PANDUAN

UPAYA MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

I. PENDAHULUAN
Puskesmas sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama di satu
wilayah kesehatan harus dapat memberikan jaminan terhadap penyelenggaraan pelayanan
kesehatan masyarakaat dan perorangan yang paripurna, adil, merata, berkualitas dan
memuaskan masyarakat.
Pelayanan Puskesmas harus memenuhi keselamatan masyarakat dalam rangka
melindungi kepentingan pasien, masyarakat dan petugas, untuk itu di dalam pelayanan
puskesmas harus terjalin komunikasi dengan masyarakat.
Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, seluruh karyawan Puskesmas
Bojong Kamal berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang bermutu dan peduli
terhadap keselamatan pasien, dengan cara menjalin komunikasi dengan masyarakat.
Menjalin Komunikasi dengan masyarakat merupakan kegiatan yang wajib
direncanakan, dilaksanakan, dimonitor, dievaluasi dan ditindak lanjuti diseluruh jajaran
yang ada di Bojong Kamal, mulai dari Kepala Puskesmas, dokter, dokter gigi, tenaga
farmasi, analis, nutrisionis, serta unit - unit pelayanan yang terkait.

II. DEFINISI
Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi dua arah yang dilakukan oleh
puskesmas dengan masyarakat baik untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat
maupun untuk mendapatkan umpan balik ataupun keluhan dari masyarakat.

III. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup komunikasi dengan masyarakat:
a. Penyampaian informasi kegiatan puskesmas dan informasi lain yang dibutuhkan baik
secara lisan maupun tertulis.
b. Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh umpan balik maupun keluhan
baik secara lisan maupun tertulis
c. Penyampaian tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan oleh masyarakat.

IV. TATA LAKSANA

a. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan dilakukan dengan tatap
muka melalui :
1. Penyuluhan
 a. Petugas promosi kesehatan membuat kesepakatan jadwal kegiatan dengan
sasaran penyuluhan.
b. Petugas promosi kesehatan menentukan materi yang akan disampaikan.
c. Petugas promosi kesehatan memastikan jadual kegiatan, bila terjadi perubahan
maka dilakukan kesepakatan ulang.
d. Petugas promosi kesehatan memberikan penyuluhan kesehatan.
e. Petugas promosi kesehatan menyusun laporan.

2. Pertemuan
a. Lokakarya mini tiga bulanan
1. Petugas melakukan koordinasi, komunikasi dan meminta camat untuk
dapat memimpin lokakarya mini tiga bulanan.
2. Petugas menyampaikan informasi kepada semua sektor yang terkait.
3. Petugas membuat materi yang akan digunakan dalam lokakarya mini dalam
bentuk yang mudah dipahami.
4. Petugas membuat surat undangan lokakarya mini untuk ditandatangani oleh
Camat.
5. Petugas membagikan surat undangan kepada semua sektor yang terkait.
6. Petugas menjadi pemateri saat lokakarya mini tiga bulanan.
7. Petugas melaksanakan lokakarya mini sesuai jadwal.
8. Petugas membuat notulen lokakarya mini ti bulanan.
9. Petugas melaporkan hasil lokakarya kepada Kepala Puskesmas.
10. Kepala Puskesmas bersama Tim manajemen mutu membuat rencana tindak
lanjut dan tindak lanjut dari hasil lokakarya mini.
11. Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik) dilakukan cara
a. Kotak saran
1. Petugas membuka kotak saran seminggu sekali (setiap hari sabtu).
2. Petugas mencatat isi dari kotak saran yang disertai identitas dan
nomer telepon.
3. Petugas merekap isi dari kotak saran.
4. Petugas melakukan konfirmasi dengan penulis kotak saran.
5. Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas.
6. Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas isi
dari kotak saran (umpan balik).
7. Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan balik.
8. Petugas menghubungi penulis kotak saran untuk memberikan
tanggapan.
 b. SMS
1. Petugas menerima sms umpan balik;
2. Petugas mencatat isi umpan balik;
3. Petugas merekap isi umpan balik;
4. Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas;
5. Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas
umpan balik;
6. Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan balik;
7. Petugas menghubungi pengirim sms menyampaikan bahwa masalah
sudah diselesaikan oleh puskesmas;

c. Survey
1. Petugas menyusun instrumen survey;
2. Kepala puskesmas menyetujui instrumen;
3. Petugas melakukan survey;
4. Petugas mengumpulkan hasil survey;
5. Petugas mengolah data hasil survey;
6. Petugas menganalisa hasil survey;
7. Petugas menyampaikan hasil analisa survey kepada kepala
puskesmas;
8. Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas hasil
survey dan rencana tindak lanjutnya;
9. Petugas mencatat hasil rapat;
10. Petugas menyampaikan hasil survey di papan pengumuman
b. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara tertulis dilakukan dengancara
penyampaian melalui:
1. Papan pengumuman
a. Kepala puskesmas bersama penanggungjawab;
b. Pelayanan menentukan informasi yang harus disampaikan lewat papan
pengumuman.;
c. Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan pada papan
pengumuman;
d. Petugas memasang papan pengumuman pada tempat yang telah ditentukan.
2. Leaflet/Brosur
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apasaja
yang perlu dicantumkan dalam leaflet/brosur;
b) Petugas merancang leaflet/brosur;
c) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.;
 d) Petugas melakukan order pencetakan leaflet/brosur;
e) Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke pendaftaran, ruang tunggu dan lintas
sektor.

3. Poster
a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apasaja
yang perlu dicantumkan dalam;
b. Petugas merancang leaflet/brosur;
c. Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur;
d. Petugas melakukan order pencetakan leaflet/bosur;
e. Petugas mendistribusikan leaflet/brosur kependaftaran, ruang tunggu dan
lintas sektor;

4. Standing banner
a. Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi apasaja
yang perlu dicantumkan dalam standing banner;
b. Petugas merancang standing banner.
c. Kepala puskesmas menyetujui standing banner;
d. Petugas melakukan order pencetakan standing banner;
e. Petugas memasang standing banner di tempat yang sudah ditentukan.

V. DOKUMENTASI
Tata laksana dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat diatur tersendiri dalam
SOP. Hasil-hasil komunikasi dengan masyarakat didokumentasikan dalam bukti
pertemuan, form keluhan/komplain pada pelayanan, print out sms center dan
instrumen survey.

VI. EVALUASI
Evaluasi dilakukan terhadap pelaksanaan kegiatan yang meliputi tata laksana dan
rencana tindak lanjut yng akan dilakukan
VII. PENUTUP
Panduan upaya menjalin komunikasi dengan masyarakat disusun dalam rangka
perbaikan kinerja Puskesmas Bojong Kamal harus dipahami dan dilakukan oleh
seluruh pegawai Puskesmas Bojong Kamal.

Mengetahui,
Kepala UPT Puskesmas Bojong Kamal

dr. Eddy Riris Anita Tarihoran

Nip. 1907006192002122003