikasi Tabel Bantu Form Login

Administrator
1. Ketik Nugroho pada sel AE3 sebagai user id yang digunakan untuk
login sebagai administrator.
2. Ketik Nunu1234 pada sel AE4 sebagai password yang digunakan untuk
login sebagai administrator.

Gambar 11.30 Modifikasi tabel bantu form login administrator

158
11.4.6 Mencoba Aplikasi Penjualan Setelah
Dimodifikasi
Pada dasarnya tidak ada perbedaan penggunaan aplikasi penjualan yang telah
dimodifikasi. Namun demikian, kita akan mencoba aplikasi penjualan untuk
melakukan transaksi penjualan yang dilakukan kasir Ida menggunakan Form
Sheet. Berikut rincian barang dan jumlah barang yang akan dicatat:
Kode Barang Nama Barang Jumlah
TV21 Televisi 21’ 1
VCD VCD Player 2
LE Lemari Es 1

1. Untuk menggunakan aplikasi penjualan dengan login Ida, pilih menu

Sales App > Login Kasir. Muncul Form Login Kasir seperti terlihat
pada Gambar 11.2.
2. Ketikkan Ida pada kotak isian User ID : Pada kotak isian Password :
ketik Ida1234.
3. Tekan tombol Buat Nota untuk membuat nota baru. No Faktur secara
otomatis otomatis akan berubah menjadi 21000001.
4. Pada kotak pilihan Kode barang, pilih TV21. Ketikkan 1 pada kotak
isian Jumlah. Tekan tombol Input.
5. Untuk menginput item transaksi penjualan 2 barang yang lain, lakukan
langkah yang sama seperti pada langkah 4.
6. Apabila 3 item penjualan yang diinput sudah benar dan akan dicetak,
pilih opsi Cetak nota. Ketik nama konsumen pada kotak isian Nama,
misalnya Alinda. Ketik jumlah uang yang dibayarkan konsumen untuk
membayar barang, misalnya 3100000.
7. Beri tanda centang (√) pada opsi Database untuk memasukkan setiap
item penjualan ke dalam database penjualan. Tekan tombol Cetak Nota
untuk mencetak nota penjualan. Muncul kotak pesan sepert pada
Gambar 11.8.
8. Tekan tombol OK untuk melanjutkan pencetakan nota penjualan.

159