MENGEVALUASI INSTRUKSI DAN PROSEDUR YANG DIBUAT MANAJEMEN

Metoda apa pun yang digunakan dalam pembukuan persediaan, klien harus melakukan
penghitungan fisik persediaan, tetapi tidak selalu harus dilakukan pada akhir tahun.
Penghitungan fisik bisa dilakukan pada tanggal neraca atau mendekati tanggal neraca, pada
tanggal interim, atau berdasarkan siklus yang terjadi sepanjang tahun. Dua cara terakhir hanya
tepat dilakukan apabila terdapat pengendalian yang memadai atas master file persediaan
perpetual. Pengendalian yang memadai atas penghitungan persediaan, antara lain meliputi
adanya instruksi dan prosedur yang dibuat manajemen tentang berbagai hal yang berkaitan
dengan pelaksanaan penghitungan fisik tersebut. Sebelum penghitungan fisik dilakukan klien,
auditor harus mengevaluasi apakah instruksi dan prosedur tersebut cukup memadai sehingga
daripadanya dapat diharapkan hasil penghitungan fisik yang akurat. Hal-hal yang relevan bagi
auditor dalam mengevaluasi instruksi dan prosedur tersebut antara lain meliputi:
1. Penerapan aktivitas pengendalian yang tepat dalam penghitungan fisik. Sebagai contoh:
bagaimana pengawasan atas formulir untuk pencatatan hasil penghitungan (count
sheet)atau label barang (tag) baik yang sudah digunakan maupun belum digunakan.
2. Identifikasi yang tepat atas persediaan yang ada, sebagai contoh: tingkat penyelesaian
barang yang masih dalam proses, persediaan yang lambat penggunaannya, barang yang
kadaluwarsa atau rusak, atau barang milik pihak ketiga (misalnya barang konsinyasi).
3. Prosedur yang digunakan untuk mengestimasi kuantitas fisik, seperti prosedur yang
mungkin diperlukan dalam mengestimasi kuantitas fisik suatu timbunan batu bara, atau
cairan yang disimpan dalam tangki.
4. Pengendalian terhadap pergerakan persediaan di antara area, serta pengiriman dan
penerimaan persediaan sebelum dan sesudah tanggal penghitunganfisik. Sebagai contoh:
perusahaan diliburkan selama penghitungan fisik berlangsung sehingga tidak ada barang
yang masuk atau keluar pada saat penghitungan fisik berlangsung.
Selain hal-hal di atas, instruksi dan prosedur juga harus secara jelas menetapkan siapa
(atau tim) yang bertugas melakukan penghitungan, pengawasan (supervisi)oleh personel
perusahaan yang bertanggung jawab, verifikasi independen internal atas penghitungan oleh
personel lain, dan rekonsiliasi independen antara hasil penghitungan fisik dengan master file
persediaan perpetual.
 Auditor perlu memahami penghitungan fisik yang akan dilakukan klien sebelum
perhitungan fisik berlangsung. Pemahaman ini selain diperlukan untuk mengevaluasi efektivitas
prosedur klien, juga berguna sebagai dasar untuk memberi saran konstruktif kepada klien demi
terselenggaranya penghitungan fisik yang efektif. Apabila pengendalian penghitungan fisik
persediaan klien tidak memadai, auditor harus menggunakan waktu lebih banyak untuk
memastikan bahwa penghitungan fisik akurat.
MENGOBSERVASI PELAKSANAAN PROSEDUR PENGHITUNGAN
Hal terpenting dalam mengobservasi persediaan adalah menentukan apakah penghitungan fisik
dilakukan sesuai instruksi yang telah ditetapkan klien. Untuk mencapai hal tersebut, auditor
wajib hadir pada saat penghitungan fisik berlangsung. Apabila personil klien tidak mengikuti
instruksi, auditor harus memberitahu pengawas (supervisor) untuk memecahkan masalah atau
memodifikasi prosedur observasi fisik. Sebagai contoh, apabila prosedur menghendaki agar satu
tim menghitung persediaan dan tim kedua menghitung-ulang untuk menguji ketelitian, auditor
harus memberitahu manajemen apabila ternyata kedua tim tersebut bekerja bersama-sama. Hal
ini bertentangan dengan prosedur, dan tujuan pengawasan dari penghitungan tim kedua tidak
akan tercapai.
Keputusan Auditor
Keputusan auditor dalam observasi fisik persediaan adalah serupa dengan keputusan yang
dilakukan auditor dalam bidang audit yang lain. Keputusan tersebut meliputi: pemilihan prosedur
audit, keputusan tentang saat prosedur akan dilakukan, penentuan ukuran sampel, dan pemilihan
unsur-unsur yang akan. Tiga hal terakhir akan dijelaskan di bawah ini, sedangkan pembahasan
tentang prosedur akan dijelaskan kemudian.
Saat Perhitungan Fisik
Auditor memutuskan apakah penghitungan fisik dapat dilakukan sebelum akhir tahun terutama
berdasarkan ketelitian dalam master file persediaan perpetual. Apabila klien melakukan
perhitungan fisik interim, yang akan disetujui auditor hanya apabila pengendalian internal
efektif, auditor melakukan observasi penghitungan fisik pada saat itu, dan juga menguji
transaksi-transaksi yang dicatat dalam catatan perpetual sejak tanggal penghitungan fisik hingga
akhir tahun. Apabila catatan perpetual diselenggarakan dengan teliti dan pengendalian yang
bersangkutan berjalan efektif, maka klien tidak perlu menghitung seluruh persediaan
pada akhir tahun. Auditor cukup melakukan pembandingan antara catatan perpetual dengan
persediaan yang sesungguhnya ada berdasarkan sampel pada saat-saat tertentu sepanjang tahun,
asalkan penambahan dan pengurangan atas catatan perpetual diuji dan terbukti berjalan dengan
efektif. Apabila klien tidak menyelenggarakan catatan perpetual, dan persediaan berjumlah
material, klien harus melakukan penghitungan fisik secara lengkap menjelang akhir tahun buku.
Ukuran Sampel
Jumlah unsur persediaan yang harus dihitung auditor sulit untuk ditentukan karena auditor
berkonsentrasi pada observasi atas prosedur klien, bukan pada pemilihan unsure yang diuji.
Untuk mudahnya, ukuran sampel dalam observasi fisik lebih ditentukan oleh berapa jam waktu
yang disediakan daripada jumlah unsur persediaan yang akan dihitung. Faktor yang menentukan
jumlah waktu yang diperlukan untuk penghitungarn fisik, ketelitian master file persediaan
perpetual, jumlah rupiah dan dan tipe persediaan, jumlah lokasi persediaan yang signifikan, sifat
dan luasnya kesalahan penyajian yang ditemukan pada tahun lalu, dan data inheren lain.
Dalam situasi tertentu, persediaan adalah sedemikian material sehingga membutuhkan
belasan orang auditor untuk mengobervasi penghitungan fisiknya. Dalam situasi yang lain, satu
orang auditor dapat menyelesaikan observasi dalam waktu singkat. Perencanaan audit untuk
pengujian penghitungan fisik dan koordinasi dengan personil klien adalah hal yang kritikal.
Perencanaan yang lemah bisa menimbulkan kesulitan audit. Sebagai contoh tidaklah mungkin
untuk mengobservasi penghitungan persediaan yang dilakukan klien setelah mereka selesai
melakukan penghitungan dan akan sulit untuk memperluas ukuran sampel atau melakukan ulang
penguijian setelah penghitungan fisik selesai dilakukan.
Pemilihan Unsur
Ketika auditor mengobservasi penghitungan persediaan yang dilakukan klien, auditor harus
cermat untuk:
1. Mengobservasi penghitungan atas unsur yang paling signifikan dan sampel yang
representatif dari unsur-unsur yang tipikal.
2. Meminta keterangan tentang unsur-unsur yang mungkin using atau rusak. Membahas
dengan manajemen, alasan tidak mengikutsertakan unsur yang material.
PENGUJIAN OBSERVASI FISIK
Tujuan audit yang sama sebagaimana dibahas pada bab-bab yang lalu untuk pengujian rinci
saldo memberi kerangka acuan yang sama untuk membahas pengujian observasi fisik. Tabel 17-
2 menunjukkan berbagai prosedur audit untuk pengujian rinci saldo atas observasi persediaan
fisik. Tujuan memeriksa kecocokan saldo tidak dimasukkan dalam tujuan audit saldo ini, karena
akan dibahas dalam kompilasi persediaan. Di sini kita berasumsi bahwa klien melakukan
penghitungan fisik persediaan pada tanggal neraca dan mencatat hasil penghitungan dalam label
bernomor urut tercetak (prenumbered tags). Apabila mereka mencatat hasil penghitungan
persediaan dengan cara lain, audit prosedurnya perlu diubah. Selain prosedur rinci seperti
dilukiskan dalam Tabel 17-2, auditor harus menginspeksi semua area fisik di mana persediaan
disimpan untuk memastikan bahwa bahwa semua persediaan telah dihitung dan dicantumkan
dalam label dengan benar.
AUDIT PENETAPAN HARGA DAN KOMPILASI
Auditor harus memeriksa bahwa penghitungan fisik atau catatan kuantitas perpetual telah
ditentukan harganya dan dikompilasi dengan benar. Pengujian harga persediaan mencakup
semua pengujian atas harga per unit yang digunakan klien untuk memastikan bahwa harga-harga
tersebut benar.
PENGENDALIAN PENETAPAN HARGA DAN KOMPILASI
Pengendalian internal sekitar penetapan harga pokok per unit yang terintegrasi dengan catatan
produksi dan akuntansi lainnya memberikan asurans bahwa klien menggunakan biaya perolehan
(harga pokok) yang benar untuk persediaan akhir. Catatan biaya standar yang menunjukkan
selisih (variances) biaya bahan baku, tenaga kerja langsung, dan overhead pabrik bermanfaat
untuk menilai kewajaran catatan produksi apabila manajemen memiliki prosedur yang diterapkan
agar standar termutahirkan apabila terjadi perubahan dalam proses dan biaya produksi.
Manajemen juga harus memiliki seseorang yang independen dari bagian atau departemen yang
bertanggungjawab dalam penentuan review biaya untuk menentukan kewajarannya.
Untuk mencegah dicantumkannya (yang membuat menjadi lebih sai) nilai persediaan
yang sudah usang (daluwarsa), klien harus memiliki review formal dan pelaporan tentang barang
usang, lambat perputarannya, rusak, dan barang dinilai terlalu tinggi. Review harus dilakukan
oleh pegawai yang memiliki pengetahuan yang bertugas mereview master file persediaan
perpetual untuk menilai kecepatan perputaran (turnover) dan mendiskusikannya dengan personel
engineering dan produksi.
Klien perlu memiliki pengendalian internal untuk kompilasi persediaan untuk
memastikan bahwa hasil penghitungan fisik diikhtisarkan dengan tepat, diberi harga sesuai
dengan harga yang tercantum dalam catatan, dikalikan dan dijumlahkan dengan benar, dan
dimasukkan ke dalam master file persediaan perpetual serta ke akun buku besar persediaan
dengan jumlah yang tepat. Pengendalian internal terpenting untuk ketepatan harga pokok per
unit, perkalian, dan penjumlahan, adalah verifikasi internal oleh pegawai yang kompeten dan
independen yang mengandalkan pada dokumen dan catatan yang memadai yang digunakan
untuk penghitungan fisik persediaan.