KOMUNIKASI DAN KOORDINASI

No. Dokumen : SOP/BAB IV/UKM/006/2018

No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :
UPTD Hotlan Surung, SKM
PUSKESMAS NIP.197809012008012003
AEK NAULI
1. Komunikasi dan koordinasi dalam suatu organisasi dirumuskan
sebagai fungsi aparatur pemerintah untuk memadukan
(mengintegrasi), menyelaraskan dan menyerasikan
(mensinkronkan) berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling
berkaitan beserta segenap gerak langkah dan waktunya dalam
rangka pencapaian tujuan dan sasaran bersama yang akan

1. Pengertian dicapai.
2. Memberi penjelasan langsung serta bersahabat saling
menghargai dan pengertian.
3. Adanya kesepakatan perlunya tujuan bersama
4. Bertukar pikiran dan ide-ide baru
5. Meningkatkan partisipasi sejak perencanaan pelaksanaan
penilaian.
Sebagai sarana dalam mengemban tugas pokok dan fungsi, perlu
disusun pengorganisasian yang jelas di puskesmas sehingga antara
2. Tujuan kepala puskesmas, penanggung jawab upaya dan pelaksana
kegiatan dapat melaksanakan tugas dan fungsinya melalui
komunikasi dan koordinasi yang baik.
SK Kepala UPTD Puskesmas No. 440/013/SK-II/PUSK.BRHL/I/2018
3. Kebijakan
tentang Komunikasi Internal Dan Koordinasi Program.
Prinsip dan strategi pendekatan komunikasi, joko wiyono, 2008
4. Referensi
Upaya upaya puskesmas Penyuluhan Depkes RI 2005.

5. Alat dan Bahan

Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan

Koordinasi
a. Kepala Puskesmas memanggil penanggung jawab upaya dan
pelaksana upaya dalam rangka persiapan pertemuan lintas
upaya;
6. Prosedur
(Langkah- b. Penangung jawab dan pelaksana upaya puskesmas
langkah) mengadakan pertemuan untuk membicarakan hal – hal yang
akan dibicarakan dalam pertemuan lintas upaya puskesmas;
c. Penangung jawab dan pelaksana upaya menentukan upaya
mana saja yang akan diundang;
d. Pelaksana upaya yang ditunjuk membuat surat undangan, dan
 meminta tandatangan kepada penangung jawab upaya
puskesmas;
e. Penangung jawab upaya puskesmas menandatangani surat
undangan;
f. Pelaksana upaya puskesmas yang ditunjuk menyampaikan
undangan/ memberikan informasi kepada penangungjawab
upaya lain yang diundang;
g. Pada hari pelaksanaan pertemuan, penangung jawab upaya
puskesmas membuka dan memimpin pertemuan;
h. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan waktu kepada
pelaksana yang ditunjuk untuk menyampaikan hal – hal yang
akan dibicarakan;
i. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan kesempatan
kepada peserta pertemuan / koordiator lain / yang mewakili
untuk menanggapi;
j. Penangungjawab upaya puskesmas membahas (memberi feed
back) apa yang disampaikan oleh upaya lain maupun yang
disampaikan oleh upaya puskesmas;
k. Penangungjawab upaya puskesmas membuat kesepakatan
bersama dan pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan
kewenangan masing – masing;
l. Notulis mencatat hasil pertemuan di dalam notulen pertemuan;
m. Notulis meminta tandatangan peserta pertemuan sebagai
persetujuan;
n. Notulis membacakan hasil pertemuan;
o. Penangung jawab upaya puskesmas menutup pertemuan,
p. Penanggung jawab upaya melaporkan hasil pertemuan pada
Kepala Puskesmas,
q. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran
tugas dan kewenangan masing–masing dengan
didokumentasikan pada buku / kegiatan individu.

Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang

diselenggarakan oleh Upaya lain.
a. Penangung jawab upaya upaya puskesmas menerima
undangan dari upaya lain.
b. Penangung jawab dan pelaksana upaya upaya puskesmas
membicarakan surat undangan dan menunjuksiapa yang
ditugaskan ( bisa pelaksana maupun penangung jawab sendiri )
c. Pelaksana / Penangung jawab yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas.
d. Pelaksana / Penangung jawab menghadiri pertemuan sesuai
dengan undangan.
e. Pelaksana / Penangung jawab mengikuti pertemuan dengan
 menyampaikan hal–hal yang ada kaitannya dengan
pembahasan pertemuan.
f. Pelaksana / Penangung jawab mencatat dalam proses
pertemuan.
g. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
h. Penanggung jawab upaya (yang mengadakan pertemuan)
melapor pada Kepala Puskesmas tentang hasil pertemuan.
i. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada
penangung jawab.
j. Apabila yang mengikuti pertemuan penangung jawab,
penangung jawab dan pelaksana membahas hasil pertemuan
dan pembagian tugas apabila hasil pertemuan ada yang perlu
ditindak lanjuti.
k. Penangung jawab dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai
dengan tugas masing–masing dan mencatat dibuku/ kegiatan
individu.

Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan

Koordinasi
Ka Puskesmas instruksikan
pertemuan lintas upaya

Persiapan pertemuan lintas upaya

Pelaksanaan pertemuan

Diskusi lintas upaya

Pembuatan kesepakatan
7. Bagan Alir (jika
perlu)
Pembagian tugas untuk rencana pelaksanaan
hasil keputusan

Dokumentasi hasil pertemuan

Melaporkan hasil pertemuan kepada Ka

Puskesmas

Pelaksanaan hasil pertemuan sesuai rencana

 Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang
diselenggarakan oleh Upaya lain.

PJ upaya menerima undangan

pertemuan dari upaya lain

Perwakilan upaya menghadiri undangan

pertemuan

Diskusi dengan peserta pertemuan yang lain

Dokumentasi hasil diskusi

PJ upaya penyelenggara pertemuan melaporkan

hasil pertemuan pada Ka Puskesmas

Melaporkan hasil diskusi pada PJ upaya (bila yg

hadir bukan PJ upaya)

Pembagian tugas (bila perlu tindak lanjut hasil

pertemuan)

Pelaksanaan tugas sesuai rencana

8. Hal yang perlu -

diperhatikan
(jika perlu)
a. Penangungjawab Upaya upaya puskesmas

9. Unit Terkait b. Penangungjawab upaya lain yang terkait

c. Pelaksana upaya upaya puskesmas
a. Undangan Pertemuan,
b. Surat Tugas,
c. Notulen Pertemuan,
10. Dokumen d. Buku / KegiatanIndividu.
Terkait
11. Rekaman
Historis Tanggal Mulai
Perubahan No Yang diubah Isi Perubahan
diberlakukan