BAB I
PENDAHULUAN
2
BAB II
3
public (public goods) dengan tujuan utama memelihara dan
meningkatkan kesehatan serta mencegah penyakit tanpa
mengabaikan penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan.
Unit Layanan Tata Usaha di UPTD Puskesmas Ngasem
mempunyai 2 ruangan dalam melaksanakan tugasnya yaitu ruangan
Kasubag. TU dan staf serta ruangan sekretariatan untuk menyimpan
dan mengendalikan dokumen.
BAB III
Visi
Misi
MOTTO
“KAMI SIAP MENJADI SAHABAT SEHAT”
Tujuan Puskesmas
Tata Nilai
1. KEJUJURAN
4
Sebagai insan yang beriman insan puskesmas Ngasem selalu
menjaga kejujuran dalam bertindak,kerja
keras,disiplin,berkomitmen dan mendahulukan kepentingan
organisasi.
2. PROFESIONALISME
Keyakinan terhadap tatanan dalam memberikan pelayanan yang
berlandaskan pada kaidah ilmiah dan kaidah profesi serta tidak
bertentangan degan norma-norma yang berlaku di masyarakat,
dengan ciri – ciri : bertanggung jawab, inovatif ,kreatif, dan
optimis
3. KETERBUKAAN
Terbuka dalam memberikan informasi pelayanan, serta siap
menerima kritik dan saran pelanggan agar pelayanan kesehatan
yang diberikan selalu tercipta perbaikan demi kepuasan pasien.
4. RAMAH DAN SANTUN
Dalam memberikan pelayanan insan Puskesmas Ngasem selalu
penuh empati, berpikir positif, dan ikhlas serta berprinsip pada
Senyum, Sapa dan Salam.
5
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI UPTD PUSKESMAS NGASEM
Ka.UPTD Puskesmas Ngasem
dr. Mustadhim
Ka.Sub.Bagian Tata Usaha
Wakil Manajemen Mutu Sunariyah
Laste Menanti, ST
Penanggung Jawab UKM Penanggung Jawab UKM Pengembangan Penanggung Jawab Rawat Jalan Penanggung Jawab Laboratorium
- R P.Umum : Dr. Myrna Windarti Desi Fea Dwi W., Amd., AK.
Esensial dan Keperawatan Kesehatan Siti Maesaroh, Amd. Keb - R Gigi : drg. Siti Anita Soes
Masyarakat - R KIA/KB/MTBS : Maskiyah, S. ST.
- R Tindakan : Mai Karuniawati, Amd.,Kep.
Komariyah Pujiyati,Amd.Kep. - R Gizi : Agustina Budi W.,Amd.,Keb
- R Pendaftaran : Elly Andriastuti
- R TB : Wiwin Indrawati, Amd., Kep.
Kesehatan Jiwa Kesh Indera - R Sanitasi : Laste Menanti, S.T.
Promkes Gizi Nurjanah,Amd.,Kep Siti Mudrikah, Amd., Kep. - R Obat : Dewi Pudjiwati
Laste Menanti, ST. Agustina Budi W., Amd., - R IMS / VCT : Mai Karuniawati, Amd.,Kep.
Keb. - R Laborat : Desi Fea Wijayanti, Amd.,Ak
- R Kasir : Sucianik
UKGM/UKGS/UKS/NA Kesh Usila
PZA Maylia Hestina,Amd.,Keb.
Denok Wulandari,
KIA-KB Kesling
Maskiyah, S.St. Laste Menanti, S.T. Penanggung Jawab Pusling Penanggung Jawab Pustu Tugurejo Bidan Desa Sumber Rejo
Siti Mudrikah, Amd., Keb. Dwi Murwani, Amd., Kep. Eli Riyatiningsih, Amd., Keb.
POSKESTREN Kesehatan OR
Laste Menanti, ST Dwi Murwani, Amd., Kep.
Bidan Desa Paron
Indah Rahayu, Amd., Keb.
Pencegahan & Penanggung Jawab Pustu Wonocatur
Perkesmas Siti Nurjanah, Amd., Kep.
Pengendalian Mai Karuniawati, Amd.Kep Bidan Desa Sukorejo
Komariyah Pujiwati, Amd., BATTRA Binti Mahmudah, Amd., Keb.
UKK
Kep. Siti Mudrikah, Amd.,
Siti Mudrikah, Amd., Kep.
Kep.
Penanggung Jawab Pustu Gogorante Bidan Desa Doko
Agustina Budi W., Amd., Keb.
Komariyah Pujiyati, Amd., Kep.
7
BAB VI
URAIAN TUGAS
8
membantu pengelolaan keuangan, dan penggerakan, dan
pengelolaan sumber daya lainnya pelaksanaan, pengawasan,
8. Melakukan monitoring dan evaluasi hasil pengendalian, dan penilaian)
kegiatan urusan Tata usaha secara
keseluruhan
9. Menyediakan dan menyimpan data umum
Puskesmas serta data kesehatan yang
diperlukan untuk kepentingan semua pihak
yang membutuhkan
10. Membuat pencatatan dan pelaporan
kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan
informasi dan pertanggungjawaban kepada
Kepala puskesmas
11. Melaksanakan pengelolaan urusan
kepegawaian, keuangan, perlengkapan,
surat menyurat, hubungan masyarakat, dan
urusan umum, perencanaan, serta
pencatatan dan pelaporan
12. Membuat analisa hasil kegiatan beserta
visualisasi data
13. Mempunyai tugas pokok di bidang
kepegawaian
- Membuat Struktur Organisasi Puskesmas
- Membuat daftar / catatan kepegawaian
Puskesmas
9
- Membuat uraian tugas dan tanggung
jawab setiap petugas
- Membuat rencana kerja bulanan bagi
setiap petugas sesuai dengan tugas,
wewenang, dan tanggung jawab
- Membuat penilaian DP3 tepat waktu
berdasarkan konsultasi dengan kepala
Puskesmas
- Melakukan file kepegawaian
2 Umum & 1. Menyusun rencana kegiatan kepegawaian 1. Memberikan pelayanan 1. Menggunakan alat /
Kepegawaian dan Umum kepegawaian dan umum inventaris Puskesmas untuk
2. Mengarsipkan surat masuk dan surat sesuai SOP, bertanggung kepentingan pelayanan
keluar jawab atas pelaksanaan 2. Memberikan pelayanan
3. Bertanggungjawab atas administrasi, tugas yang dibebankan kepegawaian dan umum
membantu pengelolaan keuangan, dan 2. Bertanggung jawab atas sesuai dengan kemampuan,
pengelolaan sumber daya lainnya pemeliharaan sarana dan kewenangan atas perintah
4. Menyediakan dan menyimpan data prasarana di Puskesmas Kepala Puskesmas dan di
Kepegawaian & Umum untuk kepentingan 3. Bertanggung jawab atas bawah pengawasan Kasubag
semua pihak yang membutuhkan tertib administrasi Tata Usaha
5. Membuat pencatatan dan pelaporan 4. Bertanggung jawab kepada
kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan Kepala Sub Bagian Tata
informasi dan pertanggungjawaban kepada Usaha
Kasubag Tata Usaha
6. Membuat analisa hasil kegiatan beserta
10
visualisasi data
7. Membuat daftar / catatan kepegawaian
Puskesmas
8. Membuat uraian tugas, tanggung jawab,
dan wewenang setiap petugas
11
retribusi, terdiri dari : laporan pendapatan dibebankan penerimaan sesuai dengan
BLUD, buku kas umum, tanda bukti 2. Bertanggung jawab atas kemampuan, kewenangan
pembayaran, foto copy slip setoran rek giro keberhasilan tugas sebagai atas perintah Kepala
puskesmas, laporan penggunaan karcis, bendahara penerimaan di Puskesmas dan di bawah
rekap penggunaan karcis, laporan Puskesmas pengawasan kasubag Tata
persediaan karcis, rekap pedapatan 3. Bertanggung jawab atas Usaha
retribusi yankes, waskat. tertib administrasi 3. Menyelenggarakan
5. Meminta paraf ke pejabat keuangan 4. Bertanggung jawab kepada administrasi keuangan
sebelum menyetorkan hasil pendapatan ke Kasubag Tata Usaha 4. Melaksanakan fungsi
Kasda manajemen (perencanaan,
6. Menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda penggerakan, dan
7. Melaporkan kas sebagai bahan informasi pelaksanaan, pengawasan,
dan pertanggung jawaban kepada Kapus pengendalian, dan penilaian)
(laporan bulanan)
12
5 Pertanggung Jawaban Pengguna Anggaran / Kuasa
Administratif Pengguna Anggaran yang
6 Pertanggung Jawaban tidak sesuai dengan
Fungsional ketentuan peraturan
5. Memiliki kecakapan dalam
manajemen tugasnya
6. Meneliti kelengkapan
dokumen pendukung SPP –
LS yang diberikan oleh PPTK
7. Mengembalikan dokumen
pendukung SPP – LS yang
diberikan oleh PPTK apabila
dokumen tersebut tidak
memenuhi syarat dan / atau
tidak lengkap
6 Pengelola 1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan 1. Melaksanakan tugas sebagai 1. Menggunakan inventaris
Barang sarana, prasarana dan alat medis. pengelola barang sesuai SOP, barang untuk kepentingan
2. Melaksanakan koordinasi ke semua bertanggung jawab atas pelayanan (ambulan)
Penanggung jawab layanan pelaksanaan tugas yang 2. Melaksanakan pemeliharaan
3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana dibebankan barang yang dimiliki
untuk melaksanakan kegiatan 2. Bertanggung jawab atas Puskesmas sesuai dengan
4. Memonitoring kegiatan pengelola barang inventaris barang di kemampuan, kewenangan
5. Menyusun dokumen Pengadaan barang Puskesmas atas perintah Kepala
13
yang dibutuhkan oleh unit masing-masing 3. Bertanggung jawab atas Puskesmas dan di bawah
6. Melaksanakan pengecekan, pendataan, pemeliharaan sarana dan pengawasan Kasubag TU
mengagendakan, dan pencatatan barang prasarana kesehatan di 3. Melaksanakan fungsi
yang diterima Puskesmas manajemen (perencanaan,
7. Menyusun laporan inventaris barang tiap 6 4. Bertanggung jawab atas penggerakan, dan
bulan sekali untuk diserahkan ke kepala tertib administrasi pelaksanaan, pengawasan,
tata usaha 5. Bertanggung jawab kepada pengendalian, dan penilaian)
Kasubag TU
7 Penilaian 1. Penetapan target cakupan bersama dengan 1. Memberikan pelayanan 1. Menggunakan alat /
Kinerja penanggung jawab program sebagai petugas penyusun inventaris Puskesmas untuk
Puskesmas 2. Melaksanakan koordinasi lintas program di penilaian kinerja Puskesmas kepentingan pelayanan
Puskesmas sesuai SOP, bertanggung 2. Melaksanakan fungsi
3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana jawab atas pelaksanaan manajemen sederhana
sebelum pelaksanaan kegiatan tugas yang dibebankan (perencanaan, penggerakan,
4. Melaksanakan pengumpulan data yang 2. Bertanggung jawab atas dan pelaksanaan,
didapatkan dari pemegang program dan keberhasilan pelaksanaan pengawasan, pengendalian,
seluruh karyawan Puskesmas penilaian kinerja Puskesmas dan penilaian)
5. Melaksanakan pengolahan dan analisis data 3. Bertanggung jawab atas 3. Membina & menggerakkan
6. Pemantauan periodik hasil kegiatan dari tertib administrasi peran serta seluruh karyawan
masing-masing program tiap tribulan dalam 4. Bertanggung jawab kepada Puskesmas untuk
rangka mencapai target cakupan dan mutu Kasubag Tata usaha keberhasilan kegiatan
7. Membuat laporan kegiatan penilaian kinerja penilaian Kinerja Puskesmas
Puskesmas
14
8. Melakukan konsultasi ke Dinas Kesehatan
9. Menerima umpan balik nilai akhir kinerja
puskesmas berikut penjelasannya dalam
perbaikan perhitungan bila terjadi
kesalahan
10. Menyajikan hasil akhir perhitungan
cakupan & mutu kegiatan dalam bentuk
grafik sarang laba-laba atau lainnya
11. Tim PKP bersama penanggung jawab
kegiatan menyusun rencana pemecahan
masalah / RTL
15
Kasubag Tata Usaha keberhasilan kegiatan PTP
9 Pengendali 1. Menerima dan mencetak dokumen baru. 1. Memberikan pelayanan 1. Menggunakan alat /
Dokumen dan 2. Melakukan revisi dokumen, atas instruksi sebagai Pengendali dokumen inventaris Puskesmas untuk
Rekaman Wakil Manajemen Mutu. & rekaman sesuai SOP, kepentingan pelayanan
3. Melakukan pemusnahan dokumen, bertanggung jawab atas 2. Membina & menggerakkan
kadaluarsa. pelaksanaan tugas yang peran serta seluruh
4. Menyimpan dokumen dan rekaman kegiatan dibebankan koordinator & penanggung
5. Menyimpan dan mngendalikan dokumen 2. Bertanggung jawab atas jawab program / layanan
eksternal. tertib administrasi
6. Mengendalikan dokumen & rekaman 3. Bertanggung jawab kepada
7. Menerbitkan dokumen sesuai instruksi Kepala Puskesmas
Wakil Manajemen Mutu.
16
BAB VII
NOMENKLATUR
A. Umum.
1. Surat masuk
Semua jenis surat yang diterima dari instansi lain / perorangan,
baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui
kurir (pengirim surat), yang dikirimkan kepada Puskesmas
Ngasem dan diarsipkan oleh petugas pengendali surat masuk
sesuai dengan kode surat masing.
Kode:
a. 000 : Umum
b. 100 : Pemerintahan.
c. 200 : Politik.
d. 300 : Keamanan dan ketertiban.
e. 400 : Kesejahteraan rakyat.
f. 500 : Perekonomian.
g. 600 : Pekerjaan umum dan ketenagaan.
h. 700 : Pengawasan.
i. 800 : Kepegawaian.
j. 900 : Keuangan.dst...............
2. Buku agenda surat masuk.
Adalah buku yang mengagendakan seluruh surat masuk, dan
bertujuan agar dapat dengan mudah melakukan pengambilan
kembali surat yang telah diarsipkan.
Dalam agenda surat masuk yang harus diisi adalah no urut, no
berkas, alamat pengirim surat, tanggal surat, nomer surat
perihal surat dan tanggal terima surat.
3. Lembar disposisi
Adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi
petunjuk tertulis kepada bawahan. Yang terdiri dari kepala, isi
lembar disposisi, isi daripada lembar disposisi adalah surat dari,
momer surat, tanggal, diterima tanggal, nomer agenda, sifat,
perihal, diteruskan kepada, catatan.
4. Kartu Kendali.
5. Surat Keluar Eksternal
Surat yang dikeluarkan dari tata usaha UPTD Puskesmas
Ngasem yang ditujukan kepada organisasi atau perorangan
diluar Puskesmas Ngasem, surat tersebut dapat berupa
undangan, pemberitahuan, permohohonan, pengantar, dan
surat keterangan, surat keluar yang lengkap adalah surat yang
bertanggal, bernomer, berstempel dan telah ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang. Surat keluar eksternal diarsipkan
dengan kode sesuai isi surat keluar masing-masing, yaitu :
a. 000 : Umum
b. 100 : Pemerintahan.
c. 200 : Politik.
17
d. 300 : Keamanan dan ketertiban.
e. 400 : Kesejahteraan rakyat.
f. 500 : Perekonomian.
g. 600 : Pekerjaan umum dan ketenagaan.
h. 700 : Pengawasan.
i. 800 : Kepegawaian.
j. 900 : Keuangan.
6. Kartu kendali surat keluar.
No Urut,Kode Surat,Isi Surat,Lampiran,Kepada,Tanggal
Surat,Tanggal Naskah Dinas,No Naskah Dinas,Pengolah,
Tanggal Diteruskan/Dikirim,Paraf,Catatan.
7. Agenda surat keluar.
Adalah sistem kendali surat keluar berupa buku agenda yang
mengendalikan surat keluar agar lebih mudah dalam pencarian
kembali surat keluar yang telah diarsipkan, surat keluar berisi
nomer urut, nomer berkas atau surat, alamat tujuan, tanggal
surat, tanggal pelaksana dan perihal.
8. Surat keluar internal
Adalah surat keluar yang dikeluarkan oleh tata usaha untuk
koordinator, penanggungjawab dan pegawai UPTD Puskesmas
Ngasem, surat antara lain adalah undangan, pemberitahuan,
peringatan dan surat keterangan.
B. Kepegawaian.
1. Buku cuti pegawai
Adalah suatu catatan yang membantu Tata Usaha dalam
membuat cuti yang diajukan oleh pegawai di lingkungan
Puskesmas Ngasem cuti pegawai didasarkan atas hak pegawai
dalam memperoleh hari cuti tidak melebihi daripada hak
cutinya, hak cuti ini dilua cuti dalam 1 tahunan, dan buku cuti
pegawai dilaksanakan agar jumlah dari cuti melahirkan dan cuti
tugas Negara.
2. Buku ijin tidak masuk kerja
Adalah suatu buku catatan yang membantu tata usaha dalam
mengelola ijin tidak masuk kerja pegawai yang disebabkan
karena sakit atau ijin pribadi, dalam mengelola ijin pegawai
harus disertai dengan bukti-bukti yang diperlukan.
3. Penilaian kinerja pegawai.
4. Buku Kenaikan pangkat.
5. Buku Kenaikan gaji berkala.
6. Buku absensi
C. Bendahara Penerima.
1. Buku Kas Umum Penerimaan.
Buku kas umum adalah buku yang dipergunakan untuk
mencatat semua transaksi keuangan baik uang masuk maupun
uang keluar, yang diisi setiap ada transaksi, dan dilaporkan
setiap bulan ke bagian keuangan Dinas Kesehatan Kabupaten
18
Kediri, maksimal tanggal 5 bulan berikutnya, didalam buku kas
umum terdapat kejelasan nomer, tanggal, uraian transaksi, kode
rekening, nomer bukti harus ditulis dengan jelas. Didalam buku
umum tidak boleh ada coretan, apabila terjadi kesalahan
penulisan dicoret 2 garis yang mana tulisan kesalahan masih
bisa terbaca, kemudian di paraf oleh petugas.
5. Rincian Penerimaan
Adalah rincian yang menjelaskan tentang jenis penerimaan
hasil kegiatan Puskesmas antara lain retribusi rawan jalan,
tindakan medis, pemeriksaan penunjang diagnosa, pengujian
kesehatan dll.
D.Bendahara Pengeluaran
1. Bendahara pengeluaran.
Adalah pejabat fungsional yang ditunjuk menerima, menyimpan,
membayarkan, menatausahakan, dan mempertanggung
jawabkan uang untuk keperluan belanja dalam rangka
pelaksanaan kegiatan keuangan.
19
Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk
permintaan uang muka kerja yang bersifat pengisian kembali
( revolving ) yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran
langsung.
6. SPP – LS ( Langsung )
Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk
permintaan pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas
dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah kerja lainya
dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukan dan
waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh
PPTK.
20
jumlah batas pagu uang persediaan yang telah ditetapkan sesuai
dengan ketentuan.
12. BKU
Buku untuk mencatat / mengetahui jumlah – jumlah yang
diterima, dikeluarkan dan sisa yang ada dibawah pengurusan
bendahara yang harus dipertanggung jawabkan.
21
beserta visualisasi data
6. Membuat daftar atau catatan
kepegawaian Puskesmas.
7. Membuat uraian tugas, tanggung
jawab dan wewenang setiap petugas.
Pengelola Barang 1. Menyusun rencana kerja
pemeliharaan sarana, prasaran dan
alat medis.
2. Menyusun dokumen pengadaan
barang yang dibutuhkan oleh unit
layanan.
3. Mengelola barang masuk.
4. Laporan inventaris barang setiap 6
bulan.
5. elakukan penatausahaan barang di
Puskesmas.
6. Memelihara barang milik
Puskesmas.
7. Mengamankan barang milik
Puskesmas.
8. Membuat Laporan barang secara
periodik
Pejabat Keuangan 1. Menyusun RBA.
2. Mempersiapkan DPA BLUD.
3. Mengelola pendapatan dan biaya.
4. Membuat laporan keuangan.
22
3. Membuat Perencanaan Operasional
Puskesmas.
4. Membuat Rencana Usulan Kegiatan
dan RPK.
Pengendali Dokumen 1. Menerima dan mencetak dokumen
dan Rekaman baru.
2. Revisi dokumen.
3. Pemusnahan dokumen
kadaluwarsa.
4. Menyimpan dan mengendalikan
dokumen eksternal.
5. Mengendalikan dokumen dan
rekaman
6. Menerbitkan dokumen baru.
23
24
BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
25
BAB X
KEGIATAN ORIENTASI
N LAYANAN/PROGRAM KURIKULUM
O
1 Umum & Kepegawaian - Mempelajari proses pembuatan surat
keluar
- Mempelajari proses pengelolaan surat
masuk
- Mempelajari proses pengarsiapan
dokumen.
- Mempelajari proses kepagawaian
(arsip, cuti, absen).
- Mempelajari proses pencatatan dan
pelaporan
2 Pengelolaan barang - Mempelajari proses pengelolaan
barang.
- Mempelajari cara menerima barang
masuk
- Mempelajari cara mengeluarkan
barang
- Mempelajari cara mengisi buku
kendali barang
- Mempelajari cara membuat daftar
inventaris ruangan.
- Mempelajari proses pemeliharaan
sarana dan prasarana
3 Perencanaan Tingkat - Mempelajari proses perencanaan
Puskesmas tingkat Puskesmas.
- Mempelajari cara pembuatan POA
- Mempelajari cara pembuatan RUK
dan RPK
4 Penilaian Kinerja - Mempelajari penilaian kerja
Puskesmas Puskesmas.
- Mempelajari indikatoriindikator mutu
Puskesmas.
- Memepelajari cara penilaian kinerja
Puskesmas
5 Pengelolaan Keuangan - Mempelajari proses pengelolaan
keuangan.
- Mempelajari cara pembukuan
keuangan
- Mempelajari cara pelaporan
keuangan.
26
6 Pengelolaan - Mempelajari cara pembuatan
Penerimaan perencanaan penerimaan
- Mempelajari cara pengerjaan Buku
Kas Umum
- Mempelajari cara pengisian tanda
bukti pembayaran
- Mempelajari proses setoran ke Bank
- Mempelajari proses pengelolaan
karcis
- Mempalari proses pengisian laporan
pendapatan
7 Pengelolaan - Mempelajari proses pembuatan buku
pengeluaran kas umum pengeluaran
- Mempelajari cara mengisi buku
pajak.
- Mempelajari cara mengisi buku
bantu Bank
- Mempelajari cara mengisi buku
bantu panjar.
- Mempelajari cara mengisi buku
bantu rincian objek belanja perkode
rekening
- Mempelajari alur pencairan dana
8 Pengendalian - Mempelajari cara mengendalikan
Dokumen dan dokumen dan rekaman
Rekaman - Mempelajari cara penomeran
dokumen.
- Mempelajari cara distribusi dokumen
- Mempelajari cara pemusnahan
dokumen
BAB XI
PERTEMUAN / RAPAT
27
4 Pengarahan Setiap KTU Staf TU
Penanggungjaw bulan
ab TU
BAB XII
PELAPORAN
28
Laporan cuti pegawai
Buku penjagaan
kenaikan pangkat
29
pembayaran Bulanan
Laporan penggunaan Bulanan
karcis
Laporan rekap Tahunan
penggunaan karcis
]]]]]]Laporan 3 bulan
persediaan karcis
Laporan rekapitulasi
pendapatan retribusi
yankes
Perencanaan
pendapatan retribusi
yankes
Laporan berita acara
pemeriksaan kas
(waskat)
BAB XIII
PENUTUP
30
Referensi
1. Pedoman tata naskah dinas di lingkungan pemerintah kabupaten kediri, tahun 2011.
31