KEBIJAKAN

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

MEWUJUDKAN GOOD GOVERNANCE

dengan Implementasi

e-Procurement
dan pengembangan-nya
Auditorium Hall A STIE Perbanas,
28 Maret 2009
 Masyarakat sejahtera

Back Partisipasi masyarakat dalam pembangunan

ground Public trust

Good
leadership Governance Follow-up

clarity balance
Akuntabilitas Publik
equity consistency

reciprocation Transparansi dalam ownership

pemerintahan,
efisiensi, efektifitas

eProcurement
Sistem Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik/ Digital
 Latar Belakang
„ Pelaksanaan proyek selalu terlambat
„ Harga kontrak relatif sama atau lebih
mahal dibanding harga toko/pasar
„ Ada tuduhan bahwa Walikota - Kepala
Satuan Kerja – PPK/Pimpro – Panitia
Pengadaan bisa menerima sesuatu dari
peserta/pemenang lelang
 Dasar Hukum
„ UU nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi
„ UU nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik
„ PP nomor 29 tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Jasa
Konstruksi
„ Keppres nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah yang telah diubah ke-empat
kalinya dengan Perpres nomor 8 tahun 2006
„ Instruksi Presiden nomor 5 tahun 2004 tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi
„ Peraturan Walikota Surabaya nomor 50 tahun 2004 jo
nomor 30 tahun 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik (eProcurement)
 Perjalanan Implementasi
„ Tahun 2003 dimulai dengan “Lelang Serentak” dengan
fasilitasi pendaftaran dan evaluasi prakualifikasi melalui
internet (dasar Keppres nomor 18 thn 2000)
„ Tahun 2004 – 2008 menerapkan semi eProcurement
(dasar prosedur Keppres nomor 80 thn 2003 dengan
Sekretariat Layanan eProcurement)
„ Tahun 2008 membentuk Procurement Unit (Unit
Layanan Pengadaan) berdasarkan Perpres 8/2006
„ Tahun 2009 akan menerapkan 99,99 % fully
eProcurement (dasar prosedur Keppres 80/2003 jo
Perpres 8/2006 diperkuat UU 11/2008)
 Konsep Dasar Implementasi
Prosedur pengadaan sebagaimana Peraturan dilaksanakan
sebisa mungkin dengan cara elektronik (by internet) :
☼Lelang tetap dilakukan oleh Panitia Pengadaan
(pembuatan OE, Aanwijzing, Evaluasi Penawaran &
Kualifikasi, Usulan Calon Pemenang) di ktr dinas masing -
masing
☼Dibentuk sekretariat layanan eProcurement sebagai
admin sistem informasi & fasilitator para user/stake
holder (Penyedia Brg/Jasa – Panitia Pengadaan – PPK)
☼Urut – urutan / tahapan lelang mengikuti ketentuan
Keppres 80/2003 - jo Perpres 8/2006
 Konsep Dasar Implementasi
„ Menghilangkan kontak langsung panitia
pengadaan dengan peserta lelang, dan antara
peserta dengan peserta lainnya kecuali pada
pembukaan sampul
„ Semua reason Panitia untuk menggugurkan
peserta lelang dapat diakses publik di situs e-
Procurement
„ Dokumen Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dapat
diakses oleh publik di situs e-Procurement
 Bagan Alur
PPKm
Menetapkan jadwal Nilai penawaran
(Pimpro)
Mengevaluasi Penawaran
Up load dok lelang submit
submit
Sekretariat Layanan eProc
Panitia Penyedia
Pengadaan Server, Barang/Jasa
Staf
fire wall
Sistem
Informasi Admin
up load
e-Proc down load

Menyusun OE Pengumuman, alasan

Menyusun dok lelang gugur, dokumen Mempelajari dok lelang
lelang, pengaduan, dll Memilih paket pekerjaan
Menghitung penawaran
 Teknis Operasional
Implementasi
„ Ditetapkan Instruksi Walikota tentang
Penyelenggaraan lelang secara e-Procurement
„ Membentuk Sekretariat Layanan eProcurement
dengan payung hukum Peraturan Walikota
„ Sosialisasi dan pelatihan serta penyediaan pusat
on line bagi penyedia barang/jasa 24 jam
„ Menyusun standar dokumen pemilihan penyedia
barang/jasa (untuk panitia pengadaan)
„ Menyusun standar kontrak pengadaan
barang/jasa pemerintah (untuk panitia
pengadaan & penyedia barang/jasa)
 Standarisasi layanan
Perolehan sertifikasi ISO 9001 :
2000 Quality Management
System (QMS) untuk
Sekretariat Layanan e-
Procurement di tahun 2005

Perolehan sertifikasi ISO 27001

: 2005 Information Security
Management System (ISMS)
untuk Sekretariat Layanan e-
Procurement di tahun 2007
 Hasil – Hasil dan manfaat
yang telah diperoleh
„ Terjadi efisiensi :
- thd biaya proses s/d 80% (krn kertas kerja terkurangi)
- thd penawaran antara 20%-25%
„ Mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam
proses pengadaan barang/jasa, shg paket – paket
proyek berjalan relatif lebih tepat waktu (proyek
lanjutan/luncuran menurun), layanan publik terjaga
„ Panitia Pengadaan dapat melakukan evaluasi kualifikasi
dan evaluasi penawaran dengan cepat dan akurat
„ Memberikan respon yang cepat terhadap pertanyaan
serta klarifikasi selama proses lelang
 Hasil – Hasil dan manfaat
yang telah diperoleh
„ Mengurangi personil yang terlibat dalam
penerimaan, pencatatan, maupun
pendistribusian persyaratan administrasi lelang
„ Memperbaiki rantai audit dalam rangka
transparansi dan menilai integritas pihak – pihak
yang terkait proses lelang (akuntabilitas
terjaga)
„ Masyarakat bisa awasi pekerjaan, karena
spesifikasi teknis pekerjaan dpt di-download dari
situs (rasa memiliki timbul & partisipasi bisa
meningkat)
 Hasil – Hasil dan manfaat
yang telah diperoleh
Menyediakan kesempatan kerja yang luas bagi
penyedia barang/jasa kategori kecil
Grafik Pemenang Lelang e-Procurement TA 2004
Berdasarkan Klasifikasi Kekayaan Bersih K1 - K2
500
471
450

400

350

300
Quantity

250

200

150
142

100 76.75
50 35.48

0
K2 K1
Jumlah Kali Menang
Klasifikasi
Nilai Kontrak ( Dlm M )
 Statistik
Grafik Pemenang Lelang e-Procurement TA 2004
Berdasarkan Klasifikasi Kekayaan Bersih K - M&B
700 Grafik Prosentase Klasifikasi Perusahaan Pemenang
613 Lelang e-Procurement TA 2004
600
6%
3%
500

400
Q u a n tit y

20%
300

200
112.24
100 70.62
48

0 - Klasifikasi K2
K M&B 71%
Jumlah Kali Menang - Klasifikasi K1
Kualifikasi
Nilai Kontrak ( Dlm M ) - Klasifikasi M
- Klasifikasi B
 Issue proteksi perusahaan
lokal/daerah
Perusahaan Jumlah Prosentase
Pemenang
Domisili dari 380 96,45%
Surabaya
Domisili luar 14 3,55%
Surabaya

CATATAN : 1. Data Pelaksanaan e-Procurement 2004

2. Paket pek pemenang luar Surabaya tak ada
yang jasa konstruksi (pemasokan barang & jasa
konsultansi)
 Pengembangan
selanjutnya ?
GOVERNMENT RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM

GRMS
GRMS
 ide awal ?
„ Benchmark dari ERP (Enterprise Resource
Planning), software paling ngetop saat ini
„ Bgmn definisinya ? “It attempts to
integrate all departments and functions
across a company onto a single computer
system that can serve all those different
departments' particular needs”.
http://www.businessranks.com/erp.htm
 Keuntungan pakai erp
di sektor privat
(http://id.wikipedia.org/wiki/ERP)

Keuntungan yg bisa diukur

efisiensi „ Penurunan inventori
„ Penurunan tenaga kerja secara total
„ Penurunan waktu yang di butuhkan
untuk mendapatkan informasi
efektifitas „ Peningkatan service level

„ Peningkatan kontrol keuangan

enterprise resource planning

transformasi ke sektor publik menjadi….

 Apakah SiMaSDaP/ GRMS itu ?

Semacam ERP ala Pemerintah Daerah (sektor publik)

“Government Resources Management System”
Sistem pengelolaan sumber daya pemerintahan yang
terintegrasi dari aktifitas birokrasi hulu s/d hilir (dalam
konteks belanja) yang telah dikembangkan oleh
Pemerintah Kota Surabaya dalam rangka menunjang
pengelolaan keuangan daerah.
PENDAPATAN BELANJA
 GRMS
eCity biaya ter-standar,
Planning konsolidasi data &
kecepatan, BSC
1 eBudgeting
Penganggaran detail &
reward & basis kinerja ketepatan
motivation ePerformance eProject rencana
Pengukuran Planning
Perencanaan detail
kinerja kegiatan
2

eControlling eProcurement
Pengendalian
controll output & jadwal Pengadaan
progress
eDelivery transparan &
Administrasi kontrak efisiensi
akurasi kontrak, cut rantai dan keuangan
birokrasi & data up date riel
time by activity
Keuntungan implementasi GRMS
efisiensi
„ Biaya terstandar
„ Harga pengadaan baik (turun
bertanggung jawab)
„ Detail rencana diketahui antar
efektifitas

lini, pengendalian kuat

„ Akurasi kontrak & adm keu
Transparan &
akuntabel „ Transparan & Cut birokrasi
leadership
„ Motivasi kerja tinggi
 eBudgeting
Key word : biaya ter-standar, konsolidasi data & kecepatan

survey data harga pasar

u/ barang/jasa publik (1)
- SHSD
standar nasional indonesia - HSPK
(SNI) u/ analisa harga satuan - ASB
Pekerjaan konstruksi (2) satker mengerjakan usulan
anggaran dari kantor
e-Budgeting masing2, satker ambil data
Study historical baseline harga ber-id (bukan ngisi
u/ analisa standar belanja (3) angka), satker ambil lokasi
Proses
kegiatan/proyek ber-id (bukan
Penyusunan nulis)
APBD

APBD
eCity
Planning
Bank data
usulan proyek (musrenbang),
Alokasi &
lokasi proyek ber-id
basis GIS 5 th terakhir
 eProject Planning
Key word : detail & ketepatan rencana

APBD DPA
Kontrak
Kinerja

e-Project
e-Budgeting
Planning

Tanda tgn Ka. Satker

dengan Walikota sbg
-Renc.Pelaksanaan Komitmen wujudkan output
Kegatan
-Renc.Penyerapan APBD/DPA sesuai teknis
-Renc.Pemilihan perencanaan yg dibuatnya
Penyedia B/J
sendiri

Dgn rentang kendali seluas Walikota dgn anggaran 4 Triliun lebih

bisa tahu detail apa yang akan dilakukan staf – staf satker thd
anggaran tersebut
 eProcurement
key word : transparan & efisiensi

ISO 9001 : 2000 QMS

Proc Unit ISO 27001 : 2005 ISMS

Proses
Perencana
Ngejar Satker Pengadaan buat DED
Cek u/ up load dokumen Barang/Jasa
lelang
PPKm rujuk
e-Project e-Procurement kinerja rekanan
Planning
System
saat penetapan

e-Sourcing
vendor hulu, isi data mandiri by Standar Teknis
distributor, Web, info : contact,
Brg/Jasa Publik &
list kinerja
agen produk/jasa, kapasitas, penyedia brg/jasa
u/ support e-Performance
price, image SCM4PS
serta katalog

Infrastruktur kunci
publik
(digital signature)

L - CA
 eDelivery
key word : akurasi kontrak, cut rantai birokrasi & data up date
riel time by activity

Pendampingan penyusunan e-Contracting

Pembuatan Kontraktor/
standar kontrak dgn ahli hukum Kontrak dgn supplier
Kontrak Perguruan Tinggi Standar Kontrak

e-Procurement
e-Delivery
System
Kondisi & progress
lapangan
Cetak doc Proses Pencairan
Dari eDev Keuangan Report 1
progress
fisik by web
DPPK-Kasda (angka + image)
Persetujuan
Verifikasi 2
PPKm
pengawas
by web 3
by web
 BAGAN ALUR PROSES PERENCANAAN, PELAKSANAAN,
PENGENDALIAN & MONEV KEGIATAN/ PROYEK
MELALUI GRMS DI PEMKOT SURABAYA
Hasil Kegiatan dr staf
masing-masing
PA, KPA, PPTK
ISO 9001 : 2000 QMS dibandingkan Pengelola keg
ISO 27001 : 2005 ISMS dgn Renc.
e-Contracting e-Project Planning,
permasalahan
Data Perenc &
Pembuatan Pelaksanaan
- SHSD Proses dijaring by sms
Kontrak dgn Tugas Personil
- HSPK Pengadaan gateway,
Standar penjelasan SKPD by (by BSC) connect
- ASB Barang/Jasa
Kontrak WEB` SIMPEG

e-Project e-Procurement
e-Budgeting e-Delivery e-Controlling e-Performance
Planning System

Proses -Renc.Pelaksanaan e-Sourcing Proses Pengukuran Pengukuran Kinerja

Kegatan Standar Teknis Pencairan Kinerja personil Instansional:
Penyusunan
Brg/Jasa Publik Keuangan 1. Target & Realisasi
APBD -Renc.Penyerapan
2. Ketepatan Waktu
-Renc.Pemilihan & list kinerja
3. Efisiensi Anggaran
Penyedia B/J penyedia Score Kinerja Catatan : form LAKIP
brg/jasa DPPK-Kasda personil
eCity u/ support
Bank data SCM4PS
Planning
usulan proyek, Tambahan
Alokasi & Infrastruktur kunci publik Penhasilan Score Kinerja
lokasi proyek ber-id (digital signature)
instansional
basis GIS 5 th terakhir Kinerja vendor
L - CA
FEED BACK
HAKI & PENGHARGAAN GRMS
 Terima kasih
mohon maaf jika ada khilaf
dan perkataan yang kurang sopan

AGUS IMAM SONHAJI, ST, MMT

KEPALA BAGIAN BINA PROGRAM
PEMERINTAH KOTA SURABAYA

sonhaji@surabaya-eproc.or.id
aisonhaji.wordpress.com