INVENTORY CONTROL

MANAGEMENT
(ANALISIS ABC, VEN, EOQ)

Universitas Sebelas Maret

 Inventory Control ?

⚫ Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?

⚫ * Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan
dalam persediaan. Pengendalian persediaan yang
tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung
terhadap perolehan kembali atas investasi.
⚫ * Pengendalian persediaan juga penting dalam
menentukan stok yang benar
⚫ Inventory dapat berupa :
⚫ * barang mentah (raw material)
⚫ * barang setengah jadi (work in process)
⚫ * barang jadi (finished goods)
⚫ * barang pengemas (packaging materials)
Pengendalian Persediaan yang Efektif ?
⚫ Pengendalian persediaan yang efektif adalah
mengoptimalkan dua tujuan :
⚫ 1. Memperkecil total investasi pada persediaan
⚫ 2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk
memenuhi permintaan konsumen.

⚫ Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :

⚫ 1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu
waktu.
⚫ 2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut.
⚫ 3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan
pengawasan.
⚫Pertimbangan Biaya variabel :
⚫1. Biaya penyimpanan
⚫ Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan
jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian,
penerangan, keusangan, dll.
⚫2. Biaya pemesanan
⚫ Biaya yang setiap kali harus ditnggung dalam pemesanan
suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan
pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang.
⚫3. Biaya penyiapan
⚫ Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi
suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli
tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak
terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan,
ekspedisi.
4. Biaya kehabisan/kekurangan bahan
Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak
mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut,
seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus,
biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan,
dll.

⚫Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah

persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara
yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya
persediaan.
 Tujuan Inventory Control
⚫ Tujuan dari persediaan yang paling penting :
✓ Melindungi dari kerugian.
Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi
dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat
dari supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba
meningkat seperti pada kasus penyakit epidemik
tertentu, maka sistem persediaan yang baik dapat
melindungi persediaan dari stok kosong.
✓ Membuat sistem pengadaan/ manufaktur.
Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur
biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari
sistem persediaan yang baik.
Tujuan Inventory Control (cont’n)
✓ Meminimalkan waktu tunggu.
Sistem persediaan dapat meningkatkan
ketersediaan obat secara optimal, sehingga
pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan.
✓ Meningkatkan efisiensi transportasi.
Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada
sistem persediaan atau stok.
✓ Mengantisipasi fluktuasi.
Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi.
Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan
permintaan yang tidak menentu.
 Model-Model Pengendalian
Persediaan
⚫ Ada beberapa model sistem pengendalian
persediaan yaitu :
⚫ 1. Model ABC
⚫ 2. Model EOQ
⚫ 3. Model VEN
⚫ 4. Model JIT
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
ABC - VEN
 Model ABC (Always Better Control)
⚫ Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas
pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin
persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu
pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau
analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada
persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif
tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :
⚫
⚫ Kel Jumlah item Jumlah nilai
⚫
⚫ A 20% 75%
⚫ B 30% 20%
⚫ C 50% 5%
⚫ 100% 100%
⚫
 ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

% 50

Biaya 40

Pema 30
kaian Klas B
20

10
Klas C
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan
Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem
pengelolaan obat, yaitu dapat menimbulkan
frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas
pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat.
 ANALISA ABC
Digunakan untuk:
1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya
dg mengatur pembelian yg lebih sering dan
pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk
obat kelas A
2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat
klas A dan penyimpanan harus diperhatikan
3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya
pengertian bahwa order yg besar untuk klas
A harus dicatat secara ketat
Penyesuaian rencana pengadaan obat:

1. Analisa ABC (Always Better Control) :

ABC mengelompokkan berdasarkan kebutuhan dana yaitu:

A = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 75%

B = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 20%
C = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 5%

Langkah-2 menentukan kel A, B dan C:

- Hit jml dana yg dibutuhkan unt masing-2 obat dg cara mengalikan
kwantum obat dg harga obat.
- Tentukan ranking mulai yg terbesar dana sampai yg terkecil.
- Hit persentase thdp total dana yg dibutuhkan
- Hit kumulasi persennya.
- Obat kel A termasuk dlm kumulasi 75%
- Obat kel B termasuk dlm kumulasi > 75% s/d 95%
- Obat kel C termausk dlm kumulasi > 95% - 100%
 ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

% 50

Biaya 40

Pema 30
kaian Klas B
20

10
Klas C
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

% item persediaan
Analisa VEN
Pengelompokan obat berdasarkan dampak tiap jenis obat pd
kes.
Kel V: (SSE)
Kel obat yg sangat sangat esensial (vital), mis:
- Life saving drug
- Obt unt pel kes pokok
- Obt unt mengatasi peny penyebab kematian terbesar.

Kel E: (SE)
Kel obat yg bekerja pd sumber peny (kausal)

Kel N: (E)
Obat-2 penunjang (kerjanya ringan dan biasanya utk
menimbulkan kenyamanan / mengatasi keluhan ringan
ANALISA ABC - VEN

V V V
A B C
E E E
A B C

N N N
A B C
 Sistem VEN digunakan untuk:
- Penyesuaian rencana kebutuhan obat dg alokasi dana yg
tersedia.
- Dalam penyusunan kebutuhan obat yg masuk kel V
diusahakan tidak terjadi kekosongan.

Kriteria penentuan VEN dpt mencakup berbagai aspek:

- Klinis
- Konsumsi
- Target kondisi
- Biaya
Langkah-2 menentukan VEN:
- Menyusun kriteria menentukan VEN
- Menyediakan data pola peny
- Standar Px
ECONOMIC ORDER QUANTITY
(EOQ)
Model EOQ (Economic Order Quantity)
⚫ Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya
fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya
pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan
dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya
optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun
persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.
⚫ Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus
Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)
⚫ EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co
⚫ Cm . U Cm . U. S
⚫
⚫ Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)
⚫ Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun
⚫ S : Jumlah permintaan setahun
⚫ U : Cost per unit
Gambar. Economic Order Quantity
 EOQ
⚫ Teknik pengendalian persediaan tertua
dan paling terkenal, mudah digunakan
⚫ Ada beberapa asumsi:

1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat

konstan
2. Lead time, waktu antara pemesanan &
penerimaan pesanan, diketahui dan
bersifat konstan
 EOQ
3. Persediaan diterima dengan segera →
persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk
kumpulan produk, pada satu waktu
4. Tidak mungkin diberikan diskon
5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya
pemesanan dan biaya penyimpanan
persediaan sepanjang waktu
6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama
sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu
yg tepat.
 Gambar Penggunaan persediaan sepanjang waktu

Jumlah yg Q
dipesan
(persediaan
maksimal)

0
Persediaan
minimum
 Reorder Point
Saat pemesanan dilakukan, yg dinyatakan dalam
jumlah barang

ROP = d x L
D
d=
Jumlah hari kerja per tahun
d : Kebutuhan per hari
L : Waktu tunggu (Lead time)
D : Kebutuhan tahunan
 Biaya Pemesanan
Mencakup:
Biaya pasokan
Formulir
Pemrosesan pesanan
Tenaga para pekerja
dsb
 Biaya Penyimpanan
⚫ Biaya penyimpanan: sewa bangunan,
penyusutan, biaya operasi, pajak,
asuransi = 6%
⚫ Biaya penanganan: peralatan, sewa,
listrik, biaya operasi = 3%
⚫ Biaya tng kerja: penanganan tambahan= 3%
⚫ Biaya investasi: biaya pinjaman, pajak,
asuransi persediaan = 11%
⚫ Pencurian, kelalaian = 3%
TOTAL = 26%
⚫ Contoh :

⚫ Instalasi farmasi rumah sakit UNS menggunakan

Ethylchloride 100 cc sejumlah 1200 botol per
tahun. Harga perbotolnya RP. 300.000,- Rumah
sakit memperkirakan Cost of maintenance dari
persediaan dalam setahun 20% dan biaya
pemesanan = Rp.50.000,-/order. Kepala instalasi
Farmasi ingin mengetahui berapa banyak
Ethylchloride yang harus dipesan setiap kali
pemesanan. Buat Fixed period system jika
diketahui lead time nya 2 hari!
⚫ Jawab :
⚫ EOQ = √ 2 x 50.000 x 1200
⚫ 0.2 x 300.000
⚫
⚫ = √ 120.000.000
⚫ 60.000
⚫
⚫ = √ 2000
⚫
⚫ = 44,72 ≈ 45 botol
⚫ Ini berarti bahwa persediaan yang harus dibangun
adalah 45 botol.
 Economic Order Interval
⚫ EOI = √ 2 x 50.000
0.2 x 300.000 x 1200
= 0,1178 tahun
= 1,41 bulan
= 42,42 hari
Jadi harus beli tiap 42 hari sekali
EOF = penggunaan setahun
EOQ
 Re order point
⚫ ROP = d x L, jika lead time 2 hari,maka
⚫ ROP = (1200/365) x 2
⚫ ROP = 6,57 botol ≈ 7 botol

Jika membangun Safety stock (SS)

⚫ SS = 2 x (d x l)
⚫ SS = 14 botol
 Model JIT (Just In Time)
⚫ Just In Time (JIT) merupakan perwujudan kemitraan usaha antara
perusahaan yang dalam hal ini adalah industri farmasi, rumah sakit
atau apotik dengan para pemasok. Dalam JIT, perusahaan memberikan
kepercayaan kepada pemasok untuk memasok bahan hanya pada saat
perusahaan memerlukannya dalam jumlah yang diperlukan.
⚫ Dengan system inventori just in time, order dilakukan apabila
persediaan hampir atau sudah habis. Kelemahan system ini adalah jika
tidak didukung dengan keteraturan defecta, perhitungan stok
pengamanan, maka akan mengakibatkan terganggunya system
pengelolaan obat.
⚫ JIT memerlukan persyaratan sebagai berikut yaitu :
⚫ 1. Pengurangan lead time
⚫ 2. Penurunan persediaan ke tingkat minimum
⚫ 3. Keandalan Equipment
⚫ 4. Arus produksi yang berimbang
⚫ 5. Kinerja keseluruhan system yang dapat diprediksi.
⚫
⚫
 Pengendalian Persediaan

Analisa alur persediaan

⚫ Identifikasi lokasi stok dlm network

distribusi
⚫ Menjaga efisiensi stok → TOR
 TOR : Turn Over Ratio

Cost of goods sold (Harga pokok penjualan)

TOR =
Inventory value (Nilai persediaan)
 TOR

Indikator:
TOR rendah berarti masih banyak stok
yang belum terjual
Akan menghambat aliran kas
Berpengaruh terhadap keuntungan
TOR semakin tinggi, pengelolaan
persediaan barang semakin efisien
 KEAMANAN
⚫ Termasuk: Pencurian; Penyogokan;
Pemalsuan

⚫ Keamanan mempunyai pengaruh penting

dan kadang-kadang sangat besar
terhadap kesehatan dan ekonomi
 Sistem Pengamanan
⚫ Analisa terhadap sumber yang perlu
keamanan
⚫ Mempunyai metode yg kuat untuk
memperbaiki keamanan
⚫ Penerapan keamanan setelah
memikirkan biaya bagi perdagangan
 Keamanan dapat diketahui
⚫ Investigasisecara informal
⚫ Penyetokan secara indipenden
⚫ Perbandingan pemakaian
⚫ Survey terhadap outlet obat
 Pencegahan Pencurian
1. Identifikasi semua suplier obat
pemerintah
2. Menangani sumber pencurian di
pemerintah
3. Menutup outlet yang obatnya dicuri
 Upaya efisiensi
1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan
dengan metode ABC dan VEN
2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan
stock out merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan
analisis EOQ = Economic Order Quantity
3. Kadaluwarsa dan rusak
4. Memperpendek jarak gudang ke pelayanan
 Indikator efisiensi perencanaan

1. presentase dana yg tersedia dgn yg dibutuhkan

2. Penyimpangan perencanaan: perbandingan antara jumlah
barang dalam satu item obat dalam perencanaan dgn
jumlah barang dr item tsb dlm kenyataan pemakaiaan
3. Kecukupan obat: jumlah bulan yg menunjukkan
antisipasi lamanya stock obat yg tersedia
4. Stock berlebih: stock obat yg kecukupan obatnya lebih
dari 18 bulan
5. Stock kosong: jumlah stock akhir = 0, yaitu jumlah obat
yg kosong dalam persediaan
6. Stock mati: stock obat dalam 3 bulan atau lebih tidak
dipakai
7. TOR : Perputaran modal yg terjadi dalam I tahun