SKRIPSI
Oleh
Dewi Muyasaroh
NIM. 6411412162
SKRIPSI
Oleh
Dewi Muyasaroh
NIM. 6411412162
i
Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat
Fakultas Ilmu Keolahragaan
Universitas Negeri Semarang
2016
ABSTRAK
Dewi Muyasaroh
ii
Department of Public Health
Faculty of Sport Science
State University of Semarang
2016
ABSTRACT
Dewi Muyasaroh
Medical records are records containing the identity of the patient, results of
diagnostic tests, treatments, any therapeutic medicines or procedures and other medical
services that have been given to patients. Good medical records describe a good service,
while medical records are less well describe the level of medical services that are less
good. To create a good medical record service it is necessary to manage medical records
with good management, in accordance with the procedures and guidelines. This study
aimed to describe management functions in the management of patient medical records
system in Puskesmas Kedungmundu Semarang. The management function consists of the
functions of planning, organizing, implementing, monitoring and evaluation.
This research is a qualitative research with phenomenological method. The main
informant was Head of Puskesmas Kedungmundu and 3 officers at the medical record.
Informants triangulation is part of Semarang City Health Office of Basic Health Services
Section and 2 patients are older patient and new patient. Techniques of data retrieval is
done by in-depth interviews and observation using interview guidelines and observation
guidelines.
The results showed that the function of planning and monitoring and evaluation has
been running well, but there is no evaluation of medical records is incomplete. Function
of organizing not worked well because there is no structure organizational and division
of tasks. While the function of implementation, namely on the activities of coding /
indexing and analyzing / reporting is going according to the guidelines, but the activities
of patient acceptance, assembling, filing is not in accordance with the guidelines.
The health center is supposed to plan for human resource development and
evaluation of medical records, as well as create an organizational structure and division
of tasks to the officer at the medical records of that activity management system of
medical records of patients going well, focused, appropriate guidelines and procedures.
iii
iv
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MOTTO
PERSEMBAHAN
persembahkan untuk:
Bhakti Ananda
2. Almamater Unnes
vi
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan nikmat
Seamarang.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak mungkin terselesaikan dengan baik
tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini
Dr. Tandiyo Rahayu, M.Pd., atas ijin penelitian yang telah diberikan
Universitas Negeri Semarang, Irwan Budiono, SKM, M.Kes (Epid), atas ijin
4. Dosen penguji, Prof. Dr. dr. Oktiaworo K.H., M.Kes dan dr. Mahalul Azam,
vii
5. Seluruh dosen dan staf Jurusan Ilmu Kesehatan Masyarakat Universitas
Negeri Semarang
7. Kedua orang tua saya (Ibu Jazilah dan Bapak Wahyadi), kakak saya Emma
Stya Arifah, S.Hum dan Adik saya Khofifah Munawaroh, serta seluruh
keluarga tercinta yang telah memberi bantuan dan dorongan baik materil
8. Sahabat baikku (Sri Rahayu, Alifah, Enik, Erna, Arum) atas doa, bantuan,
10. Semua pihak yang telah memberikan dukungan dan bantuan yang tidak dapat
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, sehingga
karya selanjutnya.
Penulis
viii
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ................................................................................................................. i
ABSTRAK ........................................................................................................... ii
PERNYATAAN ................................................................................................... iv
PENGESAHAN ................................................................................................... v
ix
Halaman
x
Halaman
BAB IV ................................................................................................................. 54
4.2.2. Pengorganisasian..................................................................................... 67
5.1. Pembahasan............................................................................................. 97
xi
Halaman
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1. Rincian Kegiatan Unsur Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan .......... 36
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 3. Surat Ijin Pengambilan Data awal dari Fakultas .............................. 130
Lampiran 4. Surat Ijin Pengambilan Data Awal dari Dinkes Kota Semarang ..... 131
Lampiran 6. Surat Ijin Penelitian dari Kesbangpol Kota Semarang .................... 133
Lampiran 7. Surat Ijin Penelitian dari Dinkes Kota Semarang ............................ 134
xv
BAB I
PENDAHULUAN
medis bagi setiap dokter atau dokter gigi telah diberlakukan sejak tahun 1989
Nomor 269 Tahun 2008 tentang rekam medis. Kewajiban mengadakan rekam
medis tersebut juga tertuang dalam UU RI Nomor 29 Tahun 2004 tentang praktik
lengkap dan tepat waktu. Disebutkan pula pada Permenkes RI Nomor 269 Tahun
1, rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien. Pada dasarnya dokumen rekam medis adalah milik
orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis (Menkes RI, 2008: 6).
Sedangkan isi rekam medis adalah milik pasien. Menurut Thomas (2009: 5),
1
2
informasi dalam dokumen rekam medis pasien bersifat rahasia dan tidak boleh
dilepaskan tanpa persetujuan dari pasien kecuali dalam beberapa situasi tertentu.
termasuk tindakan dan pengobatan yang telah maupun yang akan diterimanya dari
tenaga kesehatan.
medis yang baik dan benar, tertib administrasi tempat pelayanan kesehatan tidak
kesehatan (Depkes RI, 2006: 13). Menurut Wong dan Elizabeth (2009: 253),
pelayanan yang baik digambarkan oleh rekam medis yang baik, sedangkan rekam
medis yang kurang baik menggambarkan tingkat pelayanan medis yang kurang
baik. Untuk menciptakan pelayanan rekam medis yang baik maka diperlukan
pengelolaan rekam medis yang baik yang sesuai dengan prosedur dan pedoman
Sistem pengelolaan data rekam medis pada tingkat Puskesmas pada dasarnya
sama dengan rekam medis Rumah Sakit (Sarake, 2014: 82). Menurut pedoman
Pengelolaan rekam medis yang tidak dilakukan sesuai prosedur dan pedoman
Masalah seperti ini dapat terjadi terhadap suatu fasilitas pelayanan kesehatan yang
Kedokteran Indonesia, 2006: 1). Menurut penelitian Wong dan Elizabeth (2009:
dalam mengelola rekam medis agar kegiatan rekam medis berjalan dengan baik
(Kemenkes RI, 2014: 27). Dalam mencapai tujuannya tersebut Puskesmas dituntut
pasien tersebut yaitu 105.103 pasien pada tahun 2011, 107.753 pasien pada tahun
2012, 85.018 pasien pada tahun 2013, 75.592 pasien pada tahun 2014, dan 68.978
yaitu mulai dari pelayanan pendaftaran, pencarian dokumen rekam medis pasien,
pengobatan yang dituju, dan penyimpanan dokumen rekam medis pasien. Selain
sistem family folder yaitu satu folder rekam medis dimiliki oleh satu keluarga.
medis berdasarkan sistem angka akhir (Terminal Digit Filing), sedangkan sistem
human error dan terlambatnya informasi. Selain itu rak penyimpanan yang penuh
Kebutuhan rak penyimpanan dalam jangka waktu 5 tahun ke depan akan sulit
diprediksikan.
dengan baik. Terdapat dokumen rekam medis pasien yang tidak ditemukan di rak
ganda, memiliki nomor rekam medis yang sama dan ditemukan rekam medis
pasien yang terselip di rak yang tidak sesuai dengan nomor penyimpanan. Tidak
pemeriksaan selama beberapa hari. Hal tersebut tidak sesuai dengan SOP
bahwa batas waktu pengembalian catatan medis pasien adalah≤ 24 jam terhitung
dalam mencari rekam medis pasien, sehingga proses pelayanan melebihi standar
waktu yang telah ditentukan yaitu 3 menit. Jika dalam jangka waktu lebih dari 3
menit tidak ditemukan, maka pasien akan dibuatkan formulir baru, sehingga
orang. Tiga petugas tersebut 1 diantaranya merangkap menjadi sopir. Jumlah rata-
6
rata kunjungan pasien per hari mencapai 200 pasien. Jika salah satu petugas ijin
mengerjakan tugas lain dan dengan kondisi banyaknya kunjungan pasien, petugas
lain merasa kesulitan dan kewalahan dalam mencari dokumen rekam medis pasien
medis pasien yang sudah tidak aktif dan rekam medis yang jumlahnya ganda,
membutuhkan tempat yang lebih besar untuk menyimpan rekam medis pasien
penyimpanan. Menurut Ndabambi dkk. (2014: 4), dokumen rekam medis pasien
perlu pengelolaan yang baik melalui tempat penyimpanan yang tepat, sehingga
Permenkes RI Nomor 269 tahun 2008 pasal 9 bahwa rekam medis pada sarana
jangka waktu 2 tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat dan setelah
pengiriman laporan yang tepat waktu akan sangat membantu dalam meningkatkan
tepat sasaran. Oleh karena itu data yang diperoleh harus sesuai fakta, lengkap,
serta dapat dipercaya agar menjadi sebuah informasi berupa laporan yang akurat,
diteliti adalah fungsi manajemen pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis
dilakukan.
2) Fokus pada penelitian ini adalah fungsi manajemen yang meliputi fungsi
2.1.1. Manajemen
Manajemen menurut Scanlan dan Key dalam Sulaeman (2011: 68) adalah
pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu
daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan (Alamsyah, 2011: 4).
2012: 18):
1) Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri sehingga diperlukan
2) Perusahaan akan dapat barhasil baik jika manajemen diterapkan dengan baik
3) Manajemen yang baik jika dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna
12
13
orang.
sarana atau alat manajemen untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan yang
kemudian disebut sumber daya. Sarana atau alat manajemen tersebut antara lain :
untuk mencapai keseluruhan tujuan yang sudah ditetapkan maka salah satu
sumber yang diperlukan adalah tersedianya tenaga kerja yang sesuai, baik jumlah
maupun mutunya. Manusia adalah unsur yang mutlak diperlukan bagi berhasilnya
pencapaian tujuan organisasi. Tanpa manusia tidak akan ada kegiatan. Tanpa
2) Money (Dana/Biaya)
Hal ini dikarenakan untuk melakukan aktivitas membutuhkan dana, seperti upah
Dana atau biaya sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar
Material berarti bahan-bahan atau data dan informasi yang diperlukan bagi
pengambilan keputusan oleh pimpinan. Material tersebut dapat berupa obat, alat
menjadi keluaran berupa SOP baik pelayanan kesehatan di dalam gedung maupun
di luar gedung.
5) Method (Metode)
Metode yaitu cara atau pendekatan yang digunakan untuk mengubah masukan
kerja atau Standar Operasional Prosedur (SOP). Prosedur kerja disusun untuk
atau pelayanan yang bernilai dengan pihak lain. Dengan menggunakan teknik
15
dengan pendekatan teknik pemasaran, kebutuhan dan permintaan dari pasar yang
controlling (pengawasan dan evaluasi). Untuk mencapai tujuan secara efektif dan
2.1.1.3.1. Perencanaan
Menurut Drucker dalam Azwar (2010: 182), perencanaan adalah suatu proses
kerja yang terus menerus yang meliputi pengambilan keputusan yang bersifat
pokok dan penting dan yang akan dilaksanakan secara sistematik, melakukan
secara sistematik segala upaya yang dipandang perlu untuk melaksanakan segala
yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan umpan balik yang diterima dan yang
Dalam fungsi perencanaan ada 3 aspek pokok yang harus diperhatikan, yaitu
Suatu perencanaan yang baik adalah dilakukan secara terus menerus dan
secara berkelanjutan.
Suatu perencanaan yang baik adalah berorientasi pada masa depan, artinya
setiap pekerjaan yang dilaksanakan mendatangkan kebaikan pada masa yang akan
datang.
5) Mempunyai tujuan
Suatu perencanaan yang baik adalah yang bersifat mampu kelola, dalam arti
bersifat wajar, logis, objektif, jelas, runtun, fleksibel serta telah disesuaikan
Ada berbagai metode dalam menetapkan prioritas masalah yaitu teknik paho,
NGT, delphi, disease burden, analisa matrik, dan analisa kebijakan. Dari berbagai
metode tersebut harus dipilih satu metode yang dianggap paling cocok dalam
3) Menetapkan tujuan
Rencana kerja yang baik dan ingin mendapatkan hasil yang baik memerlukan
tujuan yang ingin dicapai. Tujuan tersebut ada tujuan umum dan tujuan khusus.
18
dipilih yang paling sesuai dan dianggap dapat menyelesaikan permasalah dengan
kerja dan rumusan kegiatan tersebut dikelompokkan dalam 3 macam yaitu pra
6) Menetapkan sasaran
yang akan direncanakan. Sasaran dibagi menjadi 2 yaitu sasaran langsung dan
7) Rencana anggaran
personalia, biaya operasional, biaya sarana dan prasarana, serta biaya penilaian.
8) Rencana evaluasi
2.1.1.3.2. Pengorganisasian
penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
perintah dan arah (Azwar, 2010: 254). Sedangkan untuk dapat membentuk suatu
organisasi ada proses tertentu yang harus ditempuh. Proses tersebut terdiri dari
1) Memahami tujuan
adalah memahami tujuan yang ingin dicapai dari didirikannya organisasi tersebut
2) Memahami kegiatan
dilakukan untuk mencapai tujuan, sehingga setiap kegiatan jelas arah dan
sasarannya.
20
3) Mengelompokkan kegiatan
langkah yang harus di lakukan adalah analisis tugas (job analysis), uraian tugas
Jabatan yang dihasilkan dari pekerjaan klasifikasi dapat terlalu berlebihan dan
tepat, diantaranya adalah atas dasar kesamaan fungsi dari jabatan, atas dasar
kesamaan proses atau cara kerja dari jabatan, atas dasar kesamaan hasil dari
jabatan, atas dasar kesaman kelompok masyarakt yang memanfaatkan, atas dasar
2.1.1.3.3. Pelaksanaan
Penggerakan dan pelaksanaan disebut juga dengan fungsi aktuasi, yaitu upaya
dan tanggung jawab, mendukung dan bekerja sama, memiliki kemauan dan
berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan (Sulaeman, 2011: 236).
diperlukan beberapa faktor, yaitu faktor organisasi dan faktor pegawai. Tujuan
lain:
22
Untuk dapat melakukan serta mendapatkan hasil pengawasan yang baik ada
Pengawasan harus bersifat khas, artinya jelas sasaran dan tujuan yang ingin
dicapai serta ditujuakan hanya untuk hal-hal yang bersifat pokok saja.
secara cepat dan benar. Dengan demikian dalam pengawasan harus ada umpan
perubahan yang terjadi, karena pengawasan yang terlalu kaku tidak akan
ada.
23
Dalam keadaan tertentu setiap satuan organisasi yang ada dalam organisasi
tepat.
Menurut Sulaeman (2011: 305) proses pengawasan terdiri paling sedikit ada 5
kebutuhan mereka, dan manilai berapa besar keuntungan yang mereka dapat dari
334).
24
Menurut L. James Harvey dalam Azwar (2010: 25), pendekatan sistem adalah
penerapan suatu prosedur yang logis dan rasional dalam merancang suatu
sebagai satu kesatuan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sesuatu disebut
sebagai sistem, apabila memiliki beberapa ciri pokok sistem. Ciri-ciri pokok
tersebut adalah:
1) Dalam sistem terdapat bagian atau elemen yang satu sama lain saling
kesatuan, dalam arti semuanya berfungsi untuk mencapai tujuan yang sama
Telah disebutkan bahwa sistem terbentuk dari bagian atau elemen yang saling
elemen tersebut ialah sesuatu yang mutlak harus ditemukan, yang jika tidak
25
demikian, maka tidak ada yang disebut dengan sistem tersebut. Bagian atau
1) Masukan (Input)
Masukan adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem
2) Proses (Process)
Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan
3) Keluaran (Output)
Umpan balik adalah kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran
5) Dampak (Impact)
6) Lingkungan (Environment)
Lingkungan adalah dunia luar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi
medis dijelaskan bahwa rekam medis adalah dokumen yang berisikan catatan dan
Kesehatan RI, 2008: 2). Sedangkan menurut Hayt dalam Sarake (2014: 22) rekam
medis adalah himpunan fakta-fakta yang berhubugan dengan sejarah atau riwayat
Dalam pengertian yang luas rekam medis adalah suatu himpunan data ilmiah
dari banyak sumber, dikoordinasikan pada satu dokumen dan yang disediakan
13). Sedangkan menurut Hatta dalam Gondodiputro (2007: 10) tujuan rekam
1) Aspek administrasi
2) Aspek Medis
Suatu dokumen rekam medik mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut
3) Aspek Hukum
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam
menegakkan keadilan.
4) Aspek keuangan
menyangkut data dan informasi yang dapat digunakan dalam menghitung biaya
5) Aspek penelitian
6) Aspek pendidikan
7) Aspek dokumentasi
Menurut Konsil Kedokteran Indonesia (2006: 6), manfaat rekam medis yaitu:
1) Pengobatan pasien
4) Pembiayaan
5) Statistik kesehatan
pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya,
pasien yang datang berobat ke sarana palayanan kesehatan (Depkes RI, 2006: 22).
1) Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu suku kata atau lebih
2) Penulisan nama sesuai dengan KTP/ SIM/ PASPOR yang masih berlaku
pasien
7) Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan
nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari
identitas pasien yang bersangkutan. Ada 3 sistem pemberian nomor pasien datang
sistem ini yaitu petugas lebih mudah mengerjakan, namun kerugiannya yaitu
medis pasien lama karena satu pasien mendapatkan lebih dari satu nomor rekam
Yaitu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam
medis pada pasien berobat jalan, pasien rawat inap, gawat darurat dan bayi baru
lahir. Kelebihan sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan, tetapi
31
pengambilan data pasien akan lebih lama karena semua data dan informasi
atau sebagai pasien lama hanya memiliki satu nomor. Kekurangan ini dapat
diatasi dengan sistem pelayanan yang terpisah antara pendaftaran pasien lama atau
baru.
Yaitu sistem penomoran dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit.
Setiap pasien yang berkunjung pada sarana pelayanan kesehatan diberikan nomor
baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu
dibawah nomor yang paling baru. Kekurangannya yaitu petugas menjadi lebih
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka
setiap folder harus disimpan dan dilindungi dengan baik. Syarat dokumen rekam
medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian pada lembar formulir rekam medis
telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit sehingga riwayat pasien urut secara
kronologis. Ditinjau dari pemusatan atau penyatuan dokumen rekam medis maka
1) Sentralisasi
dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu
kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat,
2) Desentralisasi
dengan cara memisahkan formulir rekam medis milik pasien dimana dokumen
rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien
ditumpuk melainkan disusun, berdiri sejajar satu dengan yang lain. Menurut
Sarake (2014: 101) penjajaran dokumen rekam medis ada 3 cara yaitu :
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis dari awal.
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka
kelompok tengah.
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka
kelompok akhir.
medis dari rak penyimpanan dengan cara memindahkan dokumen rekama medis
33
in aktif dari rak file aktif ke rak file in aktif dengan cara memilih pada rak file
medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku,
melakukan scaner pada dokumen rekam medis (Depkes RI, 2006: 98).
fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya.
mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya
tersebut menjadi informasi yang akurat. Sistem pengelolaan data rekam medis
pada tingkat Puskesmas pada dasarnya sama dengan rekam medis Rumah Sakit
(Sarake, 2014: 82). Tahapan Sistem pengelolaan data tersebut adalah sebagai
berikut :
1) Penerimaan Pasien
Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang
mempunyai tugas pokok (1) meneliti kelengkapan data yang seharusnya tercatat
di dalam formulir rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, (2) meneliti
kebenaran pencatatan data rekam medis sesuai dengan kasus penyakitnya, (3)
mengendalikan DRM yang dikembalikan ke unit pencatat data karena isinya tidak
lengkap, (4) membuat laporan dari rekam medis yang tidak lengkap, (5)
Peran dan fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai
perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali DRM
tidak lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam
Bagian koding dan indeksing adalah salah satu bagian unit rekam medis yang
mempunyai tugas pokok (1) mencatat dan meneliti kode penyakit dari diagnosis
yang ditulis dokter, (2) mencatat hasil pelayanan ke dalam formulir indeks
penyakit sesuai dengan ketentuan mencatat indeks, (3) menyimpan indeks tersebut
Peran dan fungsinya sebagai (1) pencatat dan peneliti kode penyakit dari
diagnosis yang ditulis dokter, tindakan medis yang ditulis dokter atau petugas
kesehatan lainnya, (2) mencatat dan menyimpan indeks penyakit, tindakan medis,
35
dan indeks dokter, (3) penyedia informasi nomor-nomor rekam medis yang
Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang
mempunyai tugas pokok (1) menyimpan DRM dengan metode tertentu sesuai
berbagai keperluan, (3) meneliti rekam medis yang kembali sesuai dengan catatan
rekam medis yang keluar, (4) menyusutkan DRM sesuai dengan ketentuan yang
aktif dari DRM aktif, (6) menyimpan DRM yang dilestarikan dan (7) membantu
Peran dan fungsinya dalam pelayanan rekam medis yaitu (1) menyimpan
DRM, (2) penyedia DRM untuk berbagai keperluan, (3) pelindung arsip-arsip
DRM terhadap kerahasiaan isi data RM (4) pelindung arsip-arsip DRM terhadap
kerahasiaan isi, harus dibuat papan pengumuman bahwa selain petugas rekam
Bagian analising dan reporting adalah salah satu bagian dalam unit rekam
medis yang mempunyai tugas pokok (1) mengumpulkan data kegiatan Puskesmas
dari sensus harian, (2) merekap sensus harian sebagai dasar laporan kegiatan
36
Puskesmas, (3) mengumpulkan dan mengolah data penyakit sebagai dasar laporan
sebagai dasar laporan keadaan Puskesmas, (5) mengolah data rekam medis untuk
Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya
terampil dan angka kreditnya pada unsur pelayanan rekam medis informasi
Tabel 2.1. Rincian Kegiatan Unsur Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan
Rekam medis di Puskesmas merupakan salah satu sumber data penting yang
nantinyaakan diolah menjadi informasi. Sebagai gambaran, alur pasien atau rekam
1) Mengkompilasi data dari Puskesmas baik dalam gedung maupun luar gedung
denominator.
rekam medis yang baik dapat pula mencerminkan mutu pelayanan kesehatan yang
diberikan. Mutu rekam medis yang baik adalah rekam medis yang memenuhi
1. Identitas pasien
penyakit
5. Diagnosis
2) Keakuratan
Adalah ketepatan catatan rekam medis, dimana semua data pasien ditulis
3) Tepat waktu
Rekam medis harus diisi dan setelah diisi harus dikembalikan ke bagian
5. Ada tanda tangan oleh yang wajib menandatangani dan nama petugas
lambatnya dalam waktu 1x24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis.
sesuai dengan kewenangan klinis dan ditulis nama terangnya serta diberi
tanggal.
ditandatangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang merawat atau oleh
dokter pembimbingnya.
pembimbingnya.
41
memberikan satu garis lurus pada tulisan tersebut. Diberi inisial (singkatan
nama) orang yang menkoreksi tadi dan mencantumkan tanggal perbaikan dan
kedokteranan
Angka Kreditnya
2) adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya
sarana dan prasarana, kegiatan pokok Puskesmas, dan laporan SP3 yang
kegiatan yang tak terpisahkan dari kegiatan pelayanan, dan data dihasilkan by
pemberi layanan, tidak memerlukan pelatihan khusus, serta terjaga validitas dan
2011: 4) :
Adalah himpunan dari kartu-kartu individu dari suatu keluarga yang telah
Adalah alat untuk memudahkan dalam pencarian setiap keluarga yang telah
yang memuat nomor indeks keluarga dan identitas kepala keluarga. Disamping
KTPK terdapat pula kartu tanda pengenal pengunjung khususnya untuk : KB,
kusta, dan KTB I. Masih digunakan KTP individu ini karena berguna bagi
lain.
3) Buku Register
Fungsi kartu indeks penyakit adalah sebagai kunci pada status pasien/register
5) Sensus Harian
6) Formulir Rujukan
Untuk setiap penderita yang dirujuk dari Puskesmas ke rumah sakit atau
rawat jalan, register gizi untuk balita, register gizi untuk ibu hamil/menyusui,
dipergunakan adalah tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan
Desember dalam tahun yang sama. Pencatatan dan pelaporan Puskesmas sudah
yaitu :
1) Laporan bulanan, meliputi laporan data kesakitan (LB 1), data Kematian (LB
2), laporan bulanan gizi, KIA, imunisasi dan penyakit menular (LB 3),
laporan bulanan data obat-obatan (LB 4), dan laporan bulanan kegiatan
Puskesmas
rujukan
Fungsi Manajemen
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pelaksanaan
4. Pengawasan dan
evaluasi
IMPACT
1. Tercapainya tertib
administrasi
Puskesmas
2. Meningkatnya
Mutu Pelayanan
Puskesmas
Feed Back
Fungsi Manajemen
Fokus penelitian dalam penelitian ini adalah fungsi manajemen pada kegiatan
46
47
arti peristiwa dan kaitan-kaitannya terhadap orang yang berada dalam situasi-
situasi tertentu, sehingga mereka mengerti apa dan bagaimana suatu pengertian
dan evaluasi pada kegiatan pengelolaan sistem rekam medis pasien di Puskesmas
Menurut Lofland dalam Moleong (2014: 157), sumber data utama dalam
tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Jenis data tersebut dibagi ke dalam data
atau saksi utama dari kejadian (fenomena) objek yang diteliti dan gejala yang
sistem rekam medis pasien, masa jabatan minimal 3 tahun dan bersedia menjadi
informan.
didapatkan dari informan utama. Penentuan jumlah informan utama adalah dari
Dasar Dinas Kesehatan Kota Semarang dan 2 pasien yaitu pasien lama dan pasien
kepada pengumpul data, misalnya melalui orang lain atau melalui dokumen
(Sugiyono, 2012: 225). Data sekunder dari penelitian ini adalah data dari Dinas
penelitian sebelumnya.
adalah peneliti itu sendiri atau apa yang disebut sebagai human instrument.
pelaksana pengumpulan data, analis, penafsir data, dan pelapor hasil penelitiannya
Dalam penelitian ini, instrumen penelitian yang utama adalah peneliti sendiri.
Namun setelah fokus penelitian dalam penelitian ini menjadi jelas, yaitu fungsi
Kedungmundu Semarang, maka akan dibantu oleh alat bantu sederhana yang
diharapkan dapat melengkapi data dan membandingkan dengan data yang telah
penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa
mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data
sebagai berikut :
Salah satu teknik pengumpulan data kualitatif dalam penelitian ini adalah
yaitu Petugas di bagian Seksi Pelayanan Kesehatan Dasar, Dinas Kesehatan Kota
2) Observasi
macam observasi yaitu observasi dokumen terhadap dokumen rekam medis dan
pedoman observasi dalam bentuk daftar cek (check list) atau daftar isian.
Observasi partisipasi pasif yaitu peneliti datang di tempat kegiatan orang yang
diamati, tetapi tidak ikut terlibat dalam kegiatan tersebut. Dalam observasi
dilakukan oleh informan. Hal ini dilakukan untuk lebih mengetahui bagaimana
hasil observasi.
Prosedur penelitian dalam penelitian ini dibagi menjadi 3 tahap yaitu tahap
Kegiatan yang dilakukan pada tahap pra penelitian adalah: Pengumpulan data
instrumen penelitian.
pada informan utama dan informan triangulasi, serta observasi dan dokumentasi
kegiatan penelitian.
pemberian saran.
kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan alat yang berbeda.
pada informan lain. Selain itu juga dilakukan pembandingan hasil wawancara
dengan isi suatu dokumen yang dijadikan sebagai pedoman penelitian yaitu buku
Teknik Analisis data dalam penelitian ini menggunkan analisis data model
Penyajian data kualitatif dapat disajikan dalam bentuk uraian singkat, bagan,
3) Conclusion Drawing/Verification
sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat berupa deskripsi atau gambaran
menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausalatau interaktif, hipotesis atau teori.
BAB VI
SIMPULAN DAN SARAN
6.1. SIMPULAN
medis pasien
4. Fungsi pengawasan dan evaluasi telah berjalan dengan baik, namun belum
122
123
6.2. SARAN
berikut:
rekam medis
agar menjadi lebih rapi dan memudahkan petugas dalam mencari rekam
medis pasien
Saran kepada peneliti lain atau peneliti selanjutnya yaitu diharapkan dapat
Bali, Amit, Deepika Bali, Nageshwar Iyer, dan Meenakshi Iyer, 2011,
Management of Medical Records: Facts and Figures for Surgeons, Jurnal
Internasional, diakses tanggal 3 April 2016,
(http://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3238553/).
Budi, Savitri Citra, 2011, Manajemen Unit Kerja Rekam Medis, Quantum Sinergis
Media, Yogyakarta.
Handayani, Tri, Ery Rustiyanto, Djariyanto, dan Suryo Nugroho Markus, 2013,
Evaluasi Pelaksanaan Sistem Pelaporan Rekam Medis di Klinik Asri
Medical Center, Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, Vol. 1,
No. 2, diakses tanggal 3 April 2016,
(https://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=
4&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwjEsoq1jcrOAhUiS48KHdy1B38QFgg
3MAM&url=http%3A%2F%2Fjmiki.aptirmik.or.id%2Findex.php%2Fjmi
ki%2Farticle%2Fdownload%2F47%2F33&usg=AFQjCNF0lo7RpCPhTtA
-3c6JaYK-w8xpTA&bvm=bv.129759880,d.c2I).
124
125
Khasanah, Yuli Uswatun dan Rosyidah, 2011, Perencanaan Sistem Rekam Medis
berdasarkan Input dan Proses di Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Puskesmas Banguntapan II Kabupaten Bantul Tahun 2011, Jurnal
Kesehatan Masyarakat, Universitas Ahmad Dahlan, Yogyakarta.
Mawarni, Dian, dan Ratna Dwi Wulandari, 2013, Identifikasi Kelengkapan Rekam
Medis Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Muhammadiyah Lamongan, Jurnal
Administrasi Kesehatan Indonesia, Vol. 1, No. 2, diakses tanggal 3 April
2016, (http://journal.unair.ac.id/download-
fullpapers10.%20Dian%20Mawarni_jakivol1no2.pdf).
(http://pelayanan.jakarta.go.id/download/regulasi/peraturan-menteri-
kesehatan-nomor-55-tahun-2013-tentang-pekerjaan-perekam-medis.pdf).
Ndabambi, Iwani Yvonne, Balulwami Grand, Saul Zulu, 2014, Privacy and
Confidentiality in The Management of Patient Records at The Princess
Marina Hospital, Botswana, Jurnal Internasional Volume 2, Nomor 3,
diakses tanggal 25 Oktober 2015,
(http://www.journalsgate.com/paper/Privacy%20and%20confidentiality%2
0in%20the%20management%20of%20patient%20records%20at%the%2pr
incess%20marina%20hospital%20Botswana2.pdf).
Sarake, Mukhsen, 2014, Buku Ajar Rekam Medis, diakses tanggal 4 Mei 2015,
(http://www.unhas.ac.id/lkpp/Muhsen%20-%20tdk.pdf).
127
Shofari, Bambang, 2012, Sistem dan Prosedur Pelayanan Rekam Medis, Modul
PSRM Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro, Semarang.
Waterson, Patrick, Yolande Glenn, dan Ken Eason, 2012, Preparing the Ground
for the ‘Paperless Hospital’: A Case Study of Medical Records
Management in a UK Outpatient Services Department, Jurnal
Internasional, Volume 81, Issue 2, diakses tanggal 3 April 2016,
(http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1386505611002218).
Wong, Rex dan Elizabeth H. Bradley, 2009, Developing Patient Registration and
Medical Records Management System in Ethiopia, Jurnal Internasional
Volume 21 Nomor 4 Halaman 253-258, diakses tanggal 25 Oktober 2015,
(http://intqhc.oxfordjournals.org/content/21/4/253).