T HE W E D D I NG F A I R

“Enchanted Garden”

PROPOSAL PENAWARAN KERJASAMA

WEDDING FAIR
“Enchanted Garden”
Jumat, Sabtu dan Minggu, 24-26 November 2017

BACKGROUND

Pernikahan adalah suatu momen atau peristiwa yang sangat penting bagi
pengantin. Dalam melaksanakan acara atau upacara pernikahan biasanya dibantu oleh
vendor-vendor pernikahan. Sebuah acara pernikahan tidak akan berjalan dengan baik
tanpa dukungan vendor-vendor yang berkualitas. Dibutuhkan referensi yang terpercaya
dan informatif dalam memilih vendor untuk membantu pelaksanaan acara atau upacara
pernikahan.

Wedding Fair dapat menjadi media yang tepat dalam menjembatani kebutuhan
para calon pengantin dengan vendor-vendor wedding. Wedding Fair ini menghadirkan
vendor-vendor wedding di Malang Raya yang berkualitas dan terpercaya.

Wedding Fair juga merupakan one stop shopping event untuk memudahkan calon
pengantin dalam mempersiapkan pernikahan. Wedding Fair ini juga menjembatani calon
pengantin untuk dapat bertanya maupun berkonsultasi kepada vendor-vendor yang ada
untuk membantu pelaksanaan pernikahan.
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

KONSEP ACARA
Wedding Fair bertajuk “Enchanted Garden” adalah pameran produk dan
layanan pesta pernikahan yang akan diadakan di Malang dan mengusung konsep Rustic
Wedding, yaitu pernikahan dengan tema hutan atau taman yang biasanya diadakan di
luar ruangan (outdoor). Acara ini akan diadakan selama 3 hari berturut-turut di Hotel
Santika Premiere Malang dan akan memamerkan keunggulan berbagai macam vendor di
Kota Malang.

Acara ini akan menjadi wadah pertemuan bagi calon konsumen dan para vendor.
Semua vendor yang mengikuti Wedding Fair dapat menawarkan jasa dan memamerkan
produk yang dimiliki kepada calon konsumen. Dalam Wedding Fair ini, setiap vendor
akan mendapatkan stand-stand pameran yang diharapkan dapat didekorasi sebaik
mungkin oleh masing-masing vendor.

Hari pertama, Wedding Fair akan dibuka dengan Java Wedding Ceremony
Workshop yaitu workshop tentang upacara pernikahan dengan menggunakan adat Jawa,
baik tentang prosesi, susunan acara, filosofi dan tata rias. Dalam workshop ini juga akan
diadakan pelatihan teknik dasar/public speaking untuk umum.

Workshop ini akan menjadi media pembelajaran untuk peserta dalam mengetahui
dan memahami bagaimana proses upacara pernikahan adat Jawa beserta tata riasnya.
Selain itu juga peserta dapat mengetahui secara riil prosesi upacara pernikahan adat
Jawa tersebut. Akan ada pelatihan teknik dasar/public speaking dan entertainment yang
diberikan selama workshop.

Grand Opening akan dimulai pada sore hari dengan penuh kejutan dan magical,
sesuai dengan tema Enchanted. Selama acara berlangsung, pengunjung dan calon
konsumen dapat berkeliling dan berinteraksi dengan para vendor yang mengikuti
Wedding Fair.

Adapun perlombaan yang akan digelar dalam Wedding Fair ini, yaitu (1) Couple
Photo Contest dan (2) Seminar Relationship yang akan dilaksanakan pada hari kedua; (3)
Make Up Artist for Beginners Competition dengan tema “Enchanted Beauty” pada hari
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

terakhir. Acara perlombaan ini diharapkan dapat memeriahkan acara serta

mengembangkan bakat dan potensi yang dimiliki setiap peserta lomba.

Acara yang tidak bisa dilewatkan setiap harinya dalam Wedding Fair ini adalah
Fashion Show. Fashion Show diadakan satu kali setiap harinya pada prime time, sehingga
memungkinkan menjangkau lebih banyak pengunjung.

Closing Ceremony akan dilaksanakan pada malam hari terakhir Wedding Fair
dengan magical dan penuh kejutan. Akan ada penampilan dari entertainer berkualitas
dan berpengalaman, dan tak lupa Guest Star yang turut hadir memeriahkan Closing
Ceremony Wedding Fair ini. Pengunjung dan peserta Wedding Fair akan menyaksikan
video recap berisikan momen-momen tak terlupakan dari acara yang telah diadakan
selama 3 hari.

Closing Ceremony juga akan diisi dengan pengumuman dan pemberian hadiah
untuk pemenang dari lomba-lomba yang telah diadakan.
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

PESERTA WEDDING FAIR

1. Bridal House 7. MC
2. Fashion Designer 8. Entertainment
3. Make Up Artist 9. Pengrajin Souvenir dan Mahar
4. Sanggar Rias dan Busana 10. Percetakan Undangan
Pengantin 11. Travel Agency
5. Dekorasi 12. Jewelry
6. Fotografer dan Videografer

TARGET PENGUNJUNG WEDDING FAIR

Target Jumlah Pengunjung :

± 3.000 pengunjung selama 3 hari pameran

Biaya masuk :

Free of Charge (gratis)

 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

SUSUNAN ACARA

Tanggal Waktu Kegiatan

23 November 2017 Loading In Peserta Wedding Fair

24 November 2017 10.00 Start

11.00 – 15.30 Java Wedding Ceremony
Workshop
16.00 - 17.30 Opening Ceremony
17.30 - 19.00 Break
19.00 - 21.00 Fashion Show
22.00 Closing

25 November 2017 10.00 Start

12.30 - 13.00 Music Performance
13.00 - 15.30 Couple Photo Contest
16.00 - 17.30 Seminar Relationship
17.30 - 19.00 Break
19.00 - 21.00 Fashion Show
22.00 Closing

26 November 2017 10.00 Start

11.00 - 12.00 Music Performance
13.00 - 16.30 Lomba MUA
16.00 - 17.30 Fashion Show
17.30 - 19.00 Break
19.00 - 22.00 Closing Ceremony
22.00 - Selesai Loading Out Stand Peserta
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

ANGGARAN DANA

No Item Size Qty Freq Unit Cost Total Cost

1 Permit
Balai Agung Majapahit
(Hotel Santika)
a. Permit

- Lingkungan area event 28x18 m 1 pax 3 days 60.000.000

- Keamanan & Kebersihan 5 person 3 days 100.000 1.500.000

- Dinas Perijinan & Kepolisian 2.500.000 2.500.000

b. Kesekretariatan

- Proposal 100 pax 15.000 1.500.000

2 Event Equipment
Main Stage

- Level Up 1 pax 3 days 1.500.000 4.500.000

- Decoration 9x3x3 m2 1 pax 3 days 20.000.000

Booth

- Backdrop 3 m 24 pax 3 days 10.000.000

Sound System :

- Main Stage 1 pax 3 days 4.000.000 12.000.000

Multimedia System
- Screen
- LCD Proyektor 2 pax 3 days
1.500.000 9.000.000
- Brodcast mixer

Lighting System 1 pax 3 days 2.500.000 7.500.000

3 Performer

MC 7 person 1 day 1.500.000 10.500.000

Band 6 band 1 day 3.000.000 18.000.000

Cabaret Show 1 group 1 day 2.500.000 2.500.000

Tradisional Dancer 1 group 1 day 2.500.000 2.500.000

Modern Dancer 1 group 1 day 2.500.000 2.500.000

Guest Star 1 group 1 day 65.000.000 65.000.000

4 Promotional Item

Baliho 1 pax 1 month 10.000.000 10.000.000

Banner/Spanduk 5 pax 2 weeks 500.000 5.000.000

Roll Banner 4 pax 400.000 1.600.000

Backdrop Photo Spot 1 pax 750.000 750.000

Booklet 1000 pax 10.000 10.000.000

 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

5 Others
a. Transportation

- (include Gasoline) 3 pax 5 days 500.000 7.500.000

b. Acomodation (room
hotels for crew) 5 pax 3 days 500.000 7.500.000

c. SPG (Registration) 3 person 3 days 250.000 2.250.000

d. Meals (Officer) 15 person 15 times 25.000 5.625.000

e. HT 15 pcs 3 days 25.000 1.125.000

f. Dokumentasi Foto dan
Video 1 pax 3 days 3.500.000 10.500.000

Total 291.350.000
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

RENCANA PROMOSI EVENT

Media Cetak : Kompas Gramedia

Radar Malang

Malang Post

Media Elektronik : Kalimaya FM

Kencana FM

Kosmonita FM

Elfara FM

M FM

RRI FM

Media Sosial : Facebook, Twitter, Instagram, dll

Lain-lain : Flyer

Baliho

Banner

Spanduk
T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

LAYOUT VENUE
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

KONTRAPRESTASI SPONSORSHIP
Panitia pelaksana dengan ini memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk
turut berpartisipasi menjadi sponsor. Perusahaan dapat memanfaatkan event ini sebagai
sarana promosi dengan harapan akan tercipta ikatan dan keuntungan bagi kedua belah
pihak, baik perusahaan maupun panitia.

Adapun bentuk penawaran sponsorship yang ditetapkan sebagai berikut :

DIAMOND SPONSORSHIP
Panitia kegiatan menawarkan kepada perusahaan/instansi/lembaga untuk
berpartisipasi sebagai sponsor diamond dengan ketentuan sebagai berikut :
 Sponsor memberikan bantuan operasional sebesar 100% dari anggaran biaya yang
diajukan.
 Panitia tidak berhak mencari sponsor lain.
 Segala bentuk perjanjian biaya dan pajak publikasi ditanggung oleh sponsor.

Panitia bersedia memberikan kontraprestasi sebagai berikut :

1. Sponsor berhak memasukkan nama perusahaan/instansi/lembaga ke dalam nama
kegiatan “with (nama sponsor)”.
2. Logo dan nama sponsor dicantumkan di seluruh spanduk, flyer, dan poster yang
dibuat dengan luas 40% dari sebagian spanduk, flyer, dan poster.
3. Logo dan nama sponsor disertakan di seluruh bentuk promosi baik media
elektronik maupun media cetak.
4. Logo dan nama sponsor akan disertakan dalam background acara dan kaos
panitia.
5. Logo dan nama sponsor disertakan dalam bumper acara.
6. Logo sponsor disertakan pada sertifikat partisipan Wedding Fair dan Workshop
rangkaian acara Wedding Fair.
7. Sponsor berhak mendapatkan pemutaran video perusahaan/instansi/lembaga
ketika acara berlangsung.
8. Sponsor berhak mengadakan doorprize produknya.
9. Sponsor berhak memasang umbul-umbul di arena kegiatan.
10. Panitia menyediakan satu stand promosi kepada pihak sponsor.
11. Ad-lips dan penjelasan sponsor atau produk sponsor oleh MC.
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

Keuntungan yang didapat oleh pihak sponsor adalah dapat sekaligus melakukan
promosi produknya kepada masyarakat melalui event Wedding Fair.

GOLD SPONSORSHIP
Panitia kegiatan menawarkan kepada perusahaan/instansi/lembaga untuk
berpartisipasi sebagai sponsor gold dengan ketentuan sebagai berikut :

 Sponsor memberikan bantuan operasional sebesar 75% dari anggaran biaya yang
diajukan.
 Panitia berhak mencari sponsor lain yang tidak sejenis dengan produknya.
 Segala bentuk perjanjian biaya dan pajak publikasi ditanggung oleh sponsor.

Panitia bersedia memberikan kontraprestasi sebagi berikut :

1. Logo dan nama sponsor disertakan diseluruh spanduk, flyer, dan poster yang
dibuat dengan luas 30% dari bagian spanduk, flyer, dan poster.
2. Logo dan nama sponsor disertakan diseluruh bentuk promosi baik media
elektronik maupun media cetak.
3. Logo dan nama sponsor akan disertakan dalam background acara.
4. Logo dan nama sponsor disertakan dalam bumper acara.
5. Logo sponsor disertakan pada sertifikat partisipan Wedding Fair dan Workshop
rangkaian acara Wedding Fair.
6. Sponsor berhak mendapatkan pemutaran video perusahaan/instansi/lembaga
ketika acara berlangsung.
7. Sponsor berhak mengadakan doorprize produknya.
8. Sponsor berhak memasang umbul-umbul di arena kegiatan.
9. Ad-lips dan penjelasan sponsor atau produk sponsor oleh MC.

SILVER SPONSORSHIP

Panitia pelaksana menawarkan kepada Perusahaan/Instansi/Lembaga untuk turut

berpartisipasi sebagai sponsor silver dengan kontraprestasi sebagai berikut:

 Sponsor memberikan bantuan operasional sebesar 50% dari anggaran biaya yang
diajukan.
 Panitia berhak mencari sponsor lain yang tidak sejenis dengan produknya.
 Segala bentuk perjanjian biaya dan pajak publikasi ditanggung oleh sponsor.
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

Panitia bersedia memberikan kontraprestasi sebagi berikut :

1. Logo dan nama sponsor disertakan dalam seluruh spanduk, flyer, dan poster
dengan luas 20% dari bagian spanduk, flyer, dan poster.
2. Logo dan nama sponsor disertakan di seluruh bentuk promosi baik media
elektronik maupun media cetak.
3. Logo dan nama sponsor disertakan dalam background acara.
4. Logo dan nama sponsor disertakan dalam bumper acara.
5. Logo sponsor disertakan pada sertifikat partisipan Wedding Fair dan Workshop
rangkaian acara Wedding Fair.
6. Sponsor berhak mengadakan doorprize produknya.
7. Ad-lips sponsor oleh MC.

BRONZE SPONSORSHIP
Panitia pelaksana menawarkan kepada Perusahaan/Instansi/Lembaga untuk turut
berpartisipasi sebagai sponsor bronze dengan kontraprestasi sebagai berikut:

 Sponsor memberikan bantuan operasional sebesar 25% dari anggaran biaya yang
diajukan.
 Panitia berhak mencari sponsor lain yang tidak sejenis dengan produknya.
 Segala bentuk perjanjian biaya dan pajak publikasi ditanggung oleh sponsor.

Panitia bersedia memberikan kontraprestasi sebagi berikut :

1. Logo dan nama sponsor disertakan dalam seluruh spanduk, flyer, dan poster
dengan luas 10% dari bagian spanduk, flyer, dan poster.
2. Logo dan nama sponsor disertakan di seluruh bentuk promosi baik media
elektronik maupun media cetak.
3. Logo dan nama sponsor disertakan dalam background acara.
4. Logo dan nama sponsor disertakan dalam bumper acara.
5. Sponsor berhak mengadakan doorprize produknya.
6. Ad-lips sponsor oleh MC.

SPONSOR LAIN-LAIN
Sponsor lain-lain merupakan sponsor yang tidak termasuk pada jenis sponsor
yang tersebut di atas. Sponsor lain-lain adalah sponsor yang berdiri sendiri dengan
memberikan bantuan berupa pemenuhan item-item perlengkapan yang dibutuhkan
selama acara. Hal lain yang berkaitan dengan teknis pelaksanaan dapat dikoordinasikan
selanjutnya dengan panitia.
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

SURAT PERJANJIAN SPONSORSHIP

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : …………………………………………………………………………….

Jabatan : …………………………………………………………………………….

Instansi : …………………………………………………………………………….

Alamat : …………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………….

Bertindak untuk dan atas nama instansi / perusahaan / lembaga, selanjutnya

disebut pihak I

Nama : …………………………………………………………………………….

Jabatan : …………………………………………………………………………….

Instansi : …………………………………………………………………………….

Alamat : …………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………….

Bertindak untuk dan atas nama panitia pelaksana WEDDING FAIR “Enchanted
Garden”, selanjutnya disebut pihak II.

Pada hari ini ..................., tanggal ........, bulan …….............., tahun ……………
telah sepakat untuk mengadakan hubungan kerjasama dalam rangka ikut mendukung
penyelenggaraan kegiatan pelaksana WEDDING FAIR “Enchanted Garden” yang akan
diadakan di Hotel Santika Premiere Malang dengan kesepakatan sebagai berikut:

1. Pihak I bersedia mendukung pihak II sebagai : (beri tanda x)

a) Diamond Sponsorship
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

b) Gold Sponsosrship
c) Silver Sponsorship
d) Bronze Sponsorship
e) Sponsor Lain-lain
2. Dukungan dalam bentuk :
a. Produk Perusahaan berupa ..........…..................................
Sebanyak ................ buah/unit.
b. Hadiah/merchandise berupa ............................................
Sebanyak ................ buah/unit.
c. Dana/ uang tunai sebesar Rp .........……………………………………
(terbilang
...................................................................................................................)
d. Lain-lain........................................................................
Sebanyak........................buah/unit
3. Atas ketersediaan pihak I pada butir (1), pihak II memberikan fasilitas sesuai dengan
bentuk Sponsorship tersebut di atas.
4. Seluruh bentuk partisipasi dari pihak I harus: tidak mengandung SARA, punya daya
guna dan tidak mengandung zat-zat yang berbahaya bagi manusia
5. Pihak II berhak memeriksa dan meneliti tentang bentuk partisipasi dari pihak I.
6. Pihak II tidak bertanggung jawab terhadap kualitas dan keamanan produk - produk
di luar yang telah dikonfirmasikan oleh pihak I melalui surat perjanjian ini.
7. Surat perjanjian ini berlaku hingga hari…………, tanggal…,
bulan…….……….…,tahun…….
8. Hal-hal yang belum tercantum dalam surat perjanjian ini akan dimusyawarahkan
oleh kedua belah pihak hingga dicapai kesepakatan.

Pihak I Pihak II

(…………………………...……………) (……………………………………….)
 T HE W E D D I NG F A I R
“Enchanted Garden”

KONTAK:

Sido Rabi Wedding Organizer Santika Premiere Hotel Malang

Ruko Pandanwangi Park No. 2, Jl. Let.Jend. Sutoyo No. 79, Malang
Blimbing, Malang 65141 65141

E-mail: E-mail:
sidorabiweddingorganizer@gmail.com erwinda@malangpremiere.santika.com

Instagram:
@enchantedgarden_wedding

Contact Person:
Rendi - Sido Rabi Wedding Organizer Winda - Santika Premiere Hotel Malang
0821 4280 3308 (WA) 089 70 370 068
0811 333 8080 (Call)