LECTURE NOTES

ISYS6300
Business Process Fundamental

Week ke - 2

Database Concept

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 LEARNING OUTCOMES

1. Menjelaskan konsep informasi, kebutuhan informasi, penggunaan informasi untuk

organisasi, proses bisnis, siklus akuntansi dan hubungannya dengan proses bisnis di dalam
organisasi.

2. Menjelaskan hubungan proses bisnis dan aktivitas bisnis, peristiwa operasi, peristiwa
informasi dan peristiwa keputusan / manajemen, dan pemodelan REA.

OUTLINE MATERI :

1. Konsep database

2. Pemodelan dengan Entity-Relationship Diagram (ERD)

3. Pemodelan proses bisnis dengan REA

4. Perbedaan pemodelan REA dengan ER

5. Data Model REA

6. Cara membuat diagram REA

7. Penggunaan diagram REA

8. Keuntungan menggunakan diagram REA

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 ISI MATERI

1. Konsep database

Database adalah satu kumpulan file data yang saling terkait, dan terkoordinir secara terpusat
yang disimpan dengan redundansi data sekecil mungkin.

Menurut Connoly dan Begg (2010, p65), database adalah kumpulan data yang saling
berhubungan secara logikal serta deskripsi dari data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan informasi suatu organisasi. Menurut Kroenke dan Auer (2010, p8), database adalah
kumpulan data yang saling berhubungan dan struktur lainnya. Dari definisi di atas dapat
disimpulkan bahwa database adalah suatu tempat penyimpanan data yang saling berhubungan
dan struktur lainya beserta dengan deskripsi data tersebut yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan informasi.

Data disimpan dalam struktur tertentu di dalam database, seperti contoh pada gambar 1 dibawah
ini.

ISYS6295 – Management Information System

 Database

File File File

Customer Sales Inventory

Record 1000:
Record 1: Record 2: Record 3:
Customer
Customer 1 Customer 2 Customer 3
1000

Field 2:
Field 1: Field 3: Field 4: Field 5:
Nama
Customer ID Alamat Kota Propinsi
Customer

Gambar 1 Susunan struktur penyimpanan dalam suatu database. (Sumber : Accounting Information System,
Romney, 2018. Hal. 111)

Database management system (DBMS) adalah program yang mengelola dan mengontrol data
dan antarmuka antara data dan program aplikasi yang menggunakan data yang disimpan dalam
database.

Sistem database adalah database, DBMS, dan aplikasi program yang mengakses database
melalui DBMS.

Database administrator (DBA) - Orang yang bertanggung jawab untuk mengoordinasikan,

mengendalikan, dan mengelola database.

Data Warehouse adalah database yang sangat besar yang berisi perincian dan meringkas data
selama beberapa tahun yang digunakan untuk analisis daripada pemrosesan transaksi.

Business Intelligence adalah aktivitas menganalisis data dalam jumlah besar untuk pengambilan
keputusan strategis.

Data Mining adalah aktivitas menggunakan analisis statistik canggih untuk "menemukan"
hubungan yang tidak diduga dalam data.

Berikut ini adalah beberapa keuntungan dari memakai database :

1. Integrasi data. File master digabungkan menjadi “kumpulan” data yang besar yang
dapat diakses oleh banyak program aplikasi.
2

ISYS6295 – Management Information System

 2. Berbagi data. Data terintegrasi lebih mudah dibagikan diantara pengguna yang
berwenang. Database mudah di-browse untuk meneliti masalah atau mendapatkan
informasi terperinci yang mendasari laporan.

3. Meminimalkan redundansi data dan inkonsistensi data. Karena item data biasanya
disimpan hanya sekali, redundansi data dan inkonsistensi data diminimalkan.

4. Kemandirian data. Karena data dan program yang menggunakannya saling independen,
masing-masing dapat diubah tanpa mengubah yang lain. Ini memfasilitasi pemrograman
dan menyederhanakan manajemen data.

5. Analisis lintas fungsional. Dalam sistem basis data, hubungan, seperti hubungan antara
biaya penjualan dan kampanye promosi, dapat secara eksplisit didefinisikan dan
digunakan dalam penyusunan laporan manajemen.

2. Pemodelan dengan Entity-Relationship Diagram (ERD)

Notasi Chen

Notasi ini diciptakan oleh Peter Chen dan dipublikasikan dalam sebuah paper pada tahun 1976.
Penggambaran entitas dalam notasi ini direpresentasikan dengan kotak yang terhubung dengan
satu atau lebih atribut yang diwakili dengan simbol elips. Hubungan antar entitas diwakili oleh
garis dan diamond. Pada bab ini kita mempelajari kedua notasi tersebut (crow’s foot dan chen)
untuk membuat pemodelan ER.

Diagram entity-relationship (E-R) adalah penggambaran grafis dari konten basis data yang
menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan penting di antara mereka.

Entitas (entity) adalah segala sesuatu yang ingin dikumpulkan dan disimpan oleh suatu
organisasi. Entitas direpresentasikan dengan bentuk persegi panjang.

Siswa Sekolah Guru

Atribut mewakili satu elemen dari entitas, direpresentasikan dengan bentuk elips.

ISYS6295 – Management Information System

Atribut komposit merupakan atribut yang terdiri dari kombinasi dua atau lebih elemen.
(Contoh: Nama, terdiri dari Nama Depan dan Nama Belakang)

Atribut multi nilai merupakan atribut yang bisa menampung banyak nilai, direpresentasikan
dengan bentuk elips yang berbatas ganda. (Contoh: Nomor Telepon)

Atribut turunan merupakan atribut yang berasal dari perhitungan yang menggunakan nilai
atribut lainnya, direpresentasikan dengan bentuk elips yang berbatas putus-putus. (Contoh: Usia)

Gambar 2 Entitas dan Atribut.

Hubungan biner adalah hubungan yang melibatkan dua entitas.

Kardinalitas adalah jumlah penciptaan dari suatu entitas dari suatu relasi yang dapat dikaitkan
dengan relasi tersebut. Notasi kardinalitas dapat dilihat pada gambar 3 dibawah ini, notasi ini
juga berlaku pada diagram REA yang kita konversi ke ERD.

ISYS6295 – Management Information System

 Gambar 3 Daftar notasi kardinalitas. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 562)

Terdapat empat macam hubungan dalam ERD :

a. One-to-one

Gambar 4 Relasi one-to-one.

b. One-to-many

Gambar 5 Relasi one-to-many.

c. Many-to-one
5

ISYS6295 – Management Information System

 Gambar 6 Relasi many-to-one.

d. Many-to-many

Gambar 7 Relasi many-to-many.

Notasi Crow’s Foot

Dalam pemodelan ERD, banyak dipakai notasi kaki gagak atau crow’s foot. Notasi ini pertama
kali diperkenalkan oleh Gordon Everest pada tahun 1976. Kemudian dikembangkan oleh Richard
Barker, yang selanjutnya saat pindah ke Oracle membawa notasi tersebut ke dalam tool desain
yang dibangun oleh Oracle, sehingga semakin banyak orang mengenal notasi tersebut. Notasi
crow’s foot mewakili entitas sebagai kotak, dan hubungan sebagai garis antara kotak. Bentuk
berbeda di ujung garis-garis ini mewakili kardinalitas relatif dari hubungan tersebut.

Contoh-contoh hubungan dan kardinalitas (dalam notasi crow’s foot) :

NOTASI ARTI CONTOH

Hubungan

Satu

ISYS6295 – Management Information System

 Banyak

Satu dan
hanya satu

Nol atau
satu

Satu atau
banyak

Nol atau
banyak

3. Pemodelan proses bisnis dengan REA

REA adalah sebuah model bagaimana sistem akuntansi dapat direkayasa ulang menggunakan
komputer. REA pada awalnya diajukan pada tahun 1982 oleh William E. McCarthy sebagai
model akuntansi umum, dan berisi konsep sumber daya, kejadian dan agen (McCarthy 1982).

Dalam pemodelan REA dikenal konsep sebagai berikut :

 Resources atau sumber daya adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomis bagi
organisasi.

 Event atau peristiwa adalah berbagai kegiatan bisnis yang ingin dikumpulkan oleh
manajemen untuk tujuan perencanaan atau pengendalian.

Event dapat dibedakan menjadi 2 (dua) tipe, yaitu ekonomis dan pendukung.

o Ekonomis atau economic adalah suatu kegiatan yang melibatkan kegiatan

transaksi yang dapat meningkatkan dan menyusutkan sumber daya

o Pendukung atau support adalah kegiatan yang tidak melibatkan kegiatan

ekonomi / transaksi yang bisa mengurangi atau menambah sumber daya. Contoh
kegiatannya : pengendalian, pengelolaan, perawatan, dll.

ISYS6295 – Management Information System

 Dalam konsep give-to-get dikenal dua macam event yaitu :

o Give event, memberikan sesuatu.

o Get event, mendapatkan sesuatu.

 Agent atau agen adalah orang-orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam acara dan
tentang siapa informasi yang diinginkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan
evaluasi.

Agent dalam hal ini terdiri dari dua kategori :

o Internal Agent, merupakan bagian atau anggota dari organisasi. Contoh :

karyawan, kasir, sales.

o External Agent, bukan merupakan bagian atau anggota organisasi. Contoh :

pelanggan, suplier.

Contoh diagram REA sederhana dapat dilihat pada gambar 7.

4. Perbedaan pemodelan REA dengan ER

 ERD melihat dari 1 kelas atau objek atau entitas data, sedangkan REA, terdiri dari 3
komponen (Resource, Event, Agent) dan hanya melihat data yang terlibat.

 ERD ditentukan secara kardinalitas asosiasinya, tidak mempedulikasn urutan.

 REA melihat hubungan dan mengikuti langkah demi langkah Resource => Event =>
Agent.

 ERD bersifat statik, REA bersifat kronologis, melihat urutan dari prosesnya, ERD statik
tidak perlu urutan kronologis.

 ERD menggunakan kata benda. REA menggunakan kata benda dan kata kerja.

ISYS6295 – Management Information System

 Gambar 8 Contoh diagram REA sederhana.

5. Data Model REA

Data modeling atau pemodelan data adalah proses pendefinisian dari sebuah database sehingga
mewakili semua aspek dalam organisasi, termasuk interaksi dengan pihak luar. Model data REA
adalah perangkat pemodelan konseptual yang khususnya didesain untuk menyediakan struktur
guna mendesain database dan sistem informasi akuntansi. Model data REA menyediakan
struktur dengan cara: Mengidentifikasi apakah kesatuan-kesatuan harus dimasukkan dalam
database SIA atau dengan penjabaran bagaimana membuat struktur hubungan diantara kesatuan-
kesatuan dalam database.

Dalam membuat diagram REA terdapat pedoman sebagai berikut:

a. Setiap event terkait dengan setidaknya resources yang mempengaruhi.

b. Setiap event terhubung dengan setidaknya satu event lainnya.

c. Setiap event terhubung dengan setidaknya dua agent yang berpartisipasi.

ISYS6295 – Management Information System

Poin (b) diatas seringkali disebut sebagai dualitas ekonomis atau pasangan give-to-get, jadi
untuk setiap event yang terjadi pasti memiliki event pasangannya. Hal ini juga merefleksikan
aktivitas debet-kredit di dalam sistem akunting.

10

ISYS6295 – Management Information System

Kaitannya dengan siklus akunting bisa dilihat dari diagram di bawah ini :

Gambar 9 Dualitas ekonomis atau give-to-get dari siklus akunting. (Sumber : Accounting Information System,
Romney, 2018. Hal. 558)

11

ISYS6295 – Management Information System

 Gambar 10 Contoh diagram REA untuk event sederhana lengkap dengan keterangannya.

6. Cara membuat diagram REA

Mengembangkan diagram REA untuk siklus bisnis tertentu terdiri dari tiga langkah berikut:

[1] Identifikasi kejadian-kejadian yang informasinya dibutuhkan oleh manajemen.

[2] Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap peristiwa dan agen yang
berpartisipasi di dalam kejadian atau peristiwa atau aktivitas tersebut.

[3] Tentukan kardinalitas masing-masing hubungan.

7. Penggunaan diagram REA

Berikut ini adalah langkah-langkah penggunaan diagram REA dalam kasus nyata :

[1] Mengidentifikasi event yang terjadi.

12

ISYS6295 – Management Information System

 Contoh yang kita pakai kali ini adalah siklus pendapatan (revenue cycle) dalam suatu
perusahaan. Berikut adalah events umum yang teridentifikasi untuk siklus pemasukan
tersebut.

Gambar 11 Rangkaian event pada revenue cycle.

[2] Mengidentifikasi sumber daya yang terlibat.

Mendata sumber daya yang digunakan untuk kegiatan operasi perusahaan. Masing-
masing kegiatan harus saling berhubungan setidaknya dengan satu sumber daya, seperti
kejadian ekonomi yang berefek pada sumber daya.

[3] Mengidentifikasi agent yang terlibat.

Setiap kejadian ekonomi yang berada di dalam diagram REA terasosiasi dengan
setidaknya dua agent yaitu:

- Satu internal agent

- Satu eksternal agent

Sangat memungkinkan untuk memiliki satu agen internal saat tidak terjadi perubahan
dalam proses manufaktur internal.

13

ISYS6295 – Management Information System

 Gambar 12 Identifikasi Resource dan Agent.

[4] Menentukan Asosiasi dan Kardinalitas Entitas:

 Asosiasi => Mencerminkan sifat dari hubungan antara dua entitas.

Diwakili oleh garis berlabel menghubungkan entitas.

 Kardinalitas => Tingkat hubungan antara entitas.

Menjelaskan jumlah kemungkinan kejadian dalam satu entitas yang berhubungan

dengan kejadian tunggal dalam entitas yang terkait.

Kardinalitas mencerminkan aturan bisnis yang bermain untuk sebuah organisasi

tertentu. Kadang terdapat aturan yang jelas dan sama bagi semua organisasi.

14

ISYS6295 – Management Information System

Namun ada kalanya aturan berbeda-beda, misalnya, apakah barang persediaan
dilacak secara individual atau sebagai kuantitas di tangan.

Gambar 13 Setelah dilengkapi dengan asosiasi dan kardinalitas.

15

ISYS6295 – Management Information System

[5] Mengimplementasikan tabel pemetaan (mapping table).

Gambar 14 Setelah dilengkapi dengan tabel pemetaan (mapping / link table).

[6] Menentukan primary keys, foreign keys, dan atribut.

Primary Keys adalah sebuah identitas unik yang berbeda dari yang lain. (contoh:
misalnya pada tabel absen sekolah, primary keys adalah nomor induk siswa karena tiap
siswa punya no induk yang berbeda beda).

Foreign Keys adalah atribut yang menghubungkan dua tabel. (contoh: dalam tabel
kehadiran siswa dan tabel mata pelajaran, yang menghubungkan adalah nama).

Atribut adalah isi dari tabel yang berupa data yang dikumpulkan dan direkam.

Contoh dari atribut pada perusahaan dibagi 2 (dua), yaitu yang bersifat financial dan non
financial.

16

ISYS6295 – Management Information System

  Atribut finansial :

o nama pelanggan

o alamat pelanggan

o nomor telepon pelanggan

o total pembelian pelanggan

 Atribut non financial:

o akses internet

o catatan barang yang rusak

o rating kredit pelanggan

[7] Membuat database dan user view

Langkah yang digunakan designer untuk membangun database dan user view adalah
sebagai berikut:

 Designer membuat tabel dengan perangkat lunak.

 Setelah tabel selesai dibuat, designer memasukkan data.

 Tabel kejadian baru bisa diisi kedalam tabel setelah terjadi nya kegiatan transaksi.

 Hasil tabel harus mendukung kesediaan informasi untuk user.

17

ISYS6295 – Management Information System

Gambar 15 Contoh beberapa user view yang bisa diciptakan dari satu database REA. User view 1 dan 2 berupa
tabel data, sedangkan user view 3 sudah diformat dalam bentuk dashboard atau report.

Diagram REA untuk skala enterprise, atau keseluruhan perusahaan adalah gabungan dari
diagram REA masing-masing siklus (revenue, expenditure, production, hr, GL & reporting
system). Berikut ini adalah contoh diagram REA yang sudah terintegrasi :

18

ISYS6295 – Management Information System

 Gambar 16 Diagram REA terintegrasi. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 590)

8. Keuntungan menggunakan diagram REA

[1] Sesuai dengan perspektif sistem informasi akunting, sehingga penyesuaian dengan sistem
tersebut akan lebih mulus.

[2] Menggunakan REA dapat membantu melakukan operasi yang lebih efisien.

19

ISYS6295 – Management Information System

[3] Membantu manajer untuk mengetahui kegiatan transaksi yang tidak menguntungkan atau
tidak bermanfaat bagi perusahaan.

[4] Menyimpan data finansial atau non-finansial kedalam 1 database yang sama tanpa terjadi
nya duplikasi data.

[5] Membantu membuat laporan keuangan yang lebih detail.

[6] Memberikan informasi yang akurat, lengkap dan sesuai urutan kejadian kepada top dan
mid-level management.

20

ISYS6295 – Management Information System

 SIMPULAN

1. Desain database membutuhkan pemodelan database dan membuat tabel-tabel yang dapat
merepresentasikan setiap entitas internal dan ekternal yang penting bagi organisasi.
Model bisnis dalam suatu perusahaan dapat dibuat dengan mengkombinasikan seluruh
bagian dalam bisnis dengan menggunakan diagram E-R.

2. Pemodelan akunting REA (Resources-Events-Agents) merupakan cara dalam melakukan

pemodelan data dalam sistem informasi. REA dibuat berdasarkan proses pertukaran
dalam resource, event, dan agent yang terlibat.

3. REA menggunakan event dalam pemodelan dibandingkan sistem tradisional yang

menggunakan jurnal umum, buku besar, dan debit dan kredit. Bagaimanapun REA
memiliki kapasitas lebih dalam menyimpan data finansial maupun non-finansial,
dibandingkan dengan sistem database tradisional.

21

ISYS6295 – Management Information System

 DAFTAR PUSTAKA

1. Romney, Marshal B., Steinbart, Paul John. (2018). Accounting Information System
(Global Edition). 14. Pearson Education Limited. Essex. ISBN: 1292220082. Chapter 4,
17, 18, 19.

2. Considine, Brett at all. (2012). Accounting Information Systems – Understanding

business processes. 04. Wiley. New York. ISBN: 978-0-7303-0247-6. Chapter 4, pages
168-173

22

ISYS6295 – Management Information System