KOORDINASI DAN KOMUNIKASI

No.Dokumen :
SOP/237/ADMEN/PKM.Jtb

SOP No. Revisi :0

Tanggal Terbit : 15/01/2018
Halaman : 1 s/d 4

UPTD
dr.Arnya Andriani
PUSKESMAS
NIP.198112152010012006
JATI BENING
1. Pengertian ● Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian informasi dari pihak
pengelola program dengan sasaran program yang bertujuan agar memiliki
kesamaan persepsi.
● Koordinasi adalah Suatu proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan
program untuk pencapaian tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan
efisien.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah langkah dalam Komunikasi dan
koordinasi
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Jati Bening Kota Bekasi
Nomor:440/018/SK/PKM.Jtb/I/2023 Tentang Koordinasi dan Komunikasi
UPTD Puskesmas Jatibening
4. Referensi

5. Prosedur Prosedur Upaya Menyelenggarakan Pertemuan Komunikasi dan

Koordinasi
a. Pelaksana Kegiatan dan pelaksana upaya puskesmas mengadakan
pertemuan untuk membicarakan hal – hal yang akan dibicarakan
dalam pertemuan lintas upaya puskesmas;
b. Penangung jawab dan pelaksana upaya menentukan upaya mana
saja yang akan diundang;
c. Pelaksana upaya yang ditunjuk membuat surat undangan dan
meminta tandatangan kepada penangung jawab upaya puskesmas;
d. Penangung jawab upaya puskesmas menandatangani surat
undangan;
e. Pelaksana upaya puskesmas yang ditunjuk menyampaikan
undangan/ memberikan informasi kepada penangungjawab upaya
lain yang diundang;
f. Pada hari pelaksanaan pertemuan, penangung jawab upaya
puskesmas membuka dan memimpin pertemuan;
g. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan waktu kepada
pelaksana yang ditunjuk untuk menyampaikan hal – hal yang akan
dibicarakan;
h. Penangung jawab upaya puskesmas memberikan kesempatan
kepada peserta pertemuan / koordiator lain / yang mewakili untuk
 menanggapi;
i. Penangungjawab upaya puskesmas membahas (memberi feed
back) apa yang disampaikan oleh upaya lain maupun yang
disampaikan oleh upaya puskesmas;
j. Penangungjawab upaya puskesmas membuat kesepakatan bersama
dan pembagian tugas sesuai dengan peran, tugas dan kewenangan
masing – masing;
k. Notulis mencatat hasil pertemuan di dalam notulen pertemuan;
l. Notulis meminta tandatangan peserta pertemuan sebagai
persetujuan;
m. Notulis membacakan hasil pertemuan;
n. Penangung jawab upaya puskesmas menutup pertemuan,
o. Penanggung jawab upaya melaporkan hasil pertemuan pada Kepala
Puskesmas,
p. Peserta pertemuan melakukan kegiatan sesuai dengan peran tugas
dan kewenangan masing–masing dengan didokumentasikan pada
buku / kegiatan individu.
Prosedur Menghadiri Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang
diselenggarakan oleh Upaya lain.
a. Penangung jawab upaya upaya puskesmas menerima undangan
dari upaya lain.
b. Penangung jawab dan pelaksana upaya upaya puskesmas
membicarakan surat undangan dan menunjuksiapa yang ditugaskan (
bisa pelaksana maupun penangung jawab sendiri )
c. Pelaksana / Penangung jawab yang akan menghadiri pertemuan
mempersiapkan materi pertemuan dan surat tugas.
d. Pelaksana / Penangung jawab menghadiri pertemuan sesuai dengan
undangan.
e. Pelaksana / Penangung jawab mengikuti pertemuan dengan
menyampaikan hal–hal yang ada kaitannya dengan pembahasan
pertemuan.
f. Pelaksana / Penangung jawab mencatat dalam proses pertemuan.
g. Pemimpin pertemuan menutup pertemuan.
h. Penanggung jawab upaya (yang mengadakan pertemuan) melapor
pada Kepala Puskesmas tentang hasil pertemuan.
i. Apabila yang mengikuti pertemuan pelaksana melapor kepada
penangung jawab.
j. Apabila yang mengikuti pertemuan penangung jawab, penangung
jawab dan pelaksana membahas hasil pertemuan dan pembagian
tugas apabila hasil pertemuan ada yang perlu ditindak lanjuti.
k. Penangung jawab dan pelaksana melakukan kegiatan sesuai dengan
tugas masing–masing dan mencatat dibuku/ kegiatan individu.
6. Diagram Alir Prosedur Upaya Menyelenggarakan
Koordinasi
Persiapan pertemuan lintas upaya
Pelaksanaan hasil pertemuan sesuai
Prosedur Menghadiri
diselenggarakan oleh Upaya lain.
Pembagian tugas (bila perlu
tindak lanjut hasil pertemuan)
Melaporkan hasil diskusi
pada PJ upaya (bila yg
hadir bukan PJ upaya)
Pertemuan Komunikasi dan
Pelaksana Kegiatan
instruksikan pertemuan
lintas upaya
Pelaksanaan pertemuan
Diskusi lintas upaya
Pembuatan kesepakatan
Pembagian tugas untuk rencana
pelaksanaan hasil keputusan
Dokumentasi hasil pertemuan
Melaporkan hasil pertemuan kepada
Ka Puskesmas
rencana
Pertemuan Komunikasi Koordinasi yang
Perwakilan upaya
menghadiri undangan
pertemuan
Pelaksanaan tugas sesuai
rencana
Diskusi dengan peserta
pertemuan yang lain
PJ upaya penyelenggara
Dokumentasi hasil
pertemuan melaporkan hasil
diskusi
pertemuan pada Ka
Puskesmas
7. Dok.terkait a. Undangan Pertemuan,
b. Surat Tugas,
c. Notulen Pertemuan,
d. Buku / KegiatanIndividu.

8. Unit Terkait Semua Penanggung jawab program yang ada di Puskesmas

9. Distribusi a. Penangung jawab Upaya upaya puskesmas

b. Penangungjawab upaya lain yang terkait
c. Pelaksana upaya upaya puskesmas

10.Riwayat No. Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal mulai

historis diberlakukan
perubahan