Nomor :

Revisi Ke :
Berlaku Tgl :

Prosedur Kerja

Pencatatan dan Pelaporan

Penanggung Jawab
Disiapkan Diperiksa Disyahkan
Koordinator Admen Ketua Akreditasi Kepala Puskesmas

Dwi Listiowati,S.Kep,NS Imam Satoto dr. Dian Hayu Noormawati

NIP.19810418 200903 2 007 NIP. 19690420 198903 2 014 NIP. 19780725 200801 2 018

DINAS KESEHATAN KABUPATEN WONOSOBO

Puskesmas Watumalang
Alamat : Jl. Kyai Jebeng Lintang No. Wonoroto Watumalang

PENCATATAN DAN PELAPORAN Disyahkan Oleh Kepala

Puskesmas
No. Kode :
Terbitan :
No. Revisi :
 Tgl. Mulai :
SPO Berlaku
Halaman :

dr.Dian Hayu Noormawati

NIP.19780725 200801 2 018
UPTD
PUSKESMAS
WATUMALANG

1. Tujuan Untuk mendapatkan semua data hasil kegiatan puskesmas (termasuk

puskesmas pembantu, PKD, Posyandu, Puskesling dan lain-lain) dan data
yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang
administrasi diatasnya (Dinas Kesehatan Kabupaten) sesuai dengan
kebutuhan secara benar, berkala dan teratur guna menunjang pengelolaan
upaya kesehatan Masyarakat.
2. Kebijakan Pelaksanaan pencatatan dan pelapoan puskesmas mengacu pada langkah-
langkah pada SPO
3. Definisi  Sistem Pencatatan dan pelaporan adalah pencatatan dan pelaporan yang
harus dibuat oleh puskesmas dan direkapitulasi di setiap tingkat dengan
waktu tertentu yang merupakan sistem atau satu kesatuan yang terdiri dari
komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan
tertentu yang merupakan gabungan berbagai macam kegiatan upaya
pelayanan kesehatan puskesmas, sehingga dapat dihindarkan adanya
pencatatan maupun pelaporan lain yang akan memperberat beban kerja
petugas puskesmas.
4. Prosedur 1. Pelaksana program mencatat setiap kegiatan pada buku registrasi yang
ada,
2. Pelaksana program mengolah data hasil kegiatan.
3. Pelaksana program mengisi format laporan sistem pencatatan dan
pelaporan puskesmas sesuai kegiatannya berkoordinasi dengan
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas paling lambat
setiap tanggal 25 bulan berikutnya sebanyak 3 lembar (rangkap 3)
yang ditujukan kepada :
a) Lembar 1 : untuk kepala seksi program yang bersangkutan.
b) Lembar 2 : Untuk koordinator sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas yang harus disampaikan ke koordinator sistem
pencatatan pelaporan puskesmas di Kabupaten.
c) Lembar 3 : Untuk arsip di Puskesmas yang disimpan oleh
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas di
puskesmas.
4. Pelaksana program melaporkan setiap kegiatan kepada penanggung
jawab program,
5. Penanggung jawab program menerima laporan dari pelaksana
program,
6. Penanggung jawab program mengadakan evaluasi laporan dari
pelaksana program,
7. Penanggung jawab pogram mencatat hasil laporan kegiatan program,
8. Penangung jawab program melaporkan hasil kegiatan program
kepada kepala puskesmas,
9. Kepala Puskesmas menerima laporan hasil kegiatan program dari
penanggung jawab program,
10. Kepala Puskesmas menanda tangani laporan hasil kegiatan program,
11. Kepala Puskesmas menyerahkan laporan hasil kegitan program
kepada Ka TU untuk diberi cap puskesmas,
12. Ka TU membubuhi cap Puskesmas pada laporan hasil kegiatan
program,
13. Ka TU memberi nomor surat keluar pada laporan kegiatan program,
14. Ka TU mencatat laporan kegiatan program pada buku laporan
kegiatan program,
15. Ka TU menyerahkan laporan kegiatan program kepada penanggung
jawab program,
16. Penanggung jawab program menerima laporan kegiatan program dari
Ka TU,
17. Penanggungung jawab program mengirim laporan kegiatan program
ke DKK,
 18. Penangung jawab program meminta tanda bukti bahwa laporan sudah
dikirim,Penanggung jawab program menyerahkan bukti pengiriman
laporan ke Ka TU
19. Ka TU mengarsip bukti pengiriman laporan,
5. Referensi Depkes RI, Tahun 1995, Pedoman Sistem Pencatatan dan Pelaporan
Puskesmas Propinsi Jawa Tengah, Jakarta.
6. Dokumen Terkait a. Data hasil kegiatan
b. Format laporan
7. Distribusi  Bidan Koordinator
 Bidan Puskesmas
 Bidan Desa
 Koordinator Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
 Koordinator Admen

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan

Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan

Pelanggan Program BP UMUM.
No. Kode :
SPO Terbitan
No. Revisi
:
:
PROMOSI
UPTD PUSKESMAS Tgl. Mulai Berlaku :
KESEHATAN
WATUMALANG Halaman :

8. Tujuan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan pelanggan

Program KIA. KB.
9. Ruang lingkup Puskesmas, Puskesmas Pembantu, dan Poskesdes/ PKD.
10. Definisi  Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP
UMUM adalah: pengumpulan informasi dalam rangka mengetahui
harapan pelanggan terhadap pelayanan BP UMUM,(pelayaan ANC,
Imunisasi ibu hamil dan bayi, ibu nifas, ....., pelayana KB suntik,
inplan,.....),
 Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP
UMUM melalui kotak saran, survey pelanggan dengan menggunakan
kuesioner sebagai panduan wawancara, informasi langsung dari
pelanggan melalui berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS).
 Pelaksana Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan
Program BP UMUM. dilaksanakan oleh bidan koordinator, bidan
Puskesmas maupun bidan di desa.
 Pengumpulan Informasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Program BP
UMUM. melalui kotak saran, informasi langsung dari pelanggan melalui
berbicara langsung, telpon dan pesan singkat (SMS), dilaksanakan setiap
hari baik didalam gedung maupun diluar gedung, baik hari kerja maupun
diluar hari kerja, sedangkan survey pelanggan dengan menggunakan
kuesioner sebagai panduan wawancara dilaksanakan di dalam gedung
Puskesmas setiap hari Kamis genap, dengan sampel 25 % pasien/ klien
yang datang.
11. Prosedur A. Pengumpulan informasi melalui kotak saran,
20. Koordinator kelompok kerja administrasi dan manajemen (admin)
Puskesmas membuka kotak saran Puskesmas setiap bulan,
21. Koordinator admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan
pelanggan Puskesmas,
22. Koordinator admen memisahkan/ memilah- milah sesuai dengan kelompok
kerja proram,
23. Koordinator admen memberikan rekapan kotak saran sesuai dengan
kelompok kerja,
24. Koordinator program BP UMUM/ bdan koordinator menerima rekapan
kotak saran, dan dimasukan kedalam rekapan kelompok program BP
UMUM.,
25. Bidan koordinator menandatangani tanda terima penyerahan dari
koordinator admen,
B. Informasi langsung dari pelanggan.
26. Bidan koordinator menerima informasi harapan pelanggan program BP
UMUM, dari karyawan Puskesmas,
27. Bidan koordinator memasukan harapan pelanggan dari karyawan Puskesmas
kedalam rekapan koordinator,
28. Bidan koordinator menandatangai informasi dari karyawan Puskesmas
didalam rekapan harapan pelanggan individu karyawan,
29. Bidan kordinator, bidan Puskesmas dan bidan didesa menerima informasi
langsung dari pelanggan, baik bicara langsung, telpon maupun SMS,
30. Informasi dari pelanggan direkap kedalam rekapan harapan pelanggan setiap
individu bidan,
31. Bidan Puskesmas, bidan di desa menyerahkan informasi harapan pelanggan
individu kebidan koordinator,
32. Bidan koordinator menerima rekapan hapapan pelanggan secara individu
direkap kedalam rekapan koordinator,
33. Bidan koordinator menandatangani serah terima harapan pelanggan individu
kedalam rekapan individu,
34. Bidan koordinator setiap akhir bulan mengundang bidan Puskesmas, bidan
didesa untuk membahas hasil harapan pelanggan program BP UMUM,
35. Bidan koordinator, bidan Puskesmas dan bidan didesa membahas hasil
rekapan koordinator harapan pelanggan pelayanan program BP UMUM,
36. Bidan koordinator, bidan Puskesmas, bidan desa membuat rencana tindak
lanjut hasil pembahasan harapan pelanggan,
37. Bidan koordinator membagi tugas kepada bidan Puskesmas, bidan desa
didalam menyelesaikan permasalahan harapan pelanggan,
38. Bidan Puskesmas dan bidan desa melaksanakan kegiatan sesuai dengan
pembagian tugas yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan
individu,
39. Bidan koordinator melapor kepada kepala Puskesmas tentang hasil bahasan
harapan pelanggan program BP UMUM,
40. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik atas laporan bidan
koordinator.
12. Diagram Alir
13. Referensi Pedoman Umum Penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat, Kementrian
Pendayaan Aparatur Negara RI, 2004.
14. Dokumen  Rekapan harapan pelanggan individu,
Terkait
 Rekapan harapan pelanggan koordinator,
 Rekapan harapan pelanggan Puskesmas,
15. Distribusi  Bidan koordinator,
 Bidan Puskesmas,
 Bidan di desa,
 Koordinator admen.

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan

PENCATATAN DAN PELAPORAN Disyahkan Oleh :

No Dokumen : Kepala Puskesmas
Tanggal Terbit :
No Revisi :
Tglmulaiberlaku :
 DAFTAR Dr.Dian Hayu Noormawati
NIP.19780725 200801 2 018
TILIK

Halaman :1/2

UPTD
PUSKESMAS
WATUMALANG

TIDAK
NO KEGIATAN YA TIDAK
BERLAKU
APAKAH ?
Pelaksana program mencatat setiap kegiatan
1.
pada buku registrasi yang ada,
Pelaksana program mengolah data hasil
2.
kegiatan.
Pelaksana program mengisi format laporan
sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas
sesuai kegiatannya berkoordinasi dengan
koordinator sistem pencatatan dan pelaporan
puskesmas paling lambat setiap tanggal 25 bulan
berikutnya sebanyak 3 lembar (rangkap 3) yang
ditujukan kepada :
a. Lembar 1 : untuk kepala seksi program
yang bersangkutan.
3.
b. Lembar 2 : Untuk koordinator sistem
pencatatan dan pelaporan puskesmas yang
harus disampaikan ke koordinator sistem
pencatatan pelaporan puskesmas di
Kabupaten.
c. Lembar 3 : Untuk arsip di Puskesmas yang
disimpan oleh koordinator sistem
pencatatan dan pelaporan puskesmas di
puskesmas.
Pelaksana program melaporkan setiap kegiatan
4
kepada penanggung jawab program,
Penanggung jawab program menerima laporan
5
dari pelaksana program,
Penanggung jawab program mengadakan
6
evaluasi laporan dari pelaksana program,
Penanggung jawab pogram mencatat hasil
7
laporan kegiatan program,
Penangung jawab program melaporkan hasil
8
kegiatan program kepada kepala puskesmas,
Kepala Puskesmas menerima laporan hasil
9 kegiatan program dari penanggung jawab
program,
Kepala Puskesmas menanda tangani laporan
10
hasil kegiatan program,
Kepala Puskesmas menyerahkan laporan hasil
11 kegitan program kepada Ka TU untuk diberi cap
puskesmas,
Ka TU membubuhi cap Puskesmas pada laporan
12
hasil kegiatan program,
Ka TU memberi nomor surat keluar pada
13
laporan kegiatan program,
Ka TU mencatat laporan kegiatan program pada
14
buku laporan kegiatan program,
Ka TU menyerahkan laporan kegiatan program
15
kepada penanggung jawab program,
16 Penanggung jawab program menerima laporan
 kegiatan program dari Ka TU,
Penanggungung jawab program mengirim
17
laporan kegiatan program ke DKK,
Penangung jawab program meminta tanda bukti
bahwa laporan sudah dikirim,Penanggung jawab
18
program menyerahkan bukti pengiriman laporan
ke Ka TU
19 Ka TU mengarsip bukti pengiriman laporan,
JUMLAH