5.

PROSES KERJA
Aktiviti 3.4 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. PGB SPBT/Guru
selanjutnya setelah
Kelas
menerima Borang Maklumat
Murid (BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
PGB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris
7 Guru Kelas tentang kelulusan GPK Hem
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
10 pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
Mengesahkan borang GPK Hem /
11 PGB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan
 URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui
invois, sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah

GPK Hem /
13 betul
Guru Kelas
Guru SPBT
b) Judul buku dan bilangan
buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh
penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
PGB/GPK
14 d) Mengisi buku penerimaan
Hem
buku
Guru SPBT / PT e) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada
pembekal
f) Menyimpan salinan invois
/ SAP
Menghantar pelaporan
penerimaan buku teks ke Unit
15 PK HEM / Guru PGB
SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT Negeri
URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT

Guru SPBT buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.
Menyediakan bilangan
naskah yang telah rosak
17 GPK Hem
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.
 6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
Mula
GPK HEM /
TanggungjawabG SPBT
Prosesborang
Mengumpulkan
Menyediakan
Menghantar
Mengedarkan
Mengesahkan Kerja
senarai
BMM
borang
dan BTBTR
membuat
kepada
enrolmen
BTBTR190
murid
semakan
190
murid
ke/ waris
yang
BMMSPBT
layak
Unit yang Jabatan
telah dilengkapkan Tempoh
Pendidikanoleh murid / masa
waris
Mula PINJAMAN BUKU TEKS
PGB Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT seterusnya 30 minit

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid (BMM)

390 minit
GK

30 minit
GK

390 minit

GK
30 minit

PGB/GPK HEM/ G SPBT/ Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa

GK SPBT
180 minit

GPK HEM Memaklumkan murid / waris keputusan

GK 60 hari
permohonan SPBT
30 minit

PGB Menyediakan rumusan enrolmen murid

G SPBT
yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT BTBTR

190
30 minit

Membuat semakan borang BTBTR

190
15 minit

15 minit

60 minit

A
 G SPBT

6. CARTA ALIR
A
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
G SPBT / PT
Tanggungjawab Proses
URUSAN
Mengasing
Melaksanakan
Menghantar Kerja
PELUPUSAN
dan
pelaporan
proses
mengikat
pelupusan
penerimaan
BUKU
buku teks
TEKSyang
buku
rosak
teks ke Unit SPBT Jabatan Pendidikan
Mul Negeri
URUSAN PENERIMAAN BUKU murid
Semakan pemulangan buku pinjaman
Merekod
TEKS buku pinjaman murid
a Mengeluarkan kad peminjaman buku
Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal

G SPBT / PT Mengisi invoice

Tempoh masa
PK HEM / G
SPBT

G SPBT / PT
390 minit

Menyediakan bilangan naskah yang telah 30 minit

rosak

G SPBT /PT Mengeluarkan senarai murid tidak

G SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. 60 hari

30 minit

TAMAT 180 minit

30 minit
 7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1. Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT yang selanjutnya.
Menerima arahan serta menyelaras
2. percetakan BMM

Mengedarkan Borang BMM kepada

3 murid / waris

Mengumpul Borang BMM yang telah

4. dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan

5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang
7. kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen
7. murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

Membuat semakan borang pesanan

9. BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan
10. BTBTR 190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke
Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

13. URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS

a) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa;
b) Kod dan nama sekolah betul
c) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam BTBTR
Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam
 keadaan baik

Memastikan invois diisi berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan
19. dokumentasi.
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA
KUASA
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025
 9. SENARAI BORANG

Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI

Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program

BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Komputer BTBTR 190

Buku Stok
Borang Komputer BTBTR 460

Borang Pelupusan Kew.300 V

Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X