Google Forms (Pengurusn data)

Adakah anda seorang pegawai yang menguruskan data bagi organisasi anda?  Jika Ya, apakah
kaedah yang biasa anda gunakan untuk mengumpulkan data sebelum ini.  Edarkan borang?
kemudian hantar semula pada anda. Atau Emel setiap kakitangan untuk mendapatkan respon
maklumat.  Setelah itu, apakah langkah anda seterusnya untuk dapatkan maklumat kakitangan
yang perlu dikemaskini dari masa ke semasa.

Oleh itu, apa salahnya jika menggunakan aplikasi Google Form yang boleh digunakan secara
percuma tanpa ada batasan.  Template borang seperti profesional dan punyai pangkalan data
yang tersendiri untuk menguruskan data.  Google Form digunakan untuk mengumpul,
memantau, menjana undian, soal selidik, kuiz dan berbagai perkara yang memerlukan
penerimaan maklum balas daripada pengguna lain.

Google Form adalah sebahagian daripada Google Drvie yang memerlukan anda log masuk ke
dalam akaun Google.  Apa yang lebih menariknya, Google Form bersinkronisasi dengan google
Sheet sebagai hamparan output Google Form.

Adalah diharapkan selepas anda mengikuti tutorial ini, anda dapat melaksanakan perkeara-
perkara berikut.

1. Memilih template yang bersesuian dengan borang anda.

2. Membina dan menamakan Google Form anda.
3. membina soalan Short answer dan Paragraph.
4. Membina soalan Drop down.
5. Membina soalan Check boxes.
6. Memaparkan borang anda.
7. Menetapkan lokasi output borang anda.
8. Memasukkan data ke dalam Google Form.
9. Membina pautan perkongsian kepada pengguna lain.

Pastikan anda log masuk akaun gmail anda. Sebaik-baiknya akaun gmail khas untuk tugas anda.
Apabila akaun gmail sudah ada, anda boleh sign in untuk masuk ke akaun gmail andaSetelah
masuk ke dalam gmail anda, klik pada bahagian kanan anda untuk masuk ke dalam google drive
anda ( di sinilah nanti anda akan mencipta borang untuk responden anda isi)

Google  Form menawarkan beberapa template percuma untuk digunakan mengikut kesesuaian
matlamat borang.  Oleh itu anda boleh memilih template atau form yang kosong.
 Klik NEW.

Pilih Google Forms.

Pilih From a template jika ingin menggunakan template.

Anda akan dipaparkan dengan paparan tmplate form dan juga form kosong. Di dalam tuorial ini
akan menggunakan form kosong. Anda boleh membuat ekplorasi sendiri tentang template yang
disediakan.

Klik pada Blank.
Setiap Form yang dibina akan dinamakan secara default sama dengan nama pada Form
description.  Namun anda boleh ubah nama tersebut.

Klik pada perkataan Untitled form. Kemudian taip dengan nama yang sesuai.

Tuliskan nama form di sini dan juga penerangan ringkas tujuan pembinaan form ini
kepada pengguna.
Setiap form akan mengandungi beberapa jenis soalan yang ditanya pada pengguna. Jawapan
yang akan diberikan oleh pengguna boleh terdiri daripada beberapa jenis jawapan iaitu,

1. Short answer
2. Paragraph
3. Multiple choice
4. Check boxes
5. Drop down
6. File Unpload
7. Linear Scale
8. Multiple choice grid
9. Check boxes grid
10. Date
11. Time

Untuk tujuan tutorial ini di bawah ini disediakan panduan bagi soalan yang akan dibina.

JENIS
SOALAN CATATAN
JAWAPAN
 Nama penuh Short Answer

Sebagai kunci bagi kenal pasti rekod

No. KP Short Answer
individu

Alamat (Jika bertukar) Paragraph Jika ada pertukaran

No Telefon (Jika
Short Answer Tujuan mudah dihubungi
bertukar)

Kategori kakitangan Short Answer Beza jenis kakitangan

Pilihan opsyen bersara Multiple Choice Jika ada pertukaran opsyen

Akademik DropDown Terkini

Jawapan kategori Short answer adalah bertujuan untuk jawapan yang mempunyai bilangan
perkataan yang sedikit, manakala paragraph pula adalah kotak teks yang boleh memenuhi
jawapan yang panjang seperti alamat rumah.

Klik pada simbol segitiga hitam.

 pilih Short answer atau Paragraph.

Pada tajuk soalan (Untitled Question) taipkan NAMA

Untuk menambah soalan lain klik simbol (+)

Pilihan Dropdown adalah jawapan dalam bentuk senarai yang disediakan oleh pembangun

soalan.  Oleh itu jawapan selain daripada senarai pilihan tidak boleh ditulis oleh pengguna.
 Setelah soalan dan nama soalan dimasukkan, klik Dropdown.

Taipkan jawapan anda pada Add option. Anda boleh senaraikan lebih dari sepuluh
pilihan.

Klik X jika anda hendak memadam jawapan yang telah dimasukkan.

Required adalah arahan yang menjadikan soalan itu perlu dijawab oleh pengguna. 
Form tidak boleh dihantar sealagi soalan tidak dilengkapkan.

Tanda ::: digunakan untuk menggerakkan kedudukan soalan yang telah dibina.

Soalan Checkboxes membenarkan pengguna memilih lebih daripada satu jawapan.

Pilih Checkboxes

Taipkan jawapan pada Add option

Klik ADD “OTHER” jika memerlukan jawapan pengguna selain dari yang
disenaraikan.

 
Setelah Form siap, anda boleh memaparkan form tersebut seperti yang dilihat oleh pengguna
lain.
 Klik simbol seperti mata.

Paparan Form akan kelihatan.

Tanda * menunjukkan soalan tersebut perlu dijawab. Pada paparan ini anda sendiri boleh
melengkapkan Form untuk melihat hasilnya.
Klik simbol 3 titik bertindih.

Pilih Select response destination.

Pilih Create a new spreadsheet dan boleh gantikan nama sheet respon tersebut.

Setelah anda klik butang CREATE sheet respon baru akan dipaparkan.  Setiap kali ada respon
dari responden, maklumat akan dimasukkan ke dalam sheet ini.
Setiap kali anda ingin melihat paparan sheet respon tersebut anda boleh juga klik simbol seperti
rajah dibawah selain daripada paparan utama storan Google Drive.
Sebelum anda menyebarkan pautan Form anda tersebut, anda boleh cuba terlebih dahulu Form
tersebut.  Mungkin anda ingin melihat kesesuiannya berbanding ciri-ciri responden anda. 
Mungkin ada perubahan dari segi kandungan dan juga bentuk Form yang perlu diperbaiki
terlebih dahulu.

Buka Form anda dalam bentuk paparan pengguna.  Masukkan maklumat yang

dikehendaki.

Setelah selesai klik SUBMIT.

Anda akan ditunjukkan dengan paparan seperti rajah.  Pada paparan ini anda diberi
pilihan sama ada submit another response atau tutup.

 
Apabila anda buka responses dalam paparan pembina Form anda dapati label [1] pada sebelah
perkataan RESPONSES.

Klik perkatan RESPONSE. Nombor 1 itu menunjukkan ada satu responden.

 Anda akan melihat analsisis yang dilakukan oleh Google Form secara automatik.

Apabila anda klik pada tanda di bawah anda akan dapati sheet respon anda telah diisi dengan
satu rekod.
 

Untuk memudahkan tugas anda untuk menyebarkan Form, pautan (link)  pada Form perlu dibina
terlebih dahulu supaya mudah anda kongsikan pada sebarang pelantar sebaran seperti media
sosial Fecebook, Email, Whatsapp, Telegram dan sebagainya.

Buka storan Google Drive dan cari dimana terletaknya Form yang anda bina. Klik

kanan atas nama Form tersebut.

Untuk pengetahuan, dalam tutorial ini Form SEMAKAN MAKLUMAT

PERKHIDMATAN di dalam folder Data Kakitangan digunakan.

Pilih Get shareable link.

Anda boleh teru copy pautan yang diberikan pada arahan 1 rajah dibawah ini.  Tetapi untuk
memastikan pautan tersebut boleh dibuka oleh pengguna lain yang tiada akaun google anda perlu
tambah lagi lima langkah dibawah.

Klik Sharing settings.

Pada Who has access klik Change.

 Pilih On – Anyone with the link.

Ini akan memberikan tahap security hanya pada pengguna yang terima pautan sahaja boleh buka
walau pun tiada akaun Google.

Pada Access Pilih Can view

Arahan ini bertujuan supaya pengguna tidak boleh kemaskini Form anda.

 Seterusnya klik Save dan anda boleh copy pautan pada kotak Link to
share atau Invite people menggunakan emel.

Pautan yang telah anda copy itu boleh digunakan di mana-mana pelantar sebaran seperti media
sosial.  Pengguna yang menerima pautan tersebut boleh melengkapkan Form anda pada bila-bila
masa dan boleh menggunakan peranti selain daripada komputer.

Pautan yang diberikan oleh Google Form terlalu panjang.  Pasti menyukarkan jika menaip
semula.  Kajian juga menunjukkan tahap kepercayaan seseorang apabila melihat pautan yang
pendek akan menjadi lebih tinggi dan mudah bagi mereka untuk membuka pautan tersebut. 
Terdapat pelbagai web yang menyediakan khidmat memendekkan URL.  Ini adalah salah
satunya dan percuma.  Cuma Jika anda hendakkan pautan yang lebih menarik mengikut
kehendak anda bayaran akan dikenakan.
 Taip pada Google Search bitly atau taip https://bitly.com

Salin pautan Form anda dan tampalkan pada ruangan SHORTEN.

Tunggu sebentar perkataan SHORTEN bertukar kepada COPY.

Klik Copy.

Tampal (paste) pada mana mana pelantar sebaran seperti Whatsapp, Telegram, Email
dan sebagainya.

Pengguan mana yang memperolehi link tersebut boleh memberi respond pada peranti-peranti
pintar kerana Google Form juga adalah mesra paparan.