Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

3
MEMPROSES ENTRI JURNAL
KODE: M.692000.007.02

Objektif:
Unit kompetensi ini berhubungan dengan ketrampilan, pengetahuan dan sikap
kerja yang dibutuhkan dalam memproses entri jurnal. Berikut ini elemen
kompetensi Unit 3, yaitu:
1. Memeriksa dokumen sumber dan dokumen pendukung
2. Mencatat dokumen sumber ke dalam jurnal
3. Mengarsipkan dokumen Sumber dan Pendukung

MATERI ELEMEN KOMPETENSI 1

MEMERIKSA DOKUMEN SUMBER DAN DOKUMEN
PENDUKUNG

KRITERIA UNJUK KERJA

1. Dokumen sumber dan pendukung diperiksa
2. Otorisasi oleh pihak yang berwenang dalam dokumen sumber diperiksa

URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 3

3.1. Dokumen sumber dan pendukung diperiksa

Suatu entitas, baik itu entitas jasa, perdagangan maupun manufaktur dalam
kegiatan operasional usahanya selalu terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan atau
kadang-kadang disebut transaksi, ada yang bersifat keuangan maupun non
keuangan. Transaksi Keuangan merupakan semua kejadian yang menyangkut unit
organisasi yang dapat diukur dalam satuan uang dan berpengaruh terhadap
kekayaan organisasi (perusahaan). Ketika pemilik menyerahkan kendaraan atau
rumah yang dapat digunakan untuk operasional dan menjadi hak milik
perusahaan, kejadian tersebut termasuk transaksi keuangan.

Universitas Gunadarma Page 116

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

3.1.1 Pengelompokan Transaksi Perusahaan

Transaksi yang terjadi dalam perusahaan dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu
transaksi internal dan transaksi eksternal.

Transaksi internal
Transaksi internal merupakan sebuah transaksi yang terjadi di dalam perusahaan,
yaitu transaksi yang hanya melibatkan bagian internal perusahaan. Misalnya,
memo dari pimpinan kepada seseorang pegawai, penerimaan dan pengeluaran kas.
Bukti Internal dibuat dan juga dikeluarkan oleh perusahaan itu sendiri. Bukti
internal dibuat juga semua semua transaksi yang berhubungan dengan perubahan
posisi keuangan, contahnya : penghapusan piutang.

Transaksi Eksternal
Transaksi eksternal merupakan sebuah transaksi yang melibatkan pihak luar
perusahaan, dapat dengan orang pribadi atau perusahaan/organisasi. Sebagai
contoh : Transaksi penjualan, pembelian, pembayaran hutang piutang dan lain-
lain.

Bukti Transaksi
Dalam setiap transaksi dibutuhkan bukti transaksi agar transaksi yang terjadi
memiliki bukti yang sah. Bukti transaksi ialah sebuah bukti yang tertulis atas
setiap kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau sebuah bisnis.
Bukti tersebut dipakai sebagai sumber pencatatan yang merupakan sumber
dokumen sumber dalam proses siklus akuntansi. Bukti transaksi atau bukti
akuntansi dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun
yang berasal dari pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau
penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha.

Jenis Bukti Transaksi.

Universitas Gunadarma Page 117

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
Transaksi-transaksi keuangan yang terjadi direkam dalam suatu dokumen
asli/sumber. Bukti transaksi tersebut menjadi bukti autentik terjadinya transaksi.

Jenis-jenis bukti
Berdasarkan jenisnya, bukti transaksi bisa dibedakan menjadi bukti transaksi
internal dan bukti transaksi eksternal.
a. Bukti transaksi internal
Bukti transaksi internal merupakan bukti pencatatan setiap transaksi yang
terjadi di dalam perusahaan tersebut. Bentuk bukti transaksi internal antara
lain :
 Bukti Kas Masuk
Bukti kas masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang
secara kas atau tunai. Berikut adalah contoh bukti kas masuk :

Gambar 3.1. Bukti Kas Masuk

 Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang
tunai, seperti pembelian dengan tunai, pembayaran gaji, pembayaran utang
atau pengeluaran – pengeluaran yang lainnya. Berikut adalah contoh bukti
kas keluar sebagai berikut ;

Universitas Gunadarma Page 118

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Gambar 3.2. Bukti Kas Keluar

 Memo
Memo adalah bukti pencatatan antar bagian atau manager dengan bagian-
bagian yang ada di linkungan perusahaan. Berikut adalah contoh Memo
sebagai berikut:

Gambar 3.3. Memo

Gambar 3.3 Memo

2. Bukti transaksi eksternal

Bukti transaksi eksternal merupakan bukti pencatatan setiap transaksi yang
terjadi antara perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Adapun bukti-bukti
dari transaksi eksternal adalah sebagai berikut:

Universitas Gunadarma Page 119

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
a. Faktur Pembelian
Faktur Pembelian adalah tanda bukti telah terjadinya pembelian secara kredit.
Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Biasanya
faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama untuk
pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk arsip.
Berikut contoh dari faktur pembelian sebagai berikut ;

Gambar 3.4. Faktur Pembelian

b. Kuitansi
Kwitansi adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh
penerima uang dan diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang
tersebut. Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, bagian sebelah kanan
diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang tertinggal
disebut soice (dibaca sus) sebagai arsip penerima uang. Berikut adalah contoh
gambar kwitansi sebagai berikut :

Universitas Gunadarma Page 120

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Gambar 3.5 Kwitansi

c. Faktur Penjualan
Faktur Penjualan adalah tanda bukti telah terjadinya penjualan secara kredit.
Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Gambar
faktur pembelian bisa dilihat di bawah ini :

Gambar 3.6. Faktur Penjualan

Universitas Gunadarma Page 121

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Biasanya faktur dibuat rangkap sesuai dengan kebutuhan. Lembaran pertama

untuk pembeli, lembaran kedua untuk penjual dan lembaran ketiga untuk
arsip.

d. Nota Kontan
Nota kontan adalah bukti atas pembelian yang dilakukan secara tunai. Nota
kontan dibuat oleh pedagang/penjual dan diberikakn kepada pembeli. Nota kontan
biasanya dibuat rangkap dua, lembar pertama diserahkan kepada pembeli dan
lembar kedua diarsip oleh penjual. Contoh nota kontan adalah sbb:

Gambar 3.7. Nota Kontan

e. Nota Kredit
Nota kredit adalah bukti perusahaan telah mendebet perkiraan langganan/
konsumen, yang disebabkan oleh pengembalian barang/ retur barang. Barang
yang telah dibeli biasanya dikembalikan karena rusak atau tidak sesuai dengan
pesanan dan penjual setuju barang akan diterima kembali, dan akan mengurangi
harga pembelian barang. Contoh nota debet adalah sebagai berikut:

Universitas Gunadarma Page 122

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Gambar 3.8. Nota Debet

f. Nota Kredit
Nota kredit adalah bukti bahwa perusahaan telah mengkredit perkiraan
pembeli/konsumen. Nota kredit dikirimkan oleh perusahaan, kepada
pelanggan/pembeli karena barang yang dijual tidak cocok atau rusak, dan
penjual setuju untuk menerima kembali barang tersebut. Contoh nota kredit
adalah sebagai berikut :

Gambar 3.9. Nota Kredit

Universitas Gunadarma Page 123

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
g. Cek
Cek adalah surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening
di Bank, agar Bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya
tercantum dalam cek tersebut. Berikut adalah contoh gambar Cek sebagai
berikut ;

Gambar 3.10. Cek

h. Rekening Koran Bank

Rekening Koran merupakan daftar mutasi transaksi nasabah/deposan yang
buat oleh bank. Informasi yang diperoleh deposan/nasabah adalah :
 Cek yang dibayar dan debit lainnya yang mengurangi saldo rekening
doposan
 Setoran dan kredit lainnya yang menambah saldo rekening deposan
 Saldo setelah transaski harian
Rekening koran bank adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh
bank untuk para nasabahnya.

Universitas Gunadarma Page 124

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Gambar 3.11. Rekening Koran

Universitas Gunadarma Page 125

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

3.1.2 Macam–macam dokumen sumber dan dokumen pendukung

Dalam pengelompokan bukti transaksi berdasarkanpengelolaannya
dibedakan menjadi 2, yaitu
1. Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai sumber
pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku pembantu).
2. Dokumen pendukung adalah dokumen yang menguatkan data yang
dicantumkan di dalam dokumen sumber.
Berikut contoh dokumen sumber dan pendukung berdasarkan menurut
transaksinya:
Tabel 3.1
Dokumen sumber dan dokumen pendukung

NO Dokumen Sumber Dokumen Pendukung

1 Faktur Penjualan Order Penjualan, Surat pengiriman
barang
2 Kas Keluar Faktur Pembelian, laporan
penerimaan barang, Nota debit
3 Kas Masuk Faktur Penjualan, nota kredit,
Laporan pengiriman barang
4 Faktur Pembelian Surat order pembelian, Laporan
barang penerimaan barang

1.2 Otorisasi Pihak Yang Berwenang dalam Dokumen Sumber

Otorisasi adalah persetujuan dari pejabat atau pihak yang berewenang atas
transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Otorisasi adalah verifikasi dan
validasi oleh pihak yang berwenang bahwa aktivitas atau transaksi sesuai dengan
kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. Prosedur otorisasi merupakan
pengendalian yang memastikan bahwa karyawan perusahaan hanya memproses
transaksi yang sah dalam ruang lingkup otoritas yang telah ditentukan.

Universitas Gunadarma Page 126

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
Tujuan dari otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa semua
transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan
tujuan pihak manajemen. Otorisasi dapat bersifat umum atau khusus, disebut
sebagai prosedur otorisasi umum apabila pihak manajemen dapat memberi
otorisasi pada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus.
Otorisasi khusus dilakukan oleh pihak manjemen untuk menangani beberapa
aktivitas atau transaksi tertentu yang terjadi karena keadaan khusus. Oleh karena
itu pihak manajemen harus memiliki kebijakan tertulis baik mengenai otorisasi
khusus maupun umum, untuk semua jenis transaksi.
Setiap transaksi harus diotorisasi secara memadai untuk menghindari
adanya penyimpangan atau penyalahgunaan aktiva perusahaan yang dapat
merugikan perusahaan. Otorisasi dibedakan menjadi 2:
1. Otorisasi umum.
Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menyusun kebijakan bagi organisasi
untuk ditaati. Bawahan diinstruksikan untuk menerapkan otorisasi umum ini
dengan cara menyetujui seluruh transaksi dalam batas yang ditentukan oleh
kebijakan. Contoh: penerbitan daftar harga pasti untuk penjualan barang, batasan
kredit untuk pelanggan, titik pemesanan kembali yang pasti untuk melakukan
pembelian.

2. Otorisasi khusus
Otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi individual. Manajemen seringkali
tidak dapat menyusun kebijakan umum otorisasi untuk beberapa transaksi.
Sebagai gantinya, lebih disukai untuk membuat otorisasi berdasarkan kasus demi
kasus.
Misalnya adalah otorisasi transaksi penjualan oleh manajeer penjualan atas mobil
perusahaan yang telah dipakai. Orang atau kelompok yang menjamin otorisasi
khusus atau umum untuk transaksi seharusnya memegang posisi yang sepadan
dengan sifat dan besarnya transaksi. Kebijakan otorisasi tersebut harus dibuat oleh
manajemen puncak. Misalnya, kebijakan umum adalah bahwa setiap perolehan
aktifa modal melebihi jumlah tertentu harus diotorisasi oleh dewan komisaris.

Universitas Gunadarma Page 127

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

Terdapat perbedaan antara otorisasi (authorization) dengan persetujuan

(approval). Otorisasi adalah keputusan tentang kebijakan baik untuk transaksi
yang bersifat umum maupun khusus. Persetujuan adalah implementasi dari
keputusan otorisasi umum manajemen. Misalnya, anggaplah manajemen
menentukan kebijakan otorisasi untuk pemesanan persediaan saat pasokan yang
ada di tangan hanya cukup untuk memenuhi kebutuhan kurang dari 3 minggu.
Kalau bagian tersebut memesan persediaan, pegawai yang bertanggungjaawab
untuk memelihara catatan akan menyetujui pesanan yang mengindikasikan bahwa
kebijakan otorisasi telah dipenuhi.

Pihak – pihak yang berwenang melakukan otorisasi antara lain

1. Direksi
2. Manager
3. Supervisor

MATERI ELEMEN KOMPETENSI 2

MENCATAT DOKUMEN SUMBER KE DALAM JURNAL

KRITERIA UNJUK KERJA

2.1 Jurnal diotorisasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan
2.2 Dokumen sumber dicatat ke dalam jurnal secara akurat dan sesuai dengan
standar yang ditetapkan perusahaan
2.3 Transaksi secara tepat dialokasikan ke dalam sistem dan akun

URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 2

2.1 Jurnal diotorisasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan
Jurnal berasal dari kata ‘journal’ (bahasa Perancis) yang artinya buku harian.
Jurnal adalah alat untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan yang dilakukan
secara kronologis (berdasarkan urutan waktu terjadinya) dengan menunjukan

Universitas Gunadarma Page 128

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
rekening yang harus didebet atau dikredit beserta jumlah rupiahnya masing-
masing. Buku jurnal sering disebut juga sebagai buku catatan pertama ( book of
original entry ).
Prosedur Debit dan Kredit :
1. Setiap transaksi selalu berdampak pada 2 atau lebih akun untuk menjaga
persaaan dasar akuntansi.
2. Pencatatan dilakukan dengan mendebet pada satu bagian dan mengkredit
pada bagian lainnya
3. Debit harus selalu sama dengan kredit
Prosedur pendebitan dan pengkreditan tersebut, dapat disajikan dalam tabel di
bawah ini :
Tabel 3.2
Pedoman pendebitan dan pengkreditan

No Jenis Akun Penambahan Pengurangan

1 Harta Debit Kredit
2 Utang Kredit Debit
3 Modal Kredit Debit
4 Pendapatan Kredit Debit
5 Beban/Biaya Debit Kredit
6 Prive Debit Kredit

Berikut adalah manfaat jurnal dalam kegiatan transaksi:

a. Fungsi mencatat; alat pencatatan yang dapat menggambarkan pos-pos
yang terpengaruh oleh suatu transaksi yang mengakibatkan terjadinya
pendebetan dan pengkreditan.
b. Fungsi Historis; alat pencatatan yang memberikan gambaran secara
kronologis (menurut urutan waktu terjadinya transaksi) sehingga dapat
memberikan gambaran lengkap seluruh transaksi perusahaan berdasarkan
urutan kejadian.
c. Fungsi Analisis; yang ditulis dalam jurnal adalah hasil analisis
berdasarkan pedoman penjurnalan, dan pertimbangan dari petugas
accounting untuk menjawab pertanyaan, perkiraan apa yang harus didebet
dan dikredit.

Universitas Gunadarma Page 129

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
d. Fungsi Instruktif; jurnal memberi perintah untuk mencatat kedalam
perkiraan tertentu (pada sebelah debet atau kredit).
e. Fungsi informatif; dalam buku jurnal terdapat uraian atau keterangan dan
masing-masing peristiwa (jumlah uang, tempat, orang, tanggal dan
seterusnya).
Jurnal dapat dipecah menjadi jurnal khusus yang dapat dikerjakan oleh beberapa
orang secara bersamaan. Peranan jurnal adalah sebagai alat kontrol penguji
keseimbangan antara debet dan kredit. Didalam menjurnal tiap-tiap memasukan
sesuatu angka disebelah debet untuk jumlah tertentu selalu diimbangi dengan
memasukan disebelah kredit untuk jumlah yang sama. Total jumlah debet harus
sama dengan total jumlah kredit.

2.2 Dokumen sumber dicatat ke dalam jurnal secara akurat dan sesuai
dengan standar yang ditetapkan perusahaan

Jurnal umum bisa dibedakan menjadi jurnal umum dan jurnal khusus.
a. Jurnal Umum
Apabila transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom,
debet dan kredit, sudah cukup sebagai pencatatan pertama akuntansi. Jurnal
umum merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat semua jenis
transaksi yang terjadi, dan apabila perusahaan menggunakan jurnal khusus
maka jurnal umum digunakan mencatat transaksi yang tidak dapat dicatatkan
ke dalam salah satu jurnal khusus. Bentuk Jurnal Umum sebgai berikut ;

Gambar 3.12 Jurnal Umum

Keterangan :

Universitas Gunadarma Page 130

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
 Kolom tanggal digunakan untuk mencatat tanggal, bulan, dan tahun
terjadinya transaksi.
 Kolom akun/keterangan digunakan untuk mencatat transaksi yang di debet
dan di kredit, disertai keterangan singkat tentang transaksi tersebut.
 Kolom ref. (referensi) digunakan untuk mencatat kode akun ketika ayat jurnal
dipindahkan ke buku besar. Sebelum dipindahkan, kolom ref. tetap dalam
keadaan kosong.
 Kolom debet digunakan untuk mencatat nilai transaksi.
 Kolom kredit digunakan untuk mencatat nilai transaksi.
 Halaman digunakan sebagai ref. pada buku besar.

b. Jurnal khusus
Jurnal khusus merupakan modifikasi dari jurnal umum. Jurnal khusus dipakai
hanya untuk mencatat transaksi-transaksi khusus yang terjadi pada perusahaan.
Transaksi khusus yang dimaksud adalah transaksi yang banyak dan sering terjadi
serta bersifat sama dan berulang. Jurnal khusus terbagi menjadi empat jenis, yaitu:

Tabel 3.3 Jurnal Khusus

Jenis Kegunaan
Mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang
Jurnal Pembelian
usaha secara kredit
Mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan penjualan
Jurnal Penjualan
barang usaha secara kredit.
Jurnal Penerimaan
Mencatat semua transaksi penerimaan uang tunai dari berbagai sumber.
Kas
Jurnal Pengeluaran Mencatat semua transaksi pengeluaran uang tunai berkaitan dengan
Kas operasional perusahaan.

Bentuk jurnal khusus adalah sebagai berikut :

Universitas Gunadarma Page 131

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
KARNS WHOLESALE SUPPLY
Cash Receipt journal

Account Cash Sales Acct Acct. Receiv. Sales Other Accounts

Date Credited Ref Dr. Dr. Cr. Cr Cr.

Gambar 3.13 Format Jurnal Khusus

c. Langkah-langkah Menjurnal
Kolom tanggal, diisi sebagai berikut:
 Tahun terjadinya transaksi, ditulis di bagian atas pada setiap halaman.
 Bulan terjadinya transaksi, ditulis di bawah tahun pada setiap hlaman,
 Tanggal terjadinya transaksi, ditulis pada baris pertama yang digunakan
untuk mencatat setiap transaksi.
Kolom akun/keterangan, diisi sebagai berikut:
o Akun yang harus di debet, ditulis rapat ke garis kolom tanggal.
o Akun yang harus di kredit, ditulis di bawah akun yang di debet, penulisannya
agak ke sebelah kanan.
o Penjelasan singkat tentang transaksi. Penjelasan ini dapat ditulis di bawah
setiap ayat jurnal. Untuk setiap transaksi yang sifatnya sudah jelas,
penjelasannya ini biasanya ditiadakan.
Kolom ref., diisi dengan kode akun yang bersangkutan. Lajur ini digunakan
apabila jumlah debet dan kredit sudah dibukukan pada buku besar yang
bersangkutan.
Kolom debet, diisi dengan jumlah hasil analisis transaksi yang harus dibukukan
pada sisi kiri. Kata debet sering disingkat Dr. yang diambil dari bahasa Latin
“Debere”.
Kolom kredit, diisi dengan jumlah hasil analisis transaksi yang harus dibukukan
pada sisi kanan. Kata debet sering disingkat Cr. yang diambil dari bahasa Latin
“Credere”.

Universitas Gunadarma Page 132

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

2.3 Transaksi secara tepat dialokasikan ke dalam sistem dan

akun

Analisis Bukti Transaksi / Sumber dokumen

Bukti transaksi terkadang dapat menimbulkan berbagai masalah bagi perusahaan
di kemudian hari. Hal tersebut dapat terjadi karena kelalaian yang dilakukan pihak
pembukuan dalam menganalisis transaksi yang tercantum dalam bukti transaksi
tersebut. Oleh karena itu, menganalisis bukti transaksi sangat penting dan
membutuhkan ketelitian yang tinggi. Analisis bukti transaksi adalah kegiatan
akuntansi yang bertujuan untuk memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti
transaksi dan semua informasi yang tercantum di dalamnya.

Kegiatan analisis bukti transaksi

Analisis bukti transaksi meliputi kegiatan:
 Identifikasi (penentuan) keabsahan fisik bukti transaksi
 Identifikasi transaksi (transaksi apa) dan meneliti apakah transaksi sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan.
 Menentukan kebenaran penghitungan nilai uang.

Chart of Account (COA)

COA adalah daftar akun-akun yang dibuat dan disusun secara sistematis dan
teratur dengan menggunakan sibol huruf, angka atau paduan dari keduanya yang
bermanfaat untuk membantu pemrosesan data transaksi pada suatu entitas. Contoh
COA bisa dilihat pada tabel di bawah ini:

Universitas Gunadarma Page 133

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
Tabel 3.4 Chart of Account

NAMA REF AKUN

1 Aset (Assets) 1,1 Aset Lancar (Current Assets)
1.1.1 Kas (Cash)
1.1.1.1 kas di tangan (Cash on hand)
1.1.1.2 kas di bank (Cash on Bank)
1.1.2 Uang muka (Down Payment/prepaid)
1.1.3 Piutang Usaha (Acc. Receivable)
1.1.4 Bahan Habis Pakai (Supplies Equipment)
1,2 Aset Tetap (Fixed Assets)
1.2.1 Aset Tetap Berwujud (tagible Fix Assets)
1.2.1.1 Peralatan (Equipment)
1.2.1.2 Gedung (Building)
1.2.1.3 Kendaraan (Vehicle)
Aset Tetap Tidak Berwujud (Intangible Fix
1.2.2 Asset)
1,3 Aset lain (Others Assets)

2 Liabilitas (Liabilities) 2,1 Liabilitas Jangka pandek (Short term liability)

2.1.1 Utang Usaha (Account Payble)
2,2 Liabitas Jangka Panjang (Long Tern Liability)
2.2.1 Utang Bank ( Bank Loan)
2.2.2 Utang Gaji (Salaries Payble)

3 Ekuitas (Equity) 3,1 Modal Sendiri (Owner Equity)

3,2 Prive Drawing

4 Pendapatan (Revenue) 4,1 Pendapatan Usaha (Service Revenue)

4,2 Pendapatan Sewa (Rent Revenue)
4,3 Pendapatan Bunga (Interest Revenue)

5 Beban (Expenses) 5,1 Beban Gaji (Salary Expenses)

5,2 Beban Listrik dan Air (Utility Expenses)
5,3 Beban Iklan (Advirtising Expenses)
5,4 Beban Lisensi (Licence Expenses)

Universitas Gunadarma Page 134

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

ELEMEN 3
MENGARSIPKAN DOKUMEN SUMBER DAN PENDUKUNG

KRITERIA UNJUK KERJA

3.1 Dokumen Sumber dan pendukung disimpan secara tepat waktu dan sesuai
dengan prosedur dan kebijakan perusahaan
3.2 Arsip dokumen diakses dan ditelusuri sesuai kebijakan perusahaan

URAIAN MATERI ELEMEN KOMPETENSI 3

3.1 Dokumen Sumber dan pendukung disimpan secara tepat waktu dan
sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan

Bukti transaksi merupakan dokumen atau arsip yang penting bagi perusahaan.
Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila
dibutuhkan dan tidak mudah rusak. Bukti transaksi (dokumen) terbagi dua yaitu
dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dokumen sumber (source documents)
adalah dokumen yang menjadi alat bukti utama dalam transaksi keuangan yang
dipakai sebagai pencatatan ke dalam catatan akuntansi. Sedangkan dokumen
pendukung (corrorating documents) adalah dokumen yang membuktikan validitas
terjadinya transaksi.
Berikut ini jenis transaksi beserta dokumen sumber dan pendukungnya.
Tabel 3.5
Dokumen sumber dan pendukung
Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung
Penjualan Tunai Form Penjualan Tunai Pita Register Kas
Penjualan Kredit Faktur Penjualan  Surat Order
Pengiriman
 Laporan Pengiriman
Barang
 Surat Muat
Retur Penjualan Memo Kredit Lap. Pengiriman Barang

Universitas Gunadarma Page 135

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung
Pembelian Bukti Kas Keluar  Surat Order
Pembelian
 Lap. Pengiriman
Barang
 Faktur Pemasok
Retur Pembelian Memo Debet Lap. Pengiriman Barang
Penggajian dan Bukti Kas Keluar  Daftar Gaji
Pengupahan  Rekap Daftar Gaji
Pemakaian Barang Bukti Permintaan dan
Gudang Pengeluaran Barang

a. Proses Pengarsipan Secara Umum

Proses pengarsipan atau penyimpanan bukti transaksi yang baik adalah sebagai
berikut:
 Mengelompokkan jenis bukti transaksi.
 Mengurutkan dokumen berdasarkan tanggal transaksi.
 Untuk transaksi sering terjadi, dipisahkan berdasarkan nama.
 Melakukan penyimpanan dokumen atau bukti transaksi dalam tempat
penyimpanan seperti map, folder, binder, dan lain-lain.
 Menyimpan map atau binder ke dalam rak atau lemari arsip (filling
cabinet) atau rak penyortir.
 Memberi label pada binder, rak, dan lemari arsip.
 Memusnahkan bukti yang sudah habis masa retensinya.

b. Pemusnahan Dokumen
Dokumen sumber merupakan dokumen arsip vital. Menurut UU No.8 tahun 1997,
arsip keuangan memiliki masa retensi 10 tahun. Arsip keuangan terdiri dari
catatan-catatan berupa neraca tahunan, perhitungan rugi laba, rekening, jurnal
transaksi harian, bukti pembukuan, dan data pendukung. Jenis arsip lainnya
memiliki retensi sesuai dengan kepentingan instansi pencipta dan nilai gunanya.

Universitas Gunadarma Page 136

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017

3.2 Arsip dokumen diakses dan ditelusuri sesuai kebijakan

perusahaan

a. Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :
 Sistem abjad (alphabetic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan
abjad
 Sistem tanggal (chronological system)
Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan
hari, tanggal, bulan dan waktu.
 Sistem nomor (numeric system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan
nomor atau angka
 Sistem wilayah (geographic system)
Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan
wilayah atau daerah.

b. Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

Berikut ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan
penyimpanan bukti transaksi:
 Mesin Penjilid
Mesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen
 Stapler (hecht machine stapler)
Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler
 Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)
Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat
dimasukan dalam map snelhecter
 Mesin pemotong kertas (paper cuter/guillotine
Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang
kita inginkan

Universitas Gunadarma Page 137

 Modul Teknisi Akuntansi Muda 2017
 Mesin penghancur dokumen (shredden)
Adalah sebuah mesin yang digunakan untuk menghancurkan dokumen
berupa kertas.
 Lemari arsip (filling cabinet)
Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya.
 Rak penyortir
Yaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder
masing-masing.

Daftar Pustaka

Ikatan Akuntan Indonesia. 2015. Standar Akuntansi Keuangan. Penerbit Salemba

Empat. Jakarta

Reeve, James M, Warren, Carl S, and Dulhac, Jonathan E. 2012. Principles of

Financial Accounting. 12th Edition International. Cengade Learning.

Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., and Kieso, Donald E. 2015. Accounting
Principles. 12th Edition. John Willey. USA

Universitas Gunadarma Page 138