Menyusun Proposal Penawaran

Kompetensi Dasar :
Setelah mengikuti pelatihan proposal penawaran, diharapkan peserta pelatihan dapat :
 Menganalisa syarat – syarat proyek
 Mengidentifikasi ketrampilan yang sesuai dengan persyaratan laporan
 Membuat rancangan biaya-biaya dan sumber-sumber yang ada
 Membuat proposal
 Membuat pengajuan permohonan tender

1. Menganalisa Syarat Proyek

Proyek merupakan usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang
mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber daya yang dibutuhi oleh pelanggan. Meski pada
akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan pelanggan. Menurut DI Cleland dan Wr.
King (1987), proyek dapat diartikan sebagai gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun
dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pada kegiatan proyek dibidang
apapun biasanya akan mempunnyai karakter sebagai berikut :
 ada sasaran/tujuan yang dituju
 bercorak dinamis, non rutin
 memiliki rentang waktu/deadline, siklus proyek relatif pendek
 waktu biaya dan syarat kerja yang lengkap
 terkadang merupakan sesuatu event/kejadian yang sebelumnya belum pernah dilakukan.
 Intensitas kegiatan di dalam periode siklus proyek berubah-ubah
 Biasanya team terdiri dari bermacam-macam kegitan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu
 Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya

Tiap proyek tentunya memiliki sasaran dan kendala untuk menyelesaikan proyek tersebut. Tujuan
proyek misalnya membuat hunian yang ramah lingkungan, video yang untuk promo green living. Tujuan
dari sebuah proyek dapat pula berupa produk hasil kerja penelitian dan pengembangan. Untuk
mencapai tujuan tersebut telah ditentukan batasan biaya, jadwal serta mutu yang harus dipenuhi.
Batasan – batasan tersebut sering disebut dengan “tiga kendala” atau triple constraint .

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 1 dari 14

Dari gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut :
 Anggaran
Anggaran dibuat untuk membatasi dan mengarahkan pengeluaran dalam pengerjaan sebuah proyek.
Proyek yang dikerjakan harus diselesaikan dengan tidak melebihi biaya yang telah dianggarkan. Untuk
proyek yang melibatkan dana besar dan jangka waktu yang bertahun-tahun maka anggaran bukan
hanya ditentukan untuk total proyek namun harus detail dipecah untuk tiap-tiap bagian atau per periode
waktu tertentu, bisa jadi perbulan atau pun pertahun atau perbagian pekerjaan.

 Jadwal
Proyek harus dikerjakan dalam kurun waktu dan deadline sesuai dengan jadwal waktu yang ditetapkan.

 Mutu
Produk hasil proyek harus memenuhi kriteria yang telah disepakati sebelumnya. Kompleksitas sebuah
proyek adalah berbeda tergantung bidang kerja serta besarnya proyek itu sendiri, baik dihitung dari
pendanaan maupun ukuran fisik dari proyek. Namun tiap proyek memiliki pola tertentu yang menjadi ciri
dari proyek yang membedakan dengan kegiatan operasional rutin.

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 2 dari 14

Gambar 1.2 hubungan keperluan sumber daya terhadap waktu dalam siklus proyek videografi

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa pengerjaan suatu proyek dapat dibagi menjadi beberapa tahap,
yaitu :
 Konseptual
Pada tahap pertama adalah konseptual, dimana pada tahap ini merupakan tahap untuk
mengidentifikasi keinginan, tujuan dari klien. Serta mengetahui kriteria serta syarat-syarat apa saja
yang di ajukan oleh klien untuk keperluan proyeknya. Proses identifikasi ini didapat dari data yang
diucapkan data secara lisan (wawancara) dengan klien ataupun data-data yang tertulis ( dalam bentuk
proposal dari klien dan lain sebagainya).

 Definisi
Setelah proses konseptual maka dilanjutkan ke tahap definisi, dalam tahap ini dapat berisi
perencanaan secara keseluruhan pada proyek. Setelah diindentifikasi keinginan, tujuan, syarat, serta
kriteria dari proyek klien maka selanjutnya data-data tersebut di tuangkan ke dalam tahap
perencanaan. Perencanaan / definisi pada proyek video dapat berisi outline, script, storyboad,
Budget/finance, cast, customs, set/property, locations, logistics. Namun pada tahap perencanaan ini
tidak harus semua dituliskan tergantung kekomplekan dari proyek yang akan dilakukan. Misalnya pada
proyek video pernikahan tidak diperlukan perencanaan logistik. Untuk selanjutnya tahap definisi ini
dapat dituangkan dalam bentuk proposal untuk pengajuan secara resmi ke klien.

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 3 dari 14

 Implementasi
Tahap berikutnya setelah proposal yang tentunya berisi diantaranya rancangan anggaran disetujui oleh
klien maka dilanjutkan dengan tahap pengerjaan atau implementasi. Tahap implementasi terdiri dari
create material (pengambilan gambar), capture/import, editing video, create visual effect, create audio,
output,Author Distribute.

 Operasi
Untuk selanjutnya sesuai dengan batas waktu yang telah disetujui oleh kedua belah pihak maka proyek
harus diserah terimakan untuk digunakan / di operaskan sesuai dengan tujuan semula.

2. Membuat Rancangan Angaran Biaya (RAB)

Anggaran berhubungan langsung dengan cakupan kerja yang sudah disusun dibagain
implemenatasi proyek . Pada pembuatan anggaran biaya terperinci dari deskripsi implemenatasi
proyek dan gabungkan waktu tugas dari setiap tahap proyek kedalam kegiatan yang berguna bagi
klien. Perkiraan angaran biaya memegang peranan penting dalam penyelengaraan sebuah proyek.
Dengan adanya anggaran dapat diketahui berapa besar biaya yang akan diperlukan untuk
membuat sebuah proyek sesuai dengan kriteria yang disyaratkan klien. Selain itu rancangan
anggaran memiliki fungsi untuk merencanakan dan menggendalikan pemakaian sumber daya
seperti material, tenaga kerja, pelayanan maupun waktu.
Untuk tiap perusaahan/pelaku usaha, keuntungan financial yang diperoleh tergantung
kecakapan membuat perkiraan biaya. Bila harga penawaran pada saat lelang/pengajuan terlalu
tinggi maka kemungkinan besar akan kalah dilelang atau ditolaj klien. Sebaliknya bila harga
penawaran terlalu rendah maka perusahaan tersebut akan mengalami kesulitan dalam proses
pelaksanaan proyek.
Biaya – biaya yang dicantumkan pada pada RAB meliputi semua biaya langsung yang
digunakan untuk keperluan proyek misalnya sewa alat, gaji, biaya tidak terduga. Serta perlu
diperhitungkan laba atau keuntungan, namun untuk laba ini tidak perlu ditulis secara langsung
pada RAB, cukup disisipkan diantara biaya-biaya yang dibutuhkan.
Untuk menentukan biaya/harga pada tiap item diperlukan pengalaman, survey dengan harga-
harga disekitar. Misalnya saja untuk menghargai peralatan, kamera misalnya, maka pada saat
menyusun RAB harus diketahui harga sewanya dan juga harus diperhitungkan apakah kameranya
sewa atau milik sendiri.
Biasa penulisan RAB dalam bentuk kolom sehingga mempermudah u ntuk melihat item-item
yang dituliskan. Hal-hal yang perlu dituliskan dalam header kolom RAB diantaranya:
 Item pengerjaan/peralatan
 Jumlah item
 Harga per item
 Harga total

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 4 dari 14

Berikut adalah contoh RAB untuk sebuah pembuatan berdasarkan item-item yang dibutuhkan. Proyek
yang dikerjakan masih sederhana, sehingga untuk biaya jasa belum dimasukan.

Berikut ini salah satu contoh cara penyusunan RAB pada film pendek berdasarkan item
pekerjaan dari persiapan sampai dengan labeling CD. Untuk menyusun tim produkksi dan kru harus
disesuaikan dengan kebutuhan film, kebuthan secara kemampuan dan teknik. Perlu juga
disesuaikan dengan anggaran seperti menentukan prodeser, sutradara, helper dan lain sebagainya.
Dalam RAB berikut juga memasukkan hunting lokasi, karena penetuan seting lokasi
merupakan hal penting karena esteikan sebuah film dipengaruhi sepenuhinya oleh seting lokasi.
Misalnya untuk film kolosal perang maka harus didapatkan lokasi yang cocok untuk perang, tidak
mungkin perang film kolosal dilakukan dimall.
Casting artis juga diperlukan sesuai dengan kebutuhan film. Untuk film company profile
mungkin tidak memerlukan proses untuk casting artis.

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 5 dari 14

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 6 dari 14
Pada saat pembuatan rancangan anggaran kebutuhan anggaran bisa juga dimulai dengan break
down untuk keperluan lapangan serta segala pembiayaan produksi film. Mulai dari adimistrasi,
peralatan shooting, editing, peralatan post produksi, konsumsi, akomodasi, orang-orang yang
terlibat dan lain sebagainya. Seperti contoh di bawah ini adalah RAB untuk pembuatan salah
satu company profile.

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 7 dari 14

3. Membuat Proposal dan Pengajuan Tender
Proposal adalah usulan rencana kegiatan. Kata proposal berasal dari bahasa Inggris to
propose yang artinya mengajukan. Dengan demikian proposal memiliki arti sederhana sebagai suatu
bentuk pengajuan atau permohonan, penawaran baik berupa ide, gagasan, pemikiran, maupun
rencana kepada pihak lain untuk mendapatkan dukungan ijin, persetujuan, dana, dan lain sebagainya
(Hariwijaya, 2005:12-13). Sebagai bentuk pengajuan, proposal bernilai penting dan strategis karena
merupakan awal yang menentukan keberhasilan suatu rencana program (usaha atau kegiatan).
Karenanya, banyak orang atau lembaga menjadikan proposal sebagai "senjata ampuh" untuk
menunjukkan apa saja ide, rencana kegiatan (usaha), dan program yang ditawarkan kepada pihak-
pihak yang berkepentingan.
Proposal Usaha adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan
standard dapat juga dinyatakan dokumen tertulis yang disiapkan oleh wirausahawan yang
menggambarkan semua unsur yang relevan, baik internal maupun eksternal, mengenai usaha atau
proyek baru, atau dapat dikatakan bahwa proposal usaha merupakan dokumen tertulis yang berisai
mengenai usaha yang sedang direncanakan.

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 8 dari 14

 Tender merupakan tawaran untuk mengajukan harga, memborong pekerjaan, atau menyediakan
barang yang diberikan oleh perusahaan swasta besar atau pemerintah kepada perusahaan-
perusahaan lain.
Dalam proses tender tentunya penuh persaingan sehingga penting untuk mencantumkan
penawaran yang kompetitif di dalam proposal tender. Mengajukan penawaran melalui tender tidak
memberikan jaminan keberhasilan dalam bentuk apapun oleh karena itu perlu dipersiapkan proposal
tender sebagus mungkin sesuai dengan syarat dan ketentuan yang diajukan pihak tender. Misalnya
tentang tema dan tujuan dari proyek serta syarat-syarat lain.
Syarat proposal proyek baik meliputi kegiatan harus jelas, baik itu waktu maupun jumlah
anggaran yang digunakan, mudah diukur pencapaiannya dengan indikator yang jelas, mempunyai
langkah antisipati jika terjadi permasalahan dalam pelasanaannya. Untuk itu perlu dipertimbangkan
dalam pembuatan proposal tender perlu diperhatikan hal-hal berikut :
 Kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan
 Pendanaan

 Ada tidaknya konflik kepentingan dalam pengerjaan proyek

 Sumber daya yang kita miliki

 Keuntungan dari tender bagi kita

 Proses dan peraturan dari penyelenggara tender

 Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya tentang perusahaan/badan yang menyelenggarakan

tender dari pihak-pihak yang sebelumnya telah menjadi rekanannya.

Untuk menuliskan sebuah proposal harus diketahui dulu kepada siapa dan apa tujuan penulisan
proposal. Bentuk proposal penelitian tugas akhir sekolah tentu ada bedanya dengan penulisan proposal
untuk pencarian dana pembuatan film.
Untuk mencari dana pembuattan film maka harus dipersiapkan proposal yang baik. Untuk format
proposal yang baik hendaknya telah meliputi :
Tujuan film diproduksi
 Genre atau cerita film
 Bagaimana mana film ini akan dibuat
 Pihak yang terlibat / tim produksi dan pihak terkait.

Misalnya untuk membuat film tentang HIV maka disebutkan pihak-pihak yang terkait (orang yang
menyidap HIV)
 Bagaimana promosi atau distribusi film yang akan dibuat
 Biaya produksi film (RAB)
 Bagaimana perhitungan rugi labanya
 Bentuk kerjasama

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 9 dari 14

 Pada proposal pendanaan biasanya dilengkapi dengan bentuk kerja sama dengan pihak yang
mensponsori. Pihak yang mencari dana/mencari rekanan menawarkan pilihan-pilihan pendanaan atau
sponsoring beserta kompensasinya. Misalnya seperti contoh berikut adalah bagian dari proposal yang
diajukan oleh Ladang Gambar selaku pihak yang produksi film menyajukan permohonan kerjasama
dalam rangka pemutara film pendeknya. Berikut adalah kutipan penggalan proposal kerjasamanya :
BENTUK KERJASAMA
1. Pihak penyelenggara screening menyediakan :
a. Panitia Penyelenggara :
 mc/moderator diskusi
 penerima tamu/ticketing/buku tamu
 dan bidang lain sesuai kebutuhan penyelenggaraan
b. Ruangan Tertutup
c. Fasilitas Pemutaran
 screen
 proyektor/playback pemutar
 sound system/sound home teater
d. Media publikasi sekaligus penyelenggaraan publikasi

2. Pihak ladang gambar menyediakan :

a. materi film dalam bentuk dvd/minidv
b. ruang promo (jika pihak penyelenggara berniat bekerjasama dengan pihak ketiga –
sponsor)
c. mencantumkan logo dan rolling title pihak penyelenggara pada akhir film
d. menyiapkan nara sumber pada tiap diskusi
e. membantu penyelenggaraan publikasi f. menyelenggarakan pendokumentasian kegiatan
screening dan diskusi ( video dan photo)

3. Nilai kompensasi dan kerjasama adalah 50 : 50 ( berdasarkan tiketing, penjualan kartu

undangan ataupun sponsor yang masuk).

4. kerjasama ini hanya berlaku untuk satu agenda kegiatan di lokal setempat. namun demikian
logo dan rolling title pihak penyelenggara akan tetap dicantumkan selama penyelenggaraan
roadshow/screening film terait dilaksanakan dimanapun juga.

Banyak cara untuk menulis sebuah proposal. Dari pelbagai format proposal yang ada tentunya ada hal-
hal pokok yang perlu dicantumkan adalah sebagai berikut :
 Judul proyek
 Latar belakang/pendahuluan
 Tujuan
 Sinopsis/storyboard
 Tergantung proyekyang dikerjakan
 Sketsa gambar kerja (bila diperlukan)
 Tergantung proyek yang dikerjakan
 Rencana Anggaran biaya
 Tim produksi
 Jadwal pelaksanaan

Berikut ini adalah contoh proposal dari pembuatan film pendek/indie yang berdurasi 15 menit:

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 10 dari 14

Judul Film
Yours

Latar belakang/pendahuluan
Kebangkitan perfilman tanah air sejak tahun 2000-an di Indonesia menumbuhkan semangat
untuk kembali berkarya membuat film-film dengan tangan karya anak bangsa sendiri. Seiring dengan
itu berfilman Indonesia telah berkembang dan telah merambah dunia International dengan adanya
beberapa film produksi anak bangsa yang tembus ke event-event Internasional, baik itu film
pendek/indie maupun film yang berdurasi lebih dari 60 menit.
Fenomena, permasalah dalam peliknya hidup bisa mengubah psikis seseorang menjadi sosok
pribadi yang lain sebagai mana diketahui orang lain. Ada kalanya cinta juga bisa mengubah kehidupan
dan cara bersikap seseorang. Kreativitas untuk mewujudkan dan menghadirkan kehidupan seorang
psikopat dan cinta memicu untuk membuat sebuah karya yang dapat dijadikan media untuk belajar
tentang hidup.
Kreativitas perlu untuk diteruskan. Sehingga kelak, film pendek tidak sekedar menjadi karya seni
namun akan benar-benar mampu menjadi bibit-bibit ekonomi kreatif bagi kalangan anak muda.

Tujuan
Menghadirkan kehidupan seorang psikopat dan fenomena cinta untuk dibuat sebuah karya yang
dapat dijadikan media untuk belajar tentang hidup.

Sinopsis/storyboard
Rudi, adalah seorang pemuda yang hidup sendiri dan sangat sulit bersosialisasi. Dia bekerja
pada sebuah toko bunga yang bernama "Yours". Toko bunga itu menyediakan servis mengantar bunga
ndengan pesan-pesan/ucapan tertentu yang bisa dinyanyikan. Dengan pekerjaan mengantar bunga
dan menyanyikan pesan/ucapan ini, Rudi yang introvert dan kaku ini berharap dia bisa berubah dan
bisa lebih beramah tamah.
Sampai suatu hari, Rudi mengantar pesanan kepada Kylania, seorang wanita yang cantik
dan ramah. Mulai saat itu, ada ketertarikan diantara mereka berdua. Dan semakin dekat hubungan
mereka, mimpi buruk itu pun dimulai. Kaylania ternyata mempunyai kelainan, yaitu seorang
psikopat namun Todi belum menyadari dan sampai akhirnya mimpi buruk itupun benar-benat
terjadi.

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 11 dari 14

 Rencana Anggaran biaya

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 12 dari 14

Tim produksi
 Produser  xxxxxx  Editor  hhhh, iiii, oooo, xxxx

 Sutradara  YYYYY  Ilustrator musik  jjjj

 Kameraman  cccc  Artis  xxxx, pppp

 Kru film  dddd, eeee, ffff, gggg  Figuran  vvvvv, nnnn, mmmm

Jadwal pelaksanaan

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 13 dari 14

 REFERENSI

 Afriandi, materi manajemen proyek, http://bolangunix.co.cc, 30 Agustus 2009

 SMAN 1 Purbalingga, Project Proposal Produksi Film Pendek Fiksi ”Menuju Titik Terang”,
Purbalingga, 2010
 Ramadani. N, Hamza. A., Videography Fundamental PPT, Dispro, ITS, 2011
 Subhan.Muhammad, Pengenalan Manajemen Proyek, IlmuKomputer.com, 2007
 Soeharto. Imam, Manajemen Proyek dari Konseptual sampai Operasional, Penerbit
Erlangga, Jakarta, 1997
 http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2141839-cara-praktis-menyusun-
proposal-proyek/#ixzz1KgtvOfrP
 http://portalukm.com/siklus-usaha/mengelola-usaha/tender/

Menyusun Proposal Penawaran @smkpdlingo.sch.id halaman 14 dari 14