FORMULIR

INFORMASI JABATAN
(Isilah formulir ini sesuai dengan data yang sebenarnya)

1. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

2. Kode Jabatan : -
3. Unit Kerja : Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Gorontalo
Eselon I : Sekretaris Daerah Provinsi Gorontalo
Eselon II : Kepala Badan
Eselon III : Sekretaris Badan
Eselon IV : -

4. Kedudukan Jabatan Dalam Struktur Organisasi

KEPALA BADAN PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN PROVINSI GORONTALO

SEKRETARIS BADAN

JABATAN FUNGSIONAL

KASUBAG UMUM & KASUBAG PERENCANAAN

KEPEGAWAIAN & KEUANGAN

5. IKHTISAR JABATAN :
Memimpin dan melaksanakan kegiatan pelayanan Umum dan Kepegawaian
yang meliputi perencanaan, pelaporan, Kepegawaian, rumah tangga,
perlengkapan dan peralatan Kantor sesuai dengan tugas pokok dan fungsi
dalam rangka terciptanya penataan Administrasi yang baik, efisiensi dan
efektifitas kerja Organisasi.
6. URAIAN TUGAS:
1. Merencanakan Operasional kegiatan Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai panduan dalam menetapkan prioritas kegiatan.
Tahapan
a. Menyiapkan format rencana/program kegiatan
b. Mengidentifikasi rencana/program kegiatan
c. Merumuskan rencana/program kegiatan
d. Menentukan rencana/program kegiatan
e. Menyampaikan rencana/Program kegiatan
2. Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Tahapan
a. Menjabarkan rencana kegiatan kepada bawahan
b. Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan
c. Menghimpun saran dan masukan dari bawahan
d. Menentukan target waktu penyelesaian
3. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan setiap saat sesuai dengan
tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan dapat
diselesaikan sesuai dengan target yang ditentukan.
Tahapan
a. Memberikan pedoman dan petunjuk pelaksanaan tugas kepada
bawahan
b. Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan
c. Mengidentifikasi kesulitan/kendala yang dialami oleh bawahan
d. Mengkonsultasikan permasalahan kepada Pimpinan
e. Memberikan arahan terkait permasalahan yang dialami.
4. Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pada bagian Umum
dan Kepegawaian berdasarkan Operasional prosedur pelayanan
dalam rangka efektifitas kerja Organisasi.
Tahapan
 a. Menerima surat masuk/keluar
b. Membaca dan meneliti surat masuk/keluar
c. Meneruskan surat kepada Sekretaris Badan
d. Menindaklanjuti surat sesuai disposisi
e. Mendistribusikan surat sesuai disposisi dan peruntukannya
f. Melaporkan secara tertulis kepada Pimpinan
5. Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan
kebutuhan barang/jasa di Unit Kerja Badan Diklat berdasarkan
mekanisme dan perosedur yang berlaku dalam rangka efektifitas dan
memaksimalkan kerja Organisasi.
Tahapan
a. Mengumpulkan data kebutuhan barang/jasa masing-masing Bidang
b. Menelaah kebutuhan barang/jasa di masing-masing Bidang
c. Menyusun kebutuhan barang/jasa di masing-masing Seksi berdasarkan
anggaran yang tersedia.
d. Mengkonsultasikan kebutuhan barang/jasa masing-masing Bidang
kepada Pimpinan untuk beroleh pertimbangan
e. Membuat dan menyampaikan daftar kebutuhan barang kepada
Pimpinan untuk diasistensi dan penandatanganan.
6. Melaksanakan urusan pengelolaan aset dan perlengkapan di Unit
Kerja Badan Diklat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar terciptanya tertib Administrasi Inventarisasi aset dan
perlengkapan.
Tahapan
a. Menyiapkan format inventarisir barang/aset
b. Melakukan pendataan barang/aset di masing-masing Seksi
c. Mengklasifikasi barang/aset dan perlengkapan
d. Melakukan pemeliharaan secara berkala terhadap barang/aset yang
masih difungsikan.
e. Menggudangkan barang/aset dan perlengkapan yang sudah tidak
difungsikan
f. Mengusulkan penghapusan barang yang rusak berat
 g. Membuat laporan tertulis kepada pimpinan tentang kondisi barang/aset.
7. Melaksanakan urusan Kepegawaian di Badan Diklat berdasarkan
prosedur dan mekanisme yang berlaku dalam rangka memberikan
pelayanan prima dalam bidang Kepegawaian.
Tahapan
a. Menginventarisir pegawai yang akan melakukan Kenpa, Gaji berkala,
Karpeg, Karis/Karsu, Satya Lencana, Penyesuaian ijasah, Ujian Dinas,
isin belajar dan PNS yang memasuki BUP serta urusan kepegawaian
lainnya.
b. Menyampaikan daftar yang akan melakukan Kenpa, Gaji berkala,
Karpeg, Karis/Karsu, Satya Lencana, Penyesuian ijasah, ujian Dinas,
isin belajar dan PNS yang memasuki BUP serta urusan Kepegawaian
lainnya.
c. Menyampaikan persyaratan berkas yang harus dipenuhi untuk
pengurusan Kenpa, Gaji berkala, Karpeg, Karis/Karsu, Satya Lencana,,
ujian Dinas, isin belajar BUP, penyesuaian ijasah dan urusan
Kepegawaian lainnya.
d. Memfasilitasi semua urusan Kepegawaian di Unit Kerja Badan Diklat
yang sudah memenuhi persyaratan.
8. Melakukan analisis pelaporan kegiatan sesuai dengan prosedur dan
mekanisme yang berlaku sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan
kegitan dan pertimbangan pimpinan,
Tahapan
a. Mencatat laporan yang masuk
b. Mengkompilasi laporan dari Tim pelaksana teknis
c. Mengkonsultasikan laporan yang masuk kepada pimpinan
d. Melaporkan dokumen hasil laporan
9. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian secara berkala sesuai dengan wewenang dan tanggung
jawabnya sebagai pimpinan dalam rangka pegembangan dan
perbaikan kinerja bawahan
Tahapan
a. Memantau pelaksanaan tugas bawahan
b. Meminta dan mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan
 c. Menginventaris permasalahan/hambatan dalam pelaksanaan tugas
d. Mendiskusikan permasalan/hambatan dalam pelaksanaaan tugas untuk
mendapatkan solusi yang terbaik dalam pelaksanaan tugas kedepan
e. Memberikan langkah perbaikan dalam pelaksanaan tugas kedepan
10. Melakukan urusan ke rumahtanggaan sesuai dengan peraturan dan
ketentuan yang berlaku agar sarana prasarana terpenuhi
Tahapan.
a. Menghimpun data/dokumen bahan perlengkapan.
b. Melakukan analisa atas usulan kebutuhan perlengkapan kantor/sarana
prasarana kantor.
c. Melakukan pendistribusian dan pelaporan perlengkapan/sarana
prasarana kantor.
d. Melakukan pembukuan dan inventarisasi barang milik Negara.
e. Melakukan pendataan/pengolahan kendaraan dinas.
f. Melakukan inventarisasi kehilangan barang milik Negara

11. Melaksanakan urusan perjalanan Dinas

Tahapan
a. Menyiapkan usul surat perintah tugas dan surat perjalanan Dinas
b. Menghimpun pelaporan hasil perjalanan dinas
12. Memfasilitasi membuat Standar Operasional Prosedur Bagian
Umum dan Kepegawaian
Tahapan
a. Mengumpul Aturan yang berhubungan dengan Umum, Kepegawaian,
Pengadaan Barang dan Jasa, Dokumen Pelaksanaan Anggaran dan
Aturan-aturan Lainnya
b. SOP DUK, Kenaikan gaji berkala, Kehadiran Pegawai, Tunjangan
Kinerja Daerah (TKD), DP3, Kenaikan Pangkat, Penyusunan RKA.

13. Mengevaluasi pelaksanaan tugas dilingkungan Sub Bagian Umum

dan Kepegawaian dengan cara mengidentivikasi dalam rangka
perbaikan kenerja.
Tahapan
a. Menentukan target kerja
b. Mempelajari/pelaksanaan tugas bawahan
c. Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam rangka pelaksanaan
tugas.
 14. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan pimpinan,
baik secara lisan maupun tertulis sebagai bentuk kepatuhan dan
loyalitas aparatur kepada Peraturan, institusi dan Pimpinan.
Tahapan
a. Menerima perintah tugas dinas
b. Mempelajari tugas dinas
c. Melaksanakan tugas dinas
d. Melaporkan hasil tugas dinas

7. BAHAN KERJA:

NO BAHAN KERJA PENGGUNAAN DALAM TUGAS

1. Rencana kegiatan Menentukan rencana/program kegiatan

Operasional Kepala Sub
Bagian Umum dan
Kepegawaian

2. Tugas Menjabarkan rencana kegiatan kepada bawahan

3. Tugas Membimbing/dan target pelaksanaan tugas ke

bawahan

4. Surat membaca, Pelaksanaan Koordinasikan Kegiatan

meneliti, ketatauasahaan berdasarkan Operasional
meneruskan,menindakla pelayanan
njuti dan
mendistribusikan

5. Format inventarisir Pengelolaan aset dan perlengkapan

barang/aset, pendataan,
klasifikasi,pemeliharaaa
n, menggudangkan
barang, penghapusan,
laporan

6. Telaah kebutuhan Koordinasi kegiatan pengadaan kebutuhan

barang dan jasa masing barang / jasa unit Dinas Kearsipan dan
– masing seksi Perpustakaan

7. Menginventarisir, daftar, Penyiapan urusan-urusan Kepegawaian

 persyaratan berkas berdasarkan prosedur dan mekanisme yang
berlaku.

8. Laporan yang masuk Pelaksanaan analisis pelaporan kegiatan

9. Laporan dan Evaluasi Pelaksanaan evaluasi pelaksanaan tugas Umum
dan Kepegawaian secara berkala dalam rangka
pengembangan dan perbaikan kinerja bawahan

10. Data,Dokumen, analisa, Melakukan urusan ke rumahtanggaan sesuai

pendistribusian,pembuk dengan peraturan dan ketentuan agar sarana
uan dan inventarisasi prasarana terpenuhi
barang, pengolahan

11 Surat Tugas Melakukan urusan peralanan Dinas

12. SOP Penyiapan SOP DUK,Kenaikan Gaji Berkala,

Kehadiran Pegawai, TKD, DP3, Kenaikan
Pangkat,Penyusunan RKA.

13. Evaluasi tugas Perlaksanaan evaluasi/ target kerja tugas

bawahan

14. Perintah Pimpinan Pelaksanaan tugas lain-lain

8. PERANGKAT KERJA:

NO PERANGKAT KERJA DIGUNAKAN UNTUK TUGAS

1 Rencana Operasional Menyusun Rencana kegiatan Kepala Sub Bagian

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Umum dan
Kepegawaian
2. SOP Menjabarkan rencana kegiatan kepada Bawahan
3. SOP Membimbing pelaksanaan tugas bawahan
4 SOP/ Aturan Membaca Meneliti surat masuk/keluar untuk ditindak
lanjuti

5. SOP/Aturan Menginventarisir
barang/aset,pendataan,klasifikasi,pemeliharaan,
 menggudangkan barang,penghapusan dan laporan
6. SOP/Aturan
Kebutuhan barang / jasa Badan Diklat

7. Peraturan Melakukan pendataan barang Aset dan

perlengkapan
8. Peraturan/ SOP Menginventarisir pegawai yang akan melakukan
Kenpa,Berkala,Pensiun, Karpeg, Karis/Karsu,Satya
Lencana, Penyesuain Ijasah, ujian Dinas, izin
belajar dan urusan kepegawaian lainnya.
9. SOP/ Aturan
Melaksanakan analisis pelaporan

10 SOP /Peraturan
Melaksanakan evaluasi pelaksanaan tugas
bawahan
11. SOP/Aturan
Untuk Menghimpun data/dokumen bahan
perlengkapan
12 SOP/peraturan
Penyiapan SOP DUK, Kenaikan Gaji Berkala,
Kehadiran pegawai, TKD, DP3, Kenaikan Pangkat,
Penyusunan RKA.
13. SOP
Melaksanakan Evaluasi pelaksanaan tugas
bawahan

14. Nota Dinas Melaksanakan perintah pimpinan

9. HASIL KERJA:

NO HASIL KERJA SATUAN HASIL

1 Rencana Kegiatan Kepala Sub Umum dan Kegiatan

Kepegawaian
2 Terjabarkan tugas tugas kepada bawahan Kegiatan
3 Membimbing/target pelaksanaan tugas kepada Kegiatan
bawahan
4 Teradministrasinya bagian Umum dan Kepegawaian Dokumen
5 Tersedianya Data kebutuhan barang dan jasa Dokumen
6 Terolahnya Aset dan Perlengkapan Kantor Dokumen
7 Pengadministrasi/Penyiapan Urusan-urusan Dokumen
Kepegawaian
8 Laporan hasil analisis Dokumen
9 Terevaluasinya tugas bawahan secara berkala Kegiatan
10 Terpenuhinya Sarana dan Prasarana Kantor Dokumen
11 Tersedianya SOP Bagian Umum dan Kepegawaian Dokumen
12 Terevaluasinya pelaksanaan tugas bawahan Dokumen
13 Terlaksananya koordinasi / konsultasi Kegiatan
14 Terlaksananya tugas lain-lain Kegiatan

10. TANGUNG JAWAB:

1. Keakuratan data dalam penyusunan Program/kegiatan
2. Kelancaran tugas dalam kegiatan pelayanan Umum dan Kepegawaian
3. Kesesuain pelaksanaan tugas terhadap Standar Operasional Pelayanan
(SOP)
4. Ketepatan dan kecepatan dalam menyampaikan atau mendistribusikan
surat keluar
5. Keakuratan data penyusunan laporan
6. Ketersediaan Sarana dan Prasarana Kantor.
Catatan:
Kata kunci (keakuratan, kelancaran, kerahasiaan, kebenaran, kesesuaian,
ketepatan, keselamatan, kerapihan, keamanan, kualitas, kuantitas, keutuhan,
kelengkapan, keefektifan, kelayakan, keindahan, keharmonisan)
11. WEWENANG:
1. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan Bagian Umum dan Kepegawaian
2. Melakukan pemeliharaan semua inventaris
3. Memberikan bimbingan/evaluasi pelaksanaan tugas bawahan
4. Memantau Surat masuk / keluar
5. Memonitoring dan mengevaluasi data Kepegawaian secara berkala
6. Menetapkan Standar Operasional Pelayanan bagian Umum dan
Kepegawaian

Catatan :
Kata kunci (meminta, menolak, memberikan, memutuskan, mengeluarkan,
menggunakan, menentukan, menetapkan, menegur, memotivasi, menilai)
12. KORELASI JABATAN:

NO JABATAN UNIT KERJA/ INSTANSI DALAM HAL

1 Kadis DKP Badan Diklat Koordinasi dan

Konsultasi
2. Kabid-Kabid Badan Diklat Koordinasi dan
Konsultasi
3. Kepala-Kepala Seksi Badan Diklat Koordinasi dan
Konsultasi
4. Eselon III dan IV Instansi terkait (BKD) Konsultasi

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA:

NO ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja Di dalam ruangan

2 Suhu Dingin dengan perubahan
3 Udara Sejuk
4 Keadaan Ruangan Cukup
5 Letak Datar
6 Penerangan Terang
7 Suara Tenang
8 Keadaan tempat kerja Bersih
9 Getaran -

14. RESIKO BAHAYA:

NO FISIK / MENTAL PENYEBAB

1 Mata Radiasi
2. -

15. SYARAT JABATAN:

15.1. Pangkat/Gol. Ruang : Penata, III/c
15.2. Pendidikan : SI ( semua jurusan )
15.3. Kursus/Diklat :
a. Penjenjangan : Diklat PIM IV
b. Teknis : Perancanaan, penatausahaan aset dan
Sertifikasi barang dan jasa
15.4. Pengalaman kerja : 1 tahun pada bagian Tata Usaha
15.5. Pengetahuan kerja :Peraturan-peraturan Kepegawaian,
Pengelolaan Barang milik Negara, Hukum Tata
Negara
15.6. Keterampilan kerja : Mengoperasikan computer

15.7. Bakat kerja :1. G: Inteligensia : Kemampuan belajar

secara umum
2. V: Bakat Verbal : Kemampuan untuk
memahami arti kata-kata dan pengunaannya
secara tepat dan efektif
3. Q; Ketelitian :Kemampuan menyerap
perincian yang berkaitan
dalam bahan verbal atau
dalam tabel
15.8. Temperamen kerja : 1.D : Kemampuan memimpin
2 M : Kemampuan mengambil Keputusan
3 R : Kemampuan menyesuaikan diri
dengan kegiatan yang berulang atau secara
terus menerus .
4.T : Kemampuan menghendaki pencapaian
dengan tepat
15.9. Minat kerja : 1. 1,a
2. 1.b
3. 4.a
4. 5.a
15.10. Upaya Fisik : 1. Duduk
2. berjalan
3. Bekerja dengan jari
4. Berbicara

15.11. Kondisi Fisik :

1) Jenis Kelamin : Pria
2) Umur : 30 tahun
3) Tinggi badan : Ideal Cm
4) Berat badan : Ideal
5) Postur badan : Ideal
6) Penampilan : Ideal

15.12. Fungsi Pekerja : 1. D1 : Mengkoordinasikan

2. D2 : Menganalisa
 3. D3 : Menyusun data
4. O6 : Berbicara (informasi)

16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN

Jumlah Hasil
Waktu
No Satuan Hasil (Dalam 1
Penyelesaian
Tahun)
1. Rencana Kegiatan Kepala 24 20,160 Menit
Sub Umum dan
Kepegawaian
2. Terjabarkan tugas tugas 24 6,480 Menit
kepada bawahan
3. Membimbing/target 24 7,200 Menit
pelaksanaan tugas kepada
bawahan
4. Teradministrasinya kegiatan 2 190 Menit
bagian Umum dan
Kepegawaian
5. Tersedianya Data 1 1,080 Menit
kebutuhan barang dan jasa
6. Terolahnya Aset dan 1 600 Menit
Perlengkapan Kantor
7. Pengadministrasi/Penyiapan 24 17,280 Menit
Urusan-urusan
Kepegawaian
8. Laporan hasil analisis 24 3,240 Menit
9. Terevaluasinya tugas 24 10,080 Menit
bawahan secara berkala
10. Terpenuhinya Sarana dan 7Dokumen 6,300 Menit
Prasarana Kantor

11. Terlaksananya perintah 6 240 Menit

tugas kedinasan
12. Tersedianya SOP Bagian 1 600 Menit
Umum dan Kepegawaian

13. Terevaluasinya 24 2,760 Menit

pelaksanaan tugas
 bawahan
14. Terlaksananya tugas lain- 6 1,500 Menit
lain

Jumlah 77,710 Menit

17. BUTIR INFORMASI LAIN :

............................................................................................................................
............................................................................................................................
 ANALISIS JABATAN

Oleh :

NAMA JABATAN : KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI GORONTALO
2017