7.

a) File induk (master file), meliputi:

 file induk pemasok (vendor master file), yaitu file yang digunakan untukmenyimpan
data utang setiap pemasok termasuk perubahan-perubahanyang terjadi terhadap utang
dagang; dan2)
 file induk persediaan (inventory master file), yait file yang digunakanuntuk menyimpan
data tentang setiap jenis persediaan, baik penambahan atau pengurangan pada
persediaan.

b) File transaksi (transaction file), banyaknya file transaksi tergantung sistemyang

digunakaka perusahaan, jika menggunakan on-line-real-time maka file transaksi yang
digunakan lebih sedikit dari sisten kelompok (batch) karea sistem tersebut langsung di
proses. meskipun demikian, file transaksi meliputi:

 file permintaan pembelian, merupakan input bagi sistem pembelian yang berisi satu
record untuk setiap barang yang dimintakan membelinya
 file order pembelian terbuka, merupakan file yang mempunyai satu record untuk
setiap pesanan pembelian yang dikirimkan. field kunci dalam file ini adalah nomor
pesanan pembelian
 file order pembelian, yang digunakan oleh aplikasi pembelian untuk rincian data
yang tercantum dalam pesanan pembelian. field kuncinya adalah kombinasi nomor
pesanan pembelian dan nomor baris pesanan pembelian
 file penerimaan barang , file berisi satu record untuk setiap item barang yang di
teima dari pemasok dengan menunjukkan nomor pesanan pembelian dan nomor
baris, tanggal, dan kualitas yang di terima.
 file faktur pembelian,file yang berisi daftar faktur yang baru diterima namun
barangnya belum datang.
 file voucher,file yang berisi satu record untuk setiap voucher yang belum di bayar.
 file buku besar,file yang berisi ringkasan transaksi yang di proses dengan mencatat
rekening utang dagang dan mendebit rekening lain yang terkait.
8.
a) Pengendalian autorisasi
otorisasi harus dilakukan ketika:
a. penjualan dilakukan secara kredit (otorisasi)
b. Adanya permintaan pengembalian Kas (Cash Refund) (otorisasi)
c. posting penerimaan kas ke akun pelanggan (daftar Remmitance Advice)

b) Pemisahan tugas
 Pemrosesan Pesanan Penjualan
a. Bag yang mengotorisasi kredit terpisah dari bagian yang memproses Order
Penjualan (SO)
 b. Bagian Inventory Control terpisah dari bag gudang
c. Bag buku pembantu piutang terpisah dari Akun Pengendali Piutang Dagang
 Pengolahan Penerimaan Kas
d. Bag penerimaan kas terpisah dari Bag pencatatan akuntansi
e. Bag buku pembantu piutang terpisah dari Akun Pengendali Piutang Dagang

c) Supervision
Dapat digunakan dalam 2 keadaan yaitu :
• Digunakan pada keadaan jika tidak mungkin dilakukan pemisahan tugas. Misal
diperusahaan yang karyawan-nya masih sedikit, perlu supervisi
• Dapat juga dilakukan pada sistem yang telah melakukan pemisahan tugas. Misalnya
pada karyawan mailroom. Supervisi dapat menyediakan pengendalian pencegahan.
Jangan sampai terjadi petugas menerima cek mengambil cek tsb dan tidak dilaporkan.

d) Pencatatan akuntansi
• Dengan membentuk audit trail yang tepat memungkinkan penelusuran transaksi
melalui sistem sehingga dapat diketahui sumber yang bertanggungjawab terhadap
kesalahan yang terjadi. Dimana dan kapan sumber kesalaan berada. Tehnik yang
dilakukan audit trail meliputi:
– pre-numbered source documents
– special journals
– subsidiary ledgers
– general ledger
– files

e) Akses
Akses ke aset dan informasi (catatan akuntansi) harus dibatasi supaya tidak mudah
untuk dimanipulasi atau disalagubakan oleh pihak yang tidak berwenang. Aset yang harus
dilindungi pada siklus pendapatan adalah uang tunai dan persediaan dan akses ke catatan
seperti buku besar pembantu piutang dan jurnal kas harus dibatasi.

f) Independent verification
Prosedur fisik serta pencatatan harus ditinjau secara independen di berbagai titik dalam
sistem untuk memeriksa keakuratan dan kelengkapan:
o Bagian pengiriman memverifikasi barang yang dikirim dari gudang adalah benar
dalam jenis dan kuantitasnya
o Bagian gudang merekonsiliasi dokumen picking list dan packing slip
o Bagian penagihan melakukan rekonsiliasi Shipping notice (pemberitahuan
pengiriman) dengan faktur penjualan
o buku besar melakukan rekonsiliasi voucher jurnal dari bag penagihan, Bag Inventory
Control, bagian penerimaan kas, dan bagian piutang