Anda di halaman 1dari 37

30

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Analisis Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Analisis Sistem

Kegagalan sistem seringkali diakibatkan karena langkah – langkah

pengembangan yang tidak lengkap, tergesa – gesa, dan ceroboh. Hal ini

mengakibatkan suatu sistem tidak dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Kegagalan sistem kadang kala tidak hanya berakibat terganggunya proses

pelayanan, namun juga bisa membawa akibat yang lebih serius contohnya dalam

hal pengambilan keputusan. Untuk itu disarankan pengembangan sistem informasi

mematuhi metode pengembangan yang telah dipilihnya secara ketat. Salah satu

metode atau tahapan yang paling penting adalah adanya suatu analisis sistem.

Untuk menghasilkan suatu sistem yang dinamis dan efektif harus melalui

beberapa metode yang harus dipahami. Salah satunya adalah analisis sistem, karna

dengan analisis sistem ini dapat mengukur seberapa efektif dan efesien sistem

yang diterapkan, serta dapat memberikan suatu laporan tentang keberhasilan suatu

sistem dan dapat dijadikan sebagai pedoman bagi pengambil keputusan untuk

menentukan arah selanjutnya. Menurut Hanif Al Fatta dalam bukunya Analisis

dan Perancangan Sistem Informasi, Analisis Sistem adalah memahami atau

menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem.

( Fatta,2007:24).

Berdasarkan teori tersebut analisis sistem adalah suatu cara yang dilakukan

untuk menghasilkan suatu laporan yang mendalam dari suatu sistem. Sedangkan
31

pengertian Analisis Sistem menurut Tata Sutabri.S dalam bukunya Analisa Sistem

Informasi, adalah:

“Suatu laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari


dan diketahui permasalahaannya untuk menentukan arah dan strategi yang
baru, serta menyusun alternatif pemecahan masalah yang timbul guna
membuat spsesifikasi dalam pengambilan keputusan.” (Sutabri,S,2004:85)

Analisis sistem merupakan suatu metode atau tahapan yang menjadi

fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang diterapkan guna

menghasilkan gambaran dan laporan tertulis. Metode ini sangat penting karena

menentukan cara pemecahan masalah dari suatu sistem. Pemerintah sebagai

organisasi publik dan administrator publik dalam kegiatannya mempunyai

tanggung jawab kepada publiknya, dalam pelaksanaan kegiatan tersebut

pemerintah dituntut untuk menentukan dan meningkatkan pelayanan yang sesuai

dengan yang dibutuhkan oleh masyarakat. Adapun tujuan dari Analisis Sistem ini

adalah:

1. Memberikan pelayanan kebutuhan sistem kepada fungsi manajerial di


dalam pengendalian pelaksanan kegiatan operasional organisasi.
2. Membantu para pengambil keputusan, yaitu para pemimpin untuk
mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur hasil yang
dicapai.
3. Mengevaluasi sistem – sistem yang telah ada dan berjalan sampai saat
ini, baik pengolahan data maupun pembuatan laporannya.
4. Merumuskan tujuan – tujuan yang ingin dicapai guna meningkatkan
kualitas dari sistem yang dibangun.
5. Menyusun suatu tahapan atau skema evaluasi dalam suatu sistem
terhadap pengembangan sistem maupun penerapannya serta
menentukan langkah selanjutnya.
(Sutabri,S,2004:84)
Analisis sistem adalah penelitaian atas sistem yang telah ada dengan tujuan

untuk menentukan seberapa besar keberhasilan dari suatu sistem yang diterapkan

dan menentukan kebutuhan baik kelemahan dan keuntungan sistem tersebut.


Sesuai dengan Otonomi Daerah yang sedang berjalan di Indonesia, dimana

daerah diberikan kewenanagan untuk mengelola keuangannya sendiri juga untuk


32

meningkatkan potensi dari taerah tersebut. Baik potensi sumber daya manusia,

sumber daya alam serta sumberdaya infrastruktur. Dalam Undang – Undang

No.32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah tersebut disebutkan adanya

partisipasi publik melelui keikutsertaan dalam meningkatkan kualitas pelayanan.

2.1.2 Defenisi Sistem


Untuk menghasilkan suatu sistem yang baik dibutuhkan suatu pengkajian

lebih mendalam terhadap sistem tersebut. Suatu sistem bersifat dinamis dan tidak

statis, hal ini mengindikasikan bahwa suatu sistem akan selalu berubah dari

bentuk yang paling sederhana menuju bentuk yang sempurna. Namun. Untuk

mencapai kesempurnaan sistem sangatlah sulit, hal ini karena sistem merupakan

bagian – bagian, atau komponen – komponen yang saling melengkapi dan

berinteraksi satu sama lainnya untuk mencapai tujuannya.


Seperti pendapatnya Mc.Leod yang dikutif oleh Hanif Al Fatta dalam

bukunya Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, bahwa sistem adalah:

sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin

prosesnya dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol. Untuk

lebih jelasnya elemen sistem dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Gambar 1.3
Model Hubungan Elemen – Elemen Sistem

Tujuan

Mekanisme
Kontrol
(Sumber: Mc.Leod dalam Fatta,4:2007 )

Proses Output
Input
33

Berdasarkan gambar tersebut maka sistem merupakan suatu elemen yang

saling berhubungan satu sama lainnya dan saling berinteraksi untuk mencapai

hasil yang diinginkan ( Output ). Hal ini sejalan dengan pendapatnya S.Prajudi

Atmosudirdjo yang dikutip Tata Sutabri.S dalam bukunya Analisa Sistem

Informasi, menyatakan bahwa:

“Suatu sistem terdiri atas objek – objek, atau bagian – bagian, atau
komponen – komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama
lainnya, sedemikian rupa sehingga bagian– bagian tersebut merupakan
suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.”(dalam
Sutabri.S,2004:10)

Dari teori tersebut dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan

objek- objek atau komponen – komponen yang saling berelasi dan berinteraksi,

serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat sebagai satu kesatuan

yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini sistem dapat di

interprestasikan terdiri dari bagian – bagian, memiliki hubungan (berinteraksi),

merupakn kesatuan yang utuh dan memiliki tujuan.

2.1.3 Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini

merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana. Selain itu sebuah sistem

memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut

bisa dikatakan sebagai suatu sistem.

Adapun karakteristik suatu sistem adalah sebagai berikut:

a. Komponen sistem (Component)


34

Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen yang saling berinteraksi,


artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-
komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap
subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi
tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem
dapat mempengaruhi sebuah sistem yang lebih besar yang disebut “supra
sistem”.
b. Batasan sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem
dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisah-
pisahkan.
c. Lingkungan luar sistem (Environment)
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang
mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem.
Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat mengguntungkan dan dapat pula
bersifat merugikan sistem tesebut. Lingkungan luar yang menguntungkan
merupakan energi bagi sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar
tesebut harus tetap dijaga dan dipeliahara. Lingkungan luar yang
merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak maka akan mengganggu
kelangsungan sistem tersebut.
d. Penghubung sistem
Media yang menghubungkan sistem lain disebut penghubung sistem atau
interface. Penghubung ini meghubungkan sumber-sumber daya mengalir
dari satu sistem ke suatu subsistem lain melalui penghubung tersebut.
Dengan demikian akan terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu
kesatuan.
e. Masukan sistem (Input)
Energi yang dimasukan kedalam sistem disebut masukan sistem, masukan
ini dapat berupa pemeliharaan maintenance input dan signal input contoh
didalam suatu unit komputer “program adalah maintenance input yang
digunakan untuk mengoprasikan komputer dan data adalah signal input
untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Hasil energi yang diolah diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Contoh, sitem
informasi. Keluran yang dihasilkan dalah informasi, informasi ini dapat
digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal
lain yang yang menjadi input bagi subsistem lain.
(dalam Sutanta 2006:24).

Berdasarkan uraian diatas, suatu sistem memiliki karakteristik yang

merupakan sifat dari sistem. Adapun karakteristik tersebut terdiri dari enam

bagian. Karakteristik sistem bertujuan untuk membedakan antara sistem yang satu

dengan sistem yang lainnya.


35

2.1.4 Defenisi Informasi

Informasi sangat dibutuhkan agar dapat mengetahui keakuratan data yang

dihasilkan. Informasi ibarat data yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi,

informasi ini sangat penting dalam pengambilan keputusan didalam suatu

organisasi. Menurut Mc. Fadden, dalam bukunya Abdul Kadir yang berjudul

Pengenalan Sistem Informasi, mendefinisikan informasi sebagai data yang telah

diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang

menggunakan data tersebut (dalam Kadir, 2002:31). Sedangkan menurut Davis,

informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat

mendatang (dalam Kadir, 2002:31).

Jogiyanto mengemukakan, bahwa informasi adalah hasil pengolahan data,

akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi.

(dalam Jogiyanto, 1999:8). Dari pengertian beberapa sumber di atas maka

informasi merupakan kumpulan data-data yang diolah sedemikian rupa sehingga

dapat memberikan arti dan manfaat sesuai dengan keperluan tertentu yang bisa

menjadi suatu informasi.

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara

banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model

menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat

suatu keputuan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain

yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap dianggap

sebagai input, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu
36

siklus. Menurut Mc. Leod informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri

sebagai berikut :

1. Akurat, artinya harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.


2. Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat
informasi itu diperlukan.
3. Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai yang
dibutuhkan.
4. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap.
(dalam Jogiyanto, 1999:10).

Pendapat tersebut di atas mengemukakan, bahwa informasi yang

dihasilkan dikatakan berkualitas, apabila infomasi yang didapatkan akurat, tepat

waktu, relevan serta lengkap. Suatu informasi merupakan kunci keberhasilan

dalam melaksanakan suatu kegiatan untuk pengambilan keputusan, karena

informasi merupakan faktor penting dalam melakukan kegiatan.

2.1.5 Sistem Informasi

Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang masuk kedalam

sistem, diamana informasi memiliki nilai tambah. Seperti yang dikemukakan oleh

Tata Sutabri,S dalam bukunya Analisa Sstem Informasi bahwa Informasi adalah: ”

Data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterprestasikan untuk

digunakan dalam proses pengambilan keputusan.” (Tata Sutabri,S,2004:18).

Dengan demikian informasi merupakan nilai atau produk yang dihasilkan dari

pengolahan data. Kualitas dari suatu sistem informasi tergantung dari 3 (tiga) hal,

yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timelines), dan relevan

(relevance).

Sistem informasi merupakan bentuk penerapan dalam sebuah organisasi,

dimana penerapan/penggunaan sistem informasi dalam sebuah organisasi tersebut


37

untuk mendukung dalam mengumpulkan dan mengolah data dan menyediakan

informasi yang berguna di dalam perencanaan, pemanfaatan dan pengendalian.

Suatu organisasi yang tumbuh dan menjadi lebih kompleks membuat

manajemen melakukan permintaan yang semakin besar terhadap fungsi sistem

informasi. Mereka membutuhkan untuk dapat melakukan akses terhadap data

kapanpun dan dimanapun dengan mudah, akurat dan konsisten, sistem informasi

yang cepat dapat mengikuti perubahan kondisi.

Menurut pendapat Tata Sutabri dalam bukunya Sistem Informasi

Manajemen mendefinisikan sistem informasi, sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi, yang


mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi
dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan” (Sutabri, 2005:42).

Dengan demikian sistem informasi adalah suatu sistem manusia/mesin

yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi,

manajemen dan pengambilan keputusan dalam organisasi. Sistem informasi

adalah (kesatuan) formal yang terdiri dari berbagai sumber daya fisik maupun

logika. Dari organisasi ke organisasi, sumber daya ini disusun atau distrukturkan

dengan beberapa cara yang berlainan, karena organisasi dan sistem informasi

merupakan sumber daya yang bersifat dinamis.

Lebih lanjut menurut pendapat James B Bower.dkk dalam bukunya

Computer Oriented Accounting Informations System yang dikutip Teguh wahyono

dalam bukunya Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisi Desain dan Implementasi

menjelaskan pengertian sistem informasi, sebagai berikut:

“Sistem informasi merupakan suatu cara tertentu untuk menyediakan


informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara
38

yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang


menguntungkan” (dalam Wahyono, 2004:17).

Sistem informasi merupakan kumpulan informasi-informasi yang saling

berhubungan dan berinteraksi satu sama lainnya untuk keperluan tertentu. Adapun

kegiatan sistem informasi menurut Jogiyanto, sebagai berikut:

a. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk


proses.
b. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk
menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
c. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
d. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses
informasi.
e. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi
tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
(Jogiyanto, 1999:20).

Berdasarkan pendapat di atas, sistem informasi merupakan rangkaian

kegiatan yang terdiri dari input, proses, output, dan kontrol yang tersusun secara

sistematis. Sistem informasi tidak terlepas dari kegiatan yang diungkapkan

pendapat di atas, karena dalam bekerja sistem tersebut terdiri dari rangkaian yang

tidak bisa dipisah-pisah atau dibagi dalam bekerja.

Sehubungan dengan penjelasan di atas mengenai sistem informasi,

komponen sistem informasi menurut Jogiyanto terdiri dari:

1. Perangkat keras (hardware), merupakan komponen fisik yang terdiri


dari peralatan pengolah (processor), peralatan untuk mengingat
(memory), peralatan output dan peralatan komunikasi, terdiri dari
komputer, printer, jaringan
2. Perangkat lunak (software), merupakan kumpulan dari program-
program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada
komputer.
3. Data, merupakan komponen dasar informasi yaitu fakta-fakta atau
kumpulan bahan-bahan pemrosesan.
4. Manusia (user), sebagai pengoperasi sistem.
(Jogiyanto, 1999:12).

Berdasarkan penjelasan di atas, maka yang dimaksud dengan sistem


39

informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan

kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi media, prosedur-prosedur dan

pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur informasi penting guna

memproses tipe transaksi rutin tertentu yang menyediakan suatu dasar informasi

untuk pengambilan keputusan yang cerdik. Sistem informasi juga merupakan

sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan

informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk mengendalikan organisasi.

2.1.6 Konsep Sistem Informasi

Suatu oganisasi atau lembaga dalam menjalankan kehidupannya akan

mempunyai sistem. Penggunaan suatu sistem akan menjadi suatu penggerak

organisasi atau lembaga untuk mencapai tujuannya. Secara sederhana sistem

merupakan kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang

terorganisasi, saling berkaitan dan saling tergantung satu sama lain.

Menurut Davis mendefinisikan sistem sebagai bagian-bagian yang saling

berkaitan yang beroprasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud

(Davis,1985:3). Sistem merupakan kumpulan dari bagian – bagian yang

beroperasi dan memiliki tujuan yang ingin dicapai. Sedangkan menurut pendapat

Lukas mendefinisikan bahwa sistem sebagai suatu komponen atau variabel yang

terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu.

(Lucas,1983:3). Sistem merupakan komponen yang terorganisir dan berinteraksi

satu sama lainnya dan saling membutuhkan. Berdasarkan pendapat diatas dapat

diketahui bahwa sistem merupakan komponen yang saling berkaitan satu sama

lain. Berbeda dengan pendapat Robert G. Murdik mendefinisikan sistem sebagai


40

perangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk

mencapai suatu tujuan bersama. (Murdik.1993:3). Sistem merupakan kumpulan

elemen yang memiliki tujuan yang terintegrasi atau terorganisir. Menurut Gerald.

J mendefinisikan bahwa sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau penyelesaian suatu sasaran tertentu. (Gerald.J, 1991:3).

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat diketahui bahwa sistem

merupakan suatu kesatuan rangkaian kerja yang dapat menghasilkan sesuatu dari

hasil rangkaian-rangkaian tersebut. Sesuatu yang dihasilkan oleh rangkaian-

rangkaian dalah data.

2.2 Analisis PIECES

Untuk menghasilkan suatu pelayanan publik yang berkualitas pinstansi

atau organisasi, dalam hal ini harus mampu sejalan dengan perkembangan

teknologi modern. Karena dengan masuknya teknologi modernisasi yang

berbasiskan komputerisasi maka kinerja pemerintah dapat berjalan lebih optimal

sehingga pelanan publik pun terpenuhi dengan baik. Untuk itulah pemerintah

harus mampu mengembangkan sistem yang dapat menunjang kinerja yang

berorientasikan pada media komputerisasi. Namun, harus ditekankan bahwa suatu

sistem selalu dihadapkan dengan berbagai permasalahan yang ada didalamnya.

Untuk itu pemerintah harus dapat meminimalisir permasalahan bahkan

menyelesaikan permasalahan tersebut. Untuk menyelesaikan permasalahan –

permasalah tersebut dapat dilakukan dengan menganalisis keadaan sistem tersebut

baik yang akan dibangun maupun yang telah dibangun.

Analisis PIECES (Performance, Information, Economy, control, Eficiency,


41

dan Service) merupakan teknik untuk mengidentifikasi dan memecahkan

permasalahan yang terjadi pada sistem informasi. Dari analisis ini akan

menghasilkan identifikasi masalah utama dari suatu sistem serta memberikan

solusi dari permasalahan tersebut. Dalam bukunya Hanif Al Fatta tentang Analisis

dan Perancangan Sistem Informasi dijelaskan bahwa Analisis PIECES terdiri

dari:

1. Analisis Kinerja (Performance)


Adalah kemampuan menyelasaikan tugas pelayanan dengan cepat
sehingga sasaran atau tujuan segera tercapai. Kinerja diukur dengan
jumlah produksi (Troughput) dan waktu tanggap (Respon Time) dari suatu
sistem.
Jumlah Produksi adalah jumlah pekerjaan yang bias diselesaikan selama
jangka waktu tertentu. Sedangkan waktu tanggap adalah waktu tansaksi
yang terjadi dalam proses kinerja.
2. Analisis Informasi (Information)
Adalah evaluasi kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan nilai
atau produk yang bermanfaat untuk menyikapi peluang dalam menangani
masalah yang muncul. Situasi dalam analias informasi ini meliputi:
1. Akurasi, informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan.
2. Relevan, informasi tersebut memiliki manfaat bagi pihak pemakai
maupun pihak pengelola. Dimana relevansi setiap orang berbeda satu
dengan yang lainnya.
3. Analisis Ekonomi (Economy)
Adalah Penilaian sistem atas biaya dan keuntungan yang akan didapatkan
dari sistem yang diterapkan. Sistem ini akan memberikan penghematan
operasional dan keuntungan bagi instansi atau perusahaan. Hal yang
diperlukan dalam analisis ini meliputi biaya dan keuntungan.
4. Analisis Keamanan (Controling)
Adalah Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data
dari kerusakan, misalnya dengan membeck up data. Selain itu sistem
keamanan juga harus dapat mengamankan dta dari akses yang tidak
diizinkan. Analisis ini meliputi pengawasan dan pengendalian.
5. Analisis Efisiensi (Eficiency)
Adalah sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efesiensi
dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal
terhadap sumberdaya infrastuktur, dan sumberdaya manusia. Serta
efesiensi juga menganalisis keterlambatan pengolahan data yang terjadi.
6. Layanan (Service)
Adalah mengkoordinasikan aktifitas dalam pelayanan yang ingin dicapai
sehingga tujuan dan sasaran pelayanan dapat capai.
(Fatta,2007:51)
42

Berdasarkan uraian diatas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan

suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu

sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang

sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan maslah yang terjadi dan sebagai

referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan.

2.3 Manfaat Sistem Informasi Manajemen Pada Organisasi

Banyak aktivitas manusia yang berhubungan dengan sistem informasi.

Sistem informasi banyak diterapkan dalam suatu organisasi, karena terkait dengan

kemampuan yang dapat dilakukannya. Kemampuan utama sistem informasi

menurut McLean dan Wetherbe adalah sebagai berikut:

1) Melaksanakan komputasi numerik,


bervolume besar, dan dengan kecapatan tinggi.
2) Menyediakan komunikasi dalam organisasi
atau antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.
3) Menyimpan informasi dalam jumlah yang
sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses.
4) Memungkinkan pengaksesan informasi yang
sangat banyak di seluruh dunia dengan cepat dan murah.
5) Meningkatkan efektifitas dan efesiensi
orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau
beberapa lokasi.
6) Menyajikan informasi dengan jelas yang
menggugah pikaran manusia.
7) Mengotomatiskan proses-proses bisnis yang
semiotomatis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.
8) Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
9) Pembiayaan yang jauh lebih murah dari pada
pengerjaan secara manual.
(dalam Kadir, 2002:5)

Berdasarkan uraian diatas, sistem informasi diterapkan oleh suatu

organisasi karena mempunyai nilai tambah dan dapat membantu organisasi dalam

kegiatannya untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Hal tersebut


43

sejalan dengan pendapat Kroenke bahwa sistem informasi memberikan nilai

tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan,

dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat

berguna bagi kegiatan bisnis (dalam Kadir, 2002:5). Uraian yang dikemukakan

oleh Kroenke adalah mengenai kemampuan sistem informasi pada suatu

manajemen perusahaan yang berorientasi bisnis. Banyak keuntungan yang di

dapat oleh suatu perusahaan dengan penerapan sistem informasi manajemen. Alter

mengemukakan terdapat empat peranan penting sistem informasi dalam

organisasi, yaitu:

1) Berpartisipasi dalam pelaksanaan


tugas
2) Mengaitkan perencanaan,
pengerjaan, dan pengendalian dalam sebuah subsistem
3) Mengkoordinasikan subsistem-
subsistem
4) Mengintegrasikan subsistem-
subsistem
(dalam Kadir, 2002:8).

Sebuah organisasi memiliki beberapa subsietem. Masing-masing

subsistem memiliki kegiatan perencanaan, pengerjaan dan pengendalian

tersendiri. Koordinasi antar subsistem dapat dilakukan dengan berbagai informasi.

Oleh karena itu, sistem informasi sangat berperan dalam pelaksanaan tugas suatu

organisasi.

2.4 Sistem Informasi KTP Offline

Sebagaimana bentuk Sistem KTP Offline yang diterapkan Undang – Undang

Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan bahwa pengembangan

pelayanan publik dibidang kependudukan perlu dimulai dengan pengembangan


44

sistem administrasi kependudukan yang didasarkan pada proses pendaftaran

penduduk, pencatatan sipil serta pengelolaan informasi kependudukan dengan

menggunakan teknologi informasi modern. KTP Offline merupakan program

pemerintah dalam rangka memberikan perlindungan, pengakuan, penentuan status

pribadi dan status hukum setiap Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting

yang dialami oleh Penduduk Indonesia dan Warga Negara Indonesia.

Sebagaimana proses pelayanan loket di industri jasa, sistem elektronik pendukung

juga terdiri dari komponen-komponen:

a. fungsi pelayanan front-office


b. fungsi pemrosesan back-office
c. fungsi manajemen data dan dokumen dan
d. fungsi pelaporan dan mekanisme interfacing data dengan sistem sistem
eksternal.
(Sumber: Kepmendagri 24:2006).

Teknik yang sudah lazim untuk sistem seperti ini adalah dengan

terminology: Client-Server: Sistem terdistribusi yang menempatkan modul-modul

inti/dasar di perangkat terpusat (server) yang diakses bersama oleh modul-modul

di terminal/loket sebagai client. Three Tiered: Sistem yang memisahkan fungsi

pada tiga tataran yang berbeda, yaitu: (1) perangkat antar-muka, (2) perangkat

logika aplikasi dan (3) perangkat penyimpanan basis data.

Bila dinilai layak, peningkatan kinerja layanan dapat dilakukan juga antara

lain dengan menyediakan akses tambahan terhadap informasi dan status layanan

melalui media: telepon dengan menyediakan fasilitas call-center Internet dengan

penyelenggaraan penayangan situs web melalui fasilitas webserver. Tampak

bahwa pembentukan sistem informasi mencakup kajian–kajian tentang,

pengorganisasian dan pengisian formasi unit pelayanan, ketatalaksanaan dan


45

proses pembuatan dan perpanjangan KTP, pengadaan sarana dan prasarana

fasilitas fisik unit, sistem pelayanan berbasiskan teknologi informasi.

2.5 Electronic Government (e-Government)

2.5.1 Defenisi e-Government

Kemajuan teknologi informasi yang begitu pesat berdampak pada

perubahan sosial, budaya dan membuat jarak antar negara makin dekat. Kemajuan

tersebut berdampak pada tata pemerintahan. Masyarakat menuntut pelayanan yang

cepat, efektif dan efesien yang diberikan pemerintah. Implementasi teknologi

informasi pada pemerintahan dengan istilah e-Government diharapkan menjadi

jawaban atas pelayanan yang diinginkan masyarakat. Pengertian e-Government

menurut Richardus Eko Indrajit adalah:

“Merupakan suatu mekanisme interaksi baru (modern) antara pemerintah


dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan (stakeholder);
dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi (terutama internet);
dengan tujuan memperbaiki mutu (kualitas) pelayanan yang selama
berjalan” (Indrajit, 2004:4-5).

Melalui e-Government dapat terciptanya hubungan secara elektronik

antara pemerintah dengan masyarakat sehingga dapat mengakses berbagai

informasi dan layanan dari pemerintah, melaksanakan perbaikan dan peningkatan

pelayanan masyarakat ke arah yang lebih baik, menuju good governance.

Berdasarkan hal tersebut, maka implementasi e-Government diharapkan dapat

merubah sistem pelayanan pada manajemen pemerintahan dan dapat

dimanfaatkannya dengan baik.

2.5.2 Manfaat e-Government


46

Implementasi e-Government harus segera dilaksanakan, karena

mempunyai banyak manfaatnya. Dua negara besar yang terdepan dalam

mengimplementasikan konsep e-Government, yaitu Amerika dan Inggris melalui

Al Gore dan Tony Blair menggambarkan manfaat e-Government bagi suatu

negara, antara lain:

1) Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-


nya (Masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal
kinerja efektivitas dan efesiensi di berbagai bidang kehidupan
bernegara;
2) Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas
penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good
Corporate Governance;
3) Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan
interaksi yang dikeluarkan pemerintah dan maupun stakeholder-nya
untuk keperluan aktivitas sehari-hari;
4) Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber-
sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang
berkepentingan; dan
5) Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara
cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi
sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada; serta
6) Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra
pemerintah dalam proses pengambilan kebijakan publik secara merata
dan demokratis
(dalam Indrajit, 2004:5).
Salah satu faktor keberhasilan pembangunan adalah ketersediaan sarana

dan prasarana. Melalui penerapan e-Government yang tepat akan mempercepat

terwujudnya kesejahteraan masyarakat, karena e-Government adalah salah satu

unsur pendukung pemerintah dalam pembangunan.

2.5.3 Proyek-Proyek Pelayanan e-Government

Pemerintah mengimplementasikan jenis pelayanan e-Government kepada

masyarakat melalui beberapa tipe. Jenis-jenis pelayanan tersebut adalah dengan

melihatnya dari dua aspek utama, yaitu:


47

1) Aspek kompleksitas, yaitu yang menyangkut seberapa rumit anatomi


sebuah aplikasi e-Government yang ingin dibangun dan ditetapkan;
dan
2) Aspek manfaat, yaitu menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan
besarnya manfaat yang dirasakan oleh para penggunanya.
(Indrajit, 2004:30)

Berdasarkan hal tersebut, maka jenis-jenis proyek-proyek e-Government

dibagi menjadi tiga kelas utama, yaitu:

1) Publish, di dalam kelas publish terjadi sebuah komunikasi satu arah,


dimana pemerintah mempublikasikan berbagai data dan informasi
yang dimilikinya untuk dapat secara langsung dan bebas di akses oleh
masyarakat dan pihak-pihak lain yang berkepentingan melalui internet.
Alat yang digunakan adalah komputer atau handphone melalu medium
internet, dimana alat-alat tersebut dipergunakan untuk mengakses situs
(website) departemen atau devisi terkait.
2) Interact, pada kelas interact terjadi komunikasi dua arah antara
pemerintah dengan mereka yang berkepentingan. Ada dua jenis
aplikasi yang biasa dipergunakan, yang pertama adalah bentuk portal
dimana situs terkait memberikan fasilitas searching bagi mereka yang
ingin mencari data atau informasi secara sepesifik, kedua adalah
pemerintah menyediakan kanal akses dimana masyarakat dapat
melakukan diskusi dengan unit-unit tertentu yang berkepentingan, baik
secara langsung maupun tidak langsung.
3) Transact, pada kelas ini terjadi interaksi dua arah, akan tetapi
masyarakat harus membayar jasa pelayanan yang diberikan oleh
pemerintah atau mitra kerja pemerintah.
(Indrajit, 2004:30).

Masyarakat membutuhkan pelayanan dari pemerintah untuk berbagai

kepentingan. Proyek e-Government yang dilaksanakan pemerintah merupakan

upaya pemerintah dalam melayani masyarakat yang berbasis elektronik. Proyek e-

Government diterapkan pemerintah berdasarkan komunikasi satu arah dan dua

arah serta jasa layanan yang diberikan pemerintah secara gratis atau dipungut

bayaran, pungutan bayaran tersebut dikarenakan pemerintah berkerjasama dengan

pihak swasta dalam pemenuhan data untuk informasi yang dibutuhkan

masyarakat. Berdasarkan kelas-kelas tersebut, menggambarkan adanya


48

transparansi antara pemerintah dan masyarakat dalam iklim negara yang

demokratis.

2.5.4 Tipe Relasi e-Government

Konsep e-Government apabila diklasifikasikan menurut Richardurs Eko

Indrajit dibagi kedalam empat jenis, yaitu:

1) Government to Citizens (G-to-C), tujuannya adalah untuk


mendekatkan pemerintah dengan masyarakat melalui kanal-kanal
akses yang beragam agar masyarakat dapat dengan mudah menjangkau
pemerintahnya untuk pemenuhan berbagai kebutuhan pelayanan
sehari-hari.
2) Government to Business (G-to-B), merupakan bentuk relasi antara
pemerintah dengan para pengusaha, dengan tujuan untuk
memperlancar para praktisi bisnis dalam menjalankan roda
perusahaannya.
3) Government to Government (G-to-G), merupakan interaksi antar satu
pemerintah dengan pemerintah lainnya dengan tujuan untuk
memperlancar kerjasama antar negara dan kerjasama antar entiti-entiti
negara dalam melakukan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi
perdagangan, proses-proses politik dan mekanisme hubungan sosial
dan budaya.
4) Government to Employes (G-to-E), tujuannya untuk meningkatkan
kinerja dan kesejahteraan para pegawai negri atau karyawan
pemerintahan yang bekerja di sejumlah institusi sebagai pelayan
masyarakat.
(Indrajit, 2004:42).

Klasifikasi jenis-jenis e-Government di atas adalah yang menjadi dasar

bahwa implementasi e-Government sangat penting. Jenis-jenis tersebut

menggambarkan suatu interaksi, pemerintah sebagai unsur penyelenggara roda

pemerintahan sangat membutuhkan akan hubungan dengan masyarakat untuk

kebutuhan pelayanan yang dibutuhkan publik, hubungan dengan para pengusaha

karena melalui hubungan tersebut pemerintah mengharapkan akan terciptanya

sistem perekonomian yang baik, hubungan antar instansi pemerintahan untuk


49

kepentingan pemenuhan data dan implementasi G-to-E adalah untuk peningkatan

kinerja dan memberikan kemudahan kepada aparatur dalam melayani masyarakat

2.6 Pengertian Proses

2.6.1 Defenisi Proses

Proses pada dasarnya adalah berusaha untuk menjawab suatu pertanyaan

tentang bagaimana menguatkan, mengarahkan, memelihara dan menghentikan

suatu, dengan kata lain proses merupakan jalannya suatu peristiwa mulai dari awal

sampai akhir. Secara informal proses adalah program dalam eksekusi

(pelaksanaan keputusan). Suatu proses adalah lebih dari kode program, dimana

dikenal sebagai bagian dari tulisan. Proses juga termasuk aktivitas yang sedang

terjadi, sebagaimana digambarkan oleh nilai pada program.

Menurut pendapat Hadi Sugito artikelnya Pengertian Proses dan Desain

Proses Pengembangan SDM melalui http://www.hadisugito.fadla.or.id yang

mendefinisikan proses, sebagai berikut:

“Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami
atau di desain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber
daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil, suatu proses juga mungkin
dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari satu atau
lebih objek dalam arti di bawah pengaruhnya” (Sugito, 2005:
http://www.hadisugito.fadla.or.id)

Suatu proses umumnya juga termasuk process stack, yang berisikan data

temporer artinya data bersifat sementara (seperti parameter metoda, address yang

kembali, dan variabel lokal) dan sebuah data section, yang berisikan variabel

global. Sebuah proses adalah sebuah peristiwa, dimana adanya sebuah proses

yang dapat dieksekusi. Sebagai sebuah pelaksanaan keputusan proses, maka hal
50

tersebut membutuhkan perubahan keadaan. Keadaan dari sebuah proses dapat

didefinisikan oleh aktivitas proses tersebut.

2.7 Pengertian Program

Program merupakan suatu rencana yang menggambarkan dan menentukan

banyaknya kegiatan dan alokasi sumber daya dalam pola yang menyeluruh dan

meliputi rencana sekali pakai. Program adalah kumpulan kegiatan yang sistematis

dan terpadu untuk mendapatkan hasil dan sasaran tertentu.

Program menunjukan langkah dasar yang diperlukan guna menyelesaikan

suatu tujuan. Menurut pendapat Alfonsus Sirait dalam bukunya Manajemen

mendefinisikan program, sebagai berikut:

“Program merupakan seperangkat kegiatan yang relatif luas, program


tersebut memperlihatkan (1) langkah utama yang diperlukan untuk
mencapai tujuan, (2) unit atau anggota organisasi yang bertanggung jawab
untuk setiap langkah, dan (3) urutan serta pengaturan waktu dari setiap
langkah, program juga disertai oleh anggaran atau seperangkat anggaran
kegiatan yang diperlukan” (Sirait, 1991:114).

Sehubungan dengan hal-hal yang dikemukakan di atas, maka program

merupakan suatu kegiatan yang mempelihatkan adanya langkah dalam mencapai

tujuan dan dalam setiap langkah adanya unit atau organisasi yang bertanggung

jawab serta dalam suatu program memerlukan adanya anggaran.

2.7.1 Defenisi Sasaran

Dalam setiap organisasi mesti mengetahui tujuan daripada kegiatannya,

maksudnya supaya tujuan dapat dicapai sesuai sasarannya. Sasaran akan

memberikan arah atau kegiatan yang bermacam-macam terutama yang


51

berhubungn dengan proses perencanaan. Sasaran merupakan sesuatu yang akan

dituju dalam hal pelaksanaannya yang memberikan arah pada suatu kegiatan.

Menurut J.S. Badudu dan Mohammad Zain dalam bukunya Kamus Umum

Bahasa Indonesia mendefinisikan sasaran, sebagai berikut: “Sasaran adalah titik

yang dituju” (Badudu dan Zain, 1996:1227). Berdasarkan uraian di atas, bahwa

sasaran memfokuskan pada sesuatu yang dituju atau yang dijadikan sasaran dari

kegiatan atau program, guna tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Sasaran

adalah hasil yang akan dicapai secara nyata dalam rumusan yang lebih spesifik,

terukur, dalam kurun waktu yang lebih pendek dari tujuan.

2.7.2 Defenisi Prosedur

Penetapan prosedur merupakan suatu hal yang penting, supaya

pelaksanaannya tidak mengalami ketidakjelasan, prosedur juga memberikan

bimbingan yang jelas dan merupakan pedoman dalam bertindak. Prosedur

menunjukan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas-aktivitas

masa depan yang benar-benar merupakan petunjuk untuk bertindak.

Suatu prosedur memberikan seperangkat petunjuk terinci untuk

melaksanakan urutan tindakan yang sering atau biasa terjadi. Prosedur merupakan

suatu rangkaian langkah atau tahapan (series of steps) yang dilakukan oelh

berbagai individu. Prosedur diadakan supaya dapat mengetahui secara pasti arus

daripada informasi yang diperlukan yang diperoleh dari orang-orang yang

berwujud data. Menurut pendapat George R. Terry yang dikutip Malayu S.P.

Hasibuan dalam bukunya Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah

mendefinisikan prosedur, sebagai berikut:


52

“A procedure is a series of related tasks that make up the chronological


secuence and the astablishedway of performing the work to be
accomplished” (Prosedur adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan
urutan waktu dan rangkaian itu harus dilaksanakan) (dalam Hasibuan,
1996:102)

Berdasarkan penjelasan di atas, maka suatu perosedur pada dasarnya

adalah rangkaian tugas yang menyangkut mengenai urutan waktu dan rangkaian

tentang pelaksanaannya yang harus dilaksanakan. Jelasnya prosedur merupakan

rentetan tindakan yang diatur secara kronologis atau berurutan.

2.7.3 Defenisi Anggaran

Merupakan semua kegiatan akan berjalan dengan baik apabila disertai

dengan pembiayaan dalam bentuk rencana anggara. Anggaran merupakan

pernyataan dalam bentuk angka-angka terutama dalam bentuk perhitungan

keuangan dengan pengharapan, supaya kegiatan pada suatu periode tertentu

hasilnya dapat diperoleh untuk waktu yang akan datang. Anggaran merupakan

pernyataan mengenai sumber daya yang disediakan untuk kegiatan-kegiatan

tertentu. Anggaran adalah komponen penting dari program, karena dapat

memberikan sasaran bagi kegiatan-kegiatan yang dilakukannya.

Anggaran merupakan bagian penting dari proses perencanaan, karena

anggaran menuntun keputusan pengalokasian sumber daya menuju pencapaian

tujuan. Hal ini sejalan dengan pendapat Soewarno Handayaningrat dalam bukunya

Pengantar Studi Ilmu administrasi dan Manajemen mendefinisikan anggaran,

sebagai berikut:

“Anggaran adalah proses penentuan keadaan yang berhubungan dana


organisasi, yang meliputi sumber daya yang ada kaitannya terhadap semua
tahapan-tahapan kegiatan untuk periode tertentu dalam waktu yang akan
datang” (Handayaningrat, 1994:128).
53

Berdasarkan hal yang dikemukakan di atas, maka anggaran merupakan

usaha dari hasil yang diharapkan dan disediakan untuk mencapai hasil tersebut

yang dinyatakan dalam kesatuan uang serta merupakan tahapan-tahapan kegiatan

untuk periode tertentu.

2.8 Pengertian Pengawasan

Dalam bahasa Indonesia yang dimaksud dengan pengawasan atau

controlling meliputi controls atau kontrole dan kontrol. Pengawasan merupakan

kegiatan yang mengusahakan supaya terlaksananya suatu pekerjaan-pekerjaan

sesuai dengan rencana yang ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki.

Pengawasan dimaksudkan untuk mencegah atau untuk memperbaiki kesalahan,

penyimpangan, ketidaksesuaian, penyelewengan dan lainnya yang tidak sesuai

tugas dan wewenang yang telah ditentukan.

Menurut pendapat Harold Koonzt dan Cyril O’Donnel dalam bukunya

Pronciples of Management yang dikutip Sarwoto Kertodipuro dalam bukunya

Dasar-Dasar Organisasi dan Manajemen mendefinisikan pengawasan, yaitu:

“Pengawasan adalah penilaian dan koreksi atas pelaksanaan kerja yang


dilakukan oleh bawahan dengan maksud untuk mendapatkan keyakinan
atau jaminan bahwa tujuan-tujuan organisasi dan rencana-rencana yang
digunakan untuk mencapainya tujuan yang dilaksanakan” (dalam
Kertodipuro, 1985:96).

Berdasarkan uraian di atas, bahwa pengawasan merupakan penilaian

terhadap pelaksanaan pekerjaan bawahan dengan maksud untuk mendapatkan

jaminan, bahwa tujuan-tujuan daripada organisasi atau rencana-rencana yang telah


54

ditetapkan demi tercapaianya tujuan yang dilaksanakan.

Pengawasan bertujuan supaya hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh

secara berdaya guna (efisien) dan berhasil guna (efektif), sesuai dengan rencana

yang telah ditentukan sebelumnya. Pengawasan sangat diperlukan dalam

pelaksanaan proses manajemen, karena itu mesti dilakukan dengan sebaik-

baiknya. Hal ini sejalan dengan pendapat Mc. Farland, yang dikutip Soewarno

Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan

Manajemen mendefinisikan pengawasan, sebagai berikut:

“Control is the proses by which an executive gets the performance of his


subordinates to correspondend as closey as possible to chosen plans,
oders, objectives, or policies” (Pengawasan ialah suatu proses dimana
Pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang
dilakukan bawahannya sesuai dengan rencana, perintah, tujuan, atau
kebijaksanaan yang telah ditentukan) (dalam Handayaningrat, 1994:143).

Sehubungan dengan apa yang telah dikemukakan di atas, maka

pengawasan adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk memantau, mengukur

dan bila perlu melakukan perbaikan atas pelaksanaan kerja, sehingga apa yang

telah direncanakan dapat dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkan.

Menurut Sondang P. Siagian dalam bukunya Manajemen Stratejik

mendefinisikan pengawasan, sebagai berikut:

“Pengawasan merupakan keseluruhan upaya pengamatan pelaksanaan


kegiatan operasional guna menjamin bahwa berbagai kegiatan tersebut
sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya” (Siagian, 2001:258).

Berdasarkan uraian diatas, bahwa pengawasan berkaitan dengan kegiatan

operasional sesuai dengan rencana atau strategi yang di tetapkan sebelumnya.

Lebih lanjut menurut Ukasah Martadisastra dalam bukunya Azas-Azas

Manajemen Konsep dan Aplikasinya memberikan pengertian pengawasan, yaitu:

“Pengawasan adalah proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh


55

kegiatan organisasi untuk menjamin supaya semua pekerjaan yang sedang


dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan
sebelumnya” (Martadisastra, 2002:92).

Berdasarkan uraian diatas jelas, bahwa pengawasan menghendaki adanya

tujuan-tujuan dan rencana-rencana serta orientasi waktu pelaksanaan pengawasan.

Jelasnya pengawasan mesti berpedoman terhadap perencanaan yang telah

diputuskan, perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan, tujuan dan/atau

kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya.

2.8.1 Fungsi Pengawasan

Secara konseptual dan filosofis, pentingnya pengawasan berangkat dari

kenyataan bahwa manusia penyelenggara kegiatan operasional merupakan mahluk

yang tidak sempurna dan secara inheren memiliki keterbatasan, baik dalam arti

interprestasi makna suatu rencana, kemampuan, pengetahuan maupun

keterampilan. Pengawasan yang baik adalah pengawasan yang dapat segera

mengadakan perbaikan dari penyimpangan, sesaat atau beberapa saat sesudah

penyimpangan terjadi. Fungsi pengawasan adalah fungsi terakhir dari proses

manajemen, fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan dalam pelaksanaan

proses manajemen.

Menurut Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu

Administrasi dan Manajemen menyebutkan fungsi pengawasan, sebagai berikut:

1. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas


dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan;
2. Mendidik para pejabat supaya mereka melaksanakan pekerjaannya sesuai
dengan prosedur yang telah ditentukan;
3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan,
supaya tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan;
4. Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, supaya pelaksanaan
pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan.
56

(Handayaningrat, 1994:144).

Berdasarkan penjelasan-penjelasan di atas, bahwa fungsi dari pengawasan

untuk mempertebal rasa tanggung jawab, untuk mendidik supaya sesuai dengan

prosedur dalam menjalankan pekerjaannya dan mencegah terjadinya

penyimpangan serta untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan atau penyimpangan

yang terjadi.

Menurut pendapat Ukasah Martadisastra dalam bukunya Azas-Azas

Manajemen Konsep dan Aplikasinya menyebutkan fungsi pengawasan, yaitu:

1. Melakukan pemeriksaan, artinya melihat segala sesuatunya dengan benar


dan dengan sebenarnya.
2. Pencocokan, artinya membandingkan antara yang semestinya dengan
kenyataan, sesuai tau tidak.
3. Pengecekan, artinya ingin mengetahui kebenaran (benar tidaknya) sesuatu
itu dilakukan.
4. Pengendalian, artinya mengusahakan supaya pekerjaan-pekerjaan dapat
dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan serta berhasil
sesuai dengan yang dikehendakinya.
(Martadisastra, 2002:95).

Sehubungan dengan hal-hal yang dikemukakan di atas, dalam fungsi

pengawasan kegiatan yang dilakukan adala melakukan pemeriksaan, pencocokan

dan pengecekan untuk mengetahui sesuatu yang sebenarnya serta pengendalian

supaya rencana yang telah ditetapkan dapat berhasil dalam pelaksanaannya..

Hal yang sama juga dikemukakan oleh Sondang P. Siagian dalam bukunya

Manajemen Statejik menyebutkan fungsi pengawasan, sebagai berikut:

1. Menjamin bahwa semua kegiatan yang diselenggarakan dalam suatu


organisasi didasarkan pada suatu rencana yang ditetapkan sebelumnya;
2. Mencegah terjadinya devisiasi dalam operasional suatu perencanaan,
sehingga berbagai kegiatan operasional yang sedang berlangsung
terlaksana dengan baik sesuai dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang
setinggi mungkin;
3. Memberikan pengarahan tentang prosedur yang benar sesuai dengan
rencananya.
(Siagian, 2005:259).
57

Sebagaimana yang telah dikemukakan di atas dapat disimpulkan, bahwa

fungsi pengawasan adalah suatu proses untuk mengamati pekerjaan yang telah

dilaksanakan, menilainya dan mengkoreksi bila perlu, dengan maksud supaya

pelaksanaan daripada sebuah pekerjaan dapat sesuai dengan rencana semula.

2.8.2 Syarat-Syarat Pengawasan

Rencana yang bagaimanapun baiknya dapat mengalami kegagalan, apabila

manajerial tidak menjalankan “pengendalian”, yaitu mengawasi, memeriksa,

mencocokan dan mengusahakan supaya segala sesuatu berlangsung sesuai dengan

rencana dan hasil yang ditetapkan. Untuk menciptakan kondisi daripada

pengawasan, maka syarat syarat umum mesti dapat dipergunakan. Sesuai dengan

pendapat Soewarno Handayaningrat dalam bukunya Pengantar Studi Ilmu

Administrasi dan Manajemen, bahwa pengawasan mesti memenuhi beberapa

syarat-syarat, sebagai berikut:

1. Menentukan standar pengawasan yang baik dan dapat dilaksanakan.


2. Menghindarkan adanya tekanan, paksaan yang menyebabkan
penyimpangan dari tujuan pengawasan itu sendiri.
3. Melakukan koreksi rencana yang dapat digunakan untuk mengadakan
perbaikan serta penyempurnaan rencana yang akan datang.
(Handayaningrat, 1994:150).
Supaya proses pelaksanaan pengawasan dapat dilakukan sesuai dengan

ketentuan-ketentuan dari rencana, maka diperlukanya syarat-syarat dalam

pelaksanaannya. Menurut pendapat Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya

Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah menyebutkan beberapa syarat

daripada pengawasan, yaitu:

1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan dasar pengawasan;


2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang dicapai;
3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan
penyimpangan bila ada;
58

4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan supaya


pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.
(Hasibuan, 1996:249).

Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik atau

buruknya dalam hal pelaksanaan suatu kegiatan, program atau sejenisnya. Dengan

adanya syarat-syarat dalam pengawasan memungkinkan pengawaasan akan sesuai

dengan apa yang diharapkan juga supaya pemanfaatan semua unsur dari

manajemen, efektif dan efisien.

2.8.3 Ruang Lingkup Pengawasan

Setiap organisasi menginginkan supaya apa yang direncanakan akan dapat

terlaksana dengan baik dan berhasil. Untuk itu diperlukannya pengawasan

terhadap aktivitas yang akan dilakukan sebelumnya, baik yang sedang berjalan

atau sesudah proses kegiatan tersebut berakhir. Menurut Suwatno dalam bukunya

Asas-Asas Manajemen Sumber Daya Manusia menyebutkan ruang lingkup

pengawasan, sebagai berikut:

1. Fase Awal
Pengawasan ini dimaksudkan untuk mencegah serta membatasi sedini
mungkin kasalahan-kesalahan yang tidak diinginkan sebelum terjadi.
2. Pengawasan Tengah Berjalan
Pengawasan ini dilakukan untuk memantau kegiatan yang sedang
dilaksanakan. Dengan membandingkan antara standar dengan hasil kerja,
sehingga perlu adanya tindakan-tindakan korektif untuk menghindari
penyimpangan-penyimpangan.
3. Pengawasan Akhir
Merupakan tindakan korektif setelah aktivitas selesai, tujuan selanjutnya
untuk dapat memberikan masukan pada organisasi bagi tindakan-tindakan
perencanaan yang akan berulang dimasa yang akan data.
(Suwatno, 2002:283).

Ruang lingkup merupakan cakupan atau batas-batasan daripada

pengawasan tersebut. Menurut pendapat Teguh Pudjo Muljono dalam bukunya


59

Manajemen Perkreditan Bagi Bank Komersil yang menyebutkan mengenai ruang

lingkup daripada pengawasan, sebagai berikut:

1. Pengawasan dalam arti sempit yaitu berupa pengawasan administratif yang


mempunyai ruang lingkup untuk mengetahui kebenaran data-data
administratif.
2. Pengawasan dalam arti luas yang merupakan pengendalian di dalam suatu
organisasi atau perusahaan yang dikenal dengan manajemen kontrol yang
mempunyai ruang lingkup yang lebih luas yaitu di bidang:
a. Financial (keuangan) adalah menguji tingkat kewajaran dan
kecermatan dalam melakukan evaluasi kelayakan internal kontrol yang
ditetapkan apakah telah memadai.
b. Operational (operasional)
merupakan kegiatan penilaian yang sistematis dan berorientasi untuk
masa yang akan datang atas semua kegiatan-kegiatan yang ada dalam
organisasi, dengan tujuan untuk mengadakan perbaikan rencana kerja
organisasi maupun pencapaian tujuan itu sendiri.
c. Management/Policy
merupakan suatu penilaian yang dilaksanakan secara sistematis,
independent dan berorientasi ke masa yang akan datang atas semua
kegiatan yang dilaksanakan oleh manajemen, melalui perbaikan-
perbaikan dari pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
(Muljono, 2001:461).

Berdasarkan uraian-uraian di atas, bahwa pengawasan memiliki fase-fase

dalam hal pelaksanaannya, disamping juga ruang lingkup pengawasan meliputi

pengawasan administratif (secara sempit) dan pengawasan secara luas dengan

ruang lingkupnya di berbagai bidang yaitu: financial (keuangan), operational

(operasional) dan policy (kebijakan).

2.8.4 Langkah-Langkah Pengawasan

Supaya proses pengawasan dapat berjalan dengan baik, yaitu dapat

merealisasikan apa yang diharapkan, perlu melakukan tahapan-tahapan. Menurut

pendapat Ukasah Martadisastra dalam bukunya Azas-Azas Manajemen Konsep


60

dan Aplikasinya yang menyebutkan tiga unsur atau tahapan-tahapan yang selalu

terdapat dalam proses pengawasan, sebagai berikut:

1. Penentuan ukuran atau pedoman baku (goal, target, plan,


policy, standar, norm, decision rule, criterion, yarddistick).
2. Penilaian atau pengukuran atas hasil pekerjaan.
3. Perbandingan antara pelaksanaan pekerjaan dengan
pedoman yang telah ditetapkan untuk mengetahui penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi.
4. Pembetulan terhadap penyimpangan-penyimpangan itu,
sehingga koreksi pekerjaan sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
(Martadisastra, 2002:102).

Berdasarkan hal-hal yang dikemukakan di atas, bahwa langkah-langkah

dalam pengawasan harus adanya pedoman, penilaian dan perbandingan serta

pembetulan atau perbaikan. Hal ini dilakukan supaya dalam pengawasan dapat

terstruktur dan dapat mengetahui hasil dari pengawasan tersebut.

Pandangan yang sama menurut pendapat Suwatno dalam bukunya Asas-

Asas Manajemen Sumber Daya Manusia yang menyebutkan tahapan dalam proses

pengawasan, sebagai berikut:

1. Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk yang diminta. Standar ukuran ini


dapat nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi
selama orang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang
diharapkan;
2. Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini
mesti dilaporkan kepada khalayak yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini;
3. Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam
suatu pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam
hal ini diketahui bahwa aktivits umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang
diinginkan.
(Suwatno, 2001:281).

Dari hal-hal yang dikemukakan di atas, bahwa proses pengawasan

berhubungan erat dengan komunikasi yang memungkinkan pengawasan itu

berlangsung, baik dalam penentuan ukuran, perbaidingan maupun koreksi

terhadap penyimpangan-penyimpangan. Intinya dalam proses pengawasan salah


61

satu faktor penting adalah komunikasi, dimana faktor komunikasi tersebut

merupakan usaha mencapai tujuan daripada pengawasan.

Untuk lebih jelasnya di bawah ini digambarkan mengenai langkah-langkah

dalam proses pengawasan, sebagaimana digambarkan oleh Stoner, Freeman dan

Gilbert yang dikutip Ernie Trisnawati Sule dan Kurniawan Saefullah dalam

bukunya Pengantar Manajemen, sebagai berikut:

Gambar 1.4
Langkah-Langkah Proses Pengawasan

Penetapan standar dan Penilaian Apakah kinerja Pengambilan


metode penilaian kinerja yang dicapai tindakan koreksi
sesuai dengan dan melakukan
standar evaluasi ulang
atas standar yang
telah ditetapkan

Tujuan tercapai

(Sumber: dalam Trisnawati dan Saefullah, 2005:321).

Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa dalam

proses pengawasan terlebih dahulu dengan menetapkan standar dan metode

penilaiannya, dimana standar dan metode merupakan arahan dalam mencapai

tujuan dan apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan, maka diperlukannya

pengambilan tindakan ulang, evaluasi atas standar yang ditetapkan.

2.9 Pelayanan Publik

Berkaitan dengan istilah publik, peneliti berpandangan bahwa istilah

publik memiliki dimensi dan pengertian yang sangat beragam. Artinya sangat

tergantung dari sudut pandang kita dalam menggunakan istilah tersebut. Secara
62

epistemologi, kata publik dapat diartikan sebagai masyarakat, rakyat, atau orang

banyak. Hessel Nogi S. Tangkilisan berpendapat bahwa istilah publik

diaplikasikan sebagai berikut:

1. Arti kata public sebagai umum, misalnya public offering (penawaran


umum), public ownership ( milik umum), public switched network
(jaringan telepon umum), public utility (perusahaan umum).
2. Arti kata public sebagai masyarakat, misalnya public relation
(hubungan masyarakat), public service (pelayanan masyarakat), public
opinion (pendapat masyarakat), public interest (kepentingan
masyarakat) dan lain-lain.
3. Arti kata public sebagai negara, misalnya public authorities (otoritas
negara), public building (gedung negara), public finance ( keuangan
negara), pubic refenue (penerimaan negara), public sektor (sektor
negara) dan lain-lain
(Tangkilisan, 2003:5).

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas, dapat kita lihat bahwa

istilah public memiliki pengertian dan dimensi yang sangat beragam. Artinya,

sangat tergantung pada konteks dalam penggunaan istilah tersebut. Dalam hal ini

public diartikan sebagai masyarakat sebagai penerima pelayanan kebijakan

penerapan SIM-PPTSP dalam proses perijinan mendirikan bangunan. Dalam

memperbincangkan teori yang berkaitan dengan pelayanan publik. Secara ideal,

persyaratan teori administrasi yang menyangkut pelayanan publik antara lain.

1. Harus mampu menyatakan sesuatu yang berarti dan bermakna yang


dapat diterapkan pada situasi kehidupan nyata dalam masyarakat
(konteksual)
2. Harus mampu menyajikan suatu perspektif kedepan
3. Harus dapat mendorong lahirnya cara-cara atau metode baru dalam
situasi dan kondisi yang berbeda teori administrasi yang sudah ada
harus dapat merupakan dasar untuk mengembangkan teori administrasi
lainnya, khususnya pelayanan publik.
4. Harus dapat membantu pemakainya untuk menjelaskan dan
meramalkan fenomena yang dihadapi
5. Bersifat multi disipliner dan multi dimensional (komprehensif).
(Irfan Islami, 1999:89).
63

Dalam kamus besar bahasa Indonesia pelayanan sebagai suatu hal atau

cara atau hasil melayani, sedangkan melayani adalah menyuguhi, sementara itu

istilah publik berasal dari bahasa inggris public yang berarti umum, masyarakat

Negara. Pelayanan publik dapat dikatakan sebagai pemberian layanan (melayani)

keperluan orang atau masyarakat yang mempunyai kepentingan pada organisasi

itu sesuai dengan aturan pokok sesuai tata cara yang telah ditetapkan. Menurut

Kepmenpan No.63/KEP/M.PAN/7/2003. Publik adalah segala kegiatan pelayanan

yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya

pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksana ketentuan

peraturan peraturan perundang-undangan.

Berdasarkan beberapa uraian di atas, maka pelayanan publik dapat

disimpulkan sebagai pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh

penyelenggara negara. Secara teoritis, tujuan pelayanan publik pada dasarnya

adalah memuaskan masyarakat, untuk mencapai kepuasan itu dituntut kualitas

pelayanan prima yang tercermin dari:

1. Transparansi, yaitu pelayanan yang bersifat terbuka, mudah dan dapat


diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara
memadai serta mudah dimengerti
2. Akuntabilitas, yaitu pelayanan yang dapat dipertanggungjawabkan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
3. Kondisional, yaitu pelayanan yang sesuai dengan kondisi dan
kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang
pada prinsip efisiensi dan efektivitas
4. Partisipatif, yaitu pelayanan yang dapat mendorong peran serta
masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan
memperhatikan aspirasi, kebutuhan, dan harapan masyarakat
5. Kesamaan hak, yaitu pelayanan yang tidak melakukan diskriminasi
dilihat dari aspek apa pun khususnya suku, ras, agama, golongan, status
sosial, dan lain-lain
6. Keseimbangan hak dan kewajiban, yaitu pelayanan yang
mempertimbangkan aspek keadilan antara pemberi dan penerima
pelayanan publik
(Sinambela, 2006:6).
64

Berdasarkan beberapa pengertian pelayanan dan pelayanan publik yang

diuraikan tersebut, dalam kontek pemerintah, pelayanan publik dapat disimpulkan

sebagai pemberian layanan atau melayani keperluan orang atau masyarakat dan

organisasi lain yang mempunyai kepentingan pada organisasi itu, sesuai dengan

aturan pokok dan tata cara yang ditentukan dan ditujukan untuk memberikan

kepuasan kepada penerima pelayanan. Dengan demikian, terdapat tiga unsur

penting dalam pelayanan publik, yaitu unsur pertama, adalah organisasi pemberi

(penyelenggara) pelayanan yaitu Pemerintah, unsur kedua, adalah penerima

layanan (pelanggan) yaitu orang atau masyarakat atau organisasi yang

berkepentingan, dan unsur ketiga, adalah kepuasan yang diberikan dan/atau

diterima oleh penerima layanan (pelanggan). Unsur pertama menunjukan bahwa

pemerintah daerah memiliki posisi kuat sebagai (regulator) dan sebagai pemegang

monopoli layanan, dan menjadikan Pemerintah bersikap statis dalam memberikan

layanan, karena layanannya memang dibutuhkan atau diperlukan oleh orang atau

masyarakat atau organisasi yang berkepentingan.

Begitu pentingnya profesionalisasi pelayanan publik ini, pemerintah

melalui Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara telah mengeluarkan

suatu kebijaksanaan Nomor. 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tatalaksana

Pelayanan Umum yang perlu dipedomani oleh setiap birokrasi publik dalam

memberikan pelayanan kepada masyarakat berdasar prinsip-prinsip pelayanan

sebagai berikut :

1. Kesederhanaan, dalam arti bahwa prosedur dan tata cara pelayanan


perlu ditetapkan dan dilaksanakan secara mudah, lancar, cepat, tepat,
tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan oleh
masyarakat yang meminta pelayanan.
65

2. Kejelasan dan kepastian, dalam arti adanya kejelasan dan kepastian


dalam hal prosedur dan tata cara pelayanan, persyaratan pelayanan
baik teknis maupun administratif, unit kerja pejabat yang berwenang
dan bertanggung jawab dalam meberikan pelayanan, rincian biaya
atau tarif pelayanan dan tata cara pembayaran, dan jangka waktu
penyelesaian pelayanan.
3. Keamanan, dalam arti adanya proses dan produk hasil pelayanan yang
dapat memberikan keamanan, kenyamanan dan kepastian hukum bagi
masyarakat.
4. Keterbukaan, dalam arti bahwa prosedur dan tata cara pelayanan,
persyaratan, unit kerja pejabat penanggung jawab pemberi pelayanan,
waktu penyelesaian, rincian biaya atau tarif serta hal-hal lain yang
berkaitan dengan proses pelayanan wajib diinformasikan secara
terbuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat, baik
diminta maupun tidak diminta.
5. Efesiensi, dalam arti bahwa persyaratan pelayanan hanya dibatasi
pada halhal yang berkaitan langsung dengan pencapaian sasaran
pelayanan dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara
persyaratan dengan produk pelayanan
6. ekonomis, dalam arti bahwa pengenaan biaya atau tarif pelayanan
harus ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan: nilai barang
dan jasa pelayanan, kemampuan masyarakat untuk membayar, dan
ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
7. Keadilan dan pemerataan, yang dimaksudkan agar jangkauan
pelayanan diusahakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata
dan adil bagi seluruh lapisan masyarakat
8. Ketepatan waktu, dalam arti bahwa pelaksanaan pelayanan harus
dapat diselesaikan tepat pada waktu yang telah ditentukan.
(UU No. 81 Tahun 1993).

Produk suatu organisasi dapat berupa pelayanan dan produk fisik. Produk

birokrasi publik sebagai suatu organisasi publik adalah pelayanan publik yang

diterima oleh warga pengguna maupun masyarakat secara luas. Pelayanan publik

adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh birokrasi publik untuk

memenuhi kebutuhan warga pengguna. Pengguna atau pelanggan yang dimaksud

disini adalah masyarakat yang membutuhkan pelayanan publik seperti pembuatan

KTP, Akta Kelahiran, Akta Nikah, Akta Kematian, Sertifikat tanah, ijin usaha, ijin

mendirikan bangunan (IMB), ijin gangguan, ijin pengambilan air bawah tanah,

PDAM, PLN, dan lain sebagainya.


66