No.

Dokumen : SOP/SALIMAH/03
Tanggal STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
: 4 Maret 2016
Berlaku
Status Revisi : 0 KUNJUNGAN
Halaman : 1 /3 PERSAUDARAAN MUSLIMAH

PENGERTIAN
 Sebagai salah satu upaya dalam mengembangkan organisasi, maka Salimah perlu mengadakan
kunjungan, silaturrahim, audinesi kepada tokoh, organisasi sejenis, media massa, lembaga
pemerintah dan non pemerintah serta lainnya.
 Sebagai tamu yang akan berkunjung atas nama organisasi Salimah, tentu ada beberapa
ketentuan yang berlaku sebagai salah satu tertib organisasi dan menjaga nama baik organisasi.
 Dalam melaksanakan kunjungan tentu ada tujuan yang ingin dicapai dan perlu dirumuskan
sebelum pelaksanaan kunjungan.

DASAR PELAKSANAAN
1. “Wahai manusia, sungguh..Kami telah menciptakan kamu dari seorang laki-laki dan
seorang perempuan, kemudian Kami jadikan kamu berbangsa-bangsa dan bersuku-suku
agar kamu saling mengenal. Sungguh, yang paling mulia di antara kamu di sisi Allah ialah
orang yang paling bertakwa” (QS.Al hujurat 13)

2. Hadits Rasulullah Saw tentang Silaturrahim

“Barangsiapa yang ingin dipanjangkan umurnya, diluaskan rizkinya maka hendaklah ia
bersilaturrahim”

Diantara akhlak berkunjung dan bertamu sebagai berikut:

o Meminta izin hingga tingga kali

o Mengucapkan “Assalamu’alaikum, Saya bernama Fulan” dan seterusnya
o Berdiri disamping ambang pintu, agar pandangan tidak langsung tertuju ke dalam rumah
o Mengucapkan salam langsung tertuju kepada tuan rumah
o Meminta izin sebelum kembali
o Mengucapkan do’a penutup majlis
o Apabila tuan rumah mempersilahkan duduk di tempat tertentu, maka duduklah di tempat
yang ditunjuk itu
o Bila disuguhkan makanlah secukupnya saja
o Seorang tamu hanya boleh tinggal/menginap selama 3 hari
o Mengantarkan tamu ketika pulang sampai ke luar rumah
o Apabila pulang dari bertamu hendaknya berlapang dada terhadap segala sesuatu yang
terjadi.
o Dalam bertukar kartu nama hendaknya dilakukan dengan memperhatikan kesopanan, yaitu
menyerahkannya dengan kedua tangan

WAKTU PELAKSANAAN
a. Sesuai kesepakatan dengan pihak terkait. Jika mungkin dilakukan pada hari Selasa atau
hari Kamis (PP Salimah).
b. Pengurus yang akan hadir an.organisasi berkumpul di suatu tempat yang telah disepakati
bersama

MEKANISME PELAKSANAAN
 Menyampaikan rencana kunjungan di rapat DPH dan urgensinya
 Setelah disepakati dalam rapat DPH, kemudian membuat surat pengajuan yang
ditandatangani oleh Ketua Umum/Ketua dan Sekretaris Umum/Sekretaris jika bersifat
organisatoris.
 Jika kunjungan sebagai bagian dari salah satu program organisasi, maka surat
ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Departemen mengetahui Kabid masing-
masing departemen.

Hanya Untuk Kalangan Sendiri

No. Dokumen : SOP/SALIMAH/03
Tanggal STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
: 4 Maret 2016
Berlaku
Status Revisi : 0 KUNJUNGAN
Halaman : 2 /3 PERSAUDARAAN MUSLIMAH

 Sebelum surat dikirim, maka terlebih dahulu dimintakan persetujuan tentang isi surat
kepada pihak yang menandatangani dan meminta nomor surat kepada bagian
administrasi dan membubuhi stempel pada surat
 Sebelum mengirimkan surat kepada pihak penerima, sebaiknya didahului oleh
pembicaraan melalui telpon
 Sekretaris memastikan terlebih dahulu bahwa setiap surat yang akan dikirim sudah
memenuhi Tata Tertib Administrasi Organisasi.
 Mengirimkannya ke lembaga yang dimaksud.
 Setiap surat penawaran kunjungan yang keluar dari organisasi disertai dengan Contact
Person minimal 1 orang atau lebih baik 2 orang.
 Sekretaris Umum/Sekretaris atau sekretaris Departemen diminta untuk meminta
konfirmasi dan memastikan bahwa surat sudah diterima oleh pihak yang dituju
 Memberikan kabar tentang waktu penerimaan tamu oleh pihak yang dituju
 Menentukan pengurus yang akan diminta untuk hadir
 Merumuskan pokok pikiran dari rencana kunjungan dan tujuan yang ingin dicapai.
 Kunjungan hendaknya diikuti oleh Ketua Umum/Ketua, jika berhalangan maka bisa
diwakilkan kepada pengurus yang ditunjuk untuk itu sebagai pimpinan rombongan.
 Menunjuk pengurus yang akan bertanggung jawab di setiap kunjungan
 Menyiapkan Hadiah, brosur, profil organisasi, kamera, notulensi.
 Setiap rombongan mengenakan kostum organisasi yang telah disepakati.
 Menuliskan berita acara
 Melaporkan hasil kunjungan dalam rapat DPH
 Membuat follow up dari kunjungan jika dianggap perlu.

INFORMASI
Setiap ada rencana kunjungan, sebaiknya disepakati terlebih dahulu di rapat DPH atau info yang
disampaikan melalui jaringan Telpon/sms dan dituliskan di papan kegiatan organisasi.

PELAKSANA
- Ketua Umum atau yang mewakilinya (DPH)
- Ketua-ketua departemen terkait
- Departemen Humas atau yang mewakilinya
- Pengurus lainnya yang dianggap perlu dan sesuai dengan tujuan kunjungan.

TEMPAT
- Sebelum pelaksanaan kunjungan, sebaiknya mengetahui terlebih dahulu rute perjalanan
dan waktu yang ditempuh.
- Memastikan siapa yang akan menerima tamu
- Memastikan pengurus yang akan hadir
- Memastikan kendaraan yang akan digunakan

PERLENGKAPAN
Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebagai berikut:

NO PERIHAL PENANGGUNG JAWAB

1 Survei Tempat/Alamat yang dituju Kabid/Ketua Departemen
2 Hadir sebelum waktu yang ditentukan (in time)
3 Penyampaian Informasi/lalu lintas Undangan Sekretaris Umum/Sekretaris atau
sekretaris departemen
4 Membawa hadiah
5 Notulensi dan perangkatnya (laptop) dan Sekretaris Umum/Sekretaris dan tim

Hanya Untuk Kalangan Sendiri

No. Dokumen : SOP/SALIMAH/03
Tanggal STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
: 4 Maret 2016
Berlaku
Status Revisi : 0 KUNJUNGAN
Halaman : 3 /3 PERSAUDARAAN MUSLIMAH

menunjuk petugas untuk itu

6 Membawa brosur, album foto, Profil Organisasi Sekretaris Umum/Sekretaris dan tim
dll dan media untuk presentasi (laptop, sound
system, LCD dll jika diperlukan)
7 Memakai seragam organisasi Sekretaris Umum/Sekretaris dan tim
8. Kamera, handy-cam, voice recorder dan Humas
petugasnya
9 Pemberitaan dan penyajiannya Humas
10 Menuliskan skenario penyelenggaraan dalam Sekretaris
Buku Berita Acara

Hanya Untuk Kalangan Sendiri