BAB I

PENDAHULUAN

Puskesmas merupakan garda terdepan dalam penyelenggaraan

upaya kesehatan dasar, Puskesmas yang merupakan Unit Pelaksana Teknis
Daerahyang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya
kesehatan perseorangan tingkat pertama,dengan lebih mengutamakan upaya
promotif dan preventif untukmencapai derajat kesehatan masyarakat yang
setinggi-tingginya di wilayah kerjanya.
Visi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas
adalahMewujudkan masyarakat Kecamatan Ngasem yang sehat secara
mandiri melalui pelayanan yang bermutu, Kecamatan sehat adalah gambaran
masyarakat kecamatan masa depan yang ingin dicapai melalui
pembangunan kesehatan, yakni masyarakat yang hidup dalam lingkungan
dan dengan perilaku sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau
pelayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan merata, serta memiliki
derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.
Puskesmas dalam melakukan pelayananan kepada masyarakat dan
dalam melaksanakan tugas dan kewajibanya UPTD Puskesmas Ngasem
perlu dipandu oleh suatu Pedoman kerja yang mengatur sistem kerja yang
harus dilakukan oleh Pimpinan dan segenap karyawan Puskesmas Ngasem,
oleh sebab itu Pedoman harus disusun dan digunakan sebagai dasar untuk
melaksanakan pekerjaan setiap karyawan di Puskesmas Ngasem, agar
setiap karyawan memiliki standar yang sama dalam menjalankan tugas
pokok dan fungsinya.
Pedoman Puskesmas disusun berdasarkan Upaya layanan atau
program yang ada di dalam UPTD Puskesmas Ngasem Adapun Upaya ini
digolongkan menjadi 4 bagian utama yaitu Panduan kerja Administrasi dan
Manajemen ( Admen ), Pedoman kerja Layanan Kesehatan Perorangan
(UKP), Pedoman kerja LayananKesehatan Masyarakat Esensial (UKM-E),
dan Pedoman kerja Layanan Kesehatan Masyarakat Pengembangan (UKM-
P), sesuai dalam struktur organisasi Puskesmas Ngasem.
Unit Layanan Tata Usaha merupakan unit yang mengatur kegiatan
administrasi Puskesmas, baik yang bersifat Internal yaitu melayani dan
mendukung kegiatan seluruh karyawan di Puskesmas Ngasem dan
pelayanan yang bersifat eksternal yang berhubungan dengan administrasi
diluar Puskesmas Ngasem, oleh karena itu dalam melaksanakan
pekerjaannya Layanan Tata Usaha di nahkodai oleh seorang Kasubag. Tata
Usaha yaitu seorang pejabat struktural di lingkungan Puskesmas Ngasem,
Sistem tata kerja Layanan Tata Usaha merupakan sistem 1 pintu dimana
seluruh surat menyurat dan dokumentasi kegiatan di kendalikan oleh
Layanan ini.

1
 BAB II

GAMBARAN UMUM UPTD PUSKESMAS NGASEM

Puskesmas Ngasem Kabupaten Kediri berlokasi di Jln Pamenang No.

516 Desa Ngasem, Kec. Ngasem Kabupaten Kediri, dengan wilayah kerja
sebanyak 12 desa dari 12 desa di wilayah kecamatan.Puskesmas Ngasem
didukung jejaring dibawahnya sebanyak 3 Pustu,8 Poskesdes, dan 50
Posyandu Balita serta 12 Posyandu Lansia.
Dalam menjalankan kegiatan manajemen di Puskesmas Ngasem
terdapat beberapa kali pergantian kepemimpinan.Urutan pergantian
kepemimpinan tersebut diantaranya adalah 1.dr. Haryanti Hadikoesworo
(tahun 1982 – 2000), 2.dr. Adi Laksono (tahun 2000 – 2006), 3.dr.
Mustadhim(tahun 2006 – sekarang).
Puskesmas Ngasem sebagai puskesmas rawat jalan mempunyai 10
LayananLayanan yaitu Layanan Pendaftaran, Layanan PengobatanUmum,
Layanan Pengobatan Gigi, LayananFarmasi, LayananPembayaran,Layanan
Laboratorium, Layanan Pelayanan KIA / KB, Layanan TU, Layanan Gizi, dan
Layanan Sanitasi.
Layanan Pendaftaran dengan fasilitas ruang penyimpanan rekam
medis dengan 1 orang staf. Pengobatan Umum dengan fasilitas 1 ruang
tindakan medis dengan 2 tempat tidur dengan 1 orang dokter umum, dan 4
orang perawat. Layanan Gigi dengan fasilitas 1 dental Unit Layanan, 1 orang
dokter gigi, dan 2 orang perawat gigi.Layanan Obat dengan fasilitas gudang
obat dengan 1 orang asisten apoteker, Layanan Laboratorium dengan
fasilitas ,1 mikroskop binokuler,1 orang analis. Layanan kasir dengan 1 orang
staf. Layanan Pelayanan KIA/ KB dengan fasilitas 1 tempat tidur pemeriksaan
ibu hamil, 1 ruang tempat pemeriksaan anak, 1 ruang tindakan KB dengan 1
bed Ginekologi dan 1 tempat tidur pemeriksaan serta pojok Laktasi dengan
anggota 12 orang bidan PNS, 3 orang bidan PTT dan 1 orang Koordinator
Imunisasi. Layanan Gizi dengan 2 orang petugas gizi, Layanan Sanitasi
dengan 1 orang petugas Kesehatan Lingkungan. Layanan Tata Usaha
dengan 1 orang Kepala Tata Usaha Dipimpin oleh 1 orang KTU dan 3 orang
staf tetap, serta 3 orang staf yang diperbantukan di tata usaha.
Sebagai fasilitas pelayanan kesehatan strata/tingkat pertama,
puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan upaya kesehatan
perorangan, dan upaya kesehatan masyarakat. Pelayanan kesehatan
perorangan, yaitu pelayanan yang bersifat pribadi (private goods), dengan
tujuan utama penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan perorangan
tanpa mengabaikan pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit
melalui pelayanan rawat jalan. Sedangkan pelayanan kesehatan masyarakat
adalah pelayanan yang bersifat public (public goods) dengan tujuan utama
memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah penyakit tanpa
mengabaikan penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan.
Unit Layanan Tata Usaha di UPTD Puskesmas Ngasem mempunyai 2
ruangan dalam melaksanakan tugasnya yaitu ruangan Kasubag. TU dan staf
serta ruangan sekretariatan untuk menyimpan dan mengendalikan dokumen.

2
 BAB III
Visi

VISI DAN MISI UPTD PUSKESMAS NGASEM

Menjadi salah satu pusat kesehatan mesyarakat unggulan di
Kabupaten Kediri

Misi

1. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata,

terjangkau, berdaya saing sesuai standart operasional pelayanan bagi
masyarakat
2. Meberkan dayakan masyarakat untuk menuju kemandirian hidup
sehat melalui upaya promotif dan proventif
3. Meningkat SDM yang berkualitas melalui pelatihan dan
pengembangan diri sesuai kompentensi yang dibutuhkan
4. Melengkapi sarana dan prasarana untuk meningkatkan kualitas
pelayanan
5. Membina kerjasama (Team Work) antar karyawan dan lintas sektor
6. Meningkatkan tata kelola administrasi yang tertib dan berkualitas
7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

MOTTO
“KAMI SIAP MENJADI SAHABAT SEHAT”

Tujuan Puskesmas

Mendukung tercapaianya tujuan pembangunan Nasional yaitu meningkatkan

kesadaran, kemauan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di
wilayah kerja Puskesmas agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-
tingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat

Tata Nilai
1. KEJUJURAN
Sebagai insan yang beriman insan puskesmas Ngasem selalu menjaga
kejujuran dalam bertindak,kerja keras,disiplin,berkomitmen dan
mendahulukan kepentingan organisasi.
2. PROFESIONALISME
Keyakinan terhadap tatanan dalam memberikan pelayanan yang
berlandaskan pada kaidah ilmiah dan kaidah profesi serta tidak
bertentangan degan norma-norma yang berlaku di masyarakat, dengan
ciri – ciri : bertanggung jawab, inovatif ,kreatif, dan optimis

3. KETERBUKAAN

3
 Terbuka dalam memberikan informasi pelayanan, serta siap menerima
kritik dan saran pelanggan agar pelayanan kesehatan yang diberikan
selalu tercipta perbaikan demi kepuasan pasien.
4. RAMAH DAN SANTUN
Dalam memberikan pelayanan insan Puskesmas Ngasem selalu penuh
empati, berpikir positif, dan ikhlas serta berprinsip pada Senyum, Sapa
dan Salam.

4
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI UPTD PUSKESMAS NGASEM
Ka.UPTD Puskesmas Ngasem
dr. Mustadhim
Ka.Sub.Bagian Tata Usaha
Wakil Manajemen Mutu Sunariyah
Laste Menanti, ST

Penanggung Jawab Keuangan

Penanggung Jawab Penanggung Penanggung Jawab
Bendahara JKN : Eli Riyatiningsih,Amd.Keb
Rumah Tangga
Sistem Informasi Jawab Sutomo Bendahara Penerima Pembantu : Indah Rahayu,Amd.Keb.
Bendahara Pengeluaran Pembantu: Sutomo
Puskesmas Kepegawaian Bendahara BOK : Nurhadi
Binti Mahmudah,Amd.Keb Sucianik

Penanggungjawab UKM Esensial Dan UKM Penanggung Jawab

Pengembangan Upaya Kesehatan Perorangan
Laste Menanti, ST Dr. Myrna Windarti

Penanggung Jawab UKM Penanggung Jawab UKM Pengembangan Penanggung Jawab Rawat Jalan Penanggung Jawab Laboratorium
- R P.Umum : Dr. Myrna Windarti Desi Fea Dwi W., Amd., AK.
Esensial dan Keperawatan Kesehatan Siti Maesaroh, Amd. Keb - R Gigi : drg. Siti Anita Soes
Masyarakat - R KIA/KB/MTBS : Maskiyah, S. ST.
- R Tindakan : Mai Karuniawati, Amd.,Kep.
Komariyah Pujiyati,Amd.Kep. - R Gizi : Agustina Budi W.,Amd.,Keb
- R Pendaftaran : Elly Andriastuti
- R TB : Wiwin Indrawati, Amd., Kep.
Kesehatan Jiwa Kesh Indera - R Sanitasi : Laste Menanti, S.T.
Promkes Gizi Nurjanah,Amd.,Kep Siti Mudrikah, Amd., Kep. - R Obat : Dewi Pudjiwati
Laste Menanti, ST. Agustina Budi W., Amd., - R IMS / VCT : Mai Karuniawati, Amd.,Kep.
Keb. - R Laborat : Desi Fea Wijayanti, Amd.,Ak
- R Kasir : Sucianik
UKGM/UKGS/UKS/NA Kesh Usila
PZA Maylia Hestina,Amd.,Keb.
Denok Wulandari,
KIA-KB Kesling
Maskiyah, S.St. Laste Menanti, S.T. Penanggung Jawab Pusling Penanggung Jawab Pustu Tugurejo Bidan Desa Sumber Rejo
Siti Mudrikah, Amd., Keb. Dwi Murwani, Amd., Kep. Eli Riyatiningsih, Amd., Keb.
POSKESTREN Kesehatan OR
Laste Menanti, ST Dwi Murwani, Amd., Kep.
Bidan Desa Paron
Indah Rahayu, Amd., Keb.
Pencegahan & Perkesmas Penanggung Jawab Pustu Wonocatur
Pengendalian Mai Karuniawati, Amd.Kep Siti Nurjanah, Amd., Kep.
BATTRA Bidan Desa Sukorejo
Komariyah Pujiwati, Amd., UKK Binti Mahmudah, Amd., Keb.
Kep. Siti Mudrikah, Amd.,
Siti Mudrikah, Amd., Kep.
Kep.
Penanggung Jawab Pustu Gogorante Bidan Desa Doko
Agustina Budi W., Amd., Keb.
Komariyah Pujiyati, Amd., Kep.

KEPALA UPTD PUSKESMAS NGASEM Bidan Desa Karangrejo

Maylia Hestina, Amd., Keb.

Bidan Desa Kwadungan

Yuti Rosanti, Amd., Keb.

Bidan Desa Nambaan

Imroatul Alamah, Amd., Keb.

dr.MUSTADHIM 5 Bidan Desa Toyoresmi

Ari Indrayani, Amd., Keb.
Pembina
NIP. 19710605 200212 1 011
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN TATA USAHA

Ka.UPTD Puskesmas Ngasem

dr. Mustadhim

Ka.Sub.Bagian Tata Usaha

Sunariyah

Penanggung Jawab Penanggung Jawab Penanggung Jawab Penanggung Jawab Keuangan

Bendahara Penerima Pembantu :Indah Rahayu
Sistem Informasi Puskesmas Kepegawaian Rumah Tangga Bendahara Pengeluaran Pembantu:Sutomo
BINTI MAHMUDAH SUCIANIK Sutomo Pngelola Bok:Nurhadi
Pengelola JKN:Elly Riatiningsih

6
 BAB VI

URAIAN TUGAS

No Tugas Uraian Wewenang Tanggungjawab

1 Kasubag Tata 1. Menyusun rencana kegiatan urusan Tata Usaha 1. Memberikan pelayanan tata usaha 1. Menggunakan alat / inventaris
Usaha berdasarkan data program Puskesmas sesuai SOP, bertanggung jawab Puskesmas untuk kepentingan
2. Membagi tugas kepada staf agar pelaksanaan tugas atas pelaksanaan tugas yang pelayanan
dapat dilaksanakan dibebankan 2. Memberikan pelayanan tata usaha
3. Mengkoordinasikan para staf dalam menyusun 2. Bertanggung jawab atas sesuai dengan kemampuan,
program kerja Puskesmas agar terjalin kerjasama keberhasilan pelayanan tata usaha kewenangan atas perintah Kepala
yang baik di Puskesmas Puskesmas dan di bawah
4. Memberi pengarahan kepada staf tentang 3. Bertanggung jawab atas pengawasan Kepala Puskesmas
pelaksanaan kegiatan pemeliharaan sarana dan 3. Menyelenggarakan administrasi
5. Mengkoordinasikan berbagai kegiatan administratif prasarana di Puskesmas tingkat puskesmas
dan manajemen di Puskesmas 4. Bertanggung jawab atas tertib 4. Melaksanakan fungsi manajemen
6. Mengkoordinir arsip surat masuk dan surat keluar administrasi (perencanaan, penggerakan, dan
7. Bertanggungjawab atas administrasi, membantu 5. Bertanggung jawab kepada Kepala pelaksanaan, pengawasan,
pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber Puskesmas pengendalian, dan penilaian)
daya lainnya
8. Melakukan monitoring dan evaluasi hasil kegiatan
urusan Tata usaha secara keseluruhan
9. Menyediakan dan menyimpan data umum
Puskesmas serta data kesehatan yang diperlukan
untuk kepentingan semua pihak yang membutuhkan
10. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan di
bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan

7
 pertanggungjawaban kepada Kepala puskesmas
11. Melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian,
keuangan, perlengkapan, surat menyurat, hubungan
masyarakat, dan urusan umum, perencanaan, serta
pencatatan dan pelaporan
12. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi
data
13. Mempunyai tugas pokok di bidang kepegawaian
- Membuat Struktur Organisasi Puskesmas
- Membuat daftar / catatan kepegawaian
Puskesmas
- Membuat uraian tugas dan tanggung jawab setiap
petugas
- Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap
petugas sesuai dengan tugas, wewenang, dan
tanggung jawab
- Membuat penilaian DP3 tepat waktu berdasarkan
konsultasi dengan kepala Puskesmas
- Melakukan file kepegawaian

2 Umum & 1. Menyusun rencana kegiatan kepegawaian dan Umum 1. Memberikan pelayanan 1. Menggunakan alat / inventaris
Kepegawaian 2. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar kepegawaian dan umum sesuai Puskesmas untuk kepentingan
3. Bertanggungjawab atas administrasi, membantu SOP, bertanggung jawab atas pelayanan
pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber pelaksanaan tugas yang 2. Memberikan pelayanan
daya lainnya dibebankan kepegawaian dan umum sesuai
4. Menyediakan dan menyimpan data Kepegawaian & 2. Bertanggung jawab atas dengan kemampuan, kewenangan
Umum untuk kepentingan semua pihak yang pemeliharaan sarana dan atas perintah Kepala Puskesmas
membutuhkan prasarana di Puskesmas dan di bawah pengawasan Kasubag

8
 5. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan di 3. Bertanggung jawab atas tertib Tata Usaha
bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan administrasi
pertanggungjawaban kepada Kasubag Tata Usaha 4. Bertanggung jawab kepada Kepala
6. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi Sub Bagian Tata Usaha
data
7. Membuat daftar / catatan kepegawaian Puskesmas
8. Membuat uraian tugas, tanggung jawab, dan
wewenang setiap petugas

3 Pejabat Keuangan 1. Mengkoordinasikan penyusunan RBA 1. Memberikan pelayanan sebagai 1. Menggunakan alat / inventaris
2. Menyiapkan DPA-BLUD pejabat keuangan sesuai SOP, Puskesmas untuk kepentingan
3. Melakukan pengelolaan pendapatan dan biaya bertanggung jawab atas pelaksanaan pelayanan
4. Menyelenggarakan pengelolaan kas tugas yang dibebankan 2. Memberikan pelayanan sebagai
5. Menyusun kebijakan pengelolaan barang, aset tetap, 2. Bertanggung jawab kepada Kasubag pejabat keuangan sesuai dengan
dan investasi Tata Usaha kemampuan, kewenangan atas
6. Menyelenggarakan sistem informasi manajemen perintah Kepala Puskesmas dan di
keuangan bawah pengawasan Kasubag Tata
7. Menyelenggarakan akuntansi dan penyusunan Usaha
laporan keuangan
8. Mempunyai fungsi sebagai penanggung jawab
keuangan BLUD

4 Bendahara 1. Membuat perencanaan tahunan 1. Memberikan pelayanan sebagai 1. Menggunakan alat / inventaris
Penerimaan 2. Membuat catatan harian uang masuk dalam buku bendahara penerimaan sesuai Puskesmas untuk kepentingan
kas umum SOP, bertanggung jawab atas pelayanan
3. Menerima setoran dari kasir pelaksanaan tugas yang 2. Memberikan pelayanan sebagai
4. Membuat laporan keuangan penerimaan retribusi, dibebankan bendahara penerimaan sesuai
terdiri dari : laporan pendapatan BLUD, buku kas 2. Bertanggung jawab atas dengan kemampuan, kewenangan

9
 umum, tanda bukti pembayaran, foto copy slip keberhasilan tugas sebagai atas perintah Kepala Puskesmas
setoran rek giro puskesmas, laporan penggunaan bendahara penerimaan di dan di bawah pengawasan kasubag
karcis, rekap penggunaan karcis, laporan persediaan Puskesmas Tata Usaha
karcis, rekap pedapatan retribusi yankes, waskat. 3. Bertanggung jawab atas tertib 3. Menyelenggarakan administrasi
5. Meminta paraf ke pejabat keuangan sebelum administrasi keuangan
menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda 4. Bertanggung jawab kepada 4. Melaksanakan fungsi manajemen
6. Menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda Kasubag Tata Usaha (perencanaan, penggerakan, dan
7. Melaporkan kas sebagai bahan informasi dan pelaksanaan, pengawasan,
pertanggung jawaban kepada Kapus (laporan pengendalian, dan penilaian)
bulanan)

5 Bendahara 1. Menerima, menyimpan, membayarkan, 1 Pertanggung Jawaban penggunaan 1. Mengajukan permintaan

Pengeluaran menatausahakan dan mempertanggung jawabkan UP (uang persediaan)
pengeluaran uang 2 Pertanggung Jawaban penggunaan
GU (ganti uang)
3 Pertanggung Jawaban penggunaan
TU (tambah uang)
4 Pertanggung Jawaban penggunaan
LS (langsung)
5 Pertanggung Jawaban Administratif
6 Pertanggung Jawaban Fungsional
pembayaran menggunakan SPP –
UP / GU / TU dan SPP LS
2. Menerima dan menyimpan Uang
Persediaan
3. Melaksanakan pembayaran dari
Uang Persediaan yang dikelolanya
4. Menolak perintah dari Pengguna
Anggaran / Kuasa Pengguna
Anggaran yang tidak sesuai
dengan ketentuan peraturan
5. Memiliki kecakapan dalam
manajemen tugasnya
6. Meneliti kelengkapan dokumen
pendukung SPP – LS yang
diberikan oleh PPTK

10
 7. Mengembalikan dokumen
pendukung SPP – LS yang
diberikan oleh PPTK apabila
dokumen tersebut tidak memenuhi
syarat dan / atau tidak lengkap

6 Pengelola Barang 1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan sarana, 1. Melaksanakan tugas sebagai 1. Menggunakan inventaris barang
prasarana dan alat medis. pengelola barang sesuai SOP, untuk kepentingan pelayanan
2. Melaksanakan koordinasi ke semua Penanggung bertanggung jawab atas (ambulan)
jawab layanan pelaksanaan tugas yang 2. Melaksanakan pemeliharaan
3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana untuk dibebankan barang yang dimiliki Puskesmas
melaksanakan kegiatan 2. Bertanggung jawab atas inventaris sesuai dengan kemampuan,
4. Memonitoring kegiatan pengelola barang barang di Puskesmas kewenangan atas perintah Kepala
5. Menyusun dokumen Pengadaan barang yang 3. Bertanggung jawab atas Puskesmas dan di bawah
dibutuhkan oleh unit masing-masing pemeliharaan sarana dan pengawasan Kasubag TU
6. Melaksanakan pengecekan, pendataan, prasarana kesehatan di 3. Melaksanakan fungsi manajemen
mengagendakan, dan pencatatan barang yang Puskesmas (perencanaan, penggerakan, dan
diterima 4. Bertanggung jawab atas tertib pelaksanaan, pengawasan,
7. Menyusun laporan inventaris barang tiap 6 bulan administrasi pengendalian, dan penilaian)
sekali untuk diserahkan ke kepala tata usaha 5. Bertanggung jawab kepada
Kasubag TU

7 Penilaian Kinerja 1. Penetapan target cakupan bersama dengan 1. Memberikan pelayanan sebagai 1. Menggunakan alat / inventaris
Puskesmas penanggung jawab program petugas penyusun penilaian kinerja Puskesmas untuk kepentingan
2. Melaksanakan koordinasi lintas program di Puskesmas sesuai SOP, pelayanan
Puskesmas bertanggung jawab atas 2. Melaksanakan fungsi manajemen
3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana sebelum pelaksanaan tugas yang sederhana (perencanaan,

11
 pelaksanaan kegiatan dibebankan penggerakan, dan pelaksanaan,
4. Melaksanakan pengumpulan data yang didapatkan 2. Bertanggung jawab atas pengawasan, pengendalian, dan
dari pemegang program dan seluruh karyawan keberhasilan pelaksanaan penilaian penilaian)
Puskesmas kinerja Puskesmas 3. Membina & menggerakkan peran
5. Melaksanakan pengolahan dan analisis data 3. Bertanggung jawab atas tertib serta seluruh karyawan Puskesmas
6. Pemantauan periodik hasil kegiatan dari masing- administrasi untuk keberhasilan kegiatan
masing program tiap tribulan dalam rangka mencapai 4. Bertanggung jawab kepada penilaian Kinerja Puskesmas
target cakupan dan mutu Kasubag Tata usaha
7. Membuat laporan kegiatan penilaian kinerja
Puskesmas
8. Melakukan konsultasi ke Dinas Kesehatan
9. Menerima umpan balik nilai akhir kinerja puskesmas
berikut penjelasannya dalam perbaikan perhitungan
bila terjadi kesalahan
10. Menyajikan hasil akhir perhitungan cakupan & mutu
kegiatan dalam bentuk grafik sarang laba-laba atau
lainnya
11. Tim PKP bersama penanggung jawab kegiatan
menyusun rencana pemecahan masalah / RTL

8 Perencanaan 1. Menyusun rencana kegiatan PTP 1. Memberikan pelayanan sebagai 1. Menggunakan alat / inventaris
Tingkat 2. Melaksanakan koordinasi lintas program dan lintas petugas penyusun PTP Puskesmas Puskesmas untuk kepentingan
Puskesmas sektor di Puskesmas sesuai SOP, bertanggung jawab pelayanan
3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana sebelum atas pelaksanaan tugas yang 2. Melaksanakan fungsi manajemen
pelaksanaan kegiatan dibebankan sederhana (perencanaan,
4. Melaksanakan pengolahan dan analisis data 2. Bertanggung jawab atas penggerakan, dan pelaksanaan,
5. Membuat laporan kegiatan PTP (tahunan) keberhasilan pelaksanaan PTP pengawasan, pengendalian, dan

12

9 Pengendali 1. Menerima dan mencetak dokumen baru.
Dokumen dan 2. Melakukan revisi dokumen, atas instruksi Wakil
Rekaman Manajemen Mutu.
3. Melakukan pemusnahan dokumen, kadaluarsa.
4. Menyimpan dokumen dan rekaman kegiatan
5. Menyimpan dan mngendalikan dokumen eksternal.
6. Mengendalikan dokumen & rekaman
7. Menerbitkan dokumen sesuai instruksi Wakil
Manajemen Mutu.
13
3. Bertanggung jawab atas tertib
administrasi
4. Bertanggung jawab kepada
Kasubag Tata Usaha
1. Memberikan pelayanan sebagai
Pengendali dokumen & rekaman
sesuai SOP, bertanggung jawab
atas pelaksanaan tugas yang
dibebankan
2. Bertanggung jawab atas tertib
administrasi
3. Bertanggung jawab kepada Kepala
Puskesmas
penilaian)
3. Membina & menggerakkan peran
serta seluruh karyawan
Puskesmas untuk keberhasilan
kegiatan PTP
1. Menggunakan alat / inventaris
Puskesmas untuk kepentingan
pelayanan
2. Membina & menggerakkan peran
serta seluruh koordinator &
penanggung jawab program /
layanan
 BAB VII
NOMENKLATUR

A. Umum.
1. Surat masuk
Semua jenis surat yang diterima dari instansi lain / perorangan, baik
yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui kurir (pengirim
surat), yang dikirimkan kepada Puskesmas Ngasem dan diarsipkan oleh
petugas pengendali surat masuk sesuai dengan kode surat masing.
Kode:
a. 000 : Umum
b. 100 : Pemerintahan.
c. 200 : Politik.
d. 300 : Keamanan dan ketertiban.
e. 400 : Kesejahteraan rakyat.
f. 500 : Perekonomian.
g. 600 : Pekerjaan umum dan ketenagaan.
h. 700 : Pengawasan.
i. 800 : Kepegawaian.
j. 900 : Keuangan.dst...............
2. Buku agenda surat masuk.
Adalah buku yang mengagendakan seluruh surat masuk, dan bertujuan
agar dapat dengan mudah melakukan pengambilan kembali surat yang
telah diarsipkan.
Dalam agenda surat masuk yang harus diisi adalah no urut, no berkas,
alamat pengirim surat, tanggal surat, nomer surat perihal surat dan
tanggal terima surat.
3. Lembar disposisi
Adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk
tertulis kepada bawahan. Yang terdiri dari kepala, isi lembar disposisi,
isi daripada lembar disposisi adalah surat dari, momer surat, tanggal,
diterima tanggal, nomer agenda, sifat, perihal, diteruskan kepada,
catatan.
4. Kartu Kendali.
5. Surat Keluar Eksternal
Surat yang dikeluarkan dari tata usaha UPTD Puskesmas Ngasem yang
ditujukan kepada organisasi atau perorangan diluar Puskesmas
Ngasem, surat tersebut dapat berupa undangan, pemberitahuan,
permohohonan, pengantar, dan surat keterangan, surat keluar yang
lengkap adalah surat yang bertanggal, bernomer, berstempel dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Surat keluar eksternal
diarsipkan dengan kode sesuai isi surat keluar masing-masing, yaitu :
a. 000 : Umum
b. 100 : Pemerintahan.
c. 200 : Politik.
d. 300 : Keamanan dan ketertiban.
e. 400 : Kesejahteraan rakyat.
f. 500 : Perekonomian.

14
 g. 600 : Pekerjaan umum dan ketenagaan.
h. 700 : Pengawasan.
i. 800 : Kepegawaian.
j. 900 : Keuangan.
6. Kartu kendali surat keluar.
No Urut,Kode Surat,Isi Surat,Lampiran,Kepada,Tanggal Surat,Tanggal
Naskah Dinas,No Naskah Dinas,Pengolah, Tanggal
Diteruskan/Dikirim,Paraf,Catatan.
7. Agenda surat keluar.
Adalah sistem kendali surat keluar berupa buku agenda yang
mengendalikan surat keluar agar lebih mudah dalam pencarian kembali
surat keluar yang telah diarsipkan, surat keluar berisi nomer urut, nomer
berkas atau surat, alamat tujuan, tanggal surat, tanggal pelaksana dan
perihal.
8. Surat keluar internal
Adalah surat keluar yang dikeluarkan oleh tata usaha untuk koordinator,
penanggungjawab dan pegawai UPTD Puskesmas Ngasem, surat
antara lain adalah undangan, pemberitahuan, peringatan dan surat
keterangan.

B. Kepegawaian.
1. Buku cuti pegawai
Adalah suatu catatan yang membantu Tata Usaha dalam membuat cuti
yang diajukan oleh pegawai di lingkungan Puskesmas Ngasem cuti
pegawai didasarkan atas hak pegawai dalam memperoleh hari cuti tidak
melebihi daripada hak cutinya, hak cuti ini dilua cuti dalam 1 tahunan,
dan buku cuti pegawai dilaksanakan agar jumlah dari cuti melahirkan
dan cuti tugas Negara.
2. Buku ijin tidak masuk kerja
Adalah suatu buku catatan yang membantu tata usaha dalam
mengelola ijin tidak masuk kerja pegawai yang disebabkan karena sakit
atau ijin pribadi, dalam mengelola ijin pegawai harus disertai dengan
bukti-bukti yang diperlukan.
3. Penilaian kinerja pegawai.
4. Buku Kenaikan pangkat.
5. Buku Kenaikan gaji berkala.
6. Buku absensi
C. Bendahara Penerima.
1. Buku Kas Umum Penerimaan.
Buku kas umum adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat
semua transaksi keuangan baik uang masuk maupun uang keluar, yang
diisi setiap ada transaksi, dan dilaporkan setiap bulan ke bagian
keuangan Dinas Kesehatan Kabupaten Kediri, maksimal tanggal 5
bulan berikutnya, didalam buku kas umum terdapat kejelasan nomer,
tanggal, uraian transaksi, kode rekening, nomer bukti harus ditulis
dengan jelas. Didalam buku umum tidak boleh ada coretan, apabila
terjadi kesalahan penulisan dicoret 2 garis yang mana tulisan kesalahan
masih bisa terbaca, kemudian di paraf oleh petugas.

15
 2. Tanda Bukti Pembayaran
Tanda bukti pembayaran adalah tanda bukti transaksi yang
dilakukan oleh penyetor dan bendahara keuangan, tanda ini dibuat
setiap kali ada traksaksi penyetoran kepada bendahara penerima, dan
ditanda tangani oleh kedua belah pihak dengan mengetahui Kepala
Puskesmas selaku KPA.

3. Slip Setoran Giro

Adalah formulir yang dipergunakan untuk menulis jumlah setoran
retribusi ke Bank penerima setoran, Slip setoran dibuat rangkap 2, 1
untuk pihak Bank, yang 1 untuk arsip Puskesmas, sedangkan untuk
laporan ke bagian keuangan Dinas Kesehatan adalah fotokopi dari slip
setoran giro tersebut.

4. Laporan Rekapitulasi Pendapatan.

Adalah laporan yang dibuat untuk mengetahui jumlah setoran
secara kumulatif yang berisi rincian penerimaan, laporan ini dibuat 1
bulan sekali, dan dikirim ke bagian keuangan Dinas Kesehatan
maksimal tanggal 5 bulan berikutnya.

5. Rincian Penerimaan
Adalah rincian yang menjelaskan tentang jenis penerimaan hasil
kegiatan Puskesmas antara lain retribusi rawan jalan, tindakan medis,
pemeriksaan penunjang diagnosa, pengujian kesehatan dll.

D. Bendahara Pengeluaran
1. Bendahara pengeluaran.
Adalah pejabat fungsional yang ditunjuk menerima, menyimpan,
membayarkan, menatausahakan, dan mempertanggung jawabkan uang
untuk keperluan belanja dalam rangka pelaksanaan kegiatan keuangan.

2. SPP ( Surat Permintaan Pembayaran )

Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat yang bertanggung jawab atas
pelaksanaan kegiatan / bendahara pengeluaran untuk mengajukan
permintaan pembayaran

3. SPP – UP ( Uang Persediaan )

Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk
permintaan uang muka kerja yang bersifat pengisian kembali
( revolving ) yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.

4. SPP – GU ( Ganti Uang )

Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan
pengganti uang persediaan yang tidak dapat dilakukan dengan
pembayaran langsung.

16
 5. SPP – TU ( Tambahan Uang )
Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan
tambahan uang persediaan guna melaksanakan kegiatan yang bersifat
mendesak dan tidak dapat digunakan untuk pembayaran langsung dan
uang persediaan.

6. SPP – LS ( Langsung )
Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan
pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian
kontrak kerja atau surat perintah kerja lainya dan pembayaran gaji
dengan jumlah, penerima, peruntukan dan waktu pembayaran tertentu
yang dokumennya disiapkan oleh PPTK.

7. SPM ( Surat Perintah Membayar )

Dokumen yang digunakan / diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa
pengguna anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran
DPA.

8. SPM – UP ( Surat Perintah Membayar Uang Persediaan )

Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna
anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, yang
dipergunakan sebagai uang persediaan untuk mendanai kegiatan.

9. SPM – GU (Surat Perintah Membayar Ganti Uang Persediaan )

Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna
anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, yang
dananya dipergunakan untuk mengganti uang persediaan yang telah
dibelanjakan.

10. SPM - TU ( Surat Perintah Membayar Tambahan Uang Persediaan )

Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna
anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA, karena
kebutuhan dananya melebihi dari jumlah batas pagu uang persediaan
yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan.

11. SPM – LS ( Surat Perintah Membayar Langsung )

Dokumen yang diterbitkan oleh pengguna anggaran / kuasa pengguna
anggaran untuk penerbitan SP2D atas beban pengeluaran DPA kepada
pihak ketiga.

12. BKU
Buku untuk mencatat / mengetahui jumlah – jumlah yang diterima,
dikeluarkan dan sisa yang ada dibawah pengurusan bendahara yang
harus dipertanggung jawabkan.

13. BUKU BANTU

Buku untuk mengakumulasi transaksi – transaksi ke dalam klasifikasi
yang diperlukan untuk penyusunan laporan.

17
 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

Tata hubungan kerja di Layanan Tata Usaha, adalah:

A. Tata Hubungan Kerja Intern
Adalah suatu tata hubungan kerja antar pegawai di dalam layanan
tata usaha sendiri, didalam tata hubungan kerja intern ini layanan tata
usaha menjelaskan pekerjaan yang menjadi penanggungjawab tiap
kegiatan dalam layanan tata usaha itu sendiri, yaitu:

No Penanggung jawab Jenis Pekerjaan

Kasubag. TU 1. Membuat rencana kegiatan Tata Usaha.
2. Mengkoordinir pengarsipan surat masuk dan
keluar.
3. Monitoring dan evaluasi kegiatan ketata
usahaan.
4. Membuat pencatatan dan pelaporan tata
usaha.
5. Membuat analisa hasil kegiatan beserta
visualisasi data.
Umum dan Kepegawaian 1. Menyusun rencana kepegawaian dan
umum.
2. Mengelola surat masuk& membuat surat
keluar.
3. Menyedikan dan menyimpan data
kepegawaian dan umum.
4. Membuat pencatatan dan pelaporan di
bidang umum dan kepegawaian.
5. Membuat analisa hasil kegiatan beserta
visualisasi data
6. Membuat daftar atau catatan kepegawaian
Puskesmas.
7. Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan
wewenang setiap petugas.
Pengelola Barang 1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan
sarana, prasaran dan alat medis.
2. Menyusun dokumen pengadaan barang
yang dibutuhkan oleh unit layanan.
3. Mengelola barang masuk.
4. Laporan inventaris barang setiap 6 bulan.
5. elakukan penatausahaan barang di
Puskesmas.
6. Memelihara barang milik Puskesmas.
7. Mengamankan barang milik Puskesmas.
8. Membuat Laporan barang secara periodik
Pejabat Keuangan 1. Menyusun RBA.
2. Mempersiapkan DPA BLUD.
3. Mengelola pendapatan dan biaya.
4. Membuat laporan keuangan.

Bendahara Penerimaan 1. Membuat rencana penerimaan tahunan.

18
 2. Laporan keuangan penerimaan restribusi.
3. Membuat laporan Kas.
Bendahara Pengeluaran 1. Membuat laporan penerimaan.
2. Membuat laporan pembayaran.
3. Mmbuat laporan pertanggungjawabab
pengeluaran.
Penilaian Kinerja 1. Melaksanakan pengumpulan data dari
Puskesmas pemegang program.
2. Mengolah dan menganalisis data.
3. Membuat laporan penilaian kinerja
Puskesmas.
4. Menyajikan hasil akhir cakupan dalam
visuliasasi data.
Perencanaan Tingkat 1. Membuat POA Puskesmas.
Puskesmas 2. Membuat Analisis Kebutuhan Puskesmas.
3. Membuat Perencanaan Operasional
Puskesmas.
4. Membuat Rencana Usulan Kegiatan dan
RPK.
Pengendali Dokumen dan 1. Menerima dan mencetak dokumen baru.
Rekaman 2. Revisi dokumen.
3. Pemusnahan dokumen kadaluwarsa.
4. Menyimpan dan mengendalikan dokumen
eksternal.
5. Mengendalikan dokumen dan rekaman
6. Menerbitkan dokumen baru.

B. Tata Hubungan Kerja Ekstern.

Adalah tata hubungan kerja antara Layanan Tata Usaha dengan
unit layanan lainnya, yaitu dengan:
1. Kepala UPTD Puskesmas Ngasem
mempertanggungjawabkan, menerima instruksi, berkoordinasi,
mendapatkan pengarahan.
2. Audit Internal.
Mendapatkan pengawasan internal.
3. Manajemen Mutu.
Berkoordinasi, pelaporan.
4. Upaya Kesehatan Masyarakat Esensial
Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan
instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan.
5. Upaya Kesehatan Masyarakat Pengembangan.
Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan
instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan.
6. UsahaKesehatan perorangan.
Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan
instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan.

7. Koordinator Jaringan dan Jejaring.

19
Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan
instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan

20
 BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

No Jabatan Kualifikasi / Kompetensi Pelaksana

1 Kasubag Tata Usaha SMEA Sunariyah
2 Umum & SMA Sucianik
Kepegawaian
3 Pengelola barang SMA Dwi Budi Indarini
4 Penanggung jawab Sanitarian Laste Menanti
Perencanaan Tingkat
Puskesmas
5 Penanggung jawab Sanitarian Laste Menanti.
Penilaian Kinerja
Puskesmas
6 Pejabat Keuangan SMEA Sunariyah
7 Bendahara SMA Sutomo
penerimaan
8 Bendahara D3 Kebidanan Indah Rahayu
pengeluaran
9 Pengelola JKN D3 Kebidanan Elly Riatiningsih
10 Pengelola Bok SMA Nurhadi
11 Pengendali Dokumen D3 Kebidanan Binti Mahmudah
dan Rekaman

BAB X
KEGIATAN ORIENTASI

NO LAYANAN/PROGRAM KURIKULUM

1 Umum & Kepegawaian - Mempelajari proses pembuatan surat keluar

21

2 Pengelolaan barang
3 Perencanaan Tingkat
Puskesmas
4 Penilaian Kinerja
Puskesmas
5 Pengelolaan Keuangan
6 Pengelolaan Penerimaan
7 Pengelolaan pengeluaran
8 Pengendalian Dokumen
dan Rekaman
- Mempelajari proses pengelolaan surat masuk
- Mempelajari proses pengarsiapan dokumen.
- Mempelajari proses kepagawaian (arsip, cuti,
absen).
- Mempelajari proses pencatatan dan pelaporan
- Mempelajari proses pengelolaan barang.
- Mempelajari cara menerima barang masuk
- Mempelajari cara mengeluarkan barang
- Mempelajari cara mengisi buku kendali
barang
- Mempelajari cara membuat daftar inventaris
ruangan.
- Mempelajari proses pemeliharaan sarana dan
prasarana
- Mempelajari proses perencanaan tingkat
Puskesmas.
- Mempelajari cara pembuatan POA
- Mempelajari cara pembuatan RUK dan RPK
- Mempelajari penilaian kerja Puskesmas.
- Mempelajari indikatoriindikator mutu
Puskesmas.
- Memepelajari cara penilaian kinerja
Puskesmas
- Mempelajari proses pengelolaan keuangan.
- Mempelajari cara pembukuan keuangan
- Mempelajari cara pelaporan keuangan.
- Mempelajari cara pembuatan perencanaan
penerimaan
- Mempelajari cara pengerjaan Buku Kas
Umum
- Mempelajari cara pengisian tanda bukti
pembayaran
- Mempelajari proses setoran ke Bank
- Mempelajari proses pengelolaan karcis
- Mempalari proses pengisian laporan
pendapatan
- Mempelajari proses pembuatan buku kas
umum pengeluaran
- Mempelajari cara mengisi buku pajak.
- Mempelajari cara mengisi buku bantu Bank
- Mempelajari cara mengisi buku bantu panjar.
- Mempelajari cara mengisi buku bantu rincian
objek belanja perkode rekening
- Mempelajari alur pencairan dana
- Mempelajari cara mengendalikan dokumen
dan rekaman
- Mempelajari cara penomeran dokumen.
- Mempelajari cara distribusi dokumen
- Mempelajari cara pemusnahan dokumen
BAB XI
22
 PERTEMUAN / RAPAT

No Jenis Pertemuan Pelaksanaan Penanggungjawab Peserta

1 Minilokakarya Setiap Bulan KTU Seluruh

Bulanan karyawan

2 Minilokakarya Setiap 3 bulan KTU Lintas sektor

Triwulan

3 Pengarahan Kepala Setiap bulan KTU KTU & Staf

Puskesmas TU

4 Pengarahan Setiap bulan KTU Staf TU

Penanggungjawab
TU

5 Perencanaan Tingkat Setiap Tahun PTP/KTU Tim PTP

Puskesmas

6 Penilaian Kinerja Tribulan PKP Tim PKP

Puskesmas Bulanan

7 Pertemuan Setiap Bulan Pejabat Keuangan Pengelola

Pengelolaan Keuangan
Keuangan
8 Pertemuan Setiap 3 bulan Pengendali Wakil
pengendalian Dokumen manajemen
dokumen mutuADMEN/
/UKP/UKM-
E/UKM-P

BAB XII
PELAPORAN

No Penanggungjawab Jenis Laporan Waktu

23
 Pelaporan
1 Umum & Kepegawaian Buku agenda surat masuk Bulanan
Buku agenda surat keluar
Absensi harian
Laporan cuti pegawai
Buku penjagaan kenaikan
pangkat

2 Pengelolaan barang Laporan inventaris barang Semester

Buku pencatatan barang Insidential
yang masuk dari dinas
kesehatan Bulanan
Laporan pemeliharaan Bulanan
barang Bulanan
Laporan monitoring barang
Laporan kerusakan barang

3 Perencanaan Tingkat POA Puskesmas (BOK, Tahunan

Operasional, dan JKN)
Puskesmas
4 Penilaian Kinerja Laporan hasil cakupan Triwulan
kegiatan beserta analisa
Puskesmas
dari masing-masing
program Bulanan
Laporan kunjungan Tahunan
Laporan hasil PKP tahunan
dan analisa kesenjangan
Visualisasi Data berupa
sarang laba-laba

5 Pengelolan Keuangan Laporan Buku Kas Umum Bulanan

Pengelolaan keuangan

6 Bendahara Pengeluaran Buku kas umum Bulanan

pengeluaran Bulanan
Buku bantu pajak Bulanan
Buku bantu Bank Bulanan
Buku bantu panjar Bulanan
Buku bantu rincian obyek
belanja Tahunan
(per kode rekening) Tahunan
SPP-UP Setiap transaksi
SPM-UP Setiap transaksi
SPP-LS Bulanan
SPM-LS Bulanan
SPP-GU
SPM-GU

7 Bendahara penerima Laporan pendapatan BLUD Bulanan

Buku kas umum Bulanan
penerimaan Bulanan
Tanda bukti pembayaran Bulanan
Laporan penggunaan karcis Bulanan
Laporan rekap penggunaan Bulanan
karcis Bulanan
]]]]]]Laporan persediaan
karcis Tahunan
Laporan rekapitulasi
pendapatan retribusi 3 bulan
yankes

24
 Perencanaan pendapatan
retribusi yankes
Laporan berita acara
pemeriksaan kas (waskat)

8 Pengendali Dokumen dan Buku penerimaan

rekaman dokumen.
Buku pendistribusian
dokumen
Buku permintaan dokumen
Buku pengendalian
dokumen

BAB XIII

PENUTUP

Demikianlah Pedoman kerja Unit Layanan Tata Usaha di UPTD

Puskesmas Ngasem,yang telah kami buat besar harapan kami bahwa setiap
petugas yang bekerja di jajaran layanan tata usaha Puskesmas
Ngasemdapat mempergunakan Pedoman kerja pegawai di Tata Usaha
dengan penuh tanggungjawab, dalam melaksanakan pelayanan baik kepada
petugas unit lainnya maupun kepada masyarakat.

Referensi
1. Pedoman tata naskah dinas di lingkungan pemerintah kabupaten kediri, tahun 2011.

25
26