5.

PROSES KERJA
Aktiviti 3.4 : Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

PEGAWAI
LAIN YANG UNDANG-UNDANG,
TANGGUNG
BIL. PROSES KERJA ADA PERATURAN DAN
JAWAB
HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
PINJAMAN BUKU TEKS
GPK
Mengeluarkan arahan untuk
Hem/Guru
tindakan SPBT yang
1. PGB SPBT/Guru
selanjutnya setelah menerima
Kelas
Borang Maklumat Murid
(BMM)
Guru
PK HEM Menerima arahan serta
SPBT/Guru
2. menyelaras percetakan BMM
Kelas
Guru SPBT/Guru Mengedarkan Borang BMM
Kelas GPK Hem
3. kepada murid / waris
Mengumpul Borang BMM GPK
Guru Kelas yang telah dilengkapkan Hem/Guru
4.
murid / waris SPBT
Membuat semakan BMM dan GPK
Guru Kelas dokumen sokongan dan Hem/Guru
5. menyediakan enrolmen yang SPBT
layak
Mengadakan mesyuarat
PGB/ GPK jawatankuasa SPBT untuk Guru Kelas
6. Hem/Guru SPBT meluluskan murid yang layak
menerima SPBT
Guru SPBT / Memaklumkan murid / waris
7 Guru Kelas tentang kelulusan GPK Hem
permohanan SPBT
Guru SPBT Menyediakan rumusan GPK Hem /
8
enrolmen murid yang layak Guru Kelas
Guru SPBT Mengisi borang keperluan
9 Guru Kelas
SPBT
Membuat semakan borang
PK HEM Guru SPBT/
10 pesanan BTBTR 190 dan
Guru Kelas
Buku Stok
Mengesahkan borang GPK Hem /
11 PGB pesanan BTBTR 190 dan Guru SPBT /
Buku Stok Guru Kelas
Menghantar borang BTBTR
PK HEM / Guru 190 ke Unit SPBT Jabatan
12 SPBT Guru Kelas
Pendidikan
 URUSAN PENERIMAAN
BUKU TEKS

Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui
invois, sila pastikan bahawa

a) Kod dan nama sekolah

GPK Hem /
13 betul
Guru Kelas
Guru SPBT
b) Judul buku dan bilangan
buku adalah sama seperti
dalam BTBTR Kew. 460

c) Buku yang dibekalkan

dalam keadaan baik

Mengisi invois berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan
dan kad pengenalan
b) Menulis tarikh
penerimaan buku
c) Meletakkan cap sekolah
PGB/GPK
14 d) Mengisi buku penerimaan
Hem
buku
Guru SPBT / PT e) Menyerahkan invois yang
lengkap kepada
pembekal
f) Menyimpan salinan invois
/ SAP
Menghantar pelaporan
penerimaan buku teks ke Unit
15 PK HEM / Guru PGB
SPBT Jabatan Pendidikan
SPBT
Negeri
URUSAN PELUPUSAN
BUKU TEKS

16 Mengasing dan mengikat PT

Guru SPBT buku teks yang rosak. Buku
Pendidikan Islam hendaklah
diasingkan.
Menyediakan bilangan
naskah yang telah rosak
17 GPK Hem
Guru SPBT / PT menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses
pelupusan selaras dengan
18 GPK Hem
Guru SPBT / PT keperluan Akta Arkib yang
sedang berkuatkuasa.
Guru SPBT / PT Mengemaskini rekod dan
19 GPK Hem
dokumentasi.
Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

Tanggungjawab Mula Proses Kerja

PINJAMAN BUKU TEKS

PGB Mengeluarkan arahan untuk tindakan Tempoh masa
SPBT seterusnya 30 minit

PK HEM Mencetak Borang Maklumat Murid

(BMM)
390 minit
GK Mengedarkan BMM kepada murid /
waris
30 minit
GK Mengumpulkan dan membuat semakan
BMM yang telah dilengkapkan oleh
murid / waris 390 minit
GK Menyediakan senarai enrolmen murid
yang layak
30 minit
PGB/GPK HEM/
G SPBT/ GK Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa
SPBT
180 minit

GK Memaklumkan murid / waris keputusan 60 hari

permohonan SPBT
30 minit

Menyediakan rumusan enrolmen murid

G SPBT yang layak
60 minit

Mengisi borang keperluan SPBT

G SPBT
BTBTR 190
30 minit

GPK HEM Membuat semakan borang

BTBTR 190
15 minit

PGB Mengesahkan borang BTBTR

190
15 minit

GPK HEM / G SPBT Menghantar borang BTBTR 190

ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan 60 minit

TAMAT
 6. CARTA ALIR

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

Tanggungjawab Proses Kerja
A
URUSAN PENERIMAAN BUKU
TEKS
G SPBT Menerima bekalan buku teks daripada
pembekal

G SPBT / PT Mengisi invoice

Menghantar pelaporan penerimaan

PK HEM / G
buku teks ke Unit SPBT Jabatan
SPBT
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS Tempoh masa
G SPBT / PT
390 minit
Mengasing dan mengikat buku teks
yang rosak
G SPBT / PT Menyediakan bilangan naskah yang 30 minit
telah rosak

G SPBT /PT Melaksanakan proses pelupusan

G SPBT / PT Mengemaskini rekod dan dokumentasi. 60 hari

30 minit

TAMAT
180 minit

30 minit
 7. SENARAI SEMAK

Aktiviti 3.4: Mengurus Skim Pinjaman Buku Teks

BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN

PINJAMAN BUKU TEKS

1.
Mengeluarkan arahan untuk tindakan
SPBT yang selanjutnya.
Menerima arahan serta menyelaras
2.
percetakan BMM

Mengedarkan Borang BMM kepada

3
murid / waris

Mengumpul Borang BMM yang telah

4.
dilengkapkan murid / waris

Membuat semakan BMM dan

5. dokumen sokongan dan menyediakan
enrolmen yang layak
Mengadakan mesyuarat jawatankuasa
6. SPBT untuk meluluskan murid yang
layak menerima SPBT
Memaklumkan murid / waris tentang
7.
kelulusan permohanan SPBT
Menyediakan rumusan enrolmen murid
7.
yang layak

8. Mengisi borang keperluan SPBT

Membuat semakan borang pesanan

9.
BTBTR 190 dan Buku Stok
Mengesahkan borang pesanan BTBTR
10.
190 dan Buku Stok
Menghantar borang BTBTR 190 ke
Unit SPBT Jabatan Pendidikan
11.

13. URUSAN PENERIMAAN BUKU

TEKS

a) Menerima bekalan buku teks

daripada pembekal. Melalui invois,
sila pastikan bahawa;
b) Kod dan nama sekolah betul
 c) Judul buku dan bilangan buku
adalah sama seperti dalam BTBTR
Kew. 460
d) Buku yang dibekalkan dalam
keadaan baik

Memastikan invois diisi berdasarkan;

a) Menurunkan tandatangan dan kad
pengenalan
b) Menulis tarikh penerimaan buku
14. c) Meletakkan cap sekolah
d) Mengisi buku penerimaan buku
e) Menyerahkan invois yang lengkap
kepada pembekal
f) Menyimpan salinan invois / SAP
Menghantar pelaporan penerimaan
15. buku teks ke Unit SPBT Jabatan
Pendidikan Negeri
URUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS

16. Mengasing dan mengikat buku teks

yang rosak. Buku Pendidikan Islam
hendaklah diasingkan.
Menyediakan bilangan naskah yang
17. telah rosak menggunakan borang
Kew.300 V
Melaksanakan proses pelupusan
18. selaras dengan keperluan Akta Arkib
yang sedang berkuatkuasa.
Mengemaskini rekod dan
19.
dokumentasi.
 8. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN
PUNCA KUASA
Aktiviti 3: PENGURUSAN HAL EHWAL MURID (HEM)
Aktiviti 4: Pengurusan Buku Teks

1. Akta Pendidikan 1996 (Akta 550)

2. Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2013 – 2025
 9. SENARAI BORANG

Aktiviti 1:PENGURUSAN DAN KEPIMPINAN ORGANISASI

Aktiviti 1(a)(vi): Pengurusan Program
BIL. BORANG KOD BORANG

Borang Komputer BTBTR 190

Buku Stok

Borang Komputer BTBTR 460

Borang Pelupusan Kew.300 V

Borang Sijil Pelupusan Kew.300 X