5.

PROSES KERJA
Aktiviti 3.4 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
5. PROSES KERJA
PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. PGB SPBT/Guru
selanjutnya setelah
Kelas
menerima Borang Maklumat
Murid (BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
PGB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris
7 Guru Kelas tentang kelulusan GPK Hem
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
10 pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
Mengesahkan borang GPK Hem /
11 PGB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan
 URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui
invois, sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah

GPK Hem /
13 betul
Guru Kelas
Guru SPBT
b) Judul buku dan bilangan
buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh
penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
PGB/GPK
14 d) Mengisi buku penerimaan
Hem
buku
Guru SPBT / PT e) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada
pembekal
f) Menyimpan salinan invois
/ SAP
Menghantar pelaporan
penerimaan buku teks ke Unit
15 PK HEM / Guru PGB
SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT
Negeri
URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT

Guru SPBT buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.
Menyediakan bilangan
naskah yang telah rosak
17 GPK Hem
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.
 6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
6. CARTA ALIR
Tanggungjawab Proses Kerja Tempoh masa
Mula

PINJAMAN BUKU TEKS

Tanggungjawab PGB Mengeluarkan arahan untuk tindakan
Proses Kerja Tempoh masa
30 minit
Mula
SPBT seterusnya

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid

390
180 minit
PGB (BMM)
Membuat ketetapan pengurusan
GK pusat sumber BMM kepada murid /
Mengedarkan
30 minit
GPM waris 1170 minit
Menyediakan peraturan penggunaan,
pinjaman dan dan
Mengumpulkan danpemulangan buku
membuat semakan
GK pusatyang
sumber
BMM telah dilengkapkan oleh 390 minit
murid / waris kad peminjaman buku 15 minit
Mengeluarkan
GPM kepada muridsenarai enrolmen murid
Menyediakan
GK 30 minit
yang layak
5 minit
Merekod buku pinjaman murid
GPM HEM/ G
PGB/GPK Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa
SPBT/ GK 180 minit
5 minit
SPBT
Semakan pemulangan buku pinjaman
murid
GPM 60 hari
Memaklumkan murid / waris keputusan
GK 30 minit
2 hari
GPM permohonan SPBT 60 minit
Mengeluarkan senarai murid tidak
mematuhi jadual pemulangan buku
60 hari
G SPBT
PGB/GPK Menyediakan rumusan enrolmen murid 30 minit
Mengeluarkan
yang layak surat peringatan kepada 60 minit
murid yang gagal memulangkan buku

Mengisi borang keperluan SPBT

GPM G SPBT BTBTR 190 30 minit
60 minit

GPK HEM Membuat semakan

Analisis bilangan borang
murid yang tidak
GPM 15 minit
BTBTR 190
mengembalikan buku 30 minit

Mengesahkan borang BTBTR

GPM / PT Tindakan susulan 15 minit
PGB 190
15 minit
Merekod dan mendokumentasi

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190

60 minit
GPM / PT ke Unit SPBT
Merekod dan Jabatan
mendokumentasi 15 minit
Pendidikan

GPM / PT 15 minit
A
Merekod dan mendokumentasi
 6. CARTA ALIR
Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks
6. CARTA ALIR

Tanggungjawab A Tempoh masa

Proses Kerja

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS
Tanggungjawab Mulbuku teks daripada Tempoh
390 minit masa
G SPBT Prosesbekalan
Menerima Kerja
pembekal
a
G SPBT / PT Membuat
Mengisi ketetapan pengurusan pusat
invoice 30 minit
sumber 1170 minit
PGB
Menghantar pelaporan penerimaan
PK HEM / G
GPM SPBT buku teks ke Unit
Menyediakan SPBT penggunaan,
peraturan Jabatan 15 minit
Pendidikan
pinjaman danNegeri
dan pemulangan buku
pusat sumber
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS
G SPBT / PT Mengeluarkan kad peminjaman buku
60 hari
kepada murid
Mengasing dan mengikat buku teks
yang rosak 2 hari
Merekod buku pinjaman murid
G SPBT / PT Menyediakan bilangan buku
naskah yang 30 minit
GPM Semakan pemulangan pinjaman
telah rosak
murid 60 hari

GPM
G SPBT /PT Mengeluarkan proses
senaraipelupusan
murid tidak 180 minit
Melaksanakan
mematuhi jadual pemulangan buku 5 minit

GPM
60
30 minit
minit
G SPBT / GPM
PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi.

PGB/GPK Analisis bilangan murid yang tidak 30 minit

mengembalikan buku
TAMAT
 7. SENARAI SEMAK

7. SENARAI
Aktiviti 3.4: Mengurus SEMAK
Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT yang selanjutnya.
Menerima arahan serta menyelaras
2.
percetakan BMM

Mengedarkan Borang BMM kepada

3
murid / waris

Mengumpul Borang BMM yang telah

4.
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan

5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang
7.
kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen
7.
murid yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

Membuat semakan borang pesanan

9.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan
10.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke
Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS

a) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
13.
sila pastikan bahawa;
b) Kod dan nama sekolah betul
c) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam
BTBTR Kew. 460
 d) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik

Memastikan invois diisi berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan
19.
dokumentasi.
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN
DAN PUNCA KUASA
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2. Pelan Pembangunan8.Pendidikan
SENARAI UNDANG-UNDANG,
Malaysia 2013 – 2025 PERATURAN
DAN PUNCA KUASA
 9. SENARAI BORANG
Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI
Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program
BIL. 9. SENARAI BORANG KOD BORANG
BORANG

Borang Komputer BTBTR 190

Buku Stok

Borang Komputer BTBTR 460

Borang Pelupusan Kew.300 V

Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X