JOB DESCRIPTION

PANITIA PEKTIN 2019

1. Ketua Panitia : Nia Rahmawati

No. Kewajiban Waktu/Deadline

1. Memberi dan menjaga motivasi seluruh panitia PEKTIN Setiap rapat
2. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi ke seluruh Setiap waktu
komponen PEKTIN
3. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan
4. Mengontrol setiap kegiatan
5. Mengarahkan kinerja panitia

2. Wakil Ketua Panitia : Hikmatul Ramadhan

: Aulia Islamiati Yusuf
No. Kewajiban Waktu/Deadline
1. Memberi dan menjaga motivasi seluruh panitia PEKTIN
2. Meningkatkan komunikasi dan koordinasi ke seluruh
komponen PEKTIN
3. Bertanggung jawab atas seluruh pelaksanaan kegiatan
4. Mengontrol setiap kegiatan
5. Mengarahkan kinerja panitia

3. Sekretaris : Astri Noviatami

No Kewajiban Waktu/Deadline
1. Membuat job description panitia PEKTIN, koordinasi dengan 4 april 2019
Ketua Panitia
2. Membuat proposal dan mengajukan ke birokrasi bersama 15 Juni 2019
Ketua Panitia
3. Mengagendakan jadwal rapat dan menginformasikan kepada H-2 sebelum rapat
semua anggota
4. Menginformasikan hasil rapat ke seluruh panitia PEKTIN Setiap selesai rapat
5. Membuat target-target yang harus dicapai setiap bulannya, Mei-September
koordinasi dengan Ketua Panitia
6. Menggantikan Ketua jika berhalangan hadir
7. Bertanggung jawab atas cap/stempel
8. Menyusun LPJ bersama Ketua Panitia dan Bendahara H+5
9. Mengajukan LPJ ke birokrasi bersama Ketua Panitia H+7

4. Bendahara : Hikmayatur Rohmi

No Kewajiban Waktu/Deadline
1. Memegang keseluruhan dana terkait PEKTIN
 2. Pembukuan dana pemasukan dan pengeluaran
3. Mengarsipkan semua kuitansi/nota yang berkaitan dengan
PEKTIN
4. Mengatur keuangan dan pendistribusian dana kepada setiap
divisi kepanitiaan
5. Mengkoordinir iuran panitia yang telah disepakati Setiap tanggal
(Rp10,000/bulan) 20 tiap bulannya
6. Membuat dan memegang rekening untuk pengeluaran dan
pemasukan uang
7. Menerima, menyimpan dan mengumpulkan dana dari kampus, Danus
sponsor, DANUS , dan dari pihak lainnya menyerahkan
uang hasil jualan
setiap 2 minggu
sekali
8. Bertanggung jawab atas biaya pendaftaran lomba dan seminar
yang masuk ke panitia
9. Menyusun LPJ bersama Ketua Panitia dan Sekretaris H+7

5. Divisi Acara :
Co : Zahro Ikmalia
NO Kewajiban Waktu/Deadline
1. Menyusun konsep kegiatan 7 Juni 2019
-Tema
-Subtema/topik lomba
-Lokasi
-Waktu pelaksanaan
-Target peserta (lomba dan seminar)
-Hadiah pemenang
dst

2. Membuat list kebutuhan serta Menyusun Rencana Anggaran

Biaya (RAB)
3. Membuat susunan jadwal, petunjuk teknis dan petunjuk 30 mei 2019
pelaksanaan acara
- Cara pendaftaran
- Pengumpulan karya
- Persyaratan peserta lomba
- Kriteria penilaian juri
Dst
4. Menyusun buku pedoman lomba Karya Tulis Ilmiah 30 mei 2019
5. Menanyakan dan memastikan kapan materi dari pemateri dapat H-7 acara
diperoleh
6. Memberikan materi dan CV masing-masing pemateri ke H-2 acara
moderator
7. Menentukan tamu undangan, pemateri, juri lomba, pengisi acara 5 Juli 2019
(MC, Moderator, dst)
8. Menentukan sourvenir untuk pemateri seminar, juri lomba, dan 11 Juli 2019
moderator
9. Menyiapkan CV juri, pemateri, dan moderator H-1 acara
10. Membuat Rundown acara 25 Juni 2019
11. Briefing sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain Satu setengah
tahu jika ada perubahan-perubahan baru mengenai pelaksanaan jam sebelum
acara acara
12. Menyampaikan draft susunan acara yang detail dan spesifik H-7 acara
kepada divisi lain dan pihak-pihak yang terkait
13. Mengurus vandel untuk pemateri, moderator, dan hadiah 15 juli 2019
pemenang
14. Menyediakan dan menyiapkan segala keperluan yang diminta H-7 acara
oleh juri lomba dan pemateri seminar (koordinasikan dengan
divisi ATP)
15. Mengumpulkan hasil karya peserta lomba dan memberikannya 2 Agustus 2019
pada juri lomba
16. Membuat SPJ mengenai kegiatan pektin (kendala, pengeluaran, H+3 setelah
dll) selesai acara

6. Divisi Kesekretariatan (KESTARI) :

Co : Laela Qadriyaty
No Kewajiban Waktu/Deadline
1. Melakukan wawancara kepada calon panitia PEKTIN
2. Membuat list kebutuhan serta Menyusun Rencana Anggaran
Biaya (RAB)
3. Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan
kesekretarian dan administrasi
4. Persiapan surat masuk dan surat keluar, penomoran jelas dan 12 Juni 2019
tepat
5. Membuat surat, seperti : NB:
-Surat permohonan menjadi pemateri Koordinasikan
-Surat permohonan menjadi juri dengan divisi
-Surat permohonan menjadi moderator lain, jangan
-Surat peminjaman gedung dan peralatan mengirim surat
-Surat undangan mendadak,
-dst maksimal H-7
6. Mencetak sertifikat : 15 September
-Sertifikat Panitia 2019
-Sertifikat Peserta Seminar
 -Sertifikat Finalis + Pemenang
-Sertifikat Pemateri
-Sertifikat Juri
-Sertifikat Moderator
7. Menyiapkan absensi : 21 mei 2019
-Absensi panitia
-Absensi peserta seminar
-Absensi finalis lomba
8. Membuat SPJ mengenai kegiatan pektin (kendala, pengeluaran, H+3 setelah
dll) selesai acara

7. Divisi Dana Usaha (DANUS)

Co : Siti Nurshafira
NO Kewajiban Deadline
1. Membuat list kebutuhan serta Menyusun Rencana Anggaran Biaya
(RAB)
2. Membuat konsep mengenai penjualan H-7
sebelum
berjualan
3. Melakukan proses penjualan 2 kali
sebulan
4. Menyerahkan hasil kepada Bendahara 2 minggu
sekali
5. Membuat SPJ mengenai kegiatan pektin (kendala, pengeluaran, H+3 setelah
dll) selesai acara

8. Divisi Publikasi, Dokumentasi, dan Dekorasi (PDD)

Co : Pradiningtyas Inayah P.
NO Kewajiban Deadline
1. Membuat form pendaftaran panitia
2. Melakukan wawancara kepada calon panitia PEKTIN
3. Membuat list kebutuhan serta Menyusun Rencana Anggaran Biaya
(RAB)
4. Membuat logo PEKTIN 25 mei 2019
5. Membuat stempel PEKTIN 14 juni
2019
6. Menyediakan alat dokumentasi H-7 acara
7. Membuat form pendaftaran lomba online 14 juni
2019
8. Mendesain tiket peserta seminar 20 Juni
2019
 9. Mendesain 25 Juni
- Banner, 2019
- Brosur,
- Spanduk,
- Backdrop,
- Twibbon, dan
- Photobooth
- Baju
- Dst
10. Mendesain proposal 3 juni 2019
11. Mengoptimalkan media informasi PEKTIN baik secara online (IG, setiap hari
LINE) maupun offline
12. Menyebarluaskan informasi mengenai kegiatan PEKTIN 1 juni 2019
13. Membuat nametag 18 juni
- Panitia 2019
- Finalis
14. Mendesain sourvenir 20 juni
- Note book 2019
- Cover map
- Dst
15. Mendesain sertifikat 18 juni
-Finalis lomba + juara 2019
-Peserta seminar
-Panitia
-Pemateri seminar
-Juri lomba
-Moderator
16. Mendokumentasikan kegiatan PEKTIN (pra maupun pada saat Saat acara
pelaksanaan) berlangsung
17. Membuat SPJ mengenai kegiatan pektin (kendala, pengeluaran, H+3 setelah
dll) selesai acara

9. Divisi Hubungan Masyarakat dan Kesehatan (Maskes)

Co : Vanetta Crisha Budi Harto
No Kewajiban Waktu/Deadline
1. Melakukan wawancara kepada calon panitia PEKTIN
2. Membuat list kebutuhan serta Menyusun Rencana Anggaran
Biaya (RAB)
3. Membuat daftar target sponsorship 15 Juni 2019
4. Menjalin relasi dengan pihak sponsor
5. Mendistribusikan proposal sponsor + follow up 17 Juni 2019
6. Memberikan ucapan terima kasih dan bukti fisik atas kesepakatan 17 juli 2019
yang telah disepakati kepada pihak sponsor
7. Mengantarkan dan memastikan disposisi surat, koordinasi Koordinasikan
 dengan divisi KESTARI dengan divisi
lain, jangan
mengirim surat
mendadak,
maksimal H-7
8. Menghubungi sponsorship dan tamu-tamu penting (Dekan, Wakil 17 Juli 2019
dekan, Kaprodi ITP, Pembina, dll) dalam acara PEKTIN
berkoordinasi dengan divisi ACARA
9. Menghubungi dan mengkonfirmasi pembicara, juri lomba, dan H-7 acara
moderator
10. Melakukan survey lokasi dengan divisi Acara : 5 Juli 2019
- Lokasi seminar
- Lokasi penginapan finalis
- Lokasi fieldtrip
11. Menjemput pemateri ke tempat pemateri sesuai perjanjian jika H-1 acara
pemateri tidak bisa datang sendiri konfirmasi
kepada pemateri
12. Bertanggung jawab terhadap kesehatan/penanganan darurat Saat acara
peserta dan panitia selama acara berlangsung berlangsung

13. Meyiapkan peralatan ( kotak P3K ) yang akan di gunakan selama H-3 Acara
acara berlangsung

14. Membuat SPJ mengenai kegiatan pektin (kendala, pengeluaran, H+3 setelah
dll) selesai acara

10. Liasion Organizer (LO)

Siti Sarah Marniati
No. Kewajiban Deadline
1. Mendampingi peserta lomba selama kegiatan Saat hari H
2. Menjadi penghubung antara finalis dan panitia dan menjadi CP 20- 22 sepember
finalis lomba 2019
3. Menjemput dan mengantarkan peserta dari/ke bandara ataupun 20 dan 22
ke tempat tujuan september 2019
4. Membuat SPJ mengenai kegiatan pektin (kendala, pengeluaran, H+3 setelah
dll) selesai acara

11. Divisi ATP

Co : Satria Arsyul Ilmi
 No Kewajiban Waktu/Deadline
1. Melakukan wawancara kepada calon panitia
2. Membuat list kebutuhan serta Menyusun Rencana Anggaran
Biaya (RAB)
3. Menyediakan perlengkapan setiap acara terkait PEKTIN, H-7 sebelum
berkoordinasi dengan divisi lain yang bersangkutan acara
4. Mendistribusikan perlengkapan ke lokasi acara H-1 acara
5. Bertanggung jawab atas kondisi perlengkapan
6. Membuka stand penjualan tiket seminar PEKTIN H-2 sebelum
pembukaan
pendaftaran
7. Survey lapangan terkait ruangan 5 juli 2019
- Kapasitas
- Alat-alat
- Dst
8. Mendekorasi dan mengatur ruangan dengan divisi Acara H-1 acara
- Meja reg peserta
- Meja juri
- Dst
9. Membuat list barang pinjaman (jika ada) 3 juli 2019
10. Survey transportasi 30 juni 2019
11. Membuat SPJ mengenai kegiatan pektin (kendala, pengeluaran, H+3 setelah
dll) selesai acara

12. Divisi Konsumsi

Co : Nuri Maeni Wahidah
No Kewajiban Waktu/Deadline
1. Membuat list kebutuhan serta Menyusun Rencana Anggaran
Biaya (RAB)
2. Menyediakan konsumsi selama rangkaian kegiatan PEKTIN
3. Survey tempat pengadaan konsumsi 21 juni 2019
4. Memastikan jumlah pesanan makanan/minuman sesuai dengan H-7 sebelum
jumlah finalis + peserta seminar acara
5. Membuat menu yang dibedakan antara peserta seminar, finalis 30 juni 2019
lomba, panitia, juri lomba, pemateri, moderator
6. Membuat jadwal pemberian konsumsi per harinya 30 juni 2019
7. Koordinasi dengan PERKAP mengenai pengangkutan konsumsi H-3 sebelum
panitia, peserta dan pengisi acara acara
8. Membuat SPJ mengenai kegiatan pektin (kendala, pengeluaran, H+3 setelah
dll) selesai acara

13. Divisi Koordinator Lapangan (KORLAP)

1. Ade Irma Juliana
 2. Ketut Deta Rastika
3. Maharani Firdaus
NO Kewajiban Deadline
1. Mengawasi seluruh panitia dalam melaksanakan tugasnya
masing-masing
2. Memimpin dan memberikan pengarahan teknis pada acara

3. Mengatur jalannya acara PEKTIN

4. Mengingatkan panitia tentang jalannya acara pektin
5. Membuat peraturan untuk panitia 20 juni 2019

14. Steering Commite ( SC )

1. Eva Fatimah
2. Mega Alifah Magma
No. Kewajiban Deadline
1. memantau dan mengawasi arah, sasaran, serta tujuan pelaksanan
acara

3. Memberi alternatif solusi jika terjadi masalah dalam

penyelenggaraan kegiatan

4. Bertindak sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi

dengan organisasi terkait

6. Memantau dan melakukan evaluasi khusus yang ditujukan pada

perbaikan kinerja