6.6.

Pengawasan

Pengawasan pada hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk pada para

pelaksana agar mereka selalu bertindka sesuai dengan rencana. Pengawasan adalah mengevaluasi
kinerja organisasi untuk menentukan apakah telah mencapai tujuannya

(evaluating the organization’s performance to determine whether it is accomplishing its

objective)

Pengawasan dapat dipusatkan atau didesentralisir tergantung kepada karyawannya.

Apabila karyawan ahli maka pengawasan dapat didesentralisasikan, sebaliknya apabila

karyawannya banyak yang kurang akhli, pengawasan sebaiknya dilakukan di pusat.

Pengawasan penting dilakukan mengingat beberapa hal sebagai berikut:

1. Perubahan selalu terjadi baik di luar maupun di dalam organisasi, memerlukan

perencanaan dan tentu saja pengawasan

2. Kekompleksan organisasi memerlukan pengawasan formal karena adanya

desentralisasi kekuasaan

3. Kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang dilakukan anggota organisasi

memerlukan pengawasan dan pembenahan.

Unsur dan Hirarki Rencana

Rencana dilihat dari dimensi unsur sekaligus memperlihatkan unsurnya dan hirarkinya.
Rencana yang lebih rendah merupakan unsur dari rencana yang lebih tinggi (lihat gambar
5.1).
Hirarki rencana dalam garis besarnya ada tiga :
- Tujuan terdiri dari : maksud, misi dan sasaran.
- Strategi
- Rencana utama terdiri dari rencana sekali pakai dan rencana tetap disebut tipe rencana
operasional.
1. Tujuan (Goals)
 Tujuan memberikan pengertian dasar untuk arah dari keseluruhan kegiatan organisasi.
Sehingga tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai yang sifatnya sangat umum
dan abstrak sehingga perlu dinyatakan dalam maksud, misi dan sasaran.
2. Maksud (Purpose)
Maksud merupakan arah yang umum dan tidak hanya berlaku bagi semua organisasi
sejenis dalam masyarakat. Maksud didirikan perusahaan adalah menghasilkan barang
atau jasa.
3. Misi (Mission)
Misi merupakan arah yang khas bagi suatu organisasi tertentu dalam batas-batas yang
ditentukan oleh maksudnya. Maksud perusahaan adalah menghasilkan barang kwalitas
tertentu dengan menetapkan harga murah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
(konsumen) berpenghasilan rendah.
4. Sasaran (Object)
Sasaran merupakan penjabaran dari misi menjadi bagian kongkrit dan spesifik sehingga
hasil yang dicapai dapat diukur dengan mudah. Penjabaran dari misi tersebut diatas
menjadi sasaran umpamanya: selama tahun 2010 memproduksi 1.000.000 unit dan
dapat melayani 100,00 konsumen.
5. Strategi (Strategic)
Strategi merupakan program umum untuk mencapai sasaran organisasi dalam rangka
melaksanakan misi.
Strategi memberikan pengarahan terpadu bagi organisasi memberikan pedoman
pemanfaatan sumber daya organisasi serta sebagai pola tanggapan organisasi terhadap
lingkungan berupa tanggapan organisasi terhadap lingkungan organisasi dalam usaha
mencapai tujuannya.
Strategi itu dilakukan dengan rencana sekali pakai dan rencana tetap.
6. Rencana sekali pakai (Single use plans)
Rencana ini hanya sekali pakai dipakai artinya tidak dipergunakan lagi untuk
melaksanakan kegiatan yang sama untuk yang akan datang. Rencana sekali pakai itu
dapat berwujud program, proyek dan anggaran.
Contoh : Sebuah perusahaan membuat rencana dalam bentuk proyek, pada tahun 1993
membuat sebuah pabrik baru di Sleman, Yogyakarta dengan kapasitas tertentu. Maka
apabila perusahaan yang sama tersebut pada tahun berikutnya (tahun 1994)
merencanakan membuat pabrik baru lagi dengan lokasi yang sama di Sleman
Yogyakarta, perusahaan tersebut sudah tidak menggunakan rencana proyek tahun 1993
dan perlu dibuatkan rencana baru tahun 1994.
7. Program (Programme)
Program merupakan suatu rencana sekali pakai yang meliputi sejumlah kegiatan yang
luas, meliputi langkah-langkah kegiatan yang diperlukan untuk mencapai sasaran,
individu atau satuan organisasi yang melaksanakan masing-masing kegiatan, urusan
dan waktu untuk masing-masing langkah.
8. Proyek (Project)
Proyek merupakan suatu rencana sekali pakai yang terdiri dari langkah-langkah yang
sama dengan program tetapi tidak meliputi kegiatan yang luas.
9. Anggaran (Budget)
 Anggaran merupakan rencana sumber dan penggunaan keuangan (dana) untuk
melaksanakan kegiatan tertentu dan periode waktu tertentu sehingga menyangkut
berapa dana yang diperlukan dari mana sumbernya untuk kegiatan apa dan kapan
digunakan.
10. Rencana Tetap (Standing Plans)
Rencana ini digunakan berulang-ulang dalam organisasi. Rencana tetap meliputi :
Kebijaksanaan, prosedur dan aturan.
11. Kebijaksanaan (Policy)
Kebijaksanaan merupakan petunjuk umum untuk membuat keputusan dari
kebijaksanaan tersebut menentukan batas keputusan, sesuatu dapat dilakukan dan tidak
dapat dilakukan.
12. Prosedur (Procedure)
Prosedur merupakan rencana tetap yang memberikan sejumlah instruksi yang terperinci
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang terjadi secara teratur.
13. Aturan (Rules atau Regulation)
Aturan merupakan ketentuan yang menetapkan bahwa sesuatu kegiatan tertentu harus
dilaksanakan atau tidak boleh dilaksanakan dalam suatu keadaan tertentu. Setiap orang
hanya ada satu pilihan yaitu mematuhinya.
Perencanaan dan pengawasan adalah dua fungsi manajemen yang terpisah,
namun keduanya terkait erat. Lingkup kegiatan jika keduanya saling
tumpang tindih. Tanpa dasar perencanaan, kegiatan pengawasan menjadi
tidak berdasar, tanpa pengawasan, perencanaan menjadi latihan yang tidak
berarti.

Tanpa pengawasan, tidak ada tujuan yang dapat dilayani. Karena itu,
perencanaan dan pengendalian saling memperkuat. Hubungan antara
perencanaan dan pengawasan menurut Billy Goetz adalah sebagai berikut:

 Perencanaan mendahului pengawasan dan pengawasan menjadi

ukuran keberhasilan perencanaan.
 Perencanaan dan pengendalian adalah fungsi manajemen yang tidak
dapat dipisahkan.
 Kegiatan diletakkan di atas rel dengan perencanaan dan disimpan di
tempat yang tepat melalui pengawasan.
 Proses perencanaan dan pengawasan bekerja pada pendekatan
sistem yaitu mulai dari proses perencanaan kemudian memberikan
hasil dan dilakukannya tindakan korektif untuk menyelaraskan
perencanaan dan hasil.
  Perencanaan dan pengawasan adalah bagian integral dari suatu
organisasi karena keduanya penting untuk kelancaran suatu
perusahaan.
 Perencanaan dan pengawasan memiliki hubungan yang saling
memperkuat. Masing-masing menggerakkan fungsi manajemen
lainnya.
Dalam lingkungan dinamis saat ini yang mempengaruhi organisasi,
hubungan yang kuat antara keduanya sangat penting dan penting. Dalam
lingkungan saat ini, sangat mungkin bahwa perencanaan gagal karena
beberapa peristiwa yang tidak terduga. Saat itulah pengawasan perlu
dilakukan untuk menyelamatkan dan membuat pengaruh tersebut lebih
positif untuk organisasi.

Pengawasan yang dilakukan secara efektif dapat memberikan rangsangan

untuk membuat rencana yang lebih baik. Karenanya, perencanaan dan
pengendalian adalah fungsi yang tidak terpisahkan dari perusahaan bisnis
maupun organisasi apapun yang memiliki tujuan. Pengawasan dibutuhkan
untuk mengurangi kesenjangan antara perencanaan dan hasil kerja.
Namun sebisa mungkin pengawasan harus bisa melakukan kontrol penuh
agar hasil kerja tetap sesuai dengan perencanaan.

Hal-hal yang bisa dilakukan dalam pengawasan untuk menyesuaikan hasil

kerja dengan rencana antara lain dengan melakukan identifikasi terhadap
lingkungan dalam organisasi dan lingkungan luar organisasi. Selain itu,
dengan melakukan pendekatan kontektual untuk mengetahui sebab akibat
terjadinya kesenjangan, sehingga bisa dilakukan tindakan korektif agar
hasi kerja bisa sesuai dengan rencana.

http://nichonotes.blogspot.com/2018/11/fungsi-pengawasan.html?m=1